E-Collaboration

E-Collaboration Am Beispiel der Projektarbeit in globalen Unternehmen Matthias Koller, WI 8a

Agenda - Einleitung 3’ - E-Collaboration in a Nutshell 17’ Deﬁnition, Konzepte, Handlungsfelder, Gestaltungsgrundlagen, Schlussfolgerungen - Q&A, Diskussion 10’

Motivation „Oder nehmen wir das Wort Wissensgesellschaft. Ich mag es nicht. Es führt auf eine falsche Fährte. Es geht nicht um Wissen an sich oder um mehr Wissen. Das ist Quatsch. Es geht um das ständige Neustrukturieren, Verändern von Wissen. Also um ehrliche Arbeit an der Komplexität.“ Prof. Dietrich Dörner Universität Bamberg, in: brand eins, Schwerpunkt Komplexität, 1 / 2006, S. 84

Bedeutung der Komplexität - Unternehmen beﬁnden sich in einem verstärkt wettbewerbsintensiven Umfeld. - Begleiterscheinungen einer hohen Innovations- und Entwicklungsgeschwindigkeit sind überproportional anwachsende Informationsvolumen. - Informationen und Wissen sowie der Zugang zu diesen sind aber die neuen kompetitiven Prinzipien, denen es gerecht zu werden gilt - um Wettbewerbsvorteile zu sichern. - Die heutige Durchdringung der IT bietet noch nie dagewesene Möglichkeiten, diese Problematik anzugehen. - Mitarbeiter aus unterschiedlichen Standorten sowie deren diversiﬁzierte Fähigkeiten, Erfahrungen und Wissen in eine Lösung miteinzubringen - die Chance global agierender Unternehmen.

Die Projektarbeit - Die Fähigkeit I. Bestehendes fundamental zu verbessern, Neues zielgerichtet einzubringen und II. III. Unnötiges radikal zu verwerfen ist ein erfolgskritischen Faktor. - Solche Initiativen können aufgrund der mangelnden Fokussierung aber nur zu einem geringen Mass im Rahmen der betrieblichen Leistungserstellung hervorgebracht werden. - Konsequenterweise muss der Projektarbeit einen immer höheren Stellenwert eingeräumt werden.

Fragestellung „Wie kann die Projektarbeit effektiver und efﬁzienter gestaltet werden?“ Unternehmer X Nähere Angaben nicht bekannt

E-Collaboration - Computerunterstützte Form der konversationsorientierten, innerbetrieblichen Zusammenarbeit. - Entstanden aus der Forschung im Bereich CSCW/CSCL. - Vereint Fachgebiete wie Informatik (Software Ergonomie, Verteilte Systeme, ICT Sicherheit) sowie Sozialwissenschaften (Kommunikation, Arbeitsplatzgestaltung, Organisationstheorie, Gruppenverhalten) gleichermassen.

Das Fundament von E-Collaboration Begriff Objekt Kommunikation Information Koordination Handlung Kooperation Ziel Collaboration Verrichtung

Motive, Ziele und Potenziale Das kollaborative Unternehmen braucht kollaborative Technologien. Komplexität erfordert Kollaboration. Technologie Organisation Potenziale von E-Collaboration Überbrückung von Raum Effektivere Ergebnisse Ziele von E- Motive für E-Collaboration Collaboration Efﬁzientere Zusammenarbeit Überbrückung von Zeit Betriebs- Mensch Erhöhte Wirtschaftlichkeit wirtschaft Kollaboration fördert die Flexibilisierung und optimiert die Ressourcen. Kollaboration macht Wissen und Handlungsmuster explizit und reﬂektierbar.

