Project Portfolio Management och Enterprise Architecture realiserar förändringar

Inledning Åsa Magnus Lindström Dahlbäck Vad har EA och PPM gemensamt? Vilken nytta kan uppnås genom att “förena” EA och PPM? Hur förenar vi EA och PPM? Hur ser det ut på företag idag (EA, PPM och EA/PPM)? 1 © Acando AB 2008-11-13

Agenda ● Vad har EA och PPM för gemensamma mål? ● Vad är EA? ● Vad är PPM? ● Hur förenar vi EA och PPM? 2 © Acando AB 2008-11-13

VI HAR MÅL MED HUSET... Ett större hus! Ökat marknadsvärde! Minskad driftskostnad! KONCERNARKITEKTUR VI BEHÖVER ANPASSA HUSET TILL FRAMTIDENS BEHOV.. Hur ser det ut Hur är VA-stammarna dragna? idag, hur ska det Vilket material är innerväggarna gjorda av? se ut i morgon och Hur stort är huset?Vilka väggar är bärande? hur genomför vi Får vi bygga balkong? Vilket vädersträck står huset? I förändringarna? Vilka färger är fasaderna på våra grannars hus målade i? PPM VI HAR PLANERADE FÖRÄNDRINGAR FÖR HUSET... Bygga balkong Ökar en ny balkong marknadsvärdet? Vilka investeringar Byta VA-stammar Har vi råd med nya VA-stammar? ska vi göra och Måla om fasad Har vi tid att måla själv? Vem ska göra vad? varför just dessa? Nya köksluckor Är det viktigare med en balkong än ett sovrum? Nya golv Vad gör vi om de nya golven blir försenade? © Acando AB

Vilka är våra intressenter och vad är deras mål? Företagsledning Linjechef \"Koll på läget\", bättre kontroll och riskhantering “Rätt beslut”, medvetna beslut baserade på korrekt fakta Systemägare Uppfylla strategiska mål Projekt- portföljägare Ökad affärsnytta, effektivare verksamhet och IT Arkitekt Effektivare planering och genomförande av projekt Projektledare Projektmedlem Arkitektur och projektportföljhantering har samma mål Olika intressenterna ser olika aspekter av målen 11/13/2008 4 © Acando AB |

Intressenterna ställer frågor utifrån sitt perspektiv Följer våra Hur stödjer IT På vilka grunder Hur är fördelas satsningar vår mina mål och prioriterar vi mellan budgeten mellan strategi? strategier? projekt? processerna? Företagsledning Projektport- Vilket följägare Hur är Följer projekten Är vi på väg mot kompetensbehov arkitektur- vår önskade beläggningen, nu finns? regelverket? målbild? och framåt? Linjechef Arkitekt Vilka projekt Pågår andra Hur är fördel- Hur prioriterat påverkar mina projekt som rör ningen utveckling är mitt projekt? system? samma objekt? och förvaltning? Systemägare Projektledare & projektdeltagare Tillsammans svarar arkitekturen och projektportföljen på dessa viktiga verksamhetsfrågor 5 © Acando AB

Samspel mellan verksamhet och IT VERKSAMHET Lagkrav Målbild och nuläge IT-förbättringar Verksamhetsförbättringar Målbild Strategi IT ARKITEKTUR Målbild och nuläge © Acando AB 6

Huset som saknade en arkitekturstyrning Winchester Mystery House Varje rum är ritat individuellt utan hänsyn till huset i övrigt. Arkitekt saknades. 8 © Acando AB

Ett tydligt nuläge och målbild för arkitekturen Vi behöver en gemensam …som både IT och bild… verksamheten förstår.. Verksamhet – processer, organisation Information – begrepp, … som också informationsmodeller Teknik – applikationskartor och visar vad vi vill infrastrukturkomponenter uppnå… © Acando AB

Vad krävs för effektiv arkitekturstyrning? VAD HUR Arkitekturramverk Modell (Målbilder, stadsplaner, etc.) (Styrning, processer, roller, etc.) Effektiv arkitekturstyrning 10 © Acando AB

