Projeto de implantação
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  • 1. Área Temática: Acesso à informação PROJETO DE IMPLANTAÇÃO DO SERVIÇO DE DISSEMINAÇÃO SELETIVA DA INFORMAÇÃO NA BIBLIOTECA CENTRAL DE RIBEIRÃO PRETO Marta Adriana da Silva - martadrica@usp.br - Universidade de São Paulo de Ribeirão Preto – Biblioteca Central – Av. Bandeirantes, 3900 – Ribeirão Preto – São Paulo - Brasil Cláudio Marcondes Castro Filho – claudiomarcondes@ffclrp.usp.br - Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras de Ribeirão Preto da Universidade de São Paulo - Brasil RESUMO Disseminação Seletiva da Informação – DSI, faz parte dos serviços de referência que oferece um atendimento seletivo e específico aos seus usuários. Nesta pesquisa elaborou-se um levantamento bibliográfico sobre o que é DSI e seu funcionamento, para que a partir desta base teórica, se proponha finalmente um projeto piloto para a BCRP, onde serão atendidos os docentes do curso de Nutrição e Metabolismo da FMRP, uma vez que o setor de serviços de referência da BCRP não oferece nenhum tipo de DSI aos seus usuários. Palavras-chave: Disseminação da informação; Atendimento ao usuário; Serviços de referência; DSI. ABSTRACT Selective Dissemination of Information - DSI, part of reference service that offers a selective and specific service to its users. This research is prepared a bibliography about what is ISD and its operation, so that from this theoretical base, is finally proposed a pilot project to the BCRP, where teachers will be attending the course in Nutrition and Metabolism of FMRP, a since the service sector of reference of the BCRP does not offer any kind of ISD to its users. Key-words: Dissemination of information; Services to users; Reference services, SDI.
  • 2. 1 Introdução A grande explosão tecnológica e de informação, vista nos últimos anos, o chamado boom informacional, está fazendo com que a cada dia, a produção científica de todas as áreas do conhecimento aumente de tal forma que se torna menos ágil, para os pesquisadores acompanharem de perto o que está sendo produzido sem perder informações relevantes para suas pesquisas. Está mais difícil e dispendioso para a comunidade científica se manter a par de toda a literatura relevante nas diversas áreas de pesquisa (LONGO, 1979, p.79). Cavalcanti (1978) comenta que a Disseminação Seletiva da Informação - DSI promove um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis. Housman (1973 apud LONGO, 1978) diz que o DSI tem como objetivo: reunir a literatura mundial corrente e anunciá-la seletivamente, para uma grande comunidade de usuários, falando assim da personalização da informação. Isto faz com que os serviços de Disseminação Seletiva da Informação - DSI se desenvolvam ainda mais, com sua busca personalizada, rápida e segura do assunto de interesse de seu usuário, pois os serviços de DSI, de acordo com Oliveira (2002,p.4) são: ...serviços de notificação que oferecem vantagens não só aos usuários, mas também, às bibliotecas que o executam, tornando-as organismos dinâmicos, aumentando as possibilidades de uso de seu potencial de informação e abrindo horizontes para o conhecimento de informações não armazenadas em seus acervos. Oliveira (2002) lembra que o DSI oferece à instituição fornecedora deste serviço, uma proximidade com seus usuários, mostrando possibilidades para uma maior utilidade de seus recursos. Estes serviços de disseminação da informação completam o ciclo informacional basicamente por: [...] processos que são categorizados por coleta da informação produzida, indexação dessa informação e divulgação aos usuários. (OLIVEIRA, 2002, p.5). Os serviços de DSI, portanto, continuam aceitos e muito utilizados, pois facilitam a busca de informações de seus usuários, visam a democratização da
