Hoja de Cálculo




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   En este caso debemos tener claros una serie concep...
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  1. 1. Hoja de Cálculo Hoja de Cálculo GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 1 2000,2002 Hoja de Cálculo Introducción Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: ! Texto !Valores numéricos !Fórmulas o funciones matemáticas !Gráficos GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 2 2000,2002
  2. 2. Pantalla principal de Excel GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 3 2000,2002 Hoja de Cálculo Hojas y libros Un libro consta de una o varias hojas y se guarda en un archivo. Es posible añadir hojas al libro, eliminarlas, duplicarlas y cambiarlas de posición. !Añadir una hoja: Insertar / Hoja de cálculo. !Eliminar una hoja: Edición / Eliminar hoja. !Duplicar hoja o cambiarla de posición: Edición / Mover o copiar hoja. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 4 2000,2002
  3. 3. Hoja de Cálculo Editar celdas !Celda activa: sobre la que se encuentra el cursor. !Celdas seleccionadas: aparecen en “vídeo inverso”. !Modificar el contenido de una celda: posicionarse sobre ella y pulsar F2. !Cortar, copiar y pegar celdas: uso habitual. !Edición / Rellenar: muy útil para propagar la fórmula de una celda a otras de su misma fila o columna. !Insertar o eliminar filas o columnas. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 5 2000,2002 Hoja de Cálculo Referenciar celdas y conjuntos de celdas Las celdas se referencian por sus coordenadas de columna y de fila: A1, B5, etc. Los rangos rectangulares de celdas se referencian mediante las posiciones de sus extremos. Ej: el rango A5:B7 referencia las celdas A5,A6,A7,B5,B6 y B7. Se pueden referenciar varias celdas o rangos dispersos separándolos por el carácter ; Ej: el rango A2:B3;B6:C8 referencia las celdas A2,A3,B2,B3,B6,B7,B8,C6, C7 y C8. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 6 2000,2002
  4. 4. Hoja de Cálculo Formatear celdas Es posible definir el formato de los datos contenidos en las celdas. Para ello habrá que recurrir a la opción Formato de la ventana principal o bien a los iconos de la barra de herramientas de formato. ! Categoría del dato: general, número, fecha, moneda, texto, científico, etc. !Alineación del contenido !Tipo de fuente empleada. !Tipos de bordes y de tramas de la celda. !Opciones de protección de celdas. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 7 2000,2002 Hoja de Cálculo Proteger celdas y hojas Es posible proteger el contenido de las hojas de cálculo o de celdas individuales para prevenir su posible modificación por error o por terceros. !Desproteger la hoja: elegir Herramientas / Proteger / Desproteger hoja. !Proteger/desproteger celdas: seleccionar las celdas, elegir Formato / Celdas / Proteger y activar/desactivar la opción Bloquear (la hoja debe estar desprotegida). ! Proteger la hoja: elegir Herramientas / Proteger / Proteger hoja. Para que la protección de celdas sea efectiva, es necesario que la hoja esté protegida. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 8 2000,2002
  5. 5. Hoja de Cálculo Crear Fórmulas Para realizar operaciones con Excel, debemos emplear lo que el programa denomina fórmulas. Estas fórmulas se pueden dividir en dos tipos: ! Simples: introducen operadores comunes como: +,-,*,/etc. ! Complejas o funciones: utilizan nombres de fórmulas predefinidas por Excel GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 9 2000,2002 Hoja de Cálculo Crear Fórmulas Simples Tipos de operadores: Aritméticos: * —— Producto. + —— Suma. - —— Diferencia. % —— Porcentaje. ^ —— Potencia. / —— Cociente. De Comparación: > —— Mayor. < —— Menor. Devuelven: VERDADERO/FALSO <> ——Distinto. (=<) y (=>) —— (menor o igual) y (mayor o igual) GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 10 2000,2002
  6. 6. Hoja de Cálculo Tipos de operadores: de Referencia: : —— Englobar un rango de celdas. ; —— Seleccionar celdas individualmente. De Texto: & —— Concatenar. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 11 2000,2002 Hoja de Cálculo Ejemplo. Deseamos calcular la nota final de estos alumnos. Se tiene una calificación de un examen teórico y otra de la parte de prácticas. La primera supone un 60 % de la nota final y la segunda un 40%. Partimos de la siguiente información: GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 12 2000,2002
  7. 7. Hoja de Cálculo Ejemplo. Introducimos la expresión de la fórmula que proporciona el resultado deseado en la celda correspondiente. =((60%)*D6)+((40%)*E6) Copiamos la fórmula que acabamos de escribir al resto de las celdas donde que realizar el mismo cálculo. Utilizamos para ello el Autollenado que proporciona Excel. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 13 2000,2002 Hoja de Cálculo Ejemplo. La expresión que calcula la nota final se copia a las celdas adyacentes con lo que nos ahorramos la traducción en celdas de la expresión, al escribirla en otra parte. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 14 2000,2002
