Formation interne SCD UPEC - Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique - Niveau 2 - octobre-novembre 2013

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  • 1. Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique de l’UPEC Niveau 2 octobre-novembre 2013
  • 2. La documentation électronique en université Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 2
  • 3. Rappels sur la documentation électronique à l’université Politique documentaire électronique Modèles économiques et offre documentaire électronique Les modèles économiques des ressources électroniques sont très variables mais on distingue quatre grands modes d’acquisition selon : - Achat pérenne ou abonnement - Titre à titre ou collection/bouquet => Outre sur le budget, le modèle économique d’une ressource a des répercussions sur la mise à jour des contenus de la ressource et de ses métadonnées (signalement dans le catalogue) Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 3
  • 4. Rappels sur la documentation électronique à l’université Achat pérenne Titre à titre Abonnement - - Paiement chaque année - Souvent engagement pluriannuel - Arrêt d’abonnement => arrêt de l’accès - Sélection des titres les plus intéressants - Évolution de la collection en cours d’abonnement ou à chaque renouvellement - Achat en une fois Pas d’engagement pluriannuel Accès garanti dans le temps Sélection des titres les plus intéressants Pas de mise à jour des titres => obsolescence Exemples UPEC : New Palgrave Dictionnary Série / collection - Achat en une fois Pas d’engagement pluriannuel Accès garanti au fil des années Pas de sélection de titres Pas de mise à jour des titres => obsolescence Exemples UPEC : e-books en médecine Springer Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) Exemples UPEC : e-books Numilog, Le Monde, Mementos Francis Lefebvre, Techniques de l’ingénieur - Paiement chaque année - Souvent engagement pluriannuel - Arrêt d’abonnement => arrêt de l’accès - Pas de sélection de titres - Évolution de la collection en cours d’abonnement ou à chaque renouvellement Exemples UPEC : e-books Cyberlibris, bouquet de revues CAIRN… octobre-novembre 2013 4
  • 5. Rappels sur la documentation électronique à l’université Politique documentaire électronique Cadres de l’acquisition essentiellement fixés par COUPERIN Prix, rabais Périmètre/contenu de la ressource payée Modes d’accès Durée de l’engagement Les SCD achètent ensuite, seuls ou en groupement de commande, aux conditions fixées par Couperin En cas d’échec de la négociation, discipline collective incitant à ne pas reconduire l’achat ou l’abonnement Ex : arrêt de l’achat de la collection « Lecture Notes in Computer Science » en 2013 Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 5
  • 6. Rappels sur la documentation électronique à l’université Les accès à la documentation électronique Les utilisateurs Pour chaque ressource (quel que soit le niveau, la discipline ou encore le montant), l’accès est toujours négocié pour : - l’ensemble des étudiants - les enseignants et enseignants-chercheurs - les membres du personnel (bibliothèque, administration, services techniques…) - les walk-in users (nos « lecteurs extérieurs », sur inscription et connexion uniquement dans la bibliothèque) Accès local / Accès distant Accès local : accès sur les postes informatiques ou le wifi de l’université (postes du personnel, postes publics de salle informatique ou de bibliothèque, PC portable, tablette ou smartphone connecté au wifi étudiant ou personnel) Accès distant : accès à « l’extérieur » de l’université (domicile, smartphone sur 3G, lieux publics…) La quasi intégralité des ressources UPEC sont accessibles en accès local et distant Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 6
  • 7. Rappels sur la documentation électronique à l’université Les accès à la documentation électronique Gestion technique des accès Proxy (proxypac) Proxy inverse (EZproxy) Géré par DSI (Univesité) Infodoc (SCD) Type d’accès Local Distant Fonctionnement Fait transiter toutes les consultations des sites web (dont la doc elec) à partir de postes informatiques ou du wifi du campus par une seule adresse IP (communiquée aux fournisseurs de docelec) Permet d’authentifier l’usager lorsqu’il se connecte à distance (quel que soit le terminal sur lequel il se connecte et le fournisseur d’accès à internet) Conséquences pour l’usager Les usagers qui utilisent le wifi pour accéder à la docelec doivent inscrire l’adresse du proxy dans les paramètres de leur navigateur internet (procédure pour vérifier ce paramétrage dans le blog) Les usagers doivent activer leur compte numérique (page Services numériques du site web de l’UPEC) Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 7
