Métodos Básicos para Archivar y Mantener los Documentos Prof. Marisol Martínez-Vega © Derechos Reservados Enero 2008

Objetivos, continuaci ón… Mencionar los dos m é todos b á sicos para archivar y mantener los documentos. Definir los siguientes t é rminos: correspondencia sistema de archivo manual archivo central sistema expediente r ó tulo insumo egreso o producto campo y, archivo.

Mencionar los dos m é todos b á sicos para archivar y mantener los documentos.

Definir los siguientes t é rminos:

correspondencia

sistema de archivo manual

archivo central

sistema

expediente

r ó tulo

insumo

egreso o producto

campo

y, archivo.

Objetivos, continuaci ón… Indicar las diferentes categor í as en que se clasifican los documentos y dar ejemplos de documentos que correspondan a cada una de esas categor í as. Indicar y describir las diferentes fases en el ciclo de vida de los documentos comerciales.

Indicar las diferentes categor í as en que se clasifican los documentos y dar ejemplos de documentos que correspondan a cada una de esas categor í as.

Indicar y describir las diferentes fases en el ciclo de vida de los documentos comerciales.

Métodos para mantener los registros o documentos M é todo manual M é todo computadorizado

M é todo manual

M é todo computadorizado

M é todo Manual Hay varios sistemas relacionados al archivo manual: Guía telef ó nica – Sistema alfab é tico - se busca el nombre de una empresa en orden alfab é tico. Sistema por asunto – en las paginas amarillas: médicos, abogados, etc. Sistema de archivo num é rico – instituciones bancarias, para archivar cheques, facturas, etc.

Hay varios sistemas relacionados al archivo manual:

Guía telef ó nica –

Sistema alfab é tico - se busca el nombre de una empresa en orden alfab é tico.

Sistema por asunto – en las paginas amarillas: médicos, abogados, etc.

Sistema de archivo num é rico – instituciones bancarias, para archivar cheques, facturas, etc.

Sistemas de Archivo Alfab é tico Los expedientes se rotulan con los nombres de los individuos o las instituciones. Sistema por Asunto Los r ó otulos corresponden a los nombre de los temas. Sistema Num é rico El r ó tulo corresponde al n ú mero asignado al individuo, organizaci ó n o asunto. Geogr á fico El r ó tulo indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal.

Alfab é tico

Los expedientes se rotulan con los nombres de los individuos o las instituciones.

Sistema por Asunto

Los r ó otulos corresponden a los nombre de los temas.

Sistema Num é rico

El r ó tulo corresponde al n ú mero asignado al individuo, organizaci ó n o asunto.

Geogr á fico

El r ó tulo indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal.

Conoce estos t é rminos: sistema – es un conjunto de reglas o principios relacionados entre si que se siguen parfa poder realizar una actividad escencial en la oficina. sistema de archivo manual – es el arreglo sistemático de equipo y materiales que permiten la conservaci ó n de documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos espec í ficos. procedimiento – es una serie de pasos relacionados que se siguen para desarrollar el sistema.

sistema – es un conjunto de reglas o principios relacionados entre si que se siguen parfa poder realizar una actividad escencial en la oficina.

sistema de archivo manual – es el arreglo sistemático de equipo y materiales que permiten la conservaci ó n de documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos espec í ficos.

procedimiento – es una serie de pasos relacionados que se siguen para desarrollar el sistema.

continuaci ó n… archivar – es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma o asunto. archivos centrales – lugar donde las empresas conservan los documentos en papel e importantes, por el tiempo de vida ú til. expediente – es un conjunto de todos los documentos correspondiente a un individuo, asunto o negocio. ró tulo – es el nombre o n ú mero con que se identifica un r é cord o expediente.

archivar – es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma o asunto.

archivos centrales – lugar donde las empresas conservan los documentos en papel e importantes, por el tiempo de vida ú til.

expediente – es un conjunto de todos los documentos correspondiente a un individuo, asunto o negocio.

ró tulo – es el nombre o n ú mero con que se identifica un r é cord o expediente.

