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Comparação entre sistemas de gestão de arquivos eletrónicos
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Comparação entre sistemas de gestão de arquivos eletrónicos

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  • 2 - Desde a recolha até à destruição passando pelas fases de indexação, empacotamento, arquivo e consulta, o csARCH fornece uma cobertura horizontal completa de todos os requisitos de arquivamento.
  • O csARCH está em linha com os mais avançados conceitos das Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação, resultante de uma parceria com a ESEI
  • 2 - O seu desenvolvimento seguiu as orientações da ISAD(G) e da EncodedArchivalDescription (EAD).3 - A ISAD(G) e a EAD destinam-se a suportar o processo de descrição arquivística, a ISAAR (CPF) e a EAC têm como objetivo apoiar a produção de registos de autoridade
  • 2 - O módulo Backoffice suporta a descrição arquivística segundo a norma ISAD(G), permite a gestão de digitalização e incorporação de documentação digital, a extracção automática de meta-informação técnica e de preservação, etc. O módulo Administração é destinado à configuração geral da aplicação, à criação de perfis, à gestão de utilizadores e as respetivas permissões e à geração de estatísticas sobre o estado do arquivo. O módulo Frontoffice disponibiliza serviços de descoberta e localização de documentos de arquivos, através da Internet. O módulo de interoperabilidade OAI-PMH permite a interoperabilidade com portais agregadores de conteúdos tais como, Portal Português de Arquivos, Europeana, etc.
  • 1 - Este software foi desenvolvido pela Microsoft para ambientes Web, possui um interface amigável e de simples utilização e obedece às normas do MoReq.
  • 1- gestão de documentos pendentes para a execução de uma determinada tarefa; classificação de documentos/processos; plano de classificação; relatórios e indicadores de gestão; workflow e distribuição de documentos ou processos
  • Multi empresa: permite gerir documentação de forma integrada de várias empresas num único repositório. Multi site permite a interligação entre várias organizações e um seguimento online do processoDigitalização e captura de documentos: permite a interação entre o Filedoc e os scanners, efetuar digitalização e operações sobre imagens digitalizadasClassificação de documentos e processos: tem como objetivo classificar todos os documentos independentemente do seu formatoAcessos e segurança através de perfis de acessos: consiste em criar restrições de acesso a determinados documentosFiledocworkflow designer: permite desenhar os workflow com todos os seus fluxos, acções e associa-los a documentosFiledocreporting: permite retirar um conjunto de indicadores, tais como, documentos, processos, circulações, workflows, tarefas, períodos de retenção física dos documentos e digitalizações do sistema através de relatóriosFiledoc Web services: permite integrar com vários sistemas pois disponibiliza um conjunto de interfaces baseados em web servicesReconhecimento e indexação automática de documentos: “através de algumas funcionalidades do Filedoc ou pela integração deste com ferramentas adaptadas às necessidades de cada caso, efectua-se a digitalização e a indexação automática dos documentos, com recurso ao OCR
  • 1 - Este tem como principais objetivos: criar, descrever, avaliar, pesquisar, disseminar e preservar a documentação ParadigmaXis é o responsável pelo desenvolvimento e comercialização desta aplicação. Este permite gerir informação em serviços centrais de arquivo, bem como em arquivos históricos, promovendo interfaces com a administração corrente do organismo produto
  • Planos de classificação – utilização de uma estrutura orgânico-funcional;Unidades informacionais – descrição multinível, conforme a ISAD(G);Unidades físicas – recenseamento das unidades físicas;Controlo de autoridade – “ferramenta de criação de uma linguagem controlada para estabelecer a forma do nome e a identidade de uma entidade produtora (ISAAR-CPF), de um conteúdo ou de uma tipologia informacional, normalizando os pontos de acesso às unidades de descrição, e de construção de um «thesaurus» com base nos termos controlados.”Avaliação – realizada através de um documento legal, a portaria ou através de uma abordagem sistémica com vários critérios de ponderação que permitem fazer a eliminação de documentos com segurança;Pesquisa – permite pesquisa por via Web que pode ser feita por qualquer pessoa, mas estará limitada a determinadas informações, ou via posto de trabalho;RelatóriosEstatísticas/Controlo de desempenho – apresentação de dados estatísticos sobre os registos de descrições ou por utilizador;Controlo de acesso dos utilizadores.
  • 1 - "Um software que espelha o resultado do esforço do InternationalCouncilonArchives e alguns parceiros, que teve como principal meta criar um software de gestão de informação arquivística, em regime de código aberto, promovendo o livre acesso, modificação e distribuição do código de fonte.3 - ICA-AtoM sendo um sistema de código aberto (open source), é sustentado por um conjunto de ferramentas também elas open source.
  • De seguida apresenta-se um estudo comparativo relativamente aos sistemas de gestão de arquivo: csARCH, Digitarq, Filedoc, GISA e ICA-AtoM. No quadro estão identificadas as características de um sistema de gestão de arquivo bem como a sua correspondência com as aplicações. Na identificação das características foram considerados os requisitos presentes no MoReq.Dado que não foi possível testar as aplicações, até porque envolve a análise de três aplicações de caráter comercial (csARCH, Filedoc, GISA), a investigação às funcionalidades consideradas relevantes para o tratamento do sub-fundo tiveram que ser alcançadas pela leitura de características que conseguimos obter após pesquisas na WebEm conclusão, o csARCH, o DigitArq e o ICA-AtoM são de fácil instalação e manutenção, relativamente ao Filedoc e ao GISA não se obteve informação. No requisito tem de permitir a visualização hierárquica da localização do documento apenas as aplicações que permitem são o csARCH, o DigitArq e o ICA-AtoM, em relação ao Filedoc não se obteve informação e o GISA não permite. Os que não possuem custos com licenças são o DigitArq e o ICA-AtoM contrariamente ao csARCH, Filedoc e GISA. O DigitArq e o ICA-AtoM permitem a possibilidade de exportação dos registos e eventuais objetos digitais associados, já quanto ao csARCH, Filedoc e GISA não se conseguiu auferir informação. Relativamente à compatibilidade com outros SGAE, só o DigitArq, o GISA e o ICA-AtoM é que são compatíveis. O DigitArq e o ICA-AtoM são viáveis para arquivos de diferentes dimensões pois servem para serem implementados em arquivos com um grande volume ou não de documentação. No que diz respeito ao Filedoc, ao csARCH e o GISA não foi considerado viável pois acarreta custos com as licenças. Tem de interoperável com o protocolo OAI-PMH, de forma a poderem ser integrados em repositórios agregadores de informação. Não preenchem este requisito o csARCH e o Filedoc.
  • A compatibilidade com a norma ISAD(G) é importante pois permite efectuar a descrição arquivística conforme as regras existentes. As aplicações que não são compatíveis com a ISAD(G) são o csARCHe o Filedoc. Quanto ao requisito tem de permitir a exportação/importação de CSV e/ou EAD/XML não se obteve informação sobre o csARCH e o Filedoc. A permissão de pesquisa avançada é uma valia para o utilizador pois este pode recuperar a informação com mais rapidez e precisão nos resultados obtidos. De todas as aplicações baseadas apenas não se conseguiu obter informação sobre o csARCH. Os sistemas de gestão de arquivo com suporte de visualização de imagens são o DigitArq, GISA e ICA-AtoM, quando ao csARCH e Filedoc não foi encontrada informação. Quanto à permissão de elaboração de relatórios estatísticos não se obteve informação se o csARCH e o ICA-AtoM permitem. Mas o Digitarq, o GISA e o Filedoc permitem. Todos os sistemas permitem o controlo de autoridade com exceção do csARCH.