  • 8. Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC ? Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 8
  • 9. Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC ? Qu’est-ce qu’une bibliothèque numérique ? Miroir ou complément sur internet ou « virtuel » de la bibliothèque physique Communication : - Site internet - Pages Facebook - Blog des bibliothèques de l’UPEC Services : - Réservations en ligne (salle de groupe, lecteur de microfiche) - Compte lecteur (prolongation, alerte disponibilité…) - Renseignement à distance (rue des facs, formulaire de questions/remarques) Contenus numériques : - Ressources achetées : e-books, revues en ligne, bases de données de presse, bdd bibliographiques Ressources en open access : revues scientifiques, archives ouvertes, mémoires et thèses… Sujets d’examen Patrimoine numérisé (très peu à l’UPEC) Répertoire de sites internet de référence (très peu à l’UPEC) Athéna : Outil d’accès aux collections (physiques et numériques) et à certains services Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 9
  • 10. Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC Accès des étudiants à la bibliothèque numérique : Le compte numérique étudiant Identification pour réserver une salle de groupe ou accéder au compte lecteur en ligne Identification pour accéder à une ressource en ligne Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 10
  • 11. Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC ? Le fonctionnement d’Athéna : l’apparition des résultats après requête Interface « logiciel » Requête Athéna Moteur de recherche Résultats : documents physiques et électroniques « logiciel » Aleph Notices de documents physiques (livres, revues papier, DVD…), sujets d’examen, thèses électroniques SFX (Résolveur liens) Base locale Logiciel de gestion des droits et accès Base Ex Libris notices de bdd, revues, e-books Primo Central Réservoir de notices d’articles : Titre article, auteur, nom de la revue, date, résumé, mots-clés… Fournissent des notices (= résultats) 11
  • 12. Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC ? Le fonctionnement d’Athéna : l’accès aux documents Résultats : documents physiques et électroniques Aleph Notices de documents physiques (livres, revues papier, DVD…), sujets d’examen, thèses électroniques Notice donne la localisation des documents : l’usager va dans le rayon Accès direct au texte intégral en ligne pour les documents qui sont dans la base de SFX ou dans Primo Central 12
  • 13. Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC ? Fonctionnement dans Athéna : de quoi dépend le signalement de la doc elec ? Aleph Aleph : réservoir de notices de documents physiques (livres, revues papier, DVD, thèses microfichées), sujets d’examen et thèses électroniques ; la qualité du signalement dépend de la qualité des notices du SUDOC, de la pratique de catalogage dans le SCD et des possibilités techniques du SIGB Primo central : réservoir de notices d’articles de revues scientifiques, constitué par les métadonnées que veulent transmettre les éditeurs ou par des organismes ayant dépouillé des titres de périodiques => certains périodiques sont indexés et d’autres non et la qualité de l’indexation est très variable. Le SCD n’a pas la main sur cet entrepôt de notices. SFX : résolveur de liens. Donne accès au texte intégral aux ressources de la base de connaissance qui sont « activées ». Signalement dépend de l’exhaustivité de la base de connaissance (qui répertorie les ressources électroniques, payantes ou libres existantes) , de la profondeur du signalement (niveau du nom de la ressource , nom de la revue, du titre de l’e-book, du titre de partie/chapitre) et de la qualité de l’indexation (nombre et précision de métadonnées par notice). En cas d’absence de signalement d’une ressource, Infodoc peut ajouter une ressource « en local » (mais est alors responsable de la mise à jour). Pour plus d’explications, consulter les billets de blog : Aleph, Primo, SFX, Ex Libris, Athéna… qui fait quoi? et Le signalement de la docelec Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 13
