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Capitulo 1   la oficina moderna1 Capitulo 1 la oficina moderna1 Presentation Transcript

  • Capítulo 1: La Oficina Moderna Preparado Por: Prof. Marisol Martínez-Vega © Derechos Reservados 2010
  • Contenido Universidad del Este 1. Logros 3. Trayectoria del Profesional Administrativo 4. Retos de la Oficina Moderna 5. Posiciones en la Oficina Moderna 2. Introducción
  • Logros
    • El estudiante:
      • Identifica la trayectoria del profesional administrativo.
      • Define el termino profesional administrativo.
      • Señala las diferentes posiciones de empleo en la oficina automatizada.
      • Describe aspectos de la oficina virtual.
      • Identifica las diferentes áreas de especialización en la administración de oficinas.
      • Explica las tareas básicas que se realizan en cada posición en la oficina automatizada.
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  • Introducción
    • La automatización genera más demandas de personal especializado para realizar tareas en el área administrativa de oficina.
    • Los avances tecnológicos facilitan las tareas en la oficina. Pero, requiere apoyo del profesional de otras áreas de trabajo.
    • Todo este impacto ha ocasionado el cambio de nombre de las posiciones que ocupan.
    • La oficina automatizada continuara reestructurándose para satisfacer la demanda de un mercado en evolución.
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  • Retos de la Oficina Moderna
    • El impacto de la tecnología en el mundo del trabajo durante las ultimas décadas ha provocado una transformación en el ambiente de las oficinas.
    • Debido a esto propicia un desempeño más productivo y provee las oportunidades para que el empleado pueda adquirir conocimientos en áreas relacionadas con la profesión.
    • Como consecuencia, el profesional administrativo se enfrenta cada día a nuevos retos.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Dominio de los sistemas de información:
      • Posee dominio de las diferentes aplicaciones que se utilizan para procesar la información.
        • Microsoft Office
        • Word Perfect
        • Google Docs
        • Think Free
        • Open Office, etc.
    Universidad del Este Paquetes en línea y Gratuitos
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Dominio de internet:
      • Dominio de las redes de comunicación “telecommuting”.
      • Conocer los motores de búsquedas más reconocidos.
        • Google Chrome
        • Internet Explorer
        • Mozilla
        • Safari, etc.
      • Uso y manejo del correo electrónico.
        • Microsoft Outlook
        • Yahoo
        • Gmail – Google
        • Hotmail, etc.
      • Preparar portales y mantenerlos al día.
      • Comunicación con visitantes-clientes virtuales.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Las exigencias de una mejor preparación académica formal:
      • La mayoría de los puestos vacantes en las empresas requieren una preparación universitaria; ya sea un grado asociado un bachillerato.
      • El estar mejor preparados nos asegura un mejor salario y la oportunidad de ocupar puestos de mayor jerarquía.
    • Interacción con empleados de diferentes culturas:
      • La internalización de las empresas requiere que el empleado pueda trabajar con personas de diferentes nacionalidades, idiomas, razas y culturas.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Interacción con empleados de experiencias diversas:
      • Las experiencias pueden ser breves pero enriquecedoras.
      • La oficina automatizada le permite a las personas de edad avanzada la oportunidad de continuar trabajando.
      • Permite la interacción en el ambiente de trabajo de personas jóvenes, con poca experiencia, con personas mayores de mas experiencia.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Las empresas funcionan con menos empleados a tiempo completo (downsizing):
      • La estructura organizativa de las empresas tienen a ser mas horizontal.
      • Debido a esto, se tiende a eliminar a los ejecutivos de nivel intermedio.
      • Trazar su plan de ascenso en la trayectoria profesional, es una alternativa de permanencia en el empleo.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • El enfoque actual es hacia la calidad total (TQ) o el continuo mejoramiento de la calidad (Continuous Quality Improvement COI) en los servicios y los productos:
      • Es importante conocer las necesidades de los clientes para ofrecerle un servicio de calidad.
      • Se debe evaluar continuamente el servicio para implantar practicas que lleven al mejoramiento del mismo y lograr la satisfacción del cliente o visitante.
