Guide to employment for people with disabilities


Published on

Published in: Career, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Guide to employment for people with disabilities

  1. 1.       “How to find a job?” – For people with disabilities 
  2. 2. Summary  “How to find a job?” aims to help people with disabilities in their search for a job. It consists of ten  main  sections  which  cover  different  aspects  of  the  job  seeking  process.  The  introduction provides detailed information of the goals and the people that this course is for. In  the  next  section  named  “Why  am  I  a  good  candidate  for  the  job  you  offer?”  we  give  some suggestions that aim at increasing motivation and self‐confidence, while the part “Assessment of my  skills”  is  dedicated  to  providing  a  deeper  and  more  objective  knowledge  of  skills  and competences. It also helps to illustrate, prove and develop existing strengths by tools especially created for this purpose. In order to realise which career is the best for you, you will probably need a clear, well‐structured strategy.  Two  options  that  you  could  use  are  presented  in  the  part  “How  to  choose  the  best career for me?” The next section is “The job interview”. It will help you with some general tips and information that  will  be  useful  to  know  In  advance  when  preparing  for  and  going  to  an  interview.  This  is followed by the chapter that provides information on how to prepare a good CV, what to include and how, etc. The final section of the course has suggestions on job seeking strategies and useful tips and links that will be of help to the job seeker. For  a  better  understanding  of  the  theoretical  material,  each  section  features  tools,  exercises, examples  and  templates  which  will  enable  you  to  better  evaluate  your  progress  and  put  the theory into practice.  
  3. 3. Table of contents Table of contents ........................................................................................................................ 31. Introduction........................................................................................................................ 42. Why am I the good candidate for the job you offer? ........................................................ 5 2.1. Simulation exercise .................................................................................................... 5 2.2. TOOL for finding some more advantages concerning your disadvantaged position. 73. Assessment of my skills ...................................................................................................... 8 3.1. First self‐assessment tool ........................................................................................... 8 3.2. Second self‐assessment tool .................................................................................... 10 3.3. List of core competencies ........................................................................................ 12 3.4. Personal experiences with core skills ....................................................................... 14 3.5. Developing core skills ............................................................................................... 164. How to choose the best career for me ............................................................................ 19 4.1. Begin with your values ............................................................................................. 19 4.2. Identify your skills and talents ................................................................................. 20 4.3. Identify your preferences ......................................................................................... 20 4.4. Experiment ............................................................................................................... 20 4.5. A catalogue of options ............................................................................................. 205. The job interview.............................................................................................................. 23 5.1. How to prepare the job interview ............................................................................ 23 5.2. Typical questions asked during the interview.......................................................... 23 5.3. How to act during the job interview ........................................................................ 286. How to write a CV (practical tools) .................................................................................. 32 6.1. Why do you need a CV? ........................................................................................... 32 6.2. Contents ................................................................................................................... 327. Other useful documents................................................................................................... 39 7.1. Application form....................................................................................................... 39 7.2. Cover letters ............................................................................................................. 468. Job searching strategies ................................................................................................... 51 8.1. Resources for searching of a job .............................................................................. 51 8.2. Action plan ............................................................................................................... 52 8.3. Revealing the secret ................................................................................................. 549. Useful Tips while searching for the best job for you ....................................................... 5710. Useful sites ................................................................................................................... 58 10.1. Employment sites ................................................................................................. 58 10.2. Further help for disadvantages and disabilities ................................................... 58
  4. 4.  1. Introduction “How  to  find  a  job?”  is  an  e‐learning  system  designed  to  help  people  with  disabilities  in  their search for a job.  We address people with specific needs such as:   People with disabilities (either physical or mental)   Disadvantaged people facing various obstacles:   Social:  discrimination  because  of  gender,  ethnicity,  religion,  sexual  orientation,  single  parents, etc.   Economic obstacles   Educational  difficulties  ‐  early  school  leavers,  school  drop‐outs,    people  with  no  or  few  formal qualifications   Geographical  obstacles  ‐  people  from  remote  areas,  living  in  peripheral  regions,  from  urban problem zones or from less serviced areas  Elderly people (either at pre‐pension or post‐pension age) The main objective of the training course “How to find a job?” is to provide these people with:   useful, summarised information on some important issues, concerning the process of job  seeking  by  people  with  disabilities.  This  information  includes  ways  of  composing  documents for a job application, job seeking strategies, additional sources of information  via useful links, tips for good self‐presentation during the interview and also after you find  a job;   exercises  and  examples  that  provide  you  on  the  one  hand  with  feedback  as  to  what  extent you are ready to use the theoretical information and on the other hand will help  you put the theoretical knowledge into practice;   tools, that help you :  o assess your skills and present them in the best way to the employer,  o identify all the resources you could use,  o choose the best career according to your skills, resources and preferences, and  o outline an action plan and the best individual strategy for you.  
  5. 5. 2. Why am I the good candidate for the job you offer? While there is a shortage of qualified or loyal personnel nowadays, and it is getting harder and harder for the employers to find and keep their employees, part of the population drops out of the  labour  market  because  of  their  disabilities,  social  background,  or  age.  According  to  the United Nations estimates 500 million people1 in the world today have disabilities. Although the figure  may  vary  in  different  countries  and  according  to  different  definitions,  the  WHO  (World Health Organisation) estimates that 10% of any given population is disabled2. In addition there is an  important  tendency  marked  in  previous  reports  of  the  EU27  which  states  that  by  2050  the number of people over 50 in Europe will have doubled to 40% of the total population or 60% of the working age population3.  While employers are hesitant, statistics do show that people with disabilities are more inclined to improve their knowledge and develop their skills to a greater degree than others, and are more loyal  to  their  employers.  Equally,  other  surveys  indicate  that  compared  with  other  workers, workers with disabilities for example are more reliable, more punctual, more productive, make fewer requests and take fewer medical leaves4.  So, what does my future employer gain when he/she hires me?    A motivated employee, willing to prove himself/herself at the work place;   A devoted person, used to overcoming various types of difficulties in his/her life;   A long‐lasting investment since such a person is more likely to stay for a longer period of  time ( e.g. IT companies sometimes even insist on hiring people with disabilities because  all of their ex‐employees after being trained, moved to other companies abroad);   By  hiring  you  your  employer  could  gain  some  additional  financial  benefits  (by  getting  reduction of taxes for example).    2.1. Simulation exercise Let  me  now  introduce  to  you  Mr.  Frank  Jobson  who  needs  to  expand  the  number  of  his  staff. Usually during an interview he asks the applicants questions like these:   1 2 3  http://www.adults‐ 4 
  6. 6.   (You could choose some of the options given or provide your own free answer.)  1. If I hire you what kind of worker will you be?  A. Hard working because I am used to making a lot of effort in order to achieve my goals.  B. Careful and precautious since I had to take into consideration a lot of factors concerning  the problems I had.  C. Organised because in order to overcome the barriers in front of me I needed to plan each  activity I was to undertake  D. ________________________________________      2. Are you a hard‐working person?     _________________________________________ 3. Besides  your  everyday  duties,  what  other  contribution  could  you  have  to  the  working  atmosphere in the company?   A. I am a good listener and understand other people’s needs.   B. I  am  a  creative  person  and  with  a  lot  of  interests  and  I  can  communicate  easily  with  different people even ones that are found to be difficult to work with.   C. I  can  work  very  well  in  a  team  because  I  needed  an  assistant  and  we  had  to  work  together.   D. __________________________________________  4. Has your disadvantaged position helped you before? How did it help you? ____________________________________________  5. Why should I choose you?  A. I am a flexible person used to searching for ways to overcome barriers and find solutions  in difficult situations.  B. I  am  used  to  working  under  pressure  due  to  the  difficulties  encountered  in  my  family  status (single parent for example)   C. Since  I  come  from  another  country  and  to  some  extent  I  am  different  I  am  used  to  working with people who are different in a way  D. ____________________________________________                           
  7. 7.   2.2. TOOL for finding some more advantages concerning your  disadvantaged position Sometimes it is not so easy to see and realise all of our advantages we are too concerned with the  different  barriers  in  our  way.  Things  may  slightly  change  however  if  we  have time  to  think carefully and at ease about the possible positive sides of the present situation. In order to help you in this process which takes some time we suggest you do the following exercise:  Please  finish  the  following  sentence:  I  am  the  good  choice  for  my  future  employer because____________________   1. I would like a permanent, long‐lasting job position.  2. __________________________________  3. __________________________________  4. __________________________________  5. __________________________________  Try to fill all the spaces. If you want, you can go on adding more points.  GOOD LUCK!   
