Conduite du changement            Conduite du changementdans le contexte de la mise en place d’un PMO                    M...
Définitions                          Agenda Importance de la conduite du changement / PMO Mécanismes pour la conduite du...
Définitions         De quel changement parlons nous ? Gestion du changement dans le contexte de la réalisation d’un      ...
Définitions    Contexte : Mise en place d’un PMO Actuel    – Gestion de projet décentralisée    – Plusieurs standards    ...
Niveaux de maturité de la conduite de projets                                                                          5  ...
Définitions          Le changement : Définitions Qu’est ce que le changement ?  Le changement en tant       que résultat ...
Définitions              Le changement : Définitions Pourquoi changer ?    – Pour s’adapter à un environnement externe   ...
Diagnostic du changement           Classification changement         les quatre principaux types de changement Les quatre...
Risques du changement     Nature des risques encourus par une dimension humaine sous-estimée        Risques « au quotidie...
Les phases du changement             Les phases du changement   Le mécanisme du changement sur un plan psychologique : un...
Les phases du changement           Les phases durésistances                zoom sur les changement   Les causes de la rés...
Définitions                          Agenda Importance de la conduite du changement / PMO Mécanismes pour la conduite du...
Le 1er levier de la conduite du changement   Montrer l’engagement de la hiérarchie dans la réussite du changement    vers...
Organiser le changementLe 2ème levier dedonner du sens du changement                  la conduite    Légitimer et donner ...
Organiser le changement  Le 3ème levier de la conduite du changement                  rassurer et expliquer          Rass...
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Organiser le changementLe 5ème levier de lafaire agir                      conduite du changement    Identifier les acteu...
Organiser le changementLe 5ème levier de lafaire agir                      conduite du changement    Typologie des acteur...
Organiser le changementLe 6ème levierse montrer reconnaissant changement               de la conduite du   Accorder de l’...
Organiser le changementLe 6ème levierse montrer reconnaissant changement               de la conduite du                  ...
Définitions                        Agenda Importance de la conduite du changement / PMO Mécanismes pour la conduite du c...
Configurations organisationnelles                                  Définitions                          et gestion du chan...
Organiser le changement                     Configurations compétences                       renforcer les organisationnel...
Définitions                          Agenda Importance de la conduite du changement / PMO Mécanismes pour la conduite du...
Définitions                                             SynthèseLes PMO sont des structures jeunes                        ...
Organiser le changement                                Synthèse                         renforcer les compétences   Quelq...
Définitions              Merci pour votre attention       Wail Aaminou                   Marouane HarmarchDirecteur Associ...
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management de projet : gestion du changement dans le contexte de la mise en oeuvre d'une PMO

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Marouane harmach et wail aaminou conduite changement pmo-ppm2013 - management de projet

  1. 1. Conduite du changement  Conduite du changementdans le contexte de la mise en place d’un PMO Mars 2013 Mars 2013 Marouane Harmach & Wail Aaminou
  2. 2. Définitions Agenda Importance de la conduite du changement / PMO Mécanismes pour la conduite du changements avec retours d expériences d’expériences Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du changement Synthèse
  3. 3. Définitions De quel changement parlons nous ? Gestion du changement dans le contexte de la réalisation d’un d un programme / projet Gestion du changement induit par la mise en place d’une PMO
  4. 4. Définitions Contexte : Mise en place d’un PMO Actuel – Gestion de projet décentralisée – Plusieurs standards – Difficulté des disposer d’une vision globale sur l’ensemble des projets Cible : – Instaurer une culture projet p j – Mise en place d’une gestion de programmes / projets centralisés – Standardisation des processus et des outils – Mise en place d’un PMO
