Universidad Católica Santa María La Antigua Abdiel Ho Eduardo Hernández Fernando Palm Javier Pérez OUTSOURCING Profesor Justiniano Montenegro Grupo 05

Abdiel Ho

Eduardo Hernández

Fernando Palm

Javier Pérez

Outsourcing es el empleo estratégico de recursos externos para realizar actividades que normalmente son llevadas a cabo internamente. Esta es una estrategia efectiva no sólo para reducir costos, sino también para optimizar el retorno de las inversiones focalizando los esfuerzos de la empresa en su core business. Grupo 05 OUTSOURCING

Outsourcing es el empleo estratégico de recursos externos para realizar actividades que normalmente son llevadas a cabo internamente. Esta es una estrategia efectiva no sólo para reducir costos, sino también para optimizar el retorno de las inversiones focalizando los esfuerzos de la empresa en su core business.

Beneficios del outsourcing: A continuación se agruparán en 3 grandes categorías algunos beneficios del outsorcing. Beneficios Económicos Disminución de costos, porque la empresa evita la creación de estructuras administrativas con capacidad ociosa improductiva. Transforma costos fijos en variables, es decir, la empresa paga sólo por lo que usa. Mejora la utilización de los recursos, logrando de esta forma un mejor nivel de productividad y eficiencia. Grupo 05 OUTSOURCING

Beneficios del outsourcing:

A continuación se agruparán en 3 grandes categorías algunos beneficios del

outsorcing.

Beneficios Económicos

Disminución de costos, porque la empresa evita la creación de estructuras administrativas con capacidad ociosa improductiva.

Transforma costos fijos en variables, es decir, la empresa paga sólo por lo que usa.

Mejora la utilización de los recursos, logrando de esta forma un mejor nivel de productividad y eficiencia.

Beneficios Estratégicos Permite al cliente enfocarse en actividades estratégicas indispensables para el desarrollo y crecimiento de su negocio. Sin preocuparse por las tareas operativo-administrativas recurrentes. En otras palabras: “zapatero a su zapato”. Acceso permanente a especialistas en las distintas materias. Acceso a procedimientos administrativos probados y a mejores Tecnologías, difíciles de obtener en un departamento interno. Beneficios Cualitativos Solución rápida de problemas. Al contar con una vasta experiencia y personal entrenado, los mismos son más fáciles de detectar corregir. No existe la resistencia al cambio. Evita la dependencia del personal clave y disminuye riesgos operativos. Grupo 05 OUTSOURCING

Beneficios Estratégicos

Permite al cliente enfocarse en actividades estratégicas indispensables para el desarrollo y crecimiento de su negocio. Sin preocuparse por las tareas operativo-administrativas recurrentes. En otras palabras: “zapatero a su zapato”.

Acceso permanente a especialistas en las distintas materias.

Acceso a procedimientos administrativos probados y a mejores

Tecnologías, difíciles de obtener en un departamento interno.

Beneficios Cualitativos

Solución rápida de problemas. Al contar con una vasta experiencia y personal entrenado, los mismos son más fáciles de detectar corregir.

No existe la resistencia al cambio.

Evita la dependencia del personal clave y disminuye riesgos operativos.

Desventajas del outsourcing: Ahora bien, “ no todo lo que brilla es oro ”. Existen algunas desventajas del outsourcing que deberían colocarse en la balanza al momento de tomar una decisión.Podría ocurrir que Ud. pierda el control sobre algunas actividades de la Empresa y pase a depender de prioridades de terceros . Por su parte, el traspaso de información a terceros podría originar conflictos de confidencialidad. Grupo 05 OUTSOURCING

Desventajas del outsourcing:

Ahora bien, “ no todo lo que brilla es oro ”. Existen algunas desventajas del

outsourcing que deberían colocarse en la balanza al momento de tomar una

decisión.Podría ocurrir que Ud. pierda el control sobre algunas actividades de la Empresa y pase a depender de prioridades de terceros .

