Trabajo finalauditorialogistica

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Trabajo finalauditorialogistica

  1. 1. TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIÓNInvestigación Descriptiva relacionada a mejoras de los procesos“Análisis de los aspectos más relevantes en laaplicación de Auditoría Logística, con especialreferencia al proceso de Almacenaje.”Autoras del Trabajo: Mercedes Sanchez Viamonte, Mat.: 16.441Marcela Alejandra Valanci, Mat.: 9.641Carrera: Contador Público (CP 05)Docente Tutor: Lic. Patricia Noemí SanjurjoAño: 2007
  2. 2. ÍndiceIIINDICEPARTE 1.....................................................................................................................................................VPROYECTO DE TRABAJO FINAL PRESENTADO ........................................................................ VI1. TEMA ELEGIDO...........................................................................................................................VI2. JUSTIFICACIÓN DEL TEMA ELEGIDO.................................................................................VIII3. OBJETIVOS QUE SE BUSCAN..................................................................................................VIII4. VARIABLES E IMPACTO TENIDOS EN CUENTA EN EL ANÁLISIS REALIZADO ............IX5. MARCO CONCEPTUAL DE REFERENCIA ...............................................................................XI6. CRONOGRAMA .........................................................................................................................XIVPARTE 2......................................................................................................................................................11. INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................22. CONCEPTOS BASICOS DE LA LOGISTICA ............................................................................92.1 LOGISTICA DE ALMACENES............................................................................................132.1.2. ALMACENAJE ...........................................................................................................172.1.3. SALIDAS .....................................................................................................................253. AUDITORIA LOGISTICA...........................................................................................................283.2 PROCESO METODOLÓGICO............................................................................................353.3 IMPLEMENTACIÓN DE AUDITORÍA DE ALMACENES...............................................353.3 IMPLEMENTACIÓN DE AUDITORÍA DE ALMACENES...............................................363.4 INFORME DE AUDITORIA................................................................................................384. AUDITORIA LOGISTICA APLICADA......................................................................................394. 1. DETERMINACION DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES.............................................394.1.1 CUESTIONARIO.........................................................................................................394.1.2 INDICES......................................................................................................................434.1.3 FORTALEZAS Y DEBILIDADES..............................................................................444.1.4 RATIOS. EXPLICACIONES......................................................................................454.2 DESARROLLO DE AUDITORIA LOGISTICA ..................................................................474.2.1 STOCK – ANÁLISIS DE LAS EXISTENCIAS Y DEPURACIÓN DEL STOCKREAL..........................................................................................................................474.2.1.1 MODELO DE INVENTARIO PARA DEMANDA INDEPENDIENTE...............494.2.2 JUST IN TIME .............................................................................................................524.2.3 PICKING RETRASADO.............................................................................................554.2.4 VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN PREPARADA.................................................574.3 ANALISIS DEL FLUJO DE MATERIAS Y HOMBRES – MAQUINA ...............................594.3.1 ELIMINAR TAREAS QUE NO AGREGAN VALOR...............................................594.3.1.1 LEAN SIX SIGMA ....................................................................................................594.3.1.2 REINGENIERÍA ......................................................................................................644.3.1.3 ABC............................................................................................................................674.3.2 ZONIFICACIÓN ABC ................................................................................................71
  3. 3. ÍndiceIII4.3.3 PLANIFICAR CIRCUITOS .........................................................................................774.3.4 AUTOMATIZACIÓN DE MOVIMIENTOS..............................................................784.4 SISTEMAS DE INFORMACION..........................................................................................794.4.1 INFORMATIZACIÓN.................................................................................................804.4.2 CÓDIGO DE BARRAS Y LECTORES.......................................................................814.4.3 CATALOGACIÓN Y TOMA DE DECISIONES .......................................................835. COSTOS LOGISTICOS................................................................................................................855.1 COSTOS DE ALMACENAJE...............................................................................................875.1.1 COSTO DEL ESPACIO...............................................................................................875.1.2 COSTO DE LAS INSTALACIONES ..........................................................................885.1.3 COSTO DE LA MANIPULACIÓN.............................................................................895.1.4 COSTO DE TENENCIA DE STOCK ........................................................................905.1.5 COSTOS OCULTOS....................................................................................................925.1.6 COSTOS GENERALES...............................................................................................935.2 HERRAMIENTAS DE GESTIÓN Y REDUCCIÓN DE COSTOS .....................................945.3 LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIA Y DECISIONES DE COSTOS PARACREAR VALOR ...................................................................................................................975.3.1 COSTOS AMBIENTALES.........................................................................................1015.3.2 DECISIONES QUE PONGAN DE MANIFIESTO LA RESPONSABILIDADSOCIAL EMPRESARIA ASUMIDA POR LA EMPRESA..........................................1045.4 OUTSOURCING, TERCIARIZACIÓN PARA LA REDUCCIÓN DE COSTOS..............1066. SISTEMAS INFORMATICOS .......................................................................................................1116.1 ELECCION DE LA MEJOR OPCION DE SISTEMA PARA LA GESTION DELALMACEN .........................................................................................................................1136.2 ELECCION DE COMPRAR UN PROGRAMA A MEDIDA O UNA PLATAFORMAPERSONALIZADA............................................................................................................1146.3 AUDITORIA DEL SISTEMA INFORMATICO.................................................................1166.3.1 CLASES DE AUDITORÌA INFORMÀTICA ............................................................1176.3.2 CARACTERÍSTICAS .................................................................................................1206.3.3 METODOLOGÍA Y FASES DE LA AUDITORÍA INFORMÁTICA......................1206.3.4 INFORME DEL AUDITOR......................................................................................1226.4 IMPORTANCIA DEL CORRECTO ARMADO, MANTENIMIENTO Y USO DE UNABASES DE DATOS............................................................................................................1257. RECURSOS HUMANOS ...........................................................................................................1347.1 ANALISIS DE LOS RECURSOS DISPONIBLES .............................................................1387.2 FORMACION Y DESARROLLO ......................................................................................1437.2.1 OBJETIVOS DE LA FUNCIÓN DE FORMACIÓN Y DESARROLLO .................1447.3 COMPENSACIONES Y RETENCION DEL PERSONAL...............................................1477.4 EL PROFESIONAL DE LOGISTICA ...............................................................................1497.5 SEGURIDAD E HIGIENE.................................................................................................152
  4. 4. ÍndiceIV7.5.1 PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS EN DEPÓSITOS.....................................1537.5.2 ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL........................................................1558. CONTABILIDAD PARA LA TOMA DE DECISIONES .......................................................1578.1 UTILIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTABLE...........................................................1608.2 FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE..............................1618.3 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE ...........................................1638.4 TOMA DE DECISIONES EN CONDICIONES DE CERTIDUMBRE, INCERTIDUMBREY RIESGO.......................................................................................................................1659. CONCLUSIONES ......................................................................................................................166ANEXO I.................................................................................................................................................171BIBLIOGRAFÍA.....................................................................................................................................188
  5. 5. VPARTE 1Proyecto de Trabajo Final
  6. 6. VIPROYECTO DE TRABAJO FINAL PRESENTADO1. TEMA ELEGIDOAuditoría Logística aplicada al proceso de Almacenaje en empresas dedicadas a lacomercialización de productos informáticos.PROBLEMA:En los últimos años hemos vivido grandes cambios tecnológicos que han permitido laproducción de bienes y servicios de una manera más eficiente, logrando la obtención deproductos de mayor calidad a menor costo. Esta transformación aumentóconsiderablemente la competencia, por lo que las empresas deben enfocarse en lograr unmayor conocimiento y acercamiento a los consumidores. La gran variedad de ofertas haceque cada vez sea más difícil percibir diferencias entre los productos, y de esta manera elservicio al cliente juega un rol importante en la diferenciación y competitividad de lasempresas en los mercados.Cada vez con más fuerza el cliente se ve influido tanto por la imagen del productocomo por el precio, considerándose que la disponibilidad y el plazo de entrega sonasimismo, componentes estratégicos del servicio al cliente.Esta nueva realidad exige a las empresas obtener ventajas competitivas, es decir,conseguir una posición firme de superioridad sobre los competidores en relación con laspreferencias del cliente. La mejora continua en la productividad y la velocidad de llegada almercado son variables claves para determinar la permanencia de la empresa en losmercados, y es aquí donde la logística y la Auditoría logística cobran importancia.La gestión logística contribuye de forma directa al éxito de la empresa, el queestá dado por las ventajas competitivas que logra en el mercado, originado por los bajoscostos y por la satisfacción del cliente.Esta satisfacción surge no sólo por el producto vendido, sino por el servicio ofrecido.Esto es, que los artículos lleguen a destino en el momento oportuno, en las cantidadesrequeridas, con la calidad apropiada y al mínimo costo. Todas estas ventajas se logranteniendo una excelente gestión logística.Ya que la logística es considerada una función clave de la empresa, pues ofrece alcliente un nivel elevado de calidad global al costo más bajo posible, y considerando queabarca cerca del 30% de los costos de la empresa, es imprescindible que las mismasinviertan recursos, tanto humanos como tecnológicos y económicos, en la optimización deesta función.Para poder efectuar una buena gestión logística y optimizar tanto el costo comoel servicio ofrecido, es necesario ejercer un buen control sobre la actividad de la empresaconociendo, de la forma más ágil y simple posible, tanto la situación actual como la
  7. 7. VIIevolución de todas las funciones que involucran la logística y que en consecuencia afectanal servicio o al costo global del mismo.Si bien las empresas en el último tiempo han tomado conciencia de las necesidades deoptimizar las gestión logística, por lo general, han volcado sus esfuerzos en la optimizaciónde la logística de distribución y producción, dejando de lado el aprovisionamiento yalmacenaje, siendo éstas funciones de gran importancia en los costos de las organizacionesy en la calidad del servicio ofrecido. Sin duda, se logran grandes mejoras si se realizan tareasde optimización sobre algunas de las operaciones de la empresa, pero siempre seránmejoras parciales. Por ello es importante que la Auditoría logística (herramienta paraoptimizar los procesos), se realice sobre todas las funciones de la logística.Para satisfacer el objetivo último de la Auditoría (maximización del servicio,reducción de costos), también contemplados en la INGENIERIA CONCU-RRENTE), el profesional deberá tener una mirada global del negocio. Esto es analizar: laestrategia actual y su posibilidad de ser alcanzada o no, los costos, las normas legales quereglamentan la actividad del ente ya sea impositiva, previsional, societario, etc., los recursoshumanos disponibles, la tecnología utilizada.Puesto que los recursos humanos (capital intelectual y humano) son determinantes enel desarrollo y éxito de la empresa, es indispensable realizar un estudio sobre los mismoscon la finalidad de determinar si ellos no son los apropiados para la organización, si estánpreparados para el cambio, y si es necesario aplicar medidas como capacitación para lograrlos objetivos propuestos. De nada servirá el esfuerzo en mejorar los procesos, si nocontamos con recursos humanos capacitados e incentivados para implementar el cambio.Lo mismo ocurre con la tecnología. Hoy en día, las empresas deben renovarse yestar en la vanguardia en cuanto a las nuevas innovaciones tecnológicas, aplicaciones denuevas herramientas que aportan aún más a la calidad y efectividad de los procesos, queconstituyen un medio esencial para mejorar e incrementar la calidad de atención al cliente,minimizar costos, etc. Pero nuevamente cabe mencionar que de nada servirá tener latecnología de vanguardia si no contamos con personal apropiado tanto sea, desde la ópticade la especialización vertical y horizontal, como también, del seguimiento de los mismosen cuanto a la actualización de los conocimientos. Y en este caso la acción conjunta deldepartamento de Recursos Humanos con el Personal de línea, lograrán una interrelaciónque conllevará seguramente al éxito de la gestión.Por ser el proceso de Almacenaje uno de los más importantes dentro de la logística, yaque un error en este proceso significa un corte en el servicio al cliente y puede ser fatal parala empresa, basaremos esta investigación en el análisis de la aplicación de Auditoría logísticaen este proceso.En este escenario surgen algunos interrogantes que consideramos como punto departida para la investigación: ¿Qué es la Auditoría Logística? ¿Qué beneficios consigue la empresa que lo aplica? ¿Cómo se aplica en logística de almacenamiento? ¿Qué factores influyen en su aplicación?
