E-Collaboration
Am Beispiel der Projektarbeit in globalen Unternehmen
Matthias Koller, WI 8a

Agenda
- Einleitung 3’
- E-Collaboration in a Nutshell 17’
Definition, Konzepte, Handlungsfelder,
Gestaltungsgrundlagen, Schlussfolgerungen
- Q&A, Diskussion 10’

Motivation
„Oder nehmen wir das Wort
Wissensgesellschaft. Ich mag es nicht. Es
führt auf eine falsche Fährte. Es geht nicht um
Wissen an sich oder um mehr Wissen. Das ist
Quatsch. Es geht um das ständige
Neustrukturieren, Verändern von Wissen. Also
um ehrliche Arbeit an der Komplexität.“
Prof. Dietrich Dörner
Universität Bamberg, in: brand eins, Schwerpunkt Komplexität, 1 / 2006, S. 84

Bedeutung der Komplexität
- Unternehmen befinden sich in einem verstärkt
wettbewerbsintensiven Umfeld.
- Begleiterscheinungen einer hohen Innovations- und
Entwicklungsgeschwindigkeit sind überproportional
anwachsende Informationsvolumen.
- Informationen und Wissen sowie der Zugang zu diesen sind
aber die neuen kompetitiven Prinzipien, denen es gerecht zu
werden gilt - um Wettbewerbsvorteile zu sichern.
- Die heutige Durchdringung der IT bietet noch nie dagewesene
Möglichkeiten, diese Problematik anzugehen.
- Mitarbeiter aus unterschiedlichen Standorten sowie deren
diversifizierte Fähigkeiten, Erfahrungen und Wissen in eine
Lösung miteinzubringen - die Chance global agierender
Unternehmen.

Die Projektarbeit
- Die Fähigkeit
I. Bestehendes fundamental zu verbessern,
Neues zielgerichtet einzubringen und
II.
III. Unnötiges radikal zu verwerfen
ist ein erfolgskritischen Faktor.
- Solche Initiativen können aufgrund der mangelnden
Fokussierung aber nur zu einem geringen Mass im Rahmen der
betrieblichen Leistungserstellung hervorgebracht werden.
- Konsequenterweise muss der Projektarbeit einen immer
höheren Stellenwert eingeräumt werden.

Fragestellung
„Wie kann die Projektarbeit effektiver
und effizienter gestaltet werden?“
Unternehmer X
Nähere Angaben nicht bekannt

E-Collaboration
- Computerunterstützte Form der konversationsorientierten,
innerbetrieblichen Zusammenarbeit.
- Entstanden aus der Forschung im Bereich CSCW/CSCL.
- Vereint Fachgebiete wie Informatik (Software Ergonomie,
Verteilte Systeme, ICT Sicherheit) sowie Sozialwissenschaften
(Kommunikation, Arbeitsplatzgestaltung, Organisationstheorie,
Gruppenverhalten) gleichermassen.

Das Fundament von E-Collaboration
Begriff Objekt
Kommunikation Information
Koordination Handlung
Kooperation Ziel
Collaboration Verrichtung

Motive, Ziele und Potenziale
Das kollaborative Unternehmen
braucht kollaborative Technologien.
Komplexität erfordert Kollaboration.
Technologie Organisation Potenziale von E-Collaboration
Überbrückung von Raum
Effektivere Ergebnisse
Ziele von E-
Motive für E-Collaboration
Collaboration
Effizientere Zusammenarbeit
Überbrückung von Zeit
Betriebs-
Mensch
Erhöhte Wirtschaftlichkeit
wirtschaft
Kollaboration fördert die Flexibilisierung
und optimiert die Ressourcen.
Kollaboration macht Wissen und
Handlungsmuster explizit und reflektierbar.

