Boveda conferencia enfoque_directivo_de_la_admon_por_proyectos

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Boveda conferencia enfoque_directivo_de_la_admon_por_proyectos

  1. 1. La mejor opción para el crecimiento sustentable de las organizaciones exitosas Ing. Jesús Salas Berlanga ®Junio 2007
  2. 2. CONTENIDO ®Junio 2007
  3. 3. ¿Qué es un Proyecto? Un Proyecto es un emprendimiento temporal (tiene un principio y un fin) que concentra esfuerzos requeridos para realizar un plan a fin de crear un producto o servicio y obtener objetivos en un periodo de tiempo, costo y calidad predeterminados. ®Junio 2007
  4. 4. Diferencia entre Operaciones y Proyectos Organizaciones realizan un trabajo, para obtener su misión. Trabajo generalmente involucra Operaciones o Proyectos que sin embargo se pueden traslapar; algo que normalmente sucede. ®Junio 2007
  5. 5. Operaciones y Proyectos comparten muchas características: Realizados por personas Restringidas por recursos limitados Planeados, ejecutados y controlados Los proyectos se correlacionan con la obtención de un plan estratégico, o sea, para llevar o transportar la organización a otro nivel de negocio ®Junio 2007
  6. 6. Diferencias Básicas y Primordiales Operaciones: Son continuas y repetitivas (día con día) Su objetivo principal es sostener el negocio, al nivel planeado (presupuestado) Proyectos: Temporal (principio y fin), únicos (difieren de los demás). Son realizados en todos los niveles de la organización. Cruzan fronteras organizacionales. Normalmente involucran personas de otras organizaciones. Llevan – transportan a las organizaciones a nuevos niveles de operación. ®Junio 2007
  7. 7. Existen Proyectos en todas las Empresas Ejemplos: Desarrollar un Producto nuevo o Servicio Efectuar un cambio en la Estructura Organizacional Diseñar un automóvil, tractor, camión nuevo Modificar o desarrollar un nuevo Sistema de Información Construir un Edificio nuevo o sus Instalaciones Implementar unas Prácticas y Procedimientos nuevos en un Negocio Implantar un Sistema de Seguridad ®Junio 2007
  8. 8. Ejemplos Surtir Productos por temporada Mantenimientos mayores Campañas Políticas Desarrollos Urbanos Auditoria Contable o de Sistemas Diseñar sistemas operacionales Todas y cada una de las Organizaciones cuentan con Proyectos, por lo tanto deben saber Administrarlos, o no crecerán de una manera sustentable. ®Junio 2007
  9. 9. Importancia o Impacto Considerando la definición de Proyecto, las desviaciones negativas o positivas en Tiempo, Calidad y Costos, tienen un impacto directo en las Utilidades actuales y futuras de la Empresa. ®Junio 2007 PMI - 7
  10. 10. Ejemplos: Un Súper-Mercado terminado en Enero 15 en vez de Dic 1 (Tiempo) Un producto para el día de las Madres entregado el 20 de Mayo (Tiempo) Una Línea de producción que solamente trabaja al 90% de lo proyectado (Calidad) Un Edificio de Departamentos que costo $150,000.00 más por departamento (Costo) Un contrato de construcción terminado fuera de tiempo Un sistema nuevo de software entregado fuera de tiempo Un sistema de seguridad no implementado para un evento ®Junio 2007
  11. 11. Conceptos y Principios Básicos para la Administración de ProyectosPROYECTO:PROYECTO Es un emprendimiento temporal (tiene un principio y un fin) que concentra esfuerzos requeridos para realizar un plan a fin de crear un producto o servicio y obtener objetivos en un periodo de tiempo, costo y calidad predeterminados.GERENCIA:GERENCIA Lograr que otras personas realicen objetivos del proyecto convenciéndolas que son objetivos comunes del equipo del trabajo integrado.PRODUCTIVIDAD:PRODUCTIVIDAD Utilización óptima de los recursos disponible en un período de tiempo.CALIDAD TOTAL: Obtener la satisfacción de los requerimientos del cliente mediante resultados mas allá de sus expectativas. GERENCIA DE PROYECTOS ES LA INTEGRACIÓN DE LOS CONCEPTOS ARRIBA ENUNCIADOS ®Junio 2007
