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MANUAL DE COMUNICAÇÃO E RELACIONAMENTO INTERNO E EXTERNO




                                 Assessoria de Comunicação
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                       PARAUAPEBAS
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Manual de Comunicação e Relacionamento Interno e Externo

    Elaboração: Alexandre Magno e Mariana Salles
    Redação: Ma...
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               ...
1.Prefeitura



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1.Prefeitura

A Prefeitura Municipal de Parauapebas tem como lema desta gestão
ser um Governo Cidadão. Para isso, trabalha...
A Prefeitura funciona com a seguinte forma de hierarquia:
                                            ESTRATÉGICO

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2. A Ascom



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2. A Ascom

     O dia-a-dia de uma organização pública, como a Prefeitura Municipal de Parauapebas, compreende inúmeras e...
2.1 - A importância da comunicação

Zelar pela imagem da prefeitura é uma responsabilidade de todos servidores e parceiros...
3. Linguagem




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3. Linguagem

A comunicação faz parte de qualquer atividade humana. O mesmo vale para as organizações governamentais, como...
3.2. - Formatação e estilo

     Assim como a língua portuguesa possui regras, a linguagem institucional também tem normas...
3.2.5 - Números

3.2.5.1 - Ordinais
Utilize:
Por extenso, do primeiro ao décimo (primeiro lugar, segundo colocado, quarta ...
3.2.6 - Pronomes de tratamento

     Sempre que o protocolo exigir, em situações exclusivamente formais, empregue:
     Vo...
3.2.10 -Itálico

Aplica-se, em geral, para termos em outra língua (expert,feedback,know-how), desde que a palavra não tenh...
3.3 - Dúvidas comuns e vícios de linguagem que devem ser evitados

     A maioria das pessoas tem, em maior ou menor grau,...
3.3.6 - Por que, porque, por quê, porquê

O por que é utilizado no começo da frase interrogativa ou no meio da frase afirm...
4. Relação da Ascom com as secretarias,
     departamentos e coordenadorias




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4. Relação da Ascom com as secretarias, departamentos e coordenadorias

O trabalho da Ascom depende diretamente do calendá...
4.2 – Divulgação dos trabalhos

     Fica a encargo da Ascom:

     ? serviços
     Prestar            especializados de c...
4.2.1 – Sobre pedidos

Todas as solicitações de campanhas de publicidade ou divulgação na mídia devem seguir algumas regra...
4.2.1.6 – Criação de vídeo institucional

     A criação de vídeo institucional ou pequenos documentários, seja para apres...
4.2.1.12 – Matéria para jornal impresso

Todas as matérias que vão sair em jornais impressos devem obrigatoriamente passar...
4.2.1.18 – Banner digital

     Banners digitais animados devem ser solicitados com sete dias de antecedência. Esta solici...
4.3.2 – Produção e veiculação de textos para jornal impresso

Todos os textos devem obrigatoriamente passar por aprovação ...
4.4.3 – Blogs e sites

     Fica proibida a criação de blogs e sites ligados a departamentos, ações e eventos da prefeitur...
5. Relação da Ascom com
a agência de publicidade licitada




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5. Relação da Ascom com a agência de publicidade licitada

     O bom relacionamento entre a agência de publicidade e a As...
5.2 – Campanhas

Sempre que solicitadas, as campanhas deverão ser acompanhadas pela Ascom, desde seu planejamento até sua ...
5.3.3 – VT

     O roteiro, decupagem ou storyboard de vts para tv ou vídeos institucionais deverão ser apresentados em do...
6. Relação da Ascom com os
     demais meios de comunicação




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6. Relação da Ascom com os demais meios de comunicação

É função da Ascom criar políticas com o intuito de fortalecer a pr...
6.2.2 – Programa “Alô Cidadão”

     Programa radiofônico diário, de inteira responsabilidade da Ascom. Sua pauta é basead...
6.4 – Das obrigações dos veículos de comunicação para com a prefeitura

É obrigação dos veículos de comunicação que mantém...
Prefeitura Municipal de Parauapebas
                                         Assessoria de Comunicação
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  1. 1. MANUAL DE COMUNICAÇÃO E RELACIONAMENTO INTERNO E EXTERNO Assessoria de Comunicação Prefeitura Municipal de Parauapebas PARAUAPEBAS 2009/2010
  2. 2. MANUAL DE COMUNICAÇÃO E RELACIONAMENTO INTERNO E EXTERNO PARAUAPEBAS 2009/2010 1
  3. 3. MANUAL DE COMUNICAÇÃO E RELACIONAMENTO INTERNO E EXTERNO Este manual visa pontuar ações de comunicação da Prefeitura Municipal de Parauapebas, a fim de facilitar relações internas (secretarias e departamentos) e externas (veículos de comunicação), oferecendo subsídios e informações que construam uma imagem positiva da instituição. 3
  4. 4. Manual de Comunicação e Relacionamento Interno e Externo Elaboração: Alexandre Magno e Mariana Salles Redação: Mariana Salles Revisão Ortográfica: Waldyr Silva Sistematização: Mariana Salles, Pablo Miranda Colaboração: Leidiane Marques, Vagner Gomes. Ficha catalográfica: Brasil.Prefeitura Municipal de Parauapebas. Gabinete. Assessoria de Comunicação Social. Manual de Comunicação e Relação Interna e Externa. – Parauapebas: Prefeitura Municipal, 2009. 40 p. 4
  5. 5. MANUAL DE COMUNICAÇÃO E RELACIONAMENTO INTERNO E EXTERNO índice Prefeitura___6 A Ascom___9 Linguagem___12 Relação da Ascom com as secretarias, departamentos e coordenadorias___20 Relação da Ascom com a agência de publicidade licitada___29 Relação da Ascom com os demais meios de comunicação___33 5
  6. 6. 1.Prefeitura 6
  7. 7. 1.Prefeitura A Prefeitura Municipal de Parauapebas tem como lema desta gestão ser um Governo Cidadão. Para isso, trabalha em quatro diferentes eixos, sendo eles: Inclusão Social e Cidadania; Infraestrutura Urbana e Rural; Desenvolvimento Sustentável; Gestão Democrática e Participação Popular. A Prefeitura Municipal de Parauapebas atende, hoje, com o seguinte expediente: Prefeito: Darci José Lermen Secretaria de Produção Rural: Irineu Dal Santo Vice-Prefeito: Afonso Araújo Andrade Secretaria da Mulher: Joelma de Moura Leite Chefe-de-Gabinete: José das Dores Couto Secretaria de Assistência Social: Altamiro Borba Soares Assessor do Chefe-de-Gabinete: Orlando Menezes Andrade Secretaria de Urbanismo: Marivaldo Cruz dos Santos Procurador Geral: Hernandes Espinosa Margalho Secretaria de Habitação: Antonio Neto Pereira de Souza Ouvidoria: Edílson dos Santos Carneiro Secretaria de Obras: João Eduardo Fontana Recursos Humanos: Alípio Mário Ribeiro Secretaria de Meio Ambiente: Domires Alves Reis Secretaria de Fazenda: Milton Zimmer Schneider Secretaria de Cultura: Cláudio Feitosa Felipeto Secretaria de Planejamento: Delmar Steffen Secretaria de Esporte: Anderson Marcos Moratório Secretaria de Saúde: Manoel Evaldo Benevides Alves Assessor de Comunicação: Alexandre Magno Maia Secretaria de Educação: Raimundo Oliveira Neto Desenvolvimento: Abraão Lopes Pimentel Secretaria de Administração: José Luis Vieira Assessoria de Comunição Prefeitura Municipal de Parauapebas 7
  8. 8. A Prefeitura funciona com a seguinte forma de hierarquia: ESTRATÉGICO CONSELHO DO CONSELHOS ORÇAMENTO PARTICIPATIVO SETORIAS PREFEITO COORDENAÇÃO DE GOVERNO SECRETARIADO TÁTICO COMISSÃO DE POLÍTICA FINANCEIRA COMITÊ DE COMITÊ DE COMITÊ DE COMITÊ DE POLÍTICAS SOCIAIS DESENVOLVIMENTO INTEGRAÇÃO GESTÃO OPERACIONAL COMITÊS GESTORES DOS ORGÃOS GRUPO DE TRABALHO DOS PROJETOS 8
  9. 9. 2. A Ascom 9
  10. 10. 2. A Ascom O dia-a-dia de uma organização pública, como a Prefeitura Municipal de Parauapebas, compreende inúmeras esferas de comunicação e relacionamento, exigindo a máxima atenção e presteza de nossa equipe no contato e atendimento aos diversos públicos com os quais interagimos. Mais do que estabelecer uma comunicação eficiente com instituições governamentais e privadas, parceiros, escolas, jovens, profissionais do conglomerado e toda a comunidade, a Assessoria de Comunicação da Prefeitura Municipal de Parauapebas (Ascom) busca evidenciar, em todas essas oportunidades de relacionamento, a ética e a transparência que permeiam suas atividades enquanto governo, como obras e ações, mas também destacar a inclusão social em todas as suas atividades. Este manual foi criado para auxiliar servidores, colaboradores e representantes do braço social da prefeitura a desempenhar com eficácia essa tarefa, facilitando processos comunicativos e contatos interpessoais, além de servir como guia de referência para questões relacionadas à imagem da instituição e conhecer os procedimentos que regem o funcionamento da Ascom. As normas e práticas sobre linguagem, etiqueta, temas da vida governamental aqui apresentadas e relacionamento da Ascom, tanto interno, quanto externo, buscam contribuir para valorizar ainda mais nossa equipe. E, assim, a Prefeitura Municipal de Parauapebas se fortalece no movimento de construção de uma comunicação para com a sociedade cada dia melhor. 10
  11. 11. 2.1 - A importância da comunicação Zelar pela imagem da prefeitura é uma responsabilidade de todos servidores e parceiros. Uma instituição governamental que tem compromisso com a inclusão social deve ter atitudes exemplares nessas áreas. Por esse prisma, a forma como nos comunicamos e relacionamos com a sociedade ganha importância ainda mais relevante. Cabe a cada profissional de nossa equipe ser responsável por essa questão. Afinal, em qualquer atividade que envolva um interlocutor, entre nossos diversos públicos de relacionamento, a imagem da instituição está sempre presente, merecendo nosso cuidado e zelo. Isso vale tanto para contatos telefônicos ou por e-mail, realizados no ambiente de trabalho, quanto para apresentações, palestras, comunicados, publicações institucionais ou qualquer outra circunstância em que é veiculado o nome da organização, incluindo sua divulgação em projetos e obras. Além de se constituir numa referência positiva no cenário governamental, a prefeitura também representa toda nossa cidade, nosso povo, e, por isso, deve ter a cara de nossa gente. Nossa reputação, portanto, está associada a uma gente pioneira, que desbravou a Amazônia em busca de uma vida melhor e que possui uma das atuações sociais mais ativas do país. 11
  12. 12. 3. Linguagem 12
  13. 13. 3. Linguagem A comunicação faz parte de qualquer atividade humana. O mesmo vale para as organizações governamentais, como a nossa, que podem atingir melhor seus objetivos praticando uma comunicação de qualidade junto a seus diversos públicos. Nosso universo de relacionamentos é formado por pessoas de todos segmentos e lugares do Brasil, associações, profissionais de diversos setores, movimentos sociais, instituições públicas e privadas e o enorme contingente de pessoas beneficiadas pelas ações e obras que realizamos, além da imprensa. Portanto, é vital saber se expressar perante esses segmentos, a começar pela linguagem que empregamos no processo de interação. Compreendemos, por exemplo, que conversar com jovens de uma escola pública é bem diferente de enviar um ofício. Diante dessa diversidade de públicos e circunstâncias, devemos usar a nosso favor a padronização. Ao utilizarmos normas e expressões com uniformidade e precisão, estaremos sempre praticando uma comunicação clara, objetiva e precisa. Consequentemente, garantiremos um alto nível de compreensão de nossos interlocutores e enriqueceremos nossas práticas. Para tanto, enumeramos, neste guia simplificado, alguns pontos que devem ser observados, no uso da linguagem escrita ou verbal, em nossos processos comunicativos. 3.1 - Redação Dominar o nosso idioma e utilizar apropriadamente a linguagem ? que pretende informar e a ordem lógica das ideias, Defina o escrita não são atribuições exclusivas de escritores, pessoas construindo períodos concisos, com objetividade e clareza, e versadas em literatura ou jornalistas. Hoje, esses atributos são utilizando, no máximo, dois pontos finais em cada parágrafo. considerados indispensáveis à maioria das atividades profissionais e podem ser colocados em prática sem nenhuma capacitação ?Fique atento à ortografia, sintaxe e regência verbal, e construa em específica. ordem direta, as ordenando nesta ordem, frases – sujeito, verbo e Levar em conta determinados princípios na hora de elaborar um complementos. Na dúvida, consulte sempre um dicionário ou texto, qualquer que seja a sua finalidade, pode fazer a diferença, gramática. facilitando sua interpretação e compreensão. Basta seguir algumas orientações indicadas, especificamente em nosso caso, à linguagem ? Evite estrangeirismos desnecessários, jargões, redundâncias, institucional. palavras difíceis ou de compreensão restrita. O vocabulário deve ser simples e utilizado com adequação e estilo. ? Como ponto de partida, considere sempre quem vai receber sua informação. A utilização de uma linguagem mais informal ou ? metáforas ou figuras de linguagem, que ficam melhor em Dispense rebuscada, bem como o conteúdo a ser transmitido ao interlocutor ou textos livres ou literários. público destinatário, deve ajustar-se ao tipo de comunicação e ao contexto do assunto. ? finalizar o texto, faça uma releitura cuidadosa e, se Depois de necessário, solicite apoio interno para revisão especial. 13
  14. 14. 3.2. - Formatação e estilo Assim como a língua portuguesa possui regras, a linguagem institucional também tem normas que devem ser respeitadas na hora de se elaborar um relatório, correspondência, e-mail ou publicação. Com esse roteiro, fica mais fácil observar essas peculiaridades. 3.2.1 - Grafia de palavras Fique atento às hierarquizações e concordâncias de termos e nomes próprios. 3.2.2 - Caixa alta Inicie sempre com letras maiúsculas quando grafar: nomes de empresas, instituições e áreas do conglomerado; nomes de organizações, entidades, nações, estados e municípios; cursos e programas. 3.2.3 - Caixa baixa Utilize apenas letras minúsculas quando grafar: conglomerado e organização (mesmo quando em referência à Prefeitura); cargos – presidente, vice-presidente, diretor, gerente, entre outros; governo; divisões geográficas genéricas – país, estado, município, cidade e capital (diferenciar em situações como o “Estado do Pará” e “maior estado brasileiro”); ensino fundamental e ensino médio; projetos e programas (os substantivos, não os nomes); dias da semana (segunda-feira, sábado, domingo). 3.2.4 - Artigos definidos Confusões quanto ao uso do artigo masculino ou feminino são comuns, principalmente em referência a instituições, por exemplo Agemchelcs: a Agemchelcs, pois o “a” significa associação; Sindiclepemp: o Sindiclepemp, pois o “sind” significa sindicato. 14
  15. 15. 3.2.5 - Números 3.2.5.1 - Ordinais Utilize: Por extenso, do primeiro ao décimo (primeiro lugar, segundo colocado, quarta maior empresa etc.); Algarismos a partir do 10º (11º lugar, 13º colocado). 3.2.5.2 - Cardinais Aplicações em: Endereços (Rua Havana, 1.337, 1º andar); Porcentagens (10%, 50%); Idades (jovens com mais de 16 anos); Tabelas, gráficos e mapas. 3.2.5.3 - Anos (do calendário) Sempre com todos os algarismos sem espaço ou pontos (1982, 2000 etc.). 3.2.5.4 - Milhares Com ponto para separar o milhar (1.600 jovens atendidos, 3.407 mudas plantadas). 3.2.5.5 - Valores Algarismos com até uma casa decimal depois da vírgula devem ser simplificados (use R$ 5 mil ou R$ 2,5 mil em vez de R$ 5.000,00 ou R$ 2.500,00); Quando há mais de uma casa decimal depois da vírgula, grafa-se o número todo em algarismos (R$ 50.437,18). 3.2.5.6 - Horas Utilize, conforme a aplicação, os formatos 10 horas para horários redondos, ou 10h30 para indicar fracionamento (nunca 10:00 horas ou 10:30 hs); Não use algarismos para registrar a duração de um evento (a palestra durou mais de 1h30), que deve ser indicada por extenso (uma hora e trinta minutos). 3.2.5.7 - Datas No texto corrido, devem ser grafadas em números cardinais (exceto dia 1º) e os meses sempre por extenso (10 de janeiro, 31 de dezembro, 1º de janeiro). Em tabelas ou gráficos, podem ser abreviadas (31/12/06). 15
