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  • 1. Organização de eventos Sugestões práticas
  • 2. As perguntas essenciais
    • O quê?
    • Para quê? Qual é o resultado final desejado?
    • Para quem?
    • Onde? Como? Quando?
    • Quem faz o quê?
    • Que recursos?
    • Concorrência?
  • 3. Planeamento do evento
    • Definição exacta do que se pretende fazer e de quais são os resultados finais a alcançar (metas)
    • Definir um Guião com descrição de etapa-a-etapa.
    • Cronograma, com tempos bem definidos.
    O quê? / Para quê?
  • 4. Planeamento (cont.)
    • Fluxo dos convidados. (entrada, passagem, saída,..alternativas de segurança).
    • Quem conduz a comitiva (á frente) Gráficos de disposição de elementos.
    • Responsáveis por etapa.
    O quê? / Para quê?
  • 5. Convites
    • Definição do universo de convidados. Mailing-list bem trabalhada, com a devida segmentação. Utilização de NTI (SMS e e-mail). Carta personalizada para contactos formais.
    • Mensagem do convite. Não esquecer informação essencial (data, dia da semana, hora, local/morada…).
    Para quem?
  • 6. Convites (cont.)
    • Prazos de envio: 2 semanas antes do evento. Recall 72 h. antes.
    • Publicitação abrangente para eventos de espectro largo: anúncio media, site institucional,..
    • Indicar acessibilidades ao local (Metro, autocarro, google maps)+local de estacionamento + próximo..
    Para quem?
  • 7. MCS
    • Lista segmentada de jornalistas.
    • Convite (2 semanas antes) com press-realese (Curto, incisivo, indo do mais importante para o menos – pirâmide invertida).
    • Informação para as agendas e recall dos convites com 72 horas de antecedência.
    • (á chegada) pasta de imprensa – resumos / comunicações integrais / documentação acessória, imagens digitais,...)
    Para quem?
  • 8. MCS (cont.)
    • Lugares reservados para jornalistas. Garantir tomadas de som e imagem. Prever momento para fotógrafos. Cuidar do enquadramento para fotografias.
    • (no fim) Garantir momento de P&R para jornalistas após o evento, com as entidades presentes de maior interesse jornalístico. Cuidar do enquadramento para imagem e de sossego suficiente.
    Para quem?
  • 9. Equipa
    • Quem faz o quê –cuidado com as “bolas para terra de ninguém..”
    • Quem coordena.
    • Reunir competências diversas: relações públicas, operação som/luz/computador, comunicação,..
    • Guião mt detalhado com toda a informação..
    • Mecanismo de inter-comunicação ( do gesto/olhar, à mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie..)
    • Reuniões:
      • De arranque e planeamento
      • De monitorização da preparação
      • De véspera (ensaios / testes)
      • De pré-execução ( 1 hora antes inicio da operação)
      • De avaliação
    Quem faz o quê?
  • 10. Recepção / Acolhimento
    • Prever uma zona de acolhimento.
    • As boas-vindas são o primeiro passo de transformar um evento num acontecimento “quente”.
    • Colocar indicações óbvias, ou “sinaleiros” no trajecto até à sala; prever “buracos negros”.
    Onde? Como? Quando?
  • 11. Recepção / Acolhimento (cont.)
    • Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de materiais informativos gerais, de identificador; mas não de comunicações a serem apresentadas.
    • Registar as presenças. Pedir contactos para BD (pp. E-mail)
    • Sala de acolhimento para convidados especiais enquanto se espera para que tudo esteja a postos para começar.
    Onde? Como? Quando?
  • 12. Sala
    • Disposição da sala: sentados/de pé... ; plateia, semicírculo, círculo;
    • Canais de circulação (publico e convidados): meio, lados, orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados..
    • Cálculo da capacidade para gestão de entradas.
    • Cadeiras: conforto, ruído, distância,..
    • Iluminação: natural/artificial; garantir destaque para centro do evento; redução com projecções;
    Onde? Como? Quando?
  • 13. Sala (cont.)
    • Temperatura: procurar equilíbrio. Calor mata um evento; frio também.
    • Arejamento: necessidade de garantir ar fresco, pp. depois de algum tempo e para eventos com mt gente.
    • Projecção:
      • suficientemente legível da última fila.
      • Operador ou apoio técnico sempre presente.
      • Apresentações previamente instaladas e testadas.
    Onde? Como? Quando?
  • 14. Segurança
    • Verificação de extintores mais próximos.
    • Saídas de emergência desimpedidas.
    • Contactos de Bombeiros e polícia em local acessível.
