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  • 1. OUTLOOK Y EL CORREO ELECTR ÓNICO Profa. Maritza Maldonado
  • 2. Reflexión…
    • Siempre…
    • Siempre es más valioso tener el respeto que la admiración de las personas.
    • Rousseau
  • 3. Objetivos
    • Al finalizar el taller usted podrá:
      • Comunicarse por correo electrónico de forma efectiva.
      • Crear y enviar mensajes electrónicos correctamente.
      • Recibir y responder a un mensaje eficientemente.
      • Reenviar mensajes de forma correcta.
      • Crear contactos y libretas de direcciones de forma organizada y eficiente.
      • Enviar un mensaje con un archivo adjunto con exactitud.
      • Adoptar buenas prácticas de correo electrónico.
  • 4. Introducción al Correo Electrónico
    • Conocido como el e-mail, es una herramienta de nueva tecnología más utilizadas en la oficina
    • Agiliza la comunicación entre empresas
    • Intercambia mensajes con personas en todo el mundo
    • Medio de comunicación rápido
    • Es de fácil manejo
    • Es económico
  • 5. El Correo Electrónico…cont.
    • Comunicarse de modo conveniente y eficiente
    • Enviar imágenes y sonido así como información de texto
    • Comunicarse con varias personas al mismo tiempo
  • 6. El Correo Electrónico…cont.
    • Asegurarse de la entrega de la información
    • Enviar y recibir correspondencia desde un lugar remoto
    • Organizar un registro de sus comunicaciones
  • 7. La Dirección de E-mail
    • Indica la localización de una persona mediante los medios de la Internet.
    • La dirección no puede contener espacios.
    • Las direcciones de correo electrónico consta de tres partes:
    • Nombre del usuario
    • Signo de arroba @
    • Proveedor de servicio o provedor de correo electrónico. Por ejemplo:
      • Yahoo.com, gmail.com, prtc.net, onelink.com, liberty.com, etc.
  • 8. Ejemplo de Dirección de Correo Electrónico
    • [email_address]
    Nombre del Usuario de correo Símbolo de conección al proveedor o caracteriza a la dirección. Provedor de servicio de correo electrónico o dominio
  • 9. Alternativas que provee el E-mail
    • Responder a un mensaje (reply) donde contesta a la persona o personas que se les envió el mensaje
    • Pasar un mensaje a otra persona (forward )
    • Eliminar o borrar el mensaje ( delete)
    • Guardar o grabar un mensaje para referencia o archivo (save)
    • Imprimir el mensaje para tenerlo en papel o utilizarlo (print)
  • 10. Alternativas que provee el E-mail…cont.
    • Libreta de Direcciones de Correo Electrónico
      • Almacena los nombres y direcciones de las personas a quienes envía mensajes de correo con frecuencia.
      • Disminuye los errores y hace que el uso de correo sea más rápido y conveniente.
  • 11. Buenas Prácticas de Cortesía al Usar el Correo Electrónico
    • Siempre sea educado y escriba con buena ortografía y gramática.
    • Nunca abra mensajes de correos electrónicos a menos que conozca el destinatario.
    • Antes de enviar un mensaje, considere su contenido y la privacidad de la persona que se lo envió.
    • Evite los emoticonos en correspondencia formal y de trabajo, mas si puede hacer uso de ellos en correspondencia personal.   :-)
    • Cuando termine de leer correos electrónicos, es muy conveniente borrar todos los mensajes que no necesitará.
    • Evite el uso de letras mayúsculas.
  • 12. Buenas Prácticas …continuación
    • 7. Evite las cadenas de mensajes pues no son apropiadas para la empresa.
    • 8. Coteje su mensaje antes de enviarlo y corrija los errores.
    • 9. Dé tiempo razonable para que el mismo sea leído.
    • 10. No imprima todo lo que recibe. Recuerde conservar el planeta.
    • 11. No utilice el correo electrónico para uso personal en la oficina.
  • 13. Emoticonos conocidos
    • :) sonriente
    • ;) guiño
    • :( triste
    • :-D persona riendo
    • =-o sorprendido
    • :- indeciso
    • 8-) emocionado
  • 14. Iniciando Outlook 2007
  • 15. Outlook
    • Es un programa de administración de la información personal y del tiempo para el Asistente Administrativa en la oficina moderna.
    • Incluye unos componentes que trabajan en conjunto:
      • Correo (Mail)
      • Contactos ( Contacts)
      • Calendario ( Calendar)
      • Tareas (Task)
      • Notes ( Notas)
      • Diario ( Journal)
  • 16. Entrada al Programa de Outlook
  • 17. Nuevo Mensaje en Outlook (New) A quién se dirige el mensaje Asunto Cuerpo del mensaje
  • 18. Administrar Carpetas de Correo Electrónico en Outlook
    • Los programas contienen las siguientes carpetas predeterminadas:
      • Inbox – bandeja de entrada
      • Sent Items- elementos enviados
      • Outbox - Bandeja de salida
      • Delete Items – elementos eliminados o “ Trash” basura
      • Junk-e-mail o Spam – correo electrónico no deseado o correo basura
      • Veámos en el próximo “slide”
  • 19. Carpetas de Correo Carpetas de archivos
  • 20. Encabezados de mensajes en la bandeja de entrada (Inbox) Carpetas de correo Mensajes recibidos Lectura Mensaje
  • 21. Recibir y responder mensajes (Reply) Responder mensaje
  • 22. Enviar mensaje con un archivo adjunto
    • Cuando escribimos un mensaje para enviarlo a alguien, se puede adjuntar un archivo, foto, imagen, entre otras cosas.