Por su parte, el traspaso de información a terceros podría originar conflictos

de confidencialidad.

Desventajas del outsourcing: Por último, en algunas ocasiones lo que parecía ser un beneficio económico no es tal, y puede ocurrir que los costos del outsourcing sean más elevados que si los hace uno con personal propio. No por casualidad, algunos de nuestros Clientes nos han pedido evaluar proyectos de internalización ( in-sourcing ). Esto es el espejo de los proyectos de outsourcing y consiste en evaluar desde el punto de vista económico-estratégico la conveniencia de internalizar algunas actividades que las está realizando otra Empresa. Grupo 05 OUTSOURCING

Desventajas del outsourcing:

Por último, en algunas ocasiones lo que parecía ser un beneficio económico

no es tal, y puede ocurrir que los costos del outsourcing sean más

elevados que si los hace uno con personal propio.

No por casualidad, algunos de nuestros Clientes nos han pedido evaluar

proyectos de internalización ( in-sourcing ). Esto es el espejo de los

proyectos de outsourcing y consiste en evaluar desde el punto de vista

económico-estratégico la conveniencia de internalizar algunas actividades

que las está realizando otra Empresa.

EMPRESAS DE OUTSOURCING Grupo 05 OUTSOURCING

EMPRESAS DE OUTSOURCING

Multitek = Central telefónica voip Tecnasa = Docwer Sonitel = Planilla Solusoft =Base Dato RH Centauri = Consultaría de Seguridad Apactec = Sistema integrado Multimedia 3D E- Pago = Switch Inter empresarial SSA System = Plataforma Solaris (Servidor DNS, DCHP) Alsenict = Mejoramiento de Proceso Informáticos PWC = Auditoria externa de tecnologías informática CW = Plataforma de Integración Inteligente en PYMEs Grupo 05 OUTSOURCING Empresas

Multitek = Central telefónica voip

Tecnasa = Docwer

Sonitel = Planilla

Solusoft =Base Dato RH

Centauri = Consultaría de Seguridad

Apactec = Sistema integrado Multimedia 3D

E- Pago = Switch Inter empresarial

SSA System = Plataforma Solaris (Servidor DNS, DCHP)

Alsenict = Mejoramiento de Proceso Informáticos

PWC = Auditoria externa de tecnologías informática

CW = Plataforma de Integración Inteligente en PYMEs

Telecarrier = Data Center Ernest & Young= Auditoria Estuempleo = Recurso Humano Deloite = Auditoria Latin Data Software = Plataforma desarrollo de software Soluciones Segura = Seguridades de Redes Informática Hosting Panamá = Hosting Web y Data Center Maga System = Soporte técnico y desarrollo de arquitectura Saber de Panamá = Capacitaciones Grupo 05 OUTSOURCING Empresas

Telecarrier = Data Center

Ernest & Young= Auditoria

Estuempleo = Recurso Humano

Deloite = Auditoria

Latin Data Software = Plataforma desarrollo de software

Soluciones Segura = Seguridades de Redes Informática

Hosting Panamá = Hosting Web y Data Center

Maga System = Soporte técnico y desarrollo de arquitectura

Saber de Panamá = Capacitaciones

Centarui Tec Diseño y Desarrollo de la estructura de seguridad informática. Latin Data Diseño implementación de un sistema ERP Ernest & Young Auditoria de los sistemas contables y financieros del proyecto y subproyectos Grupo 05 OUTSOURCING Empresas Seleccionadas

Centarui Tec

Diseño y Desarrollo de la estructura de seguridad informática.

Latin Data

Diseño implementación de un sistema ERP

Ernest & Young

Auditoria de los sistemas contables y financieros del proyecto y subproyectos

Centarui Tec Diseño y Desarrollo de la estructura de seguridad informática. Sustentación Cumplió a satisfacción con los requerimientos de la matriz evaluadora esta empresa cuenta con el capital humano necesario para cumplir los requerimientos de el diseño y desarrollo de la estructura de seguridad informática. Demostrado con trabajos realizados previamente. Grupo 05 OUTSOURCING Empresas Seleccionadas

Centarui Tec

Diseño y Desarrollo de la estructura de seguridad informática.

