TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN 12 – DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN tutora: Mercè Perelló octubre 2009

12 – DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES

SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

tutora: Mercè Perelló octubre 2009

Contexto Documento analógico: representa cierta analogía (semejanza) entre la información y su codificación (libro). Si es electrónico utiliza la tecnología para descodificar la información (cinta de cassette, vídeo) Documento electrónico: para su visualización requiere una pantalla textual, una pantalla gráfica, y/o unos dispositivos de emisión de audio, vídeo, etc; según el tipo de información que contenga. En algunos casos también se precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está digitalizada), en otros no (si se trata de información analógica)

Documento analógico: representa cierta analogía (semejanza) entre la información y su codificación (libro). Si es electrónico utiliza la tecnología para descodificar la información (cinta de cassette, vídeo)

Documento electrónico: para su visualización requiere una pantalla textual, una pantalla gráfica, y/o unos dispositivos de emisión de audio, vídeo, etc; según el tipo de información que contenga. En algunos casos también se precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está digitalizada), en otros no (si se trata de información analógica)

Contexto Documento digital: la información está codificada en bits (0,1), y para leerlo, visualizarlo o grabarlo se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits Documento virtual: generado a través de la navegación en Internet, según los deseos/necesidades del usuario. Es un documento digital dinámico, no termina Todo documento digital es un documento electrónico pero no todo documento electrónico es un documento digital . Un documento electrónico puede ser bien analógico, bien digital

Documento digital: la información está codificada en bits (0,1), y para leerlo, visualizarlo o grabarlo se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits

Documento virtual: generado a través de la navegación en Internet, según los deseos/necesidades del usuario. Es un documento digital dinámico, no termina

Ejemplos Documento analógico Documentos electrónicos analógicos

Ejemplos Documentos electrónicos digitales y virtuales

Soportes de almacenamiento de la información Magnéticos: registran la información mediante tecnología magnética Ópticos: registran la información mediante tecnología digital

Magnéticos: registran la información mediante tecnología magnética

Ópticos: registran la información mediante tecnología digital

Soportes Magnéticos Cinta de vídeo (analógico) Cinta de cassette (analógico) Cassette digital o Digital tape (usado en cámaras de vídeo digitales)

Cinta de vídeo (analógico)

Cinta de cassette (analógico)

Cassette digital o Digital tape

(usado en cámaras de vídeo digitales)

Soportes Magnéticos Mini DV (usado en cámaras de vídeo digitales) Disquetes o Floppy Disk Discos Zip o Zip Disc (más mayor que el floppy y con mas capacidad)

Mini DV

(usado en cámaras de vídeo digitales)

Disquetes o Floppy Disk

Discos Zip o Zip Disc

(más mayor que el floppy y con mas capacidad)

Soportes Magnéticos Audio MiniDisc Tarjetas de Memoria (usadas en móviles, cámaras digitales…) Discos duros (dispositivo de almacenamiento de los ordenadores)

Audio MiniDisc

Tarjetas de Memoria

(usadas en móviles, cámaras digitales…)

Discos duros

(dispositivo de almacenamiento de los ordenadores)

Soportes Ópticos CD (Compact Disc) CD-R no se puede borrar ni regrabar CD-RW regrabable DVD (Digital Video Disc) DVD-R sólo puede grabarse una vez DVD+R sólo puede grabarse una vez DVD-RW puede grabarse y borrarse varias veces DVD+RW puede grabarse y borrarse varias veces Blu-Ray disc el láser azul permite almacenar mayor cantidad de información que el DVD convencional

CD (Compact Disc)

CD-R no se puede borrar ni regrabar

CD-RW regrabable

DVD (Digital Video Disc)

DVD-R sólo puede grabarse una vez

DVD+R sólo puede grabarse una vez

DVD-RW puede grabarse y borrarse varias veces

DVD+RW puede grabarse y borrarse varias veces

Blu-Ray disc

el láser azul permite almacenar mayor cantidad de información que el DVD convencional

Conservación de los soportes Proteger de la luz y el polvo Evitar campos magnéticos, y la proximidad de motores o transformadores eléctricos Mantenerlos a una temperatura de unos 20ºC y un 40% de humedad Almacenar los materiales en cajas Cintas magnéticas: Rebobinarlas periódicamente. Mantener en posición vertical Discos magnéticos y ópticos: En posición vertical, evitando que se doblen

Proteger de la luz y el polvo

Evitar campos magnéticos, y la proximidad de motores o transformadores eléctricos

