0
Vedenie efektívnych porád
© RNDr. Marta Krajčíová 1 www.krajciova.sk
ProgramProgram
Porada
Príprava porady
Realizácia porady
Ukončenie porady
© RNDr. Marta Krajčíová 2 www.krajciova.sk
Porada
© RNDr. Marta Krajčíová 3 www.krajciova.sk
PoradaPorada
Porada
Chyby porád
Nedostatky porád
Voľba témy
Priebeh porady
Schéma porady
Pravidlá porady
Prínosy porád
© R...
PoradaPorada
Termín „porada“ nepochádza zo slova „poradiť“, ale z výrazu
„poradiť sa“.
Porozumenie tomuto na prvý pohľad v...
PoradaPorada
I najjednoduchší problém sa stane neriešiteľným, pokiaľ o ňom
diskutujete na dostatočnom počte zasadnutí.
Ved...
Chyby porádChyby porád
Chyby pri voľbe témy:
Rozlišovanie sporov a problémov
– Spor sa vyznačuje tým, že aspoň jeden z úča...
Chyby porádChyby porád
Chyby pri vedení porád:
– Zahájenie bez úvodu, alebo náväznosti
– Tolerovanie neprítomnosti kľúčový...
Chyby porádChyby porád
Chyby, ktorých sa dopúšťajú účastníci:
– Neskoré príchody
– Nepripravenosť
– Nedodržiavanie discipl...
Nedostatky porádNedostatky porád
Organizačné nedostatky:
– Nesystematičnosť
– Chýbajúci program
– Nerobia sa zápisy
– Robi...
Voľba témyVoľba témy
Zásady pre výber témy:
Hodnota výsledkov (výstupov) musí byť väčšia ako hodnota
nákladov (vstupov).
T...
Priebeh poradyPriebeh porady
Vec
DrPV
Definícia roly Proces
© RNDr. Marta Krajčíová 12 www.krajciova.sk
Schéma poradySchéma porady
Definícia Analýza
Generovanie
možností
Triedenie Hodnotenie Rozhodovanie
DAGTHR
KrMHo
© RNDr. M...
Pravidlá poradyPravidlá porady
Pred zahájením porady je potrebný jasne určiť cieľ.
Porada by sa mali zúčastniť tí správni ...
Prínosy porádPrínosy porád
Pre účastníka:
Legenda: 3 - významný prínos, 2 - čiastočný prínos, 1 - obmedzený prínos
Získani...
Prínosy porádPrínosy porád
Pre predsedajúceho:
Motiváciaľudí
Odovzdanie
azískanie
informácií
Rozvojtímovej
práce
Získanien...
Prínosy porádPrínosy porád
Pre organizáciu:
Zameranieúsilia
Identifikácia
problémov
Analýza
problémov
Systematické
riešeni...
Cesta kCesta k doktorátu poradných vieddoktorátu poradných vied
Rozvoj špičkových špecialistov na vedenie a facilitáciu po...
CvičeniCvičeniaa
Efektívnosť porád
Nedostatky porád
© RNDr. Marta Krajčíová 19 www.krajciova.sk
Príprava porady
© RNDr. Marta Krajčíová 20 www.krajciova.sk
Príprava poradyPríprava porady
Organizácia porady
Koho na poradu pozvať?
Ako rozdeliť roly?
Účastníci porady
Vedúci porady...
Organizácia poradyOrganizácia porady
Téma
Ciele
Účastníci
Miesto
Čas
Technika
Roly
Program
© RNDr. Marta Krajčíová 22 www....
Koho na poradu pozvať?Koho na poradu pozvať?
Koho na poradu pozvať?
– Len toho, kto je nevyhnutne potrebný.
– Rozhodovacia...
Ako rozdeliť roly?Ako rozdeliť roly?
Ako rozdeliť roly?
– Model V - Ú: vedúci, účastníci
– Model V - Z - Ú: vedúci, zapiso...
Ako rozdeliť roly?Ako rozdeliť roly?
Vedúci
– je zodpovedný za výsledok,
– keď má facilitátora, nezasahuje do jednania, sk...
Vedúci poradyVedúci porady
Orientuje sa viac na proces ako na obsah.
Pozorne počúva všetkých účastníkov porady.
Ochraňuje ...
Vedúci poradyVedúci porady
Schopnosť viesť poradu patrí medzi základné vlastnosti
vedúceho.
Keď máte poradu, prispejte do ...
Vedúci poradyVedúci porady
Nie je dôležité, čo poviete, ale ako to poviete - paralingvistika.
Študujte svojich kolegov, ab...
Vedúci poradyVedúci porady
Ideálny vedúci porady je:
– sluha a nie pán výboru
– usmiaty
– priateľský
– neformálny
– no vžd...
Vedúci poradyVedúci porady
Múdry vedúci vie, že:
– Stane sa vplyvným, ale to bude cena toho, že stratí popularitu.
– Cena,...
Vedúci poradyVedúci porady
Vnímavý vedúci porady:
– Isté pocity a želania niekedy nemožno vyjadriť otvorene a tak ich
hovo...
