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Anexo Informativo del SubSistema de Información
 

Anexo Informativo del SubSistema de Información

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Este documento permite conocer en detalle las actividades desarrollas para utilizar las herramientas de la tecnología de Infomración, para registrar las acciones a la población con base a dato ...

Este documento permite conocer en detalle las actividades desarrollas para utilizar las herramientas de la tecnología de Infomración, para registrar las acciones a la población con base a dato primaria. Su origen esta en las acciones desarrolladas en el año 2007

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    Anexo Informativo del SubSistema de Información Anexo Informativo del SubSistema de Información Document Transcript

    • ANEXO INFORMATIVO “SISTEMA DE INFORMACIÓN: HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA LA GESTIÓN DE LA ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD EN GUATEMALA APLICADO AL MINISTERIO DE SALUD PUBLICA DE GUATEMALA” 10
    • En 1997, el Ministerio de Salud Pública y Entonces a partir del año 2004, el PEC desarrolló Asistencia Social de Guatemala -MSPAS- inició un Sistema de Información que contaba con el la implementación de un Programa de Extensión hardware y software necesario para incorporar de Cobertura -PEC- con el objetivo de llevar todas las actividades del PEC en sus dimensiones servicios básicos de salud al 46% de la población administrativas, financieras, técnicas e que para antes del 1996 no tenía acceso físico a institucionales como una herramienta primordial instalaciones de salud. Por medio de este de la prestación de servicios básicos de salud, Programa se llevaba, y aun se lleva, a los monitoreo y evaluación. Se desarrolló un sistema beneficiarios un Conjunto de Servicios Básicos de descentralizado de captura de datos que identifica Salud –CSBS- diseñado por el MSPAS. El CSBS, a los miembros de la comunidad como ente principalmente preventivo, en 4 áreas de servicio básico, establece una identificación individual, y un área transversal, incluía los siguientes familiar y comunitario. Así mismo, consolida la componentes: i) atención a la mujer; ii) atención a información de manera multi-nivel, administrativa la niñez; iii) atención a la demanda por morbilidad y geográficamente. y urgencias; iv) atención al medio; y el área transversal de promoción y educación en salud. Este Sistema de Información ha permitido Cada uno de los servicios y acciones del CSBS personalizar los servicios, ya que cada persona cuenta con indicadores de medición, lo que beneficiado por el PEC cuenta con una ficha permite orientar la implementación hacia clínica única la cual mantiene un record resultados. digitalizado de su historial medico,, de su familia, las condiciones de saneamiento ambienta y el Para la entrega del CSBS el Ministerio realiza número de perro y gatos de su hogar y de su convenios con Organismos No Gubernamentales – comunidad lo que permite dar seguimiento a los ONG-, las cuales brindan estos servicios a través servicios que tiene derecho de recibir. de personal contratado y voluntario de las comunidades atendidas. Las ONG se elijen bajo El desarrollo del Sistema de Información ha un proceso de selección abierto y competitivo; permitido al PEC, consolidar una base de datos de cada ONG puede tener varios convenios y cubrir los servicios básicos de salud y los eventos varias jurisdicciones a la vez según su capacidad demográficos esenciales de la población cubierta de ejecución y su excelencia en la misma. por extensión de cobertura proporcionando de esta manera los datos ordenados para el análisis de la Al contrario de los sistemas tradicionales el PEC situación Así mismo enmarca el desempeño parte de la oferta de servicios, tenía como pasado, la situación actual y el pronóstico de la necesidad prioritaria ubicar a los beneficiarios por prestación de servicios para identificar persona en su ambito familiar y comunitario oportunidades, peligros, potencialidades y dentro de la jurisdicción.. Adicionalmente, la debilidades en la producción de los mismos; expansión del programa a más de 4 millones a además de tener la capacidad de evaluar los nivel nacional con la consecuente necesidad de objetivos, estrategias y programas con sus realizar procesos sistemáticos de monitoreo y presupuestos a mediano y largo plazo. evaluación de la prestación de los servicios, recopilación, procesamiento y análisis de la Esta herramienta ha sido muy valiosa para el PEC con constantes mejoras en funcionamiento del sistema, pero no información relacionada al acceso y calidad de la seria posible mantenerse sin la constante participación de la atención, resultó en la necesidad de fortalecer los comunidad y del EBS en la generación y recopilación de los Sistemas de Apoyo del programa con una datos. Mediante el Sistema de Información hoy sabemos que propuesta de un sistema de información el PEC cubre a 4.1 millones de personas, de 406 jurisdicciones, en 8,421* lugares poblados, con 778,888 integrador de todos los elementos del programa familias, atendidas en 4,163 centros de convergencia, con un tales como: convenios, recursos humanos EBS de 41,357 personas que incluye a 10,648 Comadronas programación y ejecución financiera de Tradicionales Autorizadas. convenios, monitoreo administrativo y de ________________________________________ producción de servicios técnicos, consolidación *De 27,356 lugares poblados georeferenciados, histórica de informes y traslado de la información que tiene el país según publicación del INE al Distrito y Área de Salud respectivos y hacia el (Instituto Nacional de Estadística) del año 2005. nivel central del MSPAS entre otras. 11