M é todo Computadorizado Existe una variedad de sistemas y programas de computadoras dise ñ ados espec í ficamente para el manejo de la informaci ó n. ACCESS DBASE, etc. Los programas de base de datos pueden utilizarse para mantener informaci ó n de: empleados y computar la n ó mina productos o piezas y obtener el inventario las ventas a crédito y preparar las facturas de los clientes.

Existe una variedad de sistemas y programas de computadoras dise ñ ados espec í ficamente para el manejo de la informaci ó n.

ACCESS

DBASE, etc.

Los programas de base de datos pueden utilizarse para mantener informaci ó n de:

empleados y computar la n ó mina

productos o piezas y obtener el inventario

las ventas a crédito y preparar las facturas de los clientes.

Conoce estos t é rminos base de datos – es toda informacion organizada en filas o columnas. base de datos computadorizada – programa de computadora que organiza y procesa en listas o tablas la informacion. egreso o producto – es la información que la computadora genera como resultado de sus cálculos.

base de datos – es toda informacion organizada en filas o columnas.

base de datos computadorizada – programa de computadora que organiza y procesa en listas o tablas la informacion.

egreso o producto – es la información que la computadora genera como resultado de sus cálculos.

continuaci ó n… archivo de base de datos – consiste de una serie de r é cords o expedientes de una misma naturaleza. ré cord – contiene informaci ó n de un asunto en particular, de un individuo o firma, de un empleado o de un cliente. campos – los r é cords consisten de diferentes campos que contienen cierta informaci ó n. Ejemplo: Nombre Direcci ó n Tel é fono

archivo de base de datos – consiste de una serie de r é cords o expedientes de una misma naturaleza.

ré cord – contiene informaci ó n de un asunto en particular, de un individuo o firma, de un empleado o de un cliente.

campos – los r é cords consisten de diferentes campos que contienen cierta informaci ó n.

Ejemplo:

Nombre

Direcci ó n

Tel é fono

Clasificaci ó n de documentos documentos vitales – son esenciales para la existencia de una organizaci ó n. No deben destruirse mientras est é n vigentes. Podemos encontrar: t í tulos de propiedad planos contratos testamentos

documentos vitales – son esenciales para la existencia de una organizaci ó n.

No deben destruirse mientras est é n vigentes.

Podemos encontrar:

t í tulos de propiedad

planos

contratos

testamentos

continuaci ó n… documentos importantes – facilitan las operaciones diarias de los negocios. Se pueden reemplazar a un costo alto, pero conlleva mucho tiempo reemplazarlos. Incluyen: ó rdenes de compra facturas cuentas por cobrar registros inventarios

documentos importantes – facilitan las operaciones diarias de los negocios.

Se pueden reemplazar a un costo alto, pero conlleva mucho tiempo reemplazarlos.

Incluyen:

ó rdenes de compra

facturas

cuentas por cobrar

registros inventarios

continuaci ó n… documentos útiles – Su utilidad es temporera y se pueden reemplazar a un costo bajo. Incluyen: correspondencia general memorandos estados de cuentas bancarios.

documentos útiles – Su utilidad es temporera y se pueden reemplazar a un costo bajo.

Incluyen:

correspondencia general

memorandos

estados de cuentas bancarios.

continuaci ó n… documentos no esenciales – se pueden destruir tan pronto se tramitan. De conservarlos temporeramente, no se deben archivar con otros documentos importantes. Incluyen: informaci ó n de rutina invitaciones hojas de tr á mite solicitudes rutinarias material publicitario.

documentos no esenciales – se pueden destruir tan pronto se tramitan.

De conservarlos temporeramente, no se deben archivar con otros documentos importantes.

Incluyen:

informaci ó n de rutina

invitaciones

hojas de tr á mite

solicitudes rutinarias

material publicitario.

El ciclo de vida de un documento Creaci ó n o recibo Distribuci ó n Archivo Protecci ó n Localizaci ó n y uso Transferencia Disposici ó n

Creaci ó n o recibo

Distribuci ó n

Archivo

Protecci ó n

Localizaci ó n y uso

Transferencia

Disposici ó n

Creaci ó n o recibo El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario. Se recibe por correo, servicio de mensajero o por correo electr ó nico.

El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario. Se recibe por correo, servicio de mensajero o por correo electr ó nico.

Distribuci ó n Consiste en hacer llegar los documentos a las personas dentro o fuera de la instituci ó n que necesiten la informaci ó n.

Consiste en hacer llegar los documentos a las personas dentro o fuera de la instituci ó n que necesiten la informaci ó n.

Archivo Se refiere a la conservaci ó n de documentos en diferentes medios y á reas de tal forma que se facilite el acceso a la informaci ó n.

Se refiere a la conservaci ó n de documentos en diferentes medios y á reas de tal forma que se facilite el acceso a la informaci ó n.

Protecci ó n Se refiere a la conservaci ó n de documentos en gabinetes de archivo, en b ó vedas especiales o en sistemas computadorizados debidamente protegidos de modo que se proteja su integridad y se puedan localizar r á pidamente cuando se necesitan.

Se refiere a la conservaci ó n de documentos en gabinetes de archivo, en b ó vedas especiales o en sistemas computadorizados debidamente protegidos de modo que se proteja su integridad y se puedan localizar r á pidamente cuando se necesitan.

Localizaci ó n y uso Se refiere a la localizaci ó n de los documentos en los archivos para consultarlos con diferentes prop ó sitos.

Se refiere a la localizaci ó n de los documentos en los archivos para consultarlos con diferentes prop ó sitos.

Transferencia Es el traspaso de documentos de archivos activos a archivos semiactivos o inactivos para hacer mejor uso del espacio.

Es el traspaso de documentos de archivos activos a archivos semiactivos o inactivos para hacer mejor uso del espacio.

Disposici ó n Es la destrucci ó n o disposici ó n de los documentos cuando ya no tienen ning ú n valor para la empresa.

Es la destrucci ó n o disposici ó n de los documentos cuando ya no tienen ning ú n valor para la empresa.

Recuerda… Para lograr un sistema eficaz de administraci ó n de documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: El sistema debe corresponder a las necesidades de la firma. Mantener control apropiado sobre la creaci ó n, pr é stamo, retenci ó n y disposici ó n de documentos para evitar la acumulaci ó n de documentos innecesarios y el uso exagerado de equipo y de espacio.

Para lograr un sistema eficaz de administraci ó n de documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

El sistema debe corresponder a las necesidades de la firma.

Mantener control apropiado sobre la creaci ó n, pr é stamo, retenci ó n y disposici ó n de documentos para evitar la acumulaci ó n de documentos innecesarios y el uso exagerado de equipo y de espacio.

continuaci ó n… Mantener control del acceso a los archivos y del acceso a informaci ó n confidencial. Rotular adecuadamente las gavetas, expedientes y los discos y no sobrecargar las gavetas. Mantener un sistema adecuado para la codificaci ó n, ordenaci ó n y clasificaci ó n de los documentos en las carpetas y medios o discos magn é ticos.

Mantener control del acceso a los archivos y del acceso a informaci ó n confidencial.

Rotular adecuadamente las gavetas, expedientes y los discos y no sobrecargar las gavetas.

Mantener un sistema adecuado para la codificaci ó n, ordenaci ó n y clasificaci ó n de los documentos en las carpetas y medios o discos magn é ticos.

continuaci ó n… Ofrecer adiestramiento peri ó dico al personal y tener normas claras y precisas para la selecci ó n y evaluaci ó n del mismo. Establecer normas fijas que apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales.

Ofrecer adiestramiento peri ó dico al personal y tener normas claras y precisas para la selecci ó n y evaluaci ó n del mismo.

Establecer normas fijas que apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales.