Tema 11-TAD-Normativa. Sistema Andaluz de Archivos
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Tema 11-TAD-Normativa. Sistema Andaluz de Archivos

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  • 1. TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN
    • 11 – NORMATIVA
    • SISTEMA ANDALUZ DE ARCHIVOS
    • tutora: Mercè Perelló                          octubre 2009
  • 2. Material de archivo Elementos auxiliares
    • Etiquetas adhesivas móviles ( post-it ): para la ordenación provisional de los documentos
    • Etiquetas adhesivas fijas: para colocar en cajas y carpetas como indicadores de contenido
    • Índices y separadores: para dividir el contenido dentro de carpetas y ficheros
    • Bandejas apilables: para los documentos en trámite
  • 3. Material de archivo C ontenedores de documentos
    • Camisas de papel y carpetillas de cartulina: para agrupar varios documentos o expedientes
    • Archivadores de anillas (A/Z): para archivar documentos previamente perforados
    • Archivadores de presión: para archivar documentos sin necesidad de perforarlos
    • Archivadores definitivos: para archivar los documentos ya fuera de trámite y sin vigencia
    • Carpetas suspendidas: para archivar documentos en trámite
  • 4. Mobiliario de archivo
    • Carritos para carpetas colgantes: provistos de ruedas, permiten el transporte de los documentos
    • Estanterías: útiles para libros pero no para documentos
    • Armarios: Compactos sobre raíles: aprovecha el espacio al máximo al permitir el desplazamiento de los módulos. Convencionales: aconsejable de puertas enrollables o de persiana para ahorrar espacio y poder cerrarlos hermeticámente
    • Archivadores Buck: módulos independientes de varios cajones
    Archivador-Buck
  • 5. Nuevos formatos, nuevas necesidades
  • 6. Medidas preventivas para conservar los documentos
    • No utilizar papel reciclado para documentos importantes
    • No perforar nunca documentos importantes
    • No forzar la capacidad de carpetas y archivadores. Si es necesario abrir otros consecutivos
    • Evitar el uso de elementos metálicos (grapas), gomas elásticas o carpetas de plástico para unir documentos
    • Tener en cuenta las medidas de control ambiental (luz, humedad, calor, polvo…) según el distinto formato de los documentos
  • 7. Transferencia de los archivos de gestión al archivo general
    • La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de los Archivos de gestión o de oficina al Archivo General, para:
    • Evitar la aglomeración de documentos en las oficinas y descargarlas de aquellos cuya vigencia administrativa ha finalizado (3-5 años)
    • Traspasar al Archivo general las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos
  • 8. Transferencia de los archivos de gestión al archivo general
    • Las copias y los duplicados de documentos originales que se encuentren archivados y localizados
    • Las notas internas, cuando no formen parte de un trámite y no contengan información relativa a algún procedimiento administrativo
    • Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún procedimiento o sean equivalentes a una comunicación telefónica. Sin embargo, sí que se conservarán los documentos asociados al mensaje de
    • correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento
    No se traspasarán, debiendo eliminarse en los archivos de gestión u oficinas
  • 9. Transferencia de los archivos de gestión al archivo general
    • Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo
    • La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas
    • Los catálogos y publicaciones comerciales
    • Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento
    • La documentación de apoyo informativo (impresos, fotocopias BOE…y cualquier documento utilizado para la resolución de un expediente)
    No se traspasarán, debiendo eliminarse en los archivos de gestión u oficinas
  • 10. Transferencia de los archivos de gestión al archivo general Normas generales
    • Acordar fecha de traslado con el Archivo general y cumplimentar un formulario de transferencia donde conste la documentación enviada. Cada jefe de la unidad o servicio remitente firmará la hoja de transferencia
    • Revisar y disponer convenientemente los documentos a tranferir en cajas numeradas que indiquen su contenido
    • Traslado físico de la documentación al Archivo General
    • El Archivo General, tras revisar la documentación recibida, devolverá una copia del formulario de transferencia firmado y sellado al archivo de gestión
  • 11. Sistema Andaluz de Archivos En 1984 el Parlamento de Andalucía aprobó la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos con el fin de organizar, proteger y difundir el Patrimonio Documental Andaluz, conservado o no en Archivos. En su texto se define el Sistema Andaluz de Archivos como brazo vertebrador de la organización y funcionamiento de los Archivos de titularidad pública de nuestra Comunidad Sistema Andaluz de Archivos
  • 12. Sistema Andaluz de Archivos Estructura orgánica
    • Órganos Administrativos y consultivos
    • Órganos CENTRALES
    • Consejería de Cultura
      • Dirección General del Libro y del Patrimonio Bibliográfico y Documental
      • Dirección General de Bienes Culturales
    • Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico
    • Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos
    • Comisión Coordinadora del Sistema Andaluz de Archivos
    • Órganos PERIFÉRICOS
    • Delegaciones Provinciales de la Consejería de Cultura
  • 13. Sistema Andaluz de Archivos Tipo de archivos Archivo General de Andalucía Archivos Centrales de las Consejerías y organismos públicos Archivos Históricos Provinciales Archivo de la Real Chancillería de Granada Archivo del Patronato de la Alhambra y el Generalife Museo Arqueológico de Córdoba Museo Arqueológico de Sevilla Museo Casa de los Tiros de Granada Museo de Bellas Artes de Córdoba
  • 14. Sistema Andaluz de Archivos Archivo General de Andalucía Depende de la Consejería de Cultura, a través de la Dirección General del Libro y del Patrimonio Bibliográfico y Documental. Tiene las siguientes funciones: -Recoger, seleccionar, conservar y organizar toda documentación sin vigencia administrativa producida y recibida por la Administración Pública de la Junta de Andalucía y sus organismos dependientes, conforme a los términos que reglamentariamente se fijen, y por el Parlamento de Andalucía y el Defensor del Pueblo Andaluz, que pueden serle remitida por los mismos. -Recoger, seleccionar, conservar y organizar los fondos documentales que puedan serle entregados por otras entidades públicas y privadas. -Describir, inventariar, catalogar y facilitar los documentos de trabajo y consulta para la información e investigación de la documentación que integre sus fondos.
  • 15. Sistema Andaluz de Archivos Archivos Centrales Archivos de las Consejerías de la Junta de Andalucía y de organismos públicos Archivo Central de la Agencia Andaluza del Agua Archivo Central de la Consejería de Agricultura y Pesca Archivo Central de la Consejería de Cultura Archivo Central de la Consejería de Economía y Hacienda Archivo Central de la Consejería de Educación Archivo Central de la Consejería de Empleo Archivo Central de la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa Archivo Central de la Consejería de Medio Ambiente Archivo Central de la Consejería de Obras Públicas y Transportes Archivo Central de la Consejería de Presidencia Archivo Central de la Consejería de Salud Archivo Central de la Consejería de Turismo, Comercio y Deporte Archivo Central de la Consejería para la Igualdad y Bienestar Social Archivo Central de la Empresa Pública del Suelo de Andalucía (EPSA) Archivo Central del Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP) Archivo Central del Servicio Andaluz de Salud (SAS) Education 37
  • 16. Sistema Andaluz de Archivos Archivos Históricos Provinciales Archivo Historico Provincial de Almería Archivo Histórico Provincial de Cádiz Archivo Histórico Provincial de Córdoba Archivo Histórico Provincial de Granada Archivo Histórico Provincial de Huelva Archivo Histórico Provincial de Jaén Archivo Histórico Provincial de Málaga Archivo Histórico Provincial de Sevilla El Archivo histórico de cada provincia andaluza