    • EL SISTEMA DE I FORMACIO DEL PROGRAMA DE EXTE SIO DE COBERTURA La información es poder…. Quien tiene más y mejor información tiene más probabilidades de sobrevivir; da igual que se trate de una organización o de un país. Introducción Información descentralizado, en el marco del Sistema de Información Gerencial de Salud (SIGSA) con información Un sistema de información puede inmediata en los centros de trabajo, que le permite un mejor control de la entrega del definirse como un conjunto de Conjunto de Servicios Básicos de Salud – componentes interrelacionados que CSBS- a más de 4 millones de permiten capturar datos, procesarlos, guatemaltecos del área rural. Los almacenarlos y distribuirlos en forma de productos del Sistema de Información han información para apoyar la toma de sido claves para fortalecer su ejecutoría, decisiones y el control en una organización mejorar la eficiencia y tener un mayor o proyecto. impacto al crear y mantener evidencia del trabajo realizado. Los sistemas de información computarizados han cambiado la forma en que operan las instituciones en el mundo. ¿Qué es el PEC? A través de su uso se han logrado importantes mejoras, ya que al automatizar los procesos operativos, suministran una El MSPAS ha implementado desde 1997 base de información necesaria para la el Programa de Extensión de Cobertura – toma de decisiones y permiten PEC-, el cual tiene como propósito principalmente encontrar métodos para aumentar la cobertura de los servicios optimizar los recursos tanto financieros básicos de salud. La finalidad del como humanos y así optimizar las acciones Programa ha sido y es, realizar acciones que realizan. de promoción, prevención y recuperación la situación de salud que viven los Las instituciones requieren cada vez más guatemaltecos, especialmente en el área de información inmediata y disponible para rural. planificar, monitorear el cumplimiento prestación del servicios y la ejecución • Con el liderazgo del MSPAS y el presupuestaria, tomar decisiones, apoyo de la cooperación incorporar nuevos servicios y evaluar los internacional como el BID, AID, riesgos y beneficios de la expansión entre UNICEF, Plan Internacional, OPS, e otras. INTERVIDA entre otros, se diseñó un conjunto de servicios básicos de Con estos conceptos, el Programa de salud -CSBS-, principalmente Extensión de Cobertura –PEC- del preventivo, en 4 áreas de servicio y Ministerio de Salud Pública y Asistencia un área transversal: i) atención a la Social –MSPAS- de Guatemala, asumió el mujer; ii) atención a la niñez; iii) reto de desarrollar un Sistema de atención a la demanda por morbilidad 12
    • y urgencias; iv) atención al medio; y personal asignándolo geográficamente en la transversal de promoción y el lugar que presta sus servicios educación en salud. A partir de año 2005, el CSBS se fortaleció con la Para las labores de coordinación y incorporación de las estrategias de administración, las ONG contratan AIEPI AINM-C y en el año 2006 con coordinadores técnicos, asistentes de la entrega del alimento información y contadores, estos son, complementario, Vitacereal, a niños encargados de la alimentar en forma de 6 a 36 meses, a mujeres permanente del Sistema de Información embarazadas y en período de Este recurso humano asegura la prestación lactancia. El de Sistema de de los servicios y el cumplimiento de Información permitió generar los procesos administrativos, mediante los listados de la población meta para la cuales las ONG puedan ser evaluados, para entrega adecuada y precisa. mantener la continuidad de sus desembolsos trimestrales. Adicionalmente este y todos los servicios y acciones del CSBS cuentan con El Sistema de Información incluye la indicadores de medición, donde el producción de a 85 ONG con convenios denominador -grupo susceptible del con el Ministerio al 2006, los cuales servicio- y numerador -servicios y acciones prestaron los servicios básicos en 26 áreas prestados-, tienen su registro por nombre, de salud (20 departamentos) a 4.1 millones lo que permite orientar, asegurar y auditar de personas del área rural registradas por los resultados. nombre y ubicación. El Sistema de Información registra todos ¿Cómo se creó el Sistema de los lugares poblados para identificar a las comunidades más postergadas del país para Información del PEC? que no están asignadas a la red de servicios con el cual el Ministerio La creciente necesidad de realizar procesos conforma las jurisdicciones para ser sistemáticos de monitoreo, evaluación y atendidas por los proveedores mediante un programación resultó en la necesidad de proceso de selección abierto y competitivo. fortalecer el programa con una solución Estas ONG firman un convenio para integral que permitiera unificar desde un entregar el CSBS a cerca de 10,000 enfoque informático todos los procesos habitantes, agrupados en Jurisdicciones las técnicos, administrativos y financieros . cuales se dividen en centros de tales como: identificación de beneficiarios, convergencia, lugar poblado, sectores, análisis de necesidades en las vivienda y familias, a través del médico o comunidades, registro de convenios, enfermera ambulatoria, del facilitador programación financiera de convenios, institucional, facilitadores comunitarios y monitoreo administrativo y técnico de vigilantes de salud. El (la) médico o servicios, logística de medicamentos, enfermera(o) ambulante visita las insumos, bodegas, consolidación histórica comunidades al menos una vez al mes de informes de salud y comunicación con mientras que los facilitadores comunitarios áreas de salud de nivel central del MSPAS y vigilantes de salud son una alerta entre otros. permanente en la comunidad. El Sistema de Información registra a todo este 13
