Marcelo martins gerenciamento das comunicações v1

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Slides da aula de gerenciamento das comunicações

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  • 1. Gerenciamento dasComunicaçõesProf. Marcelo Martins, MBA, PMPmarcelo.cmartins@yahoo.com.br
  • 2. Sobre o ProfessorProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 2 Experiência de mais de 14 anos em Gestão de Projetos eGerenciamento de Serviços de TI, incluindo projetos de Outsourcing,Business Continuity Management, Supplier Management,Gerenciamento de Nível de Serviço (SLM) e implantação de Escritóriode Projetos (PMO). Formado em Sistemas de Informação pela Universidade Regional deBlumenau e MBA Executivo em Gerenciamento de Projetos pela FGV-RJ. Possui Certificações PMP® (Project Management Professional),Cobit Foundation, ISO 20.000, Exin Cloud Computing, ITIL V2 Managere ITIL V3 Expert, Instrutor de cursos preparatórios para certificação PMP e ITIL eprofessor em cursos de pós graduação. Membro do PMI (ProjectManagement Institute) e Vice Presidente de Administração e Finançasdo PMI de Santa Catarina na gestão 2010/11 como voluntário. Membroda Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos (ABGP).
  • 3. Meus ContatosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações@marcelocmartinsmarcelo.cmartinshttp://br.linkedin.com/in/mcarvalhommarcelo.cmartins@yahoo.com.br3
  • 4. BibliografiaProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the ProjectManagement Body of Knowledge (PMBOK Guide). Firth Edition,USA, 2013.• KERZNER, Harold. Gerenciamento de Projetos: Uma AbordagemSistêmica Para Planejamento, Programação e Controle, 10ªEdição, USA, 2011• FILHO, Armando Terribili. Indicadores de Gerenciamento deProjetos, São Paulo, 2010.• FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS. Gerenciamento daComunicação em Projetos, Segunda Edição, São Paulo, 2010• PEASE, Allan. Desvendando os Segredos da LinguagemCorporal, USA, 2005• SHINYASHIKI, Roberto. Os Segredos das ApresentaçõesPoderosas, São Paulo, 2012• MERSINO, Anthony. Inteligência Emocional para Gerenciamentode Projetos.• DOW, William & TAYLOR, Bruce . Project ManagementCommunications Bible.USA. Addison-Weley, 2008.4
  • 5. Visão Geral daComunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações
  • 6. Evolução da ComunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações• Nossas sociedades primitivasdesenvolveram a fala pornecessidade de comunicação etroca de informações. Mas nãotinham como registrar o que erafalado.• Desenvolveram, então, para deixarregistro de suas informações eexperiência, símbolos e desenhosque podem ser encontrados atéhoje em sítios arqueológicos.6
  • 7. Evolução da ComunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações• Foi a partir da prensa de Gutenbergque a comunicação escrita tomouvulto e pôde multiplicar ainformação para todos.• Outros meios de divulgaçãosurgiram com o código de Morse, otelefone de Bell e o rádio deMarconi, encurtando as distâncias epossibilitando a comunicação maisrápida e universal entre as pessoas.7
  • 8. Evolução da ComunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações• Com o advento domicrocomputador, maisrecentemente tivemos o surgimentoda Internet e do correio eletrônico.• Atualmente contamos com diversosmecanismos de comunicação comotelefone celular, internet móvel,mídias sociais, entre outros.8
  • 9. O processo de comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações• Aristóteles foi o primeiro a citarum modelo de comunicação, aodizer que o processo necessitade três elementos:– aquele que fala– o que essa pessoa tentou dizer– aquele que escuta• Este conceito é a base dosmodelos de comunicação dehoje, pois deixou clara aexistência de um emissor, e deum receptor.9
  • 10. Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações...o processo que envolve atransmissão e a recepção demensagens entre uma fonteemissora e um destinatárioreceptor, no qual as informaçõessão codificadas na fonte edecodificadas no destino, com ouso de sistemas convencionadosde signos ou símbolos sonoros,escritos, iconográficos, gestuaisetc.Comunicação é...10
  • 11. O processo de comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das ComunicaçõesAdicionalmente comunicação significa:11tornarcomumtrocarinformaçõespartilharideiassentimentos experiências valores
  • 12. O processo de comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações....por meio de:12gestos palavras figuras imagenssímbolos estilo expressões modo
  • 13. O processo de comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 13Atualmente o processo de comunicação pode serrepresentado pelo modelo emissor-receptor:mensagem esignificadodesejadoCodificação Decodificaçãomensagem esignificadopercebidoCanalRuídoCodificaçãomensagem esignificadopercebidofeedback esignificadodesejadoO emissor é o componente que emite uma mensagem para o receptor. Por darorigem à comunicação, o emissor conhece o significado pretendido dessamensagem e deve codificá-la para que seja transmitida pelo canal decomunicação escolhido. Sua comunicação será eficaz quando atingir seuobjetivo e produzir a resposta desejada do receptorDecodificaçãoemissor receptor
  • 14. Canais de comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 14• A comunicação se utiliza de vários canais, cada umdeles apresentando vantagens e desvantagens emseu uso.• Entre os canais utilizados podem ser citados:orais escritoseletrônicos edigitais
  • 15. Ruídos na comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 15• Uso de jargões e gírias• Siglas e códigos• Distorções em sinais eletrônicos• Erros de escrita• Voz baixa ou rouca• Distância• Falta de atenção do receptor• Mensagem secundária ou paramensagem• Metamensagem
  • 16. Barreiras na ComunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 16São elementos que interferem e distorcem oprocesso de comunicação,dificultando ou impedindoo correto entendimento entre emissor e receptor.As barreiras podem ser:de conhecimento comportamentais organizacionais técnicas
  • 17. Barreiras de ConhecimentoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 17• Uso de linguagem não familiar a todos osenvolvidos• Falta de conhecimento no assunto a sercomunicado• Uso de equipamentos não dominados pelo emissorou receptor• Uso de jargões e siglas específicas de determinadaárea do conhecimento
  • 18. Barreiras ComportamentaisProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 18• Desconfiança entre as partes• Atitudes hostis ou preconceituosas• Ansiedade• Desinteresse• Omissão intencional• Não saber ouvir• Falta de atenção ao assunto• PrejulgamentosUma das recomendações é o uso intenso da comunicação face a face, quepossui recursos diferentes daqueles que são próprios da comunicaçãoescrita e impressa.
