Como elaborar projetos de eventos

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  • 1. Projetos de Eventos Como elaborar projetos de eventos Gestão de Eventos Prof. Paulo Marquêz
  • 2. Regras para elaboração     REGRA 1: É necessário um bom projeto. Um bom projeto parte de uma idéia nova, criativa. REGRA 2: Procure as pessoas certas para o seu projeto. REGRA 3: Verifique o padrão de investimento em projetos de eventos utilizados por cada empresa. REGRA 4: O projeto deve privilegiar os pontos de interesse de quem vai “patrocinar” o projeto: local, período, publico, merchandising, mídia e divulgação.
  • 3. Regras para elaboração     REGRA 5: Seja breve em sua exposição (Por que investir no projeto é um bom negocio?). REGRA 6: O projeto deve conter anexos (parte ilustrativa do projeto: croquis do local, fotos, clipping, material promocional, etc..) REGRA 7: O projeto deve propor ações promocionais conjuntas (identificar a imagem de quem patrocina com os objetivos do evento proposto). REGRA 8: Qualidade é a palavra chave. Eventos de qualidade dependem de projetos de qualidade.
  • 4. As etapas    Justificativas (por que a escolha daquela modalidade de evento). Enfatizar fatores determinantes da escolha do evento. Definição dos objetivos (são os objetivos que o patrocinador vai atingir por meio da promoção do evento: maximizar a marca, estreitar laços com os públicos de relacionamento, aumento de vendas, etc..). Organização do evento (descrição do público, audiência estimada, local e período de realização, atividades a serem desenvolvidas, divulgação e promoção).
  • 5. As etapas   Orçamento previsto, contendo custos de pessoal, operacional e administrativos e os valores referentes às cotas de patrocínio. Retorno esperado (nesse caso, deve ser explicitado o apoio da mídia, caso exista, e o cálculo do custobenefício, através da relação valor do patrocínio x audiência estimado do evento).
  • 6. Roteiro de projeto  Título  Entidade e/ou empresa promotora  Entidade e/ou empresa organizadora  Cidade  Local do evento  Tema do evento  Objetivos  Justificativa  Publico e numero previsto de participantes
  • 7. Roteiro de projeto  Descrição do evento  Período de realização do evento e horário  Inscrições e informações  Recursos necessários:   Recursos materiais (administrativos)  Materiais de divulgação   Recursos humanos Recursos audiovisuais e equipamentos Instalações
  • 8. Roteiro de projeto  Previsão orçamentária (despesas e receitas)  Cronograma  Considerações finais  Anexos  Modelo de material de divulgação  Modelo de ficha de inscrição  Modelo de certificado (se for o caso)  Modelo de formulários em geral