  • Transcript

    • 1. Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação 3º ano – Projeto Biblioteca Mestre Milena Carvalho Doutor Lino Oliveira 2012/2013Implementação de sistemas de Gestão de Arquivo Trabalho realizado por: Ana Santos, 9100478 Cristiana Costa, 9090330 Luís Gomes, 9100019 Maria Munteanu, 9100022 Grupo 3
    • 2. 2Sumário Introdução Modelos de organização e gestão de arquivos eletrónicos  SIADE  MoReq Sistemas de Gestão de Arquivo  csARCH  DigitArq  Filedoc  GISA  ICA-AtoM Estudo comparativo Conclusão
    • 3. 3Introdução No âmbito da unidade curricular de Projeto de Arquivo, foi proposto a realização de um trabalho, cujo tema, é Implementação de um sistema de gestão de arquivo.A metodologia utilizada foi a pesquisa em repositórios, em bibliotecas digitais e nas páginas web dos próprios sistemas de gestão de arquivos abordados.
    • 4. 4SIADE (1/2) Com a evolução das TIC aumentaram os problemas relativamente à produção e gestão dos documentos de um arquivo devido às garantias de fidedignidade, autenticidade, e acesso contínuo. Com a ausência de orientações que auxiliam as instituições na gestão documental de documentos de arquivo eletrónicos, o IAN/TT e o Instituto de Informática consideraram importante o protocolo com o programa SIADE, em Dezembro de 1998.
    • 5. 5SIADE (2/2) Objetivos:  elaborar recomendações para a gestão documental de arquivo eletrónicos;  apresentar propostas para a elaboração e atualização legislativa específica;  intervir no sentido de incrementar a produção de Normas Portuguesas, agrupadas em orientações e diretivas nacionais, europeias e/ou internacionais;  definir um modelo de integração dos sistemas de arquivo nos sistemas de informação dos organismos da Administração Pública;  promover um quadro de formação adaptado aos objetivos do programa.
    • 6. 6 (1/3) MoReq é uma especificação que descreve um Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq). Destaca, sobretudo, os requisitos funcionais para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos através de um Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE). Como o próprio nome indica um SGAE, é particularmente, uma aplicação para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos, apesar de também poder ser utilizada para a gestão de documentos tradicionais.
    • 7. 7 (2/3)A natureza de um SGAE varia de organização para organização conforme o seu âmbito de ação.A especificação MoReq não esboça qualquer premissa relativa à natureza de soluções individuais para um SGAE. Os utilizadores da especificação necessitarão de definir o modo como as funções de um SGAE podem ser implementadas para satisfazer os seus requisitos.
    • 8. 8 (3/3)O MoReq identifica requisitos funcionais que um SGAE deve possuir de forma a garantir o valor intrínseco à informação de arquivo. Os requisitos incluídos na especificação MoReq devem ter como resultado um SGAE com a fiabilidade e integridade pretendidos, combinando a gestão de documentos de arquivo em papel com as vantagens dos processos de trabalho informatizados.
    • 9. 9 (1/2) O csARCH é uma plataforma de gestão de arquivos físicos que suporta toda a informação do ciclo de produção, facilitando a integração de diversas ferramentas, ao mesmo tempo que tira vantagem de toda a informação produzida nas diferentes fases. O csARCH integra arquivos e inventários heterogéneos e complexos, utilizando tecnologias consolidadas, aplicadas normalmente nos sectores da aeronáutica e do espaço.
    • 10. 10 (2/2) Aspetos chave:  Esforço reduzido de instalação e manutenção;  Elevada robustez e performance;  Grande capacidade de integração;  Componentes de implementação de portabilidade;  Disponibilidade de um módulo offline.
    • 11. 11 (1/3) O software DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto em conjunto com a Direção-Geral de Arquivos e a Universidade do Minho sendo concluído em 2004. Este “teve como principal objectivo o desenvolvimento de uma ferramenta de descrição arquivística tendo por base normas internacionais para a produção de auxiliares de pesquisa.” (1) O DigitArq concede em quatro normas internacionais: ISAD(G), EAD, ISAAR (CPF) e EAC.