  • 3. informação, pressupõe o acesso à informação de forma mais ágil (CARVALHO, 2006) e fazem com que a instituição participe ativamente destas buscas, conhecendo de perto seus usuários e utilizando esses dados em seus acervos, aquisições e direcionamento de seus serviços, Oliveira (2002,p.4) afirma: pode-se considerar , então, que o serviço de DSI continua tendo aceitação pelos pesquisadores mudando, atualmente, não a essência do serviço em si, mas sim, a forma de oferecimento. Neste contexto, as bibliotecas universitárias da USP de acordo com o SIBi, buscam manter em seus serviços de referência algum tipo de disseminação seletiva da informação, que Funaro (2000) trata da inserção deste serviço em uma destas unidades e Oliveira (2002, p.4) confirma esta informação: de uma maneira geral, as Bibliotecas do Sistema Integrado de Bibliotecas (SIBi) da Universidade de São Paulo (USP) oferecem algum tipo de serviço de Disseminação Seletiva da Informação (DSI). Propõe-se neste trabalho a criação de um serviço de Disseminação Seletiva da Informação – DSI, na Biblioteca Central de Ribeirão Preto - BCRP da Universidade de São Paulo - USP, campus de Ribeirão Preto – São Paulo, já que é um serviço importante tanto para os usuários como para a própria instituição, e que atualmente a BCRP não possui este tipo de serviço. Primeiramente, será proposto um projeto-piloto deste serviço, para os docentes do curso de Nutrição e Metabolismo da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto - FMRP atendidos pela BCRP e depois, de acordo com os resultados e avaliação, este serviço poderá ser ampliado para todos os docentes da USP/Ribeirão Preto atendidos pela BCRP. 2 Objeto de estudo A Biblioteca Central de Ribeirão Preto é uma das bibliotecas integrantes do SIBi/USP (Sistema Integrado de Bibliotecas), que tem como missão promover o acesso e incentivar o uso e geração de informações, contribuindo para a qualidade do ensino, pesquisa e extensão, em todas as áreas do conhecimento, com utilização eficaz dos recursos públicos. Visa ser um centro de excelência em
  • 4. informação, com o compromisso de atender as expectativas e necessidades de seus usuários com qualidade, eficiência e rapidez. Conta com os serviços de consulta e empréstimo do material bibliográfico, comutação bibliográfica nacional e internacional, empréstimo entre bibliotecas, pesquisa bibliográfica à bases de dados de todas as áreas do conhecimento, oferece treinamento para capacitação de seus usuários para a utilização de seu acervo, visitas orientadas, acesso à periódicos eletrônicos, apresentação de trabalhos científicos e normalização de referências bibliográficas entre outros. 3 Justificativa A BCRP não oferece, no momento, o serviço de DSI, portanto, o que se pretende é propor a implantação deste serviço como um projeto-piloto na BCRP, para o atendimento dos docentes do curso de Nutrição e Metabolismo da FMRP. Com êxito do projeto, este poderá ser ampliado para todos os docentes da USP/Ribeirão Preto. Escolheu-se os usuários do curso de Nutrição e Metabolismo da FMRP, por ser um curso novo na USP/ Ribeirão Preto, contando com um número reduzido de docentes e de material bibliográfico, o que facilitará o desenvolvimento da pesquisa neste primeiro momento, uma vez que é o objetivo deste projeto-piloto, assim, podendo ser mais facilmente avaliado. O oferecimento do serviço de DSI trará à BCRP, uma atitude pró-ativa com relação a seus usuários. Além de se constituir em um diferencial, no seu serviço de referência. A implantação do DSI propiciará a utilização de documentos e recursos, tornando-se uma biblioteca mais ativa, que estará indo ainda mais ao encontro dos interesses de seus usuários. As vantagens de se ter em uma biblioteca um serviço de DSI, passa pela redução do tempo gasto pelo usuário na pesquisa bibliográfica, maior uso da coleção da biblioteca pelo usuário, já que este saberá de forma personalizada o que a biblioteca possui e que lhe interessa. Uma relação bibliotecário-usuário mais próxima, atitude pró-ativa do bibliotecário em relação ao seu usuário, ajuda na seleção e aquisição de material bibliográfico, já que a biblioteca conhecerá melhor seus usuários entre outras.