  8. 8. 3. Assessment of my skills  Think that youve probably got lots of skills youre not aware of. Identifying your skills can help you think about the right job for you. Sometimes  it  is  quite  hard  to  objectively  and  impartially  evaluate  your  own  skills  since  when speaking  about  ourselves  we  may  be  inclined  either  to  under‐estimate  or  over‐estimate  our skills. When applying for a job it is essential to have not only knowledge on what you can do, but also how to present and prove it.  3.1. First self‐assessment tool The following tool will help you in two directions: it will assist you in finding skills you have not been aware of, and at the same time it will provide you with good examples that could support your self ‐presentation. Step 1. Choose an event, activity, achievement etc. Example:   Accomplished course or training   A club or an organisation you have taken part in   A challenge you have dealt with   An ex‐job   A sport achievement Step 2. How did you make this achievement? What skill did you use? Think of the event that you described in step 1. Which skills did you use to reach the final result? Did you acquire other skills during the process of the event? You may investigate the different skills from different angles.   Did you use skill on the basis of academic knowledge?   What personal skills did you use (based on your personal experience)?   Did you have to take into consideration other problems such as the various interests of  different organisations or people involved in the situation?   Were you different in the end? If yes, in what way? Step 3. Making a list of skills and qualities After  analysing  one  aspect  of  your  experience,  you  can  do  the  same  for  other  events  and compose a list which you can edit and update whenever you feel you have acquired a new skill. 
  9. 9. You can select the most appropriate skills for the job you have chosen. It may also help you see if you need some further training or education.  Skill and Proof of it  How  did  you  develop  this  skill  in  other  situations?                      Print out this table in order to use it in the future. Step 4. Define your strong and weak sides Look  at  the qualities  and  skills  you have  enlisted.  Which  type  of  them predominates?  In  which sphere do you feel more confident? For which skills do you have more evidence? My strongest field is:    Write down your three strongest skills:     If you are not quite sure about your best skills, you may think about the profession you would like to practise. Your  future  employers  would  like  to  see  that  you  are  aware  of  your  skills  but  they  would  also want you to be able to realise some of your weaknesses. My weak sides: 
  10. 10.   Writ down at least three weak points of yours:  1.   2.   3.  This will help you identify each field in which you need further development. Step 5. Review of your progress. Look at the list of skills and evidence for them in step 3 and compare it with the exercise you did in the motivation section: I am the best candidate for the job you offer because _________. You will probably have a lot of other suggestions to finish this statement.  3.2. Second self‐assessment tool Here’s a list of the most demanded and important skills in the professional environment, known in  the  USA  as  SCANS  skills5.  SCANS  skills  are  made  up  of  five  competencies  (resources, interpersonal,  information,  systems  and  technology)  and  three  foundation  skills  (basic  skills, thinking  skills,  and  personal  qualities).  Going  through  this  list,  be  sure  to  note  the  skills  that belong  to  you  and  why;  the  list  you’ll  have  made  in  the  end  will  be  your  passport  to  self‐assessment!  The  reasons  why  you  think  the  competencies  or  skills  belong  to  you  are  very important, is they will provide evidence when you have to prove to your future interviewer why you  think  you  actually  have  these  competencies/skills.  To  make  this  task  easier,  we  have provided you with a table at the end of the description of the different skills and competencies.  The five competencies6  Resources   I allocate time   I allocate money   I allocate material and facility resources   I allocate human resources  Interpersonal   I participate as a member of a team   I teach others   I serve clients/customers   I exercise leadership   I negotiate 5  Based on information provided on 6  Based on information provided on 
  11. 11.  I work with cultural diversity  Information   I acquire and evaluate information   I organise and maintain information   I interpret and communicate information   I use computers to process information  Systems   I understand systems   I monitor and correct performance   I improve and design systems  Technology   I select technology   I apply technology to task   I maintain and troubleshoot technology The three foundation skills  Basic skills   reading   writing   mathematics (arithmetical computation and mathematical reasoning)   listening   speaking  Thinking skills   creative thinking   making decisions   solving problems   seeing things in the minds eye   knowing how to learn   reasoning  Personal qualities   individual responsibility   self‐esteem   sociability   self‐management   integrity  
  12. 12.   Here  you  can  specify  which  skill/competency  you  used,  and  describe  precisely  the  situation in which you used it Resources      Interpersonal      Information      Systems      Technology      Basic skills      Thinking skills      Personal qualities         3.3. List of core competencies You  can  also  use  the  previous  table  and  fill  it  in  with  the  following  core  competencies,  which present another point of view, slightly different.  Communication   taking part in discussions with colleagues/friends   verbally explaining ideas to others   composing/writing reports   reading and understanding others’ reports/accounts of events   giving/receiving information on the phone   instructing others verbally and in writing 
  13. 13.  expressing opinions   describing situations in work and personal life   constructing and understanding graphic information   making applications   Numeracy   performing calculations   accurately measuring   balancing accounts   effective personal budgeting   sending/receiving invoices   controlling, ordering and dispatching components/stock   Problem Solving   accessing valid facts/information   organising and using information   using correct tools   identifying solutions   designing solutions   adapting personal skills in new situations   overcoming difficulties/challenges   effective planning   carrying out plans   identifying suitable resources/support   Working with Others   joint ventures   design or manufacturing teams   assembly line involvement   work squads   office teams   supporting/assisting colleagues   sharing study investigations   group projects   collective organisation of tasks   assisting with family requirements   duties as part of an organisation   taking personal responsibility in shared tasks   Using Information Technology 
  14. 14.  computerised stock control   word processing   computer/video links   controlled entry and security systems   robotic control   sending fax messages   desktop publishing   computer aided drawing  Refer to the above lists to help identify:   your own experiences with core skills   ways to develop your core skills  You can note experiences and development methods on the following pages.  3.4. Personal experiences with core skills  Recognising and recording experiences with core skills is useful when:  communicating with others about your abilities (making applications; interview and appraisal  situations);  transferring your skills to new situations (dealing with challenges in work and personal life);  and  identifying development methods.  Personal experiences with core skills can be recorded in the areas provided below. Communication ‐ examples   I give monthly reports, written and verbal, to my line manager.   I use sign language to communicate with colleagues and friends.    I compose letters to prospective customers to advertise our financial services.   I give advice to customers as part of my duties in a DIY store.   As a receptionist, I am usually the first line of contact with our company’s customers. Here in the provided space you can give your own communication examples or use some of the already given ones if you find they refer to you. You can follow the same procedure with the rest of the core skills as well.   Communication   
  15. 15. Numeracy ‐ examples   I follow graphic and written instructions when fitting kitchen units.   I measure floor areas and calculate carpet prices.   I balance the family budget on a weekly basis.   I  have  joint  responsibility  for  controlling  amounts  of  stock  components  in  a  parts  department of a car dealership.   I work in a supermarket checkout handling cash.   Numeracy      Problem solving ‐ examples   I helped design and build a wheelchair ramp for my neighbour.   I  researched  and  obtained  the  correct  information  about  tax  legislation  to  assist  our  company’s accountant.   I used my experience in catering to organise the community centre senior citizens’ dinner.   I completed the holiday rota in our office to everyone’s satisfaction.    Problem solving       Working with others ‐ examples   My nursing job involves a great deal of co‐operation with other members of the hospital  staff.   As a worker in the construction industry, I take responsibilities as part of a team to enable  time deadlines to be met and safety standards to be maintained.   My  fellow  students  and  I  successfully  organised  and  completed  a  group  project  and  presentation as part of our degree course.   To care for an elderly parent, I share responsibilities with other family members. 
