M AIL   M ERGE Mar í a I. Torres Acevedo Referencia:  Asistente de Microsoft Office Word
Contenido <ul><li>¿ Qu é  es Mail  Merge ? </li></ul><ul><li>Definiciones </li></ul><ul><ul><li>Documento principal </li><...
¿ QUE ES MAIL MERGE? <ul><li>Es una función que permite crear en masa: </li></ul><ul><ul><li>Formas de cartas </li></ul></...
DEFINICIONES <ul><li>Documento principal ( Main document ):  Es el documento que contiene texto y gr á ficas en la versión...
Data Resources <ul><li>Recurso de los datos ( Data Resources )- es una base de datos que contiene los datos individuales d...
Merge Fields (Campos) <ul><li>Es un c ó digo de instrucciones que usa Microsoft en un campo que se insertar á  en el docum...
CAMPOS INSERTADOS EN EL DOCUMENTO PRINCIPAL El “Mail Merge” produce un documento individual. Contenido
Pantalla <ul><li>Barra </li></ul><ul><li>View </li></ul><ul><li>Toolbars </li></ul><ul><li>Mail Merge </li></ul><ul><li>Fu...
BARRA “MAIL MERGE” Main document set up Abrir base de los datos Listado destinatarios Insertar bloque de direcciones Inser...
PASO 1 “Wizard Mail Merge”  <ul><li>Documento nuevo </li></ul><ul><li>Page set up (si no dispone de membrete, centralizar ...
PASO 2 <ul><li>Seleccionar “Use the current document” </li></ul><ul><li>Pulse “next” </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 /...
Paso 3 <ul><li>Seleccionar Type a new List </li></ul><ul><li>Pulsar Create </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / ...
Paso 3 <ul><li>Completar primer registro. </li></ul><ul><li>Pulse “customize” para a ñadir un campo. </li></ul>Contenido P...
Paso 3 <ul><li>A ñ adir campos </li></ul><ul><li>Pulse “Add” para incluir “Job Title”. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2...
Paso 3 <ul><li>Completar los campos de nuevos registros. </li></ul><ul><li>Pulse “New Entry” </li></ul><ul><li>Observe los...
Paso 4 Mecanografiar la carta <ul><li>Insertar “Date”  </li></ul><ul><li>Dar los espacios correspondientes </li></ul><ul><...
Modelo carta <ul><li>Observe los campos insertados. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 /  Paso 5  / Pas...
Paso 5: Buscar el destinatario Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 /  Paso 5  / Paso 6 View Merge Data Records Edi...
Paso 5: Vista previa de la carta <ul><li>Pulse en la barra de herramientas el  View Merge Data  o el  Previous or next rec...
Paso 5: Vista previa de la carta <ul><li>Pulse en la barra de herramientas el  View Merge Data  o el  Previous or next rec...
Find entry <ul><li>Escribir el nombre en el campo. </li></ul><ul><li>Seleccionar todos los campos </li></ul>Contenido Paso...
Paso 6: Completar el Mail Merge <ul><li>Puedes imprimir la carta directamente o archivarla. </li></ul><ul><ul><li>Recuerda...
Archivar <ul><li>Puedes imprimir la carta directamente o archivarla. </li></ul><ul><li>Recuerda archivar el documento con ...
Pr á ctica <ul><li>Seguir las instrucciones de los ejercicios asignados. </li></ul><ul><li>Aplicar Mail Merge aplicando lo...
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Mail Merge

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Es un proceso de envío de documentos a varias personas. El asistente de Office provee unos pasos para ayudarte a realizar la tarea.