    • Es por esto que al observar detenidamente 4. Seguimiento y supervisión de la el trabajo del PEC, en el año 2004 se producción de servicios por el EBS. obtuvo apoyo del préstamo PMSS II (BID 5. Monitoreo de servicios, mediante la 1221/OC-GU) para crear un sistema construcción de indicadores y integrado y automatizado de información, evaluación de coberturas. por medio de consultores nacionales. 6. Divulgación de estadísticas, mediante la construcción de La implementación por etapas capas de reportes consolidados. información y por módulos, fue creando 7. Estadísticas de salud las destrezas tecnológicas a nivel local, de georeferenciadas de acuerdo a lugar tal forma que desde su primer año el de producción de servicios. programa fue avanzando en cuanto al 8. Modulo Central de logística: desarrollo conceptual, la aplicación e Registro de lugares poblados, implementación así como la adquisición de asignaciones de tipo de servicio de los recursos humanos y tecnológicos las matrices de población, registro necesarios. de ONG y asignaciones de convenios. El Sistema de Información permitiría 9. Registro y control de distribución, ubicar a los actuales beneficiarios y a los ingresos y egresos de insumos y potenciales nuevos beneficiarios al tener medicamentos y alimento como base el recuento de población que se complementario. establece en el convenio. Al mismo 10. Registro, control de equipo y tiempo, permitiría captar los resultados de manejo de normas de la cadena de más de 85 ONGs distribuidas en el país, frío. consolidarlos y posteriormente utilizarlos 11. Control de movilización de como un instrumento de apoyo a la vehículos -control de uso, ejecución, el monitoreo y la evaluación kilometraje, combustible y gastos del programa en las áreas administrativas, de mantenimiento y reparaciones-. técnicas, financieras, geográficas e 12. Administración y finanzas institucionales. ¿Como está compuesto el Sistema El Sistema de Información se de Información? conceptualizó como un sistema descentralizado de bases de datos locales, El Sistema de Información agrupa los que debería contener información en 12 componentes en tres grandes módulos: componentes: 1. Prestación de Servicios Básicos 1. Recuento poblacional que de Salud. En este modulo se lleva permitiera tener toda la información el registro de habitantes de acuerdo posible de cada uno de los al formulario SIGSA-11 , (Ficha de habitantes beneficiarios del PEC. censo familiar ), y registro de la 2. Programación de los servicios prestación de servicios médicos Básicos en 5 sub-componentes. por medio de ficha clínica 3. Registro de la producción de comunitaria de la niñez (0-5 Años), servicios prestados al niño(a), la de la mujer (15-49 años) y de mujer y población en general. morbilidad general, generación de reportes de estadisticas vitales 14
    • (nacimientos y fallecidos), de Bancos, para la emisión de formatos SIGSA para reportar al cheques, registros contables, distrito y área de salud la estados financieros y cédulas de vacunación, la morbi-mortalidad y auditoria y de monitoreo. el recuento de servicios prestados, ¿Cómo se estructura la información en el la generación de 28 indicadores de Sistema? desempeño que se evaluan El sistema de información genera una trimestralmente. identificación única por habitante al ubicarlo dentro de un lugar poblado (con 2. Logística. En este modulo se ubicación geográfica de departamento y registran datos de las ONG y los municipio), el cual ha sido asignado a un lugares poblados asociados a las servicio de salud institucional (Area, Jurisdicciones dentro de la red de Distrito, Tipo de servicio y Prestador servicios del MSPAS, así como del nombrado). En este base de datos el control de insumos, medicamentos, habitante queda establecido de acuerdo al métodos de planificación familiar, lugar poblado, el sector, el número de donaciones, registro de activos vivienda y la familia a la que pertenece. La fijos y control y mantenimiento de identificación única permite llevar un vehículos. registro único y perpetuo de los servicios recibidos. 3. Administrativo-Financiero. En La estructura institucional y geográfica del este modulo se lleva el registro del sistema de información es la que se presupuesto por renglón de gasto demuestra en el Gráfico 1 siguiente. asignado, su ejecución por medio Grafico 1 Estructura Institucional y Geográfica Estructura Institucional Estructura Geográfica Proveedor Asignado 15
    • El registro individual hizo posible Grafico 2 consolidar la información de manera Cobertura de los Servicios de Salud del MSPAS multi-nivel por organización funcional, geográfica y relacionarla con grupos de edad automaticamente. El Sistema de Información ha permitido al l PEC pueda saber en cuántos lugares poblados tiene cobertura y obtener información georeferenciada ya que cada lugar tiene una correlación con el código que le asignó el Instituto Nacional de Estadística –INE- en el año 2002. De esta cuenta, al año 2005, se tenía evidencia de que la red de Atención de Servicios de Salud estaba presente en 16,746 lugares poblados. A Diciembre del 2006, se ha establecido que los lugares ¿Cuáles son las principales poblados registrados por INE y a los que se características del Sistema de atienden hacen un total de 33,041 Información? poblados.* (ultima actualización 2006- 2007) Así mismo, por medio de la información georeferenciada es posible visualizar la Las principales características en el funcionamiento del Sistema de presencia del PEC a nivel nacional, y su Información son las siguientes: interrelación geográfica con los servicios institucionales (puestos y centros de salud) y los lugares poblados sin asignación a un • Incluye acciones en tres componentes básicos: hardware, software y recurso servicio. Ver Gráfico 2, que es un reporte de salida del sistema, para mostrar la humano capacitado para dar soporte al proceso de prestación de servicios cobertura y ubicación de la red de servicios básicos de salud en seguimiento, evaluación y programación. • Genera tablas primarias de datos que sirven de base para la interpretación de variables. • Registro de datos individuales y creación de un identificador único para cada habitante de una comunidad. • Permitir consolidar la información de manera multi-nivel. El flujo de información del sistema se observa en el Gráfico 3, siguiente. 16
    • Gráfico 3 Flujo de Información 1. SIGSA 11 Ficha del Censo de población del MSPAS 2. Fichas Clínicas Comunitarias a) Ficha Clínica Comunitaria de la Niñez (0-5) años b) Ficha Clínica Comunitaria de la Mujer (15 – 49) años c) Ficha Clínica de Morbilidad General. 3. Documentos Auxiliares de Registro a. Hoja de Registro de Vacunación del Facilitador Institucional b. Hoja de Registro de la entrega de micronutrientes del Facilitador Comunitario c. Hoja de Registro del monitoreo de crecimiento ¿Cómo funcionan los módulos del Sistema de Información? Modulo 1: El Conjunto de Servicios Básicos de Salud –CSBS- Estos instrumentos cumplen las siguientes En este modulo los principales funciones: instrumentos para recolectar información son los siguientes: 17
    • Para la generación del Censo, el sistema de información requiere otros instrumentos adicionales, los cuales son los siguientes: 18
    • ¿PARA QUE ¿QUIEN LO ¿CUANDO SE ¿QUE ES LO QUE INSTRUMENTO SIRVE? RECOLECTA? GENERA? DESCRIBE? Cada vez que sea necesario ver Listado de Ingresos Ver la producción diaria de produccion diaria, Ingresos diarios de registros Diarios censo FC, VC, MA semanal , mensual nuevos de personas al censo Cuando sea necesario Para verificar los datos de identificacion de familias Todos los datos detallados por Carnet de identificacion las familias que sean y sus datos, familias persona de los miembros de una familiar correctos VC, FC nuevas familia ingresada Hoja de registro para control de peso Cada semestre para Listado de < de 2 años y < 5 enniños < 2 años y < 5 Para recolectar los pesos registrar pesos o cuando años, genera cuadricula para años de los niños < de 5 años FC sea necesario recoleccion mensual de pesos Sacar listados detallados, por sexo, grupo etareo, cc, Cuando se requiera c, sector, tipo de poblacion consultar la poblacion y Centro de Convergencia, (vivos, muertos, migrantes, los diferentes datos Comunidades, viviendas, General de habitantes no migrantes) TODOS descritos anteriormente familias, sectores, edades, sexo Despues de ingresos de Verificar nacimientos por nacimientos de cada Nacimientos con apellidos, distintos filtros que se mes, o cuando sea nombre de familias, con Nacimientos solicitan FC, FI necesario sectores y vivienda Verificar defunciones por Cada mes despues de Defunciones con nombres, distintos filtros que se actualizar censo o datos generales, con sectores, Defunciones solicitan FC, FI cuando sea necesario viviendas y familias Centro de Convergencia, Para listar datos de todos Cada vez que sea Comunidad, sectores, familias, Habitantes agrupados los habitantes , agrupados necesario ver en detalle viviendas, nombre, sexo, fechas por familia por familia VC a las familias de nacimiento de cada persona Cuando se desea Apellidos, nombres, sexo, fecha Listado de jefes de Listar los jefes de familia de consultar listado de jefes de nacimiento, edad, familia acuerdo a filtros solicitados VC de familia comunidad, sector, vivienda Listar las inconsistencias Registros de personas que Listado de en el ingreso de datos de Cuando la situación lo tienen datos inconsistentes en el inconsistencias personas al censo FI requiera censo Para poder capturar la Cada vez que se Centro de Convergencia, informacion de la necesite recolectar la Comunidad, sectores, viviendas, Perros y gatos por vacunacion de perros y informacion antes familias y la cantidad de perros y vivienda gatos por vivienda VC descrita gatos por familia Centro de Convergencia, Comunidad, sectores, total de Para listar consolidado de Cada vez que se personas por sector, personas Consolidado de censo censo por grupo etareo, de requiera consultar el agrupadas por sexo y grupo (tabla 3) habitantes con llave vigente. FI censo etareo Centro de Convergencia, Comunidad, sectores, viviendas, familias, y la disposicion de Para verificar consolidado agua, excretas y basura, Consolidado de de las condiciones de las Cada vez que sean tambien datos consolidados de vivienda viviendas FI necesario zoonosis Una vez que los datos son recolectados por información de cada ONG ingresan los datos el EBS en forma manual, los asistentes de al sistema en este módulo. Existen controles 19
    • cruzados que garantizan que el ingreso de la son útiles para monitorear, supervisar o información sea preciso. Por ejemplo, es divulgar la información. En este módulo, el imposible ingresar los datos de las fichas sistema genera reportes físicos y virtuales a clínicas, si con anterioridad no existe el nivel de cada instrumento, tal como se puede registro en el Censo.Net. observar en un siguiente ejemplo de pantalla El sistema implementado en este módulo del sistema informatizado. genera reportes en cualquier momento, que La divulgación de la información generada diseñaron físicamente los instrumentos de en este módulo se realiza a través de la Sala registro de información. Situacional Comunitaria la cual se presenta en reuniones con todos los públicos Las fichas médicas comunitarias fueron las interesados, constituidos por las primeras que se diseñaron, debido que el organizaciones que contribuyen a que este MSPAS no contaba con un diseño normado. programa sea una realidad. Así mismo, el Los primeros diseños fueron revisados y Sistema de Información genera los reportes validados con los usuarios miembros del que son de obligatoriedad para informar al EBS y luego fueron aprobados por el Sistema de Información Gerencial SIGSA personal del Departamento de Desarrollo de del MSPAS, los cuales son: SIGSA-5C, los Programas de Atención del MSPAS. SIGSA 6 SIGSA 7 Y SIGSA 18, los cuales son enviados para su integración a las Posteriormente se realizó el análisis y estadísticas nacionales de producción de desarrollo del diseño digital de las fichas salud, a través de los Distritos y Áreas de médicas con sus instrumentos de AIEPI Salud AINM-C, así como el diseño digital del consolidado del cuaderno del vigilante para Para la implementación del módulo del control de la niñez y el de la mujer, CSBS, primero se definió la estructura, se desarrollandose las interfases gráficas de diseñaron las tablas, las consultas del manera amigable a los formularios físicos. sistema y de acuerdo a la demanda un paquete de 143 reportes. Conjuntamente se 20
    • Una vez que los instrumentos de registro de Módulo 2: Logística datos y los programas estuvieron diseñados y validados, se procedió a la preparación de los manuales del usuario final y el operador. El modulo de Logística originalmente tenía contemplado la implementación de cinco Este modulo inició su implementación componentes los cuales eran: oficial en el año febrero 2005, con una aplicación de captura de datos del recuento 1. Inventario de O G. Este componente poblacional “censo access” y a julio de ese permite a la Unidad de Provisión de mismo año se implementó el “censo Net”, Servicios del Primer Nivel -UPS 1- con la habilitación para el registro de fichas llevar un inventario más específico de los médicas. Se ofrecieron 9 cursos de convenios actuales con las ONG. Los capacitación a nivel regional, en donde se usuarios directos de este módulo es el instaló el software1 en 195 computadoras, personal de la UPS 1 a nivel central. con igual número de asistentes de 2. Registro y Control de Activos Fijos. información capacitados. Asimismo se Apoya a las ONG a llevar un control de socializó el sistema al personal del área de inventarios de los activos fijos de forma salud, y equipos básicos de salud de las más eficiente. Los usuarios de este ONG. A partir de marzo 2006, se iniciaron módulo son las Unidades de Asistencia las evaluaciones trimestrales automatizadas Técnica, Distritos y Áreas de Salud y el con 28 indicadores en todas las ONG que personal de la ONG. participan en el Programa. 3. Insumos y medicamentos –BRES-. A diciembre del 2006, se alcanzó la cifra Apoya al registro y control de record de 480 computadoras implementadas distribución, ingresos y egresos de con una cobertura nacional, iniciándose el insumos, medicamentos, métodos de proceso de incorporación de servidores planificación familiar por jurisdicción. locales en cada ONG. El fin de esta 4. Cadena de Frío y Control Biológico de incorporación, fue el de integrar las Vacunación. Apoya al control del uso y computadoras a una sola base de datos con las condiciones de almacenamiento de una política de seguridad y encriptamiento los biológicos de vacunación. Las UAT, de las mismas unificado con el propósito de los Distritos, Áreas y EBS serán los facilitar la construcción de los indicadores de usuarios de este componente. costo-efectividad, al unir la ejecución del 5. Control de Movilización de vehículos. presupuesto con los servicios prestados. Apoya con el control de inventario de vehículos, control de uso de vehículo, Asimismo con este proceso se puede kilometraje, combustible y gastos de incorporar toda la información a bases de mantenimiento y reparación de las ONG. datos locales de área de salud de todas las jurisdicciones convenidas para su monitoreo A Julio del 2006, los componentes 1 y 3 se continuo. El modulo estaba completamente tenían implementado en un 100% ya que el implementado en todas las ONG que tienen Ministerio consideró que la prioridad de convenios con el Ministerio. control en estos dos temas era necesario. Los otros componentes aun están en fase de análisis e implementación. 1 Censo Access, Una aplicación para captura del recuento de habitantes en Access 2000, para habilitarse Módulo 3:Administrativo-Financiero independiente de la configuración de los equipos de computo a esa fecha en las ONG. 21
    • En éste existen ventanas por cada renglón El objetivo inicial del módulo informático del presupuesto y la idea es facilitar el fue facilitar el registro y control de los gastos ingreso de los datos. (Ver gráfico 4) e ingresos de las ONG que tienen convenio con el Ministerio, así como obtener de forma Gráfico 4 inmediata los diferentes informes financieros Ventana de Ingreso de Información y el control de ingreso y egreso de medicamentos, insumos, equipo. El módulo Administrativo Financiero inició a implementarse en el año 2006. Previo a ello, hubo fases de diseño y de capacitación tanto para los usuarios directos -personal de informática y personal administrativo de las ONG-, como para los usuarios indirectos -el personal a nivel central y personal de las UAT- enfocado al aprendizaje de la utilización de la herramienta informática. El proceso inició con la recolección de la La información ingresada al sistema sirve información para este módulo, siendo el para que las autoridades del Ministerio, y personal contable de la ONG el responsable entidades gubernamentales tales como la digitar la información al sistema en tres Contraloría de Cuentas puedan auditar y partes: i) Presupuesto, ii) Bancos y analizar la ejecutoria financiera de la ONG y Contabilidad, e iii) Control de Inventario. en el caso de las instancias del propio Ministerio aprobar cualquier modificación Presupuesto. El convenio entre el MSPAS que sea necesaria. De igual manera ayuda a y las ONG proveedoras establece que el llevar un registro electrónico en detalle para desembolso