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Metodos Basicos Para Archivar Y Mantenr Los Documentos
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Metodos Basicos Para Archivar Y Mantenr Los Documentos Presentation Transcript

  • 1. Métodos Básicos para Archivar y Mantener los Documentos Prof. Marisol Martínez-Vega © Derechos Reservados Enero 2008
  • 2. Objetivos, continuaci ón…
    • Mencionar los dos m é todos b á sicos para archivar y mantener los documentos.
    • Definir los siguientes t é rminos:
      • correspondencia
      • sistema de archivo manual
      • archivo central
      • sistema
      • expediente
      • r ó tulo
      • insumo
      • egreso o producto
      • campo
      • y, archivo.
  • 3. Objetivos, continuaci ón…
    • Indicar las diferentes categor í as en que se clasifican los documentos y dar ejemplos de documentos que correspondan a cada una de esas categor í as.
    • Indicar y describir las diferentes fases en el ciclo de vida de los documentos comerciales.
  • 4. Métodos para mantener los registros o documentos
    • M é todo manual
    • M é todo computadorizado
  • 5. M é todo Manual
    • Hay varios sistemas relacionados al archivo manual:
      • Guía telef ó nica –
        • Sistema alfab é tico - se busca el nombre de una empresa en orden alfab é tico.
        • Sistema por asunto – en las paginas amarillas: médicos, abogados, etc.
      • Sistema de archivo num é rico – instituciones bancarias, para archivar cheques, facturas, etc.
  • 6. Sistemas de Archivo
    • Alfab é tico
      • Los expedientes se rotulan con los nombres de los individuos o las instituciones.
    • Sistema por Asunto
      • Los r ó otulos corresponden a los nombre de los temas.
    • Sistema Num é rico
      • El r ó tulo corresponde al n ú mero asignado al individuo, organizaci ó n o asunto.
    • Geogr á fico
      • El r ó tulo indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal.
  • 7. Conoce estos t é rminos:
    • sistema – es un conjunto de reglas o principios relacionados entre si que se siguen parfa poder realizar una actividad escencial en la oficina.
    • sistema de archivo manual – es el arreglo sistemático de equipo y materiales que permiten la conservaci ó n de documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos espec í ficos.
    • procedimiento – es una serie de pasos relacionados que se siguen para desarrollar el sistema.
  • 8. continuaci ó n…
    • archivar – es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma o asunto.
    • archivos centrales – lugar donde las empresas conservan los documentos en papel e importantes, por el tiempo de vida ú til.
    • expediente – es un conjunto de todos los documentos correspondiente a un individuo, asunto o negocio.
    • ró tulo – es el nombre o n ú mero con que se identifica un r é cord o expediente.
  • 9. M é todo Computadorizado
    • Existe una variedad de sistemas y programas de computadoras dise ñ ados espec í ficamente para el manejo de la informaci ó n.
      • ACCESS
      • DBASE, etc.
    • Los programas de base de datos pueden utilizarse para mantener informaci ó n de:
      • empleados y computar la n ó mina
      • productos o piezas y obtener el inventario
      • las ventas a crédito y preparar las facturas de los clientes.
  • 10. Conoce estos t é rminos
    • base de datos – es toda informacion organizada en filas o columnas.
    • base de datos computadorizada – programa de computadora que organiza y procesa en listas o tablas la informacion.
    • egreso o producto – es la información que la computadora genera como resultado de sus cálculos.
  • 11. continuaci ó n…
    • archivo de base de datos – consiste de una serie de r é cords o expedientes de una misma naturaleza.
    • ré cord – contiene informaci ó n de un asunto en particular, de un individuo o firma, de un empleado o de un cliente.
    • campos – los r é cords consisten de diferentes campos que contienen cierta informaci ó n.
      • Ejemplo:
        • Nombre
        • Direcci ó n
        • Tel é fono
  • 12. Clasificaci ó n de documentos
    • documentos vitales – son esenciales para la existencia de una organizaci ó n.
    • No deben destruirse mientras est é n vigentes.
    • Podemos encontrar:
        • t í tulos de propiedad
        • planos
        • contratos
        • testamentos
  • 13. continuaci ó n…
    • documentos importantes – facilitan las operaciones diarias de los negocios.
    • Se pueden reemplazar a un costo alto, pero conlleva mucho tiempo reemplazarlos.
    • Incluyen:
        • ó rdenes de compra
        • facturas
        • cuentas por cobrar
        • registros inventarios
  • 14. continuaci ó n…
    • documentos útiles – Su utilidad es temporera y se pueden reemplazar a un costo bajo.
    • Incluyen:
        • correspondencia general
        • memorandos
        • estados de cuentas bancarios.
  • 15. continuaci ó n…
    • documentos no esenciales – se pueden destruir tan pronto se tramitan.
    • De conservarlos temporeramente, no se deben archivar con otros documentos importantes.
    • Incluyen:
        • informaci ó n de rutina
        • invitaciones
        • hojas de tr á mite
        • solicitudes rutinarias
        • material publicitario.
  • 16. El ciclo de vida de un documento
    • Creaci ó n o recibo
    • Distribuci ó n
    • Archivo
    • Protecci ó n
    • Localizaci ó n y uso
    • Transferencia
    • Disposici ó n
  • 17. Creaci ó n o recibo
    • El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario. Se recibe por correo, servicio de mensajero o por correo electr ó nico.
  • 18. Distribuci ó n
    • Consiste en hacer llegar los documentos a las personas dentro o fuera de la instituci ó n que necesiten la informaci ó n.
  • 19. Archivo
    • Se refiere a la conservaci ó n de documentos en diferentes medios y á reas de tal forma que se facilite el acceso a la informaci ó n.
  • 20. Protecci ó n
    • Se refiere a la conservaci ó n de documentos en gabinetes de archivo, en b ó vedas especiales o en sistemas computadorizados debidamente protegidos de modo que se proteja su integridad y se puedan localizar r á pidamente cuando se necesitan.
  • 21. Localizaci ó n y uso
    • Se refiere a la localizaci ó n de los documentos en los archivos para consultarlos con diferentes prop ó sitos.
  • 22. Transferencia
    • Es el traspaso de documentos de archivos activos a archivos semiactivos o inactivos para hacer mejor uso del espacio.
  • 23. Disposici ó n
    • Es la destrucci ó n o disposici ó n de los documentos cuando ya no tienen ning ú n valor para la empresa.
  • 24. Recuerda…
    • Para lograr un sistema eficaz de administraci ó n de documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
      • El sistema debe corresponder a las necesidades de la firma.
      • Mantener control apropiado sobre la creaci ó n, pr é stamo, retenci ó n y disposici ó n de documentos para evitar la acumulaci ó n de documentos innecesarios y el uso exagerado de equipo y de espacio.
  • 25. continuaci ó n…
    • Mantener control del acceso a los archivos y del acceso a informaci ó n confidencial.
    • Rotular adecuadamente las gavetas, expedientes y los discos y no sobrecargar las gavetas.
    • Mantener un sistema adecuado para la codificaci ó n, ordenaci ó n y clasificaci ó n de los documentos en las carpetas y medios o discos magn é ticos.
  • 26. continuaci ó n…
    • Ofrecer adiestramiento peri ó dico al personal y tener normas claras y precisas para la selecci ó n y evaluaci ó n del mismo.
    • Establecer normas fijas que apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales.