1. ANALISIS DE VIABILIDAD PARA EL CAMBIO DE INFRAESTRCUTURA PRESENTADO POR: CAMILA ARENAS ARREDONDO 2209551 ANA CRISTINA GARCIA CARDONA 2209535 UNIVERSIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA TECNICAS DE COMUNICACIÓN Y DE LA INVESTIGACION INGENIERIA INDUSTRIAL SEMESTRE 1 TULUÁ, VALLE DEL CAUCA 2009 ANALISIS DE VIABILIDAD PARA EL CAMBIO DE INFRAESTRCUTURA PRESENTADO POR: CAMILA ARENAS ARREDONDO 2209551 ANA CRISTINA GARCIA CARDONA 2209535 PRESENTADO A: LIC. JHON JAIRO LOZANO UNIVERSIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA TECNICAS DE COMUNICACIÓN Y DE LA INVESTIGACION INGENIERIA INDUSTRIAL SEMESTRE 1 TULUÁ, VALLE DEL CAUCA 2009 CONTENIDO. TEMA PAG. AGRADECIMIENTOS………………………………………………………… 5 TITULO DEL PROYECTO………………………………………………… 6 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA……………………………………… 7 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA………………………………………. 8 ARBOL DEL PROBLEMA…………………………………………………. 9 ARBOL DE OBJETIVOS………………………………………………… 10 OBJETIVOS………………………………………………………………… 11 6.1 OBJETIVO GENERAL………………………………………………… 11 6.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS…………………………………………. 11 JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………… 12 MARCO TEORICO………………………………………………………… 13-17 CRONOGRAMA…………………………………………………………… 18-19 ANEXOS…………………………………………………………………… 20-34 HISTOGRAMAS O DIAGRAMAS CIRCULARES…………………….. 35-38 BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………… 39 AGRADECIMIENTOS Para realizar esta investigación queremos agradecer en primera instancia la colaboración de los dueños de la empresa “mimositos”, a quien no conocemos pero tuvimos acceso a gran parte de la información de ellos; cuya investigación nos ha servido como un gran marco de referencia. Al licenciado Jhon Jairo Lozano quien nos ha brindado una gran guía de a quienes debemos dirigirnos y muchos datos de su experiencia en esta especialidad, así como mucha asesoría en cuanto al trabajo. A las personas que nos han aceptado entrevistas que iremos incluyendo poco a poco en esta investigación. También queremos hacer un agradecimiento a todas las personas que han levantado información en la red, y a las que nos han enviado información ya sea por medios físicos o electrónicos, Y un agradecimiento muy especial a todas las personas que nos han apoyado en esta investigación que gracias a ellos será un trabajo excelente. ANALISIS DE VIABILIDAD PARA EL CAMBIO DE INFRAESTRCUTURA FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿por qué es importante un estudio de adecuación para mejorar el espacio físico de la empresa mimosos de la ciudad de Tuluá? 6. OBJETIVOS. 6.1 OBJETIVO GENERAL. Adecuar el espacio físico de la empresa mimosos, ubicada en el centro de la ciudad de Tuluá, con el fin de que esta cambie su infraestructura y logre satisfacer las necesidades de los clientes. 6.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS. Disminuir la acumulación y desorden de mercancía Organizar un espacio optimo para la atención de los clientes Elevar los ingresos económicos DESCRIPCION DEL PROBLEMA En la empresa “mimosos” ubicada en la ciudad de tuluá en la calle 29# 25-48 , se identificaron algunos problemas con sus respectivas causas y efectos; las causas son las siguientes: Falta de una bodega de almacenamiento para el suministro de mercancías: porque al no haber una bodega de almacenamiento va a ver saturación de productos en la exhibición dentro de la empresa. Falta de unos ambientes organizacionales más amplios: es indispensable dentro de una empresa tener un ambiente organizacional despejado y ordenado, ya que esto hace que sea mucho mejor la atención y que el cliente se sienta a gusto y con confianza para desplazarse dentro de la empresa. No existe una rotación permanente del producto: dentro de una empresa es indispensable la rotación permanente de los productos, ya que depende de ello los niveles económicos de la empresa y por lo tanto el grado de sostenibilidad, es decir, si no hay venta no hay ingresos. Dentro de una empresa es sumamente importante identificar problemas o debilidades y por ende su efecto para así lograr identificar una solución; por tanto los efectos son los siguientes: Acumulación y desorden de mercancía: este efecto se da a causa de la falta de bodegas de almacenamiento y al no tener un orden en el suministro de mercancías. No existen unos espacios óptimos para la atención de los clientes: este efecto se da a causa de la falta excelente organización para que el cliente se siente atraído y con iniciativa de compra. Bajos ingresos económicos: la causa de este problema radica principalmente en la presentación de los productos y el espacio manejado. 