  8. 8. VIIILa investigación se enfocará en una empresa dedicada a la importación ydistribución de productos informáticos radicada en la Ciudad Autónoma deBuenos Aires, que no cuenta con sucursales. Esta empresa, está ubicada en segundolugar en volumen de ventas en el mercado de informática, y cuenta con unadotación aproximada de 150 empleados. Esta empresa está categorizada como unagran empresa.HIPÓTESIS:No es pertinente formular una hipótesis ya que la investigación es de tipo descriptiva.2. JUSTIFICACIÓN DEL TEMA ELEGIDOEn Argentina, la Auditoría Logística no es una práctica que se ha desarrollado aún, omejor dicho, está poco desarrollada.Por eso, es importante que los Contadores se interioricen en el tema yconjuntamente con Ingenieros especializados en Logística puedan ofrecen unservicio nuevo a las empresas, que no será una carga sino una inversión paramejorar la calidad de los servicios y productos.Particularmente consideramos que este Trabajo puede ser de gran utilidad tanto paraContadores como para estudiantes de esta Carrera, ya que logrará interiorizarlos en el temade la Auditoría logística, que puede ser considerado como una nueva salida laboral.3. OBJETIVOS QUE SE BUSCAN1. Conocer qué es la Auditoría logística y cómo debe aplicarse e interpretarse.2. Enumerar los beneficios que trae aparejada la aplicación de Auditoría logística enempresas de esta envergadura.3. Analizar cómo se aplica Auditoría logística en el proceso de Almacenaje.4. Conocer herramientas administrativas y de gestión que ayuden en la ejecución dela Auditoría logística en el proceso de Almacenaje.5. Determinar cómo influyen en este proceso los recursos humanos disponibles en laorganización.6. Analizar cómo influyen en la aplicación de Auditoría logística la legislaciónvigente, ya sea impositiva, previsional, etc.7. Describir aquellos sistemas informáticos que contribuyen a lograr los objetivos dela Auditoría Logística.
  9. 9. IX8. Describir aquellas normas de calidad a las que la empresas pueden adherirse con lafinalidad maximizar el servicio al cliente y minimizar los costos.Los objetivos planteados se lograrán mediante un estudio teórico y práctico del tema.Esta práctica será en relación a una empresa comercializadora de productos informáticos,radicada en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Dicha empresa, se encuentra dentro delas 5 mejores de su ramo, y cuenta con un Almacén de aproximadamente 3.500 mts2, cuyostock promedio ronda los U$S 7.500.000.-4. VARIABLES E IMPACTO TENIDOS EN CUENTA EN EL ANÁLISISREALIZADOInternas1. Management. En el período anterior hubo una rotación del 75% del inventarioexistente. En cuanto a costos, se definió que el 55% de los mismos fueron sueldos yjornales, un 15% insumos y un 7% se aplicó a capacitación del personal del sector. Valeaclarar que estos números son aproximados dado que el centro de costos del sector no losha definido correctamente; los procedimientos están escritos pero no son acordes al nuevorumbo que ha tomado la empresa. Con la Auditoría logística, trataremos de mejorar lainformación para optimizar el Gerenciamiento.2. Tecnología. La empresa cuenta con un sistema informático de desarrollo propioque si bien tiene buen desempeño en sectores tales como administración ocomercialización, no ha sido desarrollado adecuadamente para el sector de Almacenes. Secuenta con un buen registro de stock, pero a dicho sistema le falta tanto el desarrollo delcontrol y movimiento de mercaderías dentro del almacén, como el control y seguimiento delos costos y la calidad del sector.3. Gerenciamiento de los Recursos Humanos. La antigüedad de la empresa en elmercado es de 10 años aproximadamente, con lo cual, cuenta con personal que data de losinicios, pero la gran mayoría tiene una antigüedad promedio de 2 años. Su causa es que laempresa aumentó su participación en el mercado en los últimos años. La rotación delpersonal es del 20% anual; este alto índice se debe a que la empresa no cuenta con unasólida cultura que logre el sentido de pertenencia en el equipo de trabajo. Esto dificulta lalabor diaria y aumenta considerablemente los costos.4. Capital Intelectual. El sector cuenta con personal capacitado dado a que en losúltimos periodos se incluyó en el forecast fondos para tal tarea. De esta forma laperformance de los empleados aumentó pero quedan puntos a desarrollar.Externas5. Mercado. Hoy el mercado esta dividido en 3 grandes competidores, nuestraempresa cuenta con un 21% del mercado marcando el segundo lugar. Además de losgrandes competidores existen distribuidores de menor tamaño que tienen gran influenciaen el interior del país pero no que representan riesgo alguno para la empresa. Con laAuditoría logística se intentará bajar significativamente los tiempos de distribución en estas
  10. 10. Xzonas para tratar de captar esa parte del mercado que hoy se encuentra descuidada. El 98%de los proveedores es del exterior y sólo el 2% es local, los que nos brindan servicios ypropiedad intelectual.6. Legislación. Actualmente, la legislación no presenta grandes complicaciones encuanto a la importación de estos productos. En cuanto a la legislación laboral losempleados no cuentan con un sindicato fuerte que los represente, lo cual no trae mayoresinconvenientes.Variables Reales o Intermedias1.1 Objetivos Logísticos1.2 Costos Logísticos1.3 Procedimientos Logísticos1.4 Auditoría Logística2.1 Sistemas Logísticos2.2 Auditoría de Sistemas Logísticos3.1 Influencia de los Recursos Humanos en la consecución de los objetivosorganizacionales3.2 Influencia de los Recursos Humanos en la optimización del proceso logístico4.1 Sistemas Informáticos de gestión de stock4.2 Control de los sistemas informáticos existentes5.1 Competencia5.2 Clientes5.3 Proveedores6.1 Legislación Impositiva / Legal6.2 Legislación LaboralLineamientos seguidos para el desarrollo de la investigaciónA continuación estableceremos el marco referencial estableciendo un cuestionario / guíaque permitirá analizar el tema desde la perspectiva general llegando al estadio particular quepermitirá al lector comprender y concientizarse de la importancia que tiene laAPLICACIÓN / USO de la AUDITORÍA LOGISTICA en el proceso deALMACENAJE en empresas dedicadas a la comercialización de productos informáticos.1.1.1 ¿La organización plantea objetivos logísticos?1.1.2 ¿La organización plantea una estrategia Logística?1.1.3 ¿Son viables los objetivos y estrategia planteada por la organización?1.2.1 ¿La organización puede determinar cuáles son los costos logísticos reales?1.2.2 ¿La organización realiza un seguimiento de los costos logísticos?1.2.3 ¿La organización plantea una estrategia de optimización de costos logísticos?1.3.1 ¿Los procedimientos Logísticos adoptados por la organización contribuyen a laconsecución de sus objetivos?1.3.2 ¿Los procedimientos Logísticos son los más apropiados para la actividaddesarrollada por la organización?
