Comunicación Organizacional

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Todo lo referente a comunicación organizacional e identidad corporativa.
Autor: Luis Alonso Hernández.

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Comunicación Organizacional

  1. 1. Comunicación Institucional e Identidad Corporativa Sesión 3
  2. 2. Comunicación Organizacional <ul><ul><li>En la transmisión de información, ideas, imágenes, símbolos, que realizan justamente las organizaciones para mantenerse y proyectarse en el juego de la interacción institucional entre sus públicos internos y externos. </li></ul></ul><ul><li>Es un género comunicacional que por su forma y contenido intenta personalizar, distinguir y hacer conocer a una institución. Es aquella que se desarrolla en el seno de una institución, destinada a interconectar tanto a los públicos internos como externos y a ambos entre sí. Constituye un proceso permanente que la organización debe asumir y desarrollar. De la buena relación con sus públicos depende el éxito de la gestión institucional. </li></ul>
  3. 3. Comunicación Organizacional <ul><li>La comunicación de la institución con su entorno social es un diálogo entre dos partes. Este diálogo exige canales de comunicación y reglas de juego de las cuales deben ser partícipes ambas. </li></ul><ul><li>La finalidad de este diálogo es la del entendimiento mutuo, a través del profundo conocimiento de los interlocutores, para reducir al máximo las interferencias en la comunicación. </li></ul>
  4. 4. Enfoque Sistémico
  5. 5. Subsistema Misión <ul><li>Propósitos y valores de la organización, su razón de ser y su justificación ante la sociedad. Políticas o lineamientos macros que permiten anticipar los resultados y definir las estrategias para el logro de los objetivos. </li></ul>
  6. 6. Subsistema Estructural <ul><li>Responde al con quién. Se establecen los organigramas, los manuales, la descripción de tareas y responsabilidades, el sistema de comunicación y los métodos de coordinación. </li></ul>
  7. 7. Subsistema Tecnológico <ul><li>Incluye los equipo (Hardware), la programación (Software), los técnicos y expertos, los métodos, el financiamiento y la edificación. </li></ul>
  8. 8. Subsistema Psicosocial <ul><li>Administración de personal, establece el procedimiento de incentivos, programa el desarrollo del personal e implemente estrategias para lograr un clima organizacional apropiado. </li></ul>
  9. 9. Subsistema Gerencial <ul><li>Planifica y define estrategias para lograr los objetivos, implemente programas para evaluar resultados. Garantiza el equilibrio del sistema analizando las amenazas del entorno y las debilidades del interno. Se plantea el manejo efectivo de la gerencia de la imagen corporativa. </li></ul>
  10. 10. Identidad Corporativa <ul><li>Identidad Nominal: Nombre jurídico. </li></ul><ul><li>Identidad Gráfica: Símbolos, logotipo, emblema, color, tipografía, papelería, señaletica. </li></ul><ul><li>Identidad Sonora: Jingle y voz. </li></ul><ul><li>Identidad Física: Arquitectura, decoración, uniformes y vehículos. </li></ul>