  • 19. Barreiras OrganizacioaisProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 19• Estruturas organizacionaisinflexíveis• Burocracia• Excesso de regras, padrões eprocedimentos• Equipamentos de comunicaçãoinacessíveis, inadequados ouultrapassados• Cultura organizacional quedesestimule a comunicação
  • 20. Barreiras TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 20• Equipamentos obsoletos• Baixa qualidade detransmissão• Distorções de sinal• Uso incorreto de padrõestécnicos• Desconhecimento datecnologia empregada• Versões conflitantes desistemas informatizados
  • 21. Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 21Dúvidas?
  • 22. Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 22Como superaras barreiras dacomunicação?
  • 23. Como superar as barreiras da comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 23• definir exatamente que tipo de informação deve serenviada a cada parte interessada• usar estilo de redação claro e objetivo• usar terminologia apropriada, evitando os jargões• usar metáforas adequadas, capazes deexemplificar situações mais complexas ou detalhestécnicos• fazer uso de técnicas de apresentação• pedir feedback ao receptor e verificar acompreensão do que foi transmitido
  • 24. Como superar as barreiras da comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 24• não omitir atrasos ou outros problemas• levar em conta que aspectos politicos e estruturasde poder podem influenciar na condução deprojetos• deixar claras a existência e disponibilidade de umcanal aberto para esclarecimentos• ter em conta que, para equipes virtuais, pode serdifícil a realização de reuniões presenciais• ter conhecimento e fazer uso apropriado dastecnologias
  • 25. Como superar as barreiras da comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 25• avaliar permanentemente e aperfeiçar as própriashabilidades técnicas e comportamentais,incorporando as lições aprendidas• usar uma estratégia proativa de comunicação queleve em consideração 3 elementos:– identificar marcos de comunicação nos quais o gerentereporte, aos principais stakeholders, os progressos doprojeto– estabelecer um canal de comunicação pessoal rápido edireto com os stakeholders– manter uma newsletter simples, mas atualizada, sobre oandamento do projeto
  • 26. 10.Gerenciamento daComunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações
  • 27. Comunicação e ProjetosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 27A gestão das comunicações é freqüentementeignorada pelos gerentes de projeto, porquemuitos acham que isso já está implícito no dia adia.Uma alta porcentagem de atritos, frustrações eineficiências nas relações tem como origem umacomunicação pobreFalha na interpretação de um requisito deprojeto, as dúvidas em uma solicitação demudanças, uma data compromissada que foiultrapassada são resultados de uma “quebra” nacomunicação
  • 28. ...o processo decomunicação dogerente deprojetos podeconsumir 90% oumais de seu tempoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 28Fonte: PMBOK 4ª Edição
  • 29. Fonte: Estudo de benchmarking em gerenciamento de projetos 2012Para 76% dasempresas, a falhana comunicação éo principal motivopara os projetosfracassaremProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 29
  • 30. Estudo de BenchmarkingProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 30Principais habilidades necessárias e valorizadas ao gerenciarprojetos nas organizaçõesFonte: Estudo de benchmarking em gerenciamento de projetos 2012
  • 31. Habilidades de comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 31a maioria dashabilidades decomunicação écomum para ogerenciamento gerale o gerenciamento doprojeto.Fonte: PMBOK 4ª Edição
  • 32. Habilidades de comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 32• Ouvir ativamente e de forma eficaz• Perguntar, investigando ideias e situações paragarantir melhor entendimento• Oferecer treinamento a equipe• Levantar fatos para identificar ou confirmarinformações• Definir e identificar as expectativas• Persuadir stakeholder a executar uma ação• Negociar para conseguir acordos aceitáveis• Solucionar conflitos para evitar impactos negativos• Resumir, recapitular e identificar as etapasseguintes
  • 33. Dimensões da ComunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 33Interna ExternaFormal InformalVertical HorizontalVerbal Não verbalOficial Não oficialEscrita Oral
  • 34. Canais de ComunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 34• À medida que o projeto se desenvolve aumenta onúmero de seus participantes• Cada elemento criará com outro um canal decomunicação para a troca de informações(comunicação interpessoal) e utilizará diferentestipos e estilos particulares para cada pessoa.
