Le dispositif de veille stratégique du Département Santé Animale de l'Inra

Le dispositif de veille stratégique du Département Santé Animale de l'Inra Zoom sur un élément du dispositif : VERSA - Veille réglementaire en expérimentation animale, expérimentation en zone confinée, biosécurité Marie-Colette Fauré Inra – Département santé Animale Colloque "Ile de Science" - La veille : aide à la décision scientifique et stratégique ? 20 septembre 2007 à l’Institut d’Optique Graduate School, Palaiseau

L'INRA - Premier organisme européen de recherche agronomique

21 centres régionaux

75% de l’effectif en province

150 implantations

80 unités expérimentales (12 000 ha de superficie)

Effectif au 31/12/2004

8 848 agents

Environ 2 000 doctorants, chercheurs étrangers et stagiaires

 Mission : production de connaissances en

Agriculture

Alimentation

Environnement

Organisation

Le département Santé Animale Direction scientifique Animal et produits animaux Département Santé Animale

4 unités de recherche

16 unités mixtes de recherche

4 unités sous contrat

4 unités expérimentales

650 agents dont 406 agents INRA et 244 agents appartenant à d’autres organismes

Contexte général

La Santé Animale : préoccupation majeure des filières de production, des citoyens et des décideurs publics.

Crises sanitaires ou maladies émergentes : maladie de la "vache folle", grippe aviaire, chikungunya…

Organisation de la Santé Publique Vétérinaire en France peu lisible

En France, une offre de recherche dispersée alors que l’on assiste à des concentrations dans les grands pays européens

Constat au niveau du département

Une dispersion thématique et géographique au sein du département

Des champs disciplinaires à renforcer (virologie, parasitologie...)

Des dispositifs expérimentaux et de laboratoires nécessitant parfois des rénovations

Des recherches fondées sur les disciplines (bactériologie, virologie…) ou sur des questions biologiques et non sur les maladies

Un partenariat industriel à développer pour favoriser l’innovation

A l’origine de la veille...

Un élément clairement affiché dans le " Schéma Stratégique de département 2004-2007 : "un bureau de veille et d’information scientifique devra être mis en place dans la période quadriennale… il aura notamment pour objectif d’organiser et de coordonner

Une veille scientifique et thématique : l’anticipation des crises sanitaires ne peut être fondée que sur une méthodologie appropriée ;

L’identification et la formalisation des nombreuses actions des équipes du Département en relation avec les filières…

La valorisation des recherches par des produits adaptés en terme de cibles et de messages vers les communautés moins perméables aux journaux scientifiques"

Quelle démarche pour ce projet de veille ?

Une démarche émergente : la stratégie se construit au fur et à mesure (évolution adaptative des options stratégiques), elle émerge des actions engagées

S'appuie sur des réseaux, des outils collaboratifs et la capitalisation des savoirs

Nécessite flexibilité et capacité de réaction

Différentes dimensions du projet

Dimension stratégique : des objectifs permettant de la valeur ajoutée et un retour sur investissement pour le département

Dimension organisationnelle : structurer le projet, organiser le processus

Dimension humaine : acteurs, management, incitation au partage et à la collaboration

Dimension technologique : outils, tâches à automatiser (stockage, diffusion, collaboration..)

Dimension stratégique : des objectifs plus ciblés (1)

Meilleure connaissance et prise en compte de l’environnement externe (industriel, socio-professionnel, demande sociétale…) : orientation des recherches et aide à la décision, nouveaux partenariats…

Identification des forces internes : valorisation et préservation des domaines d’expertise

Gestion active des risques : maladies émergentes, zoonoses…

Meilleure maîtrise de l’information pour une bonne réactivité de l’organisation face aux évolutions : informations mieux organisées et plus rapidement disponibles

Lisibilité et visibilité plus grande au niveau national et international

Réflexions et échanges entre chercheurs du département : innovation et apprentissage organisationnels

Dimension stratégique : des objectifs plus ciblés (2)

Dimension organisationnelle : structurer le projet

Identifier les forces en présence

Définir les domaines de surveillance prioritaires qui constituent les grands axes de surveillance  positionnement recherché  zone où il est primordial d'être bien renseigné

Nécessité de travailler en sous systèmes en situant leur caractéristiques dans des systèmes technologiques précis

Approche par projets

Veille stratégique Champ d’application Objectifs Besoins des filières, offre d’expertise et positionnement du département Veille socio-industrielle R&D, Vaccin et diagnostic Médicament vétérinaire Filières et Groupements vétérinaires - Expertise dpt Élargir partenariat Connaissance des stratégies de recherche et développement Produits Portail en SA/SPV 2008 VeliSA http://velisa.tours.inra.fr/ VISA En cours Maladies émergentes zoonoses En cours Veille socio-professionelle Expérimentation animale, biosécurité, éthique, bien-être animal Veille réglementaire Démarches qualité, plates-formes RIO, collaboration avec d’autres organismes VERSA http://versa.tours.inra.fr Appels d’offres, demandes d’experts, bourses... Colloques, congrès, offre d’emploi… Veille événementielle Opportunité de financement, recrutement, emploi, formation… @genda http://wcentre.tours.inra.fr/sa/internet/prodsa/offre/ Veille sanitaire Identifier les problèmes émergents ou récurrents

Dimension humaine : les acteurs La cellule de veille Veille réglementaire Veille socio-professionnelle Veille industrielle Veille sanitaire Veille événementielle Ingénieur Qualité Expert scientifique du projet Expert scientifique du projet Expert scientifique du projet Délégation au Partenariat avec les Entreprises (DPE) Documentaliste Unité IASP Réseau d'experts Informaticien Unité Epidémiologie Main d'Œuvre Occasionnelle

Organisation de la veille : le réseau

Le dispositif s'appuie sur un travail en réseau : relier des acteurs complémentaires et hétérogènes

Les flux d'informations priment sur les stocks : capacité à transmettre l'informations détenues, à enrichir ces informations, à accroître leurs connaissances -> exemple : le réseau d'expert de VERSA

Le réseau repose sur la combinaison de 3 principes:

liberté d'action,

économie des forces,

concentration des efforts

Mais, tout réseau implique une certaine formalisation donc des stocks

Dimension technologique

Nécessité de s’outiller : pas de dispositifs coûteux mais des outils adaptés pour

mémoriser les sources,

capitaliser les informations,

animer les réseaux d’experts,

diffuser les produits de la veille

Référentiel réglementaire en expérimentation animale Base de données Événements Ressources Internet Informations internes Publications Comptes-rendus de réunion Colloques Séminaires Courriers Capitaliser Diffuser Collecter Veille stratégique Veille réglementaire Veille socio-professionnelle Veille sanitaire Veille événementielle Veille industrielle Base de données VELISA BDD Veille sanitaire VISA Identifier les sources d'information Experts Firmes organismes Ressources, informations articles… Portail en Santé Animale et en Santé Publique Vétérinaire Site web VERSA Plate-forme d’échange pour les filières, groupements vétérinaires @genda Répertoire d’événements Site Internet du département Site Intranet du département Informations VELISA Veille et littérature francophone en SA/SPV Veille Sanitaire

Un exemple de mise œuvre d’un projet de veille VERSA

http://versa.tours.inra.fr/

Pourquoi un projet de veille réglementaire en expérimentation ?