  11. 11. Imagen <ul><li>Figura, representación, semejanza y apariencia de una cosa. Llamemos imagen de la empresa a la opinión que el público se forma a través de informaciones y acontecimientos, actos y normas que responden a las realidades, configurando una información positiva para el público. Debe ser clara y precisa y para esto son necesarios elementos de comunicación que funcionen adecuadamente. </li></ul>
  12. 12. Opinión Pública <ul><li>Posición mental adaptada u opinión sustentada por la mayoría del público sobre una idea, información o hecho. Conseguir una opinión pública favorable para la empresa es la meta definitiva, en los planes de relaciones públicas, ya que representan la imagen de la empresa que está constituida por lo que el público piensa, lo que cree de su estructura, finalidades, actos y actitudes. </li></ul>
  13. 13. Estudio y tratamiento de los públicos y de los problemas que afecten directa o indirectamente a la organización. Opinión Pública
  14. 14. Cómo Persuadir <ul><li>Credibilidad: La comunicación ha de comenzar en un atmosfera de credibilidad y esta depende de la fuente informativa que habrá de manifestar el firme propósito de ser útil al receptor. </li></ul><ul><li>Contexto: El programa ha de adaptarse a las realidades del entorno local. </li></ul><ul><li>Contenido: El mensaje debe tener significado para el receptor y constituir una revelación para el. </li></ul><ul><li>Claridad y sencillez </li></ul>
  15. 15. Cómo Persuadir <ul><li>Continuidad y consistencia: La comunicación requiere un proceso reiterativo. Para lograr una completa aceptación y por consiguiente, persuasión, se tiene que repetir continuamente el mensaje que se desea inculcar. </li></ul><ul><li>Canales de comunicación: Deberán emplearse los habituales, que son los que el receptor utiliza. </li></ul><ul><li>Capacidad de auditorio: La comunicación tiene la máxima efectividad cuanto menor esfuerzo se requiere del receptor. </li></ul>
  16. 16. Publicidad y Propaganda <ul><li>Publicidad: Estructura comunicacional caracterizada por la difusión de un mensaje rápido y al menor costo, pero con el más alto poder persuasivo, para influir en la actitud de las personas y crear convencimiento. Tiene un sentido comercial o institucional. </li></ul><ul><li>Propaganda: Persigue un fin ideológico de tipo social, doctrinario o religioso. </li></ul>
  17. 17. Teorías sobre la publicidad <ul><li>Standard: Cada aviso hace sufrir una transformación al receptor y convierte, por una vez, a un no comprador en comprador. </li></ul><ul><li>Asociación: Asociar una marca con una necesidad. </li></ul><ul><li>Penetración: Asocia el producto a una propuesta única de venta. Se refiere a una propuesta diferenciadora. </li></ul><ul><li>Estados Mentales: Un aviso es leído, creído, recordado y actuado. </li></ul>
  18. 18. Teorías sobre la publicidad <ul><li>Modelo AIDA: Contempla 4 etapas, atención, interés, deseo y acción. </li></ul><ul><li>Modelo DECCCA: Desconocimiento, conocimiento, comprensión, convicción y acción. </li></ul>
