Intro to Program Management

Mårten Janerud 2008-10-15 Introduktion till Ramverk för Programstyrning

Aktuella frågeställningar

Introduktion till programstyrning

Hur programstyrning kan stödja organisationer i genomförandet av komplex verksamhetsutveckling

Ramverk för programstyrning av IT-baserad verksamhetsutveckling

09-06-08 Sid

Vad är ett program?

En grupp relaterade projekt och andra aktiviteter, som styrs koordinerat för att uppnå kontroll, nyttor och strategiska mål som inte kan uppnås var för sig (PMI)

En tillfällig och flexibel organisation och har troligen en livscykel som spänner över flera år . Inom denna livscykel kommer flera projekt att genomföras. Programmet tillhandahåller ett paraply för styrningen av dessa projekt (OGC)

09-06-08 Sid Genomförandet av ett program är för de flesta organisationer ett större åtagande, som binder ansenliga resurser över tid

Vad är programstyrning?

Verktyg för att genomföra storskalig verksamhetsutveckling som omfattar många objekt, aktörer, intressenter och beroenden

Fokus på långsiktiga effekter av strategisk betydelse

Metod för att implementera strategier och förändring i större skala

Utvecklat för att hantera komplexitet och osäkerhet

Aktiv förändringsledning är en hörnsten

09-06-08 Sid De verktyg och processer som används i programstyrning är ofta samma som används i projektledning. Effektiv projektledning är oftast en förutsättning för effektiv programstyrning

Program Ett antal (ofta strategiska) projekt, aktiviteter, händelser och beslut som måste koordineras för att nå en gemensam målbild. Portfölj En portfölj består av ett urval av initiativ och projekt. Det är inte det enskilda initiativet eller projektet som står i fokus utan avvägningen av dessa mot varandra. Detta görs genom att jämföra och värdera de i portföljen förekommande objekten mot varandra med hänsyn till nyttor, kostnader och risker. Projekt En temporär satsning för att framställa en unik produkt, tjänst eller service. PORTFÖLJ PROGRAM PROGRAM PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT UPPDRAG Portföljstyrning – strategisk nivå Projektprioritering Måldefinition Resursstyrning Programstyrning Uppdragsstyrning Uppföljning Koordinering Projektstyrning Planera Leveranser Resurser Kapacitet Projektorienterad styrning omfattar tre nivåer

Att implementera programstyrning som verktyg sträcker sig utanför det enskilda programmet 09-06-08 Sid PMI Standardiserad Mätbar Kontrollerad Kontinuerliga förbättringar ÖKAD PROJEKTMOGNAD PORTFÖLJ PROGRAM PROJEKT

För att realisera en vision eller strategi som beslutsfattare har definierat

För att möta externa krav

För att möta ett behov av att koordinera redan existerande projekt

Varför genomförs program? 09-06-08 Sid PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT PROJEKT Ett program är en uppsättning projekt som tillsammans realiserar en gemensam holistisk lösning … vilken inte kan realiseras om de inte styrs som ett program

Projekt eller program? 09-06-08 Sid Fokus Projekt Program Inriktning Fokuserad och tidsbegränsad styrmodell för att leverera ett förbestämt resultat i tid, till rätt kostnad och kvalitet. Styrmodell för att genomföra verksamhets-utveckling genom samordnad styrning av flera projekt och aktiviteter som har ett gemensamt mål och en gemensam tidsplan. Styrning Projekt styrs mot produktion av leverans eller prestation. Program styrs mot leverans av effekt. Situation Passar bäst för avgränsade leveranser som kan definieras väl. Passar bäst för aktiviteter i en komplex, föränderlig och osäker miljö. Nytta Nytta uppkommer efter implementering av projektets leverans. Nyttor uppkommer både under och efter programmet. Genom-förande Projektet tar över ansvaret för genomförandet från linjen. Genomförandet kan omfatta deltagare från flera organisationer. Nödvändiga leveranser kan produceras av i programmet ingående projekt eller av linjen.

Programmets effektkedja 09-06-08 Sid MOTTAGARE PROGRAM

Tydliggör mottagarna/ linjeorganisationens ansvar och roll i programmets genomförande

Planera för övergången från utveckling till drift och förvaltning

MÅL

VISION

STRUKTUR-MÅL

PRESTANDA-MÅL

INPUT

MÄNNISKOR

FINANSIERING

RESURSER

PRODUKTION

PROJEKT

AKTIVITETER

OUTPUT

LEVERANSER OCH LEVERABLER SOM GENERERAR NY FÖRMÅGA

EFFEKT KORT SIKT

FÖRÄNDRAD VERKSAMHET

EFFEKT LÅNG SIKT

UPPNÅDDA STRATEGISKA MÅL

REALISERAD NYTTA

KRAV OCH BEHOV

Varför IT-baserad verksamhetsutveckling misslyckas 09-06-08 Sid Felaktiga avgränsningar... Bristande projektledning ... IT-avdelning involverad för sent ... Orimliga förväntningar ... Otillräcklig kompetens i projektteam ... Otillräckligt stöd från projektägaren... Oenig ledning... Begränsningar hos arvssystem ... Förändringsmotstånd ... 0 10 20 30 40 50 60 70 Gartner Group