  16. 16. 3.2.6 - Pronomes de tratamento Sempre que o protocolo exigir, em situações exclusivamente formais, empregue: Vossa Excelência – ao dirigir-se ao presidente e vice-presidente da República, ministros de Estado, governadores e vice-governadores, prefeitos, secretários de Estado, senadores e deputados; Meritíssimo – para juízes na linguagem forense (Vossa excelência em outros casos); Vossa Senhoria – para pessoas e profissionais graduados; Vossa Magnificência – para reitores de universidades. 3.2.7 - Pontuação Pontos finais em textos corridos ajudam a encurtar as frases. Utilize-os para substituir vírgulas excessivas e dar mais concisão e clareza ao texto. Em relatórios, em que é comum a utilização de tópicos (bullets), inicie-os com letras maiúsculas, separe-os com ponto e vírgula, aplicando ponto final no último item. 3.2.8 - Crase É utilizada como resultado da contração da preposição “a” com o artigo definido feminino “a” ou “as”. Exemplo: Centro de Estudo mantém programação dedicada às crianças. Para conferir sua aplicação, substitua a palavra feminina por uma masculina (vou à escola / vou ao evento) ou o “a” por “para a” (“um passo à frente” / “um passo para a frente”). Como regra geral, não existe crase antes de palavra masculina (“pagamento a prazo”), nomes de mulheres se não forem íntimas (“pediu auxílio a Maria”) ou (à Maria) se for íntima e cidades (“chegou a São Paulo”). 3.2.9 - Siglas A não ser em casos em que são amplamente conhecidas (ONU, PIB, FGTS, CNPJ), devem ser traduzidas, por extenso, antes de sua utilização. Exemplo: o Plano Plurianual (PPA) será lançado amanhã. As chamadas siglas silabáveis (que permitem leitura nominal), com quatro letras ou mais, devem ser grafadas em caixa alta e baixa (Unicef, Ibope,Aids etc.) Siglas utilizadas informalmente como abreviaturas (Semob/Secretaria de Obras, Ascom/Assessoria de Comunicação, RP/Relações Públicas) devem ser evitadas, principalmente num texto formal ou direcionado ao público externo. 16
  17. 17. 3.2.10 -Itálico Aplica-se, em geral, para termos em outra língua (expert,feedback,know-how), desde que a palavra não tenha sido incorporada ao vocabulário atual, que já adota alguns estrangeirismos (site, link, e-mail etc.). 3.2.11 - Negrito Utilize com moderação para não carregar o texto, dificultando sua leitura. Seu uso é adequado para grafar títulos, subtítulos e tópicos que mereçam destaque. 3.2.12 - Aspas Devem ser usadas em citações textuais, nomes de publicações, nomes de programas ou ações ou apelidos. Eventualmente, podem ressaltar uma palavra ou expressão de contexto restrito. 17
  18. 18. 3.3 - Dúvidas comuns e vícios de linguagem que devem ser evitados A maioria das pessoas tem, em maior ou menor grau, alguma dificuldade com a língua portuguesa e, não raro, enfrenta dilemas na hora de produzir um texto ou manter diálogos. Cometer determinadas incorreções, no entanto, é extremamente prejudicial à prática da boa comunicação e pode comprometer a credibilidade, tanto do profissional quanto de uma instituição. Para não correr o risco de ser questionado em seus conhecimentos ou criar ruídos à informação que deseja transmitir, tenha a máxima atenção com alguns casos. 3.3.1 - Gerúndio Embora o chamado “gerundismo” não configure um erro gramatical, sua utilização é, além de deselegante, malvista, principalmente na comunicação institucional. Não comece frases com essa forma verbal e prefira sempre expressões diretas como “vou providenciar” a “vou estar providenciando”. 3.3.2 - “A nível de” Vício de linguagem, de amplo apelo popular, que deve ser evitado por não ser adequado à norma culta. 3.3.3 - Verbo haver No sentido de existir, é sempre impessoal. Sua utilização correta é “houve problemas” (nunca “houveram problemas”). 3.3.4 - Verbo fazer Quando exprime tempo, também é invariável. A concordância adequada é “faz dez anos” ou “fez dez anos” (nunca “fazem dez anos” ou “fizeram dez anos”). 3.3.5 - Verbo dispor Por não ser regular, sua conjugação correta no futuro do subjuntivo é “dispuser” (e não “dispor”). Assim, quando eu dispuser, e não quando eu dispor. 18
  19. 19. 3.3.6 - Por que, porque, por quê, porquê O por que é utilizado no começo da frase interrogativa ou no meio da frase afirmativa, no sentido de por qual motivo (“por que ele não veio?” ou não sei porque ele não veio), enquanto o porque dá explicação ou causa (“não compareceu porque estava doente”). Grafa-se por quê no encerramento do período (“não sei a razão nem por quê”), já o porquê é substantivado e sempre precedido do artigo “o” (“ninguém soube explicar o porquê do incidente”). 3.3.7 - Este/esse Variam de acordo com a posição espacial de um ser ou algo existente. Utilizado em tempo presente,“este” indica proximidade (“este é o ano da educação”), enquanto “esse” é aplicado quando há uma distância relativa, no passado ou futuro (“esse curso foi concluído em 2001”). 3.3.8 - Anexo/em anexo Utilize apenas “anexo” para expressar “junto” ,“ligado”,“contíguo”. O adjetivo deve variar em gênero e número, concordando com o substantivo (“o arquivo segue anexo à mensagem” ou “as informações seguem anexas”). 3.3.9 - Mal/mau “Mal” (advérbio) se opõe a bem, enquanto “mau” (adjetivo) é o contrário de bom. 3.3.10 - A moral/o moral Quando nos referimos a um conjunto de regras de conduta ou conclusão de um fato devemos utilizar “a moral”. Já “o moral” é indicado para designar as faculdades morais de uma pessoa (“ele está com o moral elevado”). 3.4 - Erros considerados inadmissíveis “Meia confusa” – o certo é meio, pois advérbios não têm concordância; “Para mim fazer” – o correto é para eu fazer, pois antes de verbo no infinitivo usa-se pronome pessoal; “Entre eu e ela” – a estrutura correta é entre mim e ela; “Há dois anos atrás” – redundância provocada por duas palavras que indicam passado (“há” e ”atrás”); “Interessante, mais complicado” – para indicar uma restrição ou contrariedade usa-se a conjunção mas. “Tratam-se de” - o verbo não é flexionado por ser intransitivo. 19
  20. 20. 4. Relação da Ascom com as secretarias, departamentos e coordenadorias 20