  • 5. Quanto a necessidade de informação do usuário, Figueiredo (1996, p.37) diz que: na verdade, um serviço de referência/informação ideal é aquele ao qual o usuário não tem nada a pedir, porque a sua NI (necessidade de informação) foi antecipada. A disseminação seletiva da informação é o primeiro passo nesta direção. A BCRP com a implantação de um serviço de DSI se aproximará ainda mais do atendimento das necessidades de seus usuários, pois através do perfil elaborado para o recebimento do DSI, a BCRP conhecerá seus reais interesses bibliográficos, podendo utilizar seus recursos de maneira ainda mais adequada, otimizando seus recursos, material e pessoal. 4 Disseminação Seletiva da Informação - DSI Os serviços de informação ou serviço de referência, como a Disseminação Seletiva de Informação - DSI, tem como objetivo principal atender as necessidades de seus usuários, da maneira mais eficiente, rápida e com precisão. Figueiredo fala que o DSI: [...] trata-se de esforço para adaptar a biblioteca às necessidades das pessoas ao invés de pedir que as pessoas se adaptem às bibliotecas. (FIGUEIREDO, 1996, p.122). Pode-se observar que a tecnologia e o grande aumento da produção científica dos últimos anos, contribuem para a necessidade de oferecimento de um bom serviço de referência e de DSI, e Santos (2003, p.86) diz: a atual realidade requer profissionais com maior domínio em TIC e em ferramentas de gestão de serviços de informação, desde sua pesquisa, seu tratamento e principalmente, sua disseminação aos usuários, que a cada dia tornam-se mais exigentes e apressados na obtenção de informações pontuais e relevantes, ou seja, a informação exclusiva, eficiente e direcionada à sua necessidade. É difícil ao usuário acompanhar esta grande produção, portanto de acordo com Figueiredo (1996, p.42):
  • 6. o conceito do serviço personalizado de referência aos usuários não foi eliminado pela chegada da era eletrônica, com as tecnologias da informação, muito pelo contrário, criaram um escopo maior de atividade intelectual para o pessoal da informação. Quanto mais tecnologia de informação for adotada para uso na recuperação da informação, maior será a necessidade por interação humana com o usuário e o processo. O serviço de DSI começou nos anos 60, manualmente e com a chegada das tecnologias de informação e comunicação e do grande aumento de informações em que vivemos nos dias de hoje, ele continua vivo, útil e ainda mais necessário, exatamente pelo volume de informações disponíveis aos usuários. 5 O serviço de DSI O serviço de DSI desde os primeiros momentos de sua existência sempre se preocupou com os interesses específicos de seus usuários, oferecendo o que o usuário realmente quer, de acordo com seu perfil. O processo de DSI envolve, de acordo com Longo (1979, p.82): [...] 1) a coleta da informação produzida; 2) a indexação dessa informação; 3) a divulgação da informação aos usuários; e 4) tornar esta informação acessível aos usuários. Para se oferecer um serviço de DSI é necessário ter em mãos primeiramente o perfil do usuário a que se vai atender, que neste caso serão os docentes do curso de Nutrição e Metabolismo da FMRP. Longo (1979, p.85) diz que a melhor maneira de se estabelecer o perfil do usuário é através de uma entrevista, e completa: a melhor forma de se construir um perfil é através de uma entrevista pessoal com o usuário, na qual é feita uma narração por escrito do seu campo de atuação onde também são submetidas palavras-chave e referências que melhor definem o seu interesse específico. Esse perfil do usuário, porém, não é estático e definitivo, ele é por outro lado, dinâmico, podendo ser mudado a qualquer momento de acordo com o