  5. 5. Niveaux de maturité de la conduite de projets 5 Processus optimisés • Evolution en continue des processus et adaptions constante aux orientations stratégiques • Maîtrise des outils et des processus permettant de générer des rapports prévisionnelsEvaluation du niveau de maturité selon 3 4 Processus maîtrisésdimensions • Gestion de projets mesurée• Environnement de l’entreprise (alignement • KPI définis et contrôlés des projets avec les orientations stratégiques, degré de gestion des projets, gq , g g p j , culture gestion de projets…)• Outils et techniques utilisés en gestion de 3 Processus normalisés projets (normes utilisées, charte en gestion • Gestion de projets normalisée et documentée de projets, outils…) • Processus utilisé de manière constante• Facteurs humains (formation, habilité de gestion, connaissances techniques…) 2 Processus définis • Processus de gestion de projets définis mais non utilisés constamment • Risques constants de dépassement budgétaire ou de retard d’exécution 1 Gestion de projets initiée • Méthode non documentée • Exécution, budget et planning non contrôlés
  6. 6. Définitions Le changement : Définitions Qu’est ce que le changement ? Le changement en tant que résultat Sans PMO PMO Le changement en tant que processus
  7. 7. Définitions Le changement : Définitions Pourquoi changer ? – Pour s’adapter à un environnement externe cause exogène – Pour progresser, évoluer... cause endogène Changer, c’est prendre des risques Prendre des risques, ça fait peur… personne n’aime changer n aime
  8. 8. Diagnostic du changement Classification changement les quatre principaux types de changement Les quatre principaux types de changement imposé volontaire progressif Changement prescrit Changement construit progressif brutal Changement de crise Changement adaptatif brutal imposé volontaire
  9. 9. Risques du changement Nature des risques encourus par une dimension humaine sous-estimée Risques « au quotidien » Risques pour l’entreprise Démotivation Dégradation de l’image de l image l ’entreprise en interne, voire en Rumeurs externe Rétention d ’information Départ des plus performants Application stricte des consignes Retards dans l’aboutissement des Perte de productivité projets …le personnel se sent incompris, Diminution de la compétitivité voire méprisé
  10. 10. Les phases du changement Les phases du changement Le mécanisme du changement sur un plan psychologique : un passage par différentes phases qui seront plus ou moins longues g Les différentes phases du changement : – le « refus de comprendre » – la résistance : un signal positif – la décompensation : deuil d’une situation antérieure p – la résignation : acceptation intellectuelle, adhésion – l ’intégration : modification des comportements + temps p -
  11. 11. Les phases du changement Les phases durésistances zoom sur les changement Les causes de la résistance au changement : Multiples et différentes selon les acteurs et le contexte – Causes individuelles –C Causes collectives ll ti – Causes structurelles ou culturelles
  12. 12. Définitions Agenda Importance de la conduite du changement / PMO Mécanismes pour la conduite du changements avec retours d’expériences d’ éi Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du changement Synthèse y
  13. 13. Le 1er levier de la conduite du changement Montrer l’engagement de la hiérarchie dans la réussite du changement vers le mode PMO
  14. 14. Organiser le changementLe 2ème levier dedonner du sens du changement la conduite  Légitimer et donner du sens à la mise en place du PMO Ce n’est parce que le bénéfice du changement nous paraît évident qu’il l’est aussi pour les personnes qui vont vivre le changement
  15. 15. Organiser le changement Le 3ème levier de la conduite du changement rassurer et expliquer  Rassurer et expliquer par : – Une communication efficace sur le dispositif PMO – Une communication ciblée sur les résultats obtenus tout ce que l’on veut dire ce que l’on dit effectivement ce que ses interlocuteurs entendent 90% de ce qu ’ils écoutent avec attentiondéperditiondé diti ce qu ’ils comprennent ce qu ’ils retiennent ce qu ’ils peuvent restituer ce qu ’ils peuvent utiliser
  16. 16. Organiser le changementLe 4ème levier de la les compétences changement renforcer conduite du Renforcer les compétences... … par des programmes de formation adaptés sur la gestion des programmes /projets et le PMO en particulier … sans forcément s’y prendre « au dernier moment » La formation peut aussi être une occasion de témoigner, donner du concret et de la visibilité