  16. 16.   Working with Others      Using Information Technology ‐ examples   I am presently taking a course to gain a qualification in computer aided drawing.   I use a computer for our family business’s accounts.   I use a computer terminal to access stock availability in an electrical retail store.   I am responsible for e‐mail messages as part of my responsibilities at work.   Using Information Technology     3.5. Developing core skills Different  people  require  different  ‘levels’  of  core  skills.  Activities  in  work,  future  aspirations, interests  and  hobbies,  and  situations  faced  in  personal  life  can  determine  the  core  skills development  needs  of  an  individual.  Referring  to  the  core  skills  activities  and  situations  in  the previous pages, your personal experiences with core skills and the ideas shown below can help when identifying methods to develop core skills.  Ideas for core skills development – you may think of others which will help you make use of the core skills in a greater degree.  Communication Assume you have had problems on a recent holiday, e.g. travel, hotel, food.    Compose  a  letter  to  the  holiday  company  which  clearly  explains  the  experiences  you  encountered. 
  17. 17.  Also  make  a  list  of  relevant  points  which  could  be  used  to  support  a  telephone  conversation on the same subject.    Consider, and note, the responses you would expect from the company.   Numeracy List all your cash expenditure over a one week period.    Calculate the percentage each item on the list takes of your total expenditure.   Review the list to decide if any savings or adjustments can be made to your expenditure. This task can be expanded to include your entire personal or family budget.  Numeracy and Problem Solving are involved in the planning of your personal or family budget.   In many situations different core skills are used together.   Problem Solving Assume you are thinking of applying for a part time job or taking up a new hobby / activity.   Consider where you might find information or support for this.   Think  of  the  factors  to  be  taken  into  account  –  family  and  other  commitments,  time  availability and any other areas of your life that would be affected.   Note these factors and how you might organise your new situation around them.  Working with Others Identify a situation in your employment or personal life which involves co‐operating with other people.   Review and note your contribution to the situation.   Think of ways you might enhance your contribution.   Prepare notes to help negotiate the enhancement.   Carry out the negotiations.  Using Information Technology If you currently use IT in your personal life or employment, find out about available courses or training which could raise your level of competence or develop another branch of IT. These could be: at a college; in open learning format; ‘in house’ training opportunities from your employer. If you have little or no experience with IT, you can contact a career counsellor for advice about the best IT course for you. If  you  prefer  to  introduce  yourself  to  IT  or  seek  improvement  without  taking  a  course  or training, then following guidelines could be helpful:   find availability and negotiate access to a computer (or other equipment as appropriate),   set aside a specific period of time on a regular basis for practice,   ask a more experienced IT user for advice on tasks you should attempt,   ask  for  a  trainer  who  is  well‐prepared  to  work  with  people  with  disabilities  (the  most  important factor here is the trainer to be acquainted with your needs not his/her formal  qualifications).  
  18. 18. The following sections may be used to note personal core skills development needs and possible methods for achievement.  Strengths and skills  Identify the things you do well – use these to help other aspects of your development  Everything  you  do  adds  to  your  personal  store  of  strengths  and skills. You probably possess many more than you believe.  The way you manage your life requires skills:  Budgeting your personal or family finances.  Organising time for work, travel, leisure, education, chores.  WHAT DO Skills you use in home based and spare time activities.  YOU DO? Taking decisions which affect your own and others’ futures.  Personal qualities you display are important strengths. Are you:  a good listener to other people?  WHAT punctual most of the time?  SKILLS DO responsible when supervising children or others?   YOU USE? You can use the area on the next page to record your strengths and skills.       solving problems  satisfying customers Tactful  Examples well – organised oral and written communication  Planning independent repairing items working with others determined numeracy  presentation skills honest cooking  designing and making clean driving licence persistent  languages ambitious using Information Technology first aid   
  19. 19. 4. How to choose the best career for me  4.1. Begin with your values Your  values  are  those  things  that  are  most  important  for  you.  One  question  you  could  ask yourself in order to find your values is “what do I like doing so much I would almost feel guilty getting  paid  for?”  A  job  you  will  feel  fully  satisfied  with  will  make  a  high  match  between  your personal values and the everyday tasks performed. Finding your values Directions: Place a check next to the five values that are most important to you7.   Being an advocate for others   Having a sense of humour   Being a leader   Having close friends   Being competitive   Having community relationships   Being famous   Having enough time for myself and my work   Being free to do what I want   Having financial security   Being loyal to others   Having good self‐esteem   Being physically and mentally well   Having inner peace   Being responsible for my own actions   Having power or control over others   Being wealthy   Helping others   Collaborating/working as a team   Mastering a skill   Discovering knowledge and wisdom   Nurturing others   Embracing  diversity  (understand  and  accept  cultures  and  individual  and  group  differences)   Participating (giving time and talents)   Receiving credit for my work   Focusing on the meaning of life (religious beliefs and spiritual issues)   Taking risks   Giving and receiving love and care   Using my imagination   Having a feeling of tranquillity 7  The list is taken from  
  20. 20. The  next  step  is  to  arrange  the  list  according  your  priority.  When  you’re  done,  you  will  gain  a clearer sense of what is important to you, and this will help you focus on jobs that align with your deep aspirations.  4.2.  Identify your skills and talents A skill is something youve learned to do. A talent is something you were born with, or at least that you seem naturally able to do. You may be skilled at something but not find it interesting. However, chances are that if you are naturally talented at something, that particular talent will match  your  values.  Not  only  that,  but  you  will  be  more  keen  to  enjoy  doing  what  you  do  well naturally than what you have simply been taught to do. 8  4.3.  Identify your preferences Since we were children, we have approached the world with certain personal preferences ‐ how we perceive others, how we think and make decisions, whether we prefer people or things, and the  extent  to  which  we  need  to  control  each  aspect  of  our  lives.  These  preferences  strongly influence the way we function with others. Some questions may help: Do you regard yourself as highly intuitive? Are you outgoing or reserved? When faced with a decision, do you rely primarily on facts or feelings? Your answers to these questions can tell you much about the type of work you will find interesting and adapted to you. One way to approach your preferences is from the pleasure point of view, and the questions you would have to ask yourself would then be: what brings me the most pleasure to do? What do I do  in  my  spare  time,  in  my  free  moments?  This  reflection  can  possibly  join  the  one  on  your values, as you will obviously take pleasure in fulfilling tasks in accordance with your values. It’s  important  to  go  further  in  the  reflection  than  simply  filling  the  list.  If  I  love  going  to  the mountain, I have to ask myself why. In my case, I love going to the mountain to feel the fresh air and the sun touch my skin. Therefore, I can assume that if I have to work in an office all day in a dark room I won’t last long in that job.  4.4. Experiment Experience cannot be replaced, the more the better. If youre new to the job market or if you are considering  a  career  change,  get  out  and  talk  to  people  who  are  actually  experiencing  it.  Try working in the field you wish and see for yourself if its really what you thought it would be. And dont rely on a single authority or work experience. If youre wanting to find out about a certain career, you may want to consider volunteering in order to gain work experience. That way, youll be able to test out whether it fits your values and preferences. If you arent getting paid to do it, chances are you wont stay with it unless you like it. If you still have difficulties in defining the best career for you, try another strategy:   4.5. A catalogue of options To help you adequately evaluate your career opportunities we suggest you the following: 8  As mentioned on 
