Conférence DOCSOC08 - Document Numerique et Societe - La médiation de l'information dans les grandes entreprises mondiales - Présentation Marion Consalvi - 18 novembre 2008

Marion Consalvi – 18 novembre 2008 La médiation de l’information dans les grandes entreprises : retour d’expérience, perspectives DOCSOC08

Présentation du contexte

Un service de médiation de l’information en entreprise

Le contexte spécifique des multinationales

Eloignement géographique du client

Justifier son existence économiquement

Les changements organisationnel et culturel

Impacts sur le service de médiation de l’information

Retour d’expérience

Très grande entreprise industrielle

Années 2005 à 2008

La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08

Retour d’expérience. L’entreprise (2005)

Une multinationale – secteur industriel

Une opération de fusion

entre 3 entreprises européennes

Nouveau siège de la société :

de Paris à Luxembourg

Département de la Stratégie du groupe

Le service de Documentation stratégique

Le service Documentation stratégique (2005)

Un service corporate

15 années d’existence

Département Stratégie

450 profils clients identifiés

Organisation du service

Effectif de 4 personnes

Equipe peu formée au métier de la documentation / médiation de l’information

Equipe inchangée en 15 ans

De Paris à Luxembourg – 2005

Activités du service (2005)

Offres de service

Diffusion de l’information quotidienne en push

Diffusion électronique ou papier des périodiques

Préparation de dossiers documentaires à la demande

Abonnements groupe à la presse et aux bases de données spécialisées

Recherche de sources d’information

Accueil des clients

Typologie de l’information traitée La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08 Couverture thématique Environnement économique : informations sur les marchés (pays, zones géographiques), la concurrence, les clients, les fournisseurs Nature de l’information délivrée Brute (exemple : un article) ou élaborée (dossier de presse) Format Papier ou numérique Type Confidentielle ou publique Sources Interne ou externe (essentiellement) Interne : comptes rendus de réunions, analyse terrain (remontées d’information), etc. Externe : bases de données, presse, analyses financières, statistiques, internet, etc. Clients Internes. Définition d’un profil client unique Utilisation Interne (réunion stratégique) ou externe (rapport d’activité, réunion client)

Traitement documentaire La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08 Traitement Format Acquisition Enregistrement / Référencement Indexation, copies Diffusion info Classement Diffusion doc Stockage Type de document Réception directe Acquisition indirecte Impression Logiciel de bib Base de données Diffusion push par email Envoi par courrier Diffusion par email Mise en circulation Sauvegarde serveur Stockage en rayons Périodiques PE x x x x x x x x x Etudes et ouvrages P x x x x x Analyses financières PE x x x x x x x x x x Conférences E x x x x x x x x x Statistiques E x x x x x x x x x Rapports annuels PE x x x x x x x x Articles de presse PE x x x x x x x x

Le changement organisationnel (2006 – 2008)

Fusions d’entreprises

2004 puis 2006

Nouvelle équipe

1 seule personne formée à la documentation / à la médiation de l’information

Transmission des pratiques : peu de procédures formalisées

De la Stratégie au dépt. Marketing (2006)

Activité corporate ? Activité stratégique ?

Documentation stratégique => EIM

1 nouveau déménagement à prévoir (2008)

Réorientation de l’activité

Repositionnement stratégique nécessaire

Marketing documentaire : front office / back office

Activités de routine vs Activités à valeur ajoutée

Conduite de projets

Conduite du changement

« Comment conduire le changement et mettre en place une dynamique d’offre informationnelle dans l’organisation ? »

Les objectifs du service (2007) La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08 Objectifs Valeur ajoutée Étendre le service à l’ensemble du groupe Optimiser les abonnements à l’échelle du groupe Renforcer les synergies dans l’entreprise Étendre le service à l’ensemble des départements du groupe Fournir l’information appropriée Repositionner le service Réorienter l’activité Réorganiser le service Fournir le meilleur service avec la même équipe Coopérer avec les autres services d’information de l’entreprise Échanger les bonnes pratiques dans l’entreprise

L’organisation du département EIM front office La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08 Services Avantages Inconvénients Futurs Diffusion de l’information quotidienne en push Le service est sur mesure Décalage horaire => les clients ne reçoivent pas l’information à temps Étendre le service à d’autres utilisateurs Diffusion électronique ou papier des périodiques Un seul abonnement permet de toucher le plus grand nombre de clients Les publications papier circulent trop lentement Arrêter l’abonnement papier ? Préparation de dossiers documentaires à la demande Le service fournit de l’information pertinente Les clients ne consacrent pas de temps à la recherche d’information Trop grande diversité de sujets traités Les sources ne sont pas suffisamment diversifiées Les ressources ne sont pas suffisantes Identifier de nouvelles sources d’information pertinentes Former le client à la recherche Abonnements à la presse et aux bases de données spécialisées Recherche de sources d’information Augmenter la performance Problème de copyright Résoudre les problèmes de copyright Identifier de nouvelles sources Identifier les experts en interne Accueil des clients Le contact avec le client est facilité Les clients sont dispersés géographiquement Donner accès aux documents à distance

L’organisation du département EIM back office La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08 Scenarios Avantages Inconvénients Futurs Situation actuelle - Stocker toute l’information au format papier L’information est accessible rapidement Conforme avec la légalité (copyright) L’espace de stockage nécessaire est important La rediffusion de l’information n’est pas facilitée Besoin d’espace de stockage 1b- Délimiter les sujets stockés (contenu) Résoudre le problème de copyright Archiver électroniquement la presse quotidienne Stocker (format papier) les analyses et études L’information est accessible rapidement La diffusion d’information est facilitée Le traitement de l’information est long La conservation et la diffusion numériques sont soumises à des questions de droit Augmenter les effectifs Délimiter les sujets stockés (contenu) Résoudre le problème de copyright Ne plus archiver la presse quotidienne Stocker seulement les analyses et études (papier) Gain de temps et d’espace L’information n’est pas accessible par le client Les bases de données spécialisées ne permettent pas la recherche confidentielle et pertinente Résoudre le problème de copyright

Conduite du changement (oct. 2007) La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08 Couverture informationnelle globale Information délimitée à l’étude des marchés Redéfinir la couverture informationnelle : information à stocker, information à diffuser Augmenter et améliorer les sources d’information et accès aux bases de données spécialisées Résoudre les problèmes de copyright Identifier les partenaires internes et synergies Trouver l’équilibre entre le champ informationnel à couvrir et les sources disponibles Clients Étendre le service à l’ensemble des collaborateurs du groupe Augmenter la visibilité du service Rendre les clients autonomes Identifier les nouveaux clients et leurs besoins Regrouper les clients suivant leurs besoins Outils Stockage numérique de l’information à haute valeur ajoutée et stockage papier des études et ouvrages Mise en place d’un portail documentaire Acquérir des outils de traitement de l’information Favoriser l’achat d’information au format numérique Donner accès aux clients à une partie de l’information, aux sources Partager l’information avec des services équivalents Ressources Adapter les ressources nécessaires, au regard : - de la couverture informationnelle globale - des clients - des outils

Représentation des flux d’information dans l’entreprise (2008 ?) La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08

Bilan de l’expérience (oct. 2008)

Un service qui n’est certes plus menacé, mais :

Activités quasi-identiques

Perte du positionnement stratégique

Equipe réduite

Revenir sur 15 années d’évolution technologique ?

Quel futur pour la médiation de l’information dans les grandes entreprises mondiales ?

La médiation est-elle toujours nécessaire ?

La valeur de l’information remise en cause ?

La médiation de l’information en entreprise : 1 changement de paradigme ?

Perspectives : le changement de paradigme

Glissement de l’activité d’infomédiation

Nouveaux infomédiaires

L’entreprise 2.0

Travail en réseau : le médiateur de l’information au cœur du réseau

La médiation de l’information… – Marion Consalvi – DOCSOC08 Services offerts aux clients Client partenaire Diffuser l’information Identifier les sources Logique de stock Logique de flux Accumuler l’information Sélectionner l’information Traitement a priori Traitement à la demande Document papier