การใช้งาน Ms excel

7,902 views
7,764 views

Published on

การใช้งาน Ms excel
by Matee Witawasiri

Published in: Self Improvement
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
7,902
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

การใช้งาน Ms excel

  1. 1. การใช้งาน MS Excel Matee Witawasiri. Technical Support Director The Practical Solution Co.,Ltd.
  2. 2. คุณสมบัติโปรแกรม Excel <ul><li>เป็นโปรแกรมที่มีคุณสมบัติมากมายสำหรับการคำนวณ ซึ่งจะช่วยเหลือในการทำเอกสารต่างๆ ในรูปแบบตาราง ได้แก่ </li></ul><ul><ul><li>Quotation </li></ul></ul><ul><ul><li>การคิดค่าใช้จ่ายต่างๆ </li></ul></ul><ul><ul><li>ใช้ทำ Graph แสดงข้อมูล </li></ul></ul><ul><ul><li>ใช้คำนวณทางสถิติต่างๆ </li></ul></ul>
  3. 3. การกำหนดรูปแบบของข้อมูล <ul><li>คลิกที่เมนู Format > Cells หรือ กด CTRL+1 </li></ul>ในโปรแกรม Excel เองในแต่ละช่องจะมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลว่าเป็นแบบไหน เช่น ข้อความ , วันที่ , เวลา , ตัวเลข , จำนวนเงินสกุลต่างๆ เป็นต้น ซึ่งเราจำเป็นต้องกำหนดรูปแบบเพื้อให้แสดงค่าถูกต้อง
  4. 4. ความแตกต่างของ Formula และ Function <ul><li>Formula คือสมการคณิตศาสตร์ทั้งหมดที่ กรอกลงไปในเซลล์ </li></ul><ul><li>ส่วน Function คือส่วนที่มาช่วยให้สามารถสร้างสูตรได้ง่ายขึ้น </li></ul>Formula Function
  5. 5. Function : Concatenate <ul><li>การรวมข้อความต่าง ๆ เข้าด้วยกัน </li></ul><ul><li>สามารถใช้เครื่องหมาย & แทนได้ Function Concatenate </li></ul>  MC728541569 728541569 MC   MC222541563 222541563 MC   LT128541563 128541563 LT   LT228541568 228541568 LT   LT328500563 328500563 LT   LL328541567 328541567 LL   HT500060002 500060002 HT   Part# Customer   Output Input   =CONCATENATE(C13,D13)   =CONCATENATE( ข้อความ 1, ข้อความ 2...) Function SH328111560 328111560 SH SH528541560 528541560 SH PL328541567 328541567 PL LT244156325 244156325 LT OP628541561 628541561 OP OP928541563 928541563 OP NT328411563 328411563 NT Part# Customer Output   Input   =(G13&H13)   =( ข้อความ 1, ข้อความ 2…) Function
  6. 6. Function : Left& Right <ul><li>LEFT คือ การตัดจำนวนตัวอักษรที่อยู่ทางซ้าย Column ตามจำนวนที่กำหนด </li></ul><ul><li>RIGHT คือ การตัดจำนวนตัวอักษรที่อยู่ทางขวา Column ตามจำนวนที่กำหนด </li></ul>LT16431263 LT LT161230019 LT LL3280UDVS LL LL-T6510050A00 LL PartNumber Shipment# =LEFT(D13,2)   =LEFT( ข้อความ , ลำดับ ) Function
