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Organização de Eventos 2.0
 

Organização de Eventos 2.0

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Algumas sugestões práticas para quem tem que organizar eventos.

Algumas sugestões práticas para quem tem que organizar eventos.

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    Organização de Eventos 2.0 Organização de Eventos 2.0 Presentation Transcript

    • Organização de eventos Sugestões práticas
    • As perguntas essenciais
      • O quê?
      • Para quê? Qual é o resultado final desejado?
      • Para quem?
      • Onde? Como? Quando?
      • Quem faz o quê?
      • Que recursos?
      • Concorrência?
    • Planeamento do evento
      • Definição exacta do que se pretende fazer e de quais são os resultados finais a alcançar (metas)
      • Definir um Guião com descrição de etapa-a-etapa.
      • Cronograma, com tempos bem definidos.
      • Fluxo dos convidados. (entrada, passagem, saída,..alternativas de segurança).Quem conduz a comitiva (á frente) Gráficos de disposição de elementos.
      • Responsáveis por etapa.
      O quê? / Para quê?
    • Convites
      • Definição do universo de convidados. Mailing-list bem trabalhada, com a devida segmentação. Utilização de NTI (SMS e e-mail). Carta personalizada para contactos formais.
      • Mensagem do convite. Não esquecer informação essencial (data, dia da semana, hora, local/morada…).
      • Prazos de envio: 2 semanas antes do evento. Recall 72 h. antes.
      • Publicitação abrangente para eventos de espectro largo: anúncio media, site institucional,..
      • Indicar acessibilidades ao local (Metro, autocarro)+local de estacionamento + próximo..
      Para quem?
    • MCS
      • Lista segmentada de jornalistas.
      • Convite (2 semanas antes) com press-realese (Curto, incisivo, indo do mais importante para o menos – pirâmide invertida).
      • Informação para as agendas e recall dos convites com 72 horas de antecedência.
      • (á chegada) pasta de imprensa – resumos / comunicações integrais / documentação acessória, imagens digitais,...)
      • Lugares reservados para jornalistas. Garantir tomadas de som e imagem. Prever momento para fotógrafos. Cuidar do enquadramento para fotografias.
      • (no fim) Garantir momento de P&R para jornalistas após o evento, com as entidades presentes de maior interesse jornalístico. Cuidar do enquadramento para imagem e de sossego suficiente.
      Para quem?
    • Equipa
      • Quem faz o quê –cuidado com as “bolas para terra de ninguém..”
      • Quem coordena.
      • Reunir competências diversas: relações públicas, operação som/luz/computador, comunicação,..
      • Guião mt detalhado com toda a informação..
      • Mecanismo de inter-comunicação ( do gesto/olhar, à mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..)
      • Reuniões:
        • De arranque e planeamento
        • De monitorização da preparação
        • De véspera (ensaios / testes)
        • De pré-execução ( 1 hora antes inicio da operação)
        • De avaliação
      Quem faz o quê?
    • Recepção / Acolhimento
      • Prever uma zona de acolhimento.
      • As boas-vindas são o primeiro passo de transformar um evento num acontecimento “quente”.
      • Colocar indicações óbvias, ou “sinaleiros” no trajecto até à sala; prever “buracos negros”.
      • Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de materiais informativos gerais, de identificador; mas não de comunicações a serem apresentadas.
      • Registar as presenças. Pedir contactos para BD (pp. E-mail)
      • Sala de acolhimento para convidados especiais enquanto se espera para que tudo esteja a postos para começar.
      Onde? Como? Quando?
    • Sala
      • Disposição da sala: sentados/de pé... ; plateia, semicírculo, círculo;
      • Canais de circulação (publico e convidados): meio, lados, orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados..
      • Cálculo da capacidade para gestão de entradas.
      • Cadeiras: conforto, ruído, distância,..
      • Iluminação: natural/artificial; garantir destaque para centro do evento; redução com projecções;
      • Temperatura: procurar equilíbrio. Calor mata um evento; frio também.
      • Arejamento: necessidade de garantir ar fresco, pp. depois de algum tempo e para eventos com mt gente.
      • Projecção: suficientemente legível da última fila. Operador ou apoio técnico sempre presente. Apresentações previamente instaladas e testadas.
      Onde? Como? Quando?
    • Segurança
      • Verificação de extintores mais próximos.
      • Saídas de emergência desimpedidas.
      • Contactos de Bombeiros e polícia em local acessível.
      • (VIP) Garantir vigilância do circuito de transito com atenção a qualquer elemento estranho
      • Protocolo de acção para indisposições, desmaios,..
      Onde? Como? Quando?
    • Higiene
      • Verificar existência de WC próximos, bem indicados e limpos.
      • Garantir a sua higiene: antes, durante e depois – piquete de limpeza
      • Não falhar pormenores: papel higiénico, sabonete líquido, toalhas de papel, caixotes de lixo..
      • Ter alternativas identificadas em caso de avarias, sobrelotação,..
      Onde? Como? Quando?
    • Ensaios e testes
      • Tudo deve ser testado duas vezes, uma das quais 30 min. antes. O som deve ser testado 1 min. antes de começar, ligando os micros e verificando que estão a funcionar bem.
      • Os movimentos mais complexos devem ser ensaiados (trajectos,…).
      Onde? Como? Quando?
    • Composição da mesa
      • Precedências:
      mesa Plateia 1 2 3 4 6 5 7 Onde? Como? Quando?
      • No centro da mesa fica o convidado mais importante.
      • A distribuição protocolar dos lugares é feita com o nº 2 à direita do nº1, o nº 3 à esquerda do nº1, …
      • O anfitrião pode ficar à direita do nº 1 ou no último lugar (é esse que nós preferimos..)
      • Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai por ordem ascendente de importância. Depois do convidado principal – último a falar – mais ninguém intervém.
      • Um apresentador declara aberta a sessão, dá as entradas a cada orador e dá por encerrada a sessão. Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador seguinte.
      Onde? Como? Quando?
    • Curso da sessão
      • Cumprimento do guião
      • Atenção ao ritmo e combate aos tempos mortos.
      • Papel do moderador e da organização. Controle on-going
      • Comunicação de olhares: chefe do evento - lugar tenente - equipa.
      • Importância essencial dos factores de conforto e de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos materiais projectados,…
      Onde? Como? Quando?
    • Cenários de contingência
      • Pouca participação – distribuição malhada, tirar cadeiras alargando espaços, chamar figurantes,..
      • Excesso de participantes – retirar cadeiras para dar lugar em pé, abrir portas para criar clareiras de audição fora de portas,..
      • Falha de conferencistas – o moderador sempre preparado para se ajustar a novos formatos de sessão
      • Falha de som e de audiovisuais. – microfones suplentes, verificação de ligação de cabos, pilhas adicionais, portátil alternativo,…
      • Falha de electricidade. – saídas de emergência, luz de presença,..
      Onde? Como? Quando?
    • Materiais de apoio
      • Plateia: cadeiras dispostas com espaço suficiente de passagem (– 2 palmos)
      • Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas), cenário fundo.
      • Audiovisuais: projector, tela, sistema som
      • Computador portátil
      • Bandeiras
      • Cenário de fundo.
      • Plantas e flores.
      • Placas comemorativas.
      • Bastidores e mesa de apoio organização.
      • Águas e copos para conferencistas. (Atenção ás substituições e reabastecimentos.)
      • Identificadores ( toblerones ) de dupla face para conferencistas qd existe mesa.
      Recursos?
    • Som
      • Microfones – com (ligação dos cabos) /sem fios (pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off bem conhecido,..
      • Pés e suportes – capacidade de ajustamento.
      • Amplificador e colunas.
      • Efeito de abafamento – sala com público abafa o som; é necessário compensar.
      • Feed-back – retroalimentação: o som das colunas está a reentrar nos micros.
      • Ruídos parasitas.
      • Operador sempre presente (depois do último teste – 1 min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala para monitorizar o som, tendo disponível mesa de controle
      Recursos?
    • Decoração
      • Do espaço: sóbria, com referências à imagem corporativa (cartaz, logotipo..); sem nada que distraia.
      • mesa presidencial:
        • Plantas: base da mesa.
        • Flores: em cima da mesa (que não tapem, nem incomodem..)
      Recursos?
    • Tradução simultânea
      • Materiais de apoio: auscultadores, gabinetes de tradução.
      • indicação dos canais por língua.
      • Disponibilização de textos (qd existem) para facilitação do trabalho dos tradutores.
      • Avisar conferencistas para falarem + lento.
      Recursos?
    • Concorrência
      • Verificação prévia de:
        • Datas incompatíveis (feriados) ou inconvenientes (6º feira à tarde; dia de ponte)
        • Outros eventos agendados, na mesma área temática
        • Outros eventos de grande impacto mediático
        • Greves marcadas.
      Concorrência?