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Project Mgmt for Manager Assistants
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  • 1. Manager Assistant Career & Skill Empowerment PROJECT MANAGEMENTPER ASSISTENTI DI DIREZIONE MILANO 29 Maggio
  • 2. Di cosa parleremo Che cos’è un progetto Che cosa deve essere gestito in un progetto Le fasi di sviluppo di un progetto Gli strumenti di base per gestire un progetto: - Lista delle attività - Work Breakdown Structure (WBS) - Organization Breakdown Structure(OBS) - Diagramma di Gantt Chi è il Project Manager Elementi chiave per il successo di un progetto
  • 3. Che cos’è un progetto?Complesso di attività tra loro correlate, avente come fine un obiettivo ben definito, raggiungibile entro un tempo predeterminato attraversoun preciso ammontare di risorse umane e finanziarie
  • 4. Che cos’è un progetto? Risorse Obiettivi MaterialiRisultati Qualità Costi Servizi PROGETTO Tempi Priorità Scadenze Durata
  • 5. Cosa deve essere gestito in un progetto? I costi Il contenuto I rischiI tempi La qualità PROJECT MANAGEMENTLa comunicazione Le risorse L’approvvigionamento L’integrazione
  • 6. Le fasi di sviluppo di un progetto 1 Avvio Valutazione Definizione progetto 4 FASI 2Chiusura PM Pianificazione Monitoraggio & Progettazione di controllo dettaglio 3 Esecuzione
  • 7. Avviare un progetto Le domande chiave per un buon avvio: 1 Avvio• Cosa voglio raggiungere? Valutazione Definizione progetto 2 4 FASI• Qual è esattamente il mio obiettivo? Chiusura PM Pianificazione• Come voglio raggiungerlo? Monitoraggio & Progettazione di controllo dettaglio• Chi bisogna coinvolgere?• Quando lo faremo? 3• Dove? Esecuzione• Quanto costerà?
  • 8. …in breve l’obiettivo deve essere S.M.A.R.T. Specifico Misurabile Accettabile Raggiungibile Tempificato
  • 9. Pianificare un progetto 1 Avvio PUNTI CHIAVE Valutazione Definizione progetto 2 4 FASI Pianificazione Chiusura PM• Cosa esattamente sto cercando di ottenere? Monitoraggio & Progettazione di controllo dettaglio• Chi può aiutarmi e/o unirsi al mio team?• Abbiamo tutte le competenze necessarie? 3 Esecuzione• Assegnare le risorse al team• Definirne ruoli e responsabilità• Fissare le milestones per misurare i progressi
  • 10. Pianificare un progettoStrumenti di base:• Lista delle attività• WBS: Work Breakdown Structure• OBS: Organization Breakdown Structure• Diagramma di Gantt7
  • 11. Lista delle attività• Il primo strumento chiave per la gestione di un progetto è la creazione di un elenco delle attività. Avvio Pianificazione Esecuzione ControlloAttività 1 Inizio Fine Durata Inizio effettivo Fine effettiva Durata effettivaAttività 2 Inizio Fine Durata Inizio effettivo Fine effettiva Durata effettivaAttività 2 Inizio Fine Durata Inizio effettivo Fine effettiva Durata effettiva• Fase di Chiusura “congelamento ” e possibileriutilizzo della lista in nuovi progetti.
  • 12. Work Breakdown Structure (WBS) La WBS ha il compito di illustrare l’elenco dettagliato di tutte le attività in ordine gerarchico P ro g e tto X A t t iv it à 1 A t t iv it à 2 A t t iv it à 3 A t t iv it à 1 . 1 A t t iv it à 1 . 2 A t t iv it à 2 . 1 . A t t iv it à 2 . 2 A t t iv it à 3 . 1 A t t iv it à 3 . 2 A t t iv it à 3 . 3 .A t t iv it à 1 . 1 . 1 . A t t iv it à 1 . 1 . 2 . A t t iv it à 2 . 2 . 1 . A t t iv it à 2 . 2 . 2 A t t iv it à 2 . 2 . 1 . 1 . A t t iv t à 2 . 2 . 1 . 2 .