    • (VIP) Garantir vigilância do circuito de transito com atenção a qualquer elemento estranho
    • Protocolo de acção para indisposições, desmaios,..
    Onde? Como? Quando?
  • 15. Higiene
    • Verificar existência de WC próximos, bem indicados e limpos.
    • Garantir a sua higiene: antes, durante e depois – piquete de limpeza
    • Não falhar pormenores: papel higiénico, sabonete líquido, toalhas de papel, caixotes de lixo..
    • Ter alternativas identificadas em caso de avarias, sobrelotação,..
    Onde? Como? Quando?
  • 16. Ensaios e testes
    • Tudo deve ser testado duas vezes, uma das quais 30 min. antes. O som deve ser testado 1 min. antes de começar, ligando os micros e verificando que estão a funcionar bem.
    • Os movimentos mais complexos devem ser ensaiados (trajectos,…).
    Onde? Como? Quando?
  • 17. Composição da mesa
    • Precedências:
    mesa Plateia 1 2 3 4 6 5 7 Onde? Como? Quando?
  • 18.
    • No centro da mesa fica o convidado mais importante.
    • A distribuição protocolar dos lugares é feita com o nº 2 à direita do nº1, o nº 3 à esquerda do nº1, …
    • O anfitrião pode ficar à direita do nº 1 ou no último lugar (é esse que nós preferimos…)
    • Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai por ordem ascendente de importância. Depois do convidado principal – último a falar – mais ninguém intervém.
    • Um apresentador declara aberta a sessão, dá as entradas a cada orador e dá por encerrada a sessão. Pode tb fazer o ajustamento do micro para o orador seguinte.
    Onde? Como? Quando?
  • 19. Curso da sessão
    • Cumprimento do guião
    • Atenção ao ritmo e combate aos tempos mortos.
    • Papel do moderador e da organização. Controle on-going
    • Comunicação de olhares: chefe do evento - lugar tenente - equipa.
    • Importância essencial dos factores de conforto e de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos materiais projectados,…
    Onde? Como? Quando?
  • 20. Cenários de contingência
    • Pouca participação – distribuição malhada, tirar cadeiras alargando espaços, chamar figurantes,..
    • Excesso de participantes – retirar cadeiras para dar lugar em pé, abrir portas para criar clareiras de audição fora de portas,..
    • Falha de conferencistas – o moderador sempre preparado para se ajustar a novos formatos de sessão
    • Falha de som e de audiovisuais. – microfones suplentes, verificação de ligação de cabos, pilhas adicionais, portátil alternativo,…
    • Falha de electricidade. – saídas de emergência, luz de presença,..
    Onde? Como? Quando?
  • 21. Materiais de apoio
    • Plateia: cadeiras dispostas com espaço suficiente de passagem (– 2 palmos)
    • Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas), cenário fundo.
    • Audiovisuais: projector, tela, sistema som
    • Computador portátil
    • Bandeiras
    • Cenário de fundo.
    • Plantas e flores.
    • Placas comemorativas.
    • Bastidores e mesa de apoio organização.
    • Águas e copos para conferencistas. (Atenção ás substituições e reabastecimentos.)
    • Identificadores ( toblerones ) de dupla face para conferencistas qd existe mesa.
    Recursos?
  • 22. Som
    • Microfones – com (ligação dos cabos) /sem fios (pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off bem conhecido,..
    • Pés e suportes – capacidade de ajustamento.
    • Amplificador e colunas.
    • Efeito de abafamento – sala com público abafa o som; é necessário compensar.
    • Feed-back – retroalimentação: o som das colunas está a reentrar nos micros.
    • Ruídos parasitas.
    • Operador sempre presente (depois do último teste – 1 min antes ligar micros) deve ficar no fundo da sala para monitorizar o som, tendo disponível mesa de controle
    Recursos?
  • 23. Decoração
    • Do espaço: sóbria, com referências à imagem corporativa (cartaz, logotipo..); sem nada que distraia.
    • mesa presidencial:
      • Plantas: base da mesa.
      • Flores: em cima da mesa (que não tapem, nem incomodem..)
    Recursos?
  • 24. Tradução simultânea
    • Materiais de apoio: auscultadores, gabinetes de tradução.
    • indicação dos canais por língua.
    • Disponibilização de textos (qd existem) para facilitação do trabalho dos tradutores.
    • Avisar conferencistas para falarem + lento.
    Recursos?
  • 25. Concorrência
    • Verificação prévia de:
      • Datas incompatíveis (feriados) ou inconvenientes (6º feira à tarde; dia de ponte)
      • Outros eventos agendados, na mesma área temática
      • Outros eventos de grande impacto mediático
      • Greves marcadas.
    Concorrência?