Fragestellung
„Welche Lösungsansätze gibt es?“
Vorgesetzer Y
Nähere Angaben nicht bekannt

Konzeptcluster
Messaging Sharing Conferencing Virtuelle Arbeitsräume
Argumentationssysteme
Whiteboarding
gleich
Instant Messaging Desktop Sharing
Video
Audio
Document Sharing
Zeit
Webcast
Document Sharing
E-Mail Shared Workspaces
Podcast
verschieden
Weblogs Projektplanung
Message Boards Wikis
Umfragen

Konzeptcluster... dritte Dimension
1:1 1:n n:n [n:1]
Sender
Akteure
Empfänger

Anwendung im Kontext der Projektarbeit
Domäne „Projekt“
Dimension “Arbeitsmodus“
Initialisierung Ausführung Problemlösung Konfliktlösung
Information
Ebene“Bedürfnis“
Unterstützung
Beziehung

Messaging: Weblogs (1/2)
Typ: Asynchron, Richtung: 1:n
Technologischer Status: 100%
Kosten: gering
Risikofaktoren: gering
Nutzen: hoch
- Weblogs aka digitale Tagebücher.
- Abonnierbarer Pull-Informationskanal
(RSS).
- Tagging (Schlagworte, Klassifizierung) als
Navigationsinstrument.
- Reflexion der Leser durch
Kommentarfunktion.
- Referenzierung durch Trackbacks, Feeds
und Blogroll

Messaging: Weblogs (2/2)
Dimension: Initialisierung
Ebene: Information
Ziel: Festhalten und Transparenz der wesentlichsten Ergebnisse
(Kick-off, Meilensteine etc.)
Methode: Projektleiter führt Projekttagebuch mit den wesentlichsten
Ergebnissen.
+ Chronologische Ansicht der wichtigsten Ergebnisse
+ Reflexion durch Teilnehmer über Kommentar-Funktion
+ Gemeinsame Vision entwickeln

Sharing: Document Sharing (synchron) (1/2)
Typ: Synchron, Richtung: 1:1, n:n
Technologischer Status: 20%
Kosten: gering
Risikofaktoren: gering
Nutzen: mittel
- Verteilte Bearbeitung von Dokumenten
durch mehrere Akteure.
- Vorgenommene Änderungen werden in
Echtzeit an alle Teilnehmer weitergeleitet.

Sharing: Document Sharing (synchron) (2/2)
Dimension: Ausführung
Ebene: Unterstützung
Ziel: Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden.
Methode: Projektmitglieder können gleichzeitig an einem Dokument
arbeiten wobei Änderungen gegenseitig nachgeführt und angezeigt
werden.
+ Gemeinsame Strukturierung von Dokumenten
+ Zielgerichteter Einbringung von Know-How durch die unterschiedlichen
Projektmitglieder
+ Kein Zeitverlust durch aufwändige Review-Verfahren

Conferencing: Argumentationssysteme (1/2)
Typ: Synchron/Asynchron, Richtung: n:n
Technologischer Status: 40%
Kosten: hoch
Risikofaktoren: mittel
Nutzen: hoch
- Unterstützen Teilnehmer in der
Wissenskonstruktion.
- Ideen, Argumente und Sachverhalte
können auf einer Arbeitsfläche in Echtzeit
positioniert, verknüpft, diskutiert und
strukturiert werden - ähnlich Mindmap.
- Einbezug von Zusatzkanal Audio/Video
möglich.

Conferencing: Argumentationssysteme (2/2)
Dimension: Problemlösung
Ebene: Unterstützung
Ziel: Gemeinsames Verständnis des Problems und kollektive
Lösungsfindung
Methode: Projektmitglieder benutzen Argumentationssysteme um
Probleme, Sachverhalte sowie Argumente zu strukturieren und
gemeinsam Lösungsansätze zu erarbeiten.
+ Konsensorientierter Dialog
+ Beteiligung vieler Personen unterstützt Wissenskonstruktion
+ Geführte oder freie Lösungsfindung
+ Entwicklung von Alternativen

Virtuelle Arbeitsräume: Wiki (1/2)
Typ: Asynchron, Richtung: 1:n
Technologischer Status: 100%
Kosten: gering
Risikofaktoren: gering
Nutzen: hoch
- Wikis sind Websites.
- Benutzer können Inhalte nicht nur lesen,
sonder auch verändern.
- Die anfangs fehlende Struktur wird durch
die verteilte Inhaltsgenerierung
bedarfsorientiert erstellt.
- Fragmentiertes Wissen wird formalisiert.
- Akteurgelebte Form von Knowledge
Management: Communities of Practice.

