Documentos e impresos basicos en una agencia de viaje

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Documentos e impresos basicos en una agencia de viaje

  1. 1. DOCUMENTOS E IMPRESOS BASICOS EN UNA AGENCIA DE VIAJE<br />La agencia de viaje necesita para su gestión comercial y administrativa una gran variedad de documentos e impresos de carácter esencialmente informativo, según el uso a que estén destinados, estos documentos se clasifican en externos e internos.<br />1. DOCUMENTOS E IMPRESOS INTERNOS<br />Es aquel material que la agencia de viajes utiliza para su gestión interna; en el suelen reflejar datos confidenciales de la gestión y venta de los servicios turísticos, como comisiones, beneficios o característica de los clientes. (No está a disposición del cliente)<br /> 1. IMPRESOS TÉCNICOS<br /> A. HOJA DE RESERVA<br /> S e utiliza para recoger los primeros datos de una petición de viajes, lo importante de este documento son los datos que en él se detallan.<br /> ➢ Datos personales: nombre, dirección, teléfono.<br /> ➢ Destino o producto por el cual se interesa.<br /> ➢ Número de personas que van a viajar.<br /> ➢ Datos especiales de los viajeros que puedan afectar al precio del viaje ( edad ,residencia, etc.)<br /> ➢ Todos los datos relativos al servicio que se solicita: fecha de salida y regreso, medio de transporte que se va a utilizar, categoría y tipo de hotel.<br /> B. EXPEDIENTE DE SERVICIO<br /> En él se especifican todo los datos relativos a la venta, desde la persona que la efectúa, hasta el pago a proveedores, sin olvidar la descripción de los servicios contratados.<br /> CARACTERISTICAS DEL EXPEDIENTE<br /> ➢ Formato: no existen Normas establecidas al modelo Del expediente, los uso más común son los tipo A – 4, carpeta y sobre.<br /> ➢ El contenido: generalmente es común, se detallan todo los datos necesarios para el control de la venta.<br /> ➢ La numeración: llevan impreso una numeración, también llamada referencia, Este número de referencia se anota en toda la documentación relativa al servicio detallado en el expediente y suele servir para el posterior archivo Del mismo.<br /> ➢ La apertura de un expediente suele llevar implícito el cobro de un deposito al cliente, o lo que es lo mismo, el comienzo de una venta.<br /> NORMAS PARA RELLENAR EXPEDIENTES<br /> ➢ Nombre: dirección y teléfono del cliente, éstos apuntes pueden servir tanto para las apertura de la ficha del cliente, como para localizar al mismo en caso de algún cambio en los servicios solicitados8 cambio de hora de vuelo o cancelación del mismo)<br /> ➢ Detalles de la reserva, hay que hacer constar el servicio solicitado con sus características (categoría, situación, itinerario) y precio.<br /> ➢ Valoración del servicio, tiene que indicar el precio bruto y/o el beneficio.<br /> ➢ Fechas y forma de cobro y pago.<br /> ➢ Datos adicionales como bonificaciones a clientes, gastos por cobro con tarjeta de crédito y otros.<br /> RECORRIDO DEL EXPEDIENTE DE SERVICIOS<br /> ➢ El recorrido del expediente comienza cuando el cliente solicita la confirmación de los servicios y entrega a la agencia un depósito como garantía. En este momento el agente de viajes anotara todos los datos del cliente y de la petición de servicios.<br /> ➢ Una vez que el proveedor envía la confirmación de los precios, se anotan todo los detalles relativos a la prestación, así como su valoración.<br /> ➢ Con la entrega de la documentación y el cobro final al cliente, el expediente se encuentra listo para ser archivado en la espera de la factura del proveedor.<br /> ➢ Cuando llega la factura se comprueba con la valoración del expediente que todo los datos económicos son correctos y, si es así, se pasa al departamento de pagos de la agencia.<br /> ➢ Al proceder al pago, se anotaran todos los datos contables en el expediente: fecha y forma de pago, beneficio final, etc.<br /> ➢ Al pagar los servicios, el expediente queda cerrado y listo para archivar.