Sustentación

Cumplió a satisfacción con los requerimientos de la matriz evaluadora esta empresa cuenta con el capital humano necesario para cumplir los requerimientos de el diseño y desarrollo de la estructura de seguridad informática. Demostrado con trabajos realizados previamente.

Latin Data Diseño implementación de un sistema ERP Sustentación Cumplió a satisfacción con los requerimientos de la matriz evaluadora esta empresa cuenta con el capital humano necesario para cumplir los requerimientos del diseño e implementación de un sistema ERP. La empresa fue seleccionada en la fase I del proyecto para elaborar el sistema contable de la misma y cuenta con la experiencia no solo de programación de código abierto si no que conoce los pormenores de la gestión administrativa y financiera del proyecto. Cuenta con la no objeción del BM. Grupo 05 OUTSOURCING Empresas Seleccionadas

Latin Data

Diseño implementación de un sistema ERP

Sustentación

Cumplió a satisfacción con los requerimientos de la matriz evaluadora esta empresa cuenta con el capital humano necesario para cumplir los requerimientos del diseño e implementación de un sistema ERP. La empresa fue seleccionada en la fase I del proyecto para elaborar el sistema contable de la misma y cuenta con la experiencia no solo de programación de código abierto si no que conoce los pormenores de la gestión administrativa y financiera del proyecto. Cuenta con la no objeción del BM.

Ernest & Young Auditoria de los sistemas contables y financieros del proyecto y subproyectos Sustentación Cumplió a satisfacción con los requerimientos de la matriz evaluadora esta empresa cuenta con el capital humano necesario para cumplir los requerimientos de auditoria de los sistemas contables y financieros del proyecto y subproyectos además cuenta con la no objeción del BM, y es la única con el personal necesario para auditar a los 450 subproyectos que por lo general se encuentra en áreas remotas de difícil acceso. Grupo 05 OUTSOURCING Empresas Seleccionadas

Ernest & Young

Auditoria de los sistemas contables y financieros del proyecto y subproyectos

Sustentación

Cumplió a satisfacción con los requerimientos de la matriz evaluadora esta empresa cuenta con el capital humano necesario para cumplir los requerimientos de auditoria de los sistemas contables y financieros del proyecto y subproyectos además cuenta con la no objeción del BM, y es la única con el personal necesario para auditar a los 450 subproyectos que por lo general se encuentra en áreas remotas de difícil acceso.

TÉRMINOS DE REFERENCIA ERP FASE I Grupo 05

MODULOS REQUERIDOS A. Planeación y Presupuesto B. Modulo de Adquisiciones C. Contabilidad y Tesorería D. Módulos Extras Grupo 05

A. Planeación y Presupuesto

B. Modulo de Adquisiciones

C. Contabilidad y Tesorería

D. Módulos Extras

Planeación y Presupuesto Tiene como objetivo facilitar la preparación racional y oportuna de planes y presupuestos para la ejecución, seguimiento y evaluación de resultados físicos y financieros de los proyectos. El modulo deberá incluir lo siguiente: • Permitirá parametrizar hasta 6 niveles en la planeación dependiendo los requerimientos del proyecto según su COSTAB. Ejemplo, componente, subcomponente, actividad, sub actividad, tarea, sub tarea. • Establecer las categorías de inversión de acuerdo al convenio del préstamo y objeto de gasto de acuerdo al gobierno. • Podrá manejar las cuentas presupuestarias del Estado y del Ente Administrador de Fondos a efectos de poder conciliar el control de la ejecución con los registros de tales organismos. Grupo 05

Tiene como objetivo facilitar la preparación racional y oportuna de planes y presupuestos para la ejecución, seguimiento y evaluación de resultados físicos y financieros de los proyectos.

