Archivistica..docx

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Archivistica..docx

  1. 1. archivistica
  2. 2. CONCEPTO Ciencia de los archivos. Que se ocupa de la historia, la creación, la organización, el servicio de la sociedad… Y que llegue a quien solicite la información. Tiene como base el documento.
  3. 3. TIPOS Archivos de Gestión Archivo Central Archivos Histórico
  4. 4. Producción Documental Recepción de documentos Distribución de documentos Trámite de documentos Organización documental Consulta de documentos Conservación de documentos Disposición final PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
  5. 5. SISTEMAS DE MANEJO Sistema alfabético: letras desde la “A” hasta la “Z”. Sistema numérico: asociación de números, se ubica por los primeros Sistema Geográfico: Se halla mediante el Distrito, departamento, ciudad, Sistema por asunto: Se lleva el control de los materiales para poder trabajar
  6. 6. CLASES DE ARCHIVO SEGÚN EL TIPO DEL CONTENIDO POR EL GRADO DE UTILIZACION POR EL GRADO DE AUTONOMIA
  7. 7. Archivos históricos. Documentos que reflejan hechos en tiempos pasados Archivos de Gobierno. Documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares. Archivos Eclesiásticos. Documentos religiosos generados en ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos. SEGÚN EL TIPO DE CONTENIDO
  8. 8. Archivos de la Administración. Documentos relacionados con la Administración central, autonómicas y locales. Archivos privados. Documentos particulares relativos generalmente a familias importantes dentro de un país. Archivos de empresas. Recogen toda la documentación relativa a las empresas.
  9. 9. GRADO DE UTILIZACIÓN Centralizado. Documentación que se guarda en un único lugar físico del que se encarga un responsable. Descentralizado. Documentación que se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente.
  10. 10. GRADO DE AUTONOMÍA Activos. Se guarda Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente Semiactivos. Es consultada esporádicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en este. Pasivos. se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años.
  11. 11. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa Asegurar la perfecta conservación de los documentos Asegurar la máxima rapidez en la localización y envió de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa. FUNCIÓN
  12. 12. TECNICAS Ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros.
  13. 13. CLASES DE DOCUMENTOS PARA ARCHIVO
  14. 14.  Audio OGG Video AVI MOV
  15. 15.  Comprimidos RAR (Roshal Archive) ZIP Imágenes BMP
  16. 16. JPEG GFI Texto (JPE-JPG) DOC TXT
  17. 17. PROCEDIMIENTOS PARA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.
  18. 18. EL CONTROL DE LOS FACTORES EXTERNOS
  19. 19. MANEJO DE LOS DOCUMENTOS
  20. 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD
  21. 21. CONCEPTO Sistema convencional • información por parte de las organizaciones • ya sea para el uso mismo del sistema y para generar resultados • para compartir dicha información con otros sistemas.
  22. 22. CLASES• Carpetas -Clasificadoras -Simples -Colgantes • Carpeta archivador -Tipo A-Z -Con anillas • Informáticos • Microfilm • Mobiliario -Estanterías. -Estanterías modulares. -De seguridad. -Armarios para carpetas suspendidas
  23. 23. VENTAJAS • Ordenación Alfabética • Ordenación Numérica • Ordenación Geográfica • Ordenación Por Materias • Ordenación Cronológica
  24. 24. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de operaciones técnicas y administrativas. Se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental.  DOCUMENTO ACTIVO: Con fines administrativos y uso frecuente.  DOCUMENTO DE APOYO: Es aquel de carácter general
  25. 25. DOCUMENTO ESENCIAL: Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades DOCUMENTO INACTIVO: Es aquel que ha dejado de emplearse. DOCUMENTO SEMIACTIVO: Es ocasional y de uso administrativo|.
  26. 26. DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: ES PRODUCIDA POR UNA PERSONA O ENTIDAD EN RAZÓN DE SUS ACTIVIDADES DOCUMENTO ORIGINAL: PERMITEN GARANTIZAR SU AUTENTICIDAD E INTEGRIDAD.
  27. 27. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria. Puede ser: ORGANICA: De acuerdo con el organigrama FUNCIONAL: La estructura de los fondos tiene relación y con las actividades y funciones
  28. 28. ORDENACIÓN DOCUMENTAL Ordenación Alfanumérica Nombres de personas Ordenación Numérica Consiste en asignar un numero correlativo, del 0 al 9, subdividiéndose en otros diez, así sucesivamente.Ordenación geográfica
  29. 29. Ordenación por materias: separar los distintos asuntos, y luego de forma numérica, cronológica o alfabética. Ordenación cronológica SISTEMAS DE ORDENACIÓN Numéricos • Ordinal • Cronológico-- fecha Alfabéticos Mixtos
  30. 30. TECNOLOGÍA PARA PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS INSTRUCTIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.
  31. 31. 1 3 4 56 7 2
  32. 32. SISTEMA DE CONSERVACIÓN DE SOPORTES DEBE TENER LAS CAPACIDADES ADECUADAS INCLUYENDO:
  33. 33. Sistema Capacidad de almacenamiento Debe ser capaz de duplicar los datos Control de errores Conservación de los contenidos
  34. 34. NORMATIVIDAD VIGENTE ARCHIVISTA artículo 4 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. LEY 47 DE 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico. LEY 45 DE 1923 (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios
  35. 35. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales.
  36. 36. LA ADMINISTRACIÓN TENDRÁ UNOS BENEFICIOS LOS CUALES SON: • Facilita el manejo. • Contribuye a la racionalización. • Proporcionar un servicio eficaz y eficiente. • Control de acceso a los documentos. • Garantiza la selección y conservación. • Regula las transferencias . • Sirve de apoyo.
  37. 37. DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL TRABAJO ARCHIVÍSTICO ES FUNDAMENTAL:  Manejo integral.  Organización de documentos.  Controlan la producción y tramite.  Integran procesos archivísticos.
  38. 38. ETAPAS  PRIMERA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.  SEGUNDA: Análisis e interpretación de la información recolectada.  TERCERA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención documental para su aprobación.  CUARTA: Aplicación, aprobadas las tablas de retención documental por la instancia competente.  QUINTA: Seguimiento y actualización de la tabla de retención documental.

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