  12. 12. Fases Todo proyecto pasa invariablemente por las siguientes fases, etapas o estados: IDEA (Qué) CONCEPTUALIZACIÓN (Qué) DEFINICION (Qué y Cómo) DISEÑO (Cómo y Cuándo) EJECUCION (Hacer) PUESTA EN OPERACIÓN & CIERRE ®Junio 2007
  13. 13. • Generalidades de las Fases En todas y cada una de las fases se darán los siguientes eventos, participantes y situaciones: Producto Qué voy a obtener al terminar la fase Participantes Quiénes van a estar involucrados para generar el producto a obtener en la fase Tiempo Período de tiempo requerido para realizar el proyecto, así como su unidad de medición Costo Orden de magnitud del costo requerido para realizar el proyecto, así como su rango de precisión Influencia Para determinar el costo total del proyecto Costo de la fase Cada una de estas fases tiene un costo con respecto al costo total del proyecto ®Junio 2007 PMI - 10
  14. 14. Fase I – Idea (Qué) Producto u Objetivo Una pequeña o breve descripción de lo que se desea: un párrafo, un sketch, un croquis. Participantes Propietario de la idea, algún amigo o probablemente un consultor. Tiempo A largo plazo, años. Costo Opinión del costo con un rango de precisión del orden de un 40%. Influencia del Costo Debido a que se esta hablando en un plan muy general no se puede precisar. Costo de la Fase Ninguno prácticamente hablando (Soñar no cuesta) ®Junio 2007 PMI - 11
  15. 15. Fase II – Conceptualización (Qué) Producto u Objetivo Contar con una descripción general de la idea información paramétrica, diagramas de blocks, un documento de 3 a 4 hojas, listado de normas que aplican, factibilidades primarias. Participantes Propietario, Consultores (internos o externos), Socios, Normatividad Particular y Oficial. Tiempo Mediano plazo, años. Costo Estudios paramétricos, unidades a construir o producir, rango de precisión 30%. Influencia en el costo Muy alta. Costo de la Fase 0.50% ®Junio 2007
  16. 16. Fase III – Definición (Qué y Cómo) Producto u Objetivo Programa detallado del proyecto, capacidades de producción, servicios específicos a proporcionar, características detalladas, logística de ejecución. Un documento con 20 a 25 hojas, dibujos de arreglos generales por áreas, diagramas de proceso de ejecución. Participantes Propietario, Consultores, Diseñadores, Especialistas, Operadores, Financieros, Coordinadores de proyectos, Proveedores, Oficinas de Normatividad. Tiempo Mediano y corto plazo, años / meses Costo Presupuesto Base, paramétrico por áreas y especialidades, catálogo de cuentas, rango de precisión 20% Influencia del Costo Muy alta Costo de la Fase 1.25% ®Junio 2007
  17. 17. Fase IV – Diseño (Cómo y Cuándo) Producto u Objetivo Documentos de ejecución y de abasto para poder ejecutar el proyecto. Proceso de ejecución y abastecimiento detallado. Dibujos, especificaciones, diagramas, etc. Participantes Propietario, Diseñador, Especialistas, Financieros, Operadores, Constructores, Proveedores, Coordinadores de Proyectos. Tiempo Corto plazo, meses / semanas Costo Presupuesto completo y detallado del proyecto. Catalogo de cuentas y subcuentas. Rango de precisión 10% Influencia del Costo Mayor Costo de la Fase 6% ®Junio 2007
  18. 18. Fase V – Ejecución (Hacer) Producto u Objetivo El edificio, planta, sistema, campaña, etc. Participantes Propietario, Constructores, Proveedores, Operadores, Supervisores Tiempo Corto plazo, meses / semanas Costo Costo real del proyecto, rango de precisión 5% Influencia del Costo Mínima Costo de la Fase Coordinación, Supervisión 3.5% Materiales, Equipo, etc. 84.5% ®Junio 2007