  21. 21. 1. Write down all the career options you have a) ____________  e) ____________ b) ____________  f) ____________ c) ____________  g) ____________ d) ____________  h) ____________ 2. Make a list of all the requirements for each option ‐ what skills are needed, what knowledge or experience  are  expected  from  you.  It  may  take  some  time  to  search  for  the  necessary information. For example: Office assistant  ‐ Good computer skills   ‐ English language   ‐ Communicative skills   ‐ To know how to work with office appliances 3. Match each requirement with proof (evidence) which shows that you are right for the position. This  exercise  will  contribute  to  your  ability  of  self‐presentation  which  is  really  important  when writing a CV, covering letter or during an interview. Example: Office assistant ‐ Good computer skills: I have a certificate from a course proving that I know how to work with Windows, Word and Excel. I have a computer at home and compose all my materials on it.  ‐ English language: I have studied in an English Language School.   ‐ I have very good communication skills which I developed while working as a shop  assistant for six months. If necessary I can present a reference from my employer.  ‐ To know how to work with office appliances: I know how to work with a computer  and a photocopier which I needed while I was a student  You could also use the following table: Career options:  Requirements:  Proof / Example Office assistant  ‐Good computer skills  ‐   Good  computer  skills:  I  have  a  certificate  from  a  course  proving  that  I  know  how  to  work  with    Windows, Word and Excel. I have a  computer  at  home  and  compose    all my materials on it   ‐English language  ‐English language: I have studied in 
  22. 22.   an English Language School.  ‐ Communicative skills  ‐  I  have  very  good  communicative  skills  which  I  developed  while  working as a shop assistant for six    months. If necessary I can present  a reference from my employer.    ‐  To know how to work with office  ‐ To know how to work with  appliances  :  I  know  how  to  work  with  a  computer  and  a  office appliances  photocopier  which  I  needed  while  I was a student …  …  …After you fill the table, look at the third column. Its most complete cell will probably direct you to the best career option. The process of choosing a career 1. Get to know yourself. You should make sure that you know your skills and competences and that you are aware of your weaknesses and strengths. Here you may consult the section “Assess your skills” 2. Match your skills with the requirements for the desired career 3. After you choose several options for a career, search for useful information about the chosen sphere‐ You can look at the resources for searching for a job section. 4. Develop your self‐presentation skills that will help you sell yourself by a CV, application form or an interview (you can look for information concerning this point at the section” How to choose a career?”) 5. Outline a concrete action plan (Action plan section)  
  23. 23. 5. The job interview9  5.1. How to prepare for the job interview Different kinds of interviews If  youve  not  had  an  interview  for  a  while,  its  worth  knowing  that  organisations  use  different types of interview for different types of job. Some of the most common are: Competency‐based  These interviews focus on the skills and attributes needed for the job. Youll have to relate your skills and experience to the job in question. Technical These  are  for  technical  positions  such  as  IT  or  engineering  jobs.  You  will  probably  be  asked  to display  your  technical  knowledge  of  a  certain  process  or  skill.  They  may  ask  you  to  do  this  by talking  about  your  previous  experience  or  by  asking  you  hypothetical questions,  such  as  "what would you do if you were working on this project?" Face‐to‐face  This is where the interviewer meets with the candidate in person. Telephone Some organisations use these as the first stage of screening. You may be warned in advance or contacted  out  of  the  blue.  First  impressions  count,  so  you  should  prepare  for  a  telephone interview just as much as you would for a face‐to‐face interview. But unless it takes place on a videophone, you wont need to put your interview suit on! Panel  This is an interview where more than one person interviews you. Usually, one person chairs the interview and panel members take it in turns to ask you different questions. You should direct your answer mainly towards the panel member that asked the question.  5.2. Typical questions asked during the interview Your skills:   What are your strengths and weaknesses?   What can you do for us that other candidates cant?   What would your colleagues and friends say your best qualities were?   Why should we hire you? What the interviewer really wants to know: They want to know if you can do the job. 9  Most of the chapter inspired from www.learndirect‐ with the permission of the authors. 
  24. 24. Know your strengths, and mention ones that are relevant to the job youre being interviewed for. Its important to quote examples of when you used the skills; its not enough to just say you have the skills. Typical strengths employers look for are:   Communication  ‐  the  ability  to  get  on  with  a  wide  range  of  people.  For  example,  your  disadvantage  has  often  led  you  to  meet  and  collaborate  with  other  people,  sometimes  met in the street. You have therefore developed skills in initiating contact with unknown  people.  This  could  be  pertinent  to  physical  handicaps  or  impairments,  as  well  as  social  and linguistic differences.   Team working ‐ the ability to be an effective team leader or team member   IT  skills  ‐  most  jobs  these  days  need  some  IT  skills.  For  example,  if  you’re  physically  handicapped,  you  have  maybe  developed  IT  skills  as  you  could  have  stayed  longer  at  home (or indoor) than the average person.   Good attitude ‐ hard worker, honest, polite, co‐operative. For example, you could explain  that because of your disadvantage, you are used to working harder to show your abilities.   Problem solving ‐ using  your initiative to identify solutions.  For example, you can stress  the  fact  that  your  disadvantage  has  confronted  you  through  your  whole  life  with  problems to solve, and this has trained you to identify solutions.   Enthusiasm ‐ employers like someone positive   Quick learner ‐ so you can take on new tasks. Does your disadvantage bring you to often  learn new technologies to help you get along in everyday life?   Determination  ‐  shows  you  are  focused  on  achieving  goals.  For  example,  your  disadvantage  has  led  you  to  struggle  for  what  you  want.  List  simple  examples,  such  as  climb the stairs, ask for the time, and other...   Flexibility ‐ doing a variety of tasks to achieve a common goal. If youre asked about weaknesses, list only one, which isnt essential to the job. And turn it into a positive,  such  as  how  youve  improved  on  the  weakness.  Or  you  could  present  it  as  an opportunity for development. Good answers:   Strengths: "Im a good organiser, and I plan everything in detail. I showed this when I was  given a new project, and I had to get it up and running from scratch."...”My disadvantage  has led me to find creative and efficient ways to deal with everyday life on a daily basis,  making  it  a  habit  for  me  to  deal  with  problem‐solving  and  be  determined  and  patient  about it”   Weaknesses:  "Sometimes  Im  too  enthusiastic  when  working  on  a  new  project.  But  Ive  learned to adjust to everyone elses pace, and not go charging ahead." The employer   Why do you want to work here?   What do you know about our company?   What can you do for us that someone else cant? What the interviewer really wants to know: Do you know what we do? Why have you chosen to apply to this company? 