  • 14. Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC ? Les différents modes d’accès aux ressources électroniques Catalogue Athéna Recherche possible : du nom de la base de données ou « ressource » Du titre du périodique Du titre de l’e-book et de son auteur (voire quelques métadonnées supplémentaires selon indexation) - Selon la profondeur et la qualité du signalement de la ressource concernée (=> très variable) Lors d’une requête dans Athéna, on peut trouver des articles de revues électroniques mais on ne peut pas chercher d’article précis (car l’indexation de nos ressources au niveau article dans Athéna n’est jamais complète) Listes des bases de données sur Athéna - Liste alphabétique Liste thématique Tous les outils de communication en ligne Bibliographies/zooms en ligne Billet Facebook Courriel Attention : on ne peut créer un lien hypertexte vers une ressource en ligne (base de données, article, revue, e-book…) que si elle a une notice dans Athéna : on prend alors comme lien hypertexte l’URL de la « page menu sfx » (cf. billet Précautions indispensables pour recommander une ressource électronique) Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 14
  • 15. Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC ? Connaissance des ressources électroniques Listes des bases de données Accessible à tous les internautes Liste de toutes les ressources électroniques accessibles à l’UPEC Indication accès local/accès distant/ressource libre « Pages menu sfx » Accessibles à tous les internautes Rapides présentations des ressources (contenus, mode d’accès, tutoriels…) Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 15
  • 16. Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC ? Connaissance des ressources électroniques L’outil des professionnels de l’UPEC : le blog La DocElec@u-pec Seul endroit où retrouver toutes les informations sur les nouveaux abonnements/achats, contenus des différentes ressources, pannes, aide à la résolution de problèmes d’accès, informations sur l’état du signalement de la DocElec, entraînements à la recherche documentaire… Accès : -Intranet et netvibes des sections -URL enregistrée en favori (pas d’accès par Google) -Possibilité d’abonnement pour recevoir les nouveaux billets directement dans sa boîte mail Possibilité de copier voire de modifier les textes des billets pour écrire des posts sur Facebook, des mails ou des actualités web. Mais ne pas donner l’adresse du blog à l’extérieur (blog d’information interne) Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 16
  • 17. Quelle bibliothèque numérique à l’UPEC ? Connaissance des ressources électroniques Rapide parcours de la liste des ressources électroniques de l’UPEC : présentation de leur champ disciplinaire, de leur niveau, de leur signalement… Synthèse dans le tableau récapitulatif des ressources électroniques 2013-2014 Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 17
  • 18. Cas pratiques de recherche documentaire Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 18
  • 19. Exercices de recherche documentaire Connaissance du signalement et qualité de la recherche Comprendre le signalement c’est savoir répondre aux questions suivantes : - Quelles ressources sont signalées dans le catalogue ? - Quelles ressources sont uniquement accessibles par la liste des bases de données? - A quelle profondeur (granularité) les ressources sont-elles signalées dans Athéna? - Quelle est la richesse des métadonnées dans les notices sfx et Primo Central? - Quelle est la fréquence de mise à jour des bases de connaissance de SFX et Primo Central ? Et c’est ce qui permet de faire une recherche efficace et exhaustive dans la bibliothèque numérique. Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 19
  • 20. Exercices de recherche documentaire Méthodologie : trouver une référence précise Recherche d’un livre précis :  Recherche dans Athéna du titre du livre ou de son auteur Soit on trouve un livre papier Soit on trouve un livre électronique Soit on trouve un titre proche ou une édition un peu ancienne en électronique => se rendre sur la ressource d’où provient de résultat et refaire la recherche Recherche d’une revue précise  Recherche dans Athéna du titre de la revue (si elle n’apparaît pas dans les résultats, fortes chances qu’on ne l’ait ni sous forme papier, ni sous forme électronique) Recherche d’un article précis  Si on sait dans quelle revue il se trouve : recherche de la revue dans Athéna puis recherche sur la plateforme où se trouve la revue Si c’est un article de revue scientifique : recherche de la revue dans Athéna ou recherche dans la base bibliographique Web of Science (ou base bibliographique spécialisée selon discipline) Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 20
