comercialización de eventos

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comercialización de eventos

  1. 1. Congreso Internacional de Estudios Fenicios y Púnicos. 23 – 25 de Septiembre de 2014 Cádiz
  2. 2. Señor Fernández, hemos recibido su solicitud de información para un evento. Queremos informarle que estaremos encantados de organizar su evento en nuestras instalaciones en la fecha indicada. A continuación le detallamos la propuesta de nuestro establecimiento. Esperamos que sea de su agrado y que recibamos noticias suyas pronto. Atentamente: Pedro Rodríguez Director del Hotel Luz y Sol Cádiz
  3. 3. Disponemos de:  Un auditórium de 1150 metros cuadrados.  Un salón polivalente de 1075 metros cuadrados con posible subdivisión en 3 salones de 300 metros.  15 salas entre 30 y 70 metros cuadrados con capacidad entre 9 y 25 personas para reuniones. Todas las salas están totalmente equipadas con la tecnología necesaria y con suficiente luz natural.
  4. 4. Según el programa que nos envió, éste sería el cronograma del congreso dónde se detalla las conferencias en sus respectivas salas. CRONOGRAMA DEL EVENTO HORARIO Horario Miércoles Sala Horario Jueves Sala Horario Viernes Sala 09:30 h Apertura Auditórium 10:00 h Conferencia Auditórium 10:30 h Conferencia Auditórium 10:00 h Conferencia Auditórium Conferencia Salón polivalente Conferencia Salón Conferencia Salón polivalente 11:15 h Coffee Break 11:30 h Conclusiones Auditórium 11:00 h Coffee Break 11:30 h Conferencia Auditórium 11:45 h Conferencia Auditórium 13:00 h Almuerzo 13:00 h Almuerzo 15:30 h Conferencia Auditórium 16:00 h Conferencia Auditórium Conferencia Salón polivalente Conferencia Salón polivalente 16:15 h Visita al Museo 17:30 h Inauguración Sala 100 metros Conferencia Auditórium
  5. 5. Desde nuestra página web haremos una entrada con el evento, desde donde se podrán acceder a las fichas de inscripción y pago online mediante tarjeta de crédito o desde el hotel si lo desean. También podrán contratar los demás servicios como el alojamiento, restauración y el programa de animación del evento. Habrá además puntos de información para los asistentes en el establecimiento durante los días del evento y anteriormente desde las redes sociales.
  6. 6. La llegada de los participantes está prevista para el martes 23 de Septiembre por la tarde, por ello colocaremos un stand en el hall de recepción dónde iremos recibiendo a los asistentes y se les entregará su correspondiente acreditación y material necesario con toda la información sobre el evento, así mismo se procederá a su check-in- A continuación se les invitará a un cóctel de bienvenida para los participantes y acompañantes.
  7. 7. Finalmente el seguimiento de los asistentes se hará a través de encuestas de evaluación durante la celebración del evento para saber si todo va bien o detectar alguna posible incidencia. También incluiremos un cuestionario de evaluación de las conferencias, y un cuestionario breve al finalizar el evento para ver su nivel de satisfacción, que estará a disposición de los asistentes en sus habitaciones.
  8. 8. Ofrecemos:  Servicio de alojamiento, contamos con 1300 habitaciones totalmente equipadas.  Servicios de restauración con cuatro restaurantes buffet y dos a la carta de cocina internacional y mediterránea.
  9. 9.  Servicios complementarios, campo de golf con 21 hoyos, piscina exterior climatizada y spa, gimnasio, 4 pistas deportivas de pádel con gradas y programa de animación.
  10. 10.  Contratación de los servicios necesarios para el evento.  Elaboración de material complementario, como el merchandising.
  11. 11.  Contamos con los mejores proveedores para la organización de eventos.  Le facilitaremos azafatas, servicio de traducción, medios audiovisuales, artículos de regalos o suvenires, contratación de un seguro, catering, ornamentación, actividades de animación y cartelera.