  19. 19. Publicidad Exterior <ul><li>Anuncios que se presentan al aire libre, a través de vallas, afiches, avisos luminosos. </li></ul>
  20. 20. Publicidad Directa <ul><li>Comunicaciones emitidas para clientes, usuarios, o relacionados tales como: cartas comerciales, catálogos, folletos, dípticos, calcomanías, llaveros, bolígrafos, tacos, franelas (Material P.O.P.) (Point Of Purchase) </li></ul>
  21. 21. Pasos para realizar una campaña publicitaria <ul><li>Obtención de información base para la campaña (Briefing). </li></ul><ul><li>Se elabora la propuesta de comunicación y luego la expresión creativa, que es el enfoque concreto y eje de la campaña. </li></ul><ul><li>Se preparan las piezas. </li></ul><ul><li>Estrategia de medios. </li></ul>
  22. 22. Prensa <ul><li>Información periodística institucional. Mensajes de importancia e interés. </li></ul><ul><li>Se requiere de una política informativa acorde con los valores de la institución, fundamentada en la verdad, en la seriedad y en el respeto, evitando toda polémica inútil. </li></ul><ul><li>Gran parte de la política informativa se realiza a través de mensajes claves, cuya estructura y tratamiento se procesan con sumo cuidado para garantizar la credibilidad. </li></ul>
  23. 23. Prensa <ul><li>Los mensajes pueden ser: boletines de prensa, contactos personales y correspondencia. </li></ul><ul><li>En la información no puede existir incongruencia, desorientación y ambigüedades. Se debe cuidar el flujo informativo así como el volumen, periodicidad, presentación y contenido. </li></ul><ul><li>Es necesario evaluar la naturaleza y valor de las noticias, las expectativas de la opinión pública y el proceso selectivo de los medios. </li></ul>
  24. 24. MEDIOS INFORMATIVOS INTERNOS <ul><li>Los mensajes pueden ser: boletines de prensa, contactos personales y correspondencia. </li></ul><ul><li>En la información no puede existir incongruencia, desorientación y ambigüedades. Se debe cuidar el flujo informativo así como el volumen, periodicidad, presentación y contenido. </li></ul><ul><li>Es necesario evaluar la naturaleza y valor de las noticias, las expectativas de la opinión pública y el proceso selectivo de los medios. </li></ul>
  25. 25. MEDIOS INFORMATIVOS INTERNOS <ul><li>CARTELERAS, REVISTAS, HOJAS INFORMATIVAS, FOLLETOS, AFICHES, DESPLEGABLES, ALTAVOCES INTERNOS, CIRCUITOS CERRADOS DE TELEVISIÓN, REDES INFORMÁTICAS. </li></ul><ul><li>EN EL CASO DE LAS CARTELERAS, COLOCARLAS AL LADO DE LOS ASCENSORES, FILTROS DE AGUA Y DESIGNAR UN RESPONSABLE PARA SU DIAGRAMACIÓN Y RECICLAJE. </li></ul>
  26. 26. TIPOS DE MENSAJES: FORMALES E INFORMALES <ul><li>FORMALES: </li></ul><ul><li>SE PUEDEN DIVIDIR EN INTERNAS Y EXTERNAS. </li></ul><ul><li>EN LAS INTERNAS HAY QUE TOMAR EN CUENTA EL CRITERIO DE EMISIÓN. PUEDEN SER FUNCIONALES Y PERSONALES. LOS PRIMEROS DEPENDEN DEL RANGO DEL EMISOR. SE CLASIFICAN EN ADMINISTRATIVAS: CARTAS, MEMORANDOS Y PERSUASIVAS: REVISTAS PARA EL PERSONAL, AFICHES, CARTELERAS. </li></ul>
  27. 27. TIPOS DE MENSAJES <ul><li>LA FORMA O MEDIO: LAS INTERNAS FORMALES SON CARA A CARA; ESCRITAS, CIRCULARES, TELEGRAMAS, MANUALES, REVISTAS, PERIÓDICOS INTERNOS, CARTELERAS, FOLLETOS, AFICHES, DIPTICOS, SEÑALIZACIONES, VALLAS; AUDIOVISUALES, VIDEOS, ALTAVOCES, DOCUMENTALES, CINTAS GRABADAS. </li></ul>