El modulo deberá incluir lo siguiente:

• Permitirá parametrizar hasta 6 niveles en la planeación dependiendo los requerimientos del proyecto según su COSTAB. Ejemplo, componente, subcomponente, actividad, sub actividad, tarea, sub tarea.

• Establecer las categorías de inversión de acuerdo al convenio del préstamo y objeto de gasto de acuerdo al gobierno.

• Podrá manejar las cuentas presupuestarias del Estado y del Ente Administrador de Fondos a efectos de poder conciliar el control de la ejecución con los registros de tales organismos.

Planeación y Presupuesto • El POA del proyecto se generará automáticamente a partir de los recursos asignados a las actividades del plan de implementación. • Facilitará la preparación del Plan Operativo Anual (POA). • Hace automáticamente el cálculo de los aportes local y externo (Paripasu). • Reportes gráficos de la Planeación. • Informe de Plan Operativo Anual Resumido. • Informe de Plan Operativo Anual Detallado. • Informe de Plan Operativo Anual Planeado vs Ejecutado (detallado y Resumido) • Informe de Planeación por línea presupuestaria o Actividad del ente administrador de fondos. • Informe de Planeación por Componente y por Financiador. • Informe de Planeación por Objeto del Gasto. • Informe de Planeación por Categoría de inversión. • Apertura y cierre de Planeación. Grupo 05

• El POA del proyecto se generará automáticamente a partir de los recursos asignados a las actividades del plan de implementación.

• Facilitará la preparación del Plan Operativo Anual (POA).

• Hace automáticamente el cálculo de los aportes local y externo (Paripasu).

• Reportes gráficos de la Planeación.

• Informe de Plan Operativo Anual Resumido.

• Informe de Plan Operativo Anual Detallado.

• Informe de Plan Operativo Anual Planeado vs Ejecutado (detallado y Resumido)

• Informe de Planeación por línea presupuestaria o Actividad del ente administrador de fondos.

• Informe de Planeación por Componente y por Financiador.

• Informe de Planeación por Objeto del Gasto.

• Informe de Planeación por Categoría de inversión.

• Apertura y cierre de Planeación.

Planeación y Presupuesto • Codificación de la Partida • Presupuesto anual • Traslado de partidas • Inclusión tardía de partidas • Redistribución de la partida • Solicitud de Reserva de fondos • Apertura y cierre de periodo • Aportaciones a partidas externas • Ajuste de presupuesto • Informes de presupuesto Grupo 05

• Codificación de la Partida

• Presupuesto anual

• Traslado de partidas

• Inclusión tardía de partidas

• Redistribución de la partida

• Solicitud de Reserva de fondos

• Apertura y cierre de periodo

• Aportaciones a partidas externas

• Ajuste de presupuesto

• Informes de presupuesto

Modulo de Adquisiciones Tiene como objetivo facilitar la adquisición de bienes, obras y servicios necesarios para la ejecución de los proyectos en tiempo oportuno, con la calidad esperada a precios razonables y mediante un proceso que asegure eficiencia, eficacia y transparencia. En la actualidad el modulo le da seguimiento a la siguiente información: • Permite definir los métodos de adquisición y sus pasos establecidos en los contratos de préstamo. • Crear una base de datos de Consultores y Proveedores. • Registro del Plan de Adquisiciones. • Emite reportes sobre la situación de las adquisiciones (por tipo, por método entre otros) • Emite la solicitud de contrato y solicitud de orden de compra • Permite ingresar información sobre los contratos como número de contrato, beneficiario, monto del contrato, cantidad de pagos, enmiendas, etc. Grupo 05

Tiene como objetivo facilitar la adquisición de bienes, obras y servicios necesarios para la ejecución de los proyectos en tiempo oportuno, con la calidad esperada a precios razonables y mediante un proceso que asegure eficiencia, eficacia y transparencia.