System- och verksamhetsutveckling måste ske koordinerat! (?) 09-06-08 Sid

Ramverk för programstyrning av IT-baserad verksamhetsutveckling - byggstenar INITIERA ETABLERA IMPLEMENTERA AVSLUTA IT-INFRASTRUKTUR STÖDPROCESSER APPLIKATIONSSTÖD VERKSAMHETSUTVECKLING STYRNING,STRATEGI OCH MÅLBILD ORGANISATION, ROLL & ANSVAR

Ramverk för programstyrning av IT-baserad verksamhetsutveckling RAMVERK FÖR PROGRAMSTYRNING 3.2 DOMÄNER 3.3 STÖDPROCESSER 3.4 ORGANISATION, ROLL OCH ANSVAR 3.5 PROGRAM- UPPFÖLJNING 3.1 FASER IDENTIFIERA INITIERA ETABLERA IMPLEMENTERA STYRNING, STRATEGI, MÅL VERKSAMHETS-UTVECKLING APPLIKATIONS-STÖD LEVERANS- STYRNING TIDSSTYRNING KVALITETSSÄKRING ÄRENDE- HANTERING ÄNDRINGS- HANTERING RISKHANTERING KONFIGURATIONS- LEDNING KOMPETENS- FÖRSÖRJNING GENOMFÖRA UPPHANDLING LEVERANS- STYRNING KOSTNADS- STYRNING VISION OCH MÅLBILD PROGRAM-STYRNING LÖSNINGS-ARKITEKTUR TJÄNSTEDESIGN PROCESSER OCH ARBETSSÄTT MODELLER & PRINCIPER ORGANISATIONS- DESIGN NYTTOREALISERING KOMMUNIKATION KONFIGURERA SYSTEMLÖSNING TEST ROLLER OCH ASNVAR PROGRAM- ORGANISATION STYRANDE DOKUMENT BESLUTSPUNKTER IT-INFRASTRUKTUR FÖRÄNDRINGS- LEDNING UTBILDNING REGELVERK SYSTEM- INTEGRATION MIGRERING SYSTEM- FÖRVALTNING DRIFT IT-INFRASTRUKTUR IT-MILJÖER AVSLUTA

Domäner Domän Syfte Styrning, strategi & målbild Syftet med denna domän är att tillhandahålla inriktning och avgränsningar samt strukturer, metoder och verktyg för programmets planering och genomförande. Verksamhets-utveckling Syftet med denna domän är att säkerställa att nödvändig verksamhetsutveckling kommer till stånd så att vision och målbild kan realiseras. Applikationsstöd Inom denna domän grupperas de Leveransområden som fokuserar på verksamhetens applikationsstöd. Domänen om fattar både nya och befintliga applikationer liksom processer för att säkerställa applikationsstödet. IT-Infrastruktur Inom denna domän grupperas de Leveransområden som fokuserar på den IT-infrastruktur som är en förutsättning för applikationsdomänen.

Leveransområden Domän Syfte Styrning, strategi & målbild

Vision & målbild

Programstyrning

Projektledning

Portföljstyrning

Lösningsarkitektur

Verksamhets-utveckling

Processer och arbetssätt

Modeller och principer

Organisationsutveckling

Förändringsledning

Nyttorealisering

Utbildning

Regelverk

Kommunikation

Applikationsstöd

Konfigurera systemlösning

Test

Integration

Migrering

Drift

Förvaltning

Avlösning av arvssystem

IT-Infrastruktur

IT-miljöer

IT-infrastruktur

IT-säkerhet och informationssäkerhet

Stödprocesser 09-06-08 Sid Konfigurationsledning Kompetensförsörjning Styrning av personal Leverantörsstyrning Riskhantering Ärendehantering Kvalitetssäkring Kostnadsstyrning Ändringshantering Leveransstyrning Tidsstyrning

Exempel programorganisation och nyckelroller 09-06-08 Sid

Exempel på process för leveransstyrning 09-06-08 Sid LEVERANTÖR BESTÄLLARE FÖRSLAG LEVERANS- BESKRIVNING LEVERANS-GODKÄNNANDE TEST KRAV QA UPP-DATERAD LEVERANS-PLAN GENOM-FÖRANDE B PRODUKTIONS-SÄTTNING LEVERANS B B LEVERANS- PLAN BEHOV

Exempel på process för leverans överlämning 09-06-08 Sid DRIFT & FÖRVALTNING LEVERANTÖR BESTÄLLARE LÖSNINGS- UTVECKLING B TEST LEVERANS QA ACCEPTANS-TEST GOD-KÄNNANDE ÖVER-LÄMNING B

Programchefens ansvar Projekt Team Medarbetare Leveranser Aktiviteter Organisationsledning Styrgrupp Programägare “ Sponsorer” Interna intressenter Linjechefer Andra projekt IT-avdelning Externa intressenter Leverantörer Kunder Intressenter Program-chef www.e-pmbook.com

” Det måste fungera utifrån era förutsättningar och behov…” 09-06-08 Sid

Rapporten