      • Recordemos que por cada cliente contento; entran cinco clientes adicionales a quien atender.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Horarios flexibles en la semana de trabajo:
      • Una semana de cuatro días de trabajo, horarios extendidos y trabajo desde el hogar son modalidades que ya existen.
      • El horario flexible también conlleva compartir equipo y tareas.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Habilidad para trabajar en equipo:
      • Debe prepararse para formar parte de un equipo de trabajo para lograr las metas y objetivos de la empresa.
      • El trabajo en equipo permite aportar sus conocimientos y habilidades.
      • Los equipos de trabajo virtuales estan teniendo mayor aceptación debido al uso de la
      • tecnología.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Alto rendimiento:
      • = a P r o d u c t i v i d a d .
      • En el trabajo que se realiza siempre tiene que estar juntas la cantidad y la calidad.
      • El personal capacitado que utiliza equipo tecnológicamente avanzado, debe producir un alto rendimiento en su trabajo.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Trabajar sin supervisión directa:
      • Al poder trabajar desde el hogar, a tiempo parcial en una empresa o trabajar en un negocio propio nos permite convertirnos en nuestro propio supervisor.
      • Esta modalidad requiere horarios rotativos, y se espera del empleado compromiso y calidad; al no contar con supervisión directa.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Flexibilidad para manejar cambios en el ambiente de trabajo y en las tareas asignadas e iniciativa para crear nuevas estrategias en la realización de las tareas:
      • Las empresas constantemente planifican y reorganizan las tareas para lograr un mejor rendimiento de los recursos humanos, del equipo y del espacio.
      • Los empleados deben adaptarse a nuevos procedimientos con rapidez e incorporarlos a las tareas diarias.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Facilidad para readiestramiento:
      • Hay que re-inventarse.
      • La rapidez en el cambio de equipo hace necesario que el empleado este en un proceso continuo de adiestramiento.
      • Algunas veces, esto se hace en forma planificada y en otras por iniciativa propia.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Buena comunicación:
      • La comunicación oral y escrita es un requisito indispensable para todo profesional de oficina.
      • Con el uso del correo electrónico y de otros equipos “multimedia”, se requiere que el personal pueda redactar y crear documentos con rapidez y corrección.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Buena organización y administración efectiva del tiempo:
      • Se requiere destrezas para manejar eficientemente el tiempo y organizar las tareas; debido al ritmo acelerado del trabajo en la oficina.
      • Existen programas de computadoras dedicados a la organización del trabajo.
        • “ Things To Do”
        • Microsoft Outlook
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Conocimientos en disciplinas relacionadas:
      • Conocer dos o mas idiomas es necesario.
      • Conocer aspectos de su área de trabajo.
      • Conocer otras disciplinas le permite enriquecerse como ser humano.
      • Les permite ampliar sus fronteras para poder ocupar otras posiciones dentro de la empresa y en diferentes lugares geográficos.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Calidad en las relaciones humanas:
      • La tecnología no debe menoscabar el aspecto personal en la toma de decisiones en el trabajo diario en la oficina.
      • Mantener relaciones interpersonales cordiales, demostrar:
        • calor humano,
        • cooperación, y;
        • capacidad para trabajar en equipo; son actitudes necesarias para el trabajo en oficina.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • Concepto de la oficina virtual:
      • El número de empleados que ofrece sus servicios a empresas grandes va en aumento cada día.
      • Estos profesionales dejan sus empleos para convertirse “en sus propios jefes”.
      • Trabajar en forma independiente; ya sea desde una localización remota o desde su hogar, nos permitirá mayor dependencia laboral.
    Universidad del Este
  • Retos de la Oficina Moderna
    • En la oficina virtual podemos encontrar:
      • Empleos a distancia (teletrabajador – “teleworker”)
      • Autoempleo
    Universidad del Este
  • Empleos a Distancia
    • Empleos a distancia (teletrabajador – “teleworker”):
      • El trabajar para una empresa, pero no estar físicamente en ella nos ofrece innumerables ventajas.
      • Nos permite el compartir la información con otros compañeros de trabajo utilizando:
        • la computadora para acceder la Internet
        • celulares
        • máquinas de facsímil
        • impresoras
        • sistemas de mensajes de voz, etc.
    Universidad del Este
  • Autoempleo
    • Autoempleo:
      • Las pequeñas empresas siguen en aumento.
      • Se espera que un porcentaje alto de personal de la oficina del futuro serán su propio jefe.
      • Estos empleados independientes pueden ofrecer sus servicios desde su empresa a otras más grandes.
    Universidad del Este
  • Autoempleo
    • Autoempleo:
      • Pueden hacer contratos para realizar labores especificas para empresas.
      • La preparación en el área de administración y gerencia es muy necesaria para quién opta por el autoempleo.
    Universidad del Este
  • Posiciones en la Oficina Moderna
    • Cada día se generan más transacciones comerciales en los negocios y se hace mayor uso de los sistemas de comunicación.
    • Los cambios en las tareas que se realizan, la tecnología y la proliferación de sistemas de telecomunicaciones han generado nuevos nombres y posiciones en la oficina automatizada.
    • La mayor demanda de empleados de oficina ha permitido la integración de profesionales de ambos sexos al ámbito laboral.
    Universidad del Este
  • POSICIONES EN LA OFICINA MODERNA Universidad del Este
  • Operador de Texto o Especialista
    • Personal que utiliza la computadora para procesar la información.
    • Se conoce también:
      • Operador de Sistemas de Oficina
      • Técnico de Sistema de Oficina
    • Existen niveles dentro de estas categorías;
    • por lo que tiene oportunidad de ascenso.
    Universidad del Este
  • Operador de Texto o Especialista Destrezas y Habilidades
    • Rapidez y exactitud para entrar la información al crear documentos en la computadora.
    • Dominio de las aplicación y/o programas.
    • Técnicas eficientes de cotejo y revisión.
    • Dominio de los símbolos para corrección de pruebas.
    Universidad del Este
  • Operador de Texto o Especialista Destrezas y Habilidades
    • Conocimiento de los estilos de documentos que se generan en la oficina.
    • Habilidad para trabajar bajo presión.
    • Destrezas para establecer prioridades.
    • Dominio de las técnicas de archivo electrónico.
    Universidad del Este
  • Personal Administrativo Comunicación Manejo de Documentos Servicio al Cliente Calendarizar Uso Teléfono Archivar Atender Público Citas, Reuniones Tareas Universidad del Este
  • Personal Administrativo
    • Sus tareas van dirigidas a brindar apoyo a los gerentes en:
      • la toma de decisiones,
      • recopilación de información,
      • seguimiento a asuntos pendientes,
      • manejo del calendario de citas y compromisos, etc.
    • Existen varios niveles que permiten el progreso del profesional. Estos se clasifican desde Nivel I hasta el V.
    Universidad del Este
  • Personal Administrativo Conocimientos y Habilidades
    • Manejo de diferentes aplicaciones para la computadora.
    • Buena organización y manejo de programas para la planificación del trabajo diario.
    Universidad del Este
  • Personal Administrativo Conocimientos y Habilidades
    • Planificación de reuniones utilizando un programa electrónico.
    • Dominio de las destrezas para la búsqueda en Internet.
    Universidad del Este
  • Personal Administrativo Conocimientos y Habilidades
    • Manejo optimo del tiempo.
    • Trabajo bajo presión.
    • Manejo eficiente del buzón electrónico.
    • Redacción de diversos documentos.
    Universidad del Este
  • Personal Administrativo Conocimientos y Habilidades
    • Dominio de dos idiomas
    • o más.
    • Destrezas en la preparación y mantenimiento de
    • páginas para Internet.
    • Atención al buzón de la página electrónica de la empresa.
    Universidad del Este
  • Corrector de Pruebas
    • Se dedica a cotejar los trabajos que las demás personas preparan en la computadora.
    • Coteja las publicaciones en la página electrónica.
    Universidad del Este
  • Corrector de Pruebas
    • Esta posición requiere conocimiento de:
      • Gramática y ortografía
      • Dominio del español e ingles
      • Conocimiento de estilos y tipos de documentos
      • Conocimientos de los símbolos de corrección de pruebas, etc.
    • Debe disfrutar de la lectura y ser una persona discreta; ya que leerá mucha información confidencial.
    Universidad del Este
  • Personal a cargo de los Documentos (Archivero)
    • Es la persona encargada de custodiar, guardar y localizar información.
    • En las empresas grandes centralizan todos los documentos en un mismo lugar para su conservación.
    Universidad del Este
  • Personal a cargo de los Documentos (Archivero)
    • Los departamentos y divisiones se dirigen a ese lugar para buscar información y devolverlos documentos que han tomado prestados.
    • Los documentos son la columna vertebral de la empresa, y el custodio de los mismos debe ser una persona responsable, leal y discreta.
    Universidad del Este
  • Personal a cargo de los Documentos (Archivero) Conocimientos y Destrezas
    • Debe conocer las reglas de archivo.
    • Manejar los archivos electrónicos y equipo para microfilmación.
    • Conocimiento sobre la retención y destrucción de información en papel
    • Seguimiento a documentos prestados.
    Universidad del Este
  • Recepcionista
    • Es la primera persona que el visitante ve y la primera voz que escucha quién llama.
    • Contesta el teléfono y recibe a los visitantes.
    • Se distingue por tener buena apariencia, bien tono de voz, cortesía y diplomacia.
    Universidad del Este
  • Recepcionista
    • La persona que ocupa esta posición puede realizar otras tareas que requieren concentración mínima o tienen un grado de prioridad bajo mientras esta
    • en el área de recepción.
    Universidad del Este
  • Recepcionista
    • Puede realizar tareas relacionadas con internet; buscando o envió de información.
    • Se encarga de enviar los mensajes-recordatorios a los buzones individuales.
    • Debe conocer programas para planificar el trabajo y mantener listas de clientes.
    Universidad del Este
  • Procesador de Datos
    • Con la integración de la oficina electrónica muchos empleadas trabajan en el procesamiento de información y comunicación con otros sistemas de apoyo.
    Universidad del Este
  • Procesador de Datos
    • Las tareas consisten:
      • Preparar las estructuras necesarias para la base de datos.
      • Entrar los datos a las tablas previamente diseñadas; utilizando:
        • el teclado
        • dispositivo de entrada.
    Universidad del Este
  • Procesador de Datos
    • Realiza consultas.
    • Prepara informes y formularios relacionados con la información que procesa.
    • Debe ser una persona lógica, analítica, flexible, responsable y sistemática.
    Universidad del Este
  • Supervisor
    • Este tipo de personal pertenece al nivel gerencial.
    • El tele-trabajador, puede al ocupar un puesto a tiempo completo ocupar esta posición debido a que adquiere experiencias que lo capacitan para ocuparla.
    Universidad del Este
  • Supervisor
    • Con el advenimiento de la tecnología; las computadoras se puede convertir en supervisor indirecto del empleado.
    • Para el empleado virtual y el empleado con negocio propio; ser su propio supervisor es parte de sus funciones.
    Universidad del Este
  • Supervisor
    • En este caso la supervisión se mide por la calidad de la tarea realizada y el cumplimiento con las fechas límites.
    • Esta supervisión es indirecta, y es necesaria para la estabilidad del negocio y la satisfacción personal y profesional.
    Universidad del Este
  • Supervisor
    • El personal administrativo puede convertirse en un supervisor al adquirir:
      • Mayor experiencia en diferentes áreas.
      • Educación formal especializada.
    Universidad del Este
  • Supervisor
    • Debe tener conocimientos formales en:
      • supervisión
      • gerencia
      • adiestramiento y reclutamiento de personal
      • relaciones humanas.
    Universidad del Este
  • Supervisor
    • El Supervisor puede ascender a niveles gerenciales de mayor jerarquía y mejor remuneración.
    Universidad del Este
  • ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN EN LA OFICINA MODERNA Universidad del Este
  • Médica
    • Son aquellas empresas que ofrecen servicios de salud.
      • hospitales
      • dispensarios médicos
      • clínicas
      • centros de cuidado
      • servicios medios en el hogar.
    • Las tareas son variadas.
    • Existen programas de computadora para realizar las tareas de facturación.
    Universidad del Este
  • Médica
    • Las labores que realiza el personal de oficina son:
      • llenar formularios para cobros a planes médicos
      • preparar informes periódicos
      • facturar
      • llevar el calendario de citas
      • archivar expedientes médicos.
    Universidad del Este
  • Médica
    • Otras labores:
      • llevar récord (registro de pagos de los pacientes
      • preparar requisiciones de materiales
      • transcribir dictado grabado para el récord de los pacientes
      • llenar historiales médicos
      • abrir expediente a los pacientes, etc.
    Universidad del Este
  • Médica
    • Las oportunidades de empleo en esta área va en aumento.
    • El trabajar desde el hogar se ha convertido en una atracción, especialmente para las féminas.
      • Facturación electrónica
      • Facturación manual
    • La tecnología del reconocimiento de voz (voice recognition) ha impactado esta especialidad, para la transcripción de diagnósticos médicos.
    Universidad del Este
  • Legal
    • Las tareas más comunes que se realizan son:
      • Todo tipo de documentos legales.
      • Creación de documentos adaptados a las necesidades el cliente.
    Universidad del Este
  • Legal
    • También:
      • transcripción de dictado grabado,
      • coordinación de citas,
      • archivo; y,
      • seguimiento a tareas pendientes.
    • Existen alternativas de empleo a distancia y horarios flexibles.
    Universidad del Este
  • Educativa
    • Son instituciones educativas que ofrecen servicios de enseñanza.
    • Aunque no ofrecen salarios atractivos; pero tienen otros incentivos como:
      • días feriados libres
      • vacaciones Navidad, Semana Santa, etc.
    Universidad del Este
  • Educativa
    • También disfrutan de un horario flexible.
    • Se requiere la interacción con:
      • padres
      • personas de la comunidad
      • estudiantes.
    Universidad del Este
  • Educativa
    • Entre las tareas a realizar:
      • tramitar,
      • correspondencia,
      • archivar,
      • preparar requisiciones,
      • preparar informes,
      • periódicos e itinerarios,
      • organizar reuniones; y,
      • preparar arreglos de viaje, etc.
    Universidad del Este
  • Tecnica
    • Los servicios que ofrece el profesional de oficina son necesarios en áreas como:
      • Laboratorios de investigación
      • Ingeniería
      • Ecología
      • Comunicaciones
      • Ventas
      • Servicios a equipos de oficina, etc.
    Universidad del Este
  • Tecnica
    • Estos empleados son muy bien remunerados.
    • Los empleos en estas empresas requieren:
      • dedicación,
      • flexibilidad en el horario; y,
      • una continua preparación académica del personal.
    Universidad del Este
  • Tecnica
    • Las tareas a realizar:
      • Preparar informes diarios, semanales o mensuales.
      • Propuestas
      • Inventarios
      • Requisiciones y facturas.
      • Requiere conocimiento de diversas aplicaciones de computadoras.
    Universidad del Este
  • Otros Tipos de Empresas
    • Tanto el gobierno como el turismo son campos que ofrecen oportunidades de empleo al personal de oficina.
    • Las agencias gubernamentales ofrecen la realización de tareas variadas.
    • También ofrece oportunidades de ascenso.
    Universidad del Este
  • Otros Tipos de Empresas
    • El conocer varios idiomas es una ventaja para aquel empleado que interese el área de turismo.
    • La radio y televisión son empresas con demanda por personal de oficina capacitado.
    Universidad del Este
  • Otros Tipos de Empresas
    • El gobierno federal (USA) ofrece oportunidades de empleo con muy buenos incentivos.
    • Provee oportunidades al profesional de oficina que este dispuesto a ofrecer sus servicios fuera del país.
    Universidad del Este
  • Otros Tipos de Empresas
    • El dominio del idioma ingles es un requisito indispensable.
    • El aspirante debe tener habilidad para adaptarse a horarios flexibles y tener habilidad para trabajar bajo presión.
    Universidad del Este
  • Bibliografía
    • Maldonado, Delgado, Román, (2008), Procedimientos Administrativos para la Oficina , Segunda Edición, McGraw Hill.