Project Mgmt for Manager Assistants

400 views
287 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
400
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Project Mgmt for Manager Assistants

  1. 1. Manager Assistant Career & Skill Empowerment PROJECT MANAGEMENTPER ASSISTENTI DI DIREZIONE MILANO 29 Maggio
  2. 2. Di cosa parleremo Che cos’è un progetto Che cosa deve essere gestito in un progetto Le fasi di sviluppo di un progetto Gli strumenti di base per gestire un progetto: - Lista delle attività - Work Breakdown Structure (WBS) - Organization Breakdown Structure(OBS) - Diagramma di Gantt Chi è il Project Manager Elementi chiave per il successo di un progetto
  3. 3. Che cos’è un progetto?Complesso di attività tra loro correlate, avente come fine un obiettivo ben definito, raggiungibile entro un tempo predeterminato attraversoun preciso ammontare di risorse umane e finanziarie
  4. 4. Che cos’è un progetto? Risorse Obiettivi MaterialiRisultati Qualità Costi Servizi PROGETTO Tempi Priorità Scadenze Durata
  5. 5. Cosa deve essere gestito in un progetto? I costi Il contenuto I rischiI tempi La qualità PROJECT MANAGEMENTLa comunicazione Le risorse L’approvvigionamento L’integrazione
  6. 6. Le fasi di sviluppo di un progetto 1 Avvio Valutazione Definizione progetto 4 FASI 2Chiusura PM Pianificazione Monitoraggio & Progettazione di controllo dettaglio 3 Esecuzione
  7. 7. Avviare un progetto Le domande chiave per un buon avvio: 1 Avvio• Cosa voglio raggiungere? Valutazione Definizione progetto 2 4 FASI• Qual è esattamente il mio obiettivo? Chiusura PM Pianificazione• Come voglio raggiungerlo? Monitoraggio & Progettazione di controllo dettaglio• Chi bisogna coinvolgere?• Quando lo faremo? 3• Dove? Esecuzione• Quanto costerà?
  8. 8. …in breve l’obiettivo deve essere S.M.A.R.T. Specifico Misurabile Accettabile Raggiungibile Tempificato
  9. 9. Pianificare un progetto 1 Avvio PUNTI CHIAVE Valutazione Definizione progetto 2 4 FASI Pianificazione Chiusura PM• Cosa esattamente sto cercando di ottenere? Monitoraggio & Progettazione di controllo dettaglio• Chi può aiutarmi e/o unirsi al mio team?• Abbiamo tutte le competenze necessarie? 3 Esecuzione• Assegnare le risorse al team• Definirne ruoli e responsabilità• Fissare le milestones per misurare i progressi
  10. 10. Pianificare un progettoStrumenti di base:• Lista delle attività• WBS: Work Breakdown Structure• OBS: Organization Breakdown Structure• Diagramma di Gantt7
  11. 11. Lista delle attività• Il primo strumento chiave per la gestione di un progetto è la creazione di un elenco delle attività. Avvio Pianificazione Esecuzione ControlloAttività 1 Inizio Fine Durata Inizio effettivo Fine effettiva Durata effettivaAttività 2 Inizio Fine Durata Inizio effettivo Fine effettiva Durata effettivaAttività 2 Inizio Fine Durata Inizio effettivo Fine effettiva Durata effettiva• Fase di Chiusura “congelamento ” e possibileriutilizzo della lista in nuovi progetti.
  12. 12. Work Breakdown Structure (WBS) La WBS ha il compito di illustrare l’elenco dettagliato di tutte le attività in ordine gerarchico P ro g e tto X A t t iv it à 1 A t t iv it à 2 A t t iv it à 3 A t t iv it à 1 . 1 A t t iv it à 1 . 2 A t t iv it à 2 . 1 . A t t iv it à 2 . 2 A t t iv it à 3 . 1 A t t iv it à 3 . 2 A t t iv it à 3 . 3 .A t t iv it à 1 . 1 . 1 . A t t iv it à 1 . 1 . 2 . A t t iv it à 2 . 2 . 1 . A t t iv it à 2 . 2 . 2 A t t iv it à 2 . 2 . 1 . 1 . A t t iv t à 2 . 2 . 1 . 2 .