    • 12. 12 (2/3) O DigitArq é constituído por módulos funcionais que têm como objetivo ir ao encontro das necessidades de um arquivista. Os módulos existentes são:  Backoffice,  Administração,  Frontoffice,  interoperabilidade OAI-PMH.
    • 13. 13 (3/3) O DigitArq tem como vantagens:  Gestão de todo ciclo de vida de um arquivo definitivo;  Adaptabilidade a todos os cenários institucionais, pois permite fazer parametrizações;  Desenvolvimento contínuo;  Amplamente disseminado;  Compatível com o Portal Português de Arquivos;  Publicação na internet de forma simples e clara;  Segurança e permissões;  Relatórios e estatísticas;  Suporte para vários idiomas e formatos digitais;  Suporte para milhões de registos.
    • 14. 14 (1/3)O Filedoc é um sistema integrado de gestão documental e de workflow que integra as funcionalidades de arquivo e gestão do ciclo de vida do documento.O Filedoc tem como objetivo fazer a gestão dos documentos e de processos de forma rápida, fácil e eficiente, fazendo um controlo e manuseamento de toda a informação.
    • 15. 15 (2/3) O Filedoc possui as seguintes funcionalidades:  multi site e multi empresa;  acesso, autenticação e segurança:  o acesso pode ser feito por login e password e o acesso aos documentos é controlado;  digitalização de documentos;  criação de documentos e gestão de versões;  registo de ficheiros em vários formatos;  pesquisa simples ou avançada;  registo de e-mail;
    • 16. 16 (3/3) O Filedoc é constituído por um conjunto de módulos, que são os seguintes:  Multi-site e multi empresa;  Digitalização e captura de documentos;  Classificação de documentos e processos;  Acessos e segurança através de perfis de acesso;  Assinaturas digitais e digitalizadas  Filedoc workflow designer  Alertas  Filedoc web services  Reconhecimento e indexação automática de documentos
    • 17. 17 (1/3) GISA (Gestão Integrada de Sistema de Arquivo) “é um produto de gestão de arquivos, que assenta num modelo integrado, concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital da informação. Distingue-se por permitir articular, num único sistema, as múltiplas operações da cadeia arquivística.” (2) O GISA foi concebido e produzido por um Consórcio formado pela Câmara Municipal do Porto, Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia, Câmara Municipal de Espinho, Câmara Municipal de Vila do Conde e pela Universidade do Porto.
    • 18. 18 (2/3) O GISA pode ser utilizado em modo monoposto ou cliente/servidor e possui as seguintes características:  Planos de classificação  Unidades informacionais  Unidades físicas  Controlo de autoridade  Associação de descrições a objetos digitais  Avaliação  Pesquisa  Relatórios  Estatísticas/Controlo de desempenho  Controlo de acesso dos utilizadores
    • 19. 19 (3/3) O GISA disponibiliza módulos adicionais, que são os seguintes:  Gestão de objetos digitais: armazenamento, processamento, disseminação e preservação dos mesmos;  Gestão de requisições e das devoluções de documentos registados;  Gestão de depósitos: controlar entradas e saídas do depósito, facultando a sua taxa de ocupação
    • 20. 20 (1/3) “ICA-AtoM está estruturado em total conformidade com as normas do ICA nomeadamente, ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDIAH e ISDF. O projeto ICA-AtoM foi desenvolvido no sentido de proporcionar gratuitamente um software open source às instituições que pretendam ver os seus documentos acessíveis pela internet; um software sem custos de aquisição. A aplicação é totalmente concebida para ambiente Web, com um interface de pesquisa amigável, flexível e personalizável; um interface disponível em várias línguas e com a possibilidade de tradução, bem como um interface com repositórios digitais.” (3)
    • 21. 21 (2/3) Fig. – Arquitetura de funcionamento do ICA-AtoMFonte: https://www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F/p
    • 22. 22 (3/3) O objetivo do Projeto ICA-AtoM é fornecer software livre e de código aberto que:  1. permita que as instituições arquivísticas tenham o seu acervo disponíveis on-line;  2. gere descrições arquivísticas em acordo com as normas do ICA (Conselho Internacional de Arquivos);  3. fornece em interface multilingue e com funcionalidades de tradução de conteúdo;  4. suporta vários tipos de coleção;  5. é totalmente baseado na web, de fácil utilização e segue as melhores práticas de acessibilidade;  6. é flexível e personalizável;  7. é útil para diferentes tipos de instituições, pequenas e grandes.