  21. 21. 4. Relação da Ascom com as secretarias, departamentos e coordenadorias O trabalho da Ascom depende diretamente do calendário das secretarias, uma vez que todo nosso trabalho é feito em função da divulgação anterior e posterior de obras, ações, projetos etc. Além disso, é nossa função cuidar da imagem da prefeitura enquanto instituição. Para isso, relacionamos, a seguir, pontos que todas as secretarias devem respeitar para que nosso funcionamento seja efetivamente satisfatório. 4.1 – A unificação do discurso É muito importante que todos os setores da prefeitura usem a mesma linguagem, argumentos, formatação, slogan e identidade visual. Essa unificação é vista como sinônimo de organização – e organização transmite confiabilidade. Fique sempre atento ao tipo de comunicação que a prefeitura está usando no momento. Hoje, usamos os seguintes elementos: ?Linguagem: Popular, de diálogo com a comunidade; ?Argumentos: Nosso principal argumento é a inclusão social e participação popular; O formato dos documentos usam sempre o logotipo da prefeitura centralizado; abaixo “Prefeitura Municipal de Parauapebas” em caixa alta; o nome da secretaria na próxima linha em caixa alta; nome do departamento ou coordenadoria em caixa baixa, fonte Arial ou Times New Roman, tamanho 12. Rodapé com endereço e telefone da secretaria, departamento ou coordenadoria. ? atual slogan da prefeitura é Nossa gente, nosso futuro; Slogan: O ? visual: A cor que marca a gestão é o vermelho Identidade ?o logotipo: Usamos Este logotipo não pode ser inserido em nenhuma peça de maneira distorcida (esticado, alongado etc). ? 4.1.1 – Projetos, programas, ações, eventos e obras A prefeitura é formada de todas as secretarias, departamentos e coordenadorias. Dentro da unificação do discurso, todas as obras, ações e projetos serão relacionados diretamente à prefeitura e não à secretaria responsável, uma vez que a prefeitura é formada por todas as secretarias, coordenadorias e departamentos. Assim, fica proibido relacionar a secretaria à ação, como por exemplo: o Projeto Pipa, desenvolvido pela Prefeitura Municipal de Parauapebas, através da Secretaria de Assistência Social. 4.1.2 – Assinatura Todas as peças, matérias, release, vts, spots, entre outras produções de divulgação de obras, projetos, ações e eventos realizados pela Prefeitura de Parauapebas serão assinados apenas com o logotipo da prefeitura, e não mais com o nome do departamento responsável. 21
  22. 22. 4.2 – Divulgação dos trabalhos Fica a encargo da Ascom: ? serviços Prestar especializados de comunicação e informações institucionais, com o objetivo de dar visibilidade às ações da Prefeitura de Parauapebas, como coordenar a divulgação e promoção de eventos, ações e projetos realizados em parceria com a Prefeitura de Parauapebas em toda a mídia televisiva, impressa e eletrônica; Articular ? com todas as secretarias e órgãos municipais, captando informações de interesse da população e divulgando-as; ?informações Captar vindas da população através de pesquisas e encaminhá-las aos órgãos competentes para serem tomadas as devidas providências; Realizar ? campanhas que visem a melhoria da comunicação entre comunidades-administradores; Organizar ? meios rápidos e práticos de acesso e controle da informação; ? parte Manter da homepage atualizada, no que diz respeito a divulgação de ações e obras e cobertura de eventos; Definir e ? implantar a política municipal de comunicação social; Promover ? e divulgar as realizações governamentais; Promover ? o relacionamento entre os órgãos do Governo Municipal e a imprensa; Implantar ? programas informativos, além da coordenação, supervisão e controle da publicidade institucional dos órgãos e das entidades da administração municipal direta, indireta e fundacional; ?da Cuidar publicidade dos atos oficiais. 22
  23. 23. 4.2.1 – Sobre pedidos Todas as solicitações de campanhas de publicidade ou divulgação na mídia devem seguir algumas regras. Algumas se aplicam a todos os pedidos como solicitar através de memorando ou e-mail para o assessor, com cópia para o departamento de criação ou redação, conforme a necessidade do pedido. Outras regras são específicas para cada atividade, como está listado a seguir: 4.2.1.1 – Campanhas para divulgação de eventos, ações e inaugurações As campanhas publicitárias para a divulgação de eventos, ações ou inaugurações devem ser solicitadas com, no mínimo, 20 dias de antecedência. A Ascom terá o prazo de 10 dias para criar a identidade visual, usando o seu corpo interno de trabalho ou solicitando o trabalho da agência licitada, e aprovar com o setor responsável. Assim que autorizada, as peças serão produzidas e veiculadas. 4.2.1.2 – Campanhas educativas As campanhas educativas deverão ser solicitadas com, no mínimo, 50 dias de antecedência. Esse tipo de campanha necessita de um estudo maior e a construção de um briefing mais complexo e, para que atinja seus objetivos, é necessário um número maior de dias para seu desenvolvimento. Depois de solicitada, a campanha será encaminhada ao departamento de criação ou solicitada a agência licitada. Assim que seu planejamento estiver pronto, a Ascom deve aprovar junto aos responsáveis e, assim que aprovada, desenvolver um modelo de campanha. Uma segunda aprovação é necessária e, depois de efetivada, veiculada da melhor maneira possível, cumprindo seus prazos. 4.2.1.3 – Identidade visual Quando solicitado somente identidade visual de uma campanha, a Ascom pede 15 dias de prazo para essa criação e acompanhamento do departamento responsável para briefing e planejamento. Depois de criada, a identidade visual deve ser aprovada e seguida pelos responsáveis. 4.2.1.4 – Criação de VT O VT deve ser solicitado à Ascom com, no mínimo, 15 dias de antecedência. Após, o roteiro e a grade de programação serão entregue ao responsável e, depois de assinada, o VT irá ao ar. 4.2.1.5 – Criação de VT animado O VT animado deve ser solicitado à Ascom com, no mínimo, trinta dias de antecedência. Após, o roteiro e a grade de programação serão entregue ao responsável e, depois de assinada, o VT irá ao ar. 23
