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Trabalho integrado – PIPA IV apresentado como exigência para avaliação do segundo bimestre ...

Trabalho integrado – PIPA IV apresentado como exigência para avaliação do segundo bimestre
para as disciplinas de Processos Organizacionais e Gestão de Pessoas, do curso de Administração de Empresas da Universidade Paulista.

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  • UNIVERSIDADE PAULISTAINSTITUTO DE CIENCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO-ICSC CURSO DE ADMINISTRAÇÃO ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS TRABALHO INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO PIPA – IV SÃO PAULO 2011
  • CARLA MATILDE DE OLIVEIRA RA: A123CE-0 FABIO BARBOSA I. M. DA SILVA RA: A69855-8 FERNANDO MIGUEL APARECIDO SILVA GHERTH RA: A688EI-0 LINDA BRIEZZE BERNARDES RA: A466HC-0 MARINA CAMPOS GONÇALVES RA: A70BAE-2 KARINA RAMOS DE MACEDO DURANTE RA: A703HG-5 Processos Organizacionais e Gestão de PessoasTrabalho integrado – PIPA IV apresentado com exigência para avaliação do segundo bimestreem disciplinas do 4°/3° semestres, do curso de administração da universidade paulista, soborientação dos professores do semestre. SÃO PAULO 2011
  • SumárioIntrodução---------------------------------------------------------------------------------------- 051. Revisão Conceitual------------------------------------------------------------------------- 062. Estudo de Caso ----------------------------------------------------------------------------- 152.1 Perfil da Organização-------------------------------------------------------------------- 15 2.1.1 Denominação e forma de constituição------------------------------------- 15 2.1.2 Principais equipamentos, principais produtos e processos ecomposição da força de trabalho.------------------------------------------------------------ 16 2.1.3 Principais Mercados -------------------------------------------------------------17 2.1.4 Principais concorrentes da organização e aspectos relevantes decada um deles.---------------------------------------------- --------------------------------------18 2.1.5 Ambiente competitivo------------------------------------------------------------18 2.1.6 Organograma--------------------------------------------------------------------- 202.2 Coleta de dados-----------------------------------------------------------------------------22 2.2.1 Processo de desenvolvimento de pessoas na Paniz -------------------222.3 Avaliação de eficiência, eficácia e adaptabilidade do processo-----------24 2.3.1 Projeto de Processo Voltado à Capacitação e Desenvolvimento dePessoas ------------------------------------------------------------------------------------------- 243 Referências Bibliográficas .............................................................................33 ANEXOS................................................................................................34 APÊNDICE A – ATIVIDADES PREVISTAS.......................................... 34 APENDICE B - ATIVIDADES REALIZADAS .........................................35 APENDICE C - DECLARAÇÃO DA VISITA TECNICA...........................36 IMAGENS E LOGOS..............................................................................37
  • 5Introdução O Marketing Promocional é uma operação baseada na ação de promoção de vendas, somadas as técnicas, meios, instrumentos e ferramentas de marketing. A particularidade do marketing promocional é a integração com o cliente, por meio de ações, degustações, feiras, eventos e etc. A área de Marketing promocional está em ascensão, calcula-se que em 2007 os investimentos ultrapassaram R$23 bilhões e que no mesmo ano o número de agências especializadas neste mercado aumentou em mais ou menos 98%. Em pesquisa realizada pelo Ibope Solutions em parceria com a AMPRO (Associação de Marketing Promocional), 68% dos diretores de Marketing das empresas declararam intenção de aumentar investimento em atividades do Marketing Promocional. Neste cenário favorável, foi fundada a Paniz Promoções, empresa que pretendemos apresentar neste trabalho.
  • 61. REVISÃO CONCEITUAL Quase tudo o que fazemos ou em que estamos envolvidos é um processo, nãoexistindo um produto ou serviço sem que haja um processo, da mesma maneira quenão existe um processo sem que haja um produto ou serviço. O processo não está sozinho no espaço, as atividades dele dependem uma dasoutras, tanto internas como externa à empresa. De acordo com Oliveira (2009) “processo é um conjunto estruturado deatividades seqüenciais que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade deatender e, preferencialmente, suplantar as necessidades e as expectativas dos clientesexternos e internos da empresa”.O termo processo pode ainda ser definido como“qualquer atividade que recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma saída(output) para um cliente interno ou externo. Os processos fazem uso dos recursos daorganização para gerar resultados concretos”. Harrington (1993). Os elementos do processo são: objetivo, fornecedores, entradas, transformaçãoou processamento, saídas, feedback ou realimentação, padrão e clientes.Sendo que:  Objetivo é a razão de ser do processo (atender a uma necessidade - cliente interno ou externo);  Fornecedores são aqueles que oferecem as entradas que serão utilizadas no processo; as entradas são os insumos que o processo transforma em uma saída (resultado);  Transformação ou processamento é o conjunto de atividades interdependentes, executadas em uma seqüência lógica, que transformam os insumos em resultados agregando valor aos clientes;  Saídas são os resultados do processo (produto e/ou serviços);  Feedback ou realimentação são as ações que visam manter o processo sob controle;