7. JUSTIFICACIÓN Podemos decir que el objetivo principal de este proyecto fue dar a conocer lo indispensable y necesario que es la identificación y solución de falencia dentro de una empresa de tal modo que se pueda comprender y resolver dichas necesidades, cumpliendo a cabalidad con las expectativas y funciones organizacionales de la empresa. De la misma manera este proyecto fue realizado porque fomenta mi desarrollo psicológico, moral y empresarial para conocer más a fondo el cambio de infraestructura de una empresa. De la misma forma este trabajo nos ayuda para aplicarlo en el diario vivir en cada uno de los momentos y situaciones de la cotidianidad dentro de una empresa y tenerlo como base fundamental al momento de aplicar un cambio organizacional en la compañía donde elaboraremos; también este proyecto será una base para nosotros cuando las empresas en donde laboremos lleguen a sentir la necesidad de que el cambio organizacional puede ser aplicada por y para cada uno de nosotros, es decir, para aquellas personas que laboren en la empresa que quieran y sientan la necesidad de realizar y aportar hacia el cambio que se realice dentro de la empresa ya sea en la infraestructura, en la organización u manejo. Por ende este proyecto planteara diferentes formas de cambio organizacional, para nosotros, aunque el cambio no es para todas las empresas, es decir, muchas compañías le tienen miedo al cambio ya que no saben si esté traerá como consecuencias positivas o negativas, el cambio es para aquellas que han decidido hacer el esfuerzo y que están convencidas de que el cambio los llevara al éxito. Por último, es bueno realizar el proyecto de investigación donde planteen una problemática sobre cierta empresa para que así las personas tomen diferentes decisiones de acuerdo a las premisas y lleven la empresa al éxito con el cambio organizacional. 8. MARCO TEORICO. Podemos decir que la sociedad está en constantes cambios, y por eso es necesario que las empresas se acomoden a las necesidades del cliente para así satisfacer las necesidades del mismo, ya sea que esto se logre por medio del producto, de la infraestructura de la empresa o atención del cliente. “Muchos cambios están ocurriendo a nivel mundial, exigiendo una nueva postura por parte de las organizaciones. No se pueden quedar observando y dejar que las cosas sucedan sin nada que hacer, pues esto puede acarrear inseguridad en cuanto al propio futuro de la propia organización. Hay algunos cambios que vienen como un huracán y no pide permiso para entrar, provocando una rápida inestabilidad si no se está preparado gerencialmente para el cambio” C1 Generalmente las organizaciones se preocupan por el producto o servicio que lograra satisfacer las necesidades de las personas, y muchas veces descuidan la imagen de la empresa, es decir, muchas veces las empresas no se preocupan por su infraestructura porque solo centran toda su atención en el producto, ignorando que la presentación de la empresa es esencial frente a los clientes. Igualmente el tener una infraestructura mal presentada esto logra que la empresa se sienta insegura de satisfacer las necesidades de las personas y por ende su servicio va decayendo poco a poco hasta que la empresa no llegue a funcionar más. “Muchas veces las personas no se comprometen con el cambio porque no saben lo que va a pasar. Por no saber cómo actuar. A razón de que lo nuevo no es algo definido, por lo tanto una forma de defenderse de lo desconocido es agarrándose de lo conocido y, consecuentemente negando lo nuevo.”C2 Dicho anteriormente, los cambios que puede sufrir una empresa pueden fracasar ya que la gente no se compromete a llevar a cabo este plan o proyecto por la manera de no saber actuar, pues lo cambios causan confusiones pues se puede tener una organización, un orden y una manera diferente a lo que se manejaba en la compañía; y