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Trabajo de investigacion sistema de gestion documental
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Trabajo de investigacion sistema de gestion documental

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TRABAJO DE INVESTIGACION - SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE POPAYAN - ORFEO

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    Trabajo de investigacion sistema de gestion documental Trabajo de investigacion sistema de gestion documental Presentation Transcript

    • TRABAJO DE INVESTIGACION SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL RAFAEL MAURICIO VARGAS ANDRES FELIPE BASTIDAS UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION GESTION DOCUMENTAL II Septiembre 15 de 2013
    • INTRODUCCION • Los sistemas de gestión documental implementados en las empresas o instituciones donde se maneja gran cantidad de información toman conciencia cada vez de que es preciso ordenar y guardar los documentos de manera lógica y estructurada para su uso diario y posterior recuperación. Es por eso que atreves de este trabajo de investigación realizado en la alcaldía de Municipal de Popayán donde han implementado el sistema de gestión documental ORFEO, cumpliendo la normatividad de la ley general de archivos Ley 594 de 2000. Por ser una institución de carácter publico debe elaborar un programa de gestión documental, la cual se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones, para el desarrollo de los procesos de la gestión documental de una institución.
    • OBJETO • El objeto de este Sistema de Gestión Documental es dotar a la organización de un MODELO y una HERRAMIENTA, que garantice la plena disponibilidad de la información por toda la organización para optimizar su conocimiento, su capital intelectual y su productividad.
    • DESARROLLO DEL TRABAJO DE INVESTIGACION • La entidad escogida es la Alcaldía Municipal de Popayán, donde se ha implementado el sistema de gestión documental ORFEO.
    • DEFINICION DEL SOFTWARE ” ORFEO es un sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva libre. ORFEO/GPL permite la gestión de los documentos de una entidad, manteniendo los registros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos. Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (Gnu/Linux, Unix, Windows, ...), con diferentes bases de datos (Postgree SQL, Oracle, MySqL y Ms-SQL), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC), logrando así obtener independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implantación.
    • BENEFICIOS DE • FLEXIBLE • ECONOMICO • MAS ACERTADO • ES UN SOFTWARE LIBRE. • POSEE UNA COMUNIDAD EN CONSTANTE RETROALIMENTACIÓN, PERMITIENDO SU EVOLUCIÓN CONSTANTE.
    • BENEFICIOS DE • Esta apoyado por el Archivo General de la Nación. • Trabaja con Open Office una suite ofimática libre (código abierto y distribución gratuita) que incluye herramientas como procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos
    • GENERALIDADES DE EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ORFEO Para ingresar al programa es necesario tener un usuario y una contraseña, el programa puede tener varios usuarios debido a que es un software libre.
    • VENTAJAS Administración y parametrización de tipos de radicación de documentos, se pueden crear según la necesidad de la entidad los tipos de documentos necesarios para administrarlos desde el sistema. Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración de los flujos documéntales y archivísticos, se pueden crear flujos dentro del sistema para manejar los diferentes tipos de documentos.
    • VENTAJAS  Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la sistematización de la generación de los expedientes virtuales, mediante esta funcionalidad permite llevar los expedientes virtuales igual como se maneja el documento físico.  Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos, al acceder a una de pestaña denominada histórico, permite conocer cuál ha sido el trámite del documento desde su ingreso hasta su respuesta, dando la fecha y la hora en que se ha dado paso a cada uno de los usuarios que han tenido que ver con el documento.
    • VENTAJAS • Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión, el sistema permite parametrizar de acuerdo a las necesidades de la entidad el tipo de informes que se necesitan, tales como numero de documentos tramitados, documentos asignados a cada área, numero de documentos escaneados entre otros. • Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexión a diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet. • Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador. • Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet, esto de acuerdo a los permisos que tenga asignados el usuario. • Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico, cada persona tiene un usuario, donde cuenta con diferentes carpetas donde por ejemplo puede mirar los documentos de entrada, de salida, entre otros.
    • MODULOS • Radicación
    • MODULOS • En este módulo se realiza el ingreso del documento al sistema, permite de acuerdo a los documentos que se han parametrizado tener un código mediante el cual se sabe qué tipo de documento es, se puede verificar mediante el último dígito que el sistema le asigno al oficio ingresado.  Modificación. • Accediendo a este módulo se puede modificar datos errados que se hayan indexado.  Anulación. • En este módulo se puede anular un documento generado que por alguna razón no se deba enviar, automáticamente este documento es agregado a un acta de eliminación que permite conocer que documentos han sido anulados y su justificación.  Estadísticas. • Mediante este módulo se puede tener datos estadísticos como numero de documentos recibidos, digitalizados, dependencias a las que se la asignado documentación,
    • TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD).
    • Desde la administración se crea la TRD igual a la física, permitiendo que el documento una vez sea ingresado se pueda clasificar dentro de la tabla de retención, tanto el archivo físico como el virtual.
    • MODULOSMODULOS CONSULTAS En este módulo se puede consultar los diferentes documentos y expedientes, de acuerdo a las llaves de búsqueda tales como número de radicación, nombre de usuario, tipo de documento, entre otros.
    • MODULO ADMINISTRACION Este aspecto es muy importante, Orfeo tiene un módulo de administración que permite determinar las características de los permisos que tendrá cada uno de los usuarios.
    • APRECIACIONES • Este trabajo de investigación nos permitió conocer un sistema de gestión documental implementado por la Alcaldía Municipal de Popayán donde se evidencia la implementación de esta herramienta como una orientación a la satisfacción de la alcaldía y de los usuarios que la integran.