Fast Close in de praktijkRoundTable<br />MSc. Marc Sluiter<br />Stantson<br />Maartensdijk, 5 november 2009<br />Copyright...
Introductie: Stantson<br />Opgericht			: 2007<br />Medewerkers: 10<br />Kernactiviteit: Consultancy op het gebied van Risk...
Fast Close in de praktijkEnquête Resultaten<br />Drs. Janpieter Koning RA<br />TacstoneConsulting<br />Maartensdijk, 5 nov...
INHOUD<br /><ul><li>Waarom dit onderzoek
Onderzoeksmethodiek
Respondenten
Onderzoeksresultaten
Rapportage
Fast Close
Excel
Conclusie</li></li></ul><li>WAAROM DIT ONDERZOEK?<br />	Stantson wil graag weten hoe haar relaties het verloop van het eig...
ONDERZOEKSMETHODIEK<br /><ul><li>Online Enquête
Aantal vragen: 28 (waarvan: 27 multiple choice en 1 open vraag)
Aan AO/IC functies: Controllers, CFO’s en Financieel Managers
Verstuurd aan 500+ mensen</li></li></ul><li>RESPONDENTEN<br /><ul><li>50 respondenten (ongeveer 10%) heeft meegewerkt
Van de 50 respondenten werkten 13 voor een beursgenoteerd bedrijf
27% werken in de financiële dienstverlening
36% van de organisaties heeft meer dan 10 werkmaatschappijen
75% heeft een omzet > €50 mln.</li></ul>Verdeling over sectoren:<br />
ONDERZOEKSRESULTATEN – RAPPORTAGE (1)<br /><ul><li>48% ervaart structureel druk op het rapportage proces
16% vindt de betrouwbaarheid van haarcijfersmatig
20% vindtdatervaakveeltijdverlorengaataan het uitzoeken van fouten in het opleveringsproces - men verklaartditdeels door o...
ONDERZOEKSRESULTATEN – RAPPORTAGE (2)<br />Het antwoord ‘Overig’ werd door 5 respondenten ingevuld:<br /><ul><li>Bij organ...
Bij de organisatie B zijn de volgende redenen opgegeven: de capaciteit op de administratie, de wijze van financiering van ...
Bij organisatie C wordt teveel informatie gevraagd en gerapporteerd
Organisatie D kampt met een grote hoeveelheid onderwerpen die binnen een zeer kort tijdsbestek gereed dienen te zijn. ‘Gew...
Organisatie E heeft te maken met wisselende vragen van Directeur/aandeelhouders </li></ul>:<br />Op basis van vraag 10a<br />
ONDERZOEKSRESULTATEN – RAPPORTAGE (3)<br />Cijfer- en Rapportage dagen:<br />:<br />
ONDERZOEKSRESULTATEN – FAST CLOSE<br /><ul><li>76% is bekend met het begrip Fast Close
82% is bezig geweest om het afsluitingsproces te versnellen
Dit heeft in grofweg 4 van de 5 keer een verbetering opgeleverdZie: de tabel hieronder over de maandafsluiting</li></li></...
42% geeftaandaterniet of nauwelijksvoldoendecontroles in hun Excel modellenzijningebouwd die zijgebruikenbij het afsluitin...
CONCLUSIE – OPVALLENDE STELLINGEN<br /><ul><li>Druk op rapportageproces ligt altijd aan iemand anders…
48% ervaart structureel druk op het rapportageproces, maar slechts 20% is zeker van plan een verbeterproject op te starten
De huidige IT-infrastructuur biedt voldoende ondersteuning, maar toch wordt bijna altijd additioneel Excel gebruikt, terwi...
Inhoud<br />Fast Close in de praktijk: Definitie en aanpak<br /><ul><li>Wat is Fast Close?
