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Importancia de tomar decisiones
 

Importancia de tomar decisiones

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    Importancia de tomar decisiones Importancia de tomar decisiones Document Transcript

    • Importancia de tomar decisionesLas decisiones se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos, como lo es lafrecuencia con la que se presentan. Se clasifican en cuanto a las circunstancias que afrontan estasdecisiones sea cual sea la situación para decidir y como decidir.Decisiones programadasSon aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutinatomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que setiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordareste tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. Lapersona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sinoque simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente.Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritaso no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan oexcluyen alternativas.Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por el ramo salarial de una empleadorecién contratado porque, por regla general, las organizaciones cuentan con una escala de sueldosy salarios para todos los puestos. Existen procedimientos rutinarios para tratar problemasrutinarios.Las decisiones programadas se usan para abordar problemas recurrentes. Sean complejos osimples. Si un problema es recurrente y si los elementos que lo componen se pueden definir,pronosticar y analizar, entonces puede ser candidato para una decisión programada. Por ejemplo,las decisiones en cuanto a la cantidad de un producto dado que se llevará en inventario puedeentrañar la búsqueda de muchos datos y pronósticos, pero un análisis detenido de los elementosdel problema puede producir una serie de decisiones rutinarias y programadas. En caso de Nike,comprar tiempo de publicidad en televisión es una decisión programada.En cierta medida, las decisiones programadas limitan nuestra libertad, porque la persona tienemenos espacio para decidir que hacer. No obstante, el propósito real de las decisionesprogramadas es liberarnos. Las políticas, las reglas o los procedimientos que usamos para tomardecisiones programadas nos ahorran tiempo, permitiéndonos con ello dedicar atención a otrasactividades más importantes. Por ejemplo, decidir cómo manejar las quejas de los clientes enforma individual resultaría muy caro y requeriría mucho tiempo, mientras que una política que dice“se dará un plazo de 14 días para los cambios de cualquier compra” simplifica mucho las cosas.
    • Así pues, el representante de servicios a clientes tendrá más tiempo para resolver asuntos másespinosos.Decisiones no programadasTambién denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman en problemas osituaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo oproceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, eneste tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar unasolución específica para este problema en concreto.Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales. Si unproblema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una política o siresulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejado como una decisión noprogramada. Problemas como asignar los recursos de una organización, qué hacer con una líneade producción que fracasó, cómo mejorar las relaciones con la comunidad –de hecho, losproblemas más importantes que enfrentará el gerente –, normalmente, requerirán decisiones noprogramadasContexto empresarialOrganización jerárquica y departamental de una empresa.En las organizaciones en general y en las empresas en particular suele existir una jerarquía quedetermina el tipo de acciones que se realizan dentro de ella y, en consecuencia, el tipo dedecisiones que se deben tomar, la Ciencia administrativa divide a la empresa en 3 nivelesjerárquicos : 1. Nivel estratégico.- Alta dirección; planificación global de toda la empresa.
    • 2. Nivel táctico.- Planificación de los subsistemas empresariales. 3. Nivel operativo.- Desarrollo de operaciones cotidianas (diarias/rutinarias).Conforme se sube en la jerarquía de una organización, la capacidad para tomar decisiones noprogramadas o no estructuradas adquiere más importancia, ya que son este tipo de decisiones lasque atañen a esos niveles. Por tanto, la mayor parte de los programas para el desarrollo degerentes pretenden mejorar sus habilidades para tomar decisiones no programadas, por reglageneral enseñándoles a analizar los problemas en forma sistemática y a tomar decisiones lógicas.A medida que se baja en esta jerarquía, las tareas que se desempeñan son cada vez másrutinarias, por lo que las decisiones en estos niveles serán más estructuradas (programadas).Adicionalmente, una organización también estará dividida en varias secciones funcionales, sonvarias las propuestas de división que se han planteado para una empresa de forma genérica,aunque la más aceptada es la que considera los siguientes departamentos o unidades funcionales: 1. dirección 2. marketing 3. producción 4. finanzas 5. recursos humanosLas decisiones también serán diferentes, en función de en qué unidad funcional o departamentotengan lugar.Situaciones o contextos de decisiónLas situaciones, ambientes o contextos en los cuales se toman las decisiones, se pueden clasificarsegún el conocimiento y control que se tenga sobre las variables que intervienen o influencian elproblema, ya que la decisión final o la solución que se tome va a estar condicionada por dichasvariablesAmbiente de certezaVéase también certidumbre.Se tiene conocimiento total sobre el problema, las alternativas de solución que se planteen van acausar siempre resultados conocidos e invariables. Al tomar la decisión sólo se debe pensar en laalternativa que genere mayor beneficio.La información con la que se cuenta para solucionar el problema es completa, es decir, se conoceel problema, se conocen las posibles soluciones, pero no se conoce con certeza los resultados quepueden arrojar.
