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ARQUIVOS DIGITAIS
           Marta Antunes

               28/07/2009
O que é um Arquivo?
    Segundo o Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de
     Janeiro:

         “Conjunto de documentos, qualqu...
O Arquivo Digital na Sociedade
da Informação

  Os  arquivos existem desde o tempo da
   Roma Antiga (chamados na altura
...
A Digitalização
  A   primeira imagem digitalizada (1957)




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Arquivos Digitais Nacionais
  Projecto    RODA – Direcção Geral de Arquivos

      Objectivo: concretizar o estudo de um...
Arquivos Digitais Nacionais
  A   Biblioteca Nacional Digital

      Objectivo: cumprir as suas funções legais através d...
Arquivos Digitais Nacionais
  O   Digitarq – Arquivo Distrital do Porto

      Objectivo: projecto para servir de base à...
Implementação de um
Arquivo Digital
  Planeamento


     Criação de um grupo de trabalho
     Definição dos objectivos
...
Implementação de um
Arquivo Digital
     Atribuição de permissões de acesso e
      modificações

     Requisitos:
     ...
Implementação de um
Arquivo Digital
  Digitalização


      Recomendações da National Library of Australia:
         Ga...
Implementação de um
Arquivo Digital
    Não molhar os dedos para manusear material original;
    Garantir que todos os i...
Implementação de um
Arquivo Digital

    Não deve haver comida nem bebida perto dos
     documentos;
    Remover clips e...
Implementação de um
Arquivo Digital
     Identificar a tipologia de documentos a digitalizar




                        ...
Implementação de um
Arquivo Digital
     Atribuição de perfis de digitalização e testes de
      verificação




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Implementação de um
Arquivo Digital
     Formatos de imagens aconselhados
      A mesma imagem deve ser digitalizada em 2...
Implementação de um
Arquivo Digital
  Esquemas      de meta-informação

     O que é meta-informação?
         Informaç...
Implementação de um
Arquivo Digital
     Esquemas de meta-informação:

          Descritiva
           Descreve e identi...
Implementação de um
Arquivo Digital
      Técnica
       Relacionada com o funcionamento do sistema
           Ex: NISO ...
Implementação de um
Arquivo Digital
  Plano    de preservação

      Os diferentes dispositivos de armazenamento
       ...
Implementação de um
Arquivo Digital
     Deve ser criado um plano de preservação física
      (ou plano de backups):

   ...
Implementação de um
Arquivo Digital
     Cópias
          dos objectos digitais sempre em dois tipos de
    armazenamento...
Software para a gestão de
arquivos digitais



  GISA- Gestão Integrada de Sistemas de
 Arquivo
    Software   proprietá...
Software para a gestão de
arquivos digitais



  FEDORA - Flexible Extensible Digital
  Object Repository Architecture
  ...
Vídeo 1- O processo de
digitalização (http://roda.iantt.pt/pt)




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Vídeo 2 - Preservação Digital
(http://www.digitalpreservationeurope.eu/)




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Legislação

    Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro
         Estabelece o regime geral dos arquivos e do
          pa...
Bibliografia e
Referências Electrónicas