  • 35. Canais de ComunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 35• O número de canais de comunicação crescemlinear ou exponencialmente?• Para calcularmos o número de canais decomunicação utilizamos a fórmula:N2-N2
  • 36. Comunicação e Natureza dos ProjetosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 36O processo de comunicaçãoem projetos deve-se ajustarnão só ao ambienteorganizacional no qual oprojeto está inserido, mastambém ao tipo ou naturezade cada projeto que estásendo desenvolvido.
  • 37. Comunicação em Projetos de EngenhariaProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 37• Com o objetivo de indentificar emedir as variávies críticas decomunicação durante a execuçãode um projeto, foi realizada umpesquisa para o ConstructionIndustry Institute (CII) nos EUA.– 582 gerentes de Projeto, engenheirose construtores– 72 projetos de oito países– Projetos de US$ 4 milhões a US$ 1,3bilhão
  • 38. Comunicação em Projetos de EngenhariaProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 38A pesquisa concluiu que a realização de projetos bemsucedidos está diretamente ligada à boacomunicação.
  • 39. Comunicação em Projetos de SistemasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 39• Em projetos de sistemas, acomunicação é crucial• Projetos de sistemas sãocomplexos, principalmente por:– alto nível de incerteza derequisitos– incerteza com relação atecnologia– necessidade de conhecimentotécnico e criatividade
  • 40. Comunicação em Projetos de SistemasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 40Fonte: Adpatado de Kraul e Streeter (1985)
  • 41. Processos deGerenciamento daComunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações
  • 42. Gerenciamento das ComunicaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 42O Gerenciamento dasComunicações inclui osprocessos necessários paraassegurar que asinformações do projetosejam geradas, coletadas,distribuídas, armazenadas,recuperadas e organizadasde maneira oportuna eorganizada.Fonte: PMBOK 4ª Edição
  • 43. Processos de Gerenciamento das ComunicaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 4310.1 Identificar as partes interessadas10.2 Planejar as comunicações10.3 Distribuir as informações10.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas10.5 Reportar o desempenhoIniciaçãoPlanejamentoExecuçãoMonitoramento e Controle
  • 44. 10.1 Identificar asPartes InteressadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações
  • 45. 10.1 Identificar as Partes InteressadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 45É o processo de identificartodas as pessoas ouorganizações que podemser afetadas pelo projeto ede documentar asinformações relevantesrelacionadas aos seusinteresses, envolvimento eimpacto no projeto
  • 46. 10.1 Identificar as Partes InteressadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 46Partes interessadas sãopessoas e organizações, taiscomo clientes, patrocinadores,a organização executora e opublico, que estão ativamenteenvolvidas no projeto ou cujosinteresses podem ser positivaou negativamente afetadospela execução ou término doprojeto.
  • 47. 10.1 Identificar as Partes InteressadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 47• É fundamental para o sucesso doprojeto identificar as partesinteressadas desde o início eanalisar:InteressesExpectativasImportânciaInfluência
  • 48. Identificar as Partes InteressadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 48• Assim que as partes interessadasestiverem identificadas, devemosdesenvolver uma estratégia paraabordar cada uma delas com oobjetivo de:maximizarasinfluênciaspositivasminimizaros impactosnegativospotenciais
  • 49. Entradas, Ferramentas e Técnicas e SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 49Entradas, Ferramentas e Técnicas e Sáidas
  • 50. Diagrama de Fluxo de DadosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 50Diagrama de fluxo de dados do processo Identificar as partes interessadas
  • 51. EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 51• Pode fornecer informações sobre as partes internas e externas envolvidas e afetadas pelo projeto,tais como patrocinadores, clientes, membros da equipe, grupos e departamentos que participamdo projeto e outras pessoas ou organizações afetadas.Termo de abertura do projeto• Se um projeto for o resultado de uma atividade de aquisição ou estiver baseado em um contratoestabelecido, as partes desse contrato são as principais partes interessadas do projeto.Fornecedores também devem ser considerados na lista de partes interessadas.Documentos de aquisição• Os fatores que podem influenciar o processo de identificar as partes interessadas incluem, entreoutros.• Cultura e estrutura organizacional• Padrões governamentais ou do setorFatores ambientais da empresa• Os ativos que podem influenciar o processo de identificar as partes interessadas incluem, entreoutros.• Modelos para registro• Lições aprendidas• Registros anterioresAtivos de processos organizacionais
  • 52. EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 52Pode fornecer informaçõessobre as partes internas eexternas envolvidas eafetadas pelo projeto, taiscomo patrocinadores,clientes, membros da equipe,grupos e departamentos queparticipam do projeto e outraspessoas ou organizaçõesafetadas.
  • 53. EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 53Se um projeto for o resultadode uma atividade deaquisição ou estiver baseadoem um contrato estabelecido,as partes desse contrato sãoas principais partesinteressadas do projeto.Fornecedores também devemser considerados na lista departes interessadas.