  8. 8. Hoja de Cálculo Crear Fórmulas Complejas Excel posee una serie de fórmulas predefinidas llamadas funciones que podemos introducir directamente, indicando tan sólo el rango de celdas con el que se deberá realizar la operación. El rango de celdas se puede definir de dos formas: introduciendo una a una las celdas (operador ;) o fijando el intervalo (operador :). Funciones Básicas La Suma (no representada en este apartado): realiza una suma de los datos contenidos en un rango. Su formula genérica es: =SUMA(rango). GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 15 2000,2002 Hoja de Cálculo Funciones Básicas El promedio o Media Aritmética: suma los datos de un rango y divide el resultado entre el número total de datos. Su fórmula genérica es: =PROMEDIO(rango). El Máximo: devuelve el valor máximo de un grupo de datos. Su fórmula genérica es: =MAX(rango). El Mínimo: devuelve el valor mínimo de un grupo de datos. Su fórmula genérica es: =MIN(rango). GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 16 2000,2002
  9. 9. Hoja de Cálculo Funciones Básicas Cálculo del valor absoluto de un dato numérico: =ABS(dato) Cálculo de la parte entera de un dato numérico: =ENTERO(dato) Elevar un valor numérico a una potencia: =POTENCIA(base;exponente) Obtener el resto de una división =RESIDUO(dividendo;divisor) GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 17 2000,2002 Hoja de Cálculo Funciones Básicas La Mediana: devuelve el valor medio de un grupo de datos, es decir, el que está a la misma distancia en datos del primero y del último. Su fórmula genérica es: =MEDIANA(rango). La fórmula Contar: Cuenta el número de celdas que contienen un dato no vacio en un rango indicado, es decir, no cuenta las celdas vacias. Su fórmula genérica es: =CONTAR(rango). GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 18 2000,2002
  10. 10. Hoja de Cálculo Funciones Básicas La función SI: Permite la estructura compleja de las operaciones introduciendo una condición cuya comprobación determinará una actuación u otra. Su sintaxis es: = SI(X;Y;Z). X — Valor lógico (p.e. B4 > 0) • Si X se cumple se realiza Y. • Si X no se cumple se realiza Z. La función SI se puede anidar para crear asignaciones mediante estructuras condicionales complejas. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 19 2000,2002 Hoja de Cálculo Funciones Básicas Las funciones lógicas evalúan condiciones y devuelven el valor VERDADERO o el valor FALSO. Pueden emplearse para definir condiciones complejas en estructuras condicionales con la función SI. Conjunción: =Y(condición1;condición2;...;condiciónN) Disyunción: =O(condición1;condición2;...;condiciónN) Negación: =NO(condición) Hay más funciones que devuelven valores lógicos. Ejemplo: =ESNUMERO(dato) devuelve VERDADERO si el argumento es un valor numérico y FALSO si no lo es. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 20 2000,2002
  11. 11. Hoja de Cálculo Ejemplo. Continuando con el ejemplo anterior, calculamos de nuevo las notas finales de los alumnos y ahora, además, determinamos las calificaciones que el aprobado este en el 5, como nota límite. Calculamos, también, la nota media de la clase. Ahora partimos de la siguiente estructura de datos GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 21 2000,2002 Hoja de Cálculo Ejemplo. Introducimos la expresión de la fórmula que proporciona el valor de la nota final en la celda correspondiente. =SUMA(PRODUCTO((60%);D6);PRODUCTO((40%);E6)) Utilizaremos el Autollenado para extender la expresión a toda la columna de Nota Final GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 22 2000,2002
  12. 12. Hoja de Cálculo Ejemplo. Introducimos la expresión de la fórmula que nos va a proporcionar el criterio para determinar cuando un alumno esta aprobado. Para ello marcamos en la celda C12 el valor de la nota de corte. =SI(G6>$C$12;"APTO/A";"NO APTO/A") Utilizaremos el Autollenado para extender la expresión a toda la columna de Calificación. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 23 2000,2002 Hoja de Cálculo Ejemplo. Introducimos la expresión de la fórmula que nos va a proporcionar la nota promedio de la clase. =PROMEDIO(G6:G9) GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 24 2000,2002
  13. 13. Hoja de Cálculo Ejemplo. La referencia que hemos utilizado para pasar como argumento de la función =PROMEDIO el rango de celdas (G6:G9) se puede realizar de una forma alternativa; asignando al rango de celdas un nombre de rango. Seleccionamos las celdas que definen el rango sobre el que queremos realizar algún tipo de cálculo. Elegimos el nombre con él que referirnos al rango de celdas y lo escribimos. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 25 2000,2002 Hoja de Cálculo Ejemplo. Ahora cuando escribimos la expresión que nos calcula la nota media de la clase escribiremos: =PROMEDIO(nota_final) GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 26 2000,2002