En la actualidad el modulo le da seguimiento a la siguiente información:

• Permite definir los métodos de adquisición y sus pasos establecidos en los contratos de préstamo.

• Crear una base de datos de Consultores y Proveedores.

• Registro del Plan de Adquisiciones.

• Emite reportes sobre la situación de las adquisiciones (por tipo, por método entre otros)

• Emite la solicitud de contrato y solicitud de orden de compra

• Permite ingresar información sobre los contratos como número de contrato, beneficiario, monto del contrato, cantidad de pagos, enmiendas, etc.

Modulo de Adquisiciones • Registro de órdenes de compra. • Control de capacitaciones programadas y realizadas. • Subproyectos. • Emisión del acta de entrega. Grupo 05

• Registro de órdenes de compra.

• Control de capacitaciones programadas y realizadas.

• Subproyectos.

• Emisión del acta de entrega.

Modulo de Adquisiciones Adicionalmente se realizarán las siguientes adecuaciones al módulo de compras: • Incluir una opción para que los colaboradores puedan generar requisiciones de compra. • Las requisiciones de compra deben ser notificadas por el sistema a aquellos usuarios que se designe para aprobación y no seguirán su trámite hasta no obtener el Visto Bueno de estos. • Una vez aprobadas el sistema debe permitir generar solicitudes de cotización a los proveedores indicados. • El sistema permitirá actualizar el cuadro comparativo a medida que los proveedores hagan llegar sus ofertas. • Una vez completado el cuadro comparativo el sistema deberá notificar a los colaboradores designados para realizar su evaluación. • El sistema debe permitir a los usuarios que evalúan poder seleccionar distintas alternativas de compra. Grupo 05

Adicionalmente se realizarán las siguientes adecuaciones al módulo de compras:

• Incluir una opción para que los colaboradores puedan generar requisiciones de compra.

• Las requisiciones de compra deben ser notificadas por el sistema a aquellos usuarios que se designe para aprobación y no seguirán su trámite hasta no obtener el Visto Bueno de estos.

• Una vez aprobadas el sistema debe permitir generar solicitudes de cotización a los proveedores indicados.

• El sistema permitirá actualizar el cuadro comparativo a medida que los proveedores hagan llegar sus ofertas.

• Una vez completado el cuadro comparativo el sistema deberá notificar a los colaboradores designados para realizar su evaluación.

• El sistema debe permitir a los usuarios que evalúan poder seleccionar distintas alternativas de compra.

Modulo de Adquisiciones • Cuando se haya completado la evaluación el sistema debe notificar a los miembros de comité de evaluación los cuales deberán aprobar la compra. (El sistema también debe imprimir el acta del comité). • Las compras aprobadas por el comité se notificaran al contador para que emita la respectiva orden de compra y solicitud de cheque. • El sistema debe proporcionar medios para visualizar los documentos originales como cotizaciones, facturas, etc. Relacionados con cada proceso de compras. Grupo 05

• Cuando se haya completado la evaluación el sistema debe notificar a los miembros de comité de evaluación los cuales deberán aprobar la compra. (El sistema también debe imprimir el acta del comité).

• Las compras aprobadas por el comité se notificaran al contador para que emita la respectiva orden de compra y solicitud de cheque.

• El sistema debe proporcionar medios para visualizar los documentos originales como cotizaciones, facturas, etc. Relacionados con cada proceso de compras.

Contabilidad y Tesorería 1. Parametrización del formato de solicitud de pago. 2. Catálogo de Cuentas. 3. Solicitudes de Pago. 4. Comprobantes de Ingreso. 5. Comprobantes de Egreso. 6. Registros contables. 7. Comprobantes de pago (con generación de asientos recursivos). 8. Notas de Contabilidad. 9. Conciliación Bancaria. 10. Administración de Bienes. Control del Inventario Físico. Depreciación Grupo 05

1. Parametrización del formato de solicitud de pago.

2. Catálogo de Cuentas.

3. Solicitudes de Pago.

4. Comprobantes de Ingreso.

5. Comprobantes de Egreso.

6. Registros contables.

7. Comprobantes de pago (con generación de asientos recursivos).

8. Notas de Contabilidad.

9. Conciliación Bancaria.

10. Administración de Bienes.

Control del Inventario Físico.