  11. 11. XI2.1.1 ¿Cuenta la organización con un sistema informático que satisface sus necesidadesde información?2.1.2 ¿El sistema informático utilizado contribuye a la maximización del procesologístico?2.2.1 ¿La organización realiza una apropiada Auditoría de los sistemas utilizados?3.1.1 ¿Cuenta la organización con los Recursos Humanos apropiados para laconsecución de sus objetivos?3.2.1 ¿Realiza la organización estudios sobre el desempeño de sus recursos humanospara determinar si son los apropiados?3.2.2 ¿Los recursos humanos reciben capacitación para optimizar su desempeño?3.2.3 ¿Los recursos humanos involucrados en el proceso logístico cuentan con lamotivación necesaria para cumplir eficientemente su trabajo?4.1.1 ¿Cuenta la organización con un sistema informático apropiada para la gestión desus almacenes?4.1.2 ¿Se realiza actualización y capacitación sobre estos sistemas?4.2.1 ¿Es adecuada la Auditoría del sistema que realiza la empresa?5.1.1 ¿El mercado en el que opera la empresa es flexible? ¿Permite el fácil ingreso yegreso de competidores?5.1.2 ¿Cuáles son las habilidades distintivas de los competidores?5.2.1 ¿Cuál es el grado de satisfacción de los clientes?5.2.2 ¿La empresa tiene los medios necesarios para que los clientes comuniquen susdisconformidades?5.3.1 ¿La organización tiene influencia sobre sus proveedores?5.3.2 ¿La empresa tiene poder de negociación con los proveedores?5.3.3 ¿Cuál es el nivel de satisfacción en la relación con los proveedores?6.1.1 ¿Cuáles son las leyes impositivas que se deben considerar al momento de realizarla Auditoría?6.1.2 ¿Cuáles son las leyes y normas de procedimiento que deben observarse en lasactividades logísticas analizadas?6.1.3 ¿Se realizan controles para asegurar el buen cumplimiento de todas las normaslegales vigentes?6.2.1 ¿Cuáles son las normas laborales que rigen para nuestro sector?6.2.2 ¿La empresa cumple con todas las normas vigentes relacionadas a los temaslaborales y de seguridad e higiene?5. MARCO CONCEPTUAL DE REFERENCIAUna de las primeras tareas para encuadrar esta investigación consiste en definir algunosconceptos claves, como: Logística, Cadena de Abastecimiento, Logística de almacenaje,Auditoría, Auditoría logística.El término Logística abarca mucho más que la distribución y transporte de losproductos terminados. La logística se puede definir como: “…el proceso deplanificar, llevar a cabo y controlar, de una forma eficiente, el flujo de materias
  12. 12. XIIprimas, inventarios en curso, productos terminados, servicios e informaciónrelacionada, desde el punto de origen al punto de consumo (incluyendo losmovimientos internos y externos, y las operaciones de exportación e importación),con el fin de satisfacer las necesidades del cliente”1.En sus principios, la logística no era más que tener el producto justo, en el sitio justo,en el tiempo oportuno, al menor costo posible. En la actualidad, este conjunto deactividades han sido redefinidas y, hoy en día son todo un proceso.El objetivo de la logística es suministrar: Únicamente los productos necesarios en el momento oportuno, en lascantidades requeridas, con la calidad apropiada al mínimo costo Hacer prioritarias las necesidades del cliente Introducir flexibilidad necesaria en la distribución para satisfacer las necesidadesdel mercado cambiante Reaccionar rápidamente ante los pedidos de los clientesLa logística es una función clave de la empresa, que ofrece al cliente un nivel elevado decalidad global al costo más bajo posible. Es una herramienta de “management” total yconduce a dirigir todos los cambios tanto estructurales como culturales de las empresas y aincrementar la competitividad y la rentabilidad.El servicio al cliente es un eslabón que une la logística y el proceso de marketing,puesto que al final lo que todo sistema logístico pretende es un buen servicio. Ambos,sistemas logístico y de marketing deben ser utilizados y coordinados de tal manera quemaximicen el valor añadido a través del servicio proporcionado manteniendo al mismotiempo un costo competitivo.De esta forma, todas aquellas actividades que involucran el movimiento de materiasprimas, materiales y otros insumos forman parte de los procesos logísticos, al igual quetodas aquellas tareas que ofrecen un soporte adecuado para la transformación de dichoselementos en productos terminados: las compras, el almacenamiento, la administración delos inventarios, el mantenimiento de las instalaciones y maquinarias, la seguridad y losservicios de apoyo. Es decir, la logística abarca todos aquellos procesos que van desde elcontacto con el proveedor más lejano, hasta el contacto con el cliente más lejano.La logística integral está compuesta por los procesos de Aprovisionamiento,Producción, Almacenaje y Distribución.En el proceso de abastecimiento – producción – almacenaje – distribución, la empresaproductora del bien final se convierte en el cliente de las empresas proveedoras y éstas, a suvez, son clientes de otras compañías que los abastecen. Paralelamente, la empresafabricante del producto de consumo final actúa como proveedora de las compañíasmayoristas y/o comercios minoristas. Así, los diferentes participantes pueden servisualizados como eslabones de la misma cadena de suministros, la Cadena deAbastecimiento (Supply Chain Management). El objetivo de esta cadena es latransformación eficiente de insumos en productos terminados, para ser consumidos en elextremo final del proceso.La logística de almacenaje, también denominado “gestión de almacenes”,concierne a todo lo relativo a los flujos físico de los artículos en almacén: direcciones física1Definición del “Council of Logistic Management”
  13. 13. XIIIde almacenamiento, preparación de pedidos, etc.2Las funciones que se le pueden asignarson: Almacenamiento para coordinar los desequilibrios entre oferta y demanda Almacenamiento para la reducción de costos (por adquirir grandes cantidades demercaderías) Almacenamiento como complemento al proceso productivo (productos que por sucaracterística precisan un período de maduración previo al consumo)Es tarea de la logística eliminar todas aquellas actividades que comprometen costos sinagregar valor, con el fin de aumentar la eficiencia del sistema y ofrecer una rápida respuestaa los requerimientos de los clientes. Así, si la empresa obtiene menor precio por reducciónde costos, mayor disponibilidad de productos, menor tiempo de entrega o mayor calidad deservicio, logra la satisfacción del cliente y una ventaja competitiva que ayuda a mantenerseen el mercado.La Auditoría logística juega un papel crucial en el proceso logístico ya que ésta es elcamino para justificar con datos reales y objetivos, el estado actual de la Cadena deAbastecimiento y compararla con los objetivos estratégicos del ente y con otrasorganizaciones.La Auditoría logística es el análisis de la situación actual del ente y proponer nuevosprocesos o modificar los existentes para lograr un mayor rendimiento de los mismos, y porende bajar los costos y aumentar el nivel de satisfacción del cliente. La Auditoría logísticaconsiste en realizar en examen exhaustivo tanto de los procesos como de los costosincurridos por el ente auditado.Adicionalmente, se puede realizar un análisis del Software utilizado, el cumplimiento delas normas legales (impositivas, previsionales, seguridad e higiene, etc.), normas de calidad,etc.La Auditoría “es el examen de la información por parte de una tercer persona,diferente de la que la preparó y del usuario, con la intención de establecer su razonabilidaddando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que talinformación posee”3. La revisión de la información requiere un análisis de diferentesaspectos de las actividades y procedimientos de una organización. Como consecuenciade este análisis, se pueden ofrecer sugerencias constructivas sobre cuestioneseconómico – financiero y de funcionamiento operativo. Éstos pueden ser problemas deorden administrativo, de sistemas y técnicas de organización y control, como lapresupuestación, control de costos, planeamiento de utilidades e impositivo, etc.La Auditoría logística está encuadrada dentro de lo que se llama Auditoríaoperacional, que consiste en la “realización de exámenes sobre la gestión de un ente con elpropósito de evaluar la eficiencia de sus resultados con referencia a las metas fijadas, losrecursos humanos, financieros y materiales empleados, la organización, utilización ycoordinación de dichos recursos y los controles establecidos sobre dicha gestión”.4Conesta Auditoría se intenta mejorar el empleo de los recursos a través de la reducción decostos y/o el aumento de producción.2Michel Roux, “Manual de logística”, Ed. Gestión 2000, 1997.3ABC profesional 2003 del Contador. Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la C.A.B.A., 20044ABC profesional 2003 del Contador. Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la C.A.B.A, 2004
  14. 14. XIV6. CRONOGRAMAMESESActividades 1 2 3 4 5 6 7 8Recopilación deDatos X X XSistematización yOrdenamiento X XDesarrolloDescriptivo X X X
  15. 15. 1PARTE 2Desarrollo de Trabajo Final
  16. 16. Introducción21. INTRODUCCIÓNEn los últimos años hemos vivido grandes cambios tecnológicos que han permitido laproducción de bienes y servicios de una manera más eficiente, logrando la obtención deproductos de mayor calidad a menor costo. Esta transformación aumentóconsiderablemente la competencia, por lo que las empresas deben enfocarse en lograr unmayor conocimiento y acercamiento a los consumidores. La gran variedad de ofertas haceque con mayor frecuencia sea más difícil percibir diferencias entre los productos y, de estamanera, el servicio al cliente juega un rol importante en la diferenciación y competitividadde las empresas en los mercados.Cada vez con más fuerza el cliente se ve influido tanto por la imagen del productocomo por el precio, considerándose que la disponibilidad y el plazo de entrega sonasimismo componentes estratégicos del servicio al cliente.Esta nueva realidad exige a las empresas obtener ventajas competitivas, es decir,conseguir una posición firme de superioridad sobre los competidores en relación con laspreferencias del cliente. La mejora continua en la productividad y la velocidad de llegada almercado son variables claves para determinar la permanencia de la empresa en losmercados, y es aquí donde la logística y la Auditoría logística cobran importancia.La gestión logística contribuye de forma directa al éxito de la empresa, el queestá dado por las ventajas competitivas que logra en el mercado, originado por los bajoscostos y por la satisfacción del cliente.Esta satisfacción surge no sólo por el producto vendido, sino por el servicio ofrecido.Esto es, que los artículos lleguen a destino en el momento oportuno, en las cantidadesrequeridas, con la calidad apropiada y al mínimo costo. Todas estas ventajas se logranteniendo una excelente gestión logística.Ya que la logística es considerada una función clave de la empresa, pues ofrece alcliente un nivel elevado de calidad global al costo más bajo posible, y considerando queabarca cerca del 30% de los costos de la empresa, es imprescindible que las mismasinviertan recursos, tanto humanos como tecnológicos y económicos, en la optimización deesta función.