Vedúci poradyVedúci porady
Príprava
– Program, miestnosť, technika, pomôcky, projektor, usporiadanie stolov,
občerstvenie
...
Typy prednášajúcichTypy prednášajúcich
Autokratický
Kolegiálny
Starostlivý
Ambiciózny
Spoločenský
Technokratický
Byrokrati...
Typy prednášajúcichTypy prednášajúcich
Legenda: AA - vhodný, A - čiastočne vhodný, ? - ako kedy, N - skôr
nevhodný, NN -ne...
Účastníci poradyÚčastníci porady
Je to rovnaké ako pri každej spolupráci v skupine: úspech sa
môže dostaviť iba vtedy, keď...
Počet vzťahovPočet vzťahov
Počet ľudí v
skupine
Počet
dvojsmerných
vzťahov
Počet
jednosmerných
vzťahov
3 3 6
4 6 12
5 10 2...
Verbálna aktivitaVerbálna aktivita
počet
účastníkov
porady
skupina bez facilitátora skupina s facilitátorom
počet minút za...
Typy účastníkov porádTypy účastníkov porád
Pozitívny
Nekooperatívny
Upovedaný
Poučovateľný
Podozrievaný
Plachý
Arogantný
P...
FacilitátorFacilitátor
Berie na plecia bremeno procesu a uvolňuje vedúcemu
a účastníkom priestor pre dobrý výkon ich práce...
Pyramída spokojnostiPyramída spokojnosti
osobná
© RNDr. Marta Krajčíová 40 www.krajciova.sk
procesná
vecná
Podmienky ústupuPodmienky ústupu
Priestor
Dajte ľuďom možnosť vysvetliť ich myšlienky.
Pochopenie
Ukážte im, že ste ich my...
CvičeniCvičeniaa
Verbálna pohotovosť
Príprava na poradu
© RNDr. Marta Krajčíová 42 www.krajciova.sk
Realizácia porady
© RNDr. Marta Krajčíová 43 www.krajciova.sk
Realizácia poradyRealizácia porady
Úvod porady
Priebeh porady
Informatívna porada
Riešiteľská porada
Rozhodovacia porada
D...
Úvod poradyÚvod porady
Úvod demokraticky riadenej
porady
– Včasný začiatok
– Vlastné predstavenie
– Predstavenie účastníko...
Priebeh poradyPriebeh porady
Dodržiavanie dohôd
Pružné prispôsobovanie
Uľahčovanie komunikácie
Starostlivosť o spokojnosť ...
Informatívna poradaInformatívna porada
odovzdávanie informácií zdieľanie informácií
monológ objasňovanie obhajovanie disku...
Riešiteľská poradaRiešiteľská porada
konvergentné úlohy divergentné úlohy
vhodné pre jednotlivcov vhodné pre skupiny
© RND...
Rozhodovacia poradaRozhodovacia porada
delegatívne rozhodovanie
© RNDr. Marta Krajčíová 49 www.krajciova.sk
autoritatívne ...
Rozhodovacia poradaRozhodovacia porada
Vyžaduje skupinové rozhodnutie.
Je potrebné vysvetliť roly a mandáty účastníkov por...
Druhy porádDruhy porád
účel stretnutia
skupiny ľudí
vhodnosť témy pre
poradu
zhrnutie
vhodnosti
odpovedajúci typ
porady
in...
Operatívna poradaOperatívna porada
Cieľ:
– Hľadanie spôsobu ako realizovať opatrenie odstraňujúce prekážku
v práci.
Postup...
Výrobná poradaVýrobná porada
Cieľ:
– Zaistenie chodu procesov, útvarov alebo činnosti.
Pravidlo 3:
– Pokiaľ chcete, aby si...
Manažérska poradaManažérska porada
Cieľ:
– Prijímanie rozhodnutí, ktoré majú zaistiť dlhodobé efektívne fungovanie
organiz...
Manažérska poradaManažérska porada
Zásady:
– Začínajte včas
– Uistite sa, či všetci poznajú cieľ a program porady
– Určte ...
Riešiteľská poradaRiešiteľská porada
Cieľ:
– Vyriešenie závažného problému alebo tvorba nových podnetov pre
zefektívnenie ...
Kontrolná poradaKontrolná porada
Cieľ:
– Identifikovať odchýlky od plánu a dohodnúť sa na ich vyriešení.
Postup:
– Príprav...
Krízová poradaKrízová porada
Cieľ:
– Prijať rozhodnutie zamedzujúce vzniku alebo eskalácii krízového vývoja.
Postup:
– Ide...
Strategická poradaStrategická porada
Cieľ:
– Prijatie rozhodnutí o stratégii organizácie smerujúcej k udržaniu alebo
získa...
CvičeniCvičeniee
Vedenie porady
© RNDr. Marta Krajčíová 60 www.krajciova.sk
Ukončenie porady
© RNDr. Marta Krajčíová 61 www.krajciova.sk
Ukončenie poradyUkončenie porady
Záver porady
– Včasný záver
– Pripomenutie kontextu porady
– Zhrnutie výsledkov a úloh
– ...
