Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP Apoio -  .   Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo
Gerenciamento eletrônico de documentos: criação  de um banco de informações e imagens no Arquivo Permanente da UNICAMP
Objetivos <ul><li>Otimizar processo de registros descritivos </li></ul><ul><li>Facilitar a disposição do acervo fotográfic...
Como funcionava <ul><li>Descrição manual </li></ul><ul><li>Uso do “original” pelo usuário </li></ul><ul><li>Busca manual d...
Procedimentos metodológicos <ul><li>Planejamento p/a obtenção de requisitos: </li></ul><ul><ul><li>Conceituais </li></ul><...
Procedimentos metodológicos <ul><li>Implementação do sistema piloto </li></ul><ul><ul><li>Documentos fotográficos </li></u...
Acervo documental <ul><li>Documentos históricos gerados a partir da década de 50 </li></ul><ul><li>Documentos de 156 órgão...
Desenvolvimento do sistema <ul><li>Etapas do desenvolvimento: </li></ul><ul><ul><li>Formação de equipe </li></ul></ul><ul>...
Premissas consideradas <ul><li>Aproveitamento das informações constantes nas fichas de descrição </li></ul><ul><li>Utiliza...
Premissas consideradas <ul><li>Utilizar normas ISAD(G) para preparação de plano de descrição </li></ul><ul><li>Apresentar ...
O piloto, a seleção e a descrição <ul><li>Usuários </li></ul><ul><li>Conteúdo informativo </li></ul><ul><li>Característica...
Utilização do sistema   <ul><li>Equipe Técnica do Arquivo Central </li></ul><ul><li>Todos os usuários dos sistemas de info...
Estrutura informacional e de conteúdo <ul><li>Seleção em campos da norma ISAD(G) </li></ul><ul><li>Formulário dividido em ...
Parte do formulário
Captura e tratamento das imagens <ul><li>Cópia eletrônica: a compatibilidade com os padrões das gráficas e impressoras de ...
Equipe atual de trabalho Direção – SIARQ Neire do Rossio Martins Maria Aparecida Forti Arquivo Permanente Cristina Correia...
Fluxo natural do sistema
O sistema informatizado <ul><li>Servidor de informações dotado de: </li></ul><ul><ul><li>Sistema Operacional – Conectiva L...
O Sistema informatizado <ul><li>Estação de manutenção e dados </li></ul><ul><ul><li>Microcomputador com browser </li></ul>...
Mecanismos de busca <ul><li>Busca completa (pública) </li></ul><ul><li>Busca simples (pública) </li></ul><ul><li>Busca com...
 
 
 
 
 
 
Dificuldades encontradas <ul><li>Conhecer e utilizar novas ferramentas para adequá-las as nossas necessidades   </li></ul>...
O futuro do projeto <ul><li>Utilização da EAD </li></ul><ul><ul><li>XML/ASP </li></ul></ul><ul><ul><li>Utilização dos padr...
Conclusões <ul><li>Publicado no Site do SIARQ em fev/2001 </li></ul><ul><li>5200 acessos ao sistema desde ago/2001 </li></...
SIARQ - UNICAMP [email_address] http://www.unicamp.br/siarq / Cristina Correia Dias Barbieri [email_address] Humberto Cele...