Mantenerlos a una temperatura de unos 20ºC y un 40% de humedad

Almacenar los materiales en cajas

Cintas magnéticas: Rebobinarlas periódicamente. Mantener en posición vertical

Discos magnéticos y ópticos: En posición vertical, evitando que se doblen

Accesibilidad y conservación de los documentos Problemas a los que se enfrenta la conservación digital Obsolescencia del hardware : el rápido avance de la tecnología cambia constantemente los dispositivos de lectura de la información Dependencia del software : si un documento se creó con un programa específico tiene que interpretarse en ese mismo programa Deterioro del soporte de almacenamiento: todos los soportes tienen un tiempo de vida determinado

Problemas a los que se enfrenta la conservación digital

Obsolescencia del hardware : el rápido avance de la tecnología cambia constantemente los dispositivos de lectura de la información

Dependencia del software : si un documento se creó con un programa específico tiene que interpretarse en ese mismo programa

Deterioro del soporte de almacenamiento: todos los soportes tienen un tiempo de vida determinado

Accesibilidad y conservación de los documentos Preservación: conservar el hardware (tecnología) y el software (programa) originales con los que se creó el documento. Recuperamos el mismo documento en su apariencia original. Económicamente inviable Conversión: convertir los documentos a formatos estándar normalizados. Se gana accesibilidad pero se pierde el formato original (apariencia) del documento. El formato estándar en ese momento puede quedar obsoleto en el futuro. Estrategias

Preservación: conservar el hardware (tecnología) y el software (programa) originales con los que se creó el documento. Recuperamos el mismo documento en su apariencia original. Económicamente inviable

Conversión: convertir los documentos a formatos estándar normalizados. Se gana accesibilidad pero se pierde el formato original (apariencia) del documento. El formato estándar en ese momento puede quedar obsoleto en el futuro.

Accesibilidad y conservación de los documentos Emulación: recrear la apariencia original del documento mediante el uso de aplicaciones que emulen el funcionamiento de los programas originales, ya obsoletos. Estrategia cara, debemos crear emuladores y encapsular en cada documento las especificaciones necesarias para desarrollar cada emulador Migración: actualización tecnológica del documento de forma paralela a los avances tecnológicos. Resuelve la obsolescencia del soporte y también la del entorno ( hardware/software ) en que se creó el documento. Es la solución más aceptada Estrategias

Emulación: recrear la apariencia original del documento mediante el uso de aplicaciones que emulen el funcionamiento de los programas originales, ya obsoletos. Estrategia cara, debemos crear emuladores y encapsular en cada documento las especificaciones necesarias para desarrollar cada emulador

Migración: actualización tecnológica del documento de forma paralela a los avances tecnológicos. Resuelve la obsolescencia del soporte y también la del entorno ( hardware/software ) en que se creó el documento. Es la solución más aceptada

Recomendaciones para preservar la información Documentos ofimáticos (realizados con aplicaciones informáticas): organizar en carpetas siguiendo el sistema de clasificación establecido en la organización. Realizar copias periódicas, preferiblemente en soportes ópticos de almacenamiento Bases de datos: Están constituidas por varios ficheros de distinto formato y presentan una estructura compleja. Establecer una estrategia de validación y fijación de los datos (calendario), y en base a esta realizar copias periódicas dela información contenida en los distintos ficheros

Documentos ofimáticos (realizados con aplicaciones informáticas): organizar en carpetas siguiendo el sistema de clasificación establecido en la organización. Realizar copias periódicas, preferiblemente en soportes ópticos de almacenamiento

Bases de datos: Están constituidas por varios ficheros de distinto formato y presentan una estructura compleja. Establecer una estrategia de validación y fijación de los datos (calendario), y en base a esta realizar copias periódicas dela información contenida en los distintos ficheros

Recomendaciones para preservar la información Correo electrónico: separar los mensajes que constituyen documentos de archivo de los que no lo son. Guardarlos y clasificarlos convenientemente en las carpetas del programa de correo. Si contienen documentos adjuntos importantes, archivar estos en las carpetas correspondientes según la clasificación establecida. Realizar copias periódicas de las carpetas del correo. Páginas web: las páginas web combinan información y ficheros de todo tipo. Decidir qué páginas web preservaremos y qué datos capturaremos (la totalidad, de forma exhaustiva, o una selección), y también la periodicidad de las capturas (mensuales, anuales…). Crear una base de datos con la información recogida de las páginas web, debidamente estructurada y clasificada

Correo electrónico: separar los mensajes que constituyen documentos de archivo de los que no lo son. Guardarlos y clasificarlos convenientemente en las carpetas del programa de correo. Si contienen documentos adjuntos importantes, archivar estos en las carpetas correspondientes según la clasificación establecida. Realizar copias periódicas de las carpetas del correo.

Páginas web: las páginas web combinan información y ficheros de todo tipo. Decidir qué páginas web preservaremos y qué datos capturaremos (la totalidad, de forma exhaustiva, o una selección), y también la periodicidad de las capturas (mensuales, anuales…). Crear una base de datos con la información recogida de las páginas web, debidamente estructurada y clasificada