CvičeniCvičeniaa
Potenciál účastníkov
Vyhodnotenie porady
© RNDr. Marta Krajčíová 63 www.krajciova.sk
KnihyKnihy
Oldřich Šuleř
− Jak řídit a vést porady
− Porada, jako efektivní nástroj řízení
Jiří Plamínek
– Vedení porád
Ev...
RNDr. Marta Krajčíová
konzultantka Business Process Management
e-mail: mail@krajciova.sk
Ďakujem za pozornosť
© RNDr. Mart...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Mk 02 porada_v1

194

Published on

Efektívna manažér: Porada

Published in: Education
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
194
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Mk 02 porada_v1"

  1. 1. Vedenie efektívnych porád © RNDr. Marta Krajčíová 1 www.krajciova.sk
  2. 2. ProgramProgram Porada Príprava porady Realizácia porady Ukončenie porady © RNDr. Marta Krajčíová 2 www.krajciova.sk
  3. 3. Porada © RNDr. Marta Krajčíová 3 www.krajciova.sk
  4. 4. PoradaPorada Porada Chyby porád Nedostatky porád Voľba témy Priebeh porady Schéma porady Pravidlá porady Prínosy porád © RNDr. Marta Krajčíová 4 www.krajciova.sk Prínosy porád Cesta k doktorátu poradných vied
  5. 5. PoradaPorada Termín „porada“ nepochádza zo slova „poradiť“, ale z výrazu „poradiť sa“. Porozumenie tomuto na prvý pohľad veľmi jemnému významovému rozdielu je kľúčom k efektivite porád i spokojnosti jej účastníkov. © RNDr. Marta Krajčíová 5 www.krajciova.sk
  6. 6. PoradaPorada I najjednoduchší problém sa stane neriešiteľným, pokiaľ o ňom diskutujete na dostatočnom počte zasadnutí. Vedieť pripraviť a riadiť poradu, patrí k základným manažérskym zručnostiam. Poradu považujeme za základný nástroj riadenia, ktorý sa dá ťažko niečím nahradiť. © RNDr. Marta Krajčíová 6 www.krajciova.sk
  7. 7. Chyby porádChyby porád Chyby pri voľbe témy: Rozlišovanie sporov a problémov – Spor sa vyznačuje tým, že aspoň jeden z účastníkov presadzuje nejaké riešenie. – Spory sa na poradu nehodia, mali by byť riešené vyjednávaním, alebo mediáciou. – Pri problémoch je možné sústrediť sa na vecnú podstatu, ľudské aspekty sú potlačované. © RNDr. Marta Krajčíová 7 www.krajciova.sk aspekty sú potlačované. Atraktivita pre účastníkov – Zvolená téma sa hodí iba pre niektorých účastníkov, ostatní sa nudia a strácajú čas.
  8. 8. Chyby porádChyby porád Chyby pri vedení porád: – Zahájenie bez úvodu, alebo náväznosti – Tolerovanie neprítomnosti kľúčových pracovníkov – Odbiehanie od témy – Porada ako monológ – Neefektívne diskusie – Neriešenie konfliktov – Odkladanie nepopulárnych rozhodnutí © RNDr. Marta Krajčíová 8 www.krajciova.sk – Odkladanie nepopulárnych rozhodnutí – Neprijímanie rozhodnutí – Tolerovanie vyrušovania – Opakovanie prebraného tým, ktorí prídu neskoro – Nie je daný priestor všetkým účastníkom – Chýbajúce zhrnutie – Frustrujúci záver
  9. 9. Chyby porádChyby porád Chyby, ktorých sa dopúšťajú účastníci: – Neskoré príchody – Nepripravenosť – Nedodržiavanie disciplíny – Rozvláčne príspevky – Imidž prepracovanosti – Vybavovanie si účtov – Vlastné záujmy © RNDr. Marta Krajčíová 9 www.krajciova.sk – Vlastné záujmy
  10. 10. Nedostatky porádNedostatky porád Organizačné nedostatky: – Nesystematičnosť – Chýbajúci program – Nerobia sa zápisy – Robia sa zbytočne obšírne zápisy – Nekompatibilita cieľov porád – Nepodstatné záležitosti – Zbavovanie sa zodpovednosti © RNDr. Marta Krajčíová 10 www.krajciova.sk – Zbavovanie sa zodpovednosti – Body týkajúce sa malého počtu účastníkov – Chýbajúce podklady
  11. 11. Voľba témyVoľba témy Zásady pre výber témy: Hodnota výsledkov (výstupov) musí byť väčšia ako hodnota nákladov (vstupov). Téma zaujíma všetkých účastníkov. Motivácia zúčastniť sa porady by mala vzniknúť vopred, pokiaľ vzniká na porade, je už spravidla neskoro. Nie je efektívnejšia alternatíva. Porada nesmie vytvoriť ďalšiu © RNDr. Marta Krajčíová 11 www.krajciova.sk Nie je efektívnejšia alternatíva. Porada nesmie vytvoriť ďalšiu tému k riešeniu, alebo presun na iné oddelenie.