Aanpak</li></ul>Case Fast close in de praktijk: Nationale Nederlanden<br /><ul><li>Achtergrond en vraagstelling
Aanpak
Resultaten</li></li></ul><li>Wat is Fast Close?<br />Copyright ©<br />
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Round Table Fast Close (Stantson &amp; Tacstone Consulting) Public V1.0

881 views

Published on

Presentatie Fast Close

Published in: Business, Economy & Finance
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
881
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
17
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Round Table Fast Close (Stantson &amp; Tacstone Consulting) Public V1.0

  1. 1. Fast Close in de praktijkRoundTable<br />MSc. Marc Sluiter<br />Stantson<br />Maartensdijk, 5 november 2009<br />Copyright ©<br />
  2. 2. Introductie: Stantson<br />Opgericht : 2007<br />Medewerkers: 10<br />Kernactiviteit: Consultancy op het gebied van Risk- en procesmanagement<br />Risk Management : Risk awareness, riskmanagement workshops, Governance<br />Procesmanagement: Fast Close, P2P, Optimalisatie van de financiëlefunctie<br />Auditing : Operational audits, procesaudits<br />Opleidingen : BIV, AO, Auditing, Standard Reporting <br />Werkzaam in onder meer de volgende sectoren:<br />Bank- en verzekeringswereld : ING, Delta Lloyd, Rabobank<br />Energiesector : Eneco, Delta, Essent<br />Overig : KPN, Kuiken, BAT<br />Notforprofit : LUMC, Het CVZ, Beweging 3.0, ROC Flevoland, NS<br />
  3. 3.
  4. 4. Fast Close in de praktijkEnquête Resultaten<br />Drs. Janpieter Koning RA<br />TacstoneConsulting<br />Maartensdijk, 5 november 2009<br />Copyright ©<br />
  5. 5. INHOUD<br /><ul><li>Waarom dit onderzoek
  6. 6. Onderzoeksmethodiek
  7. 7. Respondenten
  8. 8. Onderzoeksresultaten
  9. 9. Rapportage
  10. 10. Fast Close
  11. 11. Excel
  12. 12. Conclusie</li></li></ul><li>WAAROM DIT ONDERZOEK?<br /> Stantson wil graag weten hoe haar relaties het verloop van het eigen rapportageproces beoordelen; met name gericht op snelheid en betrouwbaarheid. <br /> De volgende vragen komen hierbij naar voren:<br />Hoe denken organisaties zelf over hun rapportageproces?<br />Hoe oordelen organisaties over de betrouwbaarheid van hun cijfers?<br />Hoe lang is men gemiddeld bezig met een periodieke afsluiting?<br />Zien organisaties zelf mogelijkheden tot verbetering/versnelling?<br />Zijn organisaties zelf actief bezig met verbeteren/versnellen?<br />Welke rol spelen Excel en IT infrastructuur hierbij?<br />
  13. 13. ONDERZOEKSMETHODIEK<br /><ul><li>Online Enquête
  14. 14. Aantal vragen: 28 (waarvan: 27 multiple choice en 1 open vraag)
  15. 15. Aan AO/IC functies: Controllers, CFO’s en Financieel Managers
  16. 16. Verstuurd aan 500+ mensen</li></li></ul><li>RESPONDENTEN<br /><ul><li>50 respondenten (ongeveer 10%) heeft meegewerkt
  17. 17. Van de 50 respondenten werkten 13 voor een beursgenoteerd bedrijf
  18. 18. 27% werken in de financiële dienstverlening
  19. 19. 36% van de organisaties heeft meer dan 10 werkmaatschappijen
  20. 20. 75% heeft een omzet > €50 mln.</li></ul>Verdeling over sectoren:<br />
  21. 21. ONDERZOEKSRESULTATEN – RAPPORTAGE (1)<br /><ul><li>48% ervaart structureel druk op het rapportage proces
  22. 22. 16% vindt de betrouwbaarheid van haarcijfersmatig
  23. 23. 20% vindtdatervaakveeltijdverlorengaataan het uitzoeken van fouten in het opleveringsproces - men verklaartditdeels door onvoldoende IT ondersteuning</li></ul>Waar komt de druk vandaan?<br />NB: aantal waarnemingen is 58; sommige respondenten geven aan dat er meerdere redenen zijn<br />
  24. 24. ONDERZOEKSRESULTATEN – RAPPORTAGE (2)<br />Het antwoord ‘Overig’ werd door 5 respondenten ingevuld:<br /><ul><li>Bij organisatie A is er sprake van een scenario met meerdere gelijktijdige integraties, met verschillende implementatie snelheden (cultuurverschillen, interpretatie, data en process inconsistenties).
  25. 25. Bij de organisatie B zijn de volgende redenen opgegeven: de capaciteit op de administratie, de wijze van financiering van de gezondheidszorg, de cultuur
  26. 26. Bij organisatie C wordt teveel informatie gevraagd en gerapporteerd
  27. 27. Organisatie D kampt met een grote hoeveelheid onderwerpen die binnen een zeer kort tijdsbestek gereed dienen te zijn. ‘Gewoon veel werk dus, waardoor er hard gewerkt moet worden’.
  28. 28. Organisatie E heeft te maken met wisselende vragen van Directeur/aandeelhouders </li></ul>:<br />Op basis van vraag 10a<br />
  29. 29. ONDERZOEKSRESULTATEN – RAPPORTAGE (3)<br />Cijfer- en Rapportage dagen:<br />:<br />
  30. 30. ONDERZOEKSRESULTATEN – FAST CLOSE<br /><ul><li>76% is bekend met het begrip Fast Close
  31. 31. 82% is bezig geweest om het afsluitingsproces te versnellen
  32. 32. Dit heeft in grofweg 4 van de 5 keer een verbetering opgeleverdZie: de tabel hieronder over de maandafsluiting</li></li></ul><li>ONDERZOEKSRESULTATEN – EXCEL (1)<br /><ul><li>98% maakt gebruik van Excel bij haar werkzaamheden</li></li></ul><li><ul><li>De grafiektoontdat de respondentenvaakgebruikmaken van Excel bijhunrapportages en analyses – bijna 40% denktdatgeavanceerde Excel modellenkunnenzorgenvoornogmeerefficientie en kwaliteitbij het maken van rapportages en analyses.
  33. 33. 42% geeftaandaterniet of nauwelijksvoldoendecontroles in hun Excel modellenzijningebouwd die zijgebruikenbij het afsluitingsproces</li></ul>ONDERZOEKSRESULTATEN – EXCEL (2)<br />Is uw ITondersteuning voldoende bij de afsluiting?<br />NB: bij deze grafiek gaat het om IT ondersteuning in de vorm van ERP / Besturingssystemen / Netwerken, en dus niet om Excel.<br />
  34. 34. CONCLUSIE – OPVALLENDE STELLINGEN<br /><ul><li>Druk op rapportageproces ligt altijd aan iemand anders…
  35. 35. 48% ervaart structureel druk op het rapportageproces, maar slechts 20% is zeker van plan een verbeterproject op te starten
  36. 36. De huidige IT-infrastructuur biedt voldoende ondersteuning, maar toch wordt bijna altijd additioneel Excel gebruikt, terwijl daar in 42% van de gevallen niet of nauwelijks voldoende controles zijn ingebouwd</li></li></ul><li>Fast Close in de praktijkBusiness Case<br />Drs. Mark de Poorter<br />Stantson<br />Maartensdijk, 5 november 2009<br />Copyright ©<br />
  37. 37. Inhoud<br />Fast Close in de praktijk: Definitie en aanpak<br /><ul><li>Wat is Fast Close?
  38. 38. Aanpak</li></ul>Case Fast close in de praktijk: Nationale Nederlanden<br /><ul><li>Achtergrond en vraagstelling
  39. 39. Aanpak
  40. 40. Resultaten</li></li></ul><li>Wat is Fast Close?<br />Copyright ©<br />
  41. 41. Belang van een integrale aanpak<br />Management & Organisatie<br />Consolidation &Reporting<br />IT<br />Processen<br />Mens & Cultuur<br />Copyright ©<br />
  42. 42. Best Practices: voornaamste uitgangspunten<br />Sneller door kwaliteitsstimulatie:<br /><ul><li>0-Fouten (Zero Defect Program)
  43. 43. Geen garbage in = geen garbage out
  44. 44. Output = Verwachte Input
  45. 45. Deadline = deadline
  46. 46. Routine
  47. 47. Gedetailleerde checklijsten en controle momenten
  48. 48. Altijd ‘up-to-date’ en in control
  49. 49. Meer analyse en scholing mogelijk
  50. 50. Geen verrassingen:
  51. 51. Tijdige communicatie
  52. 52. Gedragsregels
  53. 53. Geen grote veranderingen voor de afsluiting
  54. 54. Continue verbetering