  17. 17. Introducción3Para poder efectuar una buena gestión logística y optimizar tanto el costo comoel servicio ofrecido, es necesario ejercer un buen control sobre la actividad de la empresaconociendo, de la forma más ágil y simple posible, tanto la situación actual como laevolución de todas las funciones que involucran la logística y que en consecuencia afectanal servicio o al costo global del mismo.Si bien las empresas en el último tiempo han tomado conciencia de las necesidades deoptimizar las gestión logística, por lo general, han volcado sus esfuerzos en la optimizaciónde la logística de distribución y producción, dejando de lado el aprovisionamiento yalmacenaje, siendo éstas funciones de gran importancia en los costos de las organizacionesy en la calidad del servicio ofrecido. Sin duda, se logran grandes mejoras si se realizan tareasde optimización sobre algunas de las operaciones de la empresa, pero siempre seránmejoras parciales. Por ello, es importante que la Auditoría logística (herramienta paraoptimizar los procesos), se realice sobre todas las funciones de la logística.Para satisfacer el objetivo último de la Auditoría (maximización del servicio,reducción de costos, también contemplados en la INGENIERIACONCURRENTE), el profesional deberá tener una mirada global del negocio. Esto esanalizar: la estrategia actual y su posibilidad de ser alcanzada o no, los costos, las normaslegales que reglamentan la actividad del ente ya sea impositiva, previsional, societaria, etc.,los recursos humanos disponibles, la tecnología utilizada.Puesto que los recursos humanos (capital intelectual y humano) son determinantes enel desarrollo y éxito de la empresa, es indispensable realizar un estudio sobre los mismoscon la finalidad de determinar si ellos no son los apropiados para la organización, si estánpreparados para el cambio, y si es necesario aplicar medidas como capacitación para lograrlos objetivos propuestos. De nada servirá el esfuerzo en mejorar los procesos, si nocontamos con recursos humanos capacitados e incentivados para implementar el cambio.Lo mismo ocurre con la tecnología, las TI/SI conjunto de conocimientos aplicadospara el correcto uso de las herramientas disponibles a nivel base de datos / sistemas deinformación. Hoy en día, las empresas deben renovarse y estar en la vanguardia en cuanto alas nuevas innovaciones tecnológicas y aplicaciones de nuevas herramientas como porejemplo, la visión del Planeamiento Estratégico Global considerando en su estructura lasregulaciones / autodiagnóstico y priorización de objetivos con la finalidad de lograr lamayor EFECTIVIDAD en los procesos y performance de los circuitos, el SedacOperativo, los Principios del EFQM, herramientas como DMAIC, AMFE. etc. que
  18. 18. Introducción4aportan aún más a la calidad y efectividad de los procesos, los que constituyen un medioesencial para mejorar e incrementar la calidad de atención al cliente, minimizar costos, etc.Pero nuevamente cabe mencionar que de nada servirá tener la tecnología de vanguardia sino contamos con personal apropiado tanto sea desde la óptica de la especialización verticaly horizontal, como también del seguimiento de los mismos en cuanto a la actualización delos conocimientos. Y en este caso la acción conjunta del Departamento de RecursosHumanos con el Personal de línea, lograrán una interrelación que conllevará seguramente aléxito de la gestión.Por ser el proceso de Almacenaje uno de los más importantes dentro de la logística, yaque un error en este proceso significa un corte en el servicio al cliente y puede ser fatal parala empresa, basaremos esta investigación en el análisis de la aplicación de Auditoría logísticaen este proceso.Una de las primeras tareas para encuadrar esta investigación consiste en definir algunosconceptos claves, como: Logística, Cadena de Abastecimiento, Logística de almacenaje,Auditoría, Auditoría logística.El término logística abarca mucho más que la distribución y transporte de losproductos terminados. La logística se puede definir como: “…el proceso deplanificar, llevar a cabo y controlar, de una forma eficiente, el flujo de materiasprimas, inventarios en curso, productos terminados, servicios e informaciónrelacionada, desde el punto de origen al punto de consumo (incluyendo losmovimientos internos y externos, y las operaciones de exportación e importación),con el fin de satisfacer las necesidades del cliente”5.En sus principios, la logística no era más que tener el producto justo, en el sitio justo,en el tiempo oportuno, al menor costo posible. En la actualidad, este conjunto deactividades han sido redefinidas y hoy en día son todo un proceso.El objetivo de la logística es suministrar: Únicamente los productos necesarios en el momento oportuno, en lascantidades requeridas, con la calidad apropiada al mínimo costo. Hacer prioritarias las necesidades del cliente a través de los preceptos de REDHOLONICA.5Definición del “Council of Logistic Management”
  19. 19. Introducción5 Introducir flexibilidad necesaria en la distribución para satisfacer las necesidadesdel mercado cambiante. Reaccionar rápidamente ante los pedidos de los clientes.La logística es una función clave de la empresa, que ofrece al cliente un nivel elevado decalidad global al costo más bajo posible. Es una herramienta de “management” total yconduce a dirigir todos los cambios tanto estructurales como culturales de las empresas y aincrementar la competitividad y la rentabilidad.El servicio al cliente es un eslabón que une la logística y el proceso de marketing,puesto que al final lo que todo sistema logístico pretende es un buen servicio. Ambos,sistemas logístico y de marketing deben ser utilizados y coordinados de tal manera quemaximicen el valor añadido a través del servicio proporcionado manteniendo al mismotiempo un costo competitivo.De esta forma, todas aquellas actividades que involucran el movimiento de materiasprimas, materiales y otros insumos forman parte de los procesos logísticos, al igual quetodas aquellas tareas que ofrecen un soporte adecuado para la transformación de dichoselementos en productos terminados: las compras, el almacenamiento, la administración delos inventarios, el mantenimiento de las instalaciones y maquinarias, la seguridad y losservicios de apoyo. Es decir, la logística abarca todos aquellos procesos que van desde elcontacto con el proveedor más lejano hasta el contacto con el cliente más lejano.La logística integral está compuesta por los procesos de Aprovisionamiento,Producción, Almacenaje y Distribución.En el proceso de abastecimiento – producción – almacenaje – distribución, la empresaproductora del bien final se convierte en el cliente de las empresas proveedoras y éstas, a suvez, son clientes de otras compañías que los abastecen. Paralelamente, la empresafabricante del producto de consumo final actúa como proveedora de las compañíasmayoristas y/o comercios minoristas. Así, los diferentes participantes pueden servisualizados como eslabones de la misma cadena de suministros, la Cadena deAbastecimiento (Supply Chain Management). El objetivo de esta cadena es latransformación eficiente de insumos en productos terminados, para ser consumidos en elextremo final del proceso.La logística de almacenaje, también denominado “gestión de almacenes”,concierne a todo lo relativo a los flujos físico de los artículos en almacén: direcciones físicas
  20. 20. Introducción6de almacenamiento, preparación de pedidos, etc.6Las funciones que se le pueden asignarson: Almacenamiento para coordinar los desequilibrios entre oferta y demanda. Almacenamiento para la reducción de costos (por adquirir grandes cantidades demercaderías). Almacenamiento como complemento al proceso productivo (productos que por sucaracterística precisan un período de maduración previo al consumo).Es tarea de la logística eliminar todas aquellas actividades que comprometen costos sinagregar valor, con el fin de aumentar la eficiencia del sistema y ofrecer una rápida respuestaa los requerimientos de los clientes. Así, si la empresa obtiene menor precio por reducciónde costos, mayor disponibilidad de productos, menor tiempo de entrega o mayor calidad deservicio, logra la satisfacción del cliente y una ventaja competitiva que ayuda a mantenerseen el mercado.La Auditoría logística juega un papel crucial en el proceso logístico ya que éstaes el camino para justificar con datos reales y objetivos, el estado actual de laCadena de Abastecimiento y compararla con los objetivos estratégicos del ente ycon otras organizaciones.La Auditoría logística es el análisis de la situación actual del ente y proponer nuevosprocesos o modificar los existentes para lograr un mayor rendimiento de los mismos, y porende bajar los costos y aumentar el nivel de satisfacción del cliente. La Auditoría logísticaconsiste en realizar en examen exhaustivo tanto de los procesos como de los costosincurridos por el ente auditado.Adicionalmente, se puede realizar un análisis del Software utilizado, el cumplimiento delas normas legales (impositivas, previsionales, seguridad e higiene, etc.), normas de calidad,etc.La Auditoría “es el examen de la información por parte de una tercer persona,diferente de la que la preparó y del usuario, con la intención de establecer su razonabilidaddando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que talinformación posee”7. La revisión de la información requiere un análisis de diferentesaspectos de las actividades y procedimientos de una organización. Como consecuencia de6Michel Roux, “Manual de logística”, España, Ed. Gestión 2000, 19977ABC profesional 2003 del Contador. Consejo Prof. Cs. Ec. de la C.A.B.A,Argentina, 2004
  21. 21. Introducción7este análisis, se pueden ofrecer sugerencias constructivas sobre cuestiones económico –financiero y de funcionamiento operativo. Estos pueden ser problemas de ordenadministrativo, de sistemas y técnicas de organización y control, como la presupuestación,control de costos, planeamiento de utilidades e impositivo, etc.La Auditoría logística está encuadrada dentro de lo que se llama Auditoría operacional,que consiste en la “realización de exámenes sobre la gestión de un ente con el propósito deevaluar la eficiencia de sus resultados con referencia a las metas fijadas, los recursoshumanos, financieros y materiales empleados, la organización, utilización y coordinación dedichos recursos y los controles establecidos sobre dicha gestión”.8Con esta Auditoría seintenta mejorar el empleo de los recursos a través de la reducción de costos y/o el aumentode producción.En Argentina, la Auditoría Logística no es una práctica que se ha desarrollado aún, omejor dicho está poco desarrollada.Por eso, es importante que los Contadores se interioricen en el tema yconjuntamente con Ingenieros especializados en Logística puedan ofrecen unservicio nuevo a las empresas, que no será una carga sino una inversión paramejorar la calidad de los servicios y productos.Ante estas condiciones, la investigación tendrá los siguientes objetivos:1. Conocer qué es la Auditoría logística y cómo debe aplicarse e interpretarse.2. Enumerar los beneficios que trae aparejada la aplicación de Auditoría logística enempresas de esta envergadura.3. Analizar cómo se aplica Auditoría logística en el proceso de Almacenaje.4. Conocer herramientas administrativas y de gestión que ayuden en la ejecución dela Auditoría logística en el proceso de almacenaje.5. Determinar cómo influyen en este proceso los recursos humanos disponibles en laorganización.6. Analizar cómo influyen en la aplicación de Auditoría logística la legislaciónvigente, ya sea impositiva, previsional, etc.7. Describir aquellos sistemas informáticos que contribuyen a lograr los objetivos dela Auditoría Logística.8ABC profesional 2003 del Contador. Consejo Prof. Cs. Ec. de la C.A.B.A,Argentina, 2004
  22. 22. Introducción88. Describir aquellas normas de calidad a las que la empresas puede adherirse con lafinalidad maximizar el servicio al cliente y minimizar los costos.Los objetivos planteados se lograrán mediante un estudio teórico y práctico del tema.Esta práctica será en relación a una empresa comercializadora de productos informáticos,radicada en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Dicha empresa, se encuentra dentro delas 5 mejores de su rama, y cuenta con un Almacén de aproximadamente 3.500 Mts2, cuyostock promedio ronda los U$S 7.500.000.-
  23. 23. Conceptos Básicos de la Logística92. CONCEPTOS BASICOS DE LA LOGISTICAEl concepto de logística nace alrededor del año 1950. En los años de la posguerra, laproliferación de productos y la comercialización sin orden, forzaron a los administradores abuscar nuevas formas que ayudaran a controlar los costos de la distribución.Con el transcurso del tiempo, el énfasis puesto en el servicio al cliente y la necesidad decoordinar los movimientos de los productos e información tanto dentro de los límites delas propia empresas como fuera, hicieron de la logística una de las actividades claves a lahora del éxito empresarial. Así, la logística no tiene límites y debe ser manejada desde elpunto de vista de un Gerente de Negocios.La Logística ofrece al cliente un nivel elevado de calidad global, al costo más bajoposible. Es una herramienta del “management” y conduce a dirigir todos los cambios tantoestructurales como culturales de las empresas y a incrementar la competitividad y larentabilidad.La logística ha sido mucho tiempo relativamente mal identificada como respaldo a laproducción y despacho de productos. Hoy en día, las funciones a desarrollar por el árealogística van desde la intervención en la elaboración de las previsiones de la demanda, hastala recepción de los productos por los clientes. Por esto, las tareas logísticas se puedenagrupar en cuatro procesos:“La logística agrupa las actividades que ordenan los flujos demateriales, coordinando recursos y demanda para asegurar un niveldeterminado de servicio al menor costo posible.”
  24. 24. Conceptos Básicos de la Logística10Fuente: Jordi Pau Cos, “Manual de Logìstica Integral”, Pág.15Logística de compras y aprovisionamiento. Aprovisionar es una función destinada aponer a disposición de la empresa todos aquellos productos, bienes y servicios externosque le son necesarios para su funcionamiento (prever las necesidades, planificarlas en eltiempo, expresarlas en términos adecuados, buscarlas en el mercado, adquirirlas, asegurarsede que sean recibidas, pagarlas).Compras es una función que tiene como objetivo adquirir aquellos bienes yservicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de lascantidades requeridas en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles decalidad y precio. Aunque esta función pueda constituir una actividad de vital importanciapara la empresa, como puede verse, sólo es una parte de todas las operaciones que deberealizar para aprovisionarse.Una óptima gestión de aprovisionamiento puede llegar a constituir un centro debeneficios para la empresa.Logística de producción. El proceso de producción está formado por tareas, flujosy almacenamiento. La tarea es cualquier acción realizada por trabajadores o máquinassobre materias primas, productos intermedios o productos terminados.El proceso de producción crea riqueza, es decir, añade valor a los componentesadquiridos por la empresa. Por eso, se dice que el material es más valioso a medida queavanza a través del proceso y aumenta su capacidad para satisfacer las necesidadeshumanas.