    • En este tipo de decisiones, las posibles alternativas de solución tienen cierta probabilidad conocidade generar un resultado. En estos casos se pueden usar modelos matemáticos o también eldecisor puede hacer uso de la probabilidad objetiva o subjetiva para estimar el posible resultado.La probabilidad objetiva es la posibilidad de que ocurra un resultado basándose en hechosconcretos, puede ser cifras de años anteriores o estudios realizados para este fin. En laprobabilidad subjetiva se determina el resultado basándose en opiniones y juicios personales.]Ambiente de incertidumbreVéase también incertidumbre.Se posee información deficiente para tomar la decisión, no se tiene ningún control sobre lasituación, no se conoce como puede variar o la interacción de la variables del problema, se puedenplantear diferentes alternativas de solución pero no se le puede asignar probabilidad a losresultados que arrojen. (Por esto, se lo llama "incertidumbre sin probabilidad").Con base en lo anterior, hay dos clases de incertidumbre: Estructurada: No se sabe que puede pasar entre diferentes alternativas, pero sí se conoce que puede ocurrir entre varias posibilidades. No estructurada: No se sabe que puede ocurrir ni las probabilidades para las posibles soluciones, es decir no se tienen ni idea de que pueda pasar.Proceso de toma de decisionesLa separación del proceso en etapas puede ser tan resumida o tan extensa como se desee, peropodemos identificar principalmente las siguientes etapas:]Identificar y analizar el problemaEsta etapa consiste en comprender la condición del momento de visualizar la condición deseada,es decir encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una decisión para llegar a lasolución de este. El problema puede ser actual, porque existe una brecha entre la condiciónpresente real y la deseado, o potencial, porque se estima que dicha brecha existirá en el futuro.En la identificación del problema es necesario tener una visión clara y objetiva, y tener bien claro eltérmino alteridad, es decir escuchar las ideologias de los demás para así poder formular unaposible solución colectiva.Identificar los criterios de decisión y ponderarlosVéase también criterio.
    • Consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisión, esdecir aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se tome.La ponderación, es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisiónque se tome, ya que todos son importantes pero no de igual forma.Muchas veces, la identificación de los criterios no se realiza en forma consciente previa a lassiguientes etapas, sino que las decisiones se toman sin explicitar los mismos, a partir de laexperiencia personal de los tomadores de decisiones.En la práctica, cuando se deben tomar decisiones muy complejas y en particular en grupo, puederesultar útil explicitarlos, para evitar que al momento de analizar las alternativas se manipulen loscriterios para favorecer a una u otra alternativa de solución.Definir la prioridad para atender el problemaLa definición de la prioridad se basa en el impacto y en la urgencia que se tiene para atender yresolver el problema. Esto es, el impacto describe el potencial al cual se encuentra vulnerable, y laurgencia muestra el tiempo disponible que se cuenta para evitar o al menos reducir este impacto.Generar las alternativas de soluciónConsiste en desarrollar distintas posibles soluciones al problema. Si bien no resulta posible en lamayoría de los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para solucionar elproblema, cuantas más alternativas se tengan va ser mucho más probable encontrar una queresulte satisfactoria.De todos modos, el desarrollo de un número exagerado de alternativas puede tornar la elecciónsumamente dificultosa, y por ello tampoco es necesariamente favorable continuar desarrollandoalternativas en forma indefinida.Para generar gran cantidad de alternativas es necesaria una cuota importante de creatividad.Existen diferentes técnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas, lasrelaciones forzadas, etcétera.En esta etapa es importante la creatividad de los tomadores de decisiones.Evaluar las alternativasConsiste en hacer un estudio detallado de cada una de las posibles soluciones que se generaronpara el problema, es decir mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con respecto a loscriterios de decisión, y una con respecto a la otra, asignándoles un valor ponderado.Como se explicó antes según los contextos en los cuales se tome la decisión, esta evaluación va aser más o menos exacta.
