Este documento presenta el seminario 6 sobre los tipos de transición al formato electrónico de la contratación pública. Cubre conceptos clave como los estados inicial y final, dimensiones como la visión y el plan, y elementos como una transición ágil y ajustada que empieza de forma simple. Discute cuatro tipos de transición e identifica la incremental como la recomendada, garantizando la evolución, el mantenimiento y el soporte continuos. Concluye que la transición requiere gestión del cambio y competencia, siguiendo un modelo de gobierno de

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Seminario 6
(8 de mayo de 2013)
Los tipos de transición
Webinar TRANS-FORM-E
Transición al Formato Electrónico de la Contratación Pública
Una iniciativa de la comunidad dé prácticas de contratación pública y
del blog de contratación pública electrónica

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AGENDA
• Intención de los seminarios
• Conceptos básicos de la Transición
• Dimensiones de la Transición
• Elementos clave de la Transición
• Tipos de Transición
• Reflexiones finales

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INTENCIÓN DE LOS SEMINARIOS
SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Intención de los seminarios
1. Difundir información y promover la comunicación
– De todos y para todos con ayuda de la Comunidad de Contratación
Pública.
2. Asesorar en alguna o varias de las siguientes facetas:
– Plantear posibilidades para hacer la transición al formato
electrónico
– Proporcionar perspectiva intra y extra organización
– Desarrollar una filosofía de trabajo nueva provocada a partir de la
transición
– Facilitar la consciencia del cambio necesario
3. Generar comunidad y diálogo en torno a la transición
– Dinamizar la comunidad
– Generar compromiso
– Proporcionar reputación genuina

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….. y un deseo
Formar una comunidad de práctica y un cuerpo de conocimiento
suficiente que permita a las organizaciones afrontar …
una TRANSICIÓN AGIL y ASEQUIBLE al formato electrónico en la
Contratación Pública para poder alcanzar los objetivos políticos
que se propongan
Resultado final de los seminarios :
Un MAPA para la TRANSICIÓN ÁGIL
a la Contratación Pública Electrónica

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Los seminarios
1. La visión general de la transición y los
fundamentos técnicos y jurídicos
2. La organización necesaria para la transición
3. Arquitectura, interoperabilidad y estándares
4. El gobierno de la TI y la gestión de proyectos
en la transición
5. La gestión del cambio y la gestión del valor
6. Tipos de transición, modelos de soporte y
evolución.

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CONCEPTOS BÁSICOS DE LA
TRANSICIÓN
SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Conceptos básicos
• Estado Inicial
– Conocer de forma real donde estamos, como estamos
contratando en la actualidad
• Estado Final
– Identificar y relatar la visión de cómo queremos contratar en
un futuro cercano, que fases vamos a realizar para llegar a él, y
definir los objetivos principales que queremos alcanzar
• Transición
– El tiempo y las actividades necesarias para pasar del estado
inicial al estado final.

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Contratación
Actual
(papel)
Contratación
Futura
(electrónica)
Transición:
• Ágil y ajustada
• Empezando de un modo Simple
• Autonomía y competencia
• Gestión del cambio
• Modelo y Principios del Gobierno corporativo de la TI
Dirección:
• Valor
• Riesgo
• Recursos
Resultados:
• Trasparencia
• Ahorro
• Eficiencia, Eficacia
• Sostenible (apoyo a las PYMES)
Conceptos básicos

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DIMENSIONES DE LA TRANSICIÓN
SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Dimensiones de la transición
• Necesidad. Si no se percibe como necesaria la transición
generará rechazo y resistencia.
• Visión: Si no se comunica la visión y la estrategia habrá
incertidumbre.
• Plan: Si no se diseña y sigue un plan se generará caos.
• Recursos: Si no se proporcionan recursos por parte de
la organización se generará frustración.
• Competencias: Si no hay conocimiento y competencias
suficientes se generará miedo.

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ELEMENTOS CLAVE DE LA
TRANSICIÓN
SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Elementos clave
• Identificar y describir el estado inicial y el estado final
• Incorporar al menos los siguientes elementos:
– Transición ajustada y ágil.
– Desde un sistema simple que funciona. No incluir complejidad
innecesaria.
– Tratar de conseguir autonomía y competencia en el formato
electrónico en las personas.
– Una gestión del cambio capaz de manejar la resistencia al cambio de
las personas involucradas en la contratación.
– Dado que es una transformación habilitada por la tecnología incorporar el
modelo y los principios del gobierno corporativo para el uso
de la TI.

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Identificar estados
• El estado inicial
– Problemas actuales
– Cambios de escenarios
– Peticiones al servicio de contratación
• Estado final
– Los objetivos que se quieren conseguir.
– Soluciones que no crean problemas ahora ni en el
futuro.
– Compromisos y recursos disponibles

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Transición Ágil y Ajustada
• Incorporar los principios del movimiento ágil
– Interacción entre personas antes que procesos y
herramientas.
– Herramientas que funcionan antes que
documentación exacta y completa
– Colaboración cliente proveedor antes que
negociación de contrato
– Responder al cambio antes que seguimiento ciego del
plan.

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Transición Ágil y Ajustada
• Incorporar los principios del movimiento lean
(ajustado)
– Eliminar los desperdicios.
– Seguir rutinas que funcionen.
– Todo es susceptible a mejorar.
– Exponer resultados en público y a la vista de todos
– Escuchar y seguir las experiencias
– Utilizar herramientas para "tontos".
– Actuar con disciplina y con el objetivo de crear valor.