más cuando la empresa tiene nuevas personas o empleados dentro del plantel se puede ocasionar demasiados conflictos ya sea para despachar un producto o por la mala atención al cliente que se puede tener. De la misma manera las personas o clientes notan sin ningún problema que la empresa está en un cambio trascendental para ellos mismo y para los clientes ya sea por las mismas instalaciones de la empresa o por el comportamientos de los empleados, el cambio logra que por varios días hasta meses se den confusiones o un desorden que ni los mismos dueños o empleados de la empresa saben cómo solucionar, pero con el paso del tiempo los errores que se logran por el cambio se enmendaran y sé lograra tener una empresa estable, con un buen servicio y presentación. “Un proceso de cambio ocurre de forma muy eficiente si todos están comprometidos con él. En tanto para que las personas se comprometan, estas no pueden ser atropelladas por el proceso, como si fueran algo ajeno al mismo. En la verdad, el cambio ocurre a través de las personas. Y para que se considere a las personas como parte del proceso de cambio es necesario conocer sus valores, sus creencias, sus comportamientos”C3 http://www.monografias.com/trabajos13/cborgdef/cborgdef.shtml 1,2,3 De acuerdo a lo anterior para que se dé el cambio exitosamente dentro de la compañía, las personas o empleados deben estar comprometidas con él y conocer el cambio como si fuese propiamente diseñado por ellos, ya que por ser ellos quienes trataran con los clientes, proveedores u otro, será importante que conozca a la compañía dentro del cambio, para esto se requiere que cada persona se muestre y actué totalmente como es, es decir, sus creencias, sus costumbres y sus valores por parte fundamentales para que la empresa de un buen funcionamiento ya que si se conoce o mejor dicho si se tienen personas de buenos valores dentro de la compañía sabemos que está en muy buenas manos y que por eso la empresa progresa y lograra tener éxito por sus empleados, ya que ellos son la base fundamental para un buen servicio al cliente y así se logre satisfacer las necesidades de la sociedad. “El término de gerencia de cambio constituye uno de los aspectos más relevantes del proceso de globalización de la gestión de negocios, toda vez que tanto el gerente como la organización comienzan a enfrentar complejas situaciones de cambio en su entorno que no deben ser atendidas de manera dispersa, sino que requieren de una plataforma mínima que asegure con éxito el cambio en la organización.”C4 Según lo anterior, las empresas si están dispuestas a tener un cambio dentro de ella deben tener muy en cuenta aspectos importantes para que este cambio los lleve al proceso de globalización ya que es fundamental para la atención y comodidad del cliente, es decir, el proceso de globalización es parte que una empresa debe participar para estar bien y siempre tener los puntos que lograran satisfacer las necesidades de la sociedad, pues hoy en día se necesita “atinar” muy bien qué es lo que las personas necesitan, para que y como lo necesitan, ya esto se lograría por medio de la investigación de mercado. “Sin embargo, acometer un proceso de gerencia del cambio no es tan fácil como pudiera pensarse en un primer momento debido a la gran cantidad de elementos que involucra; además de que para ello debemos estar completamente seguros de que la organización pueda absorber los cambios y, muy particularmente, que sus recursos humanos comprendan su importancia y se comprometan de hecho en su desempeño, teniendo presente que el mismo es un proceso continuo que hay que tratarlo como tal y no como algo transitorio”. C5 Para llevar un proceso de cambio ya sea en la infraestructura o en el manejo de la compañía se debe tener en cuenta que esto podría traer consecuencias ya sean positivas o negativas, normalmente se logra que sean positivas ya que las personas que corren el riesgo en tener un cambio organizacional plantean muy bien sus objetivos y el cómo los alcanzaran, teniendo muy en cuenta en que es lo que quiere el cliente (el cliente esta primero que todo). Para llevar un cambio organizacional exitoso debemos plantear bien la importancia del cliente y que las personas o empleados que trabajen en la compañía se comprometan