  • 21. Cas pratiques de recherche documentaire Méthodologie : trouver des ressources sur un sujet Précision du sujet - Circonscription du sujet dans son champ disciplinaire, chronologique et géographique - Précision du sujet et détermination de mots-clés de recherche Recherche dans le catalogue Athéna Monographies et périodiques imprimés, thèses microfichées… Articles électroniques ou titres de livres voire revues électroniques (provenant de toutes les ressources signalées) Identification des ressources ramenant le plus de résultats Puis recherche approfondie dans les ressources électroniques - Recherche dans les ressources qui ramenaient des résultats dans le catalogue => tous les documents des ressources (même ceux qui ne sont pas signalés dans Athéna mais dont a payé l’accès) - Balayage des listes thématique et/ou alphabétique des bases de données => identification des ressources qui ne sont pas apparues lors de ma recherche dans le catalogue mais qui traitent probablement de mon sujet. Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 21
  • 22. Exercices de recherche documentaire Remarque sur les avantages/inconvénients respectifs de la recherche dans Athéna et de celle sur la plateforme d’un éditeur : Recherche dans Athéna Inconvénients - Recherche simultanée dans toutes les ressources signalées - Modes de recherche plus complexes, spécifiques au contenu et à l’usage - Ne sont signalées que les ressources auxquelles on a accès : pas de frustration Avantages Recherche sur la plateforme de l’éditeur - Signalement plus profond (meilleure qualité d’indexation voire plein texte) - Recherche avancée standard pour toutes les ressources -Nécessité de répéter la recherche sur chaque plateforme - Imperfection du signalement (faible profondeur / faible qualité d’indexation) - Sur certaines plateformes, la recherche par défaut intègre les ressources auxquelles l’institution n’a pas accès => confusion/frustration Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 22
  • 23. Savoir résoudre les problèmes d’accès les plus fréquents Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 23
  • 24. Résoudre les problèmes d’accès les plus fréquents « Je n’ai pas réussi à me connecter » Cette phrase recouvre de nombreuses situations, il faut apprendre à identifier les principaux cas qui peuvent causer un problème d’accès : - La ressource est temporairement indisponible - Défaut de paramétrage du proxy dans le navigateur internet - L’usager n’est pas passé par Athéna - Défaut de signalement des ressources auxquelles on a droit - Le nombre de connexions simultanées est limité - Défaut d’identification des doctorants Lorsqu’aucune des principales sources de problème d’accès ne semble être en cause, ne pas hésiter à signaler le problème à docelec@u-pec.fr en fournissant si possible une capture d’écran et/ou des indications sur le chemin parcouru par l’usager Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 24
  • 25. Résoudre les problèmes d’accès les plus fréquents La ressource est temporairement indisponible Manifestation du problème La ressource est signalée, on peut s’identifier (quand on est en accès distant) mais au moment d’arriver sur la plateforme, un message d’erreur apparaît et la connexion est bloquée. Origine du problème Il peut arriver que la connexion ne fonctionne pas mais qu’à la prochaine tentative cela fonctionne. Il arrive également assez fréquemment qu’une ressource soit temporairement indisponible du fait d’un problème de serveur de la part de l’éditeur, d’une opération de maintenance… En général, la situation revient très vite à la normale. Solutions -Vérifier qu’une rupture de connexion à une ressource n’a pas été annoncée dans le blog en consultant le calendrier de la doc elec à l’UPEC - Si ce n’est pas le cas, tenter une seconde connexion un peu plus tard -Si la ressource reste inaccessible, signaler le problème à docelec@u-pec.fr Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 25
  • 26. Résoudre les problèmes d’accès les plus fréquents Défaut de paramétrage du proxy dans le navigateur internet Manifestation du problème L’usager se connecte sur le wifi de l’université ou sur un poste (professionnel ou public) du campus et, lorsqu’il se connecte à la ressource, une fenêtre d’identification inhabituelle apparaît et les identifiants UPEC ne fonctionnent pas. Origine du problème Le navigateur internet utilisé n’est peut être pas paramétré pour passer par le proxy de l’université, ce qui empêche le fournisseur de la ressource de reconnaître l’ordinateur utilisé comme appartenant à l’UPEC. Le proxy inverse ne propose pas d’authentification car il reconnaît l’adresse IP connectée comme « dans les murs » de l’université. Solutions Aller dans le menu de paramétrage du navigateur internet et vérifier que l’adresse http://www.u-pec.fr/proxy/proxy.pac figure bien en configuration automatique du proxy. Pour connaître la procédure exacte pour les différents navigateur internet : consulter le billet Un problème d’accès? Pensez à vérifier la configuration du proxy… Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 26
  • 27. Résoudre les problèmes d’accès les plus fréquents L’usager n’est pas passé par Athéna Manifestation du problème L’usager se connecte à une ressource mais on lui refuse l’accès aux résultats de la recherche, on l’invite à payer pour la consultation d’un article ou encore on lui demande de s’identifier mais les identifiants UPEC ne fonctionnent pas. Origine du problème Il est possible que l’usager ait directement cherché la base de données via Google ou un autre moteur de recherche, sans passer par Athéna. En accès local, il arrive que le fournisseur de la ressource identifie la connexion comme venant de l’UPEC mais en accès distant c’est impossible. La page qui apparaît, avec une fenêtre d’identification, est alors en général la page utilisée pour les utilisateurs particuliers mais pas ceux venant d’une université. Solutions Pour accéder aux ressources électroniques payées par l’UPEC, il est absolument nécessaire de passer par le site du SCD que ce soit par la liste des bases de données, le catalogue ou encore la rubrique « Bibliothèque en ligne ». Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 27
  • 28. Résoudre les problèmes d’accès les plus fréquents Défaut de signalement des ressources auxquelles on a droit Manifestation du problème L’usager repère un article qui l’intéresse dans Athéna, il clique dessus (s’identifie s’il est en accès distant) mais en arrivant sur la base, on l’informe qu’il n’a pas le droit de consulter l’article en texte intégral. Origine du problème Cela vient d’une différence entre le paramétrage de notre résolveur de liens SFX (qui indique à quelles ressources : titres, états de collection) et le paramétrage des accès de l’UPEC par l’éditeur. Solutions Face à un problème de ce type, signaler le problème à docelec@u-pec.fr en fournissant si possible une capture d’écran et/ou des indications sur le chemin parcouru par l’usager, pour que le SCD corrige son erreur de signalement ou fasse valoir ses droits d’accès auprès de l’éditeur. Si c’est bien un problème de signalement ou si l’usager a besoin d’obtenir l’article rapidement, on peut lui proposer un PEB Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 28
  • 29. Résoudre les problèmes d’accès les plus fréquents Le nombre de connexions simultanées est limité Manifestation du problème L’usager tente de se connecter à la ressource, parvient à s’identifier (s’il est en accès distant) mais l’accès lui est refusé Origine du problème Pour certaines ressources, le prix à payer varie très sensiblement en fonction du nombre d’accès simultanés (nombre d’usagers de la même université qui peuvent se connecter en même temps à la ressource). Pour des raisons budgétaires, on ne prend qu’un nombre limité d’accès simultanés ce qui peut provoquer des « embouteillages » temporaires. Dalloz revues : 1 accès simultané ENI : 3 accès simultanés FRANCIS, ERIC ou Medline : 5 accès simultanés Europresse : 12 accès simultanés Solutions Si le problème d’accès se pose pour l’une des ressources citées, inviter l’usager à tenter de se connecter à nouveau un peu plus tard. Si le problème d’accès persiste, ce n’est peut-être pas la limitation d’accès simultanés qui est en cause : signaler le problème à docelec@u-pec.fr en fournissant si possible une capture d’écran et/ou des indications sur le chemin parcouru par l’usager Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 29
  • 30. Résoudre les problèmes d’accès les plus fréquents Défaut d’identification des doctorants Manifestation du problème Un doctorant est dépourvu d’identifiants pour se connecter aux ressources électroniques Origine du problème La gestion administrative des doctorants dépend du PRES Université Paris-Est, ils ne sont donc pas automatiquement intégrés dans notre annuaire d’authentification des étudiants. Sans une procédure spécifique, ils ne peuvent accéder aux ressources électroniques. Solutions Pour l’instant seule une solution provisoire (donc susceptible d’évoluer) existe. Pour accéder à nos ressources le doctorant doit : 1. Obtenir un CODE LECTEUR (comme un lecteur extérieur), délivré par les bibliothécaires, pour se connecter aux postes informatiques du SCD. 2. Ecrire à infodoc@u-pec.fr pour qu’on lui crée un identifiant et un mot de passe provisoire (à changer lors de l’activation du compte numérique) d’accès aux ressources. Connaître et savoir utiliser la bibliothèque numérique (niveau 2) octobre-novembre 2013 30
  • 31. www.u-pec.fr Mathilde Vergnaud Chargée de la valorisation des ressources électroniques du SCD mathilde.vergnaud@u-pec.fr Tél. 01 45 17 70 39 octobre-novembre 2013