<br /> C. FICHAS DEL CLIENTE<br /> Existen dos modelos diferentes, de un cliente particular o de una empresa a la que la agencia presta sus servicios, lo cual generan un banco de datos atreves del cual se creara un mailing de clientes potenciales o reales.<br /> a) FICHA DE CIENTE PARTICULAR<br /> Los datos pueden provenir de la hoja de reserva o del expediente de servicios, y suelen ser.<br /> ➢ Nombre, dirección y teléfono del cliente.<br /> ➢ Número del documento nacional de identidad.<br /> ➢ Profesión y categoría profesional.<br /> ➢ Fecha de nacimiento, nacionalidad y estado civil.<br /> ➢ Aficiones y motivos del viaje.<br /> ➢ Viajes ya realizados.<br /> ➢ Persona/s con las que suele viajar.<br /> ➢ época en a que habitualmente viaja.<br /> ➢ Nivel presupuestario para su viaje.<br /> ➢ Observaciones: si es un cliente muy exigente, si le gusta hospedarse en hoteles de cuatro estrellas, la forma en que suele pagar, etc.<br /> b) FICHA DE CLIENTE-EMPRESA<br /> Recoge todo los datos relativos a aquellas empresas a la que la agencia presta sus servicios.<br /> ➢ Denominación y/o razón social de la empresa.<br /> ➢ Domicilio social, teléfono, fax.<br /> ➢ Actividad a la que se dedica.<br /> ➢ Datos fiscales. CIF/NIF.<br /> ➢ Datos contables: forma de pagos (tarjetas de crédito, bancos, efectivo, pagare, telones), fechas de pago y facturación, requisitos de facturación.<br /> ➢ Nombres de las personas que viajan por cuenta de la empresa y categoría profesional.<br /> ➢ Normativa empresarial.<br /> ➢ Preferencias de estas personas a la hora de viajar.<br /> ➢ Documentación personal de los viajeros (documentos nacionales de identidad y nacionalidad).<br /> ➢ Persona encargada de la petición de servicios a la agencia de viajes.<br /> ➢ Persona encargada en el área contable.<br /> ➢ Producción y rentabilidad de la empresa.<br /> 2. IMPRESOS CONTABLES<br /> Los impresos contables usados en una agencia de viajes tienen el mismo formato que los empleados en cualquier otra empresa.<br /> ➢ Facturas de IVA emitido (IVA de la comisión en las gestiones de intermediación).<br /> ➢ Recibo para cambio de divisas (en aquellas agencias en las que se cambian monedas)<br /> ➢ Recibos de cobros/bonos en efectivos, con original y dos copias, para la caja y expediente<br /> ➢ Albaranes de prestación de servicios, suelen usar para las ventas realizadas a aquellas empresas que nos piden facturación quincenal o mensual.<br /> ➢ Facturas numeradas/ notas de abono numeradas.<br /> ➢ Diarios de caja y bancos<br /> ➢ Libros contables.<br /> ➢ Balances.<br /> 3. DOCUMENTOS DE CONTROL<br /> Debido a la gran cantidad de documentos que se generan en la gestión, interna como externa de una agencia de viajes, es necesario tener un control en la que se encuentra y poder recuperarlos. Los documentos de control más frecuente son:<br /> ➢ Registro de expedientes<br /> ➢ Registro de facturas.<br /> ➢ Registro de existencias de billetajes en general ( avión, tren)<br /> ➢ Registro de salidas y llegadas de clientes.<br />2. DOCUMENTOS DE IMPRESOS EXTERNOS<br />Son aquellos documentos de carácter informativo y comunicativo, la agencia ha de poner especial cuidado en su diseño, pues va transmitir su imagen de empresa. Estos documentos especifican los servicios solicitados y las condiciones de contratación.<br /> 1. EL BONO O VOUCHER<br /> Podemos definir como un documento de carácter informativo emitido por las agencias de viajes contra un proveedor, en el que se le pide la presentación de determinados servicios<br /> a) COMPOSICION<br /> Está compuesto por original y tres copias<br /> • Original: se entrega al cliente para que este se lo entregue al proveedor del servicio.<br /> A) Datos que deben figurar<br />Son:<br /> • Nombre de la agencia, dirección teléfono, fax y código de identificación.