  12. 12.  Dentro de nuestro departamento de eventos contamos con profesionales que llevarán a cabo toda la gestión del evento. A continuación le detallamos los posibles servicios externos que necesitaremos contratar para el evento:  2 azafatas y 2 traductores.  Artículos de regalos.  Catering de dulces típicos, y vinos de la tierra.  Servicios de impresión.  Ornamentación.  Transporte desde el aeropuerto de Jerez hasta Cádiz capital incluido los desplazamientos a las visitas programadas.
  13. 13.  Le facilitaremos las entradas al Museo Arqueológico de Cádiz.  Para los medios audiovisuales disponemos en el establecimiento de todo el equipo necesario.
  14. 14.  Nuestro principal proveedor es la empresa LD Eventos, que es una empresa productora de eventos, inauguraciones, galas, presentaciones a prensa, etc.
  15. 15.  También la empresa Andalusí Club Meetings and Andalussian Vip Experiences para la gastronomía, visitas culturales y fiestas tematizadas.  La empresa Tapas Gourmet para la degustación de vinos y tapas de la tierra.
  16. 16.  La empresa Tesoros del Sur para regalos de productos tradicionales andaluces.  Para el transporte Autocares Socibus S.A.
  17. 17. A continuación la proporcionamos un cronograma con las actividades para los acompañantes. Entre las actividades están una clase de Pilates, sesión de spa para el miércoles por la mañana y por la tarde unas clases de golf en el Complejo de Sancti Petri en Chiclana de la frontera. Las actividades se realizarán por grupos. El jueves tenemos una visita por numerosos yacimientos de tumbas fenicias por toda la ciudad de Cádiz y a continuación una degustación de vinos y tapas. Para el viernes disponemos de pádel y de una clase de aqua gym.
  18. 18. En las horas libres de los asistentes tenemos para el miércoles un cóctel de bienvenida y a continuación un video donde se muestra la importancia de los fenicios en nuestra ciudad, Cádiz. Para el jueves tenemos una degustación de tapas y vinos de la Sierra de Cádiz y actuación musical, así como una cena para finalizar. Para el almuerzo hemos preferido que sea tipo buffet para todos los gustos.
  19. 19. MIERCOLES JUEVES VIERNES 17:30h.Cóctelde bienvenida 13:00h.Almuerzo 13:00h.Almuerzo 19:30h.Recepciónyvideo delahistoriadelosfenicios enCádiz. 15:00h.Degustaciónde vinosytapasdelatierra. 19:30h.Actuaciónmusical 20:30h.Cenarestaurantea lacarta.
  20. 20. Le envío este presupuesto con unos precios estimados y le explico que: - En el apartado programa de animación se incluye los gastos de el programa de animación más los gastos por las visitas culturales. Recordar que para estas visitas, nuestras azafatas y traductores están preparados también para hacer de guías. - Aclarar también que el catering de los gastos de evento se refiere al coffee break, mientras que el catering por los gastos personales se refiere al almuerzo, cena y desayuno. - Por último, en las estimaciones de gastos personales y de ingresos he puesto los precios por persona y luego en total con 200 asistentes y unos 100 acompañantes que han asistido al evento.
  21. 21. PRESUPUESTO ESTIMADO ESTIMADO ESTIMADO GASTOS GLOBALES GASTOS PERSONALES Persona Total INGRESOS PersonaI Total Imagen 200 € Alojamiento 90 € 27000 € Cuota de inscripción 50 € 10000 € Imprenta 300 € Transporte 6 € 1800 € Patrocinio 3000 € Alquiler solar 180 € Catering 70 € 21000 € Venta souvenirs 10 € 2000 € Equipos Audiovisuales 150 € Programa de animación 50€ 15000 € Subvenciones 2000 € Traductores (2) 320 € Degustacione s 9 € 2700 € Expositores 150 € Azafatas (2) 240 € Ornamentació n 100 € Seguro 500 € Regalos 300 € Catering 500 € Secretaria técnica 300 € GASTO TOTAL 3090 € GASTO TOTAL 225 € 67500 € GASTO TOTAL 60 € 17150 €

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