    • Existen herramientas, en particular para la administración de empresas para evaluar diferentesalternativas, que se conocen como métodos cuantitativos.En esta etapa del proceso es importante el análisis crítico como cualidad del tomador dedecisiones.Elección de la mejor alternativaEn este paso se escoge la alternativa que según la evaluación va a obtener mejores resultadospara el problema.Existen técnicas (por ejemplo, análisis jerárquico de la decisión) que nos ayudan a valorar múltiplescriterios.Los siguientes términos pueden ayudar a tomar la decisión según el resultado que se busque: Maximizar: Tomar la mejor decisión posible. Satisfacer: Elegir la primera opción que sea mínimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo buscado. Optimizar: La que genere el mejor equilibrio posible entre distintas metas.Aplicación de la decisiónPoner en marcha la decisión tomada para así poder evaluar si la decisión fue o no acertada. Laimplementación probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia.Evaluación de los resultadosDespués de poner en marcha la decisión es necesario evaluar si se solucionó o no el problema, esdecir si la decisión está teniendo el resultado esperado o no.Si el resultado no es el que se esperaba se debe mirar si es por que debe darse un poco más detiempo para obtener los resultados o si definitivamente la decisión no fue la acertada, en este casose debe iniciar el proceso de nuevo para hallar una nueva decisión.El nuevo proceso que se inicie en caso de que la solución haya sido errónea, contará con másinformación y se tendrá conocimiento de los errores cometidos en el primer intento.Además se debe tener conciencia de que estos procesos de decisión están en continuo cambio, esdecir, las decisiones que se tomen continuamente van a tener que ser modificadas, por laevolución que tenga el sistema o por la aparición de nuevas variables que lo afecten.]Procesos cognitivos implicados en la toma de decisionesAl igual que en el pensamiento crítico en la toma de decisiones se utilizan ciertos procesoscognitivos como:
    • 1. Observación: Examinar atentamente y recato, atisbar. Inquirir, investigar, escudriñar con diligencia y cuidado algo. Observar es aplicar atentamente los sentidos a un objeto o a un fenómeno, para estudiarlos tal como se presentan en realidad, puede ser ocasional o causalmente. 2. Comparación: Relación de semejanza entre los asuntos tratados. Fijar la atención en dos o más objetos para descubrir sus relaciones o estimar sus diferencias o semejanza. Símil teórica. 3. Codificación: Hacer o formar un cuerpo de leyes metódico y sistemático. Transformar mediante las reglas de un código la formulación de un mensaje. 4. Organización: Disposición de arreglo u orden. Regla o modo que se observa para hacer las cosas. 5. Clasificación: Ordenar disponiendo por clases/categorías. Es un ordenamiento sistemático de algo. 6. Resolución: Término o conclusiones de un problema, parte en que se demuestran los resultados. 7. Evaluación: Hacer el señalamiento del rango. Análisis y reflexión de los anteriores razonamientos y las conclusiones. 8. Retroalimentación (feedback): el proceso de compartir observaciones, preocupaciones y sugerencias, con la intención de recabar información, a nivel individual o colectivo, para intentar mejorar el funcionamiento de una organización o de cualquier grupo formado por seres humanos. Para que la mejora continua sea posible, la realimentación tiene que ser pluridireccional, es decir, tanto entre iguales como en el escalafón jerárquico, en el que debería funcionar en ambos sentidos, de arriba para abajo y de abajo para arriba.La información como materia primaEl proceso de toma de decisiones utiliza como materia prima información. Ésta es fundamental, yaque sin ella no resultaría posible evaluar las alternativas existentes o desarrollar alternativasnuevas.En las organizaciones, que se encuentran sometidas constantemente a la toma de decisiones, lainformación adquiere un rol fundamental, y por ello un valor inigualable.Para procesar los datos de la organización y transformarlos en información, es fundamentalel sistema de información, dentro de los cuales se encuentra la contabilidad.Además de los sistemas de información, existen sistemas diseñados especialmente para ayudar atransitar el proceso de toma de decisiones, que se conocen como sistemas de soporte adecisiones o sistemas de apoyo a la decisión.