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  1. 1. Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP Apoio - . Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo
  2. 2. Gerenciamento eletrônico de documentos: criação de um banco de informações e imagens no Arquivo Permanente da UNICAMP
  3. 3. Objetivos <ul><li>Otimizar processo de registros descritivos </li></ul><ul><li>Facilitar a disposição do acervo fotográfico </li></ul><ul><li>Facilitar a busca do usuário </li></ul><ul><li>Minimizar o uso do original </li></ul><ul><li>Otimizar o atendimento ao usuário </li></ul>
  4. 4. Como funcionava <ul><li>Descrição manual </li></ul><ul><li>Uso do “original” pelo usuário </li></ul><ul><li>Busca manual de material impresso </li></ul><ul><li>Atendimento local, correio ou carta </li></ul>
  5. 5. Procedimentos metodológicos <ul><li>Planejamento p/a obtenção de requisitos: </li></ul><ul><ul><li>Conceituais </li></ul></ul><ul><ul><li>Técnicos (materiais e humanos) </li></ul></ul><ul><ul><li>Financeiros </li></ul></ul><ul><li>Formação de grupo interdisciplinar </li></ul><ul><li>Estudo e desenvolvimento do sistema de dados e de captura de imagens e inserção de dados descritivos </li></ul>
  6. 6. Procedimentos metodológicos <ul><li>Implementação do sistema piloto </li></ul><ul><ul><li>Documentos fotográficos </li></ul></ul><ul><ul><li>Participação de usuários </li></ul></ul><ul><ul><li>Apresentação pública </li></ul></ul>
  7. 7. Acervo documental <ul><li>Documentos históricos gerados a partir da década de 50 </li></ul><ul><li>Documentos de 156 órgãos da UNICAMP, sendo: </li></ul><ul><ul><li>48 conjuntos fechados </li></ul></ul><ul><ul><li>108 conjuntos abertos </li></ul></ul><ul><li>Documentos de 5 fundos pessoais </li></ul><ul><li>Aproximadamente 30.000 imagens </li></ul>
  8. 8. Desenvolvimento do sistema <ul><li>Etapas do desenvolvimento: </li></ul><ul><ul><li>Formação de equipe </li></ul></ul><ul><ul><li>Requisitos técnicos e operacionais/funcionais </li></ul></ul><ul><ul><li>Plano de reprodução e descrição </li></ul></ul><ul><ul><li>Planejamento do desenvolvimento </li></ul></ul><ul><ul><li>Implantação de sistema piloto </li></ul></ul><ul><ul><li>Apresentação e validação pelos usuários </li></ul></ul><ul><ul><li>Avaliação do sistema-piloto/funcionais </li></ul></ul>
  9. 9. Premissas consideradas <ul><li>Aproveitamento das informações constantes nas fichas de descrição </li></ul><ul><li>Utilizar sistema eletrônico para: </li></ul><ul><ul><li>registrar o recebimento </li></ul></ul><ul><ul><li>as condições de conservação </li></ul></ul><ul><ul><li>as descrição de fotografias </li></ul></ul><ul><ul><li>armazenamento da imagem </li></ul></ul><ul><li>Reprodução, por meio digital </li></ul><ul><li>Revisar as descrições </li></ul>
  10. 10. Premissas consideradas <ul><li>Utilizar normas ISAD(G) para preparação de plano de descrição </li></ul><ul><li>Apresentar imagens em Web </li></ul><ul><li>Otimizar sistema de busca utilizando palavras do texto (planilhas) e/ou coordenadas por indexação </li></ul><ul><li>Permitir requisições, cadastro e atendimento a usuários, on line </li></ul>
  11. 11. O piloto, a seleção e a descrição <ul><li>Usuários </li></ul><ul><li>Conteúdo informativo </li></ul><ul><li>Características intrínsecas do material </li></ul><ul><li>Frequência de consulta </li></ul><ul><li>Necessidade de reprodução da documentação </li></ul>
  12. 12. Utilização do sistema <ul><li>Equipe Técnica do Arquivo Central </li></ul><ul><li>Todos os usuários dos sistemas de informações da Unicamp </li></ul><ul><ul><li>técnicos </li></ul></ul><ul><ul><li>pesquisadores </li></ul></ul><ul><ul><li>estudantes </li></ul></ul><ul><ul><li>instituições </li></ul></ul><ul><ul><li>jornalistas </li></ul></ul><ul><ul><li>cidadão comum </li></ul></ul>
