C:\Fakepath\El Correo Electronico Taller

OUTLOOK Y EL CORREO ELECTR ÓNICO Profa. Maritza Maldonado

Reflexión…
Siempre…
Siempre es más valioso tener el respeto que la admiración de las personas.
Rousseau

Objetivos
Al finalizar el taller usted podrá:
Comunicarse por correo electrónico de forma efectiva.
Crear y enviar mensajes electrónicos correctamente.
Recibir y responder a un mensaje eficientemente.
Reenviar mensajes de forma correcta.
Crear contactos y libretas de direcciones de forma organizada y eficiente.
Enviar un mensaje con un archivo adjunto con exactitud.
Adoptar buenas prácticas de correo electrónico.

Introducción al Correo Electrónico
Conocido como el e-mail, es una herramienta de nueva tecnología más utilizadas en la oficina
Agiliza la comunicación entre empresas
Intercambia mensajes con personas en todo el mundo
Medio de comunicación rápido
Es de fácil manejo
Es económico

El Correo Electrónico…cont.
Comunicarse de modo conveniente y eficiente
Enviar imágenes y sonido así como información de texto
Comunicarse con varias personas al mismo tiempo

El Correo Electrónico…cont.
Asegurarse de la entrega de la información
Enviar y recibir correspondencia desde un lugar remoto
Organizar un registro de sus comunicaciones

La Dirección de E-mail
Indica la localización de una persona mediante los medios de la Internet.
La dirección no puede contener espacios.
Las direcciones de correo electrónico consta de tres partes:
Nombre del usuario
Signo de arroba @
Proveedor de servicio o provedor de correo electrónico. Por ejemplo:
Yahoo.com, gmail.com, prtc.net, onelink.com, liberty.com, etc.

Ejemplo de Dirección de Correo Electrónico
[email_address]
Nombre del Usuario de correo Símbolo de conección al proveedor o caracteriza a la dirección. Provedor de servicio de correo electrónico o dominio

Alternativas que provee el E-mail
Responder a un mensaje (reply) donde contesta a la persona o personas que se les envió el mensaje
Pasar un mensaje a otra persona (forward )
Eliminar o borrar el mensaje ( delete)
Guardar o grabar un mensaje para referencia o archivo (save)
Imprimir el mensaje para tenerlo en papel o utilizarlo (print)

Alternativas que provee el E-mail…cont.
Libreta de Direcciones de Correo Electrónico
Almacena los nombres y direcciones de las personas a quienes envía mensajes de correo con frecuencia.
Disminuye los errores y hace que el uso de correo sea más rápido y conveniente.

Buenas Prácticas de Cortesía al Usar el Correo Electrónico
Siempre sea educado y escriba con buena ortografía y gramática.
Nunca abra mensajes de correos electrónicos a menos que conozca el destinatario.
Antes de enviar un mensaje, considere su contenido y la privacidad de la persona que se lo envió.
Evite los emoticonos en correspondencia formal y de trabajo, mas si puede hacer uso de ellos en correspondencia personal.   :-)
Cuando termine de leer correos electrónicos, es muy conveniente borrar todos los mensajes que no necesitará.
Evite el uso de letras mayúsculas.

Buenas Prácticas …continuación
7. Evite las cadenas de mensajes pues no son apropiadas para la empresa.
8. Coteje su mensaje antes de enviarlo y corrija los errores.
9. Dé tiempo razonable para que el mismo sea leído.
10. No imprima todo lo que recibe. Recuerde conservar el planeta.
11. No utilice el correo electrónico para uso personal en la oficina.

Emoticonos conocidos
:) sonriente
;) guiño
:( triste
:-D persona riendo
=-o sorprendido
:- indeciso
8-) emocionado

Iniciando Outlook 2007

Outlook
Es un programa de administración de la información personal y del tiempo para el Asistente Administrativa en la oficina moderna.
Incluye unos componentes que trabajan en conjunto:
Correo (Mail)
Contactos ( Contacts)
Calendario ( Calendar)
Tareas (Task)
Notes ( Notas)
Diario ( Journal)

Entrada al Programa de Outlook

Nuevo Mensaje en Outlook (New) A quién se dirige el mensaje Asunto Cuerpo del mensaje

Administrar Carpetas de Correo Electrónico en Outlook
Los programas contienen las siguientes carpetas predeterminadas:
Inbox – bandeja de entrada
Sent Items- elementos enviados
Outbox - Bandeja de salida
Delete Items – elementos eliminados o “ Trash” basura
Junk-e-mail o Spam – correo electrónico no deseado o correo basura
Veámos en el próximo “slide”

Carpetas de Correo Carpetas de archivos

Encabezados de mensajes en la bandeja de entrada (Inbox) Carpetas de correo Mensajes recibidos Lectura Mensaje