    • También existen opciones de mensajes para afectar en la forma en que se entregan los mensajes. Por ejemplo:
      • Asignar nivel de importancia
      • Puede solicitar evidencia de envio y su recibo
      • Puede incluir su firma electrónica
  • 23. Enviar mensaje desde Outlook con un anejo (Send) Anejar un documento
  • 24. Eliminar mensajes (Delete)
    • Es importante borrar aquellos mensajes que no son necesarios para evitar acumular mensajes en el servidor.
    • No imprima todo lo que recibe, excepto para aquellos casos que sea necesario para evidencia.
    • Recuerde conservar el planeta
  • 25. Organizar el Correo Electrónico
    • Se puede aprovechar las múltiples características para organizar la correspondencia, por ejemplo por color, vista o carpetas.
    • La carpeta Inbox es aquella donde se recibe todos los mensajes de correo, a menos que se disponga de otro modo.
    • Por ejemplo: la regla puede ser que ciertos correos vayan a una carpeta directamente por un proyecto en específico.
  • 26. Organizar los Contactos
    • Los contactos ( contacts ) le permite administrar toda la información de sus contactos personales y de negocios.
    • Cuando se crea un contacto para la persona que desea comunicarse, almacena la información general en la carpeta de contactos.
    • Una vez creado el contacto, puede utilizar las características de contacts para realizar tareas como: dirigir una carta, hacer una llamada, enviar un fax, o enviar un mensaje de correo.
  • 27. Organizar los Contactos
    • Se puede organizar, agrupar o filtrar los contactos de acuerdo a cualquier campo .
    • Se puede crear una lista de distribución a partir de los contactos. Esto quiere decir que los puede agrupar por necesidades del negocio o por motivos personales.
  • 28. Organizar los Contactos
    • Del mismo modo los contactos se pueden filtrar para escoger aquellos contactos con una característica que nos interesa.
    • Se puede enviar por Internet tarjetas de presentación de contactos a alguien que tiene Outlook 2007.
  • 29. Ejemplo de un contacto Nombre del contacto Dirección de e-mail
  • 30. Administrar Citas
    • En Outlook, calendar o calendario nos proporciona una manera conveniente y eficaz de administrar las citas. El calendario es un equivalente a la agenda de escritorio o de bolsillo.
      • Cita – actividad que no implica invitar otras personas o programar recursos.
      • Reunión - actividad a la que se invita personas o para cual se reserva un recurso.
      • Evento - actividad que dura más de 24 horas.
  • 31. Administrar Citas
    • Cuando cree actividades en calendario le notifica si tiene otra actividad que superpone o es adyacente a otra programada.
    • El calendario le permite visualizar cualquier periodo.
    • El calendario puede revisar disponibilidad de las personas convocadas a una reunión mediante la invitación por correo electrónico.
  • 32. Vista de Calendario Mensual
  • 33. Citas en el Calendario Asunto o Cita Fecha de Cita
  • 34. Administrar Tareas
    • Es una lista electrónica de asuntos pendientes.
    • Cuando tiene algo que requiere ser hecho, puede ingresarlo en Task o tareas, es posible asignarle prioridades.
    • Las tareas aparecen en la página de Outlook Today como recordatorio.
  • 35. Crear Tareas Nota o Asunto Fecha de la nota
  • 36. Crear Notas
    • Notas o Notes es la versión electrónica de las notas adhesivas o post-it®.
    • Es una forma rápida o conveniente de anotar recordatorios o ideas.
    • Las notas al igual que las citas y tareas se pueden organizar por categorías, contactos o colores.
  • 37. Crear notas
  • 38. Usar el Diario
    • El journal o diario es una forma de llevar registro de sus actividades dentro de Microsoft Office .
    • Puede ver una línea del tiempo de cualquier llamada, mensaje, cita o tarea.
    • Rastrea presentaciones, bases de datos, archivos que usted quisiera registar en él.
  • 39. Aplicar Categorías
    • Outlook utiliza categorías para marcar elementos que pueda ser rastreado y organizado de acuerdo a cierto criterios especifícos.
    • Las categorías tienen colores prestablecidos.
    • Al asignar color a los contactos, tareas, citas, notas u otros, Outlook puede revisar inmeditamente los elementos por color asignado.
  • 40. Conclusión
    • El Programa de Outlook le permite organizar de forma electrónica aquellas tareas de coordinación y correspondencia electrónica que hacen más ágil la administración de la oficina moderna para la Asistente Administrativa de hoy.
  • 41. Actividad
    • Repasar la información dada.
    • Activar el Programa de Outlook y visitar sus diferentes alternativas de trabajo.
  • 42. Referencias
    • Beskeen, Cram, Duffy, Friedrichsen, Reding. (2009). Microsoft Office 2007, Windows Vista. Introducción . Cengage Learning: México.
    • Bonila-Romeu, M., Gúzman-Pérez, A. y Ortiz-Justiniano, M., (2006). Tecno-Milanmar, Inc. Simulación:Integración Tecnológica . San Germán: Puerto Rico.

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