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Archivistica..docx Archivistica..docx Presentation Transcript

  • archivistica
  • CONCEPTO Ciencia de los archivos. Que se ocupa de la historia, la creación, la organización, el servicio de la sociedad… Y que llegue a quien solicite la información. Tiene como base el documento.
  • TIPOS Archivos de Gestión Archivo Central Archivos Histórico
  • Producción Documental Recepción de documentos Distribución de documentos Trámite de documentos Organización documental Consulta de documentos Conservación de documentos Disposición final PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
  • SISTEMAS DE MANEJO Sistema alfabético: letras desde la “A” hasta la “Z”. Sistema numérico: asociación de números, se ubica por los primeros Sistema Geográfico: Se halla mediante el Distrito, departamento, ciudad, Sistema por asunto: Se lleva el control de los materiales para poder trabajar
  • CLASES DE ARCHIVO SEGÚN EL TIPO DEL CONTENIDO POR EL GRADO DE UTILIZACION POR EL GRADO DE AUTONOMIA
  • Archivos históricos. Documentos que reflejan hechos en tiempos pasados Archivos de Gobierno. Documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares. Archivos Eclesiásticos. Documentos religiosos generados en ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos. SEGÚN EL TIPO DE CONTENIDO
  • Archivos de la Administración. Documentos relacionados con la Administración central, autonómicas y locales. Archivos privados. Documentos particulares relativos generalmente a familias importantes dentro de un país. Archivos de empresas. Recogen toda la documentación relativa a las empresas.
  • GRADO DE UTILIZACIÓN Centralizado. Documentación que se guarda en un único lugar físico del que se encarga un responsable. Descentralizado. Documentación que se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente.
  • GRADO DE AUTONOMÍA Activos. Se guarda Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente Semiactivos. Es consultada esporádicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en este. Pasivos. se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años.
  • Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa Asegurar la perfecta conservación de los documentos Asegurar la máxima rapidez en la localización y envió de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa. FUNCIÓN
  • TECNICAS Ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros.
  • CLASES DE DOCUMENTOS PARA ARCHIVO
  •  Audio OGG Video AVI MOV
  •  Comprimidos RAR (Roshal Archive) ZIP Imágenes BMP
  • JPEG GFI Texto (JPE-JPG) DOC TXT
  • PROCEDIMIENTOS PARA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración.
  • EL CONTROL DE LOS FACTORES EXTERNOS
  • MANEJO DE LOS DOCUMENTOS
  • MEDIDAS DE SEGURIDAD
  • CONCEPTO Sistema convencional • información por parte de las organizaciones • ya sea para el uso mismo del sistema y para generar resultados • para compartir dicha información con otros sistemas.
  • CLASES• Carpetas -Clasificadoras -Simples -Colgantes • Carpeta archivador -Tipo A-Z -Con anillas • Informáticos • Microfilm • Mobiliario -Estanterías. -Estanterías modulares. -De seguridad. -Armarios para carpetas suspendidas
  • VENTAJAS • Ordenación Alfabética • Ordenación Numérica • Ordenación Geográfica • Ordenación Por Materias • Ordenación Cronológica
  • CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de operaciones técnicas y administrativas. Se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental.  DOCUMENTO ACTIVO: Con fines administrativos y uso frecuente.  DOCUMENTO DE APOYO: Es aquel de carácter general
  • DOCUMENTO ESENCIAL: Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades DOCUMENTO INACTIVO: Es aquel que ha dejado de emplearse. DOCUMENTO SEMIACTIVO: Es ocasional y de uso administrativo|.
  • DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: ES PRODUCIDA POR UNA PERSONA O ENTIDAD EN RAZÓN DE SUS ACTIVIDADES DOCUMENTO ORIGINAL: PERMITEN GARANTIZAR SU AUTENTICIDAD E INTEGRIDAD.
  • CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria. Puede ser: ORGANICA: De acuerdo con el organigrama FUNCIONAL: La estructura de los fondos tiene relación y con las actividades y funciones
  • ORDENACIÓN DOCUMENTAL Ordenación Alfanumérica Nombres de personas Ordenación Numérica Consiste en asignar un numero correlativo, del 0 al 9, subdividiéndose en otros diez, así sucesivamente.Ordenación geográfica
  • Ordenación por materias: separar los distintos asuntos, y luego de forma numérica, cronológica o alfabética. Ordenación cronológica SISTEMAS DE ORDENACIÓN Numéricos • Ordinal • Cronológico-- fecha Alfabéticos Mixtos
  • TECNOLOGÍA PARA PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS INSTRUCTIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.
  • 1 3 4 56 7 2
  • SISTEMA DE CONSERVACIÓN DE SOPORTES DEBE TENER LAS CAPACIDADES ADECUADAS INCLUYENDO:
  • Sistema Capacidad de almacenamiento Debe ser capaz de duplicar los datos Control de errores Conservación de los contenidos
  • NORMATIVIDAD VIGENTE ARCHIVISTA artículo 4 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. LEY 47 DE 1920 Sobre protección del patrimonio documental y artístico. LEY 45 DE 1923 (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios
  • TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales.
  • LA ADMINISTRACIÓN TENDRÁ UNOS BENEFICIOS LOS CUALES SON: • Facilita el manejo. • Contribuye a la racionalización. • Proporcionar un servicio eficaz y eficiente. • Control de acceso a los documentos. • Garantiza la selección y conservación. • Regula las transferencias . • Sirve de apoyo.
  • DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL TRABAJO ARCHIVÍSTICO ES FUNDAMENTAL:  Manejo integral.  Organización de documentos.  Controlan la producción y tramite.  Integran procesos archivísticos.
  • ETAPAS  PRIMERA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.  SEGUNDA: Análisis e interpretación de la información recolectada.  TERCERA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención documental para su aprobación.  CUARTA: Aplicación, aprobadas las tablas de retención documental por la instancia competente.  QUINTA: Seguimiento y actualización de la tabla de retención documental.