Recibir y responder mensajes (Reply) Responder mensaje

Enviar mensaje con un archivo adjunto
Cuando escribimos un mensaje para enviarlo a alguien, se puede adjuntar un archivo, foto, imagen, entre otras cosas.
También existen opciones de mensajes para afectar en la forma en que se entregan los mensajes. Por ejemplo:
Asignar nivel de importancia
Puede solicitar evidencia de envio y su recibo
Puede incluir su firma electrónica

Enviar mensaje desde Outlook con un anejo (Send) Anejar un documento

Eliminar mensajes (Delete)
Es importante borrar aquellos mensajes que no son necesarios para evitar acumular mensajes en el servidor.
No imprima todo lo que recibe, excepto para aquellos casos que sea necesario para evidencia.
Recuerde conservar el planeta

Organizar el Correo Electrónico
Se puede aprovechar las múltiples características para organizar la correspondencia, por ejemplo por color, vista o carpetas.
La carpeta Inbox es aquella donde se recibe todos los mensajes de correo, a menos que se disponga de otro modo.
Por ejemplo: la regla puede ser que ciertos correos vayan a una carpeta directamente por un proyecto en específico.

Organizar los Contactos
Los contactos ( contacts ) le permite administrar toda la información de sus contactos personales y de negocios.
Cuando se crea un contacto para la persona que desea comunicarse, almacena la información general en la carpeta de contactos.
Una vez creado el contacto, puede utilizar las características de contacts para realizar tareas como: dirigir una carta, hacer una llamada, enviar un fax, o enviar un mensaje de correo.

Se puede organizar, agrupar o filtrar los contactos de acuerdo a cualquier campo .
Se puede crear una lista de distribución a partir de los contactos. Esto quiere decir que los puede agrupar por necesidades del negocio o por motivos personales.

Del mismo modo los contactos se pueden filtrar para escoger aquellos contactos con una característica que nos interesa.
Se puede enviar por Internet tarjetas de presentación de contactos a alguien que tiene Outlook 2007.

Ejemplo de un contacto Nombre del contacto Dirección de e-mail

Administrar Citas
En Outlook, calendar o calendario nos proporciona una manera conveniente y eficaz de administrar las citas. El calendario es un equivalente a la agenda de escritorio o de bolsillo.
Cita – actividad que no implica invitar otras personas o programar recursos.
Reunión - actividad a la que se invita personas o para cual se reserva un recurso.
Evento - actividad que dura más de 24 horas.

Administrar Citas
Cuando cree actividades en calendario le notifica si tiene otra actividad que superpone o es adyacente a otra programada.
El calendario le permite visualizar cualquier periodo.
El calendario puede revisar disponibilidad de las personas convocadas a una reunión mediante la invitación por correo electrónico.

Vista de Calendario Mensual

Citas en el Calendario Asunto o Cita Fecha de Cita

Administrar Tareas
Es una lista electrónica de asuntos pendientes.
Cuando tiene algo que requiere ser hecho, puede ingresarlo en Task o tareas, es posible asignarle prioridades.
Las tareas aparecen en la página de Outlook Today como recordatorio.

Crear Tareas Nota o Asunto Fecha de la nota

Crear Notas
Notas o Notes es la versión electrónica de las notas adhesivas o post-it®.
Es una forma rápida o conveniente de anotar recordatorios o ideas.
Las notas al igual que las citas y tareas se pueden organizar por categorías, contactos o colores.

Crear notas

Usar el Diario
El journal o diario es una forma de llevar registro de sus actividades dentro de Microsoft Office .
Puede ver una línea del tiempo de cualquier llamada, mensaje, cita o tarea.
Rastrea presentaciones, bases de datos, archivos que usted quisiera registar en él.

Aplicar Categorías
Outlook utiliza categorías para marcar elementos que pueda ser rastreado y organizado de acuerdo a cierto criterios especifícos.
Las categorías tienen colores prestablecidos.
Al asignar color a los contactos, tareas, citas, notas u otros, Outlook puede revisar inmeditamente los elementos por color asignado.

Conclusión
El Programa de Outlook le permite organizar de forma electrónica aquellas tareas de coordinación y correspondencia electrónica que hacen más ágil la administración de la oficina moderna para la Asistente Administrativa de hoy.

Actividad
Repasar la información dada.
Activar el Programa de Outlook y visitar sus diferentes alternativas de trabajo.

Referencias
Beskeen, Cram, Duffy, Friedrichsen, Reding. (2009). Microsoft Office 2007, Windows Vista. Introducción . Cengage Learning: México.
Bonila-Romeu, M., Gúzman-Pérez, A. y Ortiz-Justiniano, M., (2006). Tecno-Milanmar, Inc. Simulación:Integración Tecnológica . San Germán: Puerto Rico.

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C:\Fakepath\El Correo Electronico Taller

by Maritza Maldonado on Apr 01, 2010

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