Vad är Verksamhets- och IT arkitektur? Organisation Organisation Affärs Information Affärs processer Information Verksamhet- ? & IT arkitektur Arkitektur processer Applikationer Infrastruktur Applikationer Infrastruktur Organisation Affärsprocesser Stadsplan Stadsplan Stadsplan Information Nuläge Målbild Vision Applikationer Infrastruktur Verksamhets- och IT arkitektur är ett strukturerat tillvägagångssätt för att hantera relationer och gränssnitt mellan organisationens olika områden och därigenom öka effektiviten och flexibiliteten. En effektiv arkitekturstyrning kräver en styrningsmodell, en process och ett arkitekturramverk. 11 © Acando AB 2008-11-13 Title of presentation

Syftet avgör hur arkitekturen beskrivs Övergripande beskrivning av staden, dess byggnader och dess infrastruktur Myndigheter, byggherrar, allmänheten Beskrivning av byggnaden i förhållande till sin omgivning Byggherrar, konstruktörer, köpare Detaljering av byggnad, exempelvis väggar och dörrar Entreprenörer, köpare 12 © Acando AB

Omfattning av stadsplaner Ett verksamhetsområde eller funktion Områden med specifika ansvar, tex säkerhet Verksamhet Omfattning Information Ej av gemensamt för en vy intresse Teknik, Applikationer Teknik, Infrastruktur Omfattning för ett verksamhetsområde 13 © Acando AB 2008-11-13

Vad är effektiv arkitekturstyrning En sammanhållande struktur för modell och arkitekturramverk VAD HUR Arkitekturramverk Modell (Målbilder, stadsplaner, etc.) (Styrning, processer, roller, etc.) Effektiv arkitekturstyrning 14 © Acando AB

Principer och standarder är verktyg för effektiv styrning mot målbilden för verksamhet och IT VERKSAMHETS- OCH IT ARKITEKTUR Lagkrav Målbild och principer och standarder påverkar val av projekt och hur IT-förbättringar projekten realiseras Verksamhetsförbättringar Målbild Strategi Nuläge används som beslutsunderlag och nuläget förändras kontinuerligt VERKSAMHETS- OCH IT ARKITEKTUR © Acando AB 15

Effektiv projektportföljhantering handlar i grund och botten om en sak Nyttja verksamhetens tillgängliga resurser (ekonomiska och mänskliga) på ett sätt som resulterar i största möjliga önskad nytta för verksamheten och uppfyllnad av dess mål. © Acando AB

Projektportföljen utgör länken mellan strategi och projekt ● Vilket är det viktigaste verktyget för en organisation för att realisera sin strategi? Projekt! ● Projektportföljhantering är processen som på övergripande nivå hanterar den samling projekt som verksamheten investerar i för att uppnå önskad nytta och mål. Strategi Projektportfölj- och behov ? hantering Projekt © Acando AB

En väl fungerande hantering av projektportföljen ger tydliga vinster Ökad affärsnytta ● Projekturval som maximerar den totala nyttan ● Medvetenhet om affärsvärdet av pågående projekt ● Resultatet i linje med övergripande affärsstrategi Bättre beslutsmöjligheter ● Underlättar taktisk och strategisk planering och prioritering ● Ger tydlig översiktsbild över pågående projekt för högre beslutsfattare Högre effektivitet ● Realism i organisationens planeringsprocesser ● Optimal fördelning och allokering av resurser till alla projekt ● Medvetenhet om projektproblem innan kriser uppstår Bättre riskhantering och kontroll ● Regelbunden och enhetlig rapportering, uppföljning och granskning © Acando AB

Undersökningar har visat att mognaden skiljer sig mellan olika områden ● Portfolio governance ● Project selection and prioritization ● Portfolio communication ● Portfolio performance management ● Portfolio resource management ● Project opportunity assessment © Acando AB