  17. 17. Organiser le changementLe 5ème levier de lafaire agir conduite du changement  Identifier les acteurs moteurs et les impliquer dans la construction du changement  Conditions du mode participatif – existence d ’une marge de « négociable » dans le projet – Le mode participatif, c’est savoir dépenser du temps pour en gagner après – Projet construit – impliquer le plus tôt possible – viser le consensus, en prévoyant dès le départ les modalités d’arbitrage
  18. 18. Organiser le changementLe 5ème levier de lafaire agir conduite du changement  Typologie des acteurs par rapport à un changement Attitude face au projet POUR suiveurs alliés Énergie développée envers le projet PASSIFS Risque : faire douter ACTIFS Risque : faire peur résistants attentistes opposants CONTRE
  19. 19. Organiser le changementLe 6ème levierse montrer reconnaissant changement de la conduite du Accorder de l’estime et démontrer sa reconnaissance – En fin de projet de changement : fêter les succès, un « rite de passage » nécessaire pour marquer la transition – Récompenser les efforts – Féliciter + temps -
  20. 20. Organiser le changementLe 6ème levierse montrer reconnaissant changement de la conduite du les faits apports pour l ’entreprise félicitations personnelles récompense éventuelle comment reproduire ce succès / le rendre exemplaire
  21. 21. Définitions Agenda Importance de la conduite du changement / PMO Mécanismes pour la conduite du changements avec retours d’expériences d’ éi Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du changement Synthèse y
  22. 22. Configurations organisationnelles Définitions et gestion du changement Rôle1 • Fournit les outils et la méthode de gestion de projet • Vérifie la doc mentation d projet documentation du PMO Méthodologue • Suit les indicateurs globaux de gestion de projet Efforts E2 • Fournit les outils et la méthode de gestion de projet • Suit les indicateurs détaillés de gestion de projet PMO Monitor • Assiste la Direction de programmes dans la planification • Accompagner et coache les bénéficiaires du projet • Assure une coordination entre les différents intervenants • Organise des comités réguliers de suivi • Remonte les points décision/ arbitrage, les risques3 • Assure les fonctions «PMO Méthodologue et Monitor » • Réalise les projets stratégiques/ transverses PMO Opérationnel p • Prend des décisions sur les choix métiers et organisationnels • Gère les difficultés du projet et alloue les ressources
  23. 23. Organiser le changement Configurations compétences renforcer les organisationnelles et gestion du changement Plus la PMO aura du pouvoir, plus la résistance sera plus forte, Parmi les raisons de résistance :  Les chefs de projets perçoivent le PMO comme une menace, un concurrent, un « empêcheur de tourner en rond »,  L’apport de la PMO n’est pas toujours clair ou pas suffisamment expliqué aux différents acteurs, acteurs  Le peu d’effort déployé à la formation et à la sensibilisation en parallèle à la mise en place de la PMO,  La création de la PMO est souvent décidée dans un contexte « traumatisé » : échec d’un projet important, défaillance dans la gestion du portefeuille de projets projets,  Jeunesse de la fonction PMO et manque de visibilité / légitimité
  24. 24. Définitions Agenda Importance de la conduite du changement / PMO Mécanismes pour la conduite du changements avec retours d’expériences d’ éi Configurations organisationnelles de la PMO et gestion du changement Synthèse y
  25. 25. Définitions SynthèseLes PMO sont des structures jeunes Le personnel est minimal 33% 33% 23% 31% 16% 12% 20% 8% 8% 16% 1 ou 2à3 4à7 8 à 12 13 à 18 moins plu1 an ou 1 à 2 ans 3 à 5 ans plus que s de moins 5ans 18 L’autorité décisionnelle 31% 24% 17% 18% 11% Aucune Faible Moyenne Importante Très important e
  26. 26. Organiser le changement Synthèse renforcer les compétences Quelques recettes pratiques :  Le référentiel méthodologique doit être construit avec les acteurs du projet  Éviter le « copy-paste » et les solutions toutes faites  Impliquer l chefs d projets dans le projet d standardisation I li les h f de j t d l j t de t d di ti  Insister sur la valeur ajoutée apportée aux autres fonctions par la PMO :  PMO # audit des projets,  PMO = fonction de support et d’aide pour le delivery des projets/programmes j t /  Démarrage progressif et illustration par des projets-vitrines pour créer un effet d’entrainement d entrainement
  27. 27. Définitions Merci pour votre attention Wail Aaminou Marouane HarmarchDirecteur Associé, Spectrum Directeur Associé, Consultor Wail@spectrumfs.com mharmach@consultor.ma www.spectrumfs.com www spectrumfs com www.consultor.ma cons ltor ma

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