  12. 12. Priebeh poradyPriebeh porady Vec DrPV Definícia roly Proces © RNDr. Marta Krajčíová 12 www.krajciova.sk
  13. 13. Schéma poradySchéma porady Definícia Analýza Generovanie možností Triedenie Hodnotenie Rozhodovanie DAGTHR KrMHo © RNDr. Marta Krajčíová 13 www.krajciova.sk Kritéria Možnosti Hodnotenie
  14. 14. Pravidlá poradyPravidlá porady Pred zahájením porady je potrebný jasne určiť cieľ. Porada by sa mali zúčastniť tí správni ľudia. Účastníci by mali byť pripravení. Efektívne využívanie názorných pomôcok. Oddeľte odovzdávanie informácií od riešenia problémov. Porada začne a skončí včas. © RNDr. Marta Krajčíová 14 www.krajciova.sk
  15. 15. Prínosy porádPrínosy porád Pre účastníka: Legenda: 3 - významný prínos, 2 - čiastočný prínos, 1 - obmedzený prínos Získanie informácií Odstránenie prekážok Zistenie očakávaní Podielna rozhodovaní Získaniespätnej väzby Výmena skúseností Predvedenie schopností © RNDr. Marta Krajčíová 15 www.krajciova.sk Operatívna porada 2 2 2 2 1 2 3 Výrobná porada 3 2 3 2 3 1 2 Manažérska porada 2 3 3 3 3 2 2 Riešiteľská porada 2 3 1 2 0 3 3 Kontrolná porada 3 3 2 2 3 3 3 Krízová porada 1 3 0 1 0 1 2 Strategická porada 2 2 2 3 0 2 2
  16. 16. Prínosy porádPrínosy porád Pre predsedajúceho: Motiváciaľudí Odovzdanie azískanie informácií Rozvojtímovej práce Získanienápadov anámetov Nástroj presvedčovania Poznanie schopnostíľudí Získanieautority Operatívna porada 2 2 2 3 2 3 2 © RNDr. Marta Krajčíová 16 www.krajciova.sk Operatívna porada 2 2 2 3 2 3 2 Výrobná porada 3 3 3 2 3 2 2 Manažérska porada 3 3 3 2 3 2 3 Riešiteľská porada 2 2 2 3 0 3 2 Kontrolná porada 3 3 2 2 2 2 2 Krízová porada 1 1 1 2 0 1 3 Strategická porada 1 2 2 3 2 2 1
  17. 17. Prínosy porádPrínosy porád Pre organizáciu: Zameranieúsilia Identifikácia problémov Analýza problémov Systematické riešenie problémov Lepšia kooperácia Prekonávanie paradigiem Zlepšovanie klímy Operatívna porada 2 1 1 2 3 2 2 © RNDr. Marta Krajčíová 17 www.krajciova.sk Výrobná porada 3 3 1 2 2 2 3 Manažérska porada 3 3 2 3 3 3 3 Riešiteľská porada 2 1 3 2 1 3 2 Kontrolná porada 3 3 3 2 2 2 1 Krízová porada 3 1 3 2 2 3 1 Strategická porada 3 2 2 2 2 3 2
  18. 18. Cesta kCesta k doktorátu poradných vieddoktorátu poradných vied Rozvoj špičkových špecialistov na vedenie a facilitáciu porád rozhodne nemôže spočívať v lúskaní ďalších príručiek a učebníc. Vedie cez ochotu postaviť sa pred ľudí a začať im v dobrej viere pomáhať. © RNDr. Marta Krajčíová 18 www.krajciova.sk Poriadok, porozumenie a pohoda sú najlepšími priateľmi úspešných porád.
  19. 19. CvičeniCvičeniaa Efektívnosť porád Nedostatky porád © RNDr. Marta Krajčíová 19 www.krajciova.sk
  20. 20. Príprava porady © RNDr. Marta Krajčíová 20 www.krajciova.sk
  21. 21. Príprava poradyPríprava porady Organizácia porady Koho na poradu pozvať? Ako rozdeliť roly? Účastníci porady Vedúci porady Typy prednášajúcich Účastníci porady Typy účastníkov porád © RNDr. Marta Krajčíová 21 www.krajciova.sk Typy účastníkov porád Počet vzťahov Verbálna aktivita Facilitátor Pyramída spokojnosti Podmienky ústupu
  22. 22. Organizácia poradyOrganizácia porady Téma Ciele Účastníci Miesto Čas Technika Roly Program © RNDr. Marta Krajčíová 22 www.krajciova.sk Program Podklady Pozvánky Poriadok Vývesky Pohodlie
  23. 23. Koho na poradu pozvať?Koho na poradu pozvať? Koho na poradu pozvať? – Len toho, kto je nevyhnutne potrebný. – Rozhodovacia porada: nositelia záujmov (sú ovplyvnení) a nositelia vplyvu (ovplyvňujú realizáciu). – Firmy nie sú žiadne demokracie, naopak, vyžadujú rozhodnutia podporené právomocou a zodpovednosťou, takže na poradu patria predovšetkým nositelia vplyvu. – Riešiteľská porada: nositelia know-how, experti na vec, osobnosti a takí, © RNDr. Marta Krajčíová 23 www.krajciova.sk – Riešiteľská porada: nositelia know-how, experti na vec, osobnosti a takí, ktorí majú dobré vzťahy. Nepozývať nositeľov odporu.