  55. 55. Evaluatie momenten</li></ul>Structureer afsluiting en rapportage binnen het logistieke proces:<br /><ul><li>Plannen, aansturen & monitoren
  56. 56. Online monitoring (tool)
  57. 57. Optimalisatie van de keten tot volledige afsluiting
  58. 58. Analyse van de kritische proces factoren
  59. 59. Overslaan van overbodige activiteiten
  60. 60. Activiteiten verwijderen
  61. 61. Parallelle processen
  62. 62. Efficiëntere uitvoering van de activiteiten (geen ‘handwerk’)
  63. 63. Meer capaciteit op piekmomenten
  64. 64. Verschuiving van capaciteit mogelijk
  65. 65. Verwijder “stille’ momenten
  66. 66. Verwijder afhankelijkheden & proceslussen</li></li></ul><li>Grote scope? Werk in plateau’s<br />Plateau 3<br />‘Best practice’<br />6e werkdag en betrouwbaar<br />Plateau 2<br />‘Betrouwbaar<br />en sneller‘ <br />12e werkdag en betrouwbaarheid<br />groter<br />Plateau 1<br />‘Stabielproces<br />Management &<br />Organisatie<br />Performance<br />14e werkdag zeker klaar<br />Processen<br />IT <br />Copyright ©<br />Mens & cultuur<br />
  67. 67. Voordelen<br />Fast Close levert sneller informatie en stelt het management in staat sneller te reageren<br />Door efficiënter proces kan de beschikbare tijd bijdragen aan grotere betrouwbaarheid<br />Door Standaardisatie van processen en data kan er tijd bespaard worden in het consolidatie- en rapportageproces. <br />Beter bedienen van stakeholders<br />Beter imago en vertrouwen van de organisatie bij investeerders. =&gt; het beter doen dan de concurrentie!<br />Een betere work-lifebalance<br />
  68. 68. Kosten<br />Als de cultuur en de processen veranderen, is het geven van scholing en het houden van workshops essentieel<br />Investeren in IT-systemen is bijna altijd noodzakelijk<br />Advies is om medewerkers (key- players) vrij te stellen van hun primaire werkzaamheden &Tijdelijke (kwalitatieve) personele uitbreiding?<br />Een lagere arbeidsmoraal<br />
  69. 69. Fast CloseAanpak<br />
  70. 70. Fast Close: hoofdstappen<br />&lt;&lt; slides met info over onze specifieke aanpak zijn weggelaten &gt;&gt;<br />Projectmanagement<br />Copyright ©<br />Centrale aansturing Lokale regie<br />
  71. 71. Case: Nationale NederlandenAanpak <br />&lt;&lt; klantgevoelige informatie is weggelaten &gt;&gt;<br />Copyright ©<br />
  72. 72. Aanpak: fasering Fast Close project<br />&lt;&lt; klantgevoelige informatie is weggelaten &gt;&gt;<br />
  73. 73. Fase 1: Analyse: interviews en workshops<br />Bestuderen/verdiepen aanwezige info/procesgangen<br /><ul><li>Persoonlijk planning inclusief benodigde tijd
  74. 74. Analyse van het kritieke pad
  75. 75. Aanleverkalender en opleverkalender</li></ul>Presentatie bevindingen en opstellen planning<br />Vervolgworkshop per cluster en vervolggesprekken<br />Opstellen en presenteren totaalplan<br />Presentatie aan management<br />&lt;&lt; klantgevoelige informatie is weggelaten &gt;&gt;<br />
  76. 76. Fase 1: Analyse: interviews en workshops<br />Bestuderen/verdiepen aanwezige info/procesgangen<br /><ul><li>Persoonlijk planning inclusief benodigde tijd
  77. 77. Analyse van het kritieke pad
  78. 78. Aanleverkalender en opleverkalender</li></ul>Presentatie bevindingen en opstellen planning<br />Vervolgworkshop per cluster en vervolggesprekken<br />Opstellen en presenteren totaalplan<br />Presentatie aan management<br />&lt;&lt; klantgevoelige informatie is weggelaten &gt;&gt;<br />
  79. 79. Fase 2: Realisatie Quick Wins<br /><ul><li>Na de interviews en na de procesworkshops in fase 1 is beoordeeld zijn Quick Wins geïmplementeerd. Voorbeelden:
  80. 80. Strakke deadlines door topmanagement laten bepalen (“dicht is dicht”)
  81. 81. Ochtendgebeden tijdens eerste dagen van periode
  82. 82. Zichtbaar maken van (elkaars) voortgang en afhankelijkheden
  83. 83. Continu afspraken maken met “leveranciers” van informatie en deze aanjagen
  84. 84. Deze Quick Wins zijn binnen enkele weken gerealiseerd</li></ul>&lt;&lt; klantgevoelige informatie is weggelaten &gt;&gt;<br />
  85. 85. O<br />K<br />C<br />L<br />F<br />D<br />B<br />M<br />E<br />G<br />H<br />I<br />J<br />N<br />A<br />P<br />(0) WD T-6: 17:00<br />(1) WD5: 12:00<br />(2) WD6: 9:00<br />(3) WD12: 17:00<br />Fase 2: Realisatie verbeterpunten/ issues<br />Voorbeeld van issues op het kritieke pad: <br />Copyright ©<br />&lt;&lt; klantgevoelige informatie is weggelaten &gt;&gt;<br />
  86. 86. Fase 3: Borging en continuous Fast Close <br />Inrichten CCM + modellen<br /><ul><li>Implementeren CCM en laden beschreven processen (acceptatieomgeving)
  87. 87. Ontwerpen financiële modellen
  88. 88. Opleiden gebruikers
  89. 89. Testen acceptatieomgeving
  90. 90. Uitvoeren (kwartaal)afsluiting met behulp van CCM</li></ul>Begeleiden afsluitprocessen<br /><ul><li>Dagelijks bijhouden voortgang processen adhv CCM en hierover rapporteren (naam, % etc.)
  91. 91. Dagelijks bijhouden van realisaties in grootboeken adhvsysteemlogs (wie heeft wat wanneer geregistreerd)
  92. 92. Bewaken deadlines en rapporteren “overtreders”</li></ul>Aanspreken “leveranciers” op non delivery en bijstelling planning en deadlines (continuous Fast Close)<br />&lt;&lt; klantgevoelige informatie is weggelaten &gt;&gt;<br />
  93. 93. Fast Close in de praktijkDemonstratie Excel/ VBA modellen <br />Drs. Daan Bos RA, RC<br />Maartensdijk, 5 november 2009<br />Copyright ©<br />
  94. 94. Werking FCS Modellen<br />Opmerking:<br />ERP / Overige Systemen<br />Downloads<br />Opslaan met standaard naam <br />en periode aanduiding<br />Inlezen met druk op macro knop<br />Controles downloads / coderingen<br />Model<br />Input: Journaalposten<br />Rapportages: ook automatisch per e-mail<br />Input ERP / <br />Overige Systemen<br />Rapportages<br />
  95. 95. FCS Modellen<br />&lt;&lt; Hierna demo modellen &gt;&gt;<br />
  96. 96. Actuele onderwerpen:<br />Tijd voor afkortingen<br />Prof. Dr. Jim Emanuels RA<br />TacstoneConsulting<br />Maartensdijk, 5 november 2009<br />Copyright ©<br />
  97. 97. XBRL forreal?<br /><ul><li>Standaard (“taal”) voor het uitwisselen van financiële gegevens gebaseerd op XML
  98. 98. Overheden ontvangen als sinds 2007 XBRL format (dBD, KvK, CBS)
  99. 99. Banken vanaf april 2010
  100. 100. Convenant met overheid (SBR programma)
  101. 101. In 2012 streefcijfer: 80% bancaire rapportages in XBRL
  102. 102. Platform van intermediairs als smeerolie
  103. 103. Voordelen:
  104. 104. Foutgevoeligheid naar beneden door minder handelingen
  105. 105. Informatie sneller door de keten : intern  extern
  106. 106. Kostenbesparing
  107. 107. Flexibeler in rapportage systeemkeuze, -implementatie, -wijzigingen</li></ul>Nadelen?<br />
  108. 108. En zo ziet het er uit...<br />Gegevens voorzien van labels (tags)<br />
  109. 109. IFRS 8 : operatingsegments<br />Leuk hè?<br />
  110. 110. Wilt u meer informatie?<br />Contact: Marc Sluiter, marcsluiter@stantson.nl<br />Orionlaan 62<br />1223 AJ Hilversum<br />www.stantson.nl<br />Copyright ©<br />

×