  14. 14. Hoja de Cálculo Ejemplo. Analizamos a continuación las expresiones que hemos utilizado para realizar los sencillos que se nos proponían en este ejemplo. =SUMA(PRODUCTO((60%);D6);PRODUCTO((40%);E6)) =SI(G6>$C$12;"APTO/A";"NO APTO/A") =PROMEDIO(nota_final) GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 27 2000,2002 Hoja de Cálculo Conclusiones: • Se pueden combinar operadores simples con estructuras complejas predefinidas por Excel. • Se pueden anidar las funciones utilizando los resultados de unas como argumentos de otras. • Aparición de un nuevo operador: $. Permitirá introducir un nuevo concepto: distinción entre referencias de celdas relativas y referencias absolutas. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 28 2000,2002
  15. 15. Hoja de Cálculo Fórmulas Relativas y Absolutas. Cuando introducimos los argumentos de las funciones, lo que estamos indicándole a Excel es sobre que celdas conjunto de celdas debe realizar la operación que esta definida bajo el nombre de la función elegida. Estamos dándole la referencia del lugar donde se encuentra el dato con el que debe trabajar. Esto puede realizarse de tres formas distintas, que a su vez implican resultados distintos. Las tres alternativas para indicarle al programa donde se debe buscar los datos son: • Nombrado de rangos de celdas. • Referencia relativa. • Referencia absoluta. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 29 2000,2002 Hoja de Cálculo Nombrado de rangos de celdas. En realidad, utilizando este método, nos olvidamos de la posición dónde residen los datos. Cuando introducimos el nombre del rango de celdas en la función, es el programa el que se encarga de buscar el conjunto de valores al que hemos decidido asignar este nombre identificativo. Seleccionamos las celdas que definen el rango sobre el que queremos realizar Cuadro de nombres algún tipo de cálculo. Elegimos el nombre con él que referirnos al rango de celdas y lo escribimos. Introducimos el nombre como argumento de la función olvidandonos de la posición de las celdas sobre el área de trabajo. =PROMEDIO(nota_final) GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 30 2000,2002
  16. 16. Hoja de Cálculo Referencias relativas de celdas. En este caso debemos tener claros una serie conceptos relativos a celdas: • Debemos entender que la función debe ser definida en una celda en la cual se mostrará el valor resultado de las operaciones que la propia función involucre. • En otras celdas residen los datos que se utilizan en las operaciones definidas en la función. Hablaremos de referencias relativas a celdas que contienen datos, cuando lo que se almacena, junto con la expresión de la función, es la posición relativa de estas celdas con respecto a la celda que contiene la función. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 31 2000,2002 Hoja de Cálculo Ejemplo. Veamos el siguiente ejemplo para entender esto mejor. Se tiene la siguiente estructura en la cual se inserta la formula: =SUMA(B1;C2;D3;D5;C6;B7) GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 32 2000,2002
  17. 17. Hoja de Cálculo Ejemplo. Lo que está ocurriendo aquí es que junto con las operaciones relacionadas con la función (en este caso, lo que se guarda es una suma de seis valores) se guarda la posición donde Excel debe buscar esos seis valores. Lo que se almacena en realidad es la posición relativa respecto a la celda que contiene la función. Se guarda: Operaciones - Sumar el contenido de las seis celdas que llegan como argumento. La posición relativa 1 La celda situada a cuatro espacios a la izquierda y tres espacios 2 hacia arriba de la celda que contiene a la función almacena el 3 primer argumento de la función. La celda situada a tres Función 4 espacios a la izquierda y dos espacios hacia arriba de la celda 5 que contiene a la función almacena el segundo argumento de la 6 función. ............... GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 33 2000,2002 Hoja de Cálculo Ejemplo. Si ahora copiamos la función en otra celda, el nuevo cálculo se realizará con los valores de las celdas que guarden la misma posición relativa respecto al nuevo emplazamiento de la función. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 34 2000,2002