  24. 24. Ako rozdeliť roly?Ako rozdeliť roly? Ako rozdeliť roly? – Model V - Ú: vedúci, účastníci – Model V - Z - Ú: vedúci, zapisovateľ, účastníci – Model V - F - Z - Ú: vedúci, facilitátor, zapisovateľ, účastníci © RNDr. Marta Krajčíová 24 www.krajciova.sk
  25. 25. Ako rozdeliť roly?Ako rozdeliť roly? Vedúci – je zodpovedný za výsledok, – keď má facilitátora, nezasahuje do jednania, skôr poslúcha a kultivuje svoj názor na preberanú tému. Účastník – je expert na vec. Zapisovateľ – robí zápis zo stretnutia, taký, aby sme nemali pocit, že sme boli na inej porade. © RNDr. Marta Krajčíová 25 www.krajciova.sk porade.
  26. 26. Vedúci poradyVedúci porady Orientuje sa viac na proces ako na obsah. Pozorne počúva všetkých účastníkov porady. Ochraňuje a povzbudzuje „slabých“, kontroluje a brzdí „silných“. Venuje pozornosť nielen rečníkovi, ale tiež reakciám ostatných účastníkov. Je flexibilný a vie improvizovať. Prejavuje sa ľudsky a ovláda sa. © RNDr. Marta Krajčíová 26 www.krajciova.sk Prejavuje sa ľudsky a ovláda sa. Koná čestne a otvorene.
  27. 27. Vedúci poradyVedúci porady Schopnosť viesť poradu patrí medzi základné vlastnosti vedúceho. Keď máte poradu, prispejte do diskusie a neobmedzujte sa iba na jej riadenie. Je užitočné, ak sa bezprostredne po začatí porady dokážete odtrhnúť od osobných problémov a tvrdo sa zamerate na tému diskusie. Pri prejave sledujte reakciu publika. © RNDr. Marta Krajčíová 27 www.krajciova.sk Pri prejave sledujte reakciu publika. Po skončení prejavu by každý rečník mal v kľúčovej forme zhrnúť hlavné myšlienky. Nikdy sa neospravedlňujte pre niektoré svoje neznalosti alebo rečnícke neschopnosti. Pri diskusii nezabúdajte na cenu ticha.
  28. 28. Vedúci poradyVedúci porady Nie je dôležité, čo poviete, ale ako to poviete - paralingvistika. Študujte svojich kolegov, aby ste boli schopní prijať najefektívnejšie taktiky pre komunikáciu s nimi. Ak má človek v skupine nízke postavenie, nemal by pri rozhovore alebo prejave prerušovať ľudí s vyšším postavením. Zatiaľ však oni na to právo majú. Vyjadrovať kľúčové názory sa dovoľuje len osobám s vyšším spoločenským postavením. © RNDr. Marta Krajčíová 28 www.krajciova.sk spoločenským postavením.
  29. 29. Vedúci poradyVedúci porady Ideálny vedúci porady je: – sluha a nie pán výboru – usmiaty – priateľský – neformálny – no vždy s istým odstupom – vzdelaný Dokonalý vedúci porady má: – múdrosť Šalamúna © RNDr. Marta Krajčíová 29 www.krajciova.sk – múdrosť Šalamúna – trpezlivosť Jóba – nestrannosť sudcu – oko orla – pevnosť skaly – hrošiu kožu
  30. 30. Vedúci poradyVedúci porady Múdry vedúci vie, že: – Stane sa vplyvným, ale to bude cena toho, že stratí popularitu. – Cena, ktorú zaplatí za to, že je produktívny a na jednej porade za druhou veľa rozpráva, je to, že statí niektorých priateľov a sympatie mnohých ľudí. – Produktivitu ľudia neznášajú snáď preto, že ju pociťujú ako určitý druh kontroly. © RNDr. Marta Krajčíová 30 www.krajciova.sk
  31. 31. Vedúci poradyVedúci porady Vnímavý vedúci porady: – Isté pocity a želania niekedy nemožno vyjadriť otvorene a tak ich hovoriaci musí zaobaliť do prijateľnej formy. – Pre testovanie mojej schopnosti vidieť svet takým, akým ho vidí ten, ktorého počúvame je dobré vlastnými slovami hovoriť to, čo povedal spolupracovník. – Ak chceme niekomu pomôcť v tom, aby upustil od svojej neznášanlivosti a usiloval sa viac prispôsobiť, musíme sa pokúsiť odstrániť uňho pocit sebaohrozenia ako potencionálneho nositeľa zmeny. © RNDr. Marta Krajčíová 31 www.krajciova.sk sebaohrozenia ako potencionálneho nositeľa zmeny. – Musíme pritom vytvoriť také ovzdušie • ani kritické • ani hodnotiace • ani moralizujúce • atmosféra rovnosti a uvoľnenia • atmosféra tolerancie a porozumenia • atmosféra srdečná a pre partnera priaznivá.