a tener un buen desempeño dentro de la compañía y que el desempeño siempre sea continuo, es decir, que halla cambio en toda la organización pero que el comportamiento del empleado hacia determinada situación sea el mismo no importando que la empresa haya cambiado en su infraestructura o en su manejo administrativo. http://www.monografias.com/trabajos13/cborgdef/cborgdef.shtml 4,5. se quiere dejar claro que como idea central se debe considerar que para tratar cualquier proceso de cambio es necesario manejar muy integradamente aspectos técnicos y aspectos humanos, ya que sin capacidad para tratar los aspectos humanos el proceso de aceptación del cambio y la adopción de los aspectos técnicos propiamente del cambio o el objeto principal del cambio organizacional, en función, resultan mucho más dificultoso y hasta pueden tener una gran probabilidad de fracaso. “Los cambios se originan por la interacción de fuerzas, estas se clasifican en: Internas: son aquellas que provienen de dentro de la organización, surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solución, representando condiciones de equilibrio, creando la necesidad de cambio de orden estructural; es ejemplo de ellas las adecuaciones tecnológicas, cambio de estrategias metodológicas, cambios de directivas, etc.” C6 Podemos decir que el cambio organizacional es fundamental para que una empresa tenga alternativas y diferentes puntos de vistas frente al cliente, podemos tener en cuenta que la sociedad está en constante cambio y que por ende las empresas deben hacer lo mismo, se “actualicen” y vayan de la mano con la sociedad para que así sea más fácil satisfacer las necesidades del clientes, por ejemplo una compañía de computadoras, tienen dos computadoras con la misma capacidad de disco duro, con los mismo detalles, pero la superficie del producto es distinta, pues uno es un computador portátil y el otro un computador “normal” y todos dos por el mismo precio si la sociedad está en constante cambio y por ende la tecnología debe ir de la mano con ella, el cliente o la sociedad compraría más fácil el portátil pues es una nueva tecnología y más fácil de trasladar; el ejemplo dado da a entender que para satisfacer las necesidades de las personas se necesita transformar tanto externa como internamente a la compañía ya sea en la parte de los productos o ya sea en la parte de infraestructura y atención del cliente. “Externas: son aquellas que provienen de afuera de la organización, creando la necesidad de cambios de orden interno, son muestras de esta fuerza: Los decretos gubernamentales, las normas de calidad, limitaciones en el ambiente tanto físico como económico. Muchas de las alteraciones que se traducen en fuerzas, no siempre traen como resultado un cambio de orden estructural, por ejemplo el cambio de pintura de la fábrica, el intercambio de oficinas, cuando esto sucede estamos en presencia de los Cambio Genéricos.” C7 Normalmente una empresa debe tener la presentación como parte fundamental para que así el cliente o las personas se sientan a gusto, y sientan la comodidad que se le es ofrecida por parte de la compañía, pues no solo el producto o el servicio es el que satisface a los clientes si no también el ambiente que los rodea dentro de la compañía por eso muchas es veces es necesario también tener un cambio en la infraestructura que sea cómodo y se note un orden en donde las personas puedan sentirse a gusto. De la misma manera la atención del cliente es importante pero por eso no se puede dejar a un lado la parte externa de la empresa (infraestructura) pues de acuerdo a la presentación de la empresa se conoce el producto o más bien se sabe la calidad del producto. Podemos tomar como ejemplo un puesto de perro calientes, si el puesto es limpio, los útiles limpios y el que cocinero se ve que es limpio utiliza lo necesario para hacer los perros (guantes, tapabocas, etc.) nos sentiremos a gusto y cómodos el comprar la comida allí, en vez si lo compramos en un lugar donde el cocinero se ve descuidado http://www.monografias.com/trabajos13/cborgdef/cborgdef.shtml 6,7 y el lugar totalmente abandonado inmediatamente realizaremos la compra en otro lugar. “Los Cambios Organizacionales surgen de la necesidad de romper con el equilibrio existente, para