  28. 28. MENSAJES EXTERNOS <ul><li>FUENTE DE EMISIÓN: LA EMPRESA ESTABLECE GENERADORES DE MENSAJES. DEPENDE DE LA POLÍTICA INFORMATIVA. </li></ul><ul><li>LA ORGANIZACIÓN PUEDE SER LIMITADA . </li></ul><ul><li>MENSAJES PERSUASIVOS: BOLETINES DE PRENSA Y PUBLICIDAD; ADMINISTRATIVOS, OFICIOS, FACTURAS, PRESUPUESTOS, BALANCES; LEGALES, NOTIFICACIONES, CONVENIOS, ACUERDOS; TÉCNICAS, INFORMES,MANUALES Y COMERCIALES, CARTAS PARA CLIENTES, PROVEEDORES, CATÁLOGOS. </li></ul>
  29. 29. RELACIONES PÚBLICAS <ul><li>LAS ORGANIZACIONES CADA DÍA SIENTEN MÁS LA NECESIDAD DE SER ACEPTADAS, COMPRENDIDAS Y RECONOCIDAS, PARA LO CUAL REQUIEREN DE UN PROCESO GERENCIAL EFICIENTE, SISTEMÁTICO, DELIBERADO Y CONTÍNUO, QUE BRINDE BENEFICIOS RECÍPROCOS. EL PRODUCTO FINAL DE ESE ESFUERZO DA LUGAR A LA IMAGEN PERCIBIDA, PRODUCTO DE LOS ESFUERZOS DEL ENTE PARA INFLUIR EN SUS PÚBLICOS Y EN LA COMUNIDAD. </li></ul>
  30. 30. RELACIONES PÚBLICAS <ul><li>DISCIPLINA SOCIO TÉCNICA ADMINISTRATIVA MEDIANTE LA CUAL SE ANALIZA Y EVALÚA LA OPINIÓN PÚBLICA Y SE LLEVA A CABO UN PROGRAMA DE ACCIÓN PLANIFICADO, CONTÍNUO Y DE COMUNICACIÓN RECÍPROCA, BASADO EN EL INTERÉS DE LA COMUNIDAD Y DESTINADO A MANTENER UNA AFINIDAD Y COMPRENSIÓN PROVECHOSA CON EL PÚBLICO. </li></ul>
  31. 31. PROTOCOLO Y EVENTOS ESPECIALES <ul><li>PROTOCOLO ES UNA REGLA CEREMONIAL ESTABLECIDA POR DECRETO O COSTUMBRE. </li></ul><ul><li>ORDENAMIENTO LÓGICO DE LAS NORMATIVAS REFERIDAS A LAS RELACIONES DE PERSONAS JURÍDICAS O NATURALES EN EL CAMPO SOCIAL, MORAL Y DE DERECHO. </li></ul><ul><li>TODO EVENTO PROTOCOLAS INCIDE EN LA IMAGEN DE LA ORGANIZACIÓN. </li></ul>
  32. 32. INFORMÁTICA <ul><li>TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN, E-MAIL, COMPRA-VENTA ELECTRÓNICA, RESERVACIONES, CHAT ROOM, TELECONFERENCIAS, TECNOLOGÍA MULTIMEDIA, PÁGINA WEB . </li></ul>
  33. 33. EL PLAN DE COMUNICACIÓN <ul><li>EL PRIMER PASO DE UNA COMUNICACIÓN EXITOSA CON EL PÚBLICO, CONSISTE EN DESARROLLAR UN PLAN PARA LA EMISIÓN DE MENSAJES. EL MENSAJE ES SU TEMA, DIRIGIDO A UN OBJETIVO COMO CONVENCER A ALGUIEN DE QUE HAGA O RESPALDE ALGO. </li></ul>
  34. 34. PLAN DE COMUNICACIONES <ul><li>TOMAR EN CUENTA QUÉ ES LO QUE DESEA LOGRAR AL FINAL DEL PERIODO Y RESPONDA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS: </li></ul><ul><li>1.- ¿Existe una declaración de principios? </li></ul><ul><li>2.- ¿Qué metas internas lograr? Elija un número realista, no más de 5 metas al año para enfocarse en ellas y luego subdividirlas. </li></ul>
  35. 35. PLAN DE COMUNICACIONES <ul><li>3.- ¿QUÉ MENSAJE DESEA QUE LOS MEDIOS COMUNIQUEN? </li></ul><ul><li>4.- ¿QUÉ MENSAJES SE REQUIEREN PARA LAS MUJERES, ANCIANOS, OTRAS AUDIENCIAS? </li></ul><ul><li>5.- ¿CON QUÉ ESTRATEGIA DE MEDIOS SE LOGRARÁ COMUNICAR ESTE MENSAJE. </li></ul><ul><li>(Si uno de los temas es el mejoramiento de la educación, los subtemas podrían consistir en mejorar la formación de maestros, involucrar a los padres en el sistema educativo etc) </li></ul>