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Desde un sistema simple
• La contratación pública es compleja
• El formato electrónico requiere una transformación.
• No se puede trasformar un sistema complejo desde otro
sistema complejo.
• Hay que empezar desde un sistema simple que funcione
y se entienda por todos e incorporar complejidad a
través de la evolución y el mantenimiento.

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Autonomía y Competencia
• El formato electrónico tiene características diferentes
al formato papel
• Y las herramientas electrónicas producen un
desplazamiento de las personas hacia actividades de un
mayor valor.
• Este desplazamiento tiene que dotar de competencia lo
antes posible a las personas que hacen la contratación
• Y tienen que ser autónomas en el formato electrónico y
en el uso de estas herramientas

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Gestión del Cambio
• Las ocho fases de John Kotter para la gestión del
cambio.
1. Sentido de la urgencia
2. Un equipo con autoridad
3. Una visión y una estrategia
4. Comunicar visión y estrategia para obtener apoyos y
autoridad
5. Tener autoridad para actuar
6. Lograr resultados rápidos aunque sean pequeños
7. Perseverar
8. Fijar el cambio en la cultura de la organización

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Modelo y Principios de gobierno
corporativo de la TI
• Hemos visto que los modelos y principios de la norma ISO 38500
tienen una parte de responsabilidad, otra de estrategia, otra de
resultados y otra de comportamiento.
• La norma persigue el uso de la TI, y normalmente los pliegos y las
técnicas de los proveedores persiguen la entrega de los
productos y servicios de la TI.
• Si conjugamos ambas de forma lógica tendremos una transición
con más probabilidades de éxito.

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TIPOS DE TRANSICIÓN
SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Tipos de Transición
• Incremental
• De golpe
• La Imposible
• La recomendada

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Tipos de Transición
• Incremental
– Desde un sistema simple que funciona ( lo hacen
funcionar las personas encargadas de ello), se van
haciendo evoluciones controladas hasta alcanzar el
grado de complejidad y sofisticación que requiera la
organización que implanta.
– Hay que asegurar que la evolución y mantenimiento
posteriores no se convierten en un problema mayor
que el que se planteaba inicialmente.

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Tipos de Transición
• De golpe
– Se analizan y diseñan los sistemas y se construyen
para hacer una implantación que cambie todo a la
vez.
– Se integran los sistemas de contratación con todos
los sistemas relacionados.
– Se automatizan documentos y procedimientos.
– Se da formación y se hace un lanzamiento global

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Tipos de Transición
• La imposible
– Diseñar desde la nada un sistema complejo y tratar
de ponerlo en marcha con una implantación
disruptiva.
– Con todas las integraciones.
– Con todos los automatismos.
– Sin el alineamiento organizativo necesario para hacer
que la estrategia de la transición tenga éxito.
– No se tiene en cuenta el factor humano

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Tipos de Transición
• La recomendada
– Transición Ágil y Ajustada
– Desde un sistema simple que funciona y evoluciona hasta el
grado de complejidad deseado (sin perder nunca de vista el
funcionamiento continuo)
– Utilizando el modelo y los principios del gobierno corporativo
de la tecnología de la información y las técnicas de control de
proyectos.
– Gestionando la resistencia al cambio de los agentes que
intervienen de forma proactiva
– Poniendo el acento en la autonomía y competencia de las
personas que tienen que poner en marcha la transición .

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Evolución, Mantenimiento y
Soporte
• Si tenemos que empezar por algo simple que funciona
hay que garantizar que puede evolucionar sin causar un
problema mayor.
• Si el formato electrónico es la nueva base hay que
garantizar que lo podemos mantener.
• Si la autonomía y la competencia son la clave del
compromiso hay que poder soportar cualquier duda o
recomendación que surja, a través de, por ejemplo,
comunidades de práctica.

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Madurez Organizativa y
presupuesto
• La forma optima de implantación debe permitir alcanzar
una madurez organizativa en el formato electrónico ya
que el ritmo de incorporación de complejidad lo marca
la propia organización.
• De igual modo el presupuesto de la transición puede ser
planificado a lo largo de varios ejercicios, acomodando
así la transición y la existencia de presupuesto de forma
adecuada para cada organización.

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REFLEXIONES FINALES
SEMINARIO 6. Tipos de Transición

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Reflexiones finales
• Determinar el valor antes de las compras: con
métricas en alguno o varios de los objetivos
generales
• La contratación pública electrónica no es la
meta es el punto de partida: no se pueden
conseguir los objetivos sin el formato electrónico
• El valor que se pide a la contratación pública no
puede realizarse en el formato papel

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Reflexiones finales
• Pero el valor no está en el formato electrónico, el
formato electrónico es la condición necesaria.
• La transición a la contratación pública electrónica
requiere:
• Transición ágil y ajustada
• Desde un sistema simple que funciona.
• Gestión del cambio
• Autonomía y competencia de los agentes
• Modelo y principios del gobierno de la TI

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Seminario 6
(8 de mayo de 2013)
¡¡¡¡ Gracias por su atención !!!!
Webinar TRANS-FORM-E
Transición al Formato Electrónico de la Contratación Pública
Una iniciativa de la comunidad dé prácticas de contratación pública y
del blog de contratación pública electrónica