  32. 32. Vedúci poradyVedúci porady Príprava – Program, miestnosť, technika, pomôcky, projektor, usporiadanie stolov, občerstvenie Objasnenie – Hľadajte objasňujúce otázky Zjednodušenie – Vyhýbajte sa zložitej terminológii Oživenie – Nadchnite seba a skupinu © RNDr. Marta Krajčíová 32 www.krajciova.sk – Nadchnite seba a skupinu – Nešetrite humorom Byť sám sebou – Správajte sa pokojne – Dýchajte zhlboka
  33. 33. Typy prednášajúcichTypy prednášajúcich Autokratický Kolegiálny Starostlivý Ambiciózny Spoločenský Technokratický Byrokratický Uvolnený © RNDr. Marta Krajčíová 33 www.krajciova.sk Uvolnený Akademický Taktický
  34. 34. Typy prednášajúcichTypy prednášajúcich Legenda: AA - vhodný, A - čiastočne vhodný, ? - ako kedy, N - skôr nevhodný, NN -nevhodný Operatívnaporada Výrobnáporada Manažérska porada Riešiteľskáporada Kontrolnáporada Krízováporada preventívna Krízováporada riadiaca Strategickáporada Autokratický N ? ? NN A NN AA N © RNDr. Marta Krajčíová 34 www.krajciova.sk Kolegiálny ? ? ? A ? AA NN A Starostlivý AA A ? NN AA NN N NN Ambiciózny A A AA ? A ? AA A Spoločenský N ? N A ? A NN N Technokratický AA A A ? A ? AA ? Byrokratický ? ? N NN A NN N NN Uvolnený N ? ? AA A AA NN A Akademický N N ? A A AA N A Taktický AA AA A N AA N ? N
  35. 35. Účastníci poradyÚčastníci porady Je to rovnaké ako pri každej spolupráci v skupine: úspech sa môže dostaviť iba vtedy, keď jeho členovia zdieľajú rovnaké predstavy o cieľoch a cestách a pritom sa nevzdávajú svojej ľudskej jedinečnosti ani rozmanitosti svojich rolí. Pretože sa účastníci majú „poradiť“ mali by spolu komunikovať. Optimálny počet účastníkov porady je 5-10. Pri väčšom počte účastníkov je potrebné použiť špecifické techniky vedenia © RNDr. Marta Krajčíová 35 www.krajciova.sk účastníkov je potrebné použiť špecifické techniky vedenia porady.
  36. 36. Počet vzťahovPočet vzťahov Počet ľudí v skupine Počet dvojsmerných vzťahov Počet jednosmerných vzťahov 3 3 6 4 6 12 5 10 20 6 15 30 7 21 42 8 28 56 9 36 72 © RNDr. Marta Krajčíová 36 www.krajciova.sk 9 36 72 10 45 90 12 66 132 15 105 210 20 190 380 30 435 870 v = n + n/2 (n - 3)
  37. 37. Verbálna aktivitaVerbálna aktivita počet účastníkov porady skupina bez facilitátora skupina s facilitátorom počet minút za hodinu, po ktorej účastník počet minút za hodinu, po ktorej účastník hovorí mlčí hovorí mlčí 3 20 40 15 45 4 15 45 11 49 5 12 48 9 51 6 10 50 7 53 8 7,5 52,5 6 54 © RNDr. Marta Krajčíová 37 www.krajciova.sk 8 7,5 52,5 6 54 10 6 54 5 55 12 5 55 4 56 15 4 56 3 57 20 3 57 2 58
  38. 38. Typy účastníkov porádTypy účastníkov porád Pozitívny Nekooperatívny Upovedaný Poučovateľný Podozrievaný Plachý Arogantný Pochybovačný © RNDr. Marta Krajčíová 38 www.krajciova.sk Pochybovačný Výbušný Nezúčastnený
  39. 39. FacilitátorFacilitátor Berie na plecia bremeno procesu a uvolňuje vedúcemu a účastníkom priestor pre dobrý výkon ich práce. Myslí na ľudské potreby a spokojnosť účastníkov v snahe zaistiť podporu pre vecné výsledky porady. Od účastníkov chce, aby sa prispôsobili väčšinovému názoru, preto musí dávať pozor na: – Priestor – Pochopenie © RNDr. Marta Krajčíová 39 www.krajciova.sk – Pochopenie – Dôstojnosť účastníkov porady
  40. 40. Pyramída spokojnostiPyramída spokojnosti osobná © RNDr. Marta Krajčíová 40 www.krajciova.sk procesná vecná
  41. 41. Podmienky ústupuPodmienky ústupu Priestor Dajte ľuďom možnosť vysvetliť ich myšlienky. Pochopenie Ukážte im, že ste ich myšlienky pochopili. Dôstojnosť Ukážte im, že ste ich myšlienky vzali vážne. © RNDr. Marta Krajčíová 41 www.krajciova.sk Dajte ľuďom možnosť vysvetliť ich myšlienky.