trimestral que recibirá la ONG facilitar la transparencia de los procesos y estará basado en el número de personas que ejecución, monitoreo y control del conforma la jurisdicción bajo convenio, a un presupuesto y los recursos asignados en cada costo que cubre los siguientes rubros: convenio. • Recurso Humano • Equipo e Insumo Médicos por centro Bancos y Contabilidad. Está aplicación, comunitário ayuda a las prestadoras de servicio a llevar • Transporte y Mantenimiento Vehículos un estricto control de sus • Materiales para Impresión operaciones/transacciones diarias y • Materiales para Capacitación consolidadas, contables y de bancos. Todas • Promoción y Educación estas transacciones son la base para la • Medicamentos estructuración de los estados financieros en • Otros aportes los períodos fiscales. Por ello, la ONG debe preparar un Las funciones específicas de este modulo presupuesto con base en estos reglones, los son: cuales también están definidos en el sistema • Nomenclatura Contable, ayuda a informático. codificar todas las cuentas contables, 22
    • • Apertura de cuenta bancaria separada Inventarios. En esta aplicación, se lleva el para cada convenio, control de inventarios de todos los recursos • Operación de Cheques, Depósitos, Notas físicos que la ONG utiliza para la de Debito, Notas de Crédito realizando implementación y prestación de los servicios su respectiva partida desde el momento comprometidos en los convenios firmados de ser digitado. Los cheques se emiten por ambas partes. Por ejemplo: únicamente para cubrir gastos validos de • Listado de medicamentos básicos extensión de cobertura según especificados en el presupuesto, presupuesto, • Registro y control de las entradas, salidas • Elaboración de la conciliación bancaria, y volúmenes de compra de • Control de Gastos por Administración de medicamentos, Fondos (porcentajes que se pactan en la • Registro y emisión de Formulario BRES hoja electrónica y en el convenio -Balance, Requisición y Envió- por suscrito), Centro Comunitario, Jurisdicción y • Control de los desembolsos recibidos por Convenio, cada convenio, • Equipo de cómputo, • Informes Mensuales de Gastos a través • Vehículos. de Formularios, • Informes Mensuales de Bancos, A través de la herramienta informática, el • Informes Trimestrales de Gastos personal técnico de la ONG, lleva control del Trimestrales, inventario tanto de medicamentos como de • Planilla de Reintegro de Gastos, otros activos referentes al programa. • Anticipo de Gastos, • Liquidación de Gastos, El módulo administrativo financiero está • Informes Financieros (Diario, Mayor, completamente instalado en todas las ONG Balance). que tienen convenios vigentes. Estas funciones se realizan a través del ¿Quién es el responsable de operar software implementado exclusivamente para el sistema de información? las actividades administrativas (Ver Gráfico 5). Grafico 5 Ventanas de Acceso y Búsqueda L as ONG que cuentan con convenios con el MSPAS tienen el compromiso de contratar un asistente de información por cada 2 jurisdicciones, y un contador por cada 6 jurisdicciones. Los requisitos profesionales para el Asistente de Información son: Bachiller(a) en Computación o Perito(a) Contador(a), con conocimientos básicos de paquetes de hardware y software (Microsoft Office) y Al igual que otros módulos, este programa experiencia mínima de un año en puestos permite el fácil acceso de los usuarios y es similares. Sus principales responsabilidades fácil de utilizar. son: i) registrar la información de la producción de servicios y de la prestación o administración de CSBS (estadísticas de 23
    • salud, medicamentos, insumos y información, y v) el análisis de la suministros) en bases de datos electrónicos, información para la toma de decisiones. Tal ii) verificar la calidad de información y iii) como puede observarse en el Gráfico 6, la ordenar todos los instrumentos de registro de labor que toma más tiempo es la provisión información. de los servicios de salud en el campo y la que toma menos tiempo es el ingreso de la Los requisitos profesionales del (la) información al sistema. contador(a) son: Perito(a) Contador(a) registrado ante la Superintendencia de Esta distribución del tiempo se debe a la Administración Tributaria -SAT-, con existencia y uso de la informática que ha conocimientos básicos de paquetes de desarrollado el PEC. Los registros manuales computación (Microsoft Office) y demandan mayor esfuerzo y tiempo del experiencia mínima de un año. Sus personal para el procesamiento de los datos principales responsabilidades son operar y en detrimento de la atención a las personas. llevar registro del proceso contable de la Esta fase se ha superado con el sistema prestación o administración de CSBS, que automatizado de información. incluye el control interno financiero y administrativo. Gráfico 6 Ciclo de actividades de las O G ¿En qué ha ayudado el Sistema de Información Automatizado al PEC? Análisis Planificación Existen tres factores principales por el cual y toma de el Programa de Extensión de Cobertura ha decisiones tenido éxito en la entrega de los servicios a Ingreso de las comunidades rurales: la definición de un Información Trabajo de Conjunto de Servicios Básicos de Salud, el Campo el capital humano a través de los Equipos Recopilación Servicios de de Información Salud Básicos de Salud; la organización y Con formato: Color de fuente: Blanco participación comunitaria y el fortalecimiento de los Sistemas de Apoyo entre los que sobre sale el Sistema de Fuente: Información que permitió la automatización La mayoría de las decisiones de todos los de los de registro de los flujos de niveles de gestión y prestación del programa información por habitante y renglón de se basan en la información. gasto, proporcionando información oportuna de buena calidad para tomar las mejores La lista de funciones del sistema de decisiones. información es extensa, pero a continuación se presentan algunas de ellas: Para alimentar y manejar el sistema de • El presupuesto aprobado de una ONG se información, las ONG Prestadoras o basa en el número de personas censadas Administradoras de Servicios de Salud, en la jurisdicción. realizan actividades que completan un • Para medir los resultados, el PEC adoptó círculo gerencial: i) planificación, ii) trabajo una serie de indicadores de desempeño2. en la prestación de los SBS, iii) recopilación de información, iv) ingreso de la 2 24 indicadores descritos en el Anexo 1 24