  25. 25. Conceptos Básicos de la Logística11Logística de almacenaje. La gestión de almacenes concierne a todo lo relativo a losflujos físico de los artículos en almacén: direcciones físicas de almacenamiento, preparaciónde pedidos, etc.9Logística de Distribución. La distribución es el conjunto de actividades destinadas apaliar las variaciones físicas que existen entre la demanda y la producción, ajustándolas en elespacio, tiempo y también, en su rentabilidad.La logística de distribución engloba todas las operaciones comprendidas entre lacarga del vehículo en el almacén central o playa de expedición hasta la descarga en el puntode venta.La finalidad de todo este proceso es conseguir que los productos estén en el lugaradecuado, en el momento preciso y a un costo mínimo. El hecho de que un producto noesté en el momento preciso en el punto de venta, significa que el consumidor decidiráadquirir el producto alternativo, con lo que se estará perdiendo ventas de aquel producto.Desde otro punto de vista, se está proporcionando un servicio comercial deficiente.La distribución puede considerarse como el último eslabón del proceso decomercialización de cualquier mercancía. Esto tiene gran importancia dado que en el casoque este último paso no funcione correctamente, de nada servirán los esfuerzos realizadosanteriormente.Fuente: Elaboración Propia.En el proceso de abastecimiento – producción – almacenaje – distribución, laempresa productora del bien final se convierte en el cliente de las empresas proveedoras y9Michel Roux, “Manual de logística”, Ed. Gestión 2000, 1997Proveedores Abastecimiento Producción Almacenaje Distribución ClientesPROCESO LOGISTICOCADENA DE ABASTECIMIENTO (Supply Chain Management)
  26. 26. Conceptos Básicos de la Logística12éstas, a su vez, son clientes de otras compañías que los abastecen. Paralelamente, laempresa fabricante del producto de consumo final actúa como proveedora de lascompañías mayoristas y/o comercios minoristas. Así, los diferentes participantes puedenser visualizados como eslabones de la misma cadena de suministros, la Cadena deAbastecimiento (Supply Chain Management). El objetivo de esta cadena es latransformación eficiente de insumos en productos terminados, para ser consumidos en elextremo final del proceso.ES TAREA DE LA LOGÍSTICA eliminar todas aquellas actividades quecomprometen costos sin agregar valor, con el fin de AUMENTAR LAEFICIENCIA Y EFECTIVIDAD EN LA PERFOMANCE Y RESULTADO DELSISTEMA, ofreciendo de esta forma una rápida respuesta (JIT) a losrequerimientos de los clientes. Así, si la empresa obtiene menor precio por reducciónde costos, mayor disponibilidad de productos, menor tiempo de entrega o mayor calidad deservicio, logra la satisfacción del cliente y una ventaja competitiva que ayuda a mantenerseen el mercado.A pesar de que las pequeñas y medianas empresas no consideran necesarioestablecer un departamento de logística, por los pequeños volúmenes de movimiento, yquizás por la falta de conocimiento profundo sobre la logística por parte de la Dirección, esmuy conveniente y beneficioso que controle, gestione y dirija los flujos básicos: Flujo físico de materiales y hombres - máquina Flujo de información de los sistemas y bases de datos asociadosAsí como cualquier empresa elabora su estrategia global (comercial, económica,productos, etc.) posteriormente, debe acompañarse de una real estrategia de todo elcircuito: Proveedores. Cuanto, dónde y cómo aprovisionarse Fabricación. Cuánto, dónde fabricar. Almacenaje. Dónde almacenar. Costos del stock. Clientes. A quienes vender. Servicios al cliente.El conocimiento claro de la logística y su estrategia permitirá realizar unaplanificación correcta de las necesidades del circuito, en recursos, medios e instalaciones,así como los costos a soportar.
  27. 27. Conceptos Básicos de la Logística132.1 LOGISTICA DE ALMACENESLa gestión de almacenes concierne a todo lo relativo a los flujos físico de losartículos en almacén: direcciones física de almacenamiento, preparación de pedidos, etc.10Involucra los procesos de:10Michel Roux, “Manual de logística”, Ed. Gestión 2000, 1997 Descarga Control de Calidad y Cantidad Creación de la unidad de almacenaje Identificación y codificación de los productos Entradas en stock Recepción del Pedido Picking Preparación Manipulaciones Consolidación de pedidos Embalaje y etiquetado Clasificación Paletización Gestión de Stock Ocupación de espacios Manipulaciones Identificación y control Mantenimiento Gestión de medios y personal Control de instalacionesRecepciónSalidaAlmacenaje
  28. 28. Conceptos Básicos de la Logística14En la figura que sigue podemos observar los diferentes tipos de manipulaciones deun almacén.Fuente: Jordi Pau Cos, “Manual de Logística Integral”, Pág.1222.1.1. RECEPCIÓNLa misión de este proceso es recibir de proveedores o de producción lasmercaderías y las acciones a realizar son: Verificar contenido, cantidad y calidad de envíos Identificar y codificar los artículos Asignar locaciones Dar alta en StockCon el fin de optimizar continuamente las operaciones de entradas, es convenienteanalizar periódicamente las manipulaciones realizadas para comprobar si se puedeneliminar u optimizar. Para ello, debe realizarse un análisis de la situación actual y definir losresultados a obtener, los costos de explotación, inversiones y rentabilidad del cambio.Los movimientos de entrada al stock se dividen fundamentalmente en cuatro tipos:1. de proveedor2. devolución de clientes
  29. 29. Conceptos Básicos de la Logística153. recepción de otros almacenes o centros de la misma empresa4. regulación de recuento físicoPara el correcto tratamiento de los movimientos de entradas es necesaria lautilización de un documento llamado “vale de entradas” o “informe de recepción”, en losque se deja referencia de la orden de compra, denominación del material recibido, resultadodel control y referencia de colocación de los materiales dentro del almacén.Manipulación.Uno de los mayores costos del proceso logístico es el de manipulación. El único“invento” que permite reducir este costo es el lograr que cuando se mueve una carga éstasea la mayor posible. Para ellos hay diversos instrumentos que permiten una unidad decarga mayor, de los cuales el más conocido y utilizado es el Palet.En las operaciones de logística y sus flujos físicos es muy importante disponer deun tipo normalizado, de unidad de manipulación que permita manipular el máximo deunidades en un solo movimiento. Para ello, es necesario que se disponga de una concretaunidad normalizada en todo el circuito: El Palet.Por ejemplo: Capacidad de un palet: 40 cajas. Si moviéramos en cada manipulación 2cajas en sistema manual, por cada palet reduciríamos el número de manipulaciones en 20. Si cada manipulación implica un tiempo de 2 minutos, por cada paletreducimos 40 minutos. Si cada minuto de Hora Hombre nos cuesta $0,06, por cada paletreducimos los costos en $2,4 por cada palet. Si se mueven 120 palet por día, la empresa reduciría sus costos mensualesen $ 8.640, sólo en los movimientos de entrada de mercaderías.Para optimizar la paletización, hay que realizar un estudio sobre el palet utilizado ysu mejor aprovechamiento teniendo en cuenta: número de capas posibles de apilar, pesos ydimensiones.
  30. 30. Conceptos Básicos de la Logística16Entradas de Producción.Las entradas podrán conocerse con anterioridad, lo que permitirá al responsable delalmacén prever su volumen de trabajo. Esto hará posible también el control porcomparación de la entrega real y la entrega prevista.Una sola transacción cubrirá la salida de producción y la entrada en almacenes.Esta operación se limitará a una simple validación si todo se desarrolla como estabaprevisto.Entradas procedentes del exteriorSe trata de comparar lo que se espera, en cantidad y calidad, con lo queefectivamente se entrega. El registro de las entradas, tras el control, permitirá conocer quéproductos están disponibles en el almacén; el retroceso de las informaciones hacia elservicio de compras podrá desencadenar también los procedimientos de pago deproveedores.LocalizaciónLa mitad de las ganancias de productividad aportadas por la informatización de lagestión de almacenes viene de esta función11. La asignación de una dirección dealmacenamiento para un producto que entra en el almacén se realiza a partir de varioscriterios: Dependiendo de la clase de producto, o sea, por las características físicas,peso o volumen. Dependiendo de la rotación del artículo. La clase A se guardara lo más cercaposible de la salida para minimizar los tiempos totales de desplazamiento. Dependiendo del valor del artículo.Alta en stockLos artículos que han entrado en el almacén son lo que se llama stock. Esindispensable saber dónde encontrarlos y tener claramente identificados losemplazamientos que están libres y los ocupados.11Michel Roux, “Manual de Logística”, España, Ed. Gestión 2000, 1997.
  31. 31. Conceptos Básicos de la Logística172.1.2. ALMACENAJEDentro del conjunto de las actividades de la logística, se estima que las dedicadas alalmacenamiento de mercaderías pueden llegar a representar del 12 al 14% del total de loscostos implicados.Cualquier decisión de almacenaje que se adopte tiene que estar enmarcada en elconjunto de actividades de la distribución integradas y se deben tener siempre en cuenta lossiguientes Principios del Almacenaje:1. El almacén no es un ente aislado. Su planificación deberá ser acorde con laspolíticas generales del ente e insertarse en la planificación general.2. Las cantidades almacenadas se calculan para que los costos que originen seanmínimos.3. La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para sufuncionamiento. Para ello se debe minimizar el espacio empleado, el trafico interno, losmovimientos y los riesgos (se debe considerar buenas condiciones ambientales y deseguridad).4. El almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura eimplantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el tiempo.Las tareas a desarrollar en almacenaje son las siguientes: Gestión de Stock Ocupación de espacios Manipulaciones Identificación y control Mantenimiento Gestión de medios y personal Control de instalacionesGestión de StocksSe considera stock aquellas cantidades de un producto que se encuentranacumuladas en un lugar determinado, puede ser un ligar fijo o también en movimiento (en
  32. 32. Conceptos Básicos de la Logística18tránsito) de o hacia los centros de distribución. Su función, es la de servir de instrumentode regulación de toda la cadena logística, con el fin de conseguir un flujo de mercaderíascontinuo.Los costos financieros de los stocks, disponibilidad de las existencias, etc., incidenpoderosamente en los resultados finales, tanto financieros como de servicios de la empresa.Para poder lograr una disminución es necesaria la intervención de todas las áreas de laempresa: Comercial, Compras, Producción, Logística, Finanzas.Con el transcurso de los años, las empresas se han percatado de que las inversionesen stock constituyen una masa financiera inmovilizada que incrementa los costos sinaumentar el valor del producto, motivo por el cual, es sumamente importante trabajar eneste proceso para optimizarlo, bajando los costos y aumentando la satisfacción de losclientes.La gestión de stocks es organizar, planificar y controlar el conjunto de stockspertenecientes a una empresa. Organizar, es fijar los criterios y políticas para su regulación,definir las técnicas a utilizar y determinar las cantidades más convenientes de cada uno delos artículos. Planificar, es establecer los métodos de previsión y determinar los momentosy cantidades de reposición. Lo que se va a controlar son los movimientos de entrada ysalida de los stocks, el inventario valorado.El objetivo principal de la gestión de stocks es establecer un equilibrio entre lacalidad de servicio y los costos que se derivan de la posesión de los stocks. Para conseguireste objetivo, se debe actuar a través de dos conceptos complementarios:1. el sistema de reposición. Si la empresa conoce el tiempo de reposición, lamisma se pide con anticipación y llega el pedido justo en el momento en que el stock seacaba. Pero si durante ese transcurso de tiempo aumenta el consumo, las existencias seagotarían antes de la llegada del mismo, quedando una parte de la demanda insatisfecha.2. el stock de seguridad. Al tener stock de seguridad se puede cubrir la demandano satisfecha en el caso que se diere el problema anterior.Si se dispusiera de un sistema de reposición totalmente fiable (cumpliera plazos ycantidades con una seguridad del 100%) y con un tiempo de respuesta inmediata, no haríafalta stock de seguridad. Éste, sería un sistema ideal, donde el flujo de entradas sería entodo momento igual al flujo de salida. Como es materialmente imposible, es convenientedisponer de un stock de seguridad que cubra posibles eventualidades.