  42. 42. CvičeniCvičeniaa Verbálna pohotovosť Príprava na poradu © RNDr. Marta Krajčíová 42 www.krajciova.sk
  43. 43. Realizácia porady © RNDr. Marta Krajčíová 43 www.krajciova.sk
  44. 44. Realizácia poradyRealizácia porady Úvod porady Priebeh porady Informatívna porada Riešiteľská porada Rozhodovacia porada Druhy porád Operatívna porada Komunikačné štýly © RNDr. Marta Krajčíová 44 www.krajciova.sk Komunikačné štýly Výrobná porada Efekt spätnej väzby Manažérska porada Riešiteľská porada Kontrolná porada Krízová porada Strategická porada
  45. 45. Úvod poradyÚvod porady Úvod demokraticky riadenej porady – Včasný začiatok – Vlastné predstavenie – Predstavenie účastníkov – Kontext porady – Očakávania účastníkov – Dohoda o cieľoch – Dohoda o pravidlách Úvod direktívne riadenej porady – Predstavenie účastníkov – Zmysel a ciele porady – Pravidlá a program – Povzbudenie © RNDr. Marta Krajčíová 45 www.krajciova.sk – Dohoda o pravidlách – Dohoda o programe – Zhrnutie a povzbudenie
  46. 46. Priebeh poradyPriebeh porady Dodržiavanie dohôd Pružné prispôsobovanie Uľahčovanie komunikácie Starostlivosť o spokojnosť účastníkov Riešenie problémov © RNDr. Marta Krajčíová 46 www.krajciova.sk
  47. 47. Informatívna poradaInformatívna porada odovzdávanie informácií zdieľanie informácií monológ objasňovanie obhajovanie diskusia prezentácia porada © RNDr. Marta Krajčíová 47 www.krajciova.sk Keď cítite, že je treba niečo správne vysvetliť, držte sa pravidiel prezentácie. Pokiaľ ucitíte, že je si treba overiť, či je niečo správne, vstúpte do sveta porád a držte sa jej zákonitostí a pravidiel. Informatívna porada je vhodná vtedy, ak chceme zistiť názory na určitú tému. Dĺžka informatívnej porady: 30 - 45 minút.
  48. 48. Riešiteľská poradaRiešiteľská porada konvergentné úlohy divergentné úlohy vhodné pre jednotlivcov vhodné pre skupiny © RNDr. Marta Krajčíová 48 www.krajciova.sk Konvergentná - má vopred daný postup riešenia a jednoznačne definovaný výsledok. Nepatrí k poradám. Úlohu zverte jednotlivcovi, ktorý má zodpovednosť. Divergentné - nemajú vopred daný postup. Postup je treba vytvoriť. Tieto porady patria k poradám. Dĺžka riešiteľskej porady: 60 - 75 minút.
  49. 49. Rozhodovacia poradaRozhodovacia porada delegatívne rozhodovanie © RNDr. Marta Krajčíová 49 www.krajciova.sk autoritatívne rozhodovanie participatívne rozhodovanie konzultatívne rozhodovanie rozhoduje jednotlivec rozhoduje skupina prezentácia porada
  50. 50. Rozhodovacia poradaRozhodovacia porada Vyžaduje skupinové rozhodnutie. Je potrebné vysvetliť roly a mandáty účastníkov porady a rozhodnutia robiť v súlade so štýlom riadenia (autoritatívny, participatívny, konzultatívny, delegatívny). © RNDr. Marta Krajčíová 50 www.krajciova.sk
  51. 51. Druhy porádDruhy porád účel stretnutia skupiny ľudí vhodnosť témy pre poradu zhrnutie vhodnosti odpovedajúci typ porady iné metodické riešenie rozdelenie úloh vhodné iba výnimočne NIE - vedenie ľudí, prezentácia hodnotenie a motivácia ľudí nevhodné NIE - vedenie ľudí, motivácia, hodnotenie podpora medziľudských vzťahov nevhodné NIE - vedenie skupín, teambuilding © RNDr. Marta Krajčíová 51 www.krajciova.sk vzťahov odovzdávanie informácií nevhodné NIE - prezentácia zdieľanie informácií podľa potreby diskutovať ÁNO informačná porada pošta, e-mail, konferencia riešenie problému podľa povahy problému ÁNO riešiteľská porada delegovanie riešenie sporov nevhodné NIE - vyjednávania, mediácia rozhodovanie podľa povahy okolností ÁNO rozhodovacia porada direktívme rozhodovanie, delegovanie, konzultácie
  52. 52. Operatívna poradaOperatívna porada Cieľ: – Hľadanie spôsobu ako realizovať opatrenie odstraňujúce prekážku v práci. Postup: – Predstavenie záležitosti – Riešenie konfliktu – Prijatie záverov V prípade procesne riadenej organizácie je bežné, že o konaní operatívnej porady je vždy informovaný a k účasti vyzvaný © RNDr. Marta Krajčíová 52 www.krajciova.sk operatívnej porady je vždy informovaný a k účasti vyzvaný interný zákazník a interný dodávateľ v procesnom tíme.