Depreciación

Contabilidad y Tesorería 11. Informes del Banco Mundial • Inversión por Categoría. • Generación de SOES. • Fuente y Uso de Fondos (FMR 1A). • Disponibilidad Real por Categoría. • Uso de Fondos por Planeación (FMR 1B) (Es un comparativo de lo planeado vs lo ejecutado por componente, subcomponente y actividad reflejando el acumulado desde el inicio del proyecto y su variación a la fecha) Grupo 05

11. Informes del Banco Mundial

• Inversión por Categoría.

• Generación de SOES.

• Fuente y Uso de Fondos (FMR 1A).

• Disponibilidad Real por Categoría.

• Uso de Fondos por Planeación (FMR 1B)

(Es un comparativo de lo planeado vs lo ejecutado por componente, subcomponente y actividad reflejando el acumulado desde el inicio del proyecto y su variación a la fecha)

Contabilidad y Tesorería • Informe de Inversión por Categoría detallado. • Estado de Inversiones. • Estado de Efectivo Recibido y desembolsado efectuados. • Ejecución por objeto del gasto. • Detalle de ejecución por objeto del gasto. • Informe de solicitudes de pago detalladas. Grupo 05

• Informe de Inversión por Categoría detallado.

• Estado de Inversiones.

• Estado de Efectivo Recibido y desembolsado efectuados.

• Ejecución por objeto del gasto.

• Detalle de ejecución por objeto del gasto.

• Informe de solicitudes de pago detalladas.

Contabilidad y Tesorería 12. Informes contables • Balance de Comprobación. • Movimiento de cuentas. • Movimiento de cuentas por proveedor. • Movimiento de cuentas por contrato. 13. Pantallas Especiales de consultas. • Consultas de saldos. • Consultas de Transacciones. • Consultas de Contratos. • Consultas de Órdenes de Compra. • Consultas de Capacitaciones. • Consultas de Subproyectos. Grupo 05

12. Informes contables

• Balance de Comprobación.

• Movimiento de cuentas.

• Movimiento de cuentas por proveedor.

• Movimiento de cuentas por contrato.

13. Pantallas Especiales de consultas.

• Consultas de saldos.

• Consultas de Transacciones.

• Consultas de Contratos.

• Consultas de Órdenes de Compra.

• Consultas de Capacitaciones.

• Consultas de Subproyectos.

Módulos Extras El sistema deberá quedar abierto para adiciones futuras de los módulos de RRHH, Capacitaciones, Monitoreo y Evaluación. Grupo 05

El sistema deberá quedar abierto para adiciones futuras de los módulos de RRHH, Capacitaciones, Monitoreo y Evaluación.

Servicios Complementarios Este servicio deberá incluir además: 􀂾 Instalación del sistema en el servidor y en las estaciones de trabajo. 􀂾 Capacitación. 􀂾 Garantía por 9 meses. 􀂾 Manuales de usuario. 􀂾 Seguimiento a los usuarios por el período de la garantía. 􀂾 Código fuente Se requiere que el programa trabaje en un servidor con SQL Server. Grupo 05

Este servicio deberá incluir además:

􀂾 Instalación del sistema en el servidor y en las estaciones de trabajo.

􀂾 Capacitación.

􀂾 Garantía por 9 meses.

􀂾 Manuales de usuario.

􀂾 Seguimiento a los usuarios por el período de la garantía.

􀂾 Código fuente

Se requiere que el programa trabaje en un servidor con SQL Server.

Sistema de Archivos Sistemas de Gestión de Correspondencia Grupo 05

Sistemas de Gestión de Correspondencia

Grupo 05 Matriz Evaluadora

Grupo 05 “ Gracias por Conservarlo”