  7. 7. Function : LOWER & UPPER & PROPER <ul><li>LOWER : แปลงข้อความให้เป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด </li></ul><ul><li>UPPER : แปลงข้อความให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด </li></ul><ul><li>PROPER : เปลี่ยนตัวอักษรแรกในแต่ละคำเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ </li></ul>                Excel Trip excel trip   EXCEL TRIP excel trip   excel trip EXCEL TRIP Basic & Advance basic & advance   BASIC & ADVANCE basic & advance   basic & advance BASIC & ADVANCE Output Input   Output Input   Output Input =PROPER(I13)     =UPPER(F13)     =LOWER(C13)   =PROPER( ข้อความ ) Function   =UPPER( ข้อความ ) Function   =LOWER( ข้อความ ) Function เปลี่ยนตัวอักษรแรกในแต่ละคำให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่   Set ตัวอักษรให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด   Set ตัวอักษรให้เป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด
  8. 8. Function : ROUND <ul><li>( ROUNDUP ) ปัดเศษทศนิยมขึ้นหมด </li></ul><ul><li>( ROUNDDOWN ) ปัดเศษทศนิยมลง </li></ul><ul><li>( ROUND ) ปัดเศษทศนิยมตามปกติ เกิน 5 ปัดขึ้นน้อยกว่า 5 ปัดลง </li></ul>โดยการคำนวณเราสามารถระบุจำนวน Digit ที่จะปัดเศษได้ ถ้าเป็น 0 หมายถึงว่าไม่มีทศนิยม ถ้ามากกว่า 0 หมายถึงว่ามีทศนิยม ถ้าติดลบ หมายถึงไม่มีทศนิยม -1 หมายถึง จำนวนเต็มสิบ , -2 หมายถึง จำนวนเต็มร้อย                                       1150.000 1154.693   1365.000 1365.352   1570.000 1561.000   160.000 156.200   156.000 156.500   190.000 189.300   150.000 145.900   145.000 145.999   150.000 145.600   Output Input   Output Input   Output Input =ROUND(I12,-1)   =ROUNDDOWN (F12,0)     =ROUNDUP(C12,-1)     =ROUND( ข้อความ , ตำแหน่ง ) Function =ROUNDDOWN( ข้อความ , ตำแหน่ง ) Function =ROUNDUP( ข้อความ , ตำแหน่ง ) Function ปัดเศษทศนิยมตามตำแหน่งที่ระบุ   ปัดเศษทศนิยมลง   ปัดเศษทศนิยมขึ้น
  9. 9. Function : SUM <ul><li>การบวกเลขรวม </li></ul>  96,215 TOTAL :   6,000 MC470474105   900 MC470474105   50,000 MC182000686005   1,000 LT16441269   253 LT16441262   500 LT16441261   2,536 LT1614B1430055   35,026 LT161230019   QTY Part Number   =SUM(D10:D20) Function =SUM( บริเวณที่ต้องการบวกเลข ) Function
  10. 10. Function : SUMIF <ul><li>การบวกเลขรวมทำงานแบบมีเงื่อนไข </li></ul>  50,500 TOTAL :   #N/A NT-6300008   500 LT16441261   #N/A PL313914723851   50,000 MC182000686005   #N/A OP100000408   #N/A OP100000406   QTY Part Number =SUMIF(G10:G20,&quot;<>#n/a&quot;) Function       =SUMIF( บริเวณที่ต้องการให้ตรวจสอบเงื่อนไข ,&quot; เงื่อนไข &quot;) Function
  11. 11. Function : IF <ul><li>ฟังก์ชั่น IF เป็นอีกฟังก์ชันที่ผู้ใช้ Excel นิยมกันมาก เนื่องจากสามารถนำไปประยุกต์ใช้งาน เพราะบางครั้งการคำนวณหนึ่ง ๆ อาจจะต้องใช้การตรวจสอบว่าตรงกับเงื่อนไขที่เราจะให้สูตรคำนวณให้หรือไม่ </li></ul><ul><li>IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) </li></ul><ul><li>Logical_test ข้อมูลที่ใช้ทดสอบเงื่อนไข </li></ul><ul><li>Value_if_true เมื่อทดสอบตามเงื่อนไขแล้วว่าเป็นจริง </li></ul><ul><li>Value_if_false เมื่อทดสอบตามเงื่อนไขแล้วไม่ถูกต้องตามเงื่อนไข </li></ul>  LT16441261 LT16441261   0 LT16441261   LT1612E1230038 LT1612E1230038   0 LT1612E1230038   Output Input   =IF(C14=C13,&quot;0&quot;,C14)   =IF( ข้อความ 2= ข้อความ 1,&quot;0&quot;, ข้อความ 2) Function
  12. 12. Function : Vlookup & Hlookup <ul><li>Function Vlookup & Hlookup เป็น Function ที่เกี่ยวกับการค้นหา และอ้างอิง ( Reference ) </li></ul><ul><li>ข้อจำกัด ตารางที่เป็นฐานข้อมูล คุณสมบัติของตารางจะต้องมี Primary คือเป็นค่าที่ไม่ซ้ำกันเลยใช้กับ Vlookup ได้ผลดีที่สุด </li></ul>5,224 1,000 5.2240 ASM LT16441269 300 253 1.5000 ASM LT16441262 750 500 1.5000 ASM LT16441261 5,072 2,536 2.0000 IC LT1614B1430055 7,005 35,026 0.2000 ASM LT161230019 Total Q'ty Std.Cost Description Part#       Table DataBase (VLOOKUP)     65,000 50,000 1.3000 MC182000686005     5,224 1,000 5.2240 LT16441269     750 500 1.5000 LT16441261     5,072 2,536 2.0000 LT1614B1430055     Total Q'ty Std.Cost Part Number     = VLOOKUP(C30,$C$10:$F$23,4,0)   = VLOOKUP( ข้อมูลที่ใช้ค้นหา , ตารางข้อมูล , คอลัมน์ของข้อมูลผลลัพธ์ , ค้นหาแบบประมาณ ) Function VLOOKUP : ค้นหาค่าในคอลัมน์ซ้ายสุดของตารางแล้วส่งค่ากลับในคอลัมน์ที่ระบุ Function VLOOKUP : ค้นหาค่าในคอลัมน์ซ้ายสุดของตารางแล้วส่งค่ากลับในคอลัมน์ที่ระบุ
  13. 13. ข้อความที่พบบ่อยเมื่อการใช้สูตรเกิดข้อผิดพลาด   เช่น SUM(A1:B2,C2:D5) เขียนผิดเป็น SUM(A1:B2 C2:D5)     แต่ลืมแบ่งแยกด้วยเครื่องหมายคั่น (,)   แก้ไขได้โดยการใส่เครื่องหมายคั่นให้ถูกต้อง จะเกิดขึ้นเมื่อกำหนดพื้นที่เซลล์สองเซลล์ที่ไม่ได้มีส่วนใดต่อกัน #NULL!   ในสูตรได้ มักพบเมื่อหายไปอ้างเซลล์ข้ามชีทหรือข้ามสมุดงาน   แก้ไขได้โดยการตรวจสอบตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ จะเกิดขึ้นเมื่อโปรแกรมไม่สามารถค้นหาตำแหน่งอ้างอิงเซลล์ที่ใช้ #REF! ของฟังก์ชันคืออะไร แล้วเปลี่ยนให้ถูกต้อง เช่น ฟังก์ชันต้องการเซลล์เดียว แต่เราใส่เป็นหลาย ๆ เซลล์   แก้ไขได้โดยการตรวจสอบว่าประเภทตัวแปร จะเกิดขึ้นเมื่อกรอกตัวแปรผิดประเภทให้กับฟังก์ชัน #N/A   ไม่ได้เกี่ยวข้องในชีทนั้น เช่น A1+A โดยที่ตัวอักษร A แปลกปลอมเข้าไปหรือไม่   แก้ไขได้โดยการตรวจสอบสูตรดูว่ามีข้อความอะไร จะเกิดเมื่อในสูตรมีข้อความที่ Excel ไม่สามารถบอกได้ว่าคืออะไร #NAME? แก้ไขได้โดยการใช้ตัวเลขอื่น ๆ เป็นตัวหารแทน จะเกิดเมื่อใช้ 0 เป็นตัวหาร เช่น 10/0 ซึ่งทำไม่ได้ #DIV/0! แก้ไขได้โดยการสำรวจดูว่าประเภทของข้อมูล ถูกต้องตามหลักคณิตศาสตร์หรือไม่ จะเกิดขึ้นเมื่อใช้สูตรผิดหลักไวยากรณ์ของสูตร เช่น การนำตัวเลขไปบวกกับตัวอักษร #VALUE! แก้ไขได้โดยการขยายขนาด ความกว้างของเซลล์ จะเกิดขึ้นเมื่อตัวเลขในเซลล์ยาวกว่า ขนาดของเซลล์ ##### วิธีแก้ปัญหา สาเหตุ ข้อความผิดพลาด
  14. 14. การสร้างแผนภูมิ <ul><li>เลือกขอบเขตข้อมูลที่ต้องการ </li></ul><ul><li>คลิกที่เมนู Insert > Chart </li></ul>1) เลือกรูปแบบของแผนภูมิที่ต้องการ 2) เลือกขอบเขตข้อมูล
  15. 15. การสร้างแผนภูมิ ( ต่อ ) 3) แก้ไขรายละเอียด เช่น Title, ชื่อแกน x, y, Legend 4) เลือกตำแหน่งที่จะวางแผนภูมิ ตัวอย่างแผนภูมิที่ได้
  16. 16. การใส่ Header และ Footer <ul><li>คลิกที่เมนู File > Page Setup </li></ul><ul><li>ใส่ข้อความที่ต้องการ หรือเลือกจากที่มีอยู่แล้ว </li></ul>
  17. 17. การตั้งค่าหน้ากระดาษสำหรับพิมพ์ <ul><li>คลิกที่เมนู File > Page Setup </li></ul><ul><li>กำหนดขนาดที่ต้องการ </li></ul>
  18. 18. การกำหนดขอบเขตข้อมูลสำหรับพิมพ์ <ul><li>เลือกพื้นที่ที่ต้องการ แล้วคลิกที่เมนู File > Print Area > Set Print Area </li></ul><ul><li>หรือเข้า File > Page Setup > Sheet ก็สามารถกำหนดพื้นที่พิมพ์ได้เช่นเดียวกัน </li></ul>
  19. 19. กำหนดขอบกระดาษ <ul><li>เลือก Print Preview แล้ว คลิก Margins แล้วเลื่อน mouse เพื่อปรับระยะ ซ้าย ขวา บน และล่างได้ </li></ul><ul><li>หรือเข้า File > Page Setup > Margin ก็สามารถกำหนดระยะขอบกระดาษได้เช่นเดียวกัน </li></ul>
  20. 20. ตัวอย่างเอกสารที่พิมพ์
  21. 21. ข้อสำคัญเกี่ยวกับ Properties File <ul><li>คลิกที่เมนู File > Properties </li></ul>Properties ของ File จะเก็บชื่อผู้สร้าง , บริษัท และรายละเอียดอื่นๆ ไว้ หากไม่ต้องการให้ผู้อื่น ทราบถึงว่าผู้ทำการสร้างไฟล์นี้ขึ้นมา จะต้องทำการลบรายละเอียดต่างๆ ออกไป
  22. 22. Hotkey <ul><li>Text </li></ul><ul><li>CTRL+B Bold </li></ul><ul><li>CTRL+I Italic </li></ul><ul><li>CTRL+U Underline </li></ul><ul><li>Format </li></ul><ul><li>CTRL+1 เพื่อเปลี่ยนรูปแบบ </li></ul><ul><li>Edit </li></ul><ul><li>F4 Repeat previous action </li></ul><ul><li>F7 ตรวจสอบการสะกดคำ </li></ul><ul><li>CTRL+A Select all </li></ul><ul><li>CTRL+C Copy </li></ul><ul><li>CTRL+D Duplicate </li></ul><ul><li>CTRL+X Cut </li></ul><ul><li>CTRL+V Paste </li></ul><ul><li>CTRL+Z Undo </li></ul><ul><li>CTRL+Y Redo </li></ul><ul><li>Zoom </li></ul><ul><li>CTRL+SHIFT + Spin your scroll wheel </li></ul>
  23. 23. Question and Answer Matee Witawasiri.

×