  19. 19. Fase VI – Puesta en Operación Producto u Objetivo El proyecto en operación Participantes Propietario, Operadores, Proveedores, Constructores, Coordinadores Tiempo Semanas / días Costo Real Influencia en el Costo Mínima Costo de la Fase 4% ®Junio 2007
  20. 20. Cuadro Sinóptico Listado y Generalidades de las Fases INFLUENCIA % INVERSIÓN FASES PRODUCTO-OBJETIVO PARTICIPANTES TIEMPO COSTO en el costo REQUERIDA del ProyectoIDEA Párrafo- Scketch Prop-Amigo-Consultor Años 40% 0.75%CONCEPTO Descripción Genérica Prop-Amigo-Consultor Años 30% Máxima 0.75% Parametricos, alcance (3-4 Hojas) Financiera-Permisos OficialesDEFINICIÓN Programa proyecto, capacidades Prop-Diseñador-Financiera Años 20% Máxima 1.25% y servicios específicos Especialistas-Proveedores Parametrico detallado, especiali- Permisos Of-Operadores dades básicas, dibujos prelimin. CoordinadoresDISEÑO Documentos Constructivos y de Prop-Diseñador-Financiera Meses 10% Mayor 6.00% abasto Especialistas-Proveedores Semanas Presupuesto completo Permisos Of-Constructores Proceso Constructivo Operadores-CoordinadoresCONSTRUCCIÓN El Proyecto Físico Prop-Constructores-Proveedores Meses 5% Mínima 3.50% Especialistas-Operadores Semanas 84.50% SupervisoresPUESTA EN Proyecto en operación Prop-Operadores-Proveedores Semanas Mínima 4.00%OPERACIÓN Constructores-Coordinadores ® Junio 2007 PMI - 17
  21. 21. Principios Básicos en Gerencia de Proyectos GERENTE DE PROYECTOS: Es el líder que promueve y obtiene decisiones mas allá de su ámbito de responsabilidad directa, para lograr el plan u objetivo de acuerdo con los recursos requeridos en tiempo, costo y calidad predeterminados. ®Junio 2007 PMI - 18
  22. 22. PRINCIPIOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN QUE APLICA EL GERENTE DE PROYECTOS: Confianza en el equipo de trabajo. Provee una visión del Proyecto. Ser un experto en el tema del Proyecto. Invita y concilia al disidente. Toma riesgos, calculados. Mantiene templanza y prudencia. Simplifica, para obtener y mantener una mejor comunicación. ®Junio 2007
  23. 23. Perfil de un Gerente de Proyecto Función Fundamental: La función fundamental del Gerente de Proyecto es la de planear, organizar, comunicar, manejar al personal, dirigir y controlar directamente el proyecto desde su concepción hasta su terminación. ®Junio 2007 PMI - 19
  24. 24. Por qué PMI o APM o PMAJ (P2M) Por qué es conveniente para las Organizaciones aplicar las prácticas y procedimientos del “Project Management Institute®” – “PMI®” Las organizaciones esperan Las organizaciones utilidades de sus requieren de proyectos operaciones ¿Cómo se generan utilidades? Capital Humano = Valor Mercado – Valor en Libros Utilidad Precio venta Costo total ®Junio 2007
  25. 25. ¿Cómo se genera el Capital Humano? Capital Humano = (Talento) X (Orden y Organización) El propósito principal del PMI® es el de estandarizar (ordenar, organizar) prácticas y procedimientos en la Administración de Proyectos ® Junio 2007
  26. 26. Áreas de Conocimiento / Procesos GRUPOS DE PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS DIRECCIÓ PROCESOS DE UN AREA Grupo de Procesos Grupo de Procesos de Planificación Planificació Grupo de Procesos de Ejecución Ejecució Grupo de Procesos de Seguimiento Grupo de Procesos de Cierre DE CONOCIMIENTO de Iniciaciòn y Control4. Gestiòn de Integración de Integració •Desarrollar el Acta Desarrollar el Plan de Gestiòn del Dirigir y Gestionar la ejecuciòn del Supervisar y Controlar el Trabajo del Cerrar ProyectoProyecto de Constituciòn del Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Control Integrado de Cambios •Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar5. Gestiòn