Lug2009 Email Management

705
-1

Published on

Presentation on how to better implement Lotus Domino Mail Management by Sander Zwart & Martijn de Jong. This presentation was presented at the Lotus User Group Conference 2009 in Amsterdam, The Netherlands

Published in: Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
705
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
11
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Lug2009 Email Management

  1. 1. Daad kracht in v o o ruitg ang E-mail Management in Domino environments Punten om niet te vergeten m.b.t. mail management Sander Zwart Martijn de Jong szwart@ilionx.com mdejong@ilionx.com © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  2. 2. Even voorstellen... Sander Zwart ■ Wie ben ik? ■ Sinds 1996 actief IBM Lotus Consultant ■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino System Administrator ■ 2005: Consultant voor ilionx ■ Migratie trajecten voor o.a ABN-Amro, Fortis, PwC, Vopak ■ Diverse Domino 8.5 migraties ■ Infrastructuur advies met behulp van Quick Scan ■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl ■ Twitter: twitter.com/sanderzwart © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  3. 3. Even voorstellen... Martijn de Jong ■ Wie ben ik? ■ Ir. Elektrotechniek, afgestudeerd aan de TU Delft ■ Psychologie & Ergonomie aan de universiteit van Stellenbosch, Zuid-Afrika ■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino 8 Application Developer & System Administrator en een Certified Lotus Instructor ■ 2000: Lotus Notes trainer voor IBM ■ 2002: Begonnen met Domino applicatie ontwikkeling, maar gestart met een Domino System Administration job ■ 2004: Lotus Notes Consultant voor ilionx ■ 2006: Applicatie ontwikkelaar voor het ABN AMRO Bank Messaging & Groupware Architecture Team ■ 2009: Spreker op Lotusphere met als onderwerp “10 Things to Consider when Developing & Deploying Applications in Large Scale Environments ■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl ■ Twitter: twitter.com/martdj © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  4. 4. Agenda Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management: 1 Uniformiteit 2 Optimalisatie 3 Mailtemplate management 4 Archivering © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  5. 5. Uniformiteit Uniformiteit van je omgeving bereik je via: ■ Standaarden ■ Policies ■ Procedures © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  6. 6. Waarom Standaarden ■ Minder calls naar de helpdesk ■ Betere stabiliteit van je omgeving ■ Zodat iedereen weet wat hij/zij moet doen © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  7. 7. Welke Standaarden ■ ACL ■ Staan alle standaard groepen in de ACL en met de juiste rechten? ■ Hebben -Default- en Anonymous* niet teveel rechten? ■ Is de gebruiker editor of manager op zijn/haar mailfile? * Als Anonymous niet bestaat in de ACL, heeft Anonymous de rechten van -Default- t/m Reader niveau ■ Mailfile Quota ■ Database Properties ■ Replication Settings ■ Calendar Profile © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  8. 8. Policies ■ Mail policies ■ Om ervoor te zorgen dat gebruikers zo min mogelijk instellingen zelf hoeven te doen ■ Om uniformiteit af te dwingen ■ Om het gebruikersgemak te vergroten ■ Desktop policies ■ Ook in de dekstop policies staan mail gerelateerde settings ■ Registratie policies ■ Voor consistente registratie van gebruikers © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  9. 9. Waarom Procedures ■ Compliancy ■ Operationele behoefte ■ Risicobeheersing ■ Voortschrijdende ontwikkeling © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  10. 10. Uniformiteit binnen ABN AMRO ■ Mailfile Information Store Demo © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  11. 11. Uniformiteit binnen ABN AMRO (2) © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  12. 12. Uniformiteit binnen ABN AMRO (3) Tooling: Mailfile Tooling detecteert de afwijkingen en corrigeert © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  13. 13. Agenda Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management: 1 Uniformiteit 2 Optimalisatie 3 Mailtemplate management 4 Archivering © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  14. 14. Optimalisatie Beperk de grootte van je mailfiles ■ Quota ■ LZ1 attachment compression ■ Design note compression ■ Document Data Compression ■ DAOS ■ Archivering ■ Beperken van Simple Search © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  15. 15. DAOS ■ Mail routing zonder DAOS 3mb 3x 3mb © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  16. 16. DAOS ■ Mail routing met DAOS 3mb 3mb © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  17. 17. ● DAOS Estimator tool ■ Besparingen op individuele databases ■ Totale besparing op Domino omgeving © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  18. 18. Agenda Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management: 1 Uniformiteit 2 Optimalisatie 3 Mailtemplate management 4 Archivering © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  19. 19. Mailtemplate Management Hou je mail templates gesynchroniseerd met je Notes clients ■ Vanaf Notes/Domino 6.5 via een Desktop Policy: ■ Daarvoor via custom oplossingen... © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  20. 20. Mailtemplate Management in ABN AMRO ■ Mailfile Upgrade Tool ■ Doet veelal hetzelfde als wat via de Desktop policy mogelijk is ■ Maar werkt ook op oudere client versies (pre-6) ■ Gebruiker kiest of zijn/haar mailfile een nieuw template moet krijgen ■ Administrator kan overrulen © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  21. 21. Agenda Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management: 1 Uniformiteit 2 Optimalisatie 3 Mailtemplate management 4 Archivering © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  22. 22. ● Archivering ■ Domino gebaseerd archiveren ■ Mogelijk op basis van policies ■ Gebruiker zoekt door meerdere mailbestanden ■ Op basis van IBM Content Collector ■ Data opslag in Filenet of Commonstore ■ Complex ■ Third party domino archivering ■ Archief opslag in Domino ■ Zoeken door archief vanuit mailfile © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  23. 23. Archivering bij ABN AMRO Domino based archiving ■ Archiving policy bepaalt hoe snel wordt gearchiveerd ■ Domino Web applicatie geeft advies over de beste archiveringsperiode voor jou en de mogelijkheid om die periode in te stellen © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  24. 24. Conclusie ■ Het loont om je mail omgeving te optimaliseren ■ Als je het nog niet gedaan hebt, begin dan met het definiëren van standaarden. Leid daar je procedures en policies uit af ■ Compressie en DAOS schelen niet alleen diskruimte, ze verbeteren ook je server performance ■ Idem voor archivering ■ Bij grotere aantallen gebruikers kan het lonen om je mail management te automatiseren © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  25. 25. Vragen? Meer info: Sander Zwart / Martijn de Jong Tel. 030 – 686 69 20 Mail szwart@ilionx.com / mdejong@ilionx.com Site http://ics.ilionx.com / http://www.socialsoftwareblog.nl © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  26. 26. © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×