Virtuelle Arbeitsräume: Wiki (2/2)
Dimension: Problemlösung
Ebene: Information
Ziel: Identifikation von Experten und Know-How Trägern
Methode: Jedes Projektmitglied hinterlegt im ProjektWiki sein
persönliches Kompetenzprofil.
+ Erleichtert die Identifikation von Experten
+ Begünstigung der Gruppenwahrnehmung und Erzeugung von Vertrauen
+ Verbindung von Wissensinseln

Gestaltungsgrundlagen
Kultur Strategie Struktur
Akzeptanz Prozesse
Bedingungen
Training Strategie
Kultur
Methoden
Team Building Support
Informationsqualität
Führung
Vertrauen Integration
Interoperabilität
Architektur
Anpassbarkeit Ergonomie
Infrastruktur
Kompatibilität Skalierung
Distribution

Fragestellung
„Verstehe ich nicht...“
Manager Z
Nähere Angaben nicht bekannt

9 Schlussfolgerungen (1/2)
- E-Collaboration besitzt zahlreiche Einsatzgebiete
E-Collaboration ist nicht nur als neue Form von Groupware zu verstehen sondern besitzt Einsatzgebiete
sowohl in der Kommunikation und der Kooperation als auch der Kollaboration.
- E-Collaboration ist nicht für alles einsetzbar
E-Collaboration sieht keine vollständige Virtualität vor: Ein erfolgreicher Einsatz setzt die Erschliessung von
Vorteilen beider Welten voraus. Zusätzlich helfen Training und Support, den Nutzen durch die Werkzeuge zu
maximieren.
- E-Collaboration kann Potenziale erschliessen
Überlegungen eines Unternehmens zur Steigerung der Effizienz und Effektivität bedingen eine
Berücksichtigung der Disziplin E-Collaboration.
- E-Collaboration bedarf einer Strategie
Das Erarbeitung eines Kollaborationsporfolios, dessen Gestaltung sowie der Würdigung angrenzender
Fachgebiete muss im Rahmen der Strategieentwicklung stattfinden um den kurz- sowie längerfristigen
Erfolg von E-Collaboration sicherzustellen.
- E-Collaboration dreht sich nicht nur um IT
Die Initiative E-Collaboration sollte durch das Business (CCO) getrieben sein. IT, als wesentlicher
Bestandteil, ist als Leistungserbringer zu betrachten und muss in die Strategieformulierung miteinbezogen
werden.

9 Schlussfolgerungen (2/2)
- E-Collaboration fordert Führungskräfte
Führungskräfte sollen über ihre Rolle innerhalb von E-Collaboration frühzeitig und umfassend informiert
werden – sie prägen den erfolgreichen Einsatz massgeblich.
- E-Collaboration benötigt Verankerung und Controlling
E-Collaboration soll in bestehenden Methoden, Prozessen und Vorlagen soweit verankert werden, als das
dessen Einsatz als nutzbringend eingeschätzt wird. Eine Überwachung der Werkzeugnutzung ermöglicht die
permanente Weiterentwicklung des Kollaborationsporfolios im Sinne des Anwenders und des
Unternehmens.
- E-Collaboration setzt Informationsqualität voraus
Informationsqualität als erfolgskritischer Aspekt von E-Collaboration – sowie heutigen Unternehmen
grundsätzlich – bedarf einer profunden Auseinandersetzung.
- E-Collaboration als Entwicklungsstufe
Eine frühzeitige und umfassende Befassung mit der Disziplin E-Collaboration ist für Wissens- und
Informationsintensive Unternehmen von strategischer Bedeutung.

Q&A, Diskussion
“Alles Käse?”
- Über welches Portfolio verfügt Euer Unternehmen?
- Wie sieht deren praktischer Einsatz aus?
- Wie schnell findet Ihr einen Subject of Matter Expert?
- Was ist eure Erfahrung mit dem Information Overload?
Danke für die Aufmerksamkeit
Und Adiö