  25. 25. The  interviewer  wants  to  know  youve  done  your  homework  and  you  know  about  their organisation and their aims. They want to know youve thought it through and youve chosen to apply to them for a good reason. Show your knowledge of the company by having some facts and figures at the ready, such as:   the size of the organisation   what the product or service is   last years turnover figures   latest developments in the field   the history, goals, image and philosophy of the employer. When talking about why you want to work for the employer, focus on what you can do for them, not on what they can do for you. Good answer:    "Smiths is a respected firm with a reputation for high quality work, and Id like to be part  of  that  success.  The  quality  of  my  work  is  important  to  me,  so  I  feel  Id  be  at  the  right  place. Ive also heard you invest in your staff by training and developing them." The job   What will the main tasks and responsibilities be in this job?   What do you think the main challenges will be?   What would you do in the first day/week/month/year? What the interviewer really wants to know: Do you know what the jobs all about? The  interviewer  wants  to  know  if  you  fully  understand  what  the  job will  involve.  They  want to know why you think youd be good at it, and how youd approach it if they offer you the job. To answer this question well, keep the job description in mind and research how the organisation operates. Your work history   Why did you leave your last job?   Tell me about a typical day in your current/previous job   What experience have you got from previous jobs? What the interviewer really wants to know: What have you done in your previous jobs? When  talking  about  previous  jobs,  focus  on  the  positives.  Even  if  you  think  your  previous  or current  job  wasnt  very  demanding,  if  you  jot  down  the  tasks  and  responsibilities  it  will  sound more impressive than you think. You will have learned something, so  mention it.  Focus on the skills and experience that are relevant to the job youre being interviewed for. Dont  bring  up  negative  things  like  having  a  dispute  with  a  colleague  or  your  boss.  And  dont criticise previous employers. 
  26. 26. Good answer:   "In my current job I have developed my knowledge of computer software packages. But  now  Im  ready  for  a  new  challenge,  and  want  to  use  these  skills  in  a  more  customer‐ focused role." Your motivation   What motivates you?   Which tasks do you get the most satisfaction from? What the interviewer really wants to know: What makes you tick? By  finding  out  what  motivates  you,  the  interviewer  can  find  out  which  environment  youll perform well in. Try to think of examples of when a work task excited you. Good answer:   "I  like  problem  solving  ‐  that  point  you  reach  in  a  project  where  you  come  up  against  something unexpected, and you have to think creatively to come up with a solution." About the product or service   What do you know about our products/services?   What do you think of our products/services?   Can you think of any improvements to our products/services? What  the  interviewer  really  wants  to  know:  Are  you  keen  enough  to  have  looked  at  our products and services? The employer wants to know that youre familiar with their products or services. They may also want you to have the initiative to look for ways of improving things. Be tactful though, and only mention small improvements. And make these the kind of suggestions people in the street might come up with; not because you are an "expert" and know best.  Good answer:   "Your  products  are  recognised  as  the  industry  standard,  leading  the  way  in  style  and  performance.  However,  maybe  by  altering  your  advertising  style  you  could  appeal  to  older consumers as well as young ones. I think older people would value your product just  as much, and this could lead to increased sales." Team‐working   What makes a good team?   What makes a good team member? 
  27. 27.  What makes a good team leader? What the interviewer really wants to know: Can you operate effectively in a team? Employers  value  team‐working  very  highly.  They  want  to  know  you  can  work  effectively  in  a team, whatever your role within it is. Good answer:   "A good team needs to have clear objectives and goals, and procedures to work towards  these.  Each  person  needs  to  be  clear  what  their  role  is,  and  what  is  expected  of  them.  There needs to be openness and trust, and clear communication. With my disadvantage  and  the  need  for  help  in  everyday  life  situations,  I  have  often  been  confronted  by  situations where I was obliged to collaborate with one or more people." Your personality and interests   What was the last film you saw or the last book you read?   How would you describe yourself?   How would your friends describe you? What the interviewer really wants to know: Are you a well‐rounded individual? By asking personality questions, the employer wants to know how well you know yourself ‐ how self‐aware you are. Having self‐awareness means you can look at yourself critically, which means youll know what youre good at and where you could improve. When it comes to your interests, the employer wants to know youre an active citizen, who tries to get the most out of life. If you’re to be driven and enthusiastic in work, you will probably also be like this in your personal life. When  choosing  examples  of  interests  to  mention,  try  to  choose  a  wide  range  to  show  youre well‐balanced. However, when quoting films or books, you should choose classic or mainstream ones rather than obscure or extreme ones. Some employers will expect you to know about current affairs and popular culture ‐ jobs in the media, for example. Good answer:   "In  my  personal  life  Im  always  organising  everybody.  People  look  to  me  for  ideas  and  plans ‐ I guess in some ways that shows Im a natural leader." If you are an ex‐offender You need to convince employers that your crimes are in your past, youve moved on and are no longer a risk to anybody. You can say you regret the offence, do not intend to re‐offend and now want  to  work  hard.  A  change  in  your  circumstances  is  a  particularly  good  way  to  show  youve 
  28. 28. moved on, so mention it if youve settled into family life or have other responsibilities that would mean you would have too much to lose to re‐offend. If  any  of  these  factors  apply  to  you  and  your  conviction(s),  explaining  them  to  employers  may make them see you in a more positive light:   your criminal record is very old   you offended when very young and now have responsibilities such as a wife/husband, a  family, a house, a job   the crime is not relevant to the job youre applying for   you pleaded guilty to the crime   you committed the crime because you were going through a bad time, such as financial  problems, but these are now sorted out   the crime sounds more serious than it is   if the circumstances in which the crime was committed makes it less serious Make sure these dont sound like excuses. If youre honest and own up to things that were your fault it will show youve accepted responsibility for your actions. Dont try to hide or gloss over your record, but try not to write or talk too much about it. Stress that you are applying for the job because you think youll be good at it, and make this the focus of your application or interview. If you have more than one conviction, you could try to group them together rather than listing them  all.  For  instance,  if  youve  had  more  than  one  conviction  for  theft,  you  could  say  "I  have convictions for theft, but the most recent of these is now spent".  5.3. How to act during the job interview Tips on what to do   dress neatly   find out where the appointment will take place, how to get there and how long it takes   prepare answers for the main questions ‐ for example, why do you want the job, what are  your strengths and weaknesses, what are the main tasks in this job   when you mention a skill you have, quote real examples of when youve used it   take  your  time  when  answering  the  questions.  Make  sure you  understand  the  question  and take your time if you need to think   sell yourself. No‐one else is going to! Be positive about yourself and your experiences   prepare  some  questions  to  ask  at  the  end  ‐  use  it  as  an  opportunity  to  find  out  more  about the role and the company   get feedback on your performance, whether you were successful or not Tips on what not to do   dont be late!   dont smoke 