  • 54. Identificar as Partes Interessadas: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 54Os fatores que podeminfluenciar o processo deidentificar as partesinteressadas incluem, entreoutros.- Cultura e estruturaorganizacional- Padrões governamentais oudo setor
  • 55. Identificar as Partes Interessadas: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 55Os ativos que podeminfluenciar o processo deidentificar as partesinteressadas incluem, entreoutros.- Modelos para registro- Lições aprendidas- Registros anteriores
  • 56. Identificar as Partes Interessadas: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 56Técnica de coleta e análisesistemática de informaçõesquantitativas e qualitativaspara determinar quaisinteresses devem serconsiderados durante oprojeto
  • 57. Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 57Etapa 1• Identificar todas partes interessadas• Levantar informações relevantes• Papéis, departamentos, nível de influência• Identificar expectativasEtapa 2• Identificar o impacto ou apoio gerencial• Grau de poder / interesse• Grau de poder / influência• Grau de influência / impactoAnalisar as Partes Interessadas
  • 58. Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 58Exemplo de grade de poder / interesse com as partes interessadas
  • 59. Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 59Podem ser consideradasopiniões de:- Alta administração- Outras unidades- Outros gerentes de projeto- Especialistas no assunto- Grupos e consultores- Associações técnicas
  • 60. SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 60A principal saída desteprocesso é o registro daspartes interessadas, quecontém todos os detalhes,incluindo:- Informações de identificação- Informações de avaliação- Classificação das partesinteressadas
  • 61. SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 61Define uma abordagem paraaumentar o apoio e minimizaros impactos negativos daspartes interessadas, incluindo:- Principais partes interessadas- Nível de participação- Grupos de partes interessadas
  • 62. SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 62Uma forma de representar a estratégia degerenciamento das partes interessadas é uma matrizde análise. Por exemplo:
  • 63. 10.2 Planejar asComunicaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações
  • 64. Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 64Projetos bemsucedidos sãoobtidos por meiode umacombinação dedecisões, ações eestratégiaseficazes
  • 65. 10.2 Planejar as ComunicaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 65Planejar ascomunicações é oprocesso de determinaras necessidades deinformação das partesinteressadas no projetoe definir umaabordagem decomunicação.
  • 66. 10.2 Planejar as ComunicaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 66O processo de planejar as comunicações respondeàs necessidades de informações e comunicação daspartes interessadas, por exemplo:Quais são asinformaçõesQuem precisadasinformaçõesQuando elasserãonecessáriasOnde estarãodisponíveisQuem devefornecer estasinformaçõesComo serãofornecidas
  • 67. Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 67A identificação dasnecessidades deinformações pelas partesinteressadas e adeterminação dos meiosadequados para atendera essas necessidadessão fatores importantespara o sucesso doprojeto.
  • 68. 10.2 Planejar as ComunicaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 68O planejamento inadequado dascomunicações poderá causar problemasAtraso na entregas das mensagensInformações confidenciais para o públicoincorretoFalta de informações para algunsstakeholders importantes
  • 69. Comunicação Eficiente e EficazProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 69ComunicaçãoEficaz• Significa que asinformações sãofornecidas noformato correto,no tempoadequado e como impactonecessárioComunicaçãoEficiente• Significa fornecersomente asinformações quesão necessárias
  • 70. 10.2 Planejar as ComunicaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 70O desenvolvimento de um plano decomunicação eficaz deve ter comoobjetivo atingir os seguintes propósitos:• assegurar que as informações importantes cheguemàs partes corretas nos prazos adequados;• apontar e identificar problemas potenciais, por meiode reportes de andamento programados econsistentes;• gerar entusiasmo e empolgação para com o projeto;• facilitar a tomada de decisão e o controle demudanças;• oferecer um processo específico para feedback eresolução de conflitos;• melhorar e facilitar o trabalho em equipe, acooperação e colaboração.
  • 71. 10.2 Planejar as ComunicaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 71• Os detalhes de um plano de comunicação podem variarconforme a complexidade, tamanho e duração de umprojeto, mas qualquer plano deve conter três aspectosbásicos:
  • 72. Planejar as Comunicações: Entradas, Ferramentas e Técnicas e SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 72Entradas, Ferramentas e Técnicas e Sáidas
  • 73. Planejar as Comunicações: Diagrama de Fluxo de DadosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 73Diagrama de fluxo de dados do processo Planejar as Comunicações
  • 74. EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 74Ativos de processosorganizacionaisFatores ambientaisda empresaEntradas
  • 75. Planejar as Comunicações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 75• cultura e estrutura organizacional ouda empresa;• normas governamentais ou do setor;• infraestrutura física (instalações eequipamentos) e tecnológica (bancosde dados e sistemas de informaçãoexistentes);• competência dos recursos humanosdisponíveis;• administração de pessoal;• condições do mercado;• comportamento, expectativas einteresses das partes interessadas;Fatores ambientaisda empresa
  • 76. Planejar as Comunicações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 76• informações internas e bases deconhecimento cujos efeitos noprojeto devem ser considerados,tais como:– políticas, procedimentos, planos ediretrizes formais e informais– lições aprendidas– conhecimentos obtidos de históricosde projetos anteriores, especialmenteaspectos ligados à problemas decomunicaçõesAtivos de processosorganizacionais
  • 77. Planejar as Comunicações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 77Significa determinar que tipo de comunicação osinteressados precisam obter do projeto para queeles possam tomar boas decisões.O projeto vai produzir um bocado de informações;o GP não precisa sobrecarregar cada membro dasua equipe com todas elas.O trabalho aqui é entender o que cada um achaque precisa saber para se manter informado epara realizar suas tarefas adequadamente.Determina os requisitos de informações daspartes interessadas do projeto.