Fragestellung „Welche Lösungsansätze gibt es?“ Vorgesetzer Y Nähere Angaben nicht bekannt

Konzeptcluster Messaging Sharing Conferencing Virtuelle Arbeitsräume Argumentationssysteme Whiteboarding gleich Instant Messaging Desktop Sharing Video Audio Document Sharing Zeit Webcast Document Sharing E-Mail Shared Workspaces Podcast verschieden Weblogs Projektplanung Message Boards Wikis Umfragen

Konzeptcluster... dritte Dimension 1:1 1:n n:n [n:1] Sender Akteure Empfänger

Anwendung im Kontext der Projektarbeit Domäne „Projekt“ Dimension “Arbeitsmodus“ Initialisierung Ausführung Problemlösung Konﬂiktlösung Information Ebene“Bedürfnis“ Unterstützung Beziehung

Messaging: Weblogs (1/2) Typ: Asynchron, Richtung: 1:n Technologischer Status: 100% Kosten: gering Risikofaktoren: gering Nutzen: hoch - Weblogs aka digitale Tagebücher. - Abonnierbarer Pull-Informationskanal (RSS). - Tagging (Schlagworte, Klassiﬁzierung) als Navigationsinstrument. - Reﬂexion der Leser durch Kommentarfunktion. - Referenzierung durch Trackbacks, Feeds und Blogroll

Messaging: Weblogs (2/2) Dimension: Initialisierung Ebene: Information Ziel: Festhalten und Transparenz der wesentlichsten Ergebnisse (Kick-off, Meilensteine etc.) Methode: Projektleiter führt Projekttagebuch mit den wesentlichsten Ergebnissen. + Chronologische Ansicht der wichtigsten Ergebnisse + Reﬂexion durch Teilnehmer über Kommentar-Funktion + Gemeinsame Vision entwickeln

Sharing: Document Sharing (synchron) (1/2) Typ: Synchron, Richtung: 1:1, n:n Technologischer Status: 20% Kosten: gering Risikofaktoren: gering Nutzen: mittel - Verteilte Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Akteure. - Vorgenommene Änderungen werden in Echtzeit an alle Teilnehmer weitergeleitet.

Sharing: Document Sharing (synchron) (2/2) Dimension: Ausführung Ebene: Unterstützung Ziel: Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden. Methode: Projektmitglieder können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten wobei Änderungen gegenseitig nachgeführt und angezeigt werden. + Gemeinsame Strukturierung von Dokumenten + Zielgerichteter Einbringung von Know-How durch die unterschiedlichen Projektmitglieder + Kein Zeitverlust durch aufwändige Review-Verfahren

Conferencing: Argumentationssysteme (1/2) Typ: Synchron/Asynchron, Richtung: n:n Technologischer Status: 40% Kosten: hoch Risikofaktoren: mittel Nutzen: hoch - Unterstützen Teilnehmer in der Wissenskonstruktion. - Ideen, Argumente und Sachverhalte können auf einer Arbeitsﬂäche in Echtzeit positioniert, verknüpft, diskutiert und strukturiert werden - ähnlich Mindmap. - Einbezug von Zusatzkanal Audio/Video möglich.

Conferencing: Argumentationssysteme (2/2) Dimension: Problemlösung Ebene: Unterstützung Ziel: Gemeinsames Verständnis des Problems und kollektive Lösungsfindung Methode: Projektmitglieder benutzen Argumentationssysteme um Probleme, Sachverhalte sowie Argumente zu strukturieren und gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten. + Konsensorientierter Dialog + Beteiligung vieler Personen unterstützt Wissenskonstruktion + Geführte oder freie Lösungsﬁndung + Entwicklung von Alternativen

Virtuelle Arbeitsräume: Wiki (1/2) Typ: Asynchron, Richtung: 1:n Technologischer Status: 100% Kosten: gering Risikofaktoren: gering Nutzen: hoch - Wikis sind Websites. - Benutzer können Inhalte nicht nur lesen, sonder auch verändern. - Die anfangs fehlende Struktur wird durch die verteilte Inhaltsgenerierung bedarfsorientiert erstellt. - Fragmentiertes Wissen wird formalisiert. - Akteurgelebte Form von Knowledge Management: Communities of Practice.