Saknad av, eller otillräcklig, projektportföljhantering kan påvisas ur följande symptom ● Ofta svårt att hitta lämpliga resurser för nya projekt ● Försenade projekt på grund av underbemannade projekt ● Projekt som vid avslut faktiskt inte bidragit till något strategiskt mål ● Konkurrens, istället för samarbete, mellan avdelningar vid finansiering och bemanning av projekt ● Projekt startar med tydligt sponsorskap och support, som dock ofta avtar över tid ● Oönskade överlapp och beroenden mellan projekt upptäcks sent ● Med mera… © Acando AB

Nyckelkomponenter för lyckad projektportföljhantering ● Enhetliga styrmodeller och principer ● Centraliserad organisation ● Tydlig process, i samklang med styrning, mål och mätningar ● Anpassat IT-stöd som stödjer organisation, ramverk och process © Acando AB

För att möjliggöra bra styrning av projektportföljen måste vi reda ut ett antal nyckelfrågor • Hur sker urval och prioritering av • Vilken styrinformation krävs för projekt? projektförslag? Prioriterings- Besluts- • Vilka parametrar ska prioriteringen • Vilka portföljrapporter är nödvändiga? baseras på? modell underlag • Hur sker kvalitetssäkring av • Vad är syftet/målet har beslutsunderlag? prioriteringen? • Hur sker planering av projekt och • Hur kan vi utvärdera effekten av linjeaktiviteter? portföljen? Planerings- Uppföljnings- • Vid vilka tidpunkter bör portföljen • Följs alla projekt upp på samma sätt? planeras? modell modell • På hur lång sikt ska projekten följas • Hur många portföljer ska vi ha? upp? • Hur sker bemanningen av projekt • När och hur ofta ska projekten och linjeaktiviteter? avrapportera status? Bemannings- Projekt- • Vem fattar beslut om • Vilken information ska ingå i resursallokering? modell rapportering rapporteringen? • På vilka grunder bör resurser • Ska alla projekt rapportera enligt omprioriteras? samma modell? © Acando AB

Projektrådet ansvarar för styrningen av projektportföljen Ledning Produktägare Processägare Projektportföljhantering Projektråd samordningsstrategi, Kunder styrning & uppföljning Styrgrupper Linjeorganisation Projekt (resurstillgång) (resursbehov) © Acando AB

Projektrådet ansvarar för styrningen av projektportföljen Ledning Produktägare Processägare Prioritering / omprioritering av projekt Lösning av bemanningstvister Projektportföljhantering av projekt / intensifierade kvalitetssäkringsåtgärder Granskningar Projektråd Start av nya projekt samordningsstrategi, Kunder styrning & uppföljning Utse projektledare till nya projekt Utse styrgrupp / styrgruppsmedlemmar till nya projekt Avbryta pågående projekt Styrgrupper Linjeorganisation Projekt (resurstillgång) (resursbehov) © Acando AB

Processen beskriver det årliga och löpande arbetet med projektportföljen Behov av att starta nytt projekt • Status på • Aktuella projektportföljen projektrapporter • Övriga beslutsunderlag Uppdatera Initiering av projektportfölj- nya projekt status • Underlag för projektinitiering Rapportering från pågående Projektbeslut projekt Samla in och Fatta beslut gå igenom rörande projektrapporter projektportföljen • Projekt- • Beslut rapporter © Acando AB

Mycket information och många beroenden PROJEKTLEDARE RESURSÄGARE LEDNINGSGRUPP MEDARBETARE KUNDANSVARIG PROJEKTKONTOR ? ? ? ? ? ? ORGANISATIONS- BESKRIVNING KOMPETENSER PROCESS- RESURS- BESKRIVNINGAR KALENDRAR ROLL- TIDRAPPORTER BESKRIVNINGAR RESURSER APPLIKATIONER RISKER BEHOV OCH IDÉER PORTFÖLJER PROGRAM SCOPEÄNDR. VERKSAMHETS- PLANER PROJEKT TJÄNSTER STATUSRAPPORTER BEMANNINGS- STRATEGIER OCH MÅL PROFILER BUDGETAR © Acando AB