  33. 33. Conceptos Básicos de la Logística19SISTEMA DE REPOSICIÓN.Hay varios sistemas de reposición, y la elección de uno u otro depende de lasnecesidades de la empresa. Sistema de reposición simple.1. Puede ser un Sistema de Regla “uno por uno”, que provoca la necesidad dereponer un producto cuando sale una unida de la misma.2. O puede ser un Sistema de “la doble cesta”, que implica realizar un nuevopedido cuando uno de los dos contendores o cestas existentes se han agotado.3. También puede ser un Sistema de Reposición del nivel, que implicareaprovisionar periódicamente la cantidad necesaria para reponer el stock a un valorconstante. Sistema de reposición que comportan una previsión implícita.Este sistema trabaja bajo el supuesto que la demanda es constante. En la práctica sedispone de una ficha del artículo donde se controlan los movimientos de entrada y salida,con el correspondiente saldo de las existencias disponibles. En el momento que este saldollega a un nivel fijado, denominado punto de pedido, se desencadena el mecanismo dereposición de existencias.CALCULO DEL STOCK DE SEGURIDADEl stock de seguridad permite atender oscilaciones no previstas del consumo y delplazo de aprovisionamiento. La fórmula utilizada para su cálculo es:Ks * ä *L1/2* ASS=PKsCoeficiente de Seguridad, que recoge el riesgo de rotura aasumir por fluctuaciones positivas sobre la media de la demandaäDesviación típica de la demanda durante el períodoconsiderado
  34. 34. Conceptos Básicos de la Logística20L Plazo de aprovisionamiento en períodosA Consumo anual del artículoP Períodos por añoOcupación de espaciosALMACENAJE. Existen diversos métodos de almacenaje de las mercaderías en lazona de stock; cada uno de ellos presenta simultáneamente ventajas e inconvenientes. Laelección del método más adecuado depende tanto de la mercancía en sí, como delequipamiento para su manejo.La clasificación más generalizada de los diferentes métodos de almacenaje es la queatiende al equipamiento empleado para la optimización de volumen disponible, porejemplo:1. Almacenaje sin pasillos. Cuando se disponen los productos en bloque, de formaque entre ellos no existe espacio alguno.2. Almacenaje con pasillos. Cuando las mercaderías se disponen de tal forma quedejan un pasillo de separación y su anchura es la adecuada para el equipo de manipulaciónZONIFICACIÓN. La disposición de los productos en sus lugares de almacenajedebe obedecer a una solución de compromiso entre los factores que condicionan elfuncionamiento óptimo del almacén. Estos factores son: máxima utilización del espacio disponible minimización de los costos de manipulación localización fácil y correcta de los productos máxima seguridad, tanto para las mercaderías almacenadas como para elpersonal e instalaciones facilidad de inventariar las mercaderías almacenadasLas características de los productos también condiciona la distribución de loslugares donde deben ser almacenadas las mercaderías. Suelen considerarse varios criterios: Compatibilidad. ¿qué productos pueden almacenarse juntos?
  35. 35. Conceptos Básicos de la Logística21 Complementariedad. ¿qué productos se piden normalmente juntos? Rotación. Los productos de mayor rotación deben situarse cerca de laszonas de salidas, recorriéndose, por lo tanto, menores distancias Tamaño. Situar las mercaderías de pequeño tamaño cerca de los puntos desalida puede minimizar los costos de manipulación.Se suelen obtener buenos resultados utilizando una combinación de estos criterios.Por ejemplo, es muy útil establecer, primeramente, una clasificación de los artículosatendiendo a un criterio de rotación y, dentro de un grupo similar de rotación, aplicarcriterios de complementariedad y tamaño.Atendiendo a la clasificación de artículos, conviene dividir el almacén en zonasdiferenciadas, de tal forma que cada una responda óptimamente a las características de losartículos allí ubicados. De esta manera, tendremos artículos clase A, B o C, según su nivelde ventas habitual, y su ubicación dentro del almacén será de máxima accesibilidad para losartículos A (debido al elevado número de pedidos) y de accesibilidad normal y sin dificultarlas operaciones habituales del almacén para los clase C.También es de suma importancia contar con una jaula con llave donde se puedenguardar las mercaderías de mayor valor. Esta jaula estará bajo la custodia conjunta del jefede operaciones y el jefe de seguridad.UBICACIÓN. Las ubicaciones son aquellos lugares destinados a alojartemporalmente los artículos o unidades de carga de ellos. Cada ubicación de un almacéndebe estar claramente identificada de tal forma que exista un código para cada ubicación.La codificación puede ser por número de estantería o por número de pasillo.ManipulacionesLas manipulaciones son todas las operaciones de movimiento de mercaderías, y suexpedición posterior. Las actividades más comunes de manipulación son:cargas/descargas, embalaje/desembalaje, controles, estribas, acarreos, recuentos,preparación de pedidos, etiquetaje, paletización, acondicionamiento de la mercancía.Los equipos de manipulación empleados deben gestionarse de forma tal que, en suutilización, no generen colas o esperas innecesarias e inactivas de otros equipos oelementos, tales como: camiones, palets a almacenar, etc.
  36. 36. Conceptos Básicos de la Logística22La Auditoria logística debe analizar las manipulaciones en un almacén y profundizarsu estudio en la posibilidad de simplificarlos teniendo en cuenta los principios básicos:1. Reducir las distancias a recorrer2. Aumentar la velocidad de los medios mecánicos en sus movimientos3. Mover, en cada caso, la máxima unidad de manipulación posible. Paletizar almáximoIdentificación y controlEl en almacén, el control se hace a través del inventario. El inventario es lacomprobación de los productos existentes en el almacén, en cantidad y valor. La finalidaddel mismo es conocer la situación exacta de los productos y controlar, confrontar y definirla situación física y la contable.Los inventarios pueden ser: Periódico. Se cuentan una vez al final de cada período (generalmente unaño) todos los artículos existentes en ese momento. Cíclico o Rotativo. Se realiza un recuento cada 2 o 3 meses. Permanente. Se hace un estudio de los artículos según algunas de suscaracterísticas fundamentales, como puede ser su volumen económico, importanciaestratégica, etc., y éstos serán controlados con mayor frecuencia (semanal, quincenal).Las dificultades surgen cuando se quiere valuar el inventario, ya que el mismoestá compuesto por entradas y salidas de cantidades parciales realizadas en momentosdiferentes, y por lo tanto, a valores diferentes. Algunos de los métodos de valuación son: A costo de última compra A costo medio de compra, que implica realizar un promedio entre lasúltimas compras (generalmente un año). A costo de aprovechamiento, se utiliza cuando el material que compone elproducto en stock no es aprovechable al 100% por estar obsoleto o deteriorado. A precio estimado de venta, este método se utiliza cuando no es posibleconocer el precio actualizado del producto.
  37. 37. Conceptos Básicos de la Logística23Los ratios logísticos más habituales de la gestión de stock son el índice de rotación,de obsolescencia y el de rotura.SUMAS SALIDASINDICE DEROTACION=CANTIDAD MEDIA DE STOCKENTREGAS AÑOOBSOLESCENCIA =ROTACIONPEDIDOS NO SATISFECHOSROTURA =PEDIDO TOTALESx 100MantenimientoDentro del mantenimiento ubicamos todos los aparatos que nos sirven para elalmacenaje de las mercaderías, como palets, contenedores, elevadores, estanterías,transelevadores, muelles, etc. El objetivo del mantenimiento es ir analizando día a día silos elementos con los que contamos son los que el almacén necesita, si es convenientecambiarlos o modificarlos para lograr una mayor satisfacción de las necesidades y unareducción en los costos.Gestión de medios y personalCálculo de las necesidades del almacénPersonal Recepción -DescargaEntradas - UbicacionesMovimientos internos
  38. 38. Conceptos Básicos de la Logística24AdministraciónPreparación de pedidosExpedicionesServicios GeneralesManutención CarretillasTrilateralesTranselevadoresFiloguiadoresZorrasRecoge pedidosCapacidades y Superficies Número de muellesCapacidadesRecepción y ExpediciónParkingVolúmenes y superficiesManiobras
  39. 39. Conceptos Básicos de la Logística252.1.3. SALIDASDe todas las actividades que se realizan en un almacén, la más costosa suele ser ladedicada a la preparación de los pedidos, esto es, todas las tareas y manipulacionesdestinadas a extraer y acondicionar exactamente aquellas cantidades de productos quesatisfacen las necesidades de los clientes del almacén, manifestadas a través de sus pedidos.En términos medios, el costo de estas tareas representa el 65% del total de las operacionesde un almacén. Por lo tanto, cualquier acción destinada a mejorar los procesos demanipulación obtiene elevados beneficios.Las operaciones que suelen constituir el proceso de Salida son: Recepción del pedido Picking Manipulaciones Embalaje y etiquetado PaletizaciónRecepción del pedidoEs deseable que el servicio comercial registre los pedidos procedentes de losclientes exteriores. El pedido será aceptado una vez que la gestión de stocks hayacomprobado la disponibilidad de los artículos en cuestión. En caso de que se agoten lasexistencias, el comercial podrá negociar un plazo de entrega suplementario o proponer unartículo que sustituya al agotado.PickingLa Recogida de Pedidos o Picking es una tarea que suele llevar mucho tiempo, conlo cual, es sumamente beneficioso poder optimizar este proceso. El Picking puederealizarse por pedido por grupos de pedido.En el sistema de Picking Unisectorial (pedido por pedido), la recogida se realiza enforma consecutiva y la persona que recoge la mercancía recibe por cada pedido una lista,pasa con esta lista por los lugares de puesta a disposición de las mismas y recorre posiciónpor posición hasta que el pedido se completa, repitiendo esta operación por cada pedido.
  40. 40. Conceptos Básicos de la Logística26Este sistema se utiliza principalmente en almacenes de gran surtido con fuertesfluctuaciones en la estructura de pedidos.En el sistema de Picking Plurisectorial (según artículos), varias personas trabajan ala vez en la ejecución del mismo pedido. Los pedidos recibidos se acumulan durante ciertotiempo y se desglosan luego por artículos y sectores. Varias personas recogen los artículosen los sectores correspondientes y se juntan todos en una estación para la composición delos pedidos definitivos. Este método es conveniente cuando el surtido y estructura de lospedidos es relativamente constante, es decir, normalmente los pedidos son iguales.PreparaciónLa preparación constituye el proceso de agrupar los productos por pedido. Lametodología a aplicar en este proceso está ligada al sistema de Picking elegido. Si laempresa optó por el sistema unisectorial, cada pedido será confeccionado por unpreparador. En cambio, si optó por el sistema plurisectorial, los pedidos serán armadospor un grupo de preparadores.ManipulacionesLas manipulaciones son todos los movimientos de mercaderías que intervienen enel proceso. En las Salidas, las manipulaciones son el Picking, colocación de los artículos enpalets o cintas, y el traslado hasta la zona de armado.Embalaje y EtiquetajeUna vez que los productos han sido agrupados por pedidos, es necesarioembalarlos y etiquetarlos para poder proceder a su envío al cliente.En función de las medidas de los envases primarios y el número de dichos envasespor caja de embalaje, se determinan las medidas de las cajas de embalaje que maximizan lapaletización del producto. Para el correcto diseño de los embalajes se debe tener encuenta la resistencia de los productos, apilados, humedad, etc.Si los artículos requieren manipulación o almacenamiento especial, los embalajesdeben marcarse en ese sentido y esa información también debe figurar en los formulariosque se utilicen para el envío de los mismos. De esta forma, las marcas de precaución en la
  41. 41. Conceptos Básicos de la Logística27manipulación deben ser de carácter permanente y fácil de leer, escritas tanto en el idiomadel país como de origen en el destino.ACTIVIDADES DE LA LOGÍSTICA DE ALMACENESFuente: Elaboración Propia.ProveedoresLogística deAprovisionamientoLogística deDistribuciónLogística deProducciónClientesLogística de AlmacenajeRECEPCIÓN* Manipulaciones* Entradas delExterior y deProducción* Localizaciones* Alta en StockALMACEN* Gestión deStocks* Ocupación deEspacios(almacenaje,zonificaciòn yubicación)* Manipulaciones* Identificación ycontrol* Mantenimiento* Gestión deMedios yPersonal.SALIDAS* Recepciòn delpedido* Picking* Preparación delPedido* Manipulaciones* Etiquetado yEmbalaje
  42. 42. Auditoría Logística283. AUDITORIA LOGISTICALa función logística debe planificar y realizar Auditorías al sistema de gestiónlogística para asegurarse de su continua y eficaz implementación y cumplimiento de losrequisitos especificados. Los resultados de la Auditoría deben comunicarse a las partesinvolucradas dentro de la Dirección de la organización.La Auditoría logística consiste en realizar un examen exhaustivo de la situaciónactual de la Cada de Abastecimiento o Supply Chain Managment tomando una “foto dehoy” para diagnosticarla y analizar la forma en que se puede mejorar surendimiento, o sea, optimizar todos sus procesos logísticos, logrando reducir los costosy aumentar la calidad de los productos, y por ende, la satisfacción del cliente.Tiene como propósito entregar un mensaje acerca del estado actual de unaorganización en los aspectos de la logística y de su dedicación al mejoramiento de sugestión.La auditoria trabaja sobre aspectos de producción y eficiencia en el uso de losrecursos, identifica áreas que deben mejorarse, y promueve la participación del personalinvolucrado. Es de suma importancia que se dé oportunidad a los involucrados de generarcomentarios, observaciones y propuestas de mejoras, ya que el hecho de ser protagonistasgenera la eliminación de la resistencia al cambio.La Auditoría logística no se aplica sólo a empresas comercializadoras de bienes,sino que también se aplica a empresas prestadoras de servicios. Como todos sabemos, hoyen día el mundo se basa en la prestación de servicios, y estas empresas también cuentan consu propia Supply Chain Management. Ellas tienen contactos con proveedores, de los cualesreciben mercaderías y servicios, que luego de un proceso determinado tiene como salida unnuevo servicio que llega a sus clientes. Todos esos procesos involucrados son pasibles deser diagnosticados y optimizados mediante la Auditoría en Logística.En un primer paso se debe establecer un diagnóstico para examinar los factores queretardan o estimulan las funciones logísticas. La Auditoría se concentra en factores queinfluyen en: la cantidad, la oportunidad y la calidad. A tal fin, se establecen encuestas enbase a las siguientes cuestiones: ¿Cuáles son los problemas más graves del sector?
  43. 43. Auditoría Logística29 ¿Qué características de las operaciones contribuyen a un comportamientoinferior al esperado? ¿Qué opinan los empleados de las condiciones de trabajo?En base a este cuestionario, la empresa debe reconocer sus fortalezas y debilidades,además debe ser capaz de fijar objetivos razonables y hacia donde y de que manera avanzar.Como todo proceso de Auditoría, su proceso comprende las tareas de: Planificar –Ejecutar – Verificar. En la figura que se muestra podemos ver el Diagrama de Flujo delproceso para la gestión de un programa de auditoria:Fuente: “X Congreso de Ingeniería de Organización” Septiembre de 2006 ,Valencia - EspañaLos costos logísticos representan una partida básica en los presupuestos de lasempresas y sus probables ineficiencias bien merecen una respuesta rápida y eficaz. Enestos momentos, crear y mantener una logística eficaz, con unos precios ajustados, pasa porAutoridad para el programa de auditorìaEstablecimiento del programa de auditorìa•Objetivos y amplitud•Responsabilidades•Recursos•ProcesosImplementaciòn del programa de auditorìa•Elaboración del calendario de lasauditorías•Evaluaciòn de los auditores•Selección de los equipos auditores•Conducciòn de las actividades de auditoría•Conservación de los registrosSeguimiento y revisión del programa de auditoría•Seguimiento y Revisión•Identificación de la necesidad de accionescorrectivas y preventivas•Identificación de oportunidades de mejoraMejora delprogramade auditoríaCompetencia y evaluaciónde los auditoresActividades de auditoríaPlanificarHacerVerificarActuar
  44. 44. Auditoría Logística30organizar los flujos físicos: pedidos, recepción, devoluciones, almacenamiento, transporte,servicios, etc.Una correcta optimización de la cadena logística de una empresa puedeconseguir reducciones de costos, del orden del 20 al 25%, en su conjunto global.12Para poder efectuar una buena gestión logística y optimizar tanto el costo como elservicio ofrecido, es necesario ejercer un buen control sobre la actividad de la empresaconociendo, de la forma más ágil y simple posible, tanto la situación actual como laevolución de todas las funciones que atañen a la logística y que en consecuencia afectan alservicio o al costo global del mismo.Este control no puede ser ejercido de forma correcta sin un buen soporteinformativo que cumpla con los siguientes requisitos: Agilidad. Es fundamental que la información pueda obtenerse fácilmente. Fiabilidad. La información debe ser correcta, por lo tanto, es conveniente que labase de información sea única y provenga del propio sistema central de la empresa. Sencillez. Para facilitar tanto la obtención de la información como la lectura dela misma. Eficiencia. Debe obtenerse solamente aquella información que aporte datossignificativos para seguimiento de la actividad. Tanto un exceso como una falta de la mismapuede ser perjudicial.Para posibilitar el control es necesario definir ratios o cocientes que midan laevolución del aspecto a controlar. La definición de los ratios debe cumplir con dosaspectos fundamentales:1. Facilidad del cálculo2. ConsistenciaDe todos modos, es aconsejable reducir el número de ratios de control,definiéndose en cada caso concreto aquellos que sean de mayor interés.La información de control debe ser indicativa, fácil de obtener y lo másvisual posible, de tal manera que represente la situación de forma clara y completa.Facilitando la detección de problemas y la toma de decisiones.Existe una tendencia evidente hacia un mejor conocimiento y análisis del sistemalogístico total por medio del cual los bienes llegan al consumidor. Cada vez más el objetivo12Jordi Pau Cos, “Manual de Logística Integral”, España, Díaz de Santos, 1998.
  45. 45. Auditoría Logística31final es la integración y coordinación de los esfuerzos individuales del fabricante ydistribuidor para satisfacer al consumidor del futuro. Un consumidor cada vez másconsciente, realista y práctico y cada vez menos influenciable, irracional, impresionable ymanipulable. O sea, un consumidor más lógico que exige excelencia en los productosconsumidos.En cuanto a la GESTION DE STOCK, la empresa actual necesita cada día másuna buena gestión de stocks, ya que la competitividad exige un continuo aumento de: Optimización de los recursos, lo cual obliga a una reducción del nivel de stockpor el costo que representan:1. Financiero2. Riesgo (obsolescencia, seguros, etc.)3. Almacenaje Nivel de servicio que obliga a minimizar las roturas de stock y, dada lanecesidad de reducir el stock de seguridad, a ajustar dicho parámetro y a ejercer uncontinuo control sobre el nivel de stock.Esta importancia de la gestión de stocks requiere un seguimiento continuo, basadoprincipalmente en el conocimiento de tres aspectos:1. Nivel de stock: valor global y rotación o cobertura2. Problemas puntuales: referencias en rotura o con exceso de stock (en díasde consumo)3. Inventario: recuento periódico y control de diferenciasEn lo que respecta al ALMACEN es interesante disponer de dos tipos deinformación, una de diseño del almacén que será principalmente útil para los estudios deampliación o cambio de las instalaciones. Y otra referente a la utilización oaprovechamiento de las instalaciones existentes.Por lo que respecta al diseño del almacén es interesante conocer los siguientesratios: Utilización: metros cuadrados o cúbicos x 100/m2totales (porcentajes) Capacidad (en palets)/m2totales
  46. 46. Auditoría Logística32Los principales aspectos a controlar en lo que afecta al aprovechamiento delalmacén son la ocupación y el costo del mismo. Para ello pueden resultar interesantes lossiguientes ratios: Nivel de ocupación: huecos libres x 100/huecos totales (porcentajes),normalmente interesará desglosarlo en dos: reservas y picking. Costo almacenaje: total costo anual almacén/capacidad en número de palets. Rotación del almacén: número de palets entrados al año/capacidad almacén enpalets. Mide el promedio de palets que ocupan un mismo hueco del almacén en un año. Costo palet almacenado: total costo anual almacén/número de palets entrados.Es el cociente entre los dos anteriores (costo de almacenaje/rotación).
