TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN 7 – EL PROCESO DOCUMENTAL tutora: Mercè Perelló octubre 2009

7 – EL PROCESO DOCUMENTAL

tutora: Mercè Perelló octubre 2009

Sistema de información Información + personas + recursos aplicados a unas técnicas de trabajo para conseguir los objetivos de la organización

Información + personas + recursos

aplicados a unas técnicas de trabajo

Sistema de información documental SI centrado en el tratamiento de los documentos cognitivos (obras de creación cultural, científica, o técnica) Trata los documentos en todos los procesos de la cadena documental (selección, análisis, recuperación y difusión)

SI centrado en el tratamiento de los documentos cognitivos (obras de creación cultural, científica, o técnica)

Trata los documentos en todos los procesos de la cadena documental (selección, análisis, recuperación y difusión)

La cadena documental TRATAMIENTO Y ANÁLISIS ENTRADA SALIDA Selección Adquisición Difusión Recuperación

La cadena documental

La cadena documental Selección y adquisición Selección: evaluar, discriminar y filtrar los documentos en función de los intereses y necesidades de la organización Adquisición: obtención de los documentos previamente seleccionados

Selección: evaluar, discriminar y filtrar los documentos en función de los intereses y necesidades de la organización

Adquisición: obtención de los documentos previamente seleccionados

La cadena documental Tratamiento y análisis ÍNDICE CATÁLOGO BOLETÍN DE RESUMENES MATERIAS DESCRIPTORES RESUMEN CLASIFICACIÓN INDIZACIÓN RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO BIBLIOGRAFÍA CATÁLOGO REFERENCIA REFERENCIA DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA CATALOGACIÓN DESCRIPCIÓN FORMAL O EXTERNA PRODUCTO RESULTADO ACTIVIDAD OPERACION

Tratamiento y análisis Descripción formal o externa Descripción bibliográfica: título, autor, edición, lugar y fecha publicación, ISBN ( International Standard Book Number ) características físicas… Catalogación: a la descripción bibliográfica se le añade la signatura (código alfanumérico del documento que indica su ubicación en el archivo/biblioteca, en base al sistema de clasificación establecido)

Descripción bibliográfica: título, autor, edición, lugar y fecha publicación, ISBN ( International Standard Book Number ) características físicas…

Catalogación: a la descripción bibliográfica se le añade la signatura (código alfanumérico del documento que indica su ubicación en el archivo/biblioteca, en base al sistema de clasificación establecido)

Ejemplo de descripción formal La cocina japonesa de Harumi Harumi Kurihara 1ª edición Barcelona, 2004 Colección Sabores Editorial Grijalbo ISBN: 9788425338823 Encuadernación: tapa blanda Signatura: 641 KUR 641 = Cocina (CDU) KUR = Kurihara

Tratamiento y análisis Descripción del contenido Clasificación: asignar al documento un código numérico/alfanumérico determinado según la clasificación utilizada Indización: asignar al documento la materia o los términos que describen su contenido (descriptores, etiquetas, tags ) Resumen: representación abreviada y concisa del contenido de un documento

Clasificación: asignar al documento un código numérico/alfanumérico determinado según la clasificación utilizada

Indización: asignar al documento la materia o los términos que describen su contenido (descriptores, etiquetas, tags )

Resumen: representación abreviada y concisa del contenido de un documento

Ejemplo de descripción del contenido Clasificación: 641.5 (5) 641.5 = Arte culinario (CDU) (5) = Asia (CDU) Indización: Cocina japonesa; recetas, sushi, Japón… Resumen: Harumi Kurihara nos muestra en este volumen que incluso los más deliciosos platos japoneses pueden prepararse prácticamente utilizando ingredientes que pueden encontrase hoy en día en casi cualquier supermercado. Nos explica también cómo deben degustarse los platos de la cocina japonesa, la importancia de los ingredientes de temporada, la variedad o la presentación. La suya es la auténtica cocina que se prepara cada día en cualquier casa japonesa. Con más de 70 recetas ilustradas, desde los Fideos fritos con cerdo y pak choy al Salmón con salsa teriyaki, desde el Arroz frito con pulpo hasta la Tempura de gambas y calamar, La cocina japonesa de Harumi es el primer libro que acerca los auténticos platos de la gastronomía japonesa a las mesas occidentales.

La cadena documental Búsqueda/recuperación Búsqueda y recuperación manual en ficheros que contienen fichas de cartón A N T E S ...PERO TODAVÍA ACTUALMENTE

La cadena documental Búsqueda/recuperación Recuperación y búsqueda automatizada mediante lenguajes documentales, libres (descriptores, palabras clave), o controlados (listados de materias, tesauros) A H O R A

Recuperación y búsqueda automatizada mediante lenguajes documentales, libres (descriptores, palabras clave), o controlados (listados de materias, tesauros)

Búsqueda/recuperación en los buscadores de Internet Búsqueda y recuperación mediante lenguaje libre, con opciones de interrogación lógica y búsqueda avanzada Importante acotar las necesidades informativas para recuperar los documentos pertinentes

Búsqueda y recuperación mediante lenguaje libre, con opciones de interrogación lógica y búsqueda avanzada

Importante acotar las necesidades informativas para recuperar los documentos pertinentes

Toda acción encaminada a dar a conocer el fondo documental a los usuarios: Elaboración de documentos secundarios: boletines, bibliografías, dossieres temáticos… Difusión selectiva de la información (DSI): según el perfil del usuario y sus preferencias informativas La cadena documental Difusión

Toda acción encaminada a dar a conocer el fondo documental a los usuarios:

Elaboración de documentos secundarios: boletines, bibliografías, dossieres temáticos…

Difusión selectiva de la información (DSI): según el perfil del usuario y sus preferencias informativas

La cadena documental Difusión INFORMACIÓN USUARIO A C C E S O E L U S U A R I O B U S C A L A I N F O R M A C I Ó N ( P U L L ) L A I N F O R M A C I Ó N L L E G A A L U S U A R I O ( P U S H )