  • 7. usuário, pois suas necessidades poderão mudar segundo Oliveira (2002), e o acompanhamento dessas mudanças é o que dará garantia na qualidade do serviço de DSI. Outro ponto fundamental no serviço de Disseminação Seletiva de Informação é o fornecimento do material ao usuário, ou seja, não teria sentido oferecer ao usuário só a existência do material bibliográfico de seu interesse, e sim a possibilidade de lhe oferecer o material propriamente dito, deve-se, portanto, sempre evitar qualquer falha na saída do material, pois a instituição deve facilitar ao máximo a entrega desse material ao usuário, Oliveira (2002) fala do DDS (Document Delivery Service) ou serviço de entrega de documentos, como uma solução para esse problema. Para os serviços de SDI se tornarem realmente eficientes, há necessidade da existência de um bom serviço de fornecimento de documentos, colocando os usuários a par do material corrente em suas áreas de interesse, ao mesmo tempo em que proporciona aos usuários o acesso aos documentos propriamente ditos. (MAUERHOFF, 1974b apud LONGO, 1979, p.104). O que é essencial num serviço de Disseminação Seletiva de Informação, é sua avaliação e a retroalimentação do sistema, sem estes dois fatores, corre-se o risco de se manter um serviço não eficiente, portanto, é importante que a biblioteca busque a avaliação do serviço de Disseminação Seletiva de Informação com seus usuários e que seus usuários estejam dando feedback à biblioteca sobre o serviço recebido, para que a Disseminação Seletiva de Informação se modifique, melhore, e se mantenha de acordo com as expectativas de seus usuários, satisfazendo-os. Seguindo-se todos estes passos: montagem do perfil do usuário, análise deste perfil, recuperação das informações solicitadas pelo usuário, entrega do material levantado para o usuário e avaliação do serviço, o serviço de DSI será sempre eficiente.
  • 8. 6 Procedimentos do DSI na BCRP Como metodologia deste serviço, apresenta-se as seguintes etapas: a) levantamento dos números de docentes da FMRP, que ministram disciplinas no curso de Nutrição e Metabolismo – um total de 35 docentes; b) levantamento dos títulos dos periódicos correntes da área de Nutrição e Metabolismo, assinados pela BCRP e SIBinet – sendo o total de 07 títulos impressos na BCRP e 37 no SIBinet online, num total de 41 títulos correntes, já que existem 03 títulos, que se apresentam tanto impressos como online; c) levantamento da periodicidade destes periódicos; d) envio de carta, via email aos docentes, explicando o serviço oferecido e uma listagem dos títulos disponíveis, para que os docentes escolham quais títulos são de seu interesse; e) recebimento das respostas dos docentes, com suas respectivas escolhas dos títulos; f) inserção dos dados dos usuários e seu interesse no banco de dados do serviço de DSI; g) inserção dos dados dos periódicos e sua periodicidade; h) envio mensal dos sumários dos periódicos aos docentes, de acordo com seus interesses, para que estes escolham quais artigos querem receber na íntegra; i) a BCRP recebe as respostas dos docentes, com suas respectivas escolhas de artigos daquele mês; j) envio para os docentes, dos artigos na íntegra, escolhidos pelos mesmos. Pode-se observar o funcionamento do projeto-piloto do serviço de DSI na BCRP, através do modelo a seguir:
  • 9. SERVIÇO DE DSI NA BCRP PROCESSAMENTO BCRP TÉCNICO SERVIÇO DE REFERÊNCIA DSI IMPLANTAÇÃO BCRP DOCENTES BCRP DOCENTES ATUALIZAÇÃO 06 MESES Legenda BCRP DOCENTES Lista de periódicos Escolha dos Periódicos Envio de Sumário Escolha de AVALIAÇÃO E Artigos ATUALIZAÇÃO Envio de Artigos 01 ANO Atualização de Periódicos Atualização de Interesse