  13. 13. Organization Breakdown Structure (OBS) Lo strumento OBS, fornisce una vista di come sono suddivise le attività per responsabilità. P r o g e tt o X R is o r s a A R is o r s a B R is o r s a C A t t iv it à 1 . 1 A t t iv it à 3 A t t iv it à 2 . 2 A t t iv it à 1 .2 A t t iv it à 2 . 1 A t t iv it à 2 . 2 . 1 . 2A t t iv it à 1 . 1 . 1 . A t t iv it à 1 . 1 . 2 . A t t iv it à 2 . 2 . 1 A t t iv t à 2 . 2 . 2 . A t t iv it à 2 . 2 . 1 .1
  14. 14. …non dimenticando che:1. Ogni progetto è limitato dal tempo2. Una buona gestione del tempo ottimizza l’uso delle risorse 3. Migliore è la gestione del tempo, minore è livello di stress
  15. 15. Il Diagramma di Gantt
  16. 16. Il tempo è lunico, vero capitale che unessere umano ha e lunico che non puòpermettersi di perdere. Thomas Edison
  17. 17. 1 AvvioEseguire Valutazione Definizione progetto il 2 4 FASI Pianificazione Chiusura PM Monitoraggio & Progettazione diprogetto... controllo dettaglio 3 Esecuzione
  18. 18. Tutto inizia con una eccellente comunicazione!
  19. 19. Tutto inizia con una eccellente comunicazione!Comunicate la vostra visione in modo chiaro e concisoQual è il contenuto del vostro progetto?Cosa arrecherà all’azienda e alle persone?Come si saprà se è stato ottenuto un successo?
  20. 20. People buy People!Come convincere le persone?Come ottenere supporto al vostro progetto? Individuate chi sono le persone chiave Trovate i modi per guadagnarvi la loro fiducia Rendete il vostro progetto interessante per tutti
  21. 21. People buy People!Un modo per risparmiare tempo e mantenere le persone focalizzate sulle attività :Riunioni con cadenze regolari e ben preparate sono la chiave del vostro successo! Informare il vostro team su: Dove siamo ora Dove vogliamo essere Come vogliamo arrivarvi
  22. 22. Controllare il progetto Controllare periodicamente le varie attività, anche in termini di “qualità” delle attività realizzate Confrontare l’andamento con i piani Rilevare eventuali scostamenti e individuarne le ragioni Adottare tempestive azioni correttive per riallineare le attività effettive al progetto creato in fase di pianificazione Andamento effettivo Azioni correttive Confronto Analisi degli scostamenti Modifiche del piano Andamento pianificato
  23. 23. Chiudere il progetto 1 Avvio Un progetto può definirsi chiuso quando è stato verificato l’effettivo completamento Valutazione Definizione di ogni attività ed adempimento. 4 FASI progetto 2 Pianificazione Chiusura PM Monitoraggio & Progettazione di controllo dettaglio Due attività importanti in questa fase: 3 Esecuzione1. Esame critico dei risultati conseguiti (punti di forza e di debolezza)2. Memo di fine progetto ovvero memorizzazione in apposito archivio dei dati salienti del progetto. L’obiettivo è disporre di una base storica di riferimento per la realizzazione di futuri progetti simili
  24. 24. Valutare il progetto PUNTI CHIAVE• Elencare tutti i costi: materiali, ore lavorate, attrezzature, trasporti, sistemazioni in hotel etc.• Quantificare i vantaggi/benefici• Calcolare il ROI ed elaborare un breve documento• Controllare il progetto con il proprio manager
  25. 25. Valutare il progetto Return on Investment Guadagno dall’investimento – Costo dell’investimento Costo dell’investimentoPer es. Guadagno € 400€K – 100€K ROI= 3 (o 300%) Costo € 100€K
  26. 26. E dopo? Mantenete vivo il vostro progetto!• Inviate una mail di follow-up a progetto concluso• Tenete informate le persone chiave sul ROI che siete in grado di calcolare• Presentate un feedback alle persone coinvolte nel progetto.
  27. 27. E allora chi è il Project Manager ?
  28. 28. Qualcuno ha detto:“La vita è ciò che accade mentre si fannoprogetti” Ma cos’è una vita senza progetti? Buoni Progetti a Tutte Voi!

×