    • 23. 23Estudo comparativo (1/3)
    • 24. 24Estudo comparativo (2/3)
    • 25. 25Estudo comparativo (3/3) FUNDAMENTAÇÃO:  O software selecionado para a gestão do arquivo a tratar é o DigitArq. A escolha deste software prende-se com o facto de ser o que reúne o maior número de características identificadas.  Um dos fatores com bastante influência é o facto de possuir uma versão livre (saíram três versões), sem custos associados, é compatível com a ISAD(G) em suma, corresponde positivamente a todos os requisitos selecionados a partir da análise dos mesmos do Moreq.
    • 26. 26Conclusão A recolha de requisitos funcionais para o sistema a implementar foi através da consulta do MoReq, sem o qual seria mais difícil a seleção dos mesmos. Das várias opções analisadas o DigitArq foi a ferramenta escolhida para a gestão do fundo, devido ao facto de ser a que reúne mais requisitos. Depois de analisar os SGAE pode-se concluir que os mesmos são de extrema importância para a gestão de documentos de arquivo e que atualmente existem no mercado várias opções e com características diversas podendo ser adaptáveis ao tipo de fundo a gerir.
    • 27. 27Referências bibliográficas (1) RAMALHO, José Carlos [et al.] – Digitarq: nova arquitectura aplicacional para gestão de Arquivos Definitivos [Em linha]. [S.l.: s.n., s.d]. [Consult. 09 Mar. 2013]. Disponível em WWW: <URL: http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/6038/1/CIAE06-0.10.pdf>. p. 2. (2) PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Apresentação [Em linha]. [S.l.:s.n.], 2013. [Consult. 10 Mar. 2013]. Disponível em WWW: <URL: http://gisa.paradigmaxis.pt/>. (3) VENTURA, Maria Isabel de Almeida – O Arquivo Paço de Calheiros: uma abordagem sistémica. Porto: [s.n.], 2011. p. 91.
    • 28. 28Referências: imagens Slide 1: http://www.indiamart.com/3iinfotech/software-packages.html Slide 2: http://www.aspgw.com/content/performance-tuning-optimization Slide 5: http://adocaoespecial.blogspot.pt/2010/06/busca-ativa-especial.html Slide 6,7,8: http://www.strategy-partners.com/index.cfm?articleid=684 Slide 9,10: http://www.criticalsoftware.com.br/products_services/csarch/ Slide 11,12,13: http://www3.dsi.uminho.pt/ferreira/ Slide 13: http://www.efimarket.pt/vantagens-efimarket Slide 14,15,16: http://www.filedoc.eu/pt Slide 17,18,19: https://twitter.com/gisa Slide 18: http://www.saiadolugar.com.br/dia-a-dia-do-empreendedor/caracteristicas-do-empreendedor-foco/ Slide 20,21,22: http://www.artefactual.com/ica-atom.html
    • 29. 29 Contactos:  ana.filipa.santos@eu.ipp.pt  cristiana.costa@eu.ipp.pt  mgomes@eu.ipp.pt  mmunteanu@eu.ipp.pt pa1213-g3.wikispaces.com

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