  • 78. Requisitos das ComunicaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 78A avaliação dos requisitos envolverresponder as seguintes questões:
  • 79. Planejar as Comunicações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 79Os fatores tecnológicosque podem afetar oprojeto incluemUrgência da necessidade de informações.Disponibilidade de tecnologiaEquipe do projeto esperadaDuração do projetoAmbiente do projeto
  • 80. Planejar as Comunicações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 80demonstram como as diversas pessoasassociadas ao seu projeto enviam erecebem suas informações –são as mensagens que você envia,como você codifica e decodifica asmensagens, o meio utilizado paratransmitir as mensagens, o ruído quebloqueia as mensagens e o feedbackrecebido.
  • 81. Planejar as Comunicações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 81Conscientização• fazer com que as pessoas tenhamciência de algoCompreensão:• fazer com que as pessoas tenhamciência e algum tipo de assimilação,visando evitar percepções distorcidasque possam gerar boatosApoio:• permitir aos participantes aprofundaro conhecimento no assunto objeto dacomunicaçãoEnvolvimento:• envolver os participantes no assunto(normalmente implica crença ou buy-in no projeto)Comprometimento:• obter dos envolvidos participaçãomais efetiva e o compromisso com asolução ou açõesPode-se planejar a combinação de mensagens com os meios de comunicaçãopara desenvolver diferente graus de:
  • 82. Planejar as Comunicações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 82GraudemudançaGrau de envolvimentoBoletins, videosemailApresentações itinetantes, videoconferencias,forumsSeminários, cursos, treinamento, reuniõesmultimídiaReuniões de equipe, fóruns de feedback, programasde opinião, conferências interativasAtualizações, soluções de problema em equipe,sessões de explanaçãoCompromissoEnvolvimentoApoioCompreensãoConscientização
  • 83. Planejar as Comunicações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 83significa saber como você irátransmitir a mensagem, existem váriosmétodos de comunicação usadospara compartilhar informações entreas partes interessadas no projeto.Esses métodos podem serclassificados de um modo geral em:Comunicação ativa (push) - encaminhada paradestinatários específicos que precisam saber dasinformações, garante que as informações sejamdistribuídas mas não verifica se chegaram ou foramcompreendidas pelo público-alvo.Comunicação passiva (pull) - Usada para volumesmuito grandes de informações ou para um públicomuito grande, requer que os destinatários acessem oconteúdo da comunicação a seu próprio critério.
  • 84. Planejar as Comunicações: SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 84O plano degerenciamento dascomunicações faz parte,ou é um plano auxiliar, doplano de gerenciamentodo projeto. Pode serformal ou informal,altamente detalhado ouestruturado, depende dasnecessidades de cadaprojeto.
  • 85. Planejar as Comunicações: SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 85Plano de gerenciamento das comunicações• Requisitos de comunicações daspartes interessadas.• Métodos ou tecnologias para coletar,armazenar, distribuir e descartar asinformações do projeto.• Descrição do motivo, tipo, formato, idioma enível de detalhe das informações a seremdistribuídas.• Emissor e receptor das mensagens.• Modelos para relatórios, atas de reuniãoe e-mails.• Método para atualizar e refinar o plano degerenciamento das comunicações.
  • 86. Planejar as Comunicações: SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 86
  • 87. Planejar as Comunicações: SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 87Os documentos do projeto quepodem ser atualizados incluem,entre outros:
  • 88. Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 88O gerente deprojetos estáno centro detoda acomunicação
  • 89. 10.3 Distribuir asInformaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações
  • 90. 10.3 Distribuir as InformaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 90
  • 91. 10.3 Distribuir as InformaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 91Este processo éexecutado durantetodo o ciclo de vidado projeto e emtodos os processosde gerenciamento.
  • 92. 10.3 Distribuir as InformaçõesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 92• A distribuição eficaz de informações inclui diversastécnicas, tais como:– Modelos de emissor-receptor– Escolhas dos meios de comunicação– Estilo de redação– Técnicas de gerenciamento de reuniões– Técnicas de apresentação– Técnicas de facilitação
  • 93. Distribuir as Informações: Entradas, Ferramentas e Técnicas e SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 93Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas do Processo Distribuir as Informações
  • 94. Distribuir as Informações: Diagrama de Fluxo de DadosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 94Diagrama de fluxo de dados do processo Distribuir as Informações
  • 95. Comunicação eficazProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 95Comunicação é composta de mais doque palavras que você escreve ou fala.Comunicação eficaz considera a formacomo você age e se expressaExpressões faciais, gestos, tons de voze o contexto em que você está tem muitoa ver com se as pessoas vão entenderou não sua mensagem.Grande parte da comunicação no projetoacontece durante o processo Distribuiras Informações, portanto, você precisase comunicar de modo eficiente.