  47. 47. Auditoría Logística333.1 BENEFICIOSAlgunos de los beneficios que se obtienen con la aplicación de Auditoría logísticason:13 Eleva sustancialmente el valor patrimonial de la empresa. Hoy en día, endiferentes países se ha pagado por la compañía un plus valor que ha llegado al 50%adicional, comparado con métodos tradicionales de evaluación de empresas por tener unaexcelente Cadena de Abastecimiento avalado por una Auditoría logística (AL). Los bancos otorgan mayor crédito a empresas con excelente Cadena deAbastecimiento y AL dado que son mucho más fiables en devolver el crédito. Las aseguradores rebajan las primas de riesgo a las empresas que aplican AL alser más sanas, responder más rápidamente a sus mercados, colocando velozmente nuevosproductos. Los créditos warrant son menos onerosos al tener por la alta rotación de losmateriales y el menor riesgo de obsolescencia tecnológica o vencimiento.Una buena AL descubre cuál es el verdadero costo total de la función logística,permite establecer comparaciones de los mismos con otras empresas similares o segmentosdel mercado. Lo que se propone es un accionar rápido para mejorar sensiblemente laeficacia, en el espíritu del Kaisen (filosofía de mejora permanente).La adopción de sistemas de control facilita una serie de información que será útilpara la gestión logística en la medida en que permita la adopción de medidas encaminadas amejorar la situación.Esta mejora de la situación se debe reflejar básicamente en una disminución decostos (aumento de productividad) o en una mejora del servicio logístico (calidad).La optimización continua pretende llevar a cabo esta mejora mediante el análisis dela situación, la adopción de medidas correctoras y el posterior análisis de evolución de lasituación, corrigiendo si es necesaria la solución propuesta en función de dicha evolución.La función fundamental de los sistemas de control logístico es facilitar informaciónde la evolución del sistema logístico, poniendo en marcha una cadena de mejora continua13Atilio Galitelli, “Qué es la Auditoria logística”, Revista Énfasis Logística Nº 1, Argentina, Ed. AustralSA, 2004
  48. 48. Auditoría Logística34del mismo. Por esto, es importante contar con ratios para facilita el análisis de la evolucióndel sistema con mayor fiabilidad y rapidez posible.
  49. 49. Auditoría Logística35ExaminarCompararDiagnosticarPlan de AcciónFijar ObjetivosImplementarMejoraContinuaProceso3.2 PROCESO METODOLÓGICOEn cuanto al proceso metodológico, se pueden aplicar cuestionarios totalmenteestandarizados y sistematizados realizando entrevistas con el personal involucrado.También se puede utilizar un Tablero de Comando con indicadores generados por lapropia compañía, los que pueden ser: Indicadores financieros, relacionados con el costo de los recursos y larentabilidad Indicadores de mercado, relacionado con la satisfacción del cliente Indicadores de productividad y eficiencia, relacionados con las operaciones y eluso de los recursos Indicadores de crecimiento, relacionados con los recursos humanos y elaprendizaje organizacionalEn cuanto a la Auditoráa de Almacenes, el trabajo se divide en tres ítems:1. Análisis del stock, para optimizar los costos globales2. Análisis de los flujos; materiales y hombres-máquinas3. Análisis de los sistemas de información; proyecto de automatización de la cargade datosFuente: Elaboración Propia
  50. 50. Auditoría Logística363.3 IMPLEMENTACIÓN DE AUDITORÍA DE ALMACENESLos puntos a desarrollar son:1. Análisis del stock, para optimizar los costos globales Análisis de las existencias y depuración del stock real Aplicación del Just in Time Picking retrasado Validación de la información preparada2. Análisis de los flujos; materiales y hombres-máquinas. Buscamos disminuirlos caminos recorridos por los materiales, las máquinas y los empleados. Eliminar tareas que no aportan valor (inútiles) Zonificación ABC Métodos para planificar los circuitos Automatización de movimientos y traslados3. Análisis de los sistemas de información; proyecto de automatización de lacarga de datos. Informatización Código de barras y lectores con radiofrecuencia Catalogación Toma de decisiones
  51. 51. Auditoría Logística37En algunas ocasiones, para posibilitar el control es necesario definir algunos ratioso cocientes que “midan” la evolución del aspecto a controlar. La definición de los ratiosdebe cumplir con dos requisitos fundamentales:Facilidad de cálculo: los datos a utilizar para el cálculo del ratio debe ser de fácilobtención. En ocasiones no es posible (o resulta muy costoso) obtener los datos másreales para conocer un aspecto concreto, es necesario en este caso definir un ratio cuyosdatos puedan obtenerse con facilidad.Consistencia: en ocasiones el ratio por sí solo no da mucha información de larealidad, sin embargo, su evolución sí que debe reflejar fielmente la mejora obtenida en elaspecto de la realidad que se quiere controlar.Stock•Análisis de Existencias•Just in Time•Picking Retrasado•Validación de Información PreparadaFlujo deMateriales yHombres-Maquina•Eliminar Tareas que no AgreganValor•Zonificaciòn ABC•Planificar Circuitos•Automatización MovimientosSistema deInformación•Informatización•Código de Barras y lectores•Catalogación•Toma de DecisionesImplementación de AL - AlmacenesFuente: Elaboración Propia en base a Apuntes Prof. Matero, Universidad TecnológicaNacional, Facultad Regional Santa Fe.
  52. 52. Auditoría Logística383.4 INFORME DE AUDITORIALuego de realizar las actividades definidas en el plan de auditoria, el auditor jefe esel responsable de la preparación y del contenido del Informe de Auditoría. El informedebe proporcionar un registro completo de la auditoria, preciso, conciso y claro, y debereunir, o hacer referencia a14:1. Objetivos de la auditoría2. Alcance de la auditoría (unidades, procesos, etc.)3. Período de tiempo cubierto4. Cliente de la auditoría5. La identificación del equipo auditor6. Fechas y lugares donde se realizaron las auditorías in situ7. Criterios de auditoría8. Hallazgos de la auditoría9. Conclusiones de la auditoría10. Las referencias que se consideren apropiadas (confirmación decumplimiento de objetivos, áreas no cubiertas, recomendaciones para la mejora, etc.)En resumen, el informe a la Dirección debe ser confeccionado por una fuenteexterna a la empresa, ya que se opera bajo el mismo concepto de auditoría contable, legalimpositiva, etc., obviamente con credibilidad para elaborar dicho informe. En el mismo,debe dejarse constancia de las recomendaciones concretas dentro del encuadre de mejoracontinua en SCM. Las recomendaciones son por escrito, en forma organizada.14X Congreso de Ingeniería de Organización, Valencia. “Sistema de gestión Logística: Modelo deGestión y Proceso de Auditoría”, España, 2006.
  53. 53. Auditoría Logística Aplicada394. AUDITORIA LOGISTICA APLICADATal como mencionamos en el capitulo anterior, el primer paso para aplicarAuditoría logística, es realizar un análisis de la situación actual de la empresamediante el uso de cuestionarios, índices, entrevistas con personal clave de la empresa ycualquier otro medio que se considere necesario. Con el uso de estas técnicas, podremosdetectar las Fortalezas y Debilidad de la entidad para luego seguir al paso siguiente que seríael análisis de la Gestión de Stock, el Flujos de Materiales – Hombre/Máquina y losSistemas de información.A continuación incorporamos el cuestionario e índices que aplicamos en nuestraempresa base, y aclaramos que el mismo puede ser aplicado a cualquier otra entidad con elsimple trabajo de adecuar las preguntas. Al finalizar el mismo, enumeraremos lasfortalezas15y debilidades16que surgen de nuestro análisis, y los principales puntos amejorar.4. 1. DETERMINACION DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES4.1.1 CUESTIONARIOCUESTIONARIO GUIA F D AclaracionesGeneral¿Existen adecuadas medidas de seguridad relativas a:Incendios XProtección contra robos XVigilancia externa de ingresos y salidas de productos ymaterialesX¿Se encuentras las mercaderías almacenadas de manera que hagafácil su:Localización XManipulación XPor falta de un Sistema deInformación¿Se revisa por lo menos una vez al año, que la cobertura de losseguros en relación a los inventarios sea la adecuada y que se ajustea las recomendaciones de la póliza?X15Las fortalezas o Puntos Fuertes son aquellos aspectos propios de la empresa que lo distinguen. Son enGeneral pocos y bien definidos. Son las mejores armas para dar batalla en el mercado, son las capacidadesdiferenciales con las que cuenta la organización.16Las Debilidades o Puntos Mejorables son los aspectos internos del negocio que tienen campo para sermejorados. Corrigiéndolos, se logrará mejores niveles de desempeño y mejores negocios.
  54. 54. Auditoría Logística Aplicada40¿Se utilizan formularios prenumerados para todos los movimientosy cuestiones relacionadas a los inventarios?X¿Se mantienen registros detallados de todos los artículos deinventario, mostrando:Cantidades y tipos ubicación XCantidades Máximas / mínimas de existencias XValor XPrecio de venta X¿Existen lugares resguardados para materiales caros y susceptiblesde venta o uso personal? XSe cuenta con el espacio, pero notiene las medidas de seguridadadecuadas.¿Se controla el remito de la mercadería entrante con sucorrespondiente factura y orden de compra? X¿Están las existencias bajo el control de un encargado responsable? X¿Existe un procedimiento para identificar existencias dañadas,obsoletas o de poco movimiento? XPor falta de un S.I.Recuento Físico¿Se efectúan recuentos físicos de todas las existencias por lo menosuna vez al año?X¿Se organizan controles internos del inventario, de manera tal quetodos los ítems sean contados al menos una vez al año? X¿Hay suficientes instrucciones escritas para el conteo físico anual? X¿Se emplean tarjetas de inventario prenumeradas? X¿Son los registros contables conciliados con los resultados delConteo Anual? XSi de la conciliación surgen diferencias, ¿se investigan con rapidezlas razones? X¿Es el ajuste efectuado en base a un asiento contable debidamenteaprobado por un funcionario responsable? XCómo parte del Control Anual o en forma periódica, ¿se identificanlos artículos de baja rotación, obsoletos o de baja calidad? X¿Se efectúa un eficiente "corte" de compras y ventas? X Por falta de un S.I.Cuando la información indica nuevos productos de lentomovimiento, ¿se contactan los departamentos de comercializacióny de compras?X¿Estos productos se venden como chatarra o son removidos tanpronto como sea posible? X¿Existe un sistema adecuado para adaptarse con rapidez a lascantidades máximas y mínimas de inventario que deben sercompradas cuando las circunstancias del mercado cambian?X¿Los niveles mín-máx (mínimo, máximo) son establecidos yregularmente actualizados para los principales artículos delinventario?XCostos¿Tiene la entidad implementado un sistema de costos? X

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