    ANTUNES, Marta - Organização do Arquivo Electrónico e Gestão
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Referências Electrónicas
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  1. 1. ARQUIVOS DIGITAIS Marta Antunes 28/07/2009
  2. 2. O que é um Arquivo?   Segundo o Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro:   “Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral” 2
  3. 3. O Arquivo Digital na Sociedade da Informação   Os arquivos existem desde o tempo da Roma Antiga (chamados na altura Tabularium)   Com o evoluir da sociedade, os arquivos aproveitam o desenvolvimento tecnológico, e passam a desempenhar um papel fundamental na Sociedade da Informação 3
  4. 4. A Digitalização   A primeira imagem digitalizada (1957) 4
  5. 5. Arquivos Digitais Nacionais   Projecto RODA – Direcção Geral de Arquivos   Objectivo: concretizar o estudo de uma solução, de modo a ir ao encontro dos propósitos do eGoverno.   Metodologia: definição de requisitos para um arquivo digital - um modelo conceptual e um modelo de dados; uma estrutura de meta-informação, requisitos técnicos, etc.   3 fases: Planeamento, prototipagem e disseminação 5
  6. 6. Arquivos Digitais Nacionais   A Biblioteca Nacional Digital   Objectivo: cumprir as suas funções legais através da utilização das tecnologias da informação para poder fornecer documentos digitalizados e edição digitais aos seus utilizadores. 6
  7. 7. Arquivos Digitais Nacionais   O Digitarq – Arquivo Distrital do Porto   Objectivo: projecto para servir de base à construção de um arquivo digital 7
  8. 8. Implementação de um Arquivo Digital   Planeamento   Criação de um grupo de trabalho   Definição dos objectivos   Análise SWOT   Desenho do workflow da documentação   Identificação dos sectores intervenientes no processo 8
  9. 9. Implementação de um Arquivo Digital   Atribuição de permissões de acesso e modificações   Requisitos:   Físicos (equipamento, espaço,…)   Humanos (nº de técnicos, necessidade de especialização ou não,…)   Identificação de possíveis obstáculos:   Verbas, tempo,… 9
  10. 10. Implementação de um Arquivo Digital   Digitalização   Recomendações da National Library of Australia:   Garantir que as mãos estão sempre limpas;   Utilizar luvas de algodão para carregar os documentos;   Ter sempre bastante espaço para acomodar o material com que se trabalha;   Transportar os materiais sempre que possível dentro de pastas; 10
  11. 11. Implementação de um Arquivo Digital   Não molhar os dedos para manusear material original;   Garantir que todos os itens são transportados na sua totalidade;   Os materiais danificados devem ser transportados dentro de bolsas de polyester ou pastas;   Evitar tocar directamente na superfície do material;   Nunca utilizar o material original como suporte para escrever;   Não empilhar diferentes materiais (ex: livros e pinturas); 11
  12. 12. Implementação de um Arquivo Digital   Não deve haver comida nem bebida perto dos documentos;   Remover clips e pins cuidadosamente;   Substituir os clips e pins por clips de plástico:   Se for necessário marcar uma página, utilizar um pedaço de papel branco e não post-its;   Evitar a tentação de reparar itens danificados, e nunca usar fita cola para reparar;   Limpar sempre os scanners antes das digitalizações. 12
  13. 13. Implementação de um Arquivo Digital   Identificar a tipologia de documentos a digitalizar 13
  14. 14. Implementação de um Arquivo Digital   Atribuição de perfis de digitalização e testes de verificação 14
  15. 15. Implementação de um Arquivo Digital   Formatos de imagens aconselhados A mesma imagem deve ser digitalizada em 2 formatos:   TIFF - para as imagens matriz (formato de armazenamento);   JPEG - para as imagens que vão ser visualizadas regularmente (formato de compressão)   Definição de títulos normalizados para todas as imagens 15
  16. 16. Implementação de um Arquivo Digital   Esquemas de meta-informação   O que é meta-informação?   Informação que descreve outra informação e sistemas de informação.   Num contexto de sistemas de arquivo, refere-se a informação que deve ser criada e associada aos documentos de arquivo, por forma a facultar a sua compreensão no contexto de produção e a facilitar e documentar a gestão contínua dos mesmos. 16
  17. 17. Implementação de um Arquivo Digital   Esquemas de meta-informação:   Descritiva Descreve e identifica os objectos   Ex: ISAD (G), ISAAR (CPF)   Preservação Garante a autenticidade dos objectos   Ex: PREMIS 17
  18. 18. Implementação de um Arquivo Digital   Técnica Relacionada com o funcionamento do sistema   Ex: NISO Z39.87   Estrutural – Organiza e estrutura objectos complexos (livros – capítulos – secções – página)   Ex: METS 18
  19. 19. Implementação de um Arquivo Digital   Plano de preservação   Os diferentes dispositivos de armazenamento digital, têm requisitos diferentes de software e hardware   Existem várias ameaças a estes dispositivos.   Deteoração física   Evolução tecnológica (que pode tornar estes dispositivos obsoletos) 19
  20. 20. Implementação de um Arquivo Digital   Deve ser criado um plano de preservação física (ou plano de backups):   Os objectos digitais (imagem + meta-informação) deverão ser armazenados no disco rígido de um ou mais servidores, e em unidades de armazenamento portáteis (CD-R e DVD). 20
  21. 21. Implementação de um Arquivo Digital   Cópias dos objectos digitais sempre em dois tipos de armazenamento   Pelomenos uma cópia deverá ser guardada numa localização diferente da original   Os dispositivos devem ser “refrescados”(copiar o seu conteúdo para outro dispositivo igual) com alguma regularidade   Todas as transferências para dispositivos portáteis devem ter um registo 21
  22. 22. Software para a gestão de arquivos digitais   GISA- Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo   Software proprietário de Gestão de Arquivos, concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital da informação e as várias operações da cadeia arquivística.   http://gisa.paradigmaxis.pt 22
  23. 23. Software para a gestão de arquivos digitais   FEDORA - Flexible Extensible Digital Object Repository Architecture   Softwareopen source para gerir, preservar e ligar o conteúdo digital   www.fedora-commons.org 23
  24. 24. Vídeo 1- O processo de digitalização (http://roda.iantt.pt/pt) 24
  25. 25. Vídeo 2 - Preservação Digital (http://www.digitalpreservationeurope.eu/) Arquivos Digitais - Marta Antunes 25
  26. 26. Legislação   Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro   Estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico.   Decreto-Lei nº 290-D/99, de 2 de Agosto   Aprova o regime jurídico dos documentos electrónicos e da assinatura digital.   Lei nº 67/98, de 26 de Outubro   Lei de protecção de dados pessoais. 26
  27. 27. Bibliografia e Referências Electrónicas   ANTUNES, Marta - Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto, Porto: Universidade do Porto, Faculdade de Letras, 2007   FARIA, Luís e CASTRO, Rui - relatório da primeira fase RODA: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo . Minho: Universidade do Minho, 2006   TANNER, Simon - From vision to implementation: strategic and management issues for digital collections. Loughborough: A British Counscil International Seminar, 13 to 18 February 2000. (http:// heds.herts.ac.uk/resources/papers/Lboro2000.pdf) 27
  28. 28. Bibliografia e Referências Electrónicas   http://roda.iantt.pt/pt   http://bnd.bn.pt   http://www.adporto.org   http://www.nla.gov.au/digital/care_handling.html   http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/servprov/ documents/techguid1_0.pdf   http://www.digitalpreservationeurope.eu   http://www.adporto.pt/ficheiros_a_descarregar/siade1.pdf   http://www.ica.org 28
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