  29. 29.  dont lie! Even if you get the job, your employer can dismiss you if he finds out   dont discuss controversial topics such as religion, politics and gender relations   dont read from notes or your CV. You should be familiar with your own history   dont criticise former employers or colleagues. Try as much as possible to be positive! These  rules  apply  for  most  jobs.  However,  employers  in  some  industries  can  use  more  relaxed and informal interviewing techniques. In some creative fields (design and media for example) it may be expected that you turn up for the interview in casual clothes, as that is the dress code in the office. If youre in any doubt, do some research on typical interview techniques in your line of work. Above  all,  preparation  is  the  key  to  performing  well  in  interviews.  Research  the  role  and organisation, and prepare evidence and examples of your skills and competencies. How do I act if I get asked on skills and competencies I haven’t got evidence of? You can face questions like this if youre applying for promotion or going for a career change. As  a  general  rule,  you  should  apply  for  jobs  youve  got  most  of  the  skills  for,  but  its  ok  if  you havent  got  a  couple  of  them.  Remember  that  the  person  specification  is  an  ideal,  and  no  one person might meet all the points. However, you will have to show that you have the potential to develop these skills. You can do this by describing times when youve:   been given extra responsibilities   been left in charge   showed this skill on an informal basis, either in work or at home. If you can’t think of any related experience, you could describe how you would act if you were placed in the future work situation. For example, if you had to deal with a difficult customer you could explain how you would approach it: stay calm, be polite and be clear on what your roles are. What if I get asked why I’ve been out of work for a long time? First of all, put the accent on any positive activities youve done during your period out of work, such as:   voluntary work   courses   keeping up with developments in your field   treating job seeking as a full‐time job   keeping fit   networking 
  30. 30. You  can  also  say  that  you  were  being  selective,  and  not  taking  the  first  job  that  came  along. Stress you were waiting for the right opportunity, such as the job being offered by the employer interviewing you. What if I voluntarily left my job? Make  sure  you  state  positive  reasons  for  leaving.  The  best  reason  is  to  say  that  you  wanted  a fresh  challenge,  and  you  wanted  to  fully  concentrate  your  efforts  on  finding  your  next opportunity. Reflect positively on your time in your previous job ‐ describe how you developed in the role and say you were grateful for the opportunity. Self‐confidence You may feel that your confidence has slipped away, be worried that your skills might be out of date, or that things have changed in the workplace. You may feel that your priorities and lifestyle are now different from your colleagues. First  of  all,  think  about  the  skills  you’ve  developed  at  home  ‐  such  as  managing  a  budget, teaching  your  children,  counselling,  negotiating,  problem‐solving,  and  time  management.  Also think of the skills you’ve developed thanks to your disadvantage, for example if you’re disabled, you have developed skills in team‐working and cooperating with other people, often needing the help of others. If you come from a different culture and immigrated, you have developed skills in adaptation and integration, as well as proving capable of learning a new language. And dont undervalue your personal qualities. People who get on with others and work well in a team  are  greatly  valued  by  employers.  If  you  lack  technical  skills,  its  easier  for  employers  to teach  you  these  skills  than  to  teach  somebody  who  lacks  interpersonal  skills  how  to communicate  well!  Remember,  if  you  dont  project  the  belief  that  you  can  do  this  job,  no  one else will believe it. Examples  of  non‐work  experiences  that  can  be  used  as  a  basis  of  relevant  and  impressive experience, instead of work‐related experiences, for example:   voluntary work   fund‐raising   grants and funding applications   committee membership of societies and clubs   organising things ‐ at school, college, university, local community   campaigning for a cause   collecting things   making things   running a part‐time business   teaching and helping people   caring for people   creating things ‐ art, writing, photography, sculpture, etc   languages   sports and fitness   games and competitions 
  31. 31.  organising events and outings   entertaining and performing   computers and telecommunications   music and singing   theatre and dance   local politics and trade union activities/responsibilities   becoming expert and accumulating knowledge in anything   reading   travel   thinking and philosophising   meditating and religious pursuits   overcoming  personal  difficulties  (here  is  where  your  disadvantage  turns  into  an  asset  ‐  turn  these  difficulties  to  a  positive  advantage  and  statement  of  determination,  experience and emotional maturity Here is some data which you could keep in mind while preparing for a job interview10:  1. 80 % of employees having a disabled colleague have not noticed an extra load of work   2. 93 % of the companies say being satisfied by the disabled workers they employ.  3. 91%  of  the  employees  say  they  are  ready  and  eager  to  help  newly  hired  people  with  disadvantages  or  disabilities  to  get  around  with  daily  work  and  to  integrate  into  the  working team.     10  According to a Harris Interactive public opinion research (2005) 
  32. 32. 6. How to write a CV (practical tools)  6.1. Why do you need a CV? The CV is like a visit card, it contains your personal information and most of all it leaves an overall impression to the employer. It’s meant to communicate your skills, as you write them down on the CV; it’s also meant to communicate your skills in a more “hidden” way, being a proof of your written and information skills. Last but not least, the CV can win you an interview. Unless you feel it is important for an employer to be aware of your disadvantage, do not mention it in your CV. Emphasise  your  characteristics,  your  capabilities  and  achievements  ‐  this  is  all  fine  ‐  but  know where to draw the line. Positive emphasis and strong presentation is good; lying is not. Speaking  about  presenting  yourself  within  the  CV  in  a  very  positive  light,  you  might  find  this difficult. Try to get help from someone creative and enthusiastic to assist you in interpreting and writing very positive phrases and descriptions about you for your CV. In your CV its important to emphasise  your  attributes  in  strong,  relevant  and  expressive  terms;  modesty  doesnt  work particularly well on any CV. Additionally,  there  is  a  widely  held  school  of  thought  that  writing  such  statements  ‐  powerful descriptions about yourself, your personality and your strengths and capabilities ‐ actually helps you to become even more like the person you describe. Its related to NLP, self‐talk, self‐belief, and  positive  visualisation:  we  tend  to  live  up  to  our  claims  when  we  write  them  down  and commit to them. Creating a positive CV for ourselves helps us to grow and to become how we want to be.  6.2. Contents Personal details This section must contain your:   name   address   telephone number   email address (if you have one) (If  you  use a  telephone  typewriter phone  or  use  a  telephone  relay  service, you  might  consider making a note about this in your CV, as some employers may not have communicated through these systems before) You  can  also  include  your  nationality/ies,  if  you  have  a  driving  license,  and  a  photo  (not recommended) Profile 
  33. 33. A few sentences about you, or some key bullet points help to focus a CV and to make it more appealing to read If you wish, you can write about:   your current situation: a description of your recent achievements and what sort of job or  career you are looking for.   your  personal  profile:  a  short  summary  of  who  you  are.  Include  the  main  skills  and  experience you can offer and what you would like to do next. Achievements Your CV should highlight some of the things you have succeeded in doing. It is easy to forget the things we achieve ‐ or even fail to recognise them in the first place. Achievements  can  include  all  kinds  of  things  ‐  like  getting  a  qualification,  caring  for  a  family member or winning an award. List your key achievements in the relevant sections ‐ like education or work history. Work history If you have had a job before, or if you have had some work experience, you can give brief details on your CV. Start with the most recent job, and list the employer, your role, and your main responsibilities. If you have had numerous jobs, or very different job experiences, you can classify them by topics, for  example  “looking  after  people”,  “accounting”  etc.,  and  then  complete  the  list  with  your corresponding job experiences. Education and qualifications Write about your most recent courses and qualifications first. This helps employers to find out about the person you are now. Also list the last school you attended, along with any qualifications you achieved. Do not mention obsolete courses. Often, mentioning your information technology skills is a good thing. It can be mentioned in this section or in the profile section (eventually in the hobbies and interests). Hobbies and interests Hobbies and interests can tell an employer more about the sort of person you are. 