  24. 24. 4.2.1.6 – Criação de vídeo institucional A criação de vídeo institucional ou pequenos documentários, seja para apresentação em qualquer tipo de evento, deve ser solicitada com 40 dias de antecedência pela complexidade do trabalho. O roteiro deve ser construído pela Ascom ou agência de publicidade licitada em parceria com os responsáveis pelo pedido. Uma vez o roteiro pronto, ele deve ser aprovado pelos responsáveis que devem assinar uma via autorizando a sua produção. Depois de pronto, o vídeo passa por uma aprovação final e, caso necessário, sofrerá modificações solicitadas. 4.2.1.7 – Spot O spot para rádio deve ser solicitado com cinco dias de antecedência. Em sua solicitação devem constar o motivo (convite, institucional ou educativo), as informações que devem ser passadas, se a locução deve ser masculina ou feminina e o tempo de veiculação. 4.2.1.8 – Carro de som Assim como o spot, o pedido de áudio para carro de som deve ser solicitado com cinco dias de antecedência e conter as informações necessárias para a criação do mesmo. A quantidade de carros a serem usados e as regiões e horários também devem ser descritas no pedido. 4.2.1.9 – Outdoor O pedido de outdoor deve ser solicitado com sete dias de antecedência. Nesta solicitação devem constar as informações necessárias e, caso exista, a identidade visual da campanha. A Ascom providenciará o layout e a aprovação do mesmo é interna. 4.2.1.10 – Midia para jornal A solicitação de mídia para jornal acontece da mesma forma do outdoor. O responsável por disparar as mídias é o departamento de redação da Ascom. 4.2.1.11 - Release para jornal Os releases para jornal devem ser solicitados às segundas e quintas-feiras (dia do fechamento dos principais jornais impressos locais) ao departamento de redação da Ascom. Caso o release já esteja pronto, deve ser encaminhado ao endereço eletrônico ascom@parauapebas.pa.gov.br. 24
  25. 25. 4.2.1.12 – Matéria para jornal impresso Todas as matérias que vão sair em jornais impressos devem obrigatoriamente passar pela supervisão da Ascom. Quem fica responsável pela filtragem e envio de informação aos jornais é o departamento de redação da Ascom. A solicitação deve ser feita através de documento ou e-mail, com antecedência de cinco dias, caso o texto precise ser produzido, ou de dois dias, para textos prontos que precisam ser disparados. Nenhum texto deve ser veiculado sem antes passar pela Ascom. 4.2.1.13 – Solicitação para cobertura de evento As solicitações para cobertura de eventos devem ser feitas com sete dias de antecedência. A solicitação deve conter data, hora e local e informações sobre o evento, como convidados de honra, assunto tratado etc. 4.2.1.14 – Revista e jornal A solicitação de produção de revista ou jornal específico sobre determinados assuntos específicos de cada secretaria fica proibida. Todos os assuntos de todas as secretarias serão única e exclusivamente publicados na revista InterAÇÃO. 4.2.1.15 – Folder ou panfleto As solicitações de folder ou panfleto devem ser feitas com 15 dias de antecedência, caso o texto for produzido pela Ascom, ou sete dias de antecedência, caso o texto esteja pronto. O texto será previamente aprovado, mas a diagramação só terá aprovação interna. 4.2.1.16 – Cartaz A solicitação de cartaz deve ser feita com cinco dias de antecedência e deve conter as informações necessárias para a divulgação do assunto. A aprovação do layout será realizada após sua criação. 4.2.1.17 – Adesivos e camisetas Adesivos e camisetas devem ser solicitados com 10 dias de antecedência, caso a identidade visual do assunto divulgado não esteja pronta. Caso essa identidade já exista, o pedido deve ser realizado com cinco dias de antecedência. O layout deverá ser aprovado pelos seus responsáveis antes do material ser confeccionado. 25
  26. 26. 4.2.1.18 – Banner digital Banners digitais animados devem ser solicitados com sete dias de antecedência. Esta solicitação deve conter o objetivo da propaganda no site na Prefeitura Municipal de Parauapebas. Este tipo de publicidade será aprovado apenas internamente. 4.2.1.19 – Jingle Jingles musicais devem ser solicitados com 20 dias de antecedência. O briefing deve ser feito pela Ascom em parceria com o departamento responsável. O jingle será aprovado posteriormente e poderá sofrer alterações, caso seja necessário. 4.2.1.20 – Kits, canetas, bonés, agendas, bottons Qualquer brinde deve ser solicitado à Ascom com o prazo de 40 dias de antecedência. A solicitação deve conter modelo do brinde, quantidade, o que deve ser destacado e motivo da solicitação. A Ascom será responsável pelo orçamento que, depois de entregue e assinado pelo responsável da solicitação, não poderá mais ser descartado pelo mesmo. 4.2.2 – Cumprimento de prazos As solicitações com prazos mais curtos que o previsto podem ser descartadas pela Ascom quando não for possível entregar o material no prazo solicitado. Com a solicitação enviada dentro do prazo, é obrigação da Ascom desenvolver as peças, matérias, vts etc, dentro das datas previstas, uma vez que o calendário de trabalho será construído de acordo com essas solicitações. 4.2.3 – Das aprovações As aprovações deverão ser feitas conforme descritas acima e poderão sofrer uma única modificação, uma vez que, modificadas, o responsável deverá assinar para que o material seja veiculado. Algumas aprovações, quando técnicas, como layout, identidade visual, matérias e releases para jornal e site, entre outras, são de responsabilidade inteiramente da Ascom. 4.3 – Setores internos de comunicação É certo que algumas secretarias, departamentos e coordenadorias possuem seu próprio núcleo de comunicação. Porém, esse núcleo deve ter ligação direta com a Ascom, uma vez que toda a comunicação deve se concentrar dentro da assessoria da Prefeitura de Parauapebas. 4.3.1 – Reuniões Sempre que solicitadas reuniões de pauta e seminários internos da Ascom, todos os funcionários que fazem parte da comunicação devem participar, independente da secretaria onde são lotados. 26