  • 7  Padrão são as metas de desempenho a serem atingidas;  Clientes são aqueles que utilizam as saídas do processo podendo ser interno ou externo à empresa. O processo funciona recebendo as entradas que podem ser as solicitações declientes, materiais, serviços contratados, entre outras; passam pela transformação ondeos recursos (pessoas, materiais e dinheiro) são controlados e orientados através depolíticas, normas, regulamentação, instruções, procedimentos etc., gerando uma saída(resultado) produto ou serviço, onde são usados indicadores e metas (para medir odesempenho do processo), estas avaliações são então analisadas e estas análisesretornam para as partes envolvidas (os “donos” / responsáveis pelos processos), paraque possam melhorar seus processos. Todos os processos bem-definidos e bem-gerenciados têm algumascaracterísticas em comum: Alguém responsável pelo desempenho do processo, respondendo pelo seu resultado; Fronteiras bem-definidas (o escopo do processo), aquilo que ele deve fazer e o que ele não faz; Interações internas e o sistema autoridade e responsabilidades bem-definidas; Procedimentos, tarefas e especificações de treinamentos documentados; Sistemas de controle e feedback próximo ao ponto em que a atividade é executada; Controle e metas orientados para as exigências do cliente; Prazos de execução conhecidos entre as partes envolvidas; Disposição de procedimentos para mudança formalizados; A cultura de melhoria contínua. Os processos podem ser categorizados basicamente em:
  • 8Processos produtivos – intrínsecos ao ramo em que a organização atua, suportadospor processos internos, resultam em produtos ou serviços que o cliente espera receber.Atua diretamente com o cliente, para o cliente. É a essência do funcionamento e aprincipal singularidade de cada organização.Processos empresariais – apóia o funcionamento adequado dos processosprodutivos, focados na organização, orientados à integração organizacionalcoordenando sistemas e fluxos necessários para garantir os desempenhos gerais daempresa, proporcionando suporte adequado aos processos de negócio. Essenciaispara a administração do negócio, por vezes não perceptível ou visível aos clientesexternos;Processos gerenciais – focados nos gerentes e suas relações, que adicionam açõesde medição e desempenho da organização, possibilitando ajustes e melhoria aosdemais processos. Existem processos altamente complexos, envolvendo milhares de pessoas, eprocessos muito simples, que requerem alguns segundos de seu tempo.Em funçãodessas diferenças, é necessário estabelecer uma hierarquia do processo.Macro-processo – é um processo que usualmente envolve mais do que uma função naestrutura organizacional, e a sua operação tem um impacto significativo na forma comoa organização funciona. Dependendo da complexidade do macro-processo, este édividido em processos;Processo – é um conjunto de atividades seqüenciais (conectadas), relacionadas elógicas que tomam um evento como entrada (input), acrescenta valor a este eproduzem uma saída (output) para um cliente. Os processos podem ser divididos emsub-processos;Sub-processo – é a parte que, inter-relacionada de forma lógica com outro sub-processo, realiza um objetivo específico em apoio ao macro-processo e contribui para amissão deste. Os sub-processos podem ser divididos em atividades;
  • 9Atividade – são coisas que ocorrem dentro do processo ou sub-processo.Sãogeralmente realizadas por uma unidade (pessoa ou departamento) para produzir umresultado específico.Elas constituem a maior parte dos fluxogramas.Cada atividade éconstituída por um determinado número de tarefas;Tarefa - é uma parte específica do trabalho, ou melhor, o menor esforço do processo,podendo ser um único elemento e/ou um subconjunto de uma atividade.Geralmente,está ligada a como um item desempenha uma incumbência especifica. O desdobramento de processo permite ao analista entender o funcionamentodetalhado do processo e suas inter-relações, identificando as causas (a nível detarefas) do mau desempenho do processo o que permite a proposição de melhorias. Para aperfeiçoar um processo, é necessário controlar o processo total para nãodesperdiçar energia em detalhes irrelevantes e estabelecer metas, pois estasasseguram a sua concentração naquilo que você quer melhorar. Se você tentarestabelecer controles e metas para as saídas de todas as atividades, irá descobrirque terá de lidar com uma quantidade tão grande que se torna impraticável. Éimportante, por isso, limitar as especificações e exigências àquelas poucas saídas quesão críticas para o processo total.Há três controles principais de processo: 1. Eficácia - é a extensão com que as saídas do processo ou sub-processo atendem às necessidades e às expectativas de seus clientes. Um sinônimo para eficácia é qualidade. Eficácia é ter a saída certa no lugar certo e no momento certo. A eficácia exerce impacto sobre o cliente. 2. Eficiência - significa e extensão com que a demanda de recursos é minimizada e o desperdício é eliminado, na busca da eficácia.Produtividade é a medida da eficiência. 3. Adaptabilidade - é a flexibilidade de o processo atender às expectativas futuras de mudanças do cliente e às exigências atuais das solicitações especiais de clientes individuais. A adaptabilidade é uma área muito desprezada, mas é crítica para a empresa assegurar uma vantagem competitiva no mercado. Os clientes
  • 10 sempre se lembram de como a empresa cuidou, ou não, de suas necessidades especiais. É preciso desenvolver medições críticas de eficácia, eficiência e adaptabilidade eas respectivas metas para o processo total. As medidas são o ponto de partida para oaperfeiçoamento, porque elas permitem que se saiba quais são as metas. Se não pudermedir o processo, não poderá controlá-lo; se não puder controlá-lo não poderágerenciá-lo; e, se não puder gerenciá-lo, não poderá aperfeiçoá-lo. O aperfeiçoamento não acontece facilmente, assim como as mudançasnão ocorrem com freqüência. O aperfeiçoamento baseia-se na crença de que existesempre uma maneira melhor de fazer qualquer coisa e que precisamos encontrar essamaneira. Este conceito estimula um sentimento, dentro da organização, deque as coisas não estarão corretas se elas não estiverem mudando, em vez detemerem a mudança, as pessoas começam a aceitá-las como parte normal doambiente empresarial. Deve-se providenciar o estímulo para manter o processo emandamento, sejam quais forem às circunstâncias. Dependendo das condições da organização pode-se optar por um processo demelhoria contínua, ou opta-se pela Reengenharia. Quando a organização encontra-se minimamente organizada a opção é pelamelhoria contínua permitindo que a cultura organizacional seja mantida, bem como suaestrutura; onde se objetiva a identificação de tarefas (partes de processos) queprecisam ser otimizadas; e quando não existe esta mínima organização ou quando sequestiona os próprios processos e seus executores a opção é pela reengenharia queatualmente é uma ferramenta para redirecionar totalmente os rumos de umaorganização (processos e pessoas); quando o controle foi perdido e as pessoas nãotêm direcionamento. A base de todos os sistemas de melhoria é o Ciclo PDCA, uma ferramenta quese presta para qualquer atividade organizacional, pois determina que todo processodeve ser Planejado (Plan), Executado (Do), ter seus resultados Verificados (Check) e,
  • 11se necessário deve-se ajustá-lo (Action). Para isto deve-se novamente Planejar, eassim por diante. As principais técnicas para aperfeiçoar os processos são: Intuitivo, PDCA, APE eas ferramentas de apoio à melhoria dos processos: MASP E BPM. Não faz sentido mudar uma estrutura organizacional sem mudar sistemas epessoas, pois as instituições não funcionam sozinhas, os cargos que fazem parte doplano de carreira não têm vida própria e são resultados do trabalho de um grupo depessoas.É preciso mudar a cultura organizacional, favorecendo o crescimento contínuoe compartilhado e o investimento no capital intelectual, aproximando o ser humano,seus sentimentos e emoções, suas expectativas, seus valores: que foram construídosao longo da vida, ao produto ou serviço da empresa.Só farão diferença àqueles queinvestirem no desenvolvimento de pessoas, com equipes de alto desempenho,formando lideres capazes de criar ambientes ideais que façam com que as pessoasdêem o melhor de si e expressam o que há de melhor como potencial. Empresas não têm sucesso, pessoas sim. Quando uma organização passa pordificuldade não se troca o nome da empresa ou as suas instalações, trocam aspessoas, procuram um novo gerente uma nova liderança, ai percebe-se a importânciadas pessoas dentro das organizações. Robert W. Woodruff, ex-diretor executivo daCoca-Cola diz, “são as pessoas e suas reações que fazem as empresas serem bem-sucedidas ou quebrar”. Quando as pessoas são motivadas a usar o que têm de melhorde si as qualidades individuais aparecem. Daí surgem os Programas de Incentivos como ferramenta para o melhorgerenciamento das pessoas, estimulando o colaborador a atingir objetivos e metasalém de recompensá-lo por seu desempenho alcançado ou resultados atingidos,motivando-o através do reconhecimento e valorização que o mesmo recebe daorganização, fazendo com que ele contribua cada vez mais para o crescimento eprosperidade da empresa, pois sabe que desse modo obterão recompensas e/oubenefícios.
  • 12 Porém, “não basta remunerar as pessoas pelo seu tempo dedicado àorganização. Isso é necessário, mas insuficiente”. (CHIAVENATO, 2004, p. 288) , acapacitação, a motivação e o desenvolvimento pessoal da equipe são indispensáveispara que o trabalho seja executado com eficiência e eficácia, as empresas não podemescolher se treinam ou não seus empregados, porque as pessoas são admitidas comqualificações genéricas e toda empresa tem suas peculiaridades. O desenvolvimento representa um conjunto de atividades que objetiva explorar opotencial de aprendizagem e a capacidade produtiva das pessoas, visando mudançasde comportamentos e atitudes bem como a aquisição de novas habilidades econhecimentos. Tem como meta maximizar o desempenho profissional e motivacionaldo ser humano, melhorando os resultados e consequentemente gerando um bom climaorganizacional. Investir no desenvolvimento de pessoas significa investir na qualidadede serviços que determinada empresa oferece, porém, esse investimento deveprivilegiar todas as pessoas que participam da organização, pois os resultadosdecorrem das atividades do coletivo. O treinamento é um dos recursos do Desenvolvimento de Pessoal que visa oaperfeiçoamento de desempenhos, aumento da produtividade e das relaçõesinterpessoais criando um clima mais satisfatório, dando oportunidades para o contínuodesenvolvimento pessoal, não apenas no cargo atualmente ocupado, mas também emoutros que o indivíduo possa vir a exercer, preparando-o para as constantes mudançasdo mercado de trabalho e às inovações tecnológicas, sendo indispensável para a buscada qualidade total. Segundo Boog (2001, p. 78) “o treinamento começa como umaresposta a uma necessidade ou a uma oportunidade em um ambiente organizacional”. A idéia de treinamento nos remete a algumas perguntas como: o porquê, emque, quem, como e quando treinar. Para isso existem etapas de elaboração, ou seja,primeiramente é necessário um diagnóstico das necessidades de treinamento, depois,uma programação de treinamento para atender às necessidades diagnosticadasanteriormente, logo em seguida, a aplicação e execução, e por fim, a avaliação dosresultados obtidos.
  • 13 Há vários tipos de treinamento:Treinamento no trabalho é aquele que acontece no dia-a-dia da pessoa.As principaisformas de treinamento no trabalho são: orientação da chefia, administração por metas eavaliações, rotação de funções e incumbências especiais.Orientação da chefia ocorre cada vez que o chefe orienta seu subordinado;Administração por metas estabelecimento de metas periódicas, seuacompanhamento e possíveis revisões em reuniões programadas com a chefia;Rotação de funções transferência de pessoal de uma função para outra;Incumbências especiais atividades fora da rotina de trabalho que se constituem emfontes de aprendizado.Existem ainda funções especiais de treinamento, em que uma pessoa é designada paratrabalhar com um executivo de alto nível para, além de ajudá-lo, aprender com ele tudoo que for possível nas condições de trabalho.Isso é útil também para a empresa, quenão fica dependente de poucas pessoas.Treinamento formal interno é programado e executado pela empresa exclusivamentepara seus empregados, sendo realizado fora do ambiente de trabalho através decursos, palestras, seminários etc.;Treinamento formal externo é aquele aberto ao publico, programado e executado porinstituições externas (instituições de educação, de treinamento empresarial etc.), évantajoso para empresas que não precisam treinar muitas pessoas, podendo serdivididos em :integração de novos empregados; formação de trainees; capacitaçãotécnico-profissional e desenvolvimento de executivos.Formação de trainees destina-se a pessoal jovem, em geral de nível superior, compouco tempo de empresa tendo como finalidade preparar o pessoal para assumirposições de responsabilidade na organização, abrangendo freqüentemente umaformação técnica nos aspectos de maior interesse da empresa.
  • 14Capacitação técnico-profissional destina-se a melhorar o desempenho deprofissionais nas funções que já exercem, ou a capacitá-los para funções, em geral, demaior dificuldade.Desenvolvimento de executivos é destinado à formação de futuros administradoresde alto nível da empresa, e que, muitas vezes, fica sob a responsabilidade deexecutivos de alto gabarito que não cuidam dos demais programas de treinamento. Para sobreviver meio à globalização é necessário que as organizaçõescompreendam que o principal elemento responsável por seu sucesso ou fracasso sãoas pessoas que nelas estão inseridas e que executam os processos. As empresasdevem agir como facilitadoras e apoiadoras do desenvolvimento de cada um. Cabe, emprimeiro lugar, ao próprio empregado zelar pelo seu autodesenvolvimento, poisninguém será capaz de instruir e desenvolver o empregado, se ele não estiver dispostoa aprender e crescer.
  • 152. ESTUDO DE CASO 2.1 PERFIL DA ORGANIZAÇÃO 2.1.1 DENOMINAÇÃO E FORMA DE CONSTITUIÇÃO A Paniz Promoções está localizada num bairro nobre de Osasco, na VilaCampesina, próximo ao centro, ao lado dos principais supermercados e shoppings dacidade e bem em frente à Prefeitura Municipal, na Rua Aurora Soares Barbosa,193.Atualmente, divide o espaço físico com o Jornal Página Zero, formando então o GrupoPZ Comunicação. A Paniz Promoções foi constituída em 2000, pela diretora da empresa, Sra.Simone Cristina Cecci Paniz Infante. É uma empresa familiar, com o objetivo depromover ações de marketing promocional, através de locação de mão de obratemporária e terceirização de equipes. Atualmente a empresa conta com uma equipe especializada em capitação declientes, criação de campanhas promocionais, coordenação e contratação de mão deobra. Dentro das dependências da empresa localizam-se apenas os funcionáriosatuantes na área administrativa da empresa, formando uma equipe de 10 funcionários.Já sua equipe externa - que atua em promoções de abordagem, degustação edemonstração e merchandising no PDV - é formada por mais de 30 colaboradores. As áreas de atuação da empresa são: promoções - abordagem, degustação,demonstração, sampling, concursos, sorteios, operacionalização de brindes, blitz, entreoutros. –, merchandising no PDV (ponto de venda) - reposição, promoção ecoordenação de merchandising especializado -, feiras, eventos, congressos ecampanhas de incentivo.
  • 16 2.1.2 PRINCIPAIS EQUIPAMENTOS, PRINCIPAIS PRODUTOS E PROCESSOS E COMPOSIÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO . Os principais serviços oferecidos pela empresa são o planejamento, execução, acompanhamento e avaliação dos resultados de ações promocionais. Ação promocional é formada por um conjunto de atividades inserido no ponto de venda que visa chamar a atenção do consumidor no instante da compra. Estes materiais bem produzidos e posicionados podem ser grandes aliados, pois elevarão a eficiência das vendas no instante da decisão de compra. Alguns dos recursos utilizados em uma ação são:• Displays e prateleiras bem expostos• Disposição dos produtos de uma forma visualmente agradável• Cartazes e banners, com comunicação clara e objetiva, com uma mensagem que incite o consumidor a realizar a compra.• Promotores de Vendas e Degustadores – Pessoas responsáveis por oferecer o produto ao consumidor diretamente no Ponto de Venda.
  • 17 2.1.3 PRINCIPAIS MERCADOS A Paniz Promoções conta com infra-estrutura para representar grandesempresas, seu principal mercado se encontra entre empresas da indústriaalimentícia que procura divulgar novos produtos ou tornar-se mais visível aos olhosdo consumidor final. A empresa conta com vasta carteira de clientes e possui várias ações ativas. Principais Clientes: • Trio Alimentos • Laboratório Boniquet do Brasil • Kivik’s Marknad • Frooty Açaí • Elma Chips • Bel Chocolates • Tatuibi • Paineira • Pepsico
  • 18 2.1.4 PRINCIPAIS CONCORRENTES DA ORGANIZAÇÃO E ASPECTOS RELEVANTESDE CADA UM Hoje, são mais de 4.000 agências promocionais em São Paulo, as maistradicionais são: • Work Able Marketing Promocional – Atua em todos ossegmentos do marketing promocional , localizada em vários estados do Brasil,fundada por José Roberto em 1991. • Start Desenvolvimento e Promoções – Fundada em 1999,tem como foco a terceirização de mão de obra qualificada para o segmento dePromoções e Eventos . Oferecendo também serviços de Recrutamento e Seleção ,incluindo Treinamentos e Seleção de Executivos. • ML Promoções e Eventos - atua no mercado desde 1976,empresa de eventos pioneira no Rio de Janeiro, oferecem planejamento,administração e elaboração de projetos detalhados na área de promoções eeventos. 2.1.5 AMBIENTE COMPETITIVO: POSICIONAMENTO COMPETITIVO DA ORGANIZAÇÃO ,ATUAL E DESEJADO; PRINCIPAIS MUDANÇAS QUE ESTÃO OCORRENDO NO AMBIENTECOMPETITIVO QUE PODEM AFETAR O MERCADO OU A NATUREZA DAS ATIVIDADES. Dentro do mercado competitivo as empresas devem estar sempre atentas aqual é o seu posicionamento, onde elas se encontram perante todo o ambiente,quais são os passos que ela esta dando para se posicionar mais expressivamenteneste ambiente. Atualmente a Paniz encontra-se num processo de crescimento e expansão desua estrutura, a organização está lutando para se inserir e acompanhar as
  • 19tendências mercadológicas. Para tanto a empresa tem buscado sempre a eficiênciae atualização tecnológica dentro de sua área e de sua estrutura. Para a Paniz o cenário ideal seria uma boa posição entre as maioresagencias de marketing promocional do país, o maior passo para o alcance desseobjetivo tem sido na área de tecnologia da comunicação voltada para o controle defreqüência dos funcionários externos no PDV. Recentemente a empresa realizou uminvestimento significativo na compra de diversos aparelhos de rádio e de umsoftware que controla a localização destes aparelhos via satélite. Com esteinvestimento a diretoria e a equipe de coordenação estão visando realizar umcontrole da freqüência dos supervisores, promotores e repositores; fazer umamedição no tempo utilizado em cada PDV para realizar a distribuição de todo omaterial de merchandising para que possa ser realizado um planejamento de qualPDV traz mais resultado, qual é o PDV é mais freqüentado, etc. A empresa acredita que este investimento é primordial para a excelência desuas atividades atualmente e futuramente, além de trazer maior controle para asatividades e chamar mais atenção de seus clientes atuais e futuros.
  • 202.1.6 ORGANOGRAMA
  • 21 REPRESENTAÇÃO DO ORGANOGRAMA Percebe-se pelo organograma que estamos estudando uma empresa depequeno porte, com uma administração de comando vertical, ou seja, não há umgrande número de departamentos, mas há uma hierarquia a ser seguida - apesar dopequeno tamanho e volume de funcionários. Nesta empresa, não há um departamento que efetivamente realize asatividades administrativas como administração de material de escritório e limpeza(Departamento de Compras/Almoxarifado), recebimento e pagamento de contas(Departamento Financeiro), contratação e pagamento de funcionários(Departamento de Recursos Humanos), etc. Estas atividades são responsabilidadesda Diretora Geral, que recebe auxílio dos dois cargos de staff, a recepcionista e aauxiliar de limpeza. Como na maioria das empresas de pequeno porte, o organograma da Panizexibe a centralização das decisões na Diretoria Geral, neste sistema de comando aDiretora tem controle de todos os processos que ocorrem nos departamentos, sendoque praticamente todos os funcionários se reportam diretamente a ela, salvo ossupervisores, repositores e promotores que respondem a Equipe de Coordenação.
  • 22 2.2 COLETA DE DADOS 2.2.1 – PROCESSO DE DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS NA PANIZ PROMOÇÕES Neste trabalho já definimos o desenvolvimento de pessoas da seguintemaneira: “O desenvolvimento representa um conjunto de atividades que objetivaexplorar o potencial de aprendizagem e a capacidade produtiva das pessoas,visando mudanças de comportamentos e atitudes bem como a aquisição de novashabilidades e conhecimentos. Tem como meta maximizar o desempenho profissionale motivacional do ser humano, melhorando os resultados e conseqüentementegerando um bom clima organizacional.” Dentro da Paniz Promoções não identificamos nenhum processo quecontemple especificamente o desenvolvimento de pessoas. Verificamos então anecessidade da criação de alguns processos para o desenvolvimento dosfuncionários, especialmente para o desenvolvimento dos daqueles que atuam nosprocessos chaves da empresa, ou seja os promotores e repositores. Identificamos esta necessidade a partir da analise do principal problemaencontrado na organização relacionado à Gestão de Pessoas – A alta rotatividadede funcionários operacionais. A empresa enfrenta atualmente uma fase em que não consegue manter osfuncionários por muito tempo. Em entrevista com a equipe de coordenaçãoidentificamos que isto acontece, pois os funcionários almejam algumas condiçõesque a empresa não oferece como treinamentos e plano de carreira. Esta situaçãointerfere muito no resultado final da empresa, pois os custos com contratação edemissão têm crescido; E também porque os funcionários não absorvem a cultura emissão da empresa, já que permanecem pouco tempo na organização, e assim nãodesenvolvem as habilidades necessárias para cumprir com suas atividadesadequadamente. No resultado final do processo chave – a ação de merchandising – a Paniznão consegue atingir seu objetivo eficientemente pois está sempre focada nosprocessos auxiliares.
  • 23 Decidimos então que a melhor estratégia para atacarmos este problema édesenvolver para a empresa processos de desenvolvimento focados em treinamentopara os funcionários. Pois investir no desenvolvimento de pessoas significa investirna qualidade de serviços a empresa oferece. E como afirmamos neste trabalho, otreinamento é um dos recursos do Desenvolvimento de Pessoal que visa oaperfeiçoamento de desempenhos, aumento da produtividade e das relações.Segundo Boog (2001, p. 78) “o treinamento começa como uma resposta a umanecessidade ou a uma oportunidade em um ambiente organizacional”.
  • 24 2.3 AVALIAÇÃO DE EFICIÊNCIA, EFICÁCIA E ADAPTABILIDADE DO PROCESSO 2.3.1 PROJETO DE PROCESSO VOLTADO À CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DEPESSOAS Partindo então das informações que coletamos no Estudo de Caso e nosconceitos estudamos, elaboramos os seguintes processos para sanarmos oproblema de alta rotatovidade de funcionários. TREINAMENTO SOBRE A FUNÇÃO Além das atividades relacionadas exclusivamente ao PDV e a exposição doproduto, o promotor também realiza outras atividades. Uma atividade muito importante para o controle e acompanhamento da açãode merchandising é o preenchimento dos relatórios diários dos promotores. Nessesrelatórios os promotores relacionam a quantidade de produtos repostos no PDV e oseventuais acontecimentos fora da rotina (produtos com embalagens violadas,produtos nas gôndolas com data de validade vencida, ou problemas com aadministração dos mercados). Para assegurarmos que os funcionários entendam suas responsabilidades énecessário que seja dado a eles um treinamento que contemple todas as atribuiçõesdo cargo, a importância de sua atividade para o resultado final da empresa e asmelhores maneiras de se realizar as atividades que são de responsabilidade do seucargo. Este treinamento é também uma oportunidade para a empresa passar para osfuncionários recém contratados os valores e missão da empresa, para que desde asua entrada ele já vá absorvendo-os. É parte de uma estratégia que pretendeconquistar o funcionário logo no inicio de suas atividades, com principal finalidade deevitar a saída pré-matura da empresa. Um indicador que pode ser utilizado para a avaliação da eficácia desteprocesso é a medição do turnover – à relação entre admissões e demissões ou à
  • 25taxa de substituição de trabalhadores antigos por novos . Normalmente é expressaem termos percentuais. Este indicador poderá medir antes e depois da implatação do processo sehouve diminuição do turnover de funcionários no período de experiência. O calculo de turnover é feito da seguinte maneira: Nº DE ADMISSÕES (NO MÊS ATUAL) + Nº. DE DEMISSÕES (NO MÊS ATUAL) 2 ________________________ x 100 Nº. DE EMPREGADOS (MÊS ANTERIOR) TREINAMENTO SOBRE A MARCA Basicamente a atividade de um promotor/repositor na Paniz é expor oproduto da melhor maneira possível para que ele tenha mais saída, e garantir que oproduto vendido esteja na melhor condição (embalagem em boas condições, dentrodo prazo de validade etc.). Para melhor desempenhar este papel, opromotor/repositor deve receber um treinamento específico sobre a marca que irárepresentar para que entenda a fundo as características do produto e possa o exporda melhor maneira, identificando melhores condições de armazenamento, pontosdentro do PDV onde o produto seja melhor visto pelo publico alvo. Este treinamento tem impacto direto no processo chave da empresa etambém contempla nossa estratégia de desenvolvimento de pessoas. Com esseprocesso o funcionário deve sentir-se incluído na missão da empresa, estesentimento deve despertar nele maior comprometimento, melhorando assim seudesempenho e diminuindo a possibilidade de uma saída prematura.
  • 26 INTEGRAÇÃO DAS EQUIPES + TREINAMENTO DE RECICLAGEM Conhecimento é uma ferramenta que deve ser sempre atualizada, emdiversas situações vemos que uma coisa que fazemos hoje pode não funcionaramanhã. Por isso, é importante que sejam dados treinamentos de reciclagem deconhecimentos para a equipe com a finalidade de manter os bons hábitos ensinadosno treinamento inicial sobre a marca e sobre a função. E renovar alguns antigosconhecimentos, ou seja, ensinar melhores maneiras de fazer algumas atividades. Este treinamento pode ser instituído também no formato de uma integraçãode equipes, um encontro entre promotores, repositores e supervisores de diferentesmarcas. Esta integração servirá para que estes colaboradores possam trocarexperiências e conhecimentos sobre sua rotina diária passando entre eles maneirasdiferentes de realizar as mesmas tarefas podendo trazer melhorias, novas idéias eaté solução de problemas. Este treinamento tem finalidade de correção constante de pequenosproblemas e maus hábitos diários. Nestes treinamentos a equipe de coordenaçãopode também reforçar a cultura e missão da empresa sempre com objetivo de reteros funcionários por maior tempo possível na organização. TREINAMENTO DE DESENVOLVIMENTO DE NOVOS LIDERES. Uma figura muito importante para a equipe é o líder, aquele que coordena os demais integrantes com finalidade de atingir os objetivos da empresa. Dentro da Paniz acreditamos que seria bastante produtivo o desenvolvimento de mais funcionários que desempenhassem este papel para perpetuar os objetivos da organização para os demais funcionários e para guiar a equipe para os resultados almejados. O programa de Desenvolvimento de Novos Lideres dentro da Paniz é designado àqueles funcionários que já apresentam características de liderança, mas que necessitam ser lapidados em alguns aspectos. É importante que este programa seja desenvolvido aliado a um Programa de Carreira dentro da organização para que os talentos desenvolvidos neste treinamento possam
  • 27utilizar os conhecimentos adquiridos e estes profissionais não sejam perdidospara o mercado. Um indicador para analise de eficiência deste processo é a pesquisa desatisfação junto aos funcionários para que se possa sentir se os conhecimentospassados foram válidos e se foram utilizados em sua rotina diária. Esta pesquisadevera ser realizada junto aos funcionários ao final do programa e, novamente,passado determinado período.
  • 28FLUXOGRAMA DO PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DE NOVOS LÍDERES Contratação Treinamento de Função Treinamento de Marca Retorna às atividades não Apresenta de sua função característica s de líder? sim Participa do Programa
  • 29 PROGRAMA DE CARREIRA No mercado atual os funcionários têm dado muita importância para outrascaracterísticas da empresa, além do valor do salário que elas oferecem. Uma dascaracterísticas observadas muito freqüentemente pelos candidatos é a perspectivaque eles possuem dentro daquela empresa, ou seja, qual a possibilidade de setrilhar uma carreira dentro daquela organização com aumento salarial e mudança decargo/área. Atualmente a Paniz não conta com nenhum programa que trate de promoçõespara os promotores e repositores. Isso gera uma situação que atrapalha muito odesempenho da empresa no geral, a alta rotatividade de funcionários. Osfuncionários recém contratados não vêm perspectivas dentro da empresa e acabamindo para uma empresa que proporcione plano de carreira. E os funcionários que jáestão há algum tempo dentro da empresa ficam saturados de uma situação inerte eacabam mudando de empresa ou área de atuação. Um programa de carreira que proporcione ao funcionário mudar de área ealcançar novos ganhos a partir de seu desempenho em sua função atual fará comque o funcionário sinta-se mais valorizado e queira ficar na empresa para alcançarsempre novos horizontes. Neste programa a empresa pode utilizar-se de metas, ou seja, o cumprimentodas metas determinadas pela empresa é fator determinante para que os funcionáriosalcancem alguma promoção. Outra ferramenta é a analise do cumprimento dasnormas e regras da empresa, o acumulo de advertências e/ou suspensões para ocolaborador o desclassificará do programa. O tempo em que aquele funcionárioencontra-se na organização também servirá como variável favorável à conquista deuma promoção. Ou seja, o funcionário adquire o direito de ser promovido conformepermanece na empresa, mas apenas efetiva-se esta promoção caso os fatores metae comportamento estejam de acordo com os padrões determinados pelo programa. Este processo poderá ser analisando quanto à eficiência utilizando-setambém da medição de turno ver.