  • 13. Organization Breakdown Structure (OBS) Lo strumento OBS, fornisce una vista di come sono suddivise le attività per responsabilità. P r o g e tt o X R is o r s a A R is o r s a B R is o r s a C A t t iv it à 1 . 1 A t t iv it à 3 A t t iv it à 2 . 2 A t t iv it à 1 .2 A t t iv it à 2 . 1 A t t iv it à 2 . 2 . 1 . 2A t t iv it à 1 . 1 . 1 . A t t iv it à 1 . 1 . 2 . A t t iv it à 2 . 2 . 1 A t t iv t à 2 . 2 . 2 . A t t iv it à 2 . 2 . 1 .1
  • 14. …non dimenticando che:1. Ogni progetto è limitato dal tempo2. Una buona gestione del tempo ottimizza l’uso delle risorse 3. Migliore è la gestione del tempo, minore è livello di stress
  • 15. Il Diagramma di Gantt
  • 16. Il tempo è lunico, vero capitale che unessere umano ha e lunico che non puòpermettersi di perdere. Thomas Edison
  • 17. 1 AvvioEseguire Valutazione Definizione progetto il 2 4 FASI Pianificazione Chiusura PM Monitoraggio & Progettazione diprogetto... controllo dettaglio 3 Esecuzione
  • 18. Tutto inizia con una eccellente comunicazione!
  • 19. Tutto inizia con una eccellente comunicazione!Comunicate la vostra visione in modo chiaro e concisoQual è il contenuto del vostro progetto?Cosa arrecherà all’azienda e alle persone?Come si saprà se è stato ottenuto un successo?
  • 20. People buy People!Come convincere le persone?Come ottenere supporto al vostro progetto? Individuate chi sono le persone chiave Trovate i modi per guadagnarvi la loro fiducia Rendete il vostro progetto interessante per tutti
  • 21. People buy People!Un modo per risparmiare tempo e mantenere le persone focalizzate sulle attività :Riunioni con cadenze regolari e ben preparate sono la chiave del vostro successo! Informare il vostro team su: Dove siamo ora Dove vogliamo essere Come vogliamo arrivarvi
  • 22. Controllare il progetto Controllare periodicamente le varie attività, anche in termini di “qualità” delle attività realizzate Confrontare l’andamento con i piani Rilevare eventuali scostamenti e individuarne le ragioni Adottare tempestive azioni correttive per riallineare le attività effettive al progetto creato in fase di pianificazione Andamento effettivo Azioni correttive Confronto Analisi degli scostamenti Modifiche del piano Andamento pianificato
  • 23. Chiudere il progetto 1 Avvio Un progetto può definirsi chiuso quando è stato verificato l’effettivo completamento Valutazione Definizione di ogni attività ed adempimento. 4 FASI progetto 2 Pianificazione Chiusura PM Monitoraggio & Progettazione di controllo dettaglio Due attività importanti in questa fase: 3 Esecuzione1. Esame critico dei risultati conseguiti (punti di forza e di debolezza)2. Memo di fine progetto ovvero memorizzazione in apposito archivio dei dati salienti del progetto. L’obiettivo è disporre di una base storica di riferimento per la realizzazione di futuri progetti simili
  • 24. Valutare il progetto PUNTI CHIAVE• Elencare tutti i costi: materiali, ore lavorate, attrezzature, trasporti, sistemazioni in hotel etc.• Quantificare i vantaggi/benefici• Calcolare il ROI ed elaborare un breve documento• Controllare il progetto con il proprio manager
  • 25. Valutare il progetto Return on Investment Guadagno dall’investimento – Costo dell’investimento Costo dell’investimentoPer es. Guadagno € 400€K – 100€K ROI= 3 (o 300%) Costo € 100€K
  • 26. E dopo? Mantenete vivo il vostro progetto!• Inviate una mail di follow-up a progetto concluso• Tenete informate le persone chiave sul ROI che siete in grado di calcolare• Presentate un feedback alle persone coinvolte nel progetto.
  • 27. E allora chi è il Project Manager ?
  • 28. Qualcuno ha detto:“La vita è ciò che accade mentre si fannoprogetti” Ma cos’è una vita senza progetti? Buoni Progetti a Tutte Voi!

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