Tema 12-TAD-DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES  SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
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  • 1. TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN
    • 12 – DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES
    • SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
    • tutora: Mercè Perelló                          octubre 2009
  • 2. Contexto
    • Documento analógico: representa cierta analogía (semejanza) entre la información y su codificación (libro). Si es electrónico utiliza la tecnología para descodificar la información (cinta de cassette, vídeo)
    • Documento electrónico: para su visualización requiere una pantalla textual, una pantalla gráfica, y/o unos dispositivos de emisión de audio, vídeo, etc;  según el tipo de información que contenga. En algunos casos también se precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está digitalizada), en otros no (si se trata de información analógica)
  • 3. Contexto
    • Documento digital: la información está codificada en bits (0,1), y para leerlo, visualizarlo o grabarlo se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits
    • Documento virtual: generado a través de la navegación en Internet, según los deseos/necesidades del usuario. Es un documento digital dinámico, no termina
    Todo documento digital es un documento electrónico pero no todo documento electrónico es un documento digital . Un documento electrónico puede ser bien analógico, bien digital
  • 4. Ejemplos Documento analógico Documentos electrónicos analógicos
  • 5. Ejemplos Documentos electrónicos digitales y virtuales
  • 6. Soportes de almacenamiento de la información
    • Magnéticos: registran la información mediante tecnología magnética
    • Ópticos: registran la información mediante tecnología digital
  • 7. Soportes Magnéticos
    • Cinta de vídeo (analógico)
    • Cinta de cassette (analógico)
    • Cassette digital o Digital tape
    • (usado en cámaras de vídeo digitales)
  • 8. Soportes Magnéticos
    • Mini DV
    • (usado en cámaras de vídeo digitales)
    • Disquetes o Floppy Disk
    • Discos Zip o Zip Disc
    • (más mayor que el floppy y con mas capacidad)
  • 9. Soportes Magnéticos
    • Audio MiniDisc
    • Tarjetas de Memoria
    • (usadas en móviles, cámaras digitales…)
    • Discos duros
    • (dispositivo de almacenamiento de los ordenadores)
  • 10. Soportes Ópticos
    • CD (Compact Disc)
    • CD-R no se puede borrar ni regrabar
    • CD-RW regrabable
    • DVD (Digital Video Disc)
    • DVD-R sólo puede grabarse una vez
    • DVD+R sólo puede grabarse una vez
    • DVD-RW puede grabarse y borrarse varias veces
    • DVD+RW puede grabarse y borrarse varias veces
    • Blu-Ray disc
    • el láser azul permite almacenar mayor cantidad de información que el DVD convencional
  • 11. Conservación de los soportes
    • Proteger de la luz y el polvo
    • Evitar campos magnéticos, y la proximidad de motores o transformadores eléctricos
    • Mantenerlos a una temperatura de unos 20ºC y un 40% de humedad
    • Almacenar los materiales en cajas
    • Cintas magnéticas: Rebobinarlas periódicamente. Mantener en posición vertical
    • Discos magnéticos y ópticos: En posición vertical, evitando que se doblen
  • 12. Accesibilidad y conservación de los documentos
    • Problemas a los que se enfrenta la conservación digital
    • Obsolescencia del hardware : el rápido avance de la tecnología cambia constantemente los dispositivos de lectura de la información
    • Dependencia del software : si un documento se creó con un programa específico tiene que interpretarse en ese mismo programa
    • Deterioro del soporte de almacenamiento: todos los soportes tienen un tiempo de vida determinado
  • 13. Accesibilidad y conservación de los documentos
    • Preservación: conservar el hardware (tecnología) y el software (programa) originales con los que se creó el documento. Recuperamos el mismo documento en su apariencia original. Económicamente inviable
    • Conversión: convertir los documentos a formatos estándar normalizados. Se gana accesibilidad pero se pierde el formato original (apariencia) del documento. El formato estándar en ese momento puede quedar obsoleto en el futuro.
    Estrategias
  • 14. Accesibilidad y conservación de los documentos
    • Emulación: recrear la apariencia original del documento mediante el uso de aplicaciones que emulen el funcionamiento de los programas originales, ya obsoletos. Estrategia cara, debemos crear emuladores y encapsular en cada documento las especificaciones necesarias para desarrollar cada emulador
    • Migración: actualización tecnológica del documento de forma paralela a los avances tecnológicos. Resuelve la obsolescencia del soporte y también la del entorno ( hardware/software ) en que se creó el documento. Es la solución más aceptada
    Estrategias
  • 15. Recomendaciones para preservar la información
    • Documentos ofimáticos (realizados con aplicaciones informáticas): organizar en carpetas siguiendo el sistema de clasificación establecido en la organización. Realizar copias periódicas, preferiblemente en soportes ópticos de almacenamiento
    • Bases de datos: Están constituidas por varios ficheros de distinto formato y presentan una estructura compleja. Establecer una estrategia de validación y fijación de los datos (calendario), y en base a esta realizar copias periódicas dela información contenida en los distintos ficheros
  • 16. Recomendaciones para preservar la información
    • Correo electrónico: separar los mensajes que constituyen documentos de archivo de los que no lo son. Guardarlos y clasificarlos convenientemente en las carpetas del programa de correo. Si contienen documentos adjuntos importantes, archivar estos en las carpetas correspondientes según la clasificación establecida. Realizar copias periódicas de las carpetas del correo.
    • Páginas web: las páginas web combinan información y ficheros de todo tipo. Decidir qué páginas web preservaremos y qué datos capturaremos (la totalidad, de forma exhaustiva, o una selección), y también la periodicidad de las capturas (mensuales, anuales…). Crear una base de datos con la información recogida de las páginas web, debidamente estructurada y clasificada