Your SlideShare is downloading. ×
Arxius
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Introducing the official SlideShare app

Stunning, full-screen experience for iPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Arxius

575
views

Published on

Published in: Education

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
575
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Arxius. Conceptes i finalitats Marta Mas Vilardaga
  • 2. Què és un arxiu?
    • Conjunt de documents en qualsevol format.
    • Produïts o rebuts per una persona o organisme.
    • Són reflex de la seva activitat.
    Documents + organització + servei
  • 3. Tipus d’arxius
    • Segons la ubicació
      • Centralitzat
      • Descentralitzat
      • Mixt
    • Segons el contingut
      • Públic
      • Privat
    • Segons el suport
      • En paper
      • Electrònic
    • Segons la utilització
      • Actiu, de gestió o d’oficina
      • Semiactiu
      • Històric
  • 4. Segons la utilització
    • Actiu o de gestió
      • Ús freqüent dels documents.
      • Expedients oberts.
      • Documents amb valor jurídic o administratiu.
    • Semiactiu
      • Els documents es consulten amb menys freqüència.
      • Expedients tancats.
      • Documents amb valor jurídic o administratiu.
      • Uns 30 anys, després s’eliminen o es porten a l’històric.
    • Històric
      • Els documents tenen un valor històric per la investigació.
      • Els documents no s’eliminen mai.
  • 5. Sistemes de classificació
    • Alfabètic: A-Z.
    • Numèric o alfanumèric: un codi establert.
    • Temàtic: per temes.
    • Geogràfic: per zones.
    • Cronològic: per data.
  • 6. Arxius en paper
    • Avantatges :
      • Fàcil de consultar
      • Difícil de falsificar o modificar.
      • Reproducció senzilla
      • Conservació centenària .
    • Inconvenients :
      • Necessitat de reagrupar els documents.
      • Lentitud de localitzar els documents.
      • Poca durabilitat del paper i la tinta dels darrers anys.
      • Ocupa molt espai.
  • 7. Arxius electrònics
    • Avantatges:
      • Estalvi d’espai.
      • Gran capacitat d’emmagatzematge.
      • No cal reagrupar físicament els documents.
      • Fàcil recuperació.
      • Es pot reproduir molt fàcilment.
    • Inconvenients:
      • Problemes en la normalització del suport.
      • No té valor jurídic i probatori.
      • Només és consultable amb aparell de lectura.
      • Problemes d’obsolescència.
  • 8. Organització dels documents
    • Organització jeràrquica:
    Expedient Sèrie Secció Fons Document/s Procés Departament Empresa
  • 9. Com identifiquem els documents?
    • Descripció : cada expedient porta unes dades bàsiques.
    • Etiquetes : les caixes normalitzades que contenen els expedients estan etiquetades i ordenades.
    • Inventari : document en paper o digital que ens ajuda a localitzar les caixes.
  • 10. Dades bàsiques
    • Serveixen per identificar els expedients:
      • Títol o entrada breu i concisa.
      • Dígits del quadre de classificació.
      • Número de caixa i d’expedient.
      • Dates extremes (mínima i màxima) si és necessari.
      • Títol de la sèrie i la secció.
      • Període de vigència.
  • 11. Planificació de l’arxiu d’oficina
    • Analitzar la institució, l’organigrama i els departaments.
    • Analitzar les activitats que es realitzen i la documentació que es necessita i crea en cada una.
    • Identificació dels documents.
    Identificar : Seccions Sèries Expedients
  • 12. Fluxos documentals
    • Nom del procediment:
    • Nom de la sèrie:
    Documents necessaris Procediment Documents que es generen
  • 13. Organitzacio de l’arxiu d’oficina
    • Crear un quadre de classificació: reflexa la ordenació lògica de tots els documents de l’empresa.
      • Tipus orgànic: seguint l’organigrama.
      • Tipus funcional: segons les activitats
      • Tipus organico-funcional.
    • Conté el fons, les seccions i les sèries
    • Escollir l’ordre més adequat per cada sèrie.
  • 14.  
  • 15. Preparar els documents
    • Cal destruir els documents inútils i eliminar duplicats, fotocòpies, esborranys a mà…
    • S’han de treure les grapes, clips, sobres…
    • Procurar no deixar documents solts. Tots han de formar part d’un expedient.
    • Comprovar que els documents estiguin ordenats dins dels expedients i que estiguin complets.
    • Repassar que les carpetes i caixes tinguin la descripció i codificació correcta.
    • No extreure documents originals a petició de tercers (fotocopiar-los i entregar còpia).
  • 16. Traspàs dels documents a l’arxiu intermedi
    • Quan ja no s’utilitzen els documents es poden passar a l’arxiu intermedi (si existeix en l’empresa).
    • Quan?
      • Depèn del document.
      • L’expedient ja està tancat.
      • Ja fa 1-5 anys que no té valor.
    • Com?
      • Es fan servir els fulls de transferència.
      • S’ha d’indicar el número de caixes, la sèrie que contenen, les dates, la vigència i una autorització.
  • 17. Conservar o eliminar?
    • Es fa segons les taules d’avaluació documental.
    • Dictades per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria de Documentació:
      • http://cultura.gencat.cat/arxius/cnatdt/index.asp
    • Eliminar
      • Del 80 al 90% de documents.
      • Còpies, duplicats i tràmits intermedis.
    • Conservar
      • Documents amb valor: primari (per què serveixen?), testimonial (sobre l’entitat) i informatiu.
      • Documents anteriors a 1940.
  • 18. Accés físic a l’arxiu
    • És sempre responsabilitat de l’arxiver.
    • L’accés físic ha d’estar controlat i registrat.
    • Segons la Llei Orgànica de Protecció de Dades s’ha de vetllar pel bon ús de la documentació sobre:
      • Dades personals i sensibles (dret a la privacitat i la intimitat).
      • Documentació confidencial: investigacions, dades de l’empresa, finances, presa de decisions…
    • Material restringit en una àrea apart.
  • 19. Sol·licitud de documents a l’arxiu
    • Els interessats tenen dret a consultar la seva informació.
    • Autorització segons les normes de l’empresa i activitats a realitzar.
    • La sol·licitud ha de contenir
      • Nom, unitat administrativa i responsable.
      • Dades de contacte com el correu electrònic i el telèfon.
      • Data i hora.
      • Dades per identificar els documents.
      • Dades del préstec: duració, registre…
      • Signatura del sol·licitant.
      • Signatura de l’arxiu.
  • 20. Seguretat informàtica
    • Seguretat física
      • Còpies de seguretat.
      • Duplicació dels fitxers en diferents edificis.
      • Conservació dels suports i programes.
      • Control d’accés als servidors i fitxers.
    • Seguretat lògica
      • Programari antivirus, antiespies, talla-foc…
      • Actualització.
      • Contrassenyes segures.