  27. 27. 4.3.2 – Produção e veiculação de textos para jornal impresso Todos os textos devem obrigatoriamente passar por aprovação da Ascom. A responsabilidade da distribuição para a mídia também fica por conta da Ascom, que deve cumprir os prazos à risca. 4.3.3 – Campanhas As campanhas publicitárias, assim como jornais e revistas específicas da secretaria, coordenadoria ou departamento, devem passar pela aprovação da Ascom, assim como a otimização do trabalho será realizada sempre que necessária, a fim de padronização de material. 4.3.4 – Distribuição para a massa A distribuição de material para a massa será de inteira responsabilidade do solicitante. 4.4 – Alimentação do site Todo o material publicado no site é de inteira responsabilidade da Ascom. Nenhum material deve ser postado sem antes passar pela aprovação da assessoria, salvo informações básicas sobre as secretarias, como nome do secretário, corpo de trabalho e informações técnicas sobre projetos e ações, como será pontuado abaixo. 4.4.1 – Notícias da prefeitura Todas as informações da prefeitura, para serem publicadas no site, deverão ser produzidas ou passar pelo jornalista responsável pela web. Ele deverá adaptar matérias já escritas para outros veículos de comunicação para a linguagem usada na internet. A atualização do site, que fica a encargo do setor de informática, deverá ser feita diariamente. Tanto o jornalista responsável como o programador responsável deverão prestar contas todas as sextas-feiras, enviando relatório listando as matérias publicadas. 4.4.2 – Link das secretarias Fica a encargo das secretarias, coordenadorias e departamentos alimentar o seu link dentro do site, atualizando projetos, programas, número de atendimentos, modificações do setor etc. Essas informações precisam passar pela Ascom. Elas deverão ser enviadas mensalmente ao setor de informática que, por sua vez, deverá prestar contas à assessoria sobre a manutenção desses links, em relatório mensal. 27
  28. 28. 4.4.3 – Blogs e sites Fica proibida a criação de blogs e sites ligados a departamentos, ações e eventos da prefeitura. 4.4.4 – Mídia alternativa Qualquer página de web especial, como de dilvugação de eventos, prestação de contas, acompanhamento de projetos etc, deverá ser solicitado para a Ascom, que formulará, junto ao departamento de informática, o layout para a mesma. De forma nenhuma essas páginas deverão ser colocadas no ar fora da página da prefeitura. 4.5 – Não é de competência da Ascom A Ascom não fica encarregada de atividades de relações públicas e cerimonial. Portanto, a assessoria não é responsável pela organização de eventos de um modo geral (como distribuir convites, solicitar palco, sonorização, organizar mesa oficial, entre outras atividades), apenas de divulgá- lo. 28
  29. 29. 5. Relação da Ascom com a agência de publicidade licitada 29
  30. 30. 5. Relação da Ascom com a agência de publicidade licitada O bom relacionamento entre a agência de publicidade e a Ascom é de suma importância para que bons resultados sejam atingidos. É necessário que a agência conheça profundamente os trabalhos da prefeitura, os seus eixos de governo, seu discurso, para que, em parceria com a assessoria, consiga transmitir ao receptor a mensagem desejada. As agências existem não só para criar materiais, mas para pensar em um material visando um objetivo específico. E cabe à Ascom oferecer esse direcionamento. 5.1 – Solicitações A agência deverá somente atender pedidos solicitados pela Ascom. É a assessoria que deve ter o controle da comunicação de toda a prefeitura e, por isso, é ela quem vai direcionar as campanhas. 5.1.1 – Sobre o processo dos pedidos Assim que as secretarias, departamentos ou coordenadorias solicitarem qualquer pedido à Ascom, esse pedido será avaliado pela assessoria, que determinará se ele será atendido pela agência ou pelo setor de criação. Em qualquer dos casos, eles serão avisados sobre o trabalho e prazos a serem cumpridos. 5.1.2 – Sobre aprovação dos pedidos Depois de solicitados, os trabalhos desenvolvidos deverão passar pela aprovação da Ascom, que vai aprovar junto ao solicitante. Caso necessário, a assessoria solicita as modificações até o ajuste e aprovação final do trabalho. 5.1.3 – Sobre veiculação das campanhas Fica a encargo da Ascom decidir sobre quem deve ser o responsável pela veiculação das campanhas, Ascom ou agência, independente do tipo de mídia solicitado. 5.1.4 – Assinatura dos trabalhos A agência licitada poderá assinar as peças que produzir, assim como a produtora. Agências terceirizadas assinarão em parceria com o solicitante. Em caso de VT, as parcerias também deverão entrar na claquete, independente de serem produzidas por produtora, agência ou Ascom. 30
  31. 31. 5.2 – Campanhas Sempre que solicitadas, as campanhas deverão ser acompanhadas pela Ascom, desde seu planejamento até sua veiculação. Elas deverão ser embasadas em pesquisas, apresentadas em forma de relatório ou lâminas com introdução, objetivos, processo de comunicação, conceito, ações, cronograma, orçamento, plano de mídia, conclusão e layout. 5.2.1 – Campanhas institucionais De porte maior, deve obrigatoriamente ser antecedida e sucedida por pesquisa, para medir sua abrangência. Caso necessário, deve ser realizada parceria entre departamento de criação da Ascom com agência/produtora. Ambas assinam a campanha. 5.2.2 – Campanhas factuais Divulgação de eventos, convite para cerimônias, datas comemorativas, entre outras pequenas campanhas, devem ser produzidas com rapidez e qualidade. As mensagens deverão ser educativas e/ou formadoras de opinião, de acordo com a necessidade do assunto. 5.3 – Produção e prazos Devido a relação estabelecida entre Ascom e demais departamentos, os prazos deverão ser cumpridos efetivamente. Caso haja atraso, o pagamento da solicitação poderá sofrer redução ou mesmo não ser efetuado, conforme conveniente. 5.3.1 – Campanhas O prazo de entrega do planejamento da campanha é de três dias. A finalização da campanha deverá ocorrer em 12 dias. 5.3.2 – Mídias impressas Caso seja solicitado qualquer tipo de mídia impressa, o layout para aprovação deverá ser apresentado em dois dias. O prazo para a peça acabada é de cinco dias. 31