del Alcance del Planificación del Alcance Planificació Verificación del Alcance VerificacióProyecto Definición del Alcance Definició Control del Alcance Crear EDT6. Gestiòn del Tiempo del Definición de Actividades Definició Control del CronogramaProyecto Establecimiento de la Secuencia de las Actividades Estimación de Recursos de las Estimació Actividades Estimaciòn de la Duraciòn de las Actividades Desarrollo del Cronograma7. Gestiòn de los Costes del Estimaciòn de Costes Control de CostosProyecto Preparaciòn del Presupuesto de Costes8. Gestiòn de la Calidad del Planificación de la Calidad Planificació Realizar el Aseguramiento de la Realizar Control de CalidadProyecto Calidad9.Gestiòn de los Recursos9.Gestiòn Planificación de los Recursos Humanos Planificació Adquirir el Equipo del Proyecto Gestionar el Equipo del ProyectoHumanos del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto10. Gestiòn de las Planificación de las Comunicaciones Planificació Distribuciòn de la Informaciòn Informar el RendimientoComunicaciones del Proyecto Gestionar a los Interesados11. Gestiòn de los Riesgos Planificación de la Gestión de Riesgos Planificació Gestió Seguimiento y Control de Riesgosdel Proyecto Identificación de Riesgos Identificació Análisis Cualitativo de Riesgos Aná Análisis Cuantitativo de Riesgos Aná Planificación de la Respuesta a Riesgos Planificació12. Gestiòn de las Planificar las Compras y Adquisiciones Solicitar Respuestas de Administraciòn del Contrato Cierre del ContratoAdquisiciones del Proyecto Planificar la Contrataciòn Vendedores ® Junio 2007 Selecciòn de Vendedores PMI - 22
  27. 27. Conclusiones y Recomendaciones Las fases por las que tiene que pasar un proyecto para su realización, son muy importantes, por lo tanto hay que cuidar que se den completas y con el menor traslape posible. Dado a los múltiples participantes en las fases de un proyecto es necesario contar siempre con un “Gerente de Proyecto” para que coordine a todos los participantes y tener una mayor certeza de lograr un buen resultado del proyecto. ®Junio 2007 PMI - 23
  28. 28. Conclusiones y Recomendaciones Los procesos naturales siempre son mejores, por lo que el forzar o invertir las etapas de un proyecto es muy arriesgado y las probabilidades de problemas son muy altas. Es invitar a las Leyes de Murphy. El costo de un proyecto debe determinarse antes de empezar a diseñar Los posibles ahorros del proyecto durante la fase de ejecución son menores ®Junio 2007
  29. 29. Conclusiones y Recomendaciones El costo de Consultores, Especialistas, Diseñadores, Coordinadores y Supervisores en un proyecto es solo del orden de un 12.5% y su influencia en el costo total es muy alto, por lo que evitarlos o buscar ahorros exagerados en estos renglones es invitar a problemas y a las Leyes de Murphy. ®Junio 2007 PMI - 24
  30. 30. Conclusiones y Recomendaciones Las “Operaciones” y los “Proyectos” Se dan simultáneamente en el día con día de las Organizaciones Tienen características diferentes Su impacto en resultados es directo Requieren Prácticas Administrativas DIFERENTES Requieren vivir armonizadamente con el accionar de las Organizaciones ®Junio 2007 PMI - 25
  31. 31. Conclusiones y Recomendaciones Establecer una Administración paralela para Proyectos Establecer un ente operativo (Oficina de Proyecto) que ordene Políticas, Prácticas y Procedimientos de Proyectos Establecer un sistema de informática de resultados de la empresa, que plenamente identifique “Operaciones y Proyectos” pero que los integre a los resultados totales del negocio ®Junio 2007 PMI - 26
  32. 32. ¿Preguntas? ®Junio 2007
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