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Mail Merge

  1. 1. M AIL M ERGE Mar í a I. Torres Acevedo Referencia: Asistente de Microsoft Office Word
  2. 2. Contenido <ul><li>¿ Qu é es Mail Merge ? </li></ul><ul><li>Definiciones </li></ul><ul><ul><li>Documento principal </li></ul></ul><ul><ul><li>Recurso de los datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Campos </li></ul></ul><ul><li>Modelo de carta con los campos insertados </li></ul><ul><li>Pantalla activada </li></ul><ul><li>Partes de la barra </li></ul><ul><li>PASOS </li></ul><ul><li>Paso 1 </li></ul><ul><li>Paso 2 </li></ul><ul><li>Paso 3 </li></ul><ul><li>Paso 4 </li></ul><ul><ul><li>Modelo de carta </li></ul></ul><ul><li>Paso 5 </li></ul><ul><li>Paso 6 </li></ul>
  3. 3. ¿ QUE ES MAIL MERGE? <ul><li>Es una función que permite crear en masa: </li></ul><ul><ul><li>Formas de cartas </li></ul></ul><ul><ul><li>Marbetes (labels) </li></ul></ul><ul><ul><li>Sobres </li></ul></ul><ul><ul><li>Directorios </li></ul></ul><ul><ul><li>Correo electrónico </li></ul></ul><ul><ul><li>Fax </li></ul></ul>Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6 Contenido
  4. 4. DEFINICIONES <ul><li>Documento principal ( Main document ): Es el documento que contiene texto y gr á ficas en la versión del documento de Mail Merge. </li></ul>Contenido
  5. 5. Data Resources <ul><li>Recurso de los datos ( Data Resources )- es una base de datos que contiene los datos individuales del destinatario (recipient). </li></ul>Contenido
  6. 6. Merge Fields (Campos) <ul><li>Es un c ó digo de instrucciones que usa Microsoft en un campo que se insertar á en el documento principal autom á ticamente. </li></ul><ul><li>Ejemplo: Apellido, Nombre, T í tulo </li></ul><ul><li>Se almacenarán en el campo del documento principal </li></ul>Contenido
  7. 7. CAMPOS INSERTADOS EN EL DOCUMENTO PRINCIPAL El “Mail Merge” produce un documento individual. Contenido
  8. 8. Pantalla <ul><li>Barra </li></ul><ul><li>View </li></ul><ul><li>Toolbars </li></ul><ul><li>Mail Merge </li></ul><ul><li>Función: </li></ul><ul><li>Tools </li></ul><ul><li>Letters and </li></ul><ul><li>Mailing </li></ul><ul><li>Mail Merge </li></ul><ul><li>Show toolbar </li></ul>PANEL Contenido
  9. 9. BARRA “MAIL MERGE” Main document set up Abrir base de los datos Listado destinatarios Insertar bloque de direcciones Insertar campo de saludo Insertar campos Insertar otros campos Ver los datos en el documento Iluminar los campos Cotejar errores Propagar los datos Registros Organizar los datos Merge nuevo documento Encontrar Entrada Merge impresor Merge correo electr ó nico Merge al fax Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  10. 10. PASO 1 “Wizard Mail Merge” <ul><li>Documento nuevo </li></ul><ul><li>Page set up (si no dispone de membrete, centralizar verticalmente el documento). </li></ul><ul><li>Grabar el documento </li></ul><ul><li>Seleccionar Tools+Letter and Mailing+Mail Merge </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  11. 11. PASO 2 <ul><li>Seleccionar “Use the current document” </li></ul><ul><li>Pulse “next” </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  12. 12. Paso 3 <ul><li>Seleccionar Type a new List </li></ul><ul><li>Pulsar Create </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  13. 13. Paso 3 <ul><li>Completar primer registro. </li></ul><ul><li>Pulse “customize” para a ñadir un campo. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  14. 14. Paso 3 <ul><li>A ñ adir campos </li></ul><ul><li>Pulse “Add” para incluir “Job Title”. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  15. 15. Paso 3 <ul><li>Completar los campos de nuevos registros. </li></ul><ul><li>Pulse “New Entry” </li></ul><ul><li>Observe los registros entrados. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  16. 16. Paso 4 Mecanografiar la carta <ul><li>Insertar “Date” </li></ul><ul><li>Dar los espacios correspondientes </li></ul><ul><li>Pulsar “Address Block” </li></ul><ul><li>Pulsar “Greeting Line” </li></ul><ul><li>Dar los espacios </li></ul><ul><li>Escribir el cuerpo de la carta </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  17. 17. Modelo carta <ul><li>Observe los campos insertados. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  18. 18. Paso 5: Buscar el destinatario Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6 View Merge Data Records Edit recipient list
  19. 19. Paso 5: Vista previa de la carta <ul><li>Pulse en la barra de herramientas el View Merge Data o el Previous or next record . </li></ul><ul><li>Si es otro registro pulsar Find Entry </li></ul><ul><li>Observe los datos registrados en el listado. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  20. 20. Paso 5: Vista previa de la carta <ul><li>Pulse en la barra de herramientas el View Merge Data o el Previous or next record . </li></ul><ul><li>Si es otro registro pulsar Find Entry </li></ul><ul><li>Observe los datos registrados en el listado. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  21. 21. Find entry <ul><li>Escribir el nombre en el campo. </li></ul><ul><li>Seleccionar todos los campos </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  22. 22. Paso 6: Completar el Mail Merge <ul><li>Puedes imprimir la carta directamente o archivarla. </li></ul><ul><ul><li>Recuerda archivar el documento con otro nombre. </li></ul></ul><ul><li>Editar las cartas. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  23. 23. Archivar <ul><li>Puedes imprimir la carta directamente o archivarla. </li></ul><ul><li>Recuerda archivar el documento con otro nombre. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
  24. 24. Pr á ctica <ul><li>Seguir las instrucciones de los ejercicios asignados. </li></ul><ul><li>Aplicar Mail Merge aplicando los pasos estudiados. </li></ul>Contenido Paso 1 / Paso 2 / Paso 3 / Paso 4 / Paso 5 / Paso 6
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