  32. 32. 5.3.3 – VT O roteiro, decupagem ou storyboard de vts para tv ou vídeos institucionais deverão ser apresentados em dois dias. O prazo para a produção final é de cinco dias. 5.3.4 – Spot e carro de som O prazo para apresentação de texto é de cinco horas. A produção final é de vinte e quatro horas. 5.4 – Pagamentos de serviços O pagamento de qualquer serviço só será efetuado diante autorização da Ascom. 32
  33. 33. 6. Relação da Ascom com os demais meios de comunicação 33
  34. 34. 6. Relação da Ascom com os demais meios de comunicação É função da Ascom criar políticas com o intuito de fortalecer a prefeitura e seus serviços e ações. Para ações efetivas, a assessoria conta com os veículos de comunicação de Parauapebas e, eventualmente, de outros municípios. Há diversas situações em que apenas ações publicitárias não atingem o objetivo. Por isso, a estreita relação entre os meios de comunicação e a prefeitura se faz necessária, oferecendo credibilidade e transparência ao governo. Porém, algumas regras devem ser seguidas para que essa relação seja boa, tanto para os meios de comunicação como para a prefeitura. 6.1 - Veículos externos Entre os meios de comunicação utilizados pela Ascom estão: ? impressos Jornais e revistas (para veiculação de mídias e matérias); ?Televisão (para veiculação de VTs, programas e matérias); ?Rádio (para veiculação de programas, spots e matérias); ? (para veiculação de matérias e mídias); Internet ?de som Carros 6.2 – Veículos institucionais A Ascom possui quatro grandes veículos de comunicação institucional, que são desenvolvidos pelos diversos departamentos, em parceria com os departamentos de comunicação das demais secretarias. 6.2.1 – Revista InterAÇÃO A revista InterAÇÃO é uma publicação feita pela Ascom a fim de dilvugar as ações da prefeitura, assim como matérias de conteúdo formador de opinião e de valorização do servidor. Cabe à Ascom, sua redação, seu departamento de criação, juntamente com os demais departamentos de comunicação das secretarias, sua produção. A pauta é realizada pela Ascom e as matérias solicitadas aos seus responsáveis, que deverão entregá- las nos prazos estabelecidos, de acordo com a solicitação. Todo o material vai passar pela aprovação da assessoria e será modificado sempre que conveniente. Os créditos sempre serão dados aos seus redatores. A periodicidade da revista é bimestral e sua tiragem é de 5.000 exemplares, que serão distribuidas nas secretarias e no comércio. 34
  35. 35. 6.2.2 – Programa “Alô Cidadão” Programa radiofônico diário, de inteira responsabilidade da Ascom. Sua pauta é baseada nas ações cotidianas da prefeitura e deve sempre trazer sonoras com moradores, secretários e pessoas envolvidas no assunto do dia. 6.2.3 – Programa “Café com Prefeito” Programa radiofônico semanal, cuja pauta é decidida sempre pela Ascom, em parceria com o Gabinete. 6.2.4 – Minuto Cidadão Inserido na grade das principais emissoras de TV aberta de Parauapebas, o programete vai oferecer informações sobre as ações da prefeitura, assim como terá caráter educativo. A pauta é de responsabilidade da Ascom, sempre em parceria com as secretarias. 6.3 – Das obrigações da Ascom para com os meios externos de comunicação 6.3.1 - É obrigação da Ascom: ? contato com os veículos, informando ações, programas e eventos da prefeitura; Manter ?Enviar releases informativos e convite para eventos; ?Enviar mídias que devem ser publicadas no veículo, cumprindo prazo de dia e horário; ?Responder ao profissional, sempre que solicitado com informações sobre ações, programas e eventos. 6.3.2 – Não é obrigação da Ascom: Enviar matérias ? ou reportagens sobre a prefeitura. Essas matérias só serão entregues quando a assessoria achar necessário. Caso contrário, é obrigação do veículo produzi-la e publicá-la; ? imagem de ações, programa ou eventos, quando os veículos forem solicitados para cobri-los. Fornecer 35
  36. 36. 6.4 – Das obrigações dos veículos de comunicação para com a prefeitura É obrigação dos veículos de comunicação que mantém relação com a prefeitura: ?Cobrir todas as pautas solicitadas pela Ascom, enviando repórter, repórter-fotográfico, ou o necessário para cobertura de ação, programa ou evento; ?mídias enviadas, no dia certo, no formato correto; Publicar ?de mídia impressa, se publicada alguma foto da Ascom, deve-se colocar crédito ao fotógrafo; No caso ?de matéria enviada pela Ascom, deve-se dar crédito ao redator. No caso 6.5 – Do descumprimento das regras estabelecidas O veículo de comunicação que não cumprir com as regras terá descontado no seu montante contratual o valor referente ao descumprido. Ex: Mídia colorida publicada em PB será paga como PB. Release enviado pela Ascom, publicado como matéria, não será pago. 36
  37. 37. Prefeitura Municipal de Parauapebas Assessoria de Comunicação 2009 Darci José Lermen Prefeito Afonso Araújo Andrade Vice-Prefeito Alexandre Magno Maia Rosa Assessor de Comunicação Antonio Batista Silva Assessor Adjunto Ascom Departamento Administrativo: Elisabeth Silva Lima, Irenilde da Silva Sousa. Departamento Audiovisual: Eginaldo Gomes de Sousa(edição de vídeo), Evando Santana de Franco (assistente de audio), Gilson Mesquita (imagem), Helder Messiahs (fotografia), João Filho Viana de Morais (imagem), José Ronie Gonçalves (assistente de imagem), Lindomar Chaves (edição de áudio). Departamento de Criação: Leidiane Marques (produção), Mariana Salles (direção), Pablo Miranda (design), Vagner Gomes (arte-final). Departamento de Redação: Christianne Cardoso (impresso), Janaína Ravanelli (rádio), Elismar Costa de Sousa (assistente), Maricelma Barros Mendes (clipping), Solange Ribeiro (web), Suellen Medeiros (coordenação), Waldyr Silva (impresso e revisão). Equipe de Apoio: Aparecida Garcia Lima, Jaciane Rodrigues Silva, Maria de Jesus dos Santos Sousa.
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