  18. 18. Hoja de Cálculo Referencias absolutas de celdas. Las posibilidades que ofrece la referencia relativa a celdas en las funciones se ve completada por las denominadas referencias absolutas. En ocasiones resulta útil realizar hacer referencia a una celda y que sea siempre de esta celda de donde se lea la información, guardándose la posición exacta de la celda (almacenando el número de fila y la letra de la columna). Este tipo de referencia hay que forzarla con la utilización del operador $. Escribiremos: =SUMA($B$1;$C$2) y de esta manera estamos fijando que siempre se realizara la suma con los contenidos de las celdas B1 y C2, independientemente de donde copiemos esta expresión. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 35 2000,2002 Hoja de Cálculo Ejemplo. Escribimos en esta ocasión: Mediante esta sintaxis estamos fijando la columna ($B, $C, $D,...) y las filas ($1, $2, $3,...). GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 36 2000,2002
  19. 19. Hoja de Cálculo Ejemplo. Si ahora copiamos la expresión en otra celda el resultado se sigue obteniendo en base a los valores que contienen las celdas: B1,C2,D3,D5,C6,B7 GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 37 2000,2002 Hoja de Cálculo Cuidado con las referencias Circulares. Cuando una fórmula hace referencia a su propia celda, directa o indirectamente se denomina referencia circular. Excel no puede resolver fórmulas con referencias circulares mediante el cálculo normal. Debido a que algunas fórmulas requieren referencias circulares, podrá ser necesario cambiar el numero de iteraciones. Para cambiar el número de iteraciones, elija Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Calcular. Active la casilla de verificación Iteración e indique el número máximo de iteraciones y el grado de cambio que desea que Excel utilice. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 38 2000,2002
  20. 20. Hoja de Cálculo Vínculos Pueden compartirse los datos almacenados en hojas de cálculo y libros diferentes mediante la utilización de vínculo o referencias externas. La vinculación resulta especialmente útil cuando no conviene conservar grandes modelos de hoja de cálculo en el mismo libro. La vinculación no está limitada a vínculos entre dos libros; también pueden crearse jerarquías de libros vinculados. Podremos distinguir entonces entre: • Vínculo de una hoja a otra. • Vínculo de un libro Excel a otro libro. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 39 2000,2002 Hoja de Cálculo Vínculos de una hoja a otra y de un libro a otro Si deseamos realizar un vínculo entre celdas que estén dentro del mismo libro pero en distintas hojas utilizaremos la siguiente sintaxis. Sintaxis: “ =Nombre_de_la_Hoja ! Nombre_de_la_celda “ Si en lugar de en otra hoja del mismo libro Excel, las celdas sobre las que queremos definir un vínculo, se encuentran en otro libro la manera de actuar será exactamente igual,exceptuando la sintaxis que hay que emplear, que en este caso es: Sintaxis: “ = [Libro1.xls]Nombre_de_hoja ! Nombre_celda ” GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 40 2000,2002
  21. 21. Hoja de Cálculo Ejemplo. Realizamos un ejemplo de vínculo de hoja a hoja dentro del mismo libro y para ello volvemos al ejemplo que ya habíamos visto cuando hablábamos de fórmulas simples y complejas. Ahora queremos preparar una hoja donde únicamente se muestre el nombre del alumno y si la calificación que ha obtenido. Cuadro de nombres Utilizamos el nombrado de rangos de celdas para mantener localizada los nombre y apellidos de los alumnos. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 41 2000,2002 Hoja de Cálculo Ejemplo. Modificamos el nombre de la hoja cambiándolo por uno más acorde con el contenido de la misma. Cambiamos de hoja para introducir un vínculo con el rango de celdas que hemos nominado como alumnos, siguiendo la sintaxis vista. Utilizaremos el Autollenado para extender el vínculo a las celdas adyacentes. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 42 2000,2002
  22. 22. Hoja de Cálculo Ejemplo. Realizamos los mismos pasos sobre la columna de Calificación para obtener: Nombrado de Rango GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 43 2000,2002 Hoja de Cálculo Ejemplo. Introducimos el vínculo Rellenamos el resto de las celdas utilizando el autollenado GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 44 2000,2002
  23. 23. Hoja de Cálculo Si ahora modificásemos algún valor en la hoja que es el origen del vínculo el cambio se extendería de manera automática a la hoja receptora de dicho vínculo. Modificamos el valor de la nota de prácticas de uno de los alumnos. El cambio también se hace efectivo en la segunda hoja, que contiene el vínculo que acabamos de definir. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 45 2000,2002 Hoja de Cálculo Opciones Avanzadas. • Validación de Datos. • Formularios. • Tablas Dinámicas. • Buscar Objetivo. • Solver. • Informes. • Administrador de Escenarios. GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 46 2000,2002

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