Virtuelle Arbeitsräume: Wiki (2/2) Dimension: Problemlösung Ebene: Information Ziel: Identifikation von Experten und Know-How Trägern Methode: Jedes Projektmitglied hinterlegt im ProjektWiki sein persönliches Kompetenzprofil. + Erleichtert die Identiﬁkation von Experten + Begünstigung der Gruppenwahrnehmung und Erzeugung von Vertrauen + Verbindung von Wissensinseln

Gestaltungsgrundlagen Kultur Strategie Struktur Akzeptanz Prozesse Bedingungen Training Strategie Kultur Methoden Team Building Support Informationsqualität Führung Vertrauen Integration Interoperabilität Architektur Anpassbarkeit Ergonomie Infrastruktur Kompatibilität Skalierung Distribution

Fragestellung „Verstehe ich nicht...“ Manager Z Nähere Angaben nicht bekannt

9 Schlussfolgerungen (1/2) - E-Collaboration besitzt zahlreiche Einsatzgebiete E-Collaboration ist nicht nur als neue Form von Groupware zu verstehen sondern besitzt Einsatzgebiete sowohl in der Kommunikation und der Kooperation als auch der Kollaboration. - E-Collaboration ist nicht für alles einsetzbar E-Collaboration sieht keine vollständige Virtualität vor: Ein erfolgreicher Einsatz setzt die Erschliessung von Vorteilen beider Welten voraus. Zusätzlich helfen Training und Support, den Nutzen durch die Werkzeuge zu maximieren. - E-Collaboration kann Potenziale erschliessen Überlegungen eines Unternehmens zur Steigerung der Efﬁzienz und Effektivität bedingen eine Berücksichtigung der Disziplin E-Collaboration. - E-Collaboration bedarf einer Strategie Das Erarbeitung eines Kollaborationsporfolios, dessen Gestaltung sowie der Würdigung angrenzender Fachgebiete muss im Rahmen der Strategieentwicklung stattﬁnden um den kurz- sowie längerfristigen Erfolg von E-Collaboration sicherzustellen. - E-Collaboration dreht sich nicht nur um IT Die Initiative E-Collaboration sollte durch das Business (CCO) getrieben sein. IT, als wesentlicher Bestandteil, ist als Leistungserbringer zu betrachten und muss in die Strategieformulierung miteinbezogen werden.

9 Schlussfolgerungen (2/2) - E-Collaboration fordert Führungskräfte Führungskräfte sollen über ihre Rolle innerhalb von E-Collaboration frühzeitig und umfassend informiert werden – sie prägen den erfolgreichen Einsatz massgeblich. - E-Collaboration benötigt Verankerung und Controlling E-Collaboration soll in bestehenden Methoden, Prozessen und Vorlagen soweit verankert werden, als das dessen Einsatz als nutzbringend eingeschätzt wird. Eine Überwachung der Werkzeugnutzung ermöglicht die permanente Weiterentwicklung des Kollaborationsporfolios im Sinne des Anwenders und des Unternehmens. - E-Collaboration setzt Informationsqualität voraus Informationsqualität als erfolgskritischer Aspekt von E-Collaboration – sowie heutigen Unternehmen grundsätzlich – bedarf einer profunden Auseinandersetzung. - E-Collaboration als Entwicklungsstufe Eine frühzeitige und umfassende Befassung mit der Disziplin E-Collaboration ist für Wissens- und Informationsintensive Unternehmen von strategischer Bedeutung.

Q&A, Diskussion “Alles Käse?” - Über welches Portfolio verfügt Euer Unternehmen? - Wie sieht deren praktischer Einsatz aus? - Wie schnell ﬁndet Ihr einen Subject of Matter Expert? - Was ist eure Erfahrung mit dem Information Overload? Danke für die Aufmerksamkeit Und Adiö

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E-Collaboration

by Matthias Koller on Aug 15, 2007

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