  • 96. Comunicação eficaz – aspectos importantesProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 96Comunicaçãonão-verbalComunicaçãoparalinguísticaRetorno(feedback)é quando você responde àcomunicação.parafrasear, escuta ativaé o tom e o timbre da sua vozquando conversa com aspessoasgestos, expressões faciais eaparência física,usados para comunicara mensagemVocê faz a maior parte da comunicaçãodo projeto quando está executando oprocesso de Distribuir as Informações
  • 97. Distribuir as Informações: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 97Relatórios dedesempenhoPlano deGerenciamento doProjetoAtivos de processosorganizacionaisEntradas
  • 98. Distribuir as Informações: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 98• O plano degerenciamento doprojeto contém o planode gerenciamento dascomunicaçõesPlano deGerenciamento doProjeto
  • 99. Distribuir as Informações: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 99• Os relatórios de desempenhosão utilizados para distribuir asinformações sobre oandamento e o desempenhodo projeto.• Devem estar disponíveisantes das reuniões de projetoe o máximo de precisão eatualização possível.Relatórios dedesempenho
  • 100. Distribuir as Informações: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 100• Políticas, procedimentos eorientações relativas àdistribuição dasinformações• Modelos• Informações históricas elições aprendidasAtivos de processosorganizacionais
  • 101. Distribuir as Informações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 101• Existem várias formas diferentesde enviar mensagens.• O gerente de projetos precisaconhecer principalmente quatrodiferentes formas e quando utilizá-las:– Formal escrita– Informal escrita– Formal verbal– Informal verbal
  • 102. Distribuir as Informações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 102• Problemas complexos• Plano de Gerenciamento do Projeto• Termo de abertura do projeto• Comunicação a grandes distâncias• Memorandos• E-mails• Bilhetes
  • 103. Distribuir as Informações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 103• Apresentações• Palestras• Reuniões• Conversas
  • 104. Distribuir as Informações: Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 104As informações do projeto podem ser distribuídas usandovárias ferramentas, tais como:1. Distribuição de documentos impressos, sistemasmanuais de arquivamento, comunicados de imprensae bancos de dados eletrônicos com acessocompartilhado;2. Ferramentas eletrônicas de conferência ecomunicação, como: email, fax, correio de voz,telefone, videoconferência, reunião pela Internet,websites e publicação na web3. Ferramentas eletrônicas de gerenciamento deprojetos, como interfaces da web para pacotes desoftware de gerenciamento de projetos e elaboraçãode cronogramas, pacotes de software de apoio areuniões e escritórios virtuais, portais e ferramentascolaborativas de gerenciamento de trabalho.
  • 105. Gerenciamento Eletrônico de DocumentosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 105• As tecnologias deGerenciamento Eletrônico deDocumentos atualmenteexistentes consistem emfornecer soluções para ascinco etapas quecaracterizam a administraçãoeletrônica das informaçõesde uma organização.
  • 106. Gerenciamento Eletrônico de DocumentosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 106• Essas etapas possuem as seguintes características específicas:– captação — é o modo como as informações e documentos,eletrônicos ou em papel, passam para um repositório eletrônico deconteúdo, para serem reutilizados, distribuídos e armazenados peloprojeto;– armazenamento — é onde o conteúdo é colocado após a captação,e como ele ficará disponível para o projeto;– gerenciamento — ferramentas e técnicas para que as informaçõestrafeguem pela organização;– distribuição — técnica empregada para que o conteúdo certo sejalevado ao público certo no dispositivo certo e no instante desejado;– preservação — opções de armazenamento de longo prazo doconteúdo essencial dos projetos da organização.
  • 107. Exemplos de ferramentas eletrônicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 107
  • 108. Distribuir as Informações: SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 108• O GP usa lições aprendidas de todos os projetospassados executados pela sua empresa,enquanto planeja seu trabalho atual.• As experiências do projeto são registradaspara auxiliar gerentes no futuro aentenderem o que aconteceu no projeto.• Os ativos atualizados incluem:– notificações das partes interessadas– relatórios do projeto– apresentações do projeto– registros do projeto– feedback das partes interessadas– documentação das lições aprendidas
  • 109. Reuniões de ProjetoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 109
  • 110. Comunicação face a faceProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 110Apenas 7% dacomunicação sãotransmitidas porpalavras?O restante ocorre pormeio de entonação,gestos e mensagensnão verbais
  • 111. Comunicação face a faceProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 111As oportunidades maisfrequentes decomunicação face a facecom as partesinteressadas ocorremnormalmente emapresentações e reuniõesdo projeto!
  • 112. Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 112Reuniões sãofundamentaisem projetos
  • 113. Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 113Como fazeruma reuniãoprodutiva?
  • 114. Regras para reuniões de projeto1141. Defina um limite de tempo e cumpra-o.2. Agende reuniões recorrentes com antecedência.3. Reúna-se com a equipe regularmente, mas nãoexagere a frequência.4. Tenha um objetivo para cada reunião.5. Crie uma pauta com a colaboração da equipe.6. Distribua a pauta com antecedência.7. Limite-se à pauta.8. Informe as pessoas sobre suasresponsabilidades com antecedência.9. Reúna as pessoas certas.10. Presida e lidere a reunião com um conjunto deregras.11. Designe entregas e prazos para todas as tarefasde trabalho resultantes de reuniões.12. Documente e publique as atas da reunião.Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações
  • 115. Apresentações emProjetosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 115
  • 116. Comunicar-se bem abre portasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 116O Wall Street Journalrealizou uma pesquisacom executivos derecrutamento eseleção de grandesempresa, na qual elestinham que escolheras competências quamais valorizam em umprofissional89%Comunicação ecapacidade de serelacionar86,9%Capacidadede trabalharem equipe86,9%Ética eintegridadepessoal86,9%Capacidadede resolverproblemas86,9%Éticaprofissional
  • 117. Apresentações em projetosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 117• Além de gerenciar bem oprojeto para que as entregassejam realizadas conforme oescopo, dentro do prazo e nocusto aprovado, você deveser capaz de transmitir àspartes interessadas asinformações relevantes doprojeto.