<br /> • Nombre dirección y teléfono del proveedor de los servicios<br /> • Numero d expediente o referencia de la reserva<br /> • Logotipo de la agencia<br /> • Nombre, apellidos del cliente a nombre del cual se contrataran los servicios y número de personas cubiertas por el bono<br /> • Detalle de los servicios contratados<br /> • Sello de la agencia, firma del agente que emite el bono y fecha de emisión del mismo<br /> • Persona o entidad que nos confirma la reserva<br /> • Localizador o referencia de confirmación<br /> • Responsable de pagos de los servicios ante el proveedor<br /> B) Normas para emisión<br />No se debe olvidar que un error en la emisión puede acarrear problemas en presentación de servicio al cliente y reclamaciones a la agencia. Para eso se tiene las siguientes pautas<br /> • Emitir un solo bono por cada proveedor de servicios<br /> • Emitir un solo bono por cada servicio que se presta.<br /> • Cuando los idiomas de las reservas de servicio no coincidan con el proveedor, el bono debe emitirse en dos idiomas<br /> • Detallar con mayor claridad los servicios contratados: tipo, fecha, presentación.<br /> • Valorar el bono correctamente.<br /> • Si la emisión del bono es manual o ya sea mecanizada, este no debe llevar ninguna tachadura<br /> C) Tipos de bonos<br />1.- Bono de servicios.- Informa al cliente de los servicios contratados y por otra parte e pone al tanto al proveedor de los servicios que se van a presentar y con cargo a quien ha de prestarlos.<br />En el bono de la figura, se puso un ejemplo en el que informa al Hotel las Gandolas y al Sr. Fuentes, de que Viajes Vida a reservado una habitación triple del 22 de diciembre al 30 de diciembre, en régimen de media pensión.<br />La reserva a sido confirmado por un empleado de hotel llamado Cesar y se le ha enviado un fax como referencia de confirmación. El agente de Viajes Vida responsable de la venta a sido Sergio G.<br />Entonces:<br />El importante bruto de los servicios abonados por el cliente asciende a 111.280pesetas<br />El importante neto será pagado pagadero por Viajes Vida<br />2.- Bono Deposito.- Este bono mantiene su valor informativo, pero su valor contable cambia. En la emisión de este tipo de bono es importante especificar con claridad el valor total del mismo.<br />En la figura anterior el bono mantiene los datos informativos de la reserva, pero cambia su valor contable, en este caso de figura mostrada, el bono cubre la presentación de servicios al cliente por importe bruto de 150.000 pesetas. Si una vez prestados los servicios, el costo de los mismos es superior a ese depósito. El Hotel las Góndolas ha de cobrar al Sr. Fuentes la diferencia.<br />La factura del proveedor a la agencia no podrá ser superior a la valoración expresada en el bono menos la comisión que corresponda.<br />3.- Bono full-credit.- Este bono cubre todos los servicios solicitados por el cliente.<br />Al ser un bono el cual el importe de los servicios prestados se cobrara después de la presentación de la misma, es importante respaldar si el cliente está respaldado por una empresa o por una tarjeta de crédito. También que el cliente firme la factura prestatario de los servicios.<br />El bono de la siguiente figura mantiene los datos informativos incluidos en la figura anterior, pero cambia su valor económico. En estos casos la factura del proveedor a la agencia debe ir acompañada de la facturas de los servicios extras prestados al mismo.<br />4.- Bono de Prestación o Bono de Reserva.- Es el bono que se emite sin valor contable, pero si con valor informativo. Se usa para aquellas reservas en las que el proveedor no admite a pago posterior por parte de la agencia de los servicios solicitados por el cliente. Como se muestra en la figura.<br />En este bono es importante especificar la ausencia de valor contable, eximiendo a la agencia de responsabilidades de pago al proveedor.<br />La emisión de un bono de servicios para este tipo de reserva en pago directo es incorrecto, como se ha visto anteriormente, el bono implica un valor contable que en este caso desaparece, manteniendo solo el valor acreditativo de la reserva efectuada en nombre del cliente.<br />Por lo tanto convendría que la agencia diera otra solución a este tipo de reservas, por ejemplo enviando un prepago al proveedor de servicio antes de la prestación del mismo o entregando al cliente una carta con membrete de la agencia en las que se especifique los detalles de la reserva, como se muestra en la figura.