Cierre contable
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  • 1. Sena – Centro Agro turístico San Gil
  • 2.  El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad.
  • 3.  Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio. El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.
  • 4.  No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso.
  • 5.  Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciación, Métodos de depreciación, Provisión de cartera, y Amortización de activos intangibles] Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.
  • 6.  Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.
  • 7.  realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad. La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados. Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.
  • 8.  Cuando se hace el cierre contable al finalizar el periodo contable, se deben elaborar los respectivos asientos contables de cierre. Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905]. Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre. Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros. Estas cuentas para su cancelación  se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.
  • 9.  Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la suma de $600.000. Entonces.. Código Cuentas Debe Haber 4135 Comercio al por mayor y al por 1.000.000 menor 5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 1.000.000 5205 Gastos de Personal 600.000 5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 600.000
  • 10.  La utilidad o perdida se determina en el saldo de la cuenta Ganancias y Pérdidas. DEBE HABER 600.000 1.000.000 400.000
  • 11.  Una vez determinada la utilidad del periodo, se calculan los impuestos y las reservas de acuerdo con la legislación vigente y con los estatutos de la empresa. Si hay perdida no se liquidan ni impuestos ni reservas, puesto que estos se liquidan sobre la utilidad. Utilidad=400.000*33%=132.000 CONTABILIZACIÓN DE IMPUSTOS Código Cuenta Debe Haber 5905 Ganancias y Perdidas 132.000 2404 De renta y 132.000 Complementarios SUMAS IGUALES 132.000 132.000
  • 12.  Contabilización Reserva ◦ 400.000 – 132.000=268.000 Código Cuenta Debe Haber5905 Ganancias y Perdidas 80.4003305 RESERVAS OBLIGATORIAS330505 Reserva legal 10% de 26.800 $268.0003310 RESERVAS ESTATUTARIAS 20% sobre utilidad liquida 53.600 (268.000*20%) SUMAS IGUALES 80.400 80.400
  • 13.  Una vez calculados los impuestos y las provisiones obtenemos el valor real de la utilidad a distribuir. Entonces debemos realizar la cancelación de la cuenta Ganancias y Perdidas, acreditando la cuenta Utilidad del ejercicio, cuando haya utilidad o debitando la Cuenta Pérdida del Ejercicio, cuando haya perdidas. Utilidad Neta – Impuestos – Reservas=Utilidad del Ejercicio.
  • 14.  Entonces la utilidad es igual a: ◦ 400.000 – 132.000 – 80.400 = 187.600 Código Cuentas Debe Haber 5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 187.600 3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO 187.600 SUMAS IGUALES 187.600 187.600
  • 15.  Documento que contiene los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales, los asientos para determinar impuestos, reservas y la utilidad del ejercicio, conceptos puestos a disposición de la asamblea.