transformarlo en otro mucho más provecho financieramente hablando, en este proceso de transformación en un principio como ya se dijo, las fuerzas deben quebrar con el equilibrio, interactuando con otras fuerzas que tratan de oponerse, ( Resistencia al Cambio) es por ello que cuando una organización se plantea un cambio, debe implicar un conjunto de tareas para tratar de minimizar esta interacción de fuerzas” C8 Dicho anteriormente las empresas deben arriesgarse al cambio para así obtener mejores resultados y lograr tener un avance y no quedarse “estancados” siempre en lo mismo si no que adquirir un proceso de cambio y que esto conlleve a tener consecuencias positivas, pues no es muy recomendable resistirse al cambio, porque si uno se lo propone el cambio podrá ser positivo siempre y cuando las personas implicadas en el cambio estén totalmente comprometidas con “sacar” la empresa adelante y pues esto trae grandes beneficios tanto para la empresa como para el cliente. “Para tratar cualquier proceso de cambio, es necesario manejar muy integradamente aspectos técnicos y aspectos humanos, ya que sin la capacidad para tratar los aspectos humanos, el proceso de aceptación y adopción del cambio resulta mucho más dificultoso” C9 En la empresa es necesario evaluar los objetivos para alcanzar realizando el cambio organizacional, ver cuáles son sus ventajas y cuáles son sus desventajas pues de acuerdo a lo que se analiza se sacan diferentes hipótesis que se plantean y así encontrarles una solución o para ponerlas en práctica pues son muy importantes los aspectos técnicos y aspectos humanos para realizar satisfactoriamente el cambio pues los empleados de la empresa deben aceptar positivamente el cambio, analizarlo y trabajar en el para mejorarlo cada día más. Pues así poco a poco el cambio traerá consecuencias positivas y se lograría tener éxito dentro de la sociedad. “Está claro que no todos los cambios son iguales ni se dan en condiciones similares. Los factores condicionantes que pueden trabar el cambio y los elementos reforzadores que pueden facilitarlo, suelen diferir significativamente en cada caso. Todo esto hace que cada situación de cambio sea única. Si queremos lograr un cambio efectivo, lo primero que necesitamos es identificar cuáles son las características particulares del proceso de cambio a encarar. De esta forma, podemos posicionarnos en términos de qué procesos establecer y que herramientas utilizar”C10 Entonces la empresa necesita analizar factores para realizar el cambio, es decir, se debe analizar las características particulares del proceso que se realizara y el lugar donde se realizara, pues el éxito de la empresa después del cambio depende del entorno o sociedad, si la sociedad acepta el cambio de manera positiva y la empresa les brinda comodidad, los clientes siempre tendrían en cuenta a esta empresa para adquirir algún bien o servicio. http://www.monografias.com/trabajos13/cborgdef/cborgdef.shtml 8,9,10 “Cambiar no es muy fácil, primeramente porque ni todas las personas están dispuestas a realizar esfuerzos en este sentido y, aun que estén dispuestas es muy fácil volver a los antiguos padrones de funcionamiento. Kurt Lewin estructuro un proceso en la tentativa de tomar un cambio efectivo y duradero. Básicamente, la idea es de descongelar valores antiguos, cambiar y, volver a congelar estos nuevos valores.” C11 Esto quiere decir que la sociedad y la empresa van de la mano tanto internamente como externa, si la empresa quiere tener éxito en la sociedad, las personas deben aceptar a la empresa tal y como se manifiestan hacia ella, es decir, que la empresa acepta un cambio tanto interno como externo, las personas deben aceptar ese cambio, deben verlo bien visto para que ese cambio obtenga resultados positivos y sea de gran satisfacción por parte y parte (sociedad y empresa) porque si hay satisfacción y comodidad para el cliente, hay ganancias y éxito para la compañía. “El cambio es un fenómeno conceptualmente simple en que intervienen dos conceptos bien identificados: una situación inicial de la que queremos salir y una situación objetivo que juzgamos como relativamente ventajosa. El tercer concepto, más difuso, mucho más difícil de calificar y de operar, es el de la transición.” C12 