Ett IT-stöd möjliggör en gemensam bild PROJEKTLEDARE RESURSÄGARE LEDNINGSGRUPP MEDARBETARE KUNDANSVARIG PROJEKTKONTOR PROJEKTHANTERING BEHOVS- OCH ÄRENDEHANTERING PROGRAMHANTERING TIDRAPPORTERING PORTFÖLJSTYRNING IT-STÖD EKONOMI RESURSPLANERING DASHBOARD OCH RAPPORTER © Acando AB

Hur PPM och EA kommer in under den strategiska planeringen? BUSINESS IT BUSINESS PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT PROJECTS AND LINE ACTIVITIES STRATEGISK PLANERING STRATEGISK PLANERING ENTERPRISE ARCHITECTURE © Acando AB

Hur PPM och EA kommer in under IT-utvecklingen? BUSINESS IT TACTICAL/OPERATIONAL LINE ACTIVITIES DEMANDS DEMAND AGAINST IT STRATEGIC PROPOSALS PROJECTS DEMAND PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT DEMAND MANAGEMENT PORTFOLIO MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENT Lead to changes in... BUSINESS NEEDS PROGRAM MANAGEMENT RESOURCE MANAGEMENT TIME MANAGEMENT ENTERPRISE ARCHITECTURE EA GOVERNANCE APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENT CITYPLAN TECHNOLOGY ROADMAP NEW/CHANGED IT SERVICES PROCESSES INFORMATION APPLICATIONS INFRASTRUTURE © Acando AB

Fyra viktiga gränssnitt där PPM och EA möts Identifiera gemensamma frågor/beslut och definiera forum Tydliggöra beslutsmandat Styrmodell Hur beaktas en beslutad roadmap i prioriteringsarbetet Hur påverkar resultatet av arkitekturgranskningen projekten Säkerställ samarbete mellan roller genom Organisation Forum – ev. nya och att säkerställa närvaro på befintliga forum & Roller Kontaktvägar – vilka roller pratar med varandra Dokumentera i organisationsbilder och RACI Följande processer bör trigga/triggas av varandra Strategi och planering Processer Portföljstyrningsprocessen respektive arkitekturgranskning Se över behovet och ta hänsyn till varandras behov Tydliggöra vilket IT-stöd som används till vad och vem som är IT-stöd master Integration information och processer (strategiskt och operativt) 32 © Acando AB

Växelverkan mellan EA och PPM PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT DEMAND MANAGEMENT PORTFOLIO MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENT PROGRAM MANAGEMENT RESOURCE MANAGEMENT TIME MANAGEMENT PPM stödjer EA EA stödjer PPM • Genom att identifiera vilka projekt • Förståelse för vilken arkitektur som pågår/planeras – EA får portföljens scenarion resulterar i möjlighet att påverka – • Minskad risk för konflikter och Arkitekturen går i rätt riktning beroenden identifieras enklare • Triggar och säkerställer • Lägre risktagande arkitekturgranskningar ENTERPRISE ARCHITECTURE EA GOVERNANCE APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENT CITYPLAN TECHNOLOGY ROADMAP 33 © Acando AB 2008-11-13

Sammanfattning ● EA och PPM är nödvändiga för att bedriva en effektiv IT-verksamhet ● EA och PPM realiserar var för sig förändringar ● Tillsammans uppnås förändringarna snabbare och med färre problem längs vägen ● Dra nytta av växelverkan mellan EA och PPM genom att tydliggöra: Beslutsmandat i gemensamma frågor och beslutsforum Relationer mellan processer Till vad och när respektive IT-stöd används 34 © Acando AB 2008-11-13

Project Portfolio Management och Enterprise Architecture realiserar förändringar

0 comments

Notes on slide 1

3 Favorites