<br /> D) Recorrido interno y externo del bono.- El recorrido del bono a partir del momento de creación por parte de la agencia de viajes es el siguiente:<br /> • La agencia entrega al cliente el original para el proveedor y la copia para el. En caso de que el cliente no pueda recoger su bono se le puede enviar por correo o fax.<br /> • El cliente entrega al proveedor el original del bono solicitando la prestación de servicios.<br /> • Ya prestado los servicios, el proveedor envía a la agencia la factura de los mismos junto con el original del bono.<br /> • La agencia comprueba la factura y el original del bono con los datos anotados en el expediente y las copias conservadas por la agencia<br /> • Si todo es correcto. La agencia procederá la pago de la factura y archivar el bono junto con el expediente.<br />4.3.- Materia diverso<br />Dentro de este apartado se van a enumerar una serie de documentos necesarios en una agencia de viajes:<br /> • Material propio de correspondencia: papel de cartas, sobres de diversos tamaños y hojas tamaño DIN A-4.<br /> • Tarjetas de visita.<br /> • Tarjetas con “Nuestros mejores saludos” para acompañar documentaciones.<br /> • Tarjetas o cuartillas para dar información de horarios, notas, etc.<br /> • Hojas para envió de fax.<br />4.4 .- Documentación editados por lo proveedores de servicio<br />De uso tanto interno como externo es el material que envían los proveedores gratuitamente a la agencia de viajes para emisión o control.<br />Los documentos utilizados para la emisión son casi siempre de uso externo en las que suelen ser los bonos, el billete y las pólizas de seguro.<br />Los documentos de control interno, son las partes de ventas de la compañía transportistas y las hojas de confirmación y anulación.<br />Departamento comercial o de marketing. Se encarga tanto de la promoción del producto, como de la investigación de mercado para determinar el producto que se va a confeccionar. Realiza las siguientes tareas:<br />Confección de catálogos.<br />Determinación y elección de los medios publicitarios necesarios para dar a conocer tanto el producto como la agencia.<br />Elaboración de campañas promocionales.<br />Formación de los vendedores.<br />Control de calidad del producto.<br />Visita<br />Reconocimiento, examen o inspección de un lugar incluido en un itinerario. La visita conformaría cada una de las paradas que permite una ruta.<br />Ver también: itinerario, ruta, guía local, radial<br />Fuente: Rutas e itineratios turísticos, de Gómez y G.-Quijano<br />ruta<br />Itinerario cuya salida y llegada no coinciden en el mismo lugar.<br />Fuente: Rutas e itineratios turísticos, de Gómez y G.-Quijano<br />Tipo de intinerario que tiene como objetivo dar a conocer un determinado espacio en forma de visitas de corta duración y enlazar enclaves relativamente cercanos con el fin de producir una sinergia entre ellos.<br />Ver también: itinerario, circuito, radial<br />Fuente: Manual de geografía turística, de Calabuig y Ministral<br />circuito<br />Es el conjunto de vías y visitas que se enlazan, constituyendo un itinerario cerrado, que nace y muere en idéntico lugar.<br />Fuente: Rutas e itineratios turísticos, de Gómez y G.-Quijano<br />Ruta organizada por una empresa turística especializada. Además de tener perfectamente definido el itinerario, incluye el alojamiento y la alimentación durante todo el recorrido, todo ello a un precio estipulado que sirve para comprar el conjunto de los servicios.<br />Ver también: itinerario, ruta, radial<br />Fuente: Manual de geografía turística, de Calabuig y Ministral<br />radial<br />f.<br />Excursión desde el lugar de estancia a puntos fuera del casco urbano y habitualmente de corta duración (media o una jornada).<br />  <br />Se utiliza como adjetivo y como nombre.<br />Sinónimo(s): Excursión radial<br />

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