  • 10. Arellano (2001, p.8-9) fala sobre os serviços de referência virtual como uma realidade, portanto este projeto-piloto, pretende ser oferecido virtualmente por meio de email dos docentes. Neste sentido, para o controle dos procedimentos do DSI, será criado um banco de dados, oferecendo relatórios de docentes e seus interesses, e também relatórios de periódicos e sua periodicidade. Este banco de dados, poderá fornecer relatórios de seus dados, conforme a necessidade do serviço. Este controle facilita o oferecimento do serviço de DSI e evita-se erros no envio do material. Os periódicos impressos, assinados pela BCRP, serão scaneados, já os periódicos online serão enviados diretamente do seu link, preferencialmente em formato PDF. Será necessária uma atualização semestral dos títulos dos periódicos oferecidos pela BCRP, para que o serviço acompanhe possíveis mudanças nas assinaturas destes periódicos, mantendo-se assim atualizado e cumprindo seu principal objetivo. Semestralmente também deverá ser feita uma atualização dos perfis de interesse dos usuários atendidos pelo serviço de DSI. 7 Avaliação do DSI Para um maior controle, a avaliação deste projeto-piloto, será realizada após 01 ano de seu início, por meio de questionário via e-mail e procurará saber dos usuários, se o serviço de DSI está cumprindo seus objetivos, se há necessidade de alguma mudança no serviço ou não, se os usuários estão satisfeitos e quais suas sugestões para a melhoria do serviço. Para a BCRP a avaliação é importante também para diagnosticar o que o DSI trouxe de positivo e quais as dificuldades encontradas na implantação do serviço. Tudo isto para que se corrijam as possíveis falhas do serviço, para que o projeto cumpra seus objetivos e possa ser ampliado para todos os docentes da USP/Ribeirão Preto. Sobre a avaliação é importante dizer que ela é essencial para que o serviço de DSI, continue atingindo seus objetivos, que são: oferecer o que o docente realmente necessita, trazendo um diferencial para a BCRP.
  • 11. 8 Considerações finais Este projeto do serviço de DSI para os docentes do curso de Nutrição e Metabolismo da FMRP, será um verdadeiro avanço para a BCRP, que atualmente não conta com nenhum serviço deste tipo. A BCRP com a inclusão deste serviço em suas atividades passará a agir de maneira pró-ativa, indo ao encontro dos interesses de seus usuários. Atualmente, o volume de produção científica é muito grande, sendo difícil para o pesquisador estar constantemente atualizado sobre sua área de atuação e pesquisa. O serviço de DSI busca suprir esta dificuldade, facilitando a atualização do usuário e garantindo que ele receba constantemente informações relevantes sobre sua área de interesse, com a facilidade de receber estas informações, via email, que poderá ser acessada assim que precisar e sem custo, o que o ajudará no desenvolvimento de suas pesquisas. O resultado da pesquisa enviada aos docentes, o considerado pré-teste, aponta o interesse dos docentes do curso de Nutrição e Metabolismo da FMRP, onde se pode perceber o interesse real pelo recebimento deste serviço. O resultado aponta ainda áreas de interesse que poderiam ser absorvidas neste projeto, mostrando que o usuário de uma determinada área de atuação, poderá ter outros interesses além daquele principal de sua atividade profissional. Portanto, percebe-se que este projeto piloto é viável, podendo ser implantado como teste para este serviço, o que traria para a BCRP um diferencial em seus serviços de referência. Referências ARELLANO, Miguel Angel Márdero. Serviços de referência virtual. Ciência da Informação, Brasília, v. 30, n. 2, p.7-15, maio/ago., 2001.
  • 12. CARVALHO, Kátia de. Disseminação da informação no âmbito da pesquisa e o papel dos organismos de fomento. DataGramaZero – Revista de Ciência da Informação, v. 7, n. 2, Art. 01, abr., 2006. FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Textos avançados em referência e informação. São Paulo: Polis, ABP, 1996. (Coleção Palavra-chave, nº 6). FUNARO, Vânia Martins B. O.; CARVALHO, Telma de; RAMOS, Lúcia