  34. 34. What do your hobbies and interests say about you? Make sure you present a positive image. If you want a new career, they can help to show your enthusiasms. Example 1  Ellen Marshall    10 January 1972  63 Marble Arch  Westminster  W1N 7HR, London  00441 866 402 0865   Work Experience    April 1996 to present    Reception Supervisor, Garnock Hotel, London  Responsible  for:  supervision  of  six  full/part  time  reception  employees;  hotel  customers’ bookings and accounts; conference bookings and invoicing; liaising  with Catering and Bar Supervisors.    August 1994 ‐ April 1996    Full time Receptionist, Station Lodge Hotel, Bath  Gained experience in: all aspects of bookings, accounts and communications;  public  relations;  catering  and  work  schedule  organisation  via  ‘in  house’  training.    July 1992 ‐ August 1994  Part time Receptionist / Restaurant Assistant,   Station Lodge Hotel, Bath    Involvement in general reception and restaurant duties.    Education    1992 – 94  London Further Education College (full time)    Gained HND Hospitality Management   My course involved training for specialist management in the reception  and personnel sectors.    1987 – 92  Castle High School, Brighton  Gained three Higher Grades ‐ Home Economics (B); English (C); French  (C)    Skills and Qualities    I use a computer system for the hotel bookings, accounts and invoicing. 
  35. 35. My  work  requires  a  high  level  of  communication  skills  in  dealings  with  the  public and negotiations with colleagues.  Good  team  co‐operation  is  vital  for  success  in  this  field.  I  take  joint  responsibilities  for  promotions  and  quality  enhancement  and  assist  others  willingly.  By building up experience in many areas of the Hospitality industry, I believe I  can contribute positively to a hotel management team.      Interests   Cycling, keep fit activities and reading novels.  I  have  cycled  extensively  in  this  country  and,  on  occasions,  abroad.  On  such  travels,  I  enjoy  investigating  local  history  and  communities.  This  involves  research, organisation of time and communication skills.   I have built up a wide knowledge of Scottish tourism.    References  Mrs Jean Albert  Dr Gareth Smith Manager, Garnock Hotel  Secretary, Eastlie Cycling Club Bath PH7 4AS  27 Brown Street, Tel: 01742 476393  Bath PH1 3LB   Tel: 01742 471631    Revision of Ellen Marshall’s CV   Ellen Marshall decided to compose a straightforward letter, stating the job being applied for  and when she will be available for interview.   Both ‘Education’ and ‘Work Experience’ information are shown in reverse chronological order  (recent experiences are more important to an employer).   Only  a  brief  comment  on  the  HND  Hospitality  Management  has  been  included  ‐  the  person  reading the CV can ask for further details at an interview.   The  names  of  the  Standard  Grade  subjects  have  not  been  listed  –  these  are  less  recent  qualifications.   The ‘Work Experience’ section again gives brief details of the duties involved but highlights a  breadth of experience.   ‘Skills and Qualities’ gives a positive message, relating personal strengths to the job applied  for.   The  comments  in  the  ‘Interests’  section  could  be  seen  as  advantageous  to  the  Hospitality  industry.   Although not essential, Ellen has chosen a ‘work related’ referee and one that would be more  character/personal based. 
  36. 36.  Example 2 Jean Ploy      Rue du Valentin 1  30 years old 1004 Lausanne  single +41 21 123 45 67  nationality: Swiss   OBJECTIVE: Recently graduated in vocational guidance counselling, I wish to put my theoretic and practical skills to use in  a social organisation.  PROFESSIONAL EXPERIENCE    PSYCHOLOGICAL INTERVIEWS  Individual consultations in vocational guidance counselling  2005‐2006  Professional guidance interviews on 4 to 6 weekly meetings, adults and teenagers  Assistant‐psychologist, then coach  2005  Test entering (WISC) in English for a gifted child of 5 years old  Linguistic support during interview, translations  Motivational coaching and individual follow‐up of a 17 years old gifted child failing at school  Marketing consultant  2005  Individual interviews aiming to grasp the consumer’s behaviours  University of Lausanne, University of Zurich, Association Whatever  HUMANITARIAN, SOCIAL & EDUCATION  Project assistant  2008  Networking and negotiation with European projects partners  Construction and evaluation of vocational tools  French teacher for illegal south‐Americans  2003  Studies supervisor for 10‐13 years old  2002‐2005  Nurse’s aid  1998  Whatever Association, Example company, Example company 2  EDUCATION   Master in Psychology option Guidance counselling, University of Lausanne  2002‐2007  One‐year exchange with University of McGill (Québec, Canada)  LANGUAGES   French/English:  Mother tongues  Spanish:  Oral: Good  Written: Average  German:  Oral: Average  Written: Average 
  37. 37.  INTERESTS   Creation:  painting, dancing (Argentinean tango)  Sports:  volleyball, running (from 20 km up), swimming, soccer    Example 3:  EUROPEAN CURRICULUM VITAE FORMAT PERSONAL INFORMATION Name GEORGIEVA, MARTA KOLEVA Address 4000 PLOVDIV, 300TRACIA, ENTRANCE A Telephone 032/ 691517 0889/ 643278 Fax E-mail Maria_gev@bg Nationality Bulgarian Date of birth 10JULY,1983 WORK EXPERIENCE • 2005-2007 A TEACHER IN BIOLOGY, “St. Paisii Hilendarski” comprehensive school TEACHING STUDENTS FROM THE 9TH-12TH GRADE THE SUBJECT BIOLOGY, WORKING WITH DOCUMENTATION  2006-2007 A BABY-SITTER “PROFESSIONAL CENTRE FOR DAY KIDS CARE EDUCATION AND TRAINING • 2007-present “Paisii Hilendarski” University of Plovdiv
  38. 38. Master degree in Molecular Biology • 2001-2006 “Paisii Hilendarski” University of Plovdiv Subject: Biology Qualification: Biology and a Teacher in Biology Computer literacy GoodMS Office, Word, Excel and Internet Driving licence Yes Languages: English Good
  39. 39.  7. Other useful documents  7.1. Application form   Some employers ask for an application form instead of a CV in order to compare the candidate’s potential more easily. If you are asked an application form do not send a CV although the information will be almost the same but in another format. Application forms help employers decide who to interview. In them every applicant is asked the same questions.  When filling this form, include a covering letter to identify which job you are applying for, to give any extra information and make it more personal. It is a good idea to keep a photocopy as a reminder.  Here  are  some  samples  of  application  forms.  Examine  them  carefully  and  then  the  tips  after them. It may be a good exercise for you to fill one or two drafts before filling an actual one. Instructions : Print clearly in black or blue ink. Answer all questions. Sign and date the form.  PERSONAL INFORMATION:  First Name _____________________________  Middle Name ___________________________  Last Name _____________________________  Street Address  _______________________________________________________  City, State, Postal Code  _______________________________________________________  Phone Number  (___)___________________________________  Yes ___ No ___  Have you been convicted of or pleaded no contest to a felony within the last five years?  Yes_______ No_______  If yes, please explain: _________________________________________  __________________________________________________________  