Activité à risques : expérimentation sur des pathogènes en milieu confiné (laboratoires L2 et L3, animaleries A2 et A3), éthique, bien-être animal…

Contraintes réglementaires fortes en constante évolution

Indispensable dans le cadre des projets de certification des unités expérimentales et des projets de plates-formes RIO (Réseau Inter organismes)

Absence de synthèse réglementaire sur ce sujet au niveau national

Réalisation de la phase initiale du projet

Projet mis en œuvre de fin mars à fin septembre 2005

Organisation en mode projet, comité de pilotage (chef de département, directeurs d’Unités expérimentales, délégué prévention)

Mobilisant les compétences de 4 ingénieurs (ou niveau ingénieur) et représentant 10 mois ETP

Ingénieur Qualité : 2,5 mois

Ingénieur informaticien : 2,5 mois

Étudiante maîtrise de documentation : 2 mois

Ingénieur documentaliste en charge du projet : 3 mois

Déroulement du projet

Organisation et mise en œuvre du processus de veille

Construction d'un référentiel réglementaire et création d'une application

Constitution d'un réseau de compétence

Le processus de veille Analyser l'impact des évolutions Intégrer les nouvelles exigences Anticiper… Collecter Analyser Capitaliser Diffuser Utiliser Evaluer Valoriser Définir le champ de la veille Norme AFNOR XP X50-053 Points sensibles et les risques liés au domaine de l'expérimentation en zone confinée À partir des sources sélectionnées Valider, indexer, organiser, stocker et rendre accessible les informations recueillies VERSA Charte, fiches synthétiques, analyse de textes… Ajuster, modifier…

Les sources d’information Organismes de recherche en science du vivant (CNRS, INSERM…) Associations professionnelles en expérimentation animale Alternatives à l’expérimentation animale Orgnaismes internationaux (FAO, OIE…) LEGIFRANCE Sites en sécurité alimentaire et hygiène Sites réglementation environnement Sites OGM Sources périphériques Sources prioritaires Sources secondaires Union européenne Eurlex Conseil de l’Europe Ministère de l'Agriculture

Le dispositif de surveillance

Surveillance des sources sélectionnées via :

une surveillance automatisée

la consultation régulière de site, de revues professionnelles…

des accords avec d'autres services assurant une activité de veille (services prévention de l'Inra…)

le réseaux d’experts

Les outils pour une surveillance automatisée Agent de surveillance Méta-moteurs Listes de diffusion Fils RSS Lettres d’information électroniques Moteurs de recherche Alerte Bases de données Listes de discussion

La veille au jour le jour…

Activité de veille assurée par 3 personnes

Environ 30 alertes / semaine à traiter :

Alimentation de la base de données si texte nouveau

Page du veilleur  informations sur un environnement plus large

La base de données : référentiel réglementaire

1er septembre 2007 : 370 notices

Liens entre documents

Renseignements complémentaires ou résumés

Possibilités de commentaires

Un système de recherche multi-critères

Accès au texte intégral

Notices de texte Lien vers une autre notice Texte intégral

Constitution d’un réseau de compétences Pourquoi un réseau d’experts ?

En raison des difficultés à recueillir des informations sur les projets de réglementation française dans ce domaine

Pour des échanges sur l'actualité réglementaire pour faciliter sa mise en œuvre

Pour de la valeur ajoutée par l'analyse des textes : commentaires, explications, synthèses…  dans une phase ultérieure du projet

Évolution et perspectives (1)

Une nouvelle version de VERSA au 15 septembre 2007 :

Amélioration de l’interface

Modification de la partie administration

Simplification du module d’échange entre experts

Amélioration de l’information à destination des experts : alerte lors de nouveaux textes dans la base de données, récapitulatif mensuel des informations de la page du veilleur

…

En conclusion (1)

VERSA

Premier élément de la veille stratégique du Département de Santé Animale

Un réseau d'une cinquantaine d'experts

400 utilisateurs enregistrés ayant accès à la base de données

100 à15O connexions/mois environ sur une base très spécialisée (mais unique)

Ce projet "pilote" a permis de déterminer une méthodologie applicable aux autres projets de veille du département  ce qui facilite aujourd'hui leur mise en œuvre .

En conclusion (2)

Les projets de veille sont des projets collectifs nécessitant des compétences multiples dans lesquels l’implication des professionnels de l’IST est indispensable/incontournable :