2. Agenda
Gérer ses priorités: la matrice d'Eisenhower
En Outlook
Le calendrier
Les tâches
Astuces diverses
En réunion
Gérer le temps privé
3. Gérer ses priorités : La matrice d’Eisenhower
TACHES A
Importantes et Urgentes.
A faire immédiatement et à soi-même.
TACHES B
Peu importantes mais urgentes.
A déléguer ou à faire soi-même.
TACHES C
Importantes mais peu urgentes.
Mises en attente ou à déléguer.
TACHES D
Peu importantes etpeu urgentes.
Mises en attente ou à supprimer.
4. En Outlook
•Vérifiez ses courriels 3 à 4 fois par jour. A un moment déterminé.
•Désactivez la fonction d’alerte de réception des courriels.
•Utilisez les catégories et les archives. Mailboxclean chaque jour.
•Si message requiert une action, transférer mail en tâche
•Utilisez les règles pour classer automatiquement newsletter etc..
•Priorité au mail où vous êtes en to. Cc accessoire
5. Le calendrier
•Réservez 30% du temps pour l’imprévu chaque jour.
•Indiquez la durée du trajet à prévoir avant et après la réunion en extérieur.
•Fixer un rdv avec soi-même pour une tâche importante.
6. Les tâches
•Toujours créer une tâche pour ce qu’il y a à faire même si insignifiant. La mémoire à court terme ne peut retenir que 7 informations en même temps.
•Une tâche commencée doit toujours être finie.
•Utilisez l’option assurer un suivi.
•Tâches récurrentes.
7. Astuces diverses
•Ranger son bureau (bac: in, out et en attente)
•Comptez vos manipulations. Les documents de votre dossier " en attente" ne doivent pas être manipulés plus de trois fois. Passé ce délai, trois actions s'imposent devant un document : jetez-le, classez-le ou annotez-le pour transmission
8. En réunion
•N'attendez jamais les retardataires. En attendant les retardataires avant de commencer une réunion, vous récompensez ceux-ci et pénalisez les personnes ponctuelles. La prochaine fois, ceux qui étaient à l'heure seront en retard, et les autres le seront encore plus.
•Avoir l’ordre du jour de la réunion, le timing et s’y tenir.
9. Gérer son temps privé
•Courses sur internet (gain de temps, budget mieux géré)
•Partager son calendrier (outlook2013) ou faire un calendrier commun (consultable sur internet)