  36. 36. PLAN DE COMUNICACIONES <ul><li>“ PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ HAY QUE DETECTAR LA NECESIDAD; DAR PRIORIDAD A LO MÁS IMPORTANTE, DECIDIR LO QUE SE DESEA COMUNICAR, LOGRAR QUE EL MENSAJE SEA RELEVANTE PARA LA AUDIENCIA Y LUEGO REPETIRLO “. </li></ul>
  37. 37. CAMPAÑA DE MEDIOS <ul><li>1.- IDEAR UN PLAN SOBRE LA FORMA EN QUE SE IDEARÁN LAS METAS. </li></ul><ul><li>2.- SUBDIVIDIR EL PLAN POR ASIGNACIONES. </li></ul><ul><li>3.- ESCRIBIR UN PLAN QUE INDIQUE QUIÉN HARÁ CADA COSA Y EN QUÉ FECHA. ACTUALIZARLO CON FRECUENCIA. </li></ul><ul><li>4.- DESIGNAR UN SUPERVISOR QUE VIGILE LAS ASIGNACIONES Y QUE ASEGURE QUE EL TRABAJO AVANZA DE ACUERDO CON EL PROGRAMA. </li></ul>
  38. 38. CAMPAÑA DE MEDIOS <ul><li>5.- CAMBIAR LAS METAS Y LAS FECHAS LÍMITE SEGÚN SE REQUIERA. </li></ul><ul><li>6.- REUNIRSE A INTERVALOS REGULARES CON TODOS LOS QUE PARTICIPAN EN EL PLAN. </li></ul><ul><li>7.- APROBAR EL PLAN CON TODO EL GRUPO. </li></ul><ul><li>8.- PONER EN PRÁCTICA EL PLAN. </li></ul><ul><li>9.- LLEVAR A CABO DIVERSOS EVENTOSPARA EL REFORZAMIENTO DE LOS TEMAS. </li></ul>
  39. 39. CAMPAÑA DE MEDIOS <ul><li>10.- HACER QUE SUS SUBALTERNOS TRANSMITAN EL MISMO MENSAJE, CON LAS METAS QUE USTED HAYA ESTABLECIDO. </li></ul><ul><li>11.- EN CASO DE NOTAS DE PRENSA, RESPONDER SIEMPRE AL QUIÉN, QUÉ, CUÁNDO, DÓNDE, POR QUÉ Y CÓMO DE LAS NOTICIAS Y REPORTAJES. </li></ul>
  40. 40. SUGERENCIAS <ul><li>PLANEE LA FORMA DE EVALUAR EL PROGRAMA Y EL ÉXITO O FRACASO DEL MISMO. </li></ul><ul><li>DEFINA CON CLARIDAD LAS METAS. </li></ul><ul><li>REALICE REUNIONES FRECUENTES CON LOS INVOLUCRADOS. </li></ul><ul><li>EN EL PLAN DE MEDIOS EXPLIQUE CÓMO ALCANZARÁ LAS METAS. </li></ul>
  41. 41. EL MENSAJE <ul><li>UNA VEZ QUE HAYA DECIDIDO LAS METAS Y LOS TEMAS, Y TENGA LISTO UN PLAN GENERAL DE COMUNICACIONES, EL ÉXITO O EL FRACASO DEPENDERÁ DE SU CAPACIDAD PARA PONER EN PRÁCTICA ESE PLAN EN FORMA ORDENADA Y MINUCIOSA. </li></ul>
  42. 42. RECOMENDACIONES <ul><li>HAGA UN PLAN PARA TODO EL AÑO. OCÚPESE PRIMERO DE LO MÁS IMPORTANTE. </li></ul><ul><li>INTRODUZCA LOS TEMAS EN EL CALENDARIO. </li></ul><ul><li>PREFERIBLEMENTE DESARROLLE UN MENSAJE PARA CADA TEMA Y CADA SUBTEMA. </li></ul><ul><li>ESCOJA LAS AUDIENCIAS Y LOS MEDIOS ADECUADOS PARA CADA TEMA. </li></ul><ul><li>PROCEDA RETROSPECTIVAMENTE EN SU CALENDARIO, A PARTIR DEL EVENTO FINAL, Y DECIDA QUIÉ HARÁ QUÉ, DÓNDE, PARA CUÁNDO Y CÓMO. </li></ul>
  43. 43. EN CASO DE BOLETINES DE PRENSA <ul><li>TENGA LA MAYOR CANTIDAD POSIBLE DE MATERIAL ESCRITO PARA DISTRIBUIR; NO TANTO QUE ABRUME A LA PRENSA, PERO LO SUFICIENTE PARA QUE SU REPORTAJE NO SEA INTERPRETADO DE FORMA ERRÓNEA. </li></ul><ul><li>UTILICE ELEMENTOS VISUALES. </li></ul><ul><li>SIEMPRE QUE SEA POSIBLE, USE VÍDEO, AUDIO, PARA REFORZAR LA EMISIÓN DE SU MENSAJE. </li></ul>
  44. 44. EN CASO …. <ul><li>TOME LA INICIATIVA. NO ESPERE QUE LA PRENSA VAYA A USTED. EMITA SU MENSAJE POR MEDIO DE OPINIONES PARTICULARES SOBRE TEMAS QUE LE COMPETAN. </li></ul><ul><li>USE LA INTERNET. </li></ul>

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