  40. 40. POSITION/AVAILABILITY:  Position Applied For  ________________________________________  Hours Available: from _______ to ______  What date are you available to start work?  ________________________________________  Expected salary ___________ EDUCATION:  Name and Address Of School ‐ Degree/Diploma ‐ Graduation Date  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________  Skills and Qualifications: Licenses, Skills, Training, Awards  _____________________________________________________________  _____________________________________________________________  EMPLOYMENT HISTORY:  Present Or Last Position:  Employer: _____________________________________________________  Address:______________________________________________________  Supervisor: ____________________________________________________  Phone: _______________________________  Email: ________________________________  Position Title: _________________________  From: ______________ To: ______________  
  41. 41. Responsibilities: ____________________________________________________  __________________________________________________________  Salary: _______________  Reason for Leaving: ____________________________________________  ===========  Previous Position:  Employer: _____________________________________________________  Address:______________________________________________________  Supervisor: ____________________________________________________  Phone: _______________________________  Email: ________________________________  Position Title: _________________________  From: ______________ To: ______________  Responsibilities: ___________________________________________________  __________________________________________________________  Salary: _______________  Reason for Leaving: ____________________________________________  May We Contact Your Present Employer?  Yes _____ No _____  References:  Name/Title Address Phone  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________  _________________________________________________________________  I certify that information contained in this application is true and complete.  I understand that false information may be grounds for not hiring me or for immediate termination of employment at any point in the future if I am hired. I authorise the verification of any or all information listed above.  
  42. 42. Signature______________________________  Date__________________________________  How can I make mine stand out from the rest? Follow the instructions on the form. If you don’t, the employer will probably stop reading. If it says write in black ink or in block capitals, do so!  You  won’t  need  a  covering  letter  if  there  is  a  section  on  the  application  form  where  you  can provide additional info such as why you want to work for them. If there isn’t an additional info section, you could include a covering letter explaining why you want to work for the organisation and what skills and experience you can bring to the job. Photocopy the original form and do a rough version. When you come to fill in the real form youll need to get it right first time, so there are no crossings out or other kind of corrections. Write neatly! If your handwriting is difficult to read you could use block capitals or get it typed. Use black ink unless asked otherwise. Black ink is easier to read if the employer photocopies it. Keep the original form clean and tidy! Don’t leave it lying around for people to spill food on or put coffee cups on. And keep it away from children or pets!  Use block capitals for personal details. Spelling or grammatical errors are some of the most common reasons for getting rejected. Ask someone to check over the form before sending it. Photocopy the form before sending it off. If you get an interview you’ll want to remind yourself what you wrote. Send it in an envelope big enough to hold it without folding it. If it’s folded it will look untidy. Make sure you get education and work history dates right, so it all makes sense. Don’t forget to sign the form!  Any advice on answering the questions? If the boxes don’t give you enough space to put all you need into them, continue on a separate sheet. Put your name on this sheet and attach it to the main form. Read the questions carefully to make sure you understand exactly what the employer is looking for. It will give you an idea if you refer back to the job description and person specification. Look out for multiple questions within one question and make sure you answer all aspects of the question. Use a range of examples from your work and personal history – this shows you’re a well‐rounded person with varied experience. Watch  out  when  cutting  and  pasting  from  previous  application  forms.  The  emphasis  of  the questions and the way you presented yourself might have been slightly different. The employer may  be  confused  by  your  answer  or  able  to  tell  you’ve  cut  and  pasted  it  and  will  not  be impressed!  Fill in every part of the form. If a section doesn’t apply to you, write N/A (not applicable) in the box – this shows you’ve considered it and haven’t just forgotten. Use active language (verbs rather than nouns), short sentences and short words. Don’t waffle or use too much jargon).  What about my qualifications? Start with your most recent qualification or period in education. 
  43. 43. Make sure you include grades if you got a good mark – GCSE grade C or above; if you passed but didn’t get a particularly good grade ‐ and the form doesnt specifically ask for grades ‐ you can just list them as subjects you passed.  What about my previous employment or work experience? List your jobs in date order, starting with your present or most recent job. Summarise  the  main  responsibilities  and  achievements  using  "power  words"  like  ‘overhauled’, ‘delivered’, ‘exceeded’, ‘co‐ordinated’, ‘implemented’, ‘instrumental’, ‘directed’ and ‘led’. If  you’ve  had  a  number  of  jobs  or  space  is  limited  you  don’t  need  to  list  the  older  jobs  fully; summarise them or group them together.  What about my interests and hobbies? Choose activities that reflect your personality and show you’re well‐rounded and capable. Good examples of what to put in this section include membership of societies, social clubs, sports clubs; and voluntary work. Think about how the skills you used in these activities might be useful to the employer – e.g. problem solving, project management, time management, communication skills. Don’t  list  incredible  achievements  –  you’re  trying  to  appear  human  in  this  section  and  no‐one likes a brag. Don’t  include  things  like  membership  of  political  activism  organisations.  You  may  be  proud  of your  beliefs  but  the  employer  may not  share  your  views.  You  could  show  how  your  skills  have developed by membership of this society, but keep the name of it anonymous. Use those power words again!  What do they mean by additional information? Most  application  forms  contain  a  section  where  you  can  include  other  information  relevant  to your  application.  Read  the  instructions  on  what  they  want  from  you.  Refer  back  to  the  job description and person specification and ensure you address most of the points. You could also look on the organisation’s website to see what the work culture is and what they want from their employees.   Employers are usually looking for:  ‐ relevant additional skills, aptitudes and experience (include examples)  ‐ why you’re attracted to this particular job (don’t put ‘the money’!)  ‐ what you can offer the employer  ‐ what your long‐term career goals are.  Don’t repeat info already included. Structure it well so it’s easy to read.   What about referees?  Follow the instructions ‐ most forms ask for two referees. Both might need to be employers, or one might need to be an academic or even a personal referee from a professional person who knows you well, such as a teacher. Check with your referees first that it’s ok with them. You could also tell them beforehand what your career aims are, so that they include information relevant to your professional aspirations and know on which aspect of your experience will be relevant to emphasise. Include full contact details for referees.