Lo que quiere decir lo anterior es que el cambio tiene tres procesos fundamentales uno de ellos es el iniciar la empresa, tenerla estabilizada, y querer obtener un cambio, el segundo es que dentro de ese cambio hayan objetivos y metas para alcanzar y el tercer y ultimo proceso es la transición que quiere decir la aceptación y comodidad que se lograra obtener con el cambio y que el cliente y la sociedad en si percibirán; en este proceso se lograra obtener el resultado del cambio y por medio de ella se concluirá si los objetivos y metas propuestas fueron realmente alcanzados y depende de esas premisas se interpretara si el cambio fue exitoso o fue un fracaso. “Si las personas tienen suficiente información sobre el cambio, pueden ofrecer cierta resistencia simplemente porque perciben que no pueden cambiar. Sucede que se sienten condicionadas por la organización, no saben cómo hacer lo que deben hacer o no tienen las habilidades requeridas por la nueva situación. Esta sensación provoca cierta inmovilidad que es percibida como resistencia a cambiar”C13 Por último, las empresas se resisten al cambio, por miedo a fracasar o por miedo a no alcanzar las metas propuestas; es decir, la falta de comunicación sobre el proyecto de cambio, la falta de capacidad personal, las dificultades para el trabajo de equipo, la sensación de que el verdadero cambio no podrá producirse hace que las personas le teman al cambio y que por ende no se realice y asi no logren progresar y visionar mas alla de lo normal (no se alcanza el éxito y se vuelven empresas mediocres con empleados mediocres); si las personas conocen lo suficiente sobre el cambio a encarar y se sienten capaces de realizarlo, empieza a tener mucha importancia la verdadera voluntad de cambiar. http://www.monografias.com/trabajos13/cborgdef/cborgdef.shtml 11,12,13 10. ANEXOS IMÁGENES. La firma consultora Arthur Anderson realizo, hace 4 años, una encuesta entre empresas que atravesaron procesos de cambios de gran magnitud para relevar cuál había sido su propia percepción en cuanto a sus niveles de éxito. LOS RESULTADOS DEL CAMBIO Una encuesta realizada por la revista Information Week revela que cuando los empresarios deben indicar las causas de sus fracasos en procesos de cambio, coinciden con frecuencia en ciertos patrones específicos. En la siguiente gráfica se observa el resultado del estudio realizado por la revista Information Week: LAS CAUSAS DE LOS CAMBIOS FALLIDOS LA RESISTENCIA AL CAMBIO CD CON INFORMACION IMPORTANTE SOBRE EL CAMBIO ORGANIZACIONAL Y CULTURA ORGANIZACIONAL. TARJETA DE PRESENTACION DE LA EMPRESA MIMOSITOS. NOMBRE: BARRIO: ENCUESTA. ¿Estás de acuerdo con que la empresa Mimositos amplíen sus instalaciones? SI___ NO___ ¿Estás de acuerdo con que la empresa Mimositos es una de las mejores de la ciudad de Tuluá en la venta de detalles de amor y amistad? SI___ NO___ ¿la empresa Mimositos satisface sus necesidades a pesar de las pequeñas instalaciones que manejan? SI___ NO___ ¿crees que la empresa Mimositos debería no solo ampliar las instalaciones sino que poner diferentes sucursales en la ciudad de Tuluá? SI___ NO___ 11. HISTOGRAMA O DIAGRAMAS CIRCULARES. Personas de acuerdo con que la empresa Mimositos amplíen sus instalaciones. PREGUNTA 1 SI 7NO3TOTAL10 1. Personas que están de acuerdo con que la empresa Mimositos es una de las mejores de la ciudad de Tuluá en la venta de detalles de amor y amistad. PREGUNTA 2 SI 5NO5TOTAL10 Personas que están de acuerdo con que la empresa Mimositos satisface sus necesidades a pesar de las pequeñas instalaciones que manejan PREGUNTA 3SI 7NO3TOTAL10 Personas que creen que la empresa Mimositos debería no solo ampliar las instalaciones sino que poner diferentes sucursales en la ciudad de Tuluá. PREGUNTA 4SI 9NO1TOTAL10 12. BIBLIOGRAFIA http://www.monografias.com/trabajos13/cborgdef/cborgdef.shtml http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/rh/caorpvz.htm http://www.deloitte.com/view/es_CO/co/servicios-ofrecidos/consultora/capital-humano/cambio-organizacional/index.htm www.econ.unicen.edu.ar/.../cambio%20organizacional.ppt www.apuntes.rincondelvago.com/cambio-organizacional.html www.monografias.com/.../cultura-organizacional/cultura-organizacional.shtml www.es.wikipedia.org/wiki/Cultura_organizacional