  • 118. Apresentações em projetosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 118Se você quiser queseu projeto sejaentendido por todasas partesinteressadas, teráque elaborarapresentaçõesadequadas paracada público
  • 119. Apresentações em projetos em 5 passosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 1191. Planejar2.Preparar3.Treinar4.Executar5.Aprimorar
  • 120. Apresentações em projetos em 5 passosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 1201. Planejar• defina o objetivo da apresentação• entenda quem é seu público• reúna as informações importantes• saiba quais são as restrições(tempo, espaço, tecnologia)
  • 121. Apresentações em projetos em 5 passosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 1212. Preparar• monte a estrutura da apresentação• prepare o tema e a ideia central• defina o problema e as soluções• construa uma mensagem objetiva• escolha um título forte• use imagens e vídeos
  • 122. Apresentações em projetos em 5 passosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 1223.Treinar• treine o conteúdo e o desempenho• comece treinando sozinho• marque sua presença física• movimente-se com segurança• fale com empolgação• cuide do medo de falar em público
  • 123. Apresentações em projetos em 5 passosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 1234. Executar• chegue cedo e prepare tudo• não traga problemas da sua vida• não cometa gafes• leve seu equipamento pessoal• leve uma pessoa para ajudar• concentre-se antes de começar
  • 124. Apresentações em projetos em 5 passosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 1245.Aprimorar• aprimore seus resultados• assista a outras apresentações• monitore suas apresentações• abra sua cabeça
  • 125. Dicas de gerenciamento....Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 125Acesse as dicas da HBR em: http://hbr.org/
  • 126. 10.4 Gerenciar asExpectativas dasPartes InteressadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações
  • 127. Gerenciar as Expectativas das Partes InteressadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 127
  • 128. Gerenciar as Expectativas das Partes InteressadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 128Este processo envolve as atividades decomunicação dirigidas às partesinteressadas para influenciar suasexpectativas, abordar as preocupaçõese solucionar as questões, tais como• Aumentar a probabilidade de aceitaçãodo projeto, negociando e influenciandoseus desejos para alcançar as metasdo projeto• Abordar as preocupações que aindanão se tornaram problemas• Esclarecer e solucinar as questõesque foram identificadas
  • 129. Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 129Expectativassão crenças ourepresentaçõesmentais sobre ofuturo
  • 130. ExpectativasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 130O que o cliente esperava O que o cliente recebeu
  • 131. Gerenciar as Expectativas das Partes InteressadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 131As expectativas mudam ao longo do projetoO envolvimento e o suporte da alta administração sãoapontados como os principais fatores de sucesso deum projetoAtender as expectativas implica em uma maioraceitaçãoAgir em relação as preocupações implica em menoresproblemasAgilizar as resoluções das questões implica em menordesgaste
  • 132. Entradas, Ferramentas e Técnicas e SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 132Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas do Processo Gerenciar asExpectativas das Partes Interessadas
  • 133. Diagrama de Fluxo de DadosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 133Diagrama de fluxo de dados do processoGerenciar as Expectativas das Partes Interessadas
  • 134. EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 134Plano deGerenciamentodo ProjetoAtivos de processosorganizacionaisEntradasRegistro dasquestõesEstratégias paragerenciamentodas partesinteressadasRegistro daspartesinteressadasRegistro dasmudanças
  • 135. FerramentasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 135O gerente aplica ashabilidadesinterpessoaisadequadas paragerenciar asexpectativas daspartes interessadas
  • 136. Habilidades interpessoaisProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 136
  • 137. Habilidades de gerenciamentoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 137ApresentaçãoNegociaçãoRedaçãoFalar em público
  • 138. Desafios ao lidar com as partes interessadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 138• como definir a natureza dasexpectativas das partesinteressadas?• como entender o impacto dasexpectativas não conhecidas/escondidas e como descobri-las?• como ouvir os desejos e crençasdas partes interessadas?• o que fazer quando as expectativasnão estão alinhadas com o planodo projeto?• o que fazer quando as expectativasnão são realistas?
  • 139. Abuse dos canais informais de comunicaçãoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 139Canais informais decomunicação sãopoderososmecanismos pararealizar o sucesso deum projeto, e suautilização é crítica evaliosa.
  • 140. Não omita os problemas, isso não fará com que desapareçamProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 140Independente de seremboas ou má notícias, ajudana disseminação de umconhecimento maiscompleto através daorganização, evitando afrequente circulação deboatos e informaçõesdistorcidasComuniquesempre osfatosverdadeiros
  • 141. Mantenha as pessoas informadasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 141• Se não lhes damos informações aprazadas esignificantes, elas irão fazer suposições.• Algumas não vivem o dia a dia do projeto de formaque não conseguem visualizar os alertas deproblemas, nem sabem o que perguntar paraidentificar a situação real.• Cabe aos gerentes de projeto ajudá-las a ter asinformações corretas e interpretá-las de tal maneiraque entendam os impactos.A natureza abomina o vácuo....as partesinteressadas também.