  • 30FLUXOGRAMA DO PROGRAMA DE CARREIRA Contratação Treinamento de Função Treinamento de Marca Retorna às atividades de sua função NÃO Possui tempo necessário na NÃO organização? SIM Tem alcançado as metas de sua área? SIM SIM Participa do Programa Esta dentro do de Carreira padrão de conduta? NÃO
  • 31 FLUXOGRAMA DO PROJETO DE PROCESSO VOLTADO À CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS Inicio Processo de Treinamento de Apoio Função Programa de Programa de Corrigir Carreira Desenvolvimento Treinamento de de Lideres Marca Processo de Apoio FeedbackCorrigir Treinamento de Pesquisa de Avaliação de Reciclagem Satisfação Desempenho Feedback Pesquisa de Turnover Satisfação
  • 32 CONSIDERAÇÕES FINAIS A partir dos temas estudados a cerca de Gestão de Pessoas e ProcessosOrganizacionais e das informações coletas sobre a Paniz Promoções, criamos oProjeto Voltado à Gestão de Pessoas apresentado neste trabalho. O projetocontempla os problemas apresentados pela equipe de coordenação da PanizPromoções e foi elaborado com processos relacionados à Gestão de Pessoas. Oprojeto tem como foco principal o treinamento dos Recursos Humanos daorganização como estratégia para melhorar os resultados finais da empresa. O projeto apresentado neste trabalho tem como Processo Chave um conjuntode treinamentos que visam fixar a missão e valores da empresa para osfuncionários, engajá-los no objetivo final da organização, desenvolver as habilidadesnecessárias para que cada funcionário exerça cada vez melhor as suas atividades.O conjunto desses treinamentos tem o objetivo de melhorar os processos que têmrelação direta com a atividade que gera a lucratividade da empresa – a ação demerchandising. Como Processos de Apoio o projeto conta com dois programas dedesenvolvimento de habilidades específicas que têm a finalidade de assegurar apermanência dos funcionários na organização. Estes programas abordam oproblema apresentado – alta rotatividade de funcionários – pois se tornam atrativospara que o funcionário recém contratado não deixe a empresa prematuramente, epara que o funcionário que se encontra na empresa há mais tempo não seja perdidopara o mercado. Além de ajudar na diminuição de custos com contratações edemissões. O resultado da aplicação deste projeto para a empresa deverá ser umaequipe melhor prepara para desempenhar suas atividades diárias, uma equipe maismotivada e recursos melhor aplicados, ou seja, uma economia de recursos e tempo.A garantia de que estes processos estarão sempre atingindo o máximo de eficiênciae eficácia são as ferramentas de feedback baseados no PDCA. Essas ferramentasanalisam, ao final da realização dos processos, se os objetivos foram atingidos,geram uma saída e, se necessário, uma correção a ser feita no processo.Garantimos desta maneira a flexibilidade do processo, ou seja, a cada novamudança ou resultado diferente é possível que mudemos algum fator no processo.
  • 33 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS- Chiavenato, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 6. ed. Rio deJaneiro: Campus,2000.- www.paniz.com.br- Simone Crisina Cecci Paniz Infante – Diretora e Proprietára da Paniz Promoções eEventos LTDA- OLIVEIRA, Djalma P. R. Administração de Processos: conceitos, metodologia,práticas.São Paulo: Atlas S.A, 2009.- BOOG, Gustavo G ( coord.). Manual de Treinamento e Desenvolvimento: um guiade operações - manual oficial da ABTD. São Paulo: Makron Books, 2001.- CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanosnas organizações. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004.- LACOMBE, Fransisco; HEILBORN, Gilberto.Administração:princípios etendências.São Paulo:Saraiva, 2003.- http://fatosdigitais.wordpress.com/2010/09/27/conceitos-sobre-processos/-http://pt.scribd.com/doc/50495410/APERFEICOANDO-PROCESSOS-EMPRESARIAS- http://www.lgti.ufsc.br/O&m/aulas/Aula4/aula4.pdf- http://www.slideshare.net/Ridlo/gesto-por-processo
  • 34 APÊNDICE A - CRONOGRAMA DE ATIVIDADES PREVISTAS PIPA – 2011 PROGRAMA DE INICIAÇÃO ÀS PRÁTICAS ADMINISTRATIVASTEMA: PANIZ PROMOÇÕES E EVENTOS LTDAREPRESENTANTE DA EQUIPE: MARINA CAMPOS GONÇALVESR.A:A70BAE-2Mês ATIVIDADES PREVISTAS S emanaAgosto - FORMAÇÃO DOS GRUPOS. - ESCOLHA DA EMPRESA.Setembro 02- VISITA À EMPRESA – PANIZ PROMOÇÕES E EVENTOS 02- REUNIÃO DO GRUPO – ELABORAÇÃO DO TRABALHOOutubro 02- REUNIÃO DO GRUPO – ELABORAÇÃO DO TRABALHO 07- REUNIÃO FINAL DO GRUPO 11- ENTREGA PIPA III 2011 APÊNDICE B - REGISTRO DE ATIVIDADES REALIZADAS PIPA III - 2011
  • 35 DATA ATIVIDADES REALIZADAS Tempo Gasto*02/04/2011 VISITA À EMPRESA – PANIZ PROMOÇÕES E EVENTOS 2:3025/09/2011 REUNIÃO DO GRUPO – DISCUSSÃO SOBRE ELABORAÇÃO DO 2:30 PIPA 201106/10/2011 REUNIÃO DO GRUPO – ELABORAÇÃO DO PIPA 2011 5:0007/10/2011 REUNIÃO DO GRUPO – ELABORAÇÃO DO PIPA 2011 1:3009/10/2011 REUNIÃO DO GRUPO – REVISÃO DO TRABALHO 4:00 23/11/2011 ENTREGA DO PIPA 2011
  • 36APÊNDICE C – COMPROVANTE DE VISITAOsasco , 02 de Abril de 2011. Atesto que Marina Campos, Fabio Barbosa, Fernando Gherth, Linda Briezze, CarlaMatilde e Karina Durante compareceram nas dependências da empresa Paniz Promoções eEventos Ltda para visita técnica referente a trabalho universitário, no dia 02 de Abril de2011. __________________________________ Simone Cristina Cecci Paniz Infante Diretora Geral
  • 37CLIENTES DA PANIZ PROMOÇÕES
  • 38
  • 39 IMAGENS PANIZ PROMOÇÕES E EVENTOS LTDAAção de Degustação Frooty AçaíMerchandising Quaker
  • 40Abordagem em Ponto de VendaEvento Kivik’s Marknad