  13. 13. Estrutura informacional e de conteúdo <ul><li>Seleção em campos da norma ISAD(G) </li></ul><ul><li>Formulário dividido em áreas: </li></ul><ul><ul><li>identificação, natureza dos documentos, descrição, notas/indexação, dados físicos, dados de conservação, informações sobre uso, dados de aquisição, responsabilidade pela descrição do documento e inserção no sistema. </li></ul></ul>
  14. 14. Parte do formulário
  15. 15. Captura e tratamento das imagens <ul><li>Cópia eletrônica: a compatibilidade com os padrões das gráficas e impressoras de alta resolução. </li></ul><ul><li>Thumbnail: o thumbnail é uma imagem reduzida e de pequena dimensão. </li></ul><ul><li>Marca d'água: impede a utilização das imagens para outros fins. </li></ul><ul><li>Captura e tratamento feito pelo software Adobe Photoshop 5.0 </li></ul>
  16. 16. Equipe atual de trabalho Direção – SIARQ Neire do Rossio Martins Maria Aparecida Forti Arquivo Permanente Cristina Correia Dias Barbieri Márcia Aparecida M. Silveira Rosa Amélia Leal Pereira Viviane de Faria Silva Benedita Aparecida B. Mendes Centro de Computação Fábio Maurício Mengue Magali Barcelos Rubens Queiroz de Almeida Informática – SIARQ Humberto Celeste Innarelli Andressa Cristiani Piconi Banco de Informações e Imagens
  17. 17. Fluxo natural do sistema
  18. 18. O sistema informatizado <ul><li>Servidor de informações dotado de: </li></ul><ul><ul><li>Sistema Operacional – Conectiva Linux </li></ul></ul><ul><ul><li>Servidor WWW – Apache </li></ul></ul><ul><ul><li>Linguagem de programação – Python </li></ul></ul><ul><ul><li>Banco de Dados – Proprietário do Python </li></ul></ul><ul><ul><li>Programas – Linguagem Python </li></ul></ul><ul><ul><li>Construção de páginas estáticas – HTML e Netscape Composer </li></ul></ul>
  19. 19. O Sistema informatizado <ul><li>Estação de manutenção e dados </li></ul><ul><ul><li>Microcomputador com browser </li></ul></ul><ul><li>Estação de desenvolvimento: </li></ul><ul><ul><li>Browser </li></ul></ul><ul><ul><li>WSFTP </li></ul></ul><ul><ul><li>SSH </li></ul></ul><ul><ul><li>Python </li></ul></ul><ul><ul><li>Qualquer editor de texto </li></ul></ul>
  20. 20. Mecanismos de busca <ul><li>Busca completa (pública) </li></ul><ul><li>Busca simples (pública) </li></ul><ul><li>Busca combinada (pública) </li></ul><ul><li>Busca completa (restrita) </li></ul>
  21. 27. Dificuldades encontradas <ul><li>Conhecer e utilizar novas ferramentas para adequá-las as nossas necessidades </li></ul><ul><li>Gestores de informação tem dificuldade na implementação de tecnologias </li></ul><ul><li>Dificuldades na utilização de softwares disponíveis no mercado </li></ul><ul><li>Escassez de literatura </li></ul>
  22. 28. O futuro do projeto <ul><li>Utilização da EAD </li></ul><ul><ul><li>XML/ASP </li></ul></ul><ul><ul><li>Utilização dos padrões internacionais para disposição de informações na WEB </li></ul></ul><ul><li>Formação de um banco completo, com possibilidades de inserção de qualquer tipo de documento </li></ul><ul><li>Implementação de ferramentas de seleção </li></ul>
  23. 29. Conclusões <ul><li>Publicado no Site do SIARQ em fev/2001 </li></ul><ul><li>5200 acessos ao sistema desde ago/2001 </li></ul><ul><li>400 documentos encaminhados </li></ul><ul><li>Implementação em outros órgãos da Unicamp, como a Assessoria de Imprensa </li></ul><ul><li>Possibilidade de uso do sistema para outros gêneros documentais: textuais, iconográficos, manuscritos, etc. </li></ul>
  24. 30. SIARQ - UNICAMP [email_address] http://www.unicamp.br/siarq / Cristina Correia Dias Barbieri [email_address] Humberto Celeste Innarelli [email_address] Neire do Rossio Martins [email_address]
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