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Eje tematico no2

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Presentacion Eje temático No2 de la asignatura de Gestión de documentos electrónicos - 01

Presentacion Eje temático No2 de la asignatura de Gestión de documentos electrónicos - 01

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  • 1. Presentado por: Andrés Mauricio Martínez María del Mar Rodríguez Martin Emilio Suarez Carlos Alejandro Amaya Docente Jorge Mario Zuluaga Ingeniero de Sistemas Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencia de la información y laDocumentación, Bibliotecología y Archivística. Gestión de Documentos Electrónicos – 01 2012
  • 2. Introducción1. Documentos Electrónicos Definición2. Descripción Componentes Características Clasificación3. Conservación de Documentos Electrónicos Problemática de la conservación de Documentos electrónicos4. Documento electrónico de archivoConclusionesReferencias
  • 3. Con la importancia que se le ha brindadorecientemente a la información, se ha notado unincremento exponencial en la produccióndocumental; implicando costos de mantenimiento ypersonal capacitado en el cuidado y manejo de lainformación, sin contar con el espacio estratégicoque implica el almacenamiento. En la actualidad, lasnuevas herramientas tecnológicas abren paso a unnuevo concepto de información y soporte, brindadoun fácil acceso y distribución de la información.
  • 4. Se considera documento electrónico a la información decualquier naturaleza que se encuentre almacenada y suacceso sea haciendo uso de la electrónica; que se conservay transmite también mediante medios electrónicos endepósitos de conservación permanente, tras efectuar unaselección a partir de la identificación y valoración de lasseries, con medidas de autentificación y de preservaciónadecuadas y con una organización respetuosa con sumodo de producción (Principios Archivísticos), con el fin degarantizar su valor informativo, legal y cultural, así comode permitir su acceso y uso también mediante lastecnologías de la información.
  • 5. Si analizamos la noción tradicional dedocumento referida al instrumento en elque queda plasmado un hecho que seexterioriza mediante signos materiales ypermanentes del lenguaje, vemos comoel documento electrónico cumple conlos requisitos del documento en soportede papel en el sentido de que contieneun mensaje (texto alfanumérico odiseño gráfico) en lenguaje convencional(el de los bits) sobre soporte (cinta odisco), destinado a durar en el tiempo.
  • 6. Se caracteriza porPosee contenido tener Firma o datos electrónicainformativos del avanzada basada documento en un certificado reconocido Metadatos, Son unaDeja un rastro de fácil herramienta de gran comprensión importancia en la gestión de datos e información (traza), con este se porque facilitan la podrá conocer sus búsqueda, recuperación e modificaciones y integración de datos accesos provenientes de distintas fuentes
  • 7. 1. Funcionales Carácter interactivo: El documento electrónico permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. El documento digital puede, además, reaccionar ante exigencias del lector. Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién consulta, presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule lugares, señales o aspectos del documento
  • 8. Carácter multimediatico:Los documentos digitales permiten integrar enun sólo ambiente información registrada enforma de texto, de imágenes fijas o enmovimiento, y de sonido. Los documentosdigitales permiten que quién loselabora, combine distintas formas depresentar información en un sólo documento.El documento digital puede, así, combinartexto con sonido; sonido con imágenes;imágenes con texto, o las tres cosassimultáneamente.
  • 9. Carácter Hipertextual: Los documentos tradicionalesobligan a lecturas lineales: un libro se lee desde laprimera página hasta la última; en un documentoelectrónico, es posible establecer relaciones entre unapalabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra palabra o frase enotro lugar del documento . De hecho, en un documentodigital, es posible establecer relaciones entrepalabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicadosen un documento, e información textual, visual oauditiva, ubicada en cualquier otro documento al cualse pueda acceder electrónicamente
  • 10. Carácter Omniacccesible:La posibilidad de establecer híperrelaciones entre documentos ubicadosen distintos sitios Web, no importa laregión o país donde seencuentren, permite que losdocumentos electrónicos, ubicados noimporta donde, si están en un medioconectado en red con Internet, puedanser accedidos desde cualquier otrolugar. Son, en consecuencia, accesiblesdesde todas partes.
  • 11. 2. Sustanciales Los documentos electrónicos se consignan en soportes, magnéticos u ópticos y su información representada por códigos binarios que necesita ser descodificada para ser apreciable por los sentidos. El entorno tecnológico en el que se producen estos documentos deja su huella en ellos. Datos relativos al sistema en el que son generados y al contexto administrativo, que en muchos casos son invisibles para el lector (metadatos) y tienen una gran importancia para la comprobación de la autenticidad del documento.
  • 12.  Las tecnologías que intervienen en la generación de estos documentos tienen un alto nivel de obsolescencia, por lo que es necesario reseñar estos aspectos en las descripciones archivísticas. Ubicuidad de la información que es usada por varios organismos que la comparten, lo que nos impide identi-ficar al productor, evidentemente uno de los aspectos más importantes en la Descripción Multinivel. Dificultades para identificar el tipo y la forma documental de estos documentos. Por lo que será necesario clarificar estos aspectos que tienen especial relación con el valor probatorio de estos documentos.
  • 13.  Digitalizados: Son los documentos creados a partir de documentos impresos. Digitales para imprimir: son creados a partir de las herramientas electrónicas para ser impresos. Multimediaticos: Son creados para ser exclusivamente consultados desde un ordenador.
  • 14. El principio de la preservación de los documentoselectrónicos se basa en mantener esta informaciónpor mucho tiempo y garantizando su recuperacióndesde donde lo quieran solicitar.Según la UNESCO, los principales problemas deconservación de este tipo de formato es lainsolencia de los diversos sistemas operativos, lacapacidad y durabilidad de los soportes usadospara su almacenamiento y por ultimo la fácilaccesibilidad de la misma.
  • 15.  La información digital es intrínsecamente más fácil de alterar que las tecnologías tradicionales de papel o microfilm. Los soportes de almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren de la existencia de unas tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos. Además se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos.
  • 16.  La obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, —que debido a los avances tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que se deterioren—, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la lectura. La accesibilidad será una pieza vital como parte de la preservación de los documentos en formato digital, ya que si los documentos logran sobrevivir al paso del tiempo (la continuidad – por cuanto tiempos será un formato ―valido‖) podrán ser usables y accesibles.
  • 17. Se considera documento electrónico de archivo comotodos los documentos electrónicos que toman partedentro de una transacción de la organización que loscrea. Este permite ser usado y gestionado como unaunidad.Las características que debe reunir un documento paraser considerado parte del archivo no varían al cambiarde formato. No es el soporte lo que conlleva laconsideración o no de un documento como documentode archivo, sino sus características de origen y defunción. Para que el documento sea parte del archivoha de haber sido creado como resultado de la actividadde la empresa que lo alberga.
  • 18. Un documento electrónico de archivo tiene una función de dar evidencia de las transacciones de la organización, y su conocimiento a menudo resulta fundamental para tomar decisiones. Será necesario que los documentos electrónicos de archivo tengan unos formatos definidos para su conservación y consulta, recomendándose que estos formatos estén basados en estándares abiertos. Se pueden establecer tres características que deben cumplir los documentos en ese sistema: Ser manejables para que sirvan de base a la creación de nuevos documentos. Ser precisos y exactos. Es importante que se pueda distinguir entre distintas versiones para que los usuarios tomen decisiones basadas en información precisa.
  • 19.  Es importante entender que el trabajo del profesional en Bibliotecología y Archivística, con el paso del tiempo aun posee el mismo objetivo, salvaguardar la información y el patrimonio histórico documental de la humanidad; sin importar su formato. Los profesionales de la información en la actualidad nos enfrentamos al dilema de conservar, distribuir y sostener la confiabilidad del documento electrónico; sin contar que tecnologías avanzan demasiado rápido lo que hace que la gran parte de estos formatos, soportes digitales, software y hardware queden obsoletos en poco tiempo sumando a todo ello la incompatibilidad de los nuevos sistemas con los antiguos. Lo anterior nos hace un llamado a generar unas ideas y estándares de calidad en la conservación de los diferentes formato, para no perder la información almacenada durante años.
  • 20.  Cada innovación en el hombre produce un espacio que le permite elegir y produce un cambio que genera un efecto en la cultura, para tal efecto es necesario adoptar los nuevos instrumentos que surgen a partir de las nuevas tecnologías para operar y ejecutar este tipo de cambios sin inconvenientes. Al hablar de conservación y mantenimiento de un archivo digital se puede decir que son imprevisibles, puesto que dependen de factores externos al archivo, tanto de la evolución tecnológica como de la estructura de las organizaciones que producen los documentos; pero se tiene en cuenta que una organización que implemente un sistema de gestión documental con formatos digitales podrá realizar un mejor seguimiento de los documentos y obtenerlos con mayor rapidez.
  • 21. Esteban Navarro, Miguel Ángel. ―Los archivos dedocumentos electrónicos‖. En: El profesional de lainformación, 2001, diciembre, v. 10, n. 12, pp. 41-45.Ultima visita Marzo 10 de 2012.http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdfUniversidad de Cádiz. Gestión de documentoselectrónicos. Ultima visita Marzo 10 de 2012.http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/documentosDocumentos digitales: definición y características. Ultimavisita Marzo 10 de 2012.http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html
  • 22. Marcos, Mary Carmen. ―Los archivos en la eradigital‖. En : El profesional de lainformación, 1999, junio. Ultima visita Marzo10 de 2012.http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_la_era_digital.htmlBarrueco, José Manuel. Manual: preservacióny conservación de documentos digitales.Capitulo 7. Ultima visita Marzo 10 de 2012.http://www.imaginar.org/digitalizacion/manuales/manual_preservacion_digital.pdf

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