    • Los valores de estas variables son alimentadas cuando se ingresan los datos de todos los instrumentos del módulo de CSBS al sistema, y automáticamente se generan los porcentajes de cumplimiento. La revisión de los resultados de estos indicadores, es parte de la evaluación trimestral que realizan las Unidades de Asistencia Técnica del Programa –UAT-, puesto que las evaluaciones trimestrales también revisan los resultados en el manejo financiero, cuyos registros también se generan en el sistema computarizado. • La asignación de los medicamentos está en función de la cantidad de habitantes atendidos en la comunidad. • Información para programación de ¿Qué resultados concretos ha tenido metas de acuerdo a evaluación trimestral el Sistema de Información? de 28 indicadores. • La base de datos actual del PEC, permite generar una gran cantidad de reportes Entre los resultados más importantes del diarios, semanales, mensuales, Sistema de Información están: trimestrales y anuales para el análisis de la calidad de los servicios prestados por 1. Implementación de los módulos en las ONG. un 80%, faltando únicamente las 3 aplicaciones de control del módulo de Logística y la publicación de ¿Cuál es el sitio WEB del estadísticas georeferenciadas en la programa? Web. El PEC comenzó a instalar su sitio WEB en el 2006 www.mspas-sias.gob.gt con el objetivo de poner a disposición de los grupos interesados la información relevante del programa. Las primeras partes del sitio ya están disponibles tal como se observa en la Gráfica 7, siguiente Gráfica 7 Pantalla de la Página Principal Sitio Web del PEC 2. A Diciembre del 2006, estaban en uso 313 computadoras de asistentes de información y 167 de contadores 25
    • distribuidas por todas las ONG que tiene las jurisdicciones. Esta participantes en el PEC. herramienta se puede realizar porque 3. Los reportes requeridos por el existe información actualizada Sistema de Información Gerencial en mensualmente y divulgada a la Salud del Ministerio –SIGSA- son población en forma permanente. generados automáticamente por el Sistema, con lo cual toda la Los resultados obtenidos han sido evaluados información del nivel comunitario se satisfactoriamente por los ejecutores, por el refleja en la información que reporta Ministerio y por los cooperantes. oficialmente al MSPAS. 4. El recuento poblacional anual está ¿Qué Planes hay para el Futuro? actualizado y disponible en cualquier momento y genera los grupos etéreos Por el nivel de desarrollo, el PEC ha automáticamente para priorizar las integrado sus sistemas y sus resultados de acciones a la población. Por ello, el forma completa al SIGSA. Las programa sabe cuántas personas son innovaciones y desarrollos están siendo atendidas y en donde, tal como se estudiados por el MSPAS y se ha decidido: observa en (Ver Tabla 1) 1. Finalizar la instalación de las Tabla 1 Censo Consolidado 2006 aplicaciones que están pendientes Habitantes Censo para que el Sistema de Información Áreas de Salud et Dic-2006 esté completo en el año 2007. Guatemala 197,378 2. Adoptar los sistemas del PEC para Sacatepéquez 59,048 ser utilizado por los proveedores Chimaltenango 195,031 Escuintla 261,372 institucionales. Santa Rosa 129,432 3. Desarrollar las plataformas de Sololá 193,908 conectividad para servidores de nivel Totonicapán 159,846 local, distritos, áreas de salud y nivel Quetzaltenango 210,623 Central. Suchitepéquez 89,513 4. Validar los procesos de captura Retalhuleu 53,934 digital de ficha médica por San Marcos 327,154 Huehuetenango 521,701 dispositivos portátiles. Quiché 360,743 5. Validar los procesos de tele- Ixcán, Quiché 43,817 educación para capacitaciones por Baja Verapaz 141,138 video-conferencia al personal Alta Verapaz 623,338 comunitario, por comunicación voz- Petén Norte 7,640 IP. Petén Sur Occidental 37,737 Izabal 61,025 6. Integración de los proceso de registro Chiquimula 207,355 primarios a los otros niveles de Jalapa 127,789 servicio del Ministerio, por medio de Jutiapa 67,095 utilizar una estructura de datos que Ixil 61,602 permita mantener el registro único TOTAL 4,138,219 de lugar poblado Fuente: Sistema de Información PEC 5. Se genera la Sala Situacional en todos los centros de convergencia 26
    • Anexo 1 Indicadores de evaluación trimestral y anual No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE? Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres Embarazadas con 1 Medicas Comunitaria anotadas como embarazadas que primer control prenatal de la Mujer tienen un primer control prenatal Embarazadas Para verificar listado de mujeres Del censo y fichas captadas antes de las anotadas como embarazadas que 2 Medicas Comunitaria 12 semanas de fueron captadas antes de las 12 de la Mujer embarazo semanas Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres Embarazadas con tres 3 Medicas Comunitaria anotadas como embarazadas con controles prenatales de la Mujer tres controles Puérperas con un Para verificar listado de mujeres en Del censo y fichas control medico en los puerperio que recibieron un control 4 Medicas Comunitaria primeros cuarenta días en los primeros cuarenta días de la Mujer después del parto después del parto Recién Nacidos con un Para verificar listado de Recién Del censo y fichas control médico en los Nacidos que recibieron control 5 Medicas Comunitaria primeros 28 días de médico en los primeros 28 días de de la Mujer nacido nacido Mujeres de 15 a 49 Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres 6 años recibiendo micro Medicas Comunitaria anotadas que recibieron micro nutrientes de la Mujer nutrientes Mujeres de 15 a 49 Del censo y fichas años utilizando Para verificar listado de las mujeres 7 Medicas Comunitaria métodos de que utilizan métodos de PFs de la Mujer planificación familiar Mujeres de 15 a 49 años que son Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres a 8 reabastecidas con Medicas Comunitaria las que se le reabasteció de métodos de de la Mujer métodos de planificación familiar. planificación familiar Mujeres de 15 a 49 Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres años que se han 9 Medicas Comunitaria anotadas con toma de muestra de tomado muestra de de la Mujer Papanicolau Papanicolau Mujeres de 15 a 49 Del censo y fichas Para verificar listado de las mujeres 10 años con resultado de Medicas Comunitaria que cuentan con resultado de Papanicolau de la Mujer Papanicolau Mujeres de 15 a 49 Del censo y fichas Para verificar listado de mujeres de 11 años con tercera dosis Medicas Comunitaria 15 a 49 años que cuentan con de TDA de la Mujer tercera dosis de TDA Niños (as) menores Del censo y fichas Para verificar informacion 12 de un año Medicas detallada de los niños 27
    • No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE? vacunados con Comunitaria del vacunados con BCG BCG Niño Niños (as) menores Del censo y fichas de un año Para verificar información Medicas 13 vacunados con detallada de los niños Comunitaria del tercera dosis de vacunados con OPV Niño OPV Niños (as) menores Del censo y fichas de un año Para verificar información Medicas 14 vacunados con detallada de los niños Comunitaria del tercera dosis de vacunados con Pentavalente Niño Pentavalente Niños que Del censo y fichas cumplen 12 meses Medicas Para verificar listado de niños 15 durante el año en Comunitaria del vacunados con SPR curso vacunados Niño con SPR Del censo y fichas Para verificar información Niños (as) menores Medicas detallada de los niños que 16 de un año con dos Comunitaria del cuentan con 2 controles controles médicos Niño médicos. Niños (as) de 1 a Del censo y fichas Para verificar listado de niños menores de 5 años Medicas 17 de 1 a menores de 5 años con con un control Comunitaria del un control médico. medico al año Niño Casos de Para verificar listados de niños neumonías Del censo y fichas menores de 5 años que detectadas en Medicas 18 fueron detectados con menores de 5 años Comunitaria del neumonía y recibieron que reciben Niño tratamiento tratamiento Casos de diarrea Del censo y fichas Para verificar listados de niños en niños menores Medicas menores de 5 años con dirrea 19 de 5 años que Comunitaria del que recibieron Sales de reciben SRO Niño Rehidratación Oral Del censo, Niños menores de 2 Para verificar listados de niños cuaderno del años con al menos menores de 2 años que se 20 Vigilante de Salud un control de peso encuentran en Monitoreo del y Hoja de en el trimestre Crecimiento consolidado de 28
    • No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE? peso del FC Del censo, Niños menores de 2 cuaderno del Para verificar listados de niños años con dos Vigilante de Salud menores de 2 años que 21 controles de peso y Hoja de recibieron Monitoreo del seguidos en el consolidado de Crecimiento trimestre peso del FC Del censo, Niños menores de 2 cuaderno del Para verificar listados de niños años a menores de Vigilante de Salud de 2 años a menores de 3 22 3 años con un y Hoja de años en Monitoreo del control de peso en consolidado de Crecimiento el trimestre peso del FC Niños menores de 1 año Del censo y fichas Para verificar información suplementados Medicas detallada de los niños que 23 con una dosis de Comunitaria del tienen una dosis de vitamina vitamina A a partir Niño A. de los 6 meses de edad Niños de 1 a menores de 5 años Del censo y fichas Para verificar listado de niños suplementados Medicas de 1 a < 5 años que cuentan 24 con segunda dosis Comunitaria del con 2da. Dosis de vitamina de Vitamina A Niño con .A cada año cada año Del censo, fichas Niños menores de 1 Medicas año con una Comunitaria del Para verificar listados de niños 25 entrega de Sulfato Niño, Hoja de menores de un año a quienes Ferroso para tres Registro de se entregó Sulfato Ferroso meses medicamentos del FC Del censo, fichas Niños de 1 a Medicas Para verificar listados de niños menores de 5 años Comunitaria del de un año a menores de 5 a 26 con entrega de Niño, Hoja de quienes se entregó Sulfato Sulfato Ferroso para Registro de Ferroso tres meses medicamentos del FC 29
    • No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE? Del censo, Hojas de Para verificar listados de Cobertura de 27 registro de vacunación comunidades y sus coberturas de Vacunación Canina canina vacunación canina Comadronas Planillas de Para verificar listados de 28 tradicionales activas capacitación Comadranas capacitadas capacitadas ¿De donde se No. Nombre genera? (Origen de ¿PARA QUE ME SIRVE? los datos) Crece bien Del censo y ficha del Para ver de forma consolidada el 1 consolidado niño listado de niños que crecen bien Del censo y ficha del Para ver de forma consolidada el 2 Listado de crece bien niño listado de niños que crecen bien Monitoreo de ingreso Fichas Medicas Para verificar el numero de fichas 3 de fichas Comunitarias diarias ingresadas Del censo y fichas Para verificar el reporte de la 4 Evaluación trimestral Medicas evaluación de los indicadores del Comunitarias trimestre 30