  • 142. Mostre os problemas e os impactosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 142• Aqui está o problema• Eis o que vai impactá-lo• Esta é a minha recomendação, por isso eu aescolhi diante das alternativas – e aqui estão elas• Aqui é onde eu preciso da sua decisão ou ação.Não perca tempo com questões quenão impactam a parte interessadaou que estão indo bem
  • 143. 10.5 Reportar oDesempenhoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações
  • 144. 10.5 Reportar o DesempenhoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 144• Processo de coleta edistribuição dasinformações sobre odesempenho, incluindorelatórios dedesempenho, mediçõesdo progresso eprevisões.
  • 145. 10.5 Reportar o DesempenhoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 145• Envolve a coleta e aanálise periódica da linhade base em relação aosdados reais para entendere comunicar o andamentoe o desempenho doprojeto, bem como paraprever os resultados doprojeto
  • 146. 10.5 Reportar o DesempenhoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 146
  • 147. 10.5 Reportar o DesempenhoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 147• O formato pode variar desde umsimples relatório de andamento atérelatórios mais elaborados• Um relatório de andamento simplespode mostrar informações dodesempenho, como o percentualcompleto, ou painéis de indicaçãoda situação de cada área (escopo,custo, cronograma, riscos,qualidade etc).
  • 148. 10.5 Reportar o DesempenhoProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 148Os relatórios maiselaborados podem conter• Análise do desempenho anterior• Situação atual de riscos equestões• Trabalho concluído durante operíodo• Resumo das mudançasaprovadas• Outras informações relevantes• Próximas atividades
  • 149. Entradas, Ferramentas e Técnicas e SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 149Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas do Processo Reportar o Desempenho
  • 150. Diagrama de Fluxo de DadosProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 150Diagrama de fluxo de dados do processo Reportar o Desempenho
  • 151. EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 151Plano deGerenciamentodo ProjetoAtivos de processosorganizacionaisEntradasInformações sobreo desempenho dotrabalhoMedições dedesempenho dotrabalhoPrevisões doorçamento
  • 152. Reportar o Desempenho: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 152• O plano de gerenciamentodo projeto fornece as linhasde base do projeto.• A linha de base paramedição do desempenho éum plano aprovado dotrabalho do projeto emrelação ao qual a execução écomparada e os desvios sãomedidos para controle dogerenciamentoPlano deGerenciamento doProjeto
  • 153. Reportar o Desempenho: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 153São coletadas informaçõesdas atividades do projeto comos resultados dedesempenho, tais como• Andamento das entregas• Progresso do cronograma• Custos incorridos• Próximas atividades
  • 154. Reportar o Desempenho: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 154• As informações de desempenho dotrabalho são usadas para produzirmétricas das atividades do projetoa fim de avaliar o progresso realem comparação com o progressoplanejado.– Cronograma planejado x real– Custos planejados x reais– Técnico planejado x real
  • 155. Reportar o Desempenho: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 155• As informações de previsão deorçamento presentes no controlede custos fornecem informaçõessobre os recursos financeirosadicionais que podem serequeridos para o trabalhorestante, bem como estimativaspara o término do trabalho total doprojeto
  • 156. Reportar o Desempenho: EntradasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 156• Os ativos de processosorganizacionais que podeminfluenciar o processo Reportar odesempenho incluem, entre outros:– Modelos de relatórios– Políticas e procedimento que definamas medidas e os procedimentos aserem usados– Limites de variação definidos paratoda a organização
  • 157. Reportar o Desempenho : Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 157Análise de variação• É uma visão do que causou adiferença entre o desempenho da linhade base o realMétodos de previsão• É o processo de prever o futuro doprojeto com base no desempenho realaté a data do relatório• Métodos de séries temporais• Métodos causais/econométricos• Métodos subjetivos• Outros métodos
  • 158. Reportar o Desempenho : Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 158• As reuniões de avaliação doandamento podem ser usadas paratrocas e analisar informações sobreo andamento e o desempenho doprojeto.• O gerente de projetos geralmenteusa uma técnica de comunicaçãoativa (push) para distribuir osrelatórios de desempenho
  • 159. Reportar o Desempenho : Ferramentas e TécnicasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 159• Fornece uma ferramenta padrãopara que o gerente possa coletar,armazenar e distribuir asinformações para as partesinteressadas sobre os custos,cronograma e desempenho doprojeto.
  • 160. Reportar o Desempenho : SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 160• Os relatórios de desempenhoorganizam e resumem asinformações coletadas eapresentam os resultados dasanálises em comparação com alinha de base da medição dodesempemho.• Os formatos comuns para osrelatórios de desempenho incluemgráficos de barras, curva S,histogramas, tabelas etc.
  • 161. Reportar o Desempenho : SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 161Relatório de desempemho utilizando a análise de valor agregado
  • 162. Reportar o Desempenho: SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 162Relatório de desempemho utilizando a análise de valor agregado
  • 163. Reportar o Desempenho: SaídasProf. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 163Cronograma – Planejado x Real
  • 164. Trending Up(Improved)Flat Trend(Steady)Trending Down(Declined)Project Trends KeyProgram Status - Executive Summary - 21-mar-2013OverallProgram StatusSchedule Finance RisksExemplo
  • 165. Prof. Marcelo Martins – Gerenciamento das Comunicações 165