  53. 53. Výrobná poradaVýrobná porada Cieľ: – Zaistenie chodu procesov, útvarov alebo činnosti. Pravidlo 3: – Pokiaľ chcete, aby si z Vášho vystúpenia poslucháči niečo dobre zapamätali, zopakujte to trikrát. • Najprv povedzte ľuďom, čo im máte v úmysle povedať, • potom im to povedzte • a nakoniec im povedze, čo ste im povedali. Postup: © RNDr. Marta Krajčíová 53 www.krajciova.sk Postup: – Prehľad výsledkov – Prezentácia – Zadanie úloh – Spätná väzba
  54. 54. Manažérska poradaManažérska porada Cieľ: – Prijímanie rozhodnutí, ktoré majú zaistiť dlhodobé efektívne fungovanie organizácie. Program porady: – Návrhy účastníkov – Distribúcia vopred – Logické zoradenie bodov – Taktické poradie – Očakávané výstupy © RNDr. Marta Krajčíová 54 www.krajciova.sk – Očakávané výstupy – Dostatočná podrobnosť – Časový harmonogram
  55. 55. Manažérska poradaManažérska porada Zásady: – Začínajte včas – Uistite sa, či všetci poznajú cieľ a program porady – Určte zapisovateľa – Dodržiavajte štruktúru diskusie – Prijímajte rozhodnutia – Zhrňte a zaznamenávajte – Sústreďte pozornosť účastníkov – Zvládajte agresivitu a konflikty © RNDr. Marta Krajčíová 55 www.krajciova.sk – Zvládajte agresivitu a konflikty – Vtiahnite do aktívnej diskusie všetkých účastníkov – Ukončite včas, celkovým zhrnutím a pozitívne
  56. 56. Riešiteľská poradaRiešiteľská porada Cieľ: – Vyriešenie závažného problému alebo tvorba nových podnetov pre zefektívnenie práce. Zloženie: – 50% odborníci v danom obore – 30% odborníci v príbuzných oboroch – 20% laici - osoby z oborov, ktoré namajú spojitosť s daným oborom Používame techniky riešenia problémov. © RNDr. Marta Krajčíová 56 www.krajciova.sk
  57. 57. Kontrolná poradaKontrolná porada Cieľ: – Identifikovať odchýlky od plánu a dohodnúť sa na ich vyriešení. Postup: – Príprava otázok – Kontrola úloh – Prezentácia – Diskusia – Nápravné opatrenia © RNDr. Marta Krajčíová 57 www.krajciova.sk
  58. 58. Krízová poradaKrízová porada Cieľ: – Prijať rozhodnutie zamedzujúce vzniku alebo eskalácii krízového vývoja. Postup: – Identifikácia potencionálnych kríz – Analýza ohrozenia – Kritické scenáre – Stanovenie krízovej stratégie – Príprava krízového plánu Úlohy krízových porád: © RNDr. Marta Krajčíová 58 www.krajciova.sk Úlohy krízových porád: – Realizácia krízových opatrení – Záznam priebehu krízy – Krízová komunikácia – Likvidácia následkov
  59. 59. Strategická poradaStrategická porada Cieľ: – Prijatie rozhodnutí o stratégii organizácie smerujúcej k udržaniu alebo získaniu konkurenčnej výhody. Postup: – Úvod – Analýza vonkajšieho prostredia – Analýza konkurenčnej schopnosti – Základné strategické rozhodnutia – Aktualizácia stratégie © RNDr. Marta Krajčíová 59 www.krajciova.sk – Aktualizácia stratégie
  60. 60. CvičeniCvičeniee Vedenie porady © RNDr. Marta Krajčíová 60 www.krajciova.sk
  61. 61. Ukončenie porady © RNDr. Marta Krajčíová 61 www.krajciova.sk
  62. 62. Ukončenie poradyUkončenie porady Záver porady – Včasný záver – Pripomenutie kontextu porady – Zhrnutie výsledkov a úloh – Hodnotenie porady – Pozitívne ukončenie Po porade – Upratovanie – Kontrola a kompletizácia © RNDr. Marta Krajčíová 62 www.krajciova.sk – Kontrola a kompletizácia záznamu – Plán realizácie – Rozosielanie informácií – Realizácia výsledkov porady
  63. 63. CvičeniCvičeniaa Potenciál účastníkov Vyhodnotenie porady © RNDr. Marta Krajčíová 63 www.krajciova.sk
  64. 64. KnihyKnihy Oldřich Šuleř − Jak řídit a vést porady − Porada, jako efektivní nástroj řízení Jiří Plamínek – Vedení porád Eva Kaňáková – Jak efektívně vést porady Eva Jarošová, Růžena Komárková, Daniela © RNDr. Marta Krajčíová 64 www.krajciova.sk Eva Jarošová, Růžena Komárková, Daniela Pauknerová, Karel Pavlica – Trénink sociálních a manažerských dovedností
  65. 65. RNDr. Marta Krajčíová konzultantka Business Process Management e-mail: mail@krajciova.sk Ďakujem za pozornosť © RNDr. Marta Krajčíová 65 www.krajciova.sk web: www.krajciova.sk blog: martakrajciova.blogspot.com blog: martaseminare.blogspot.com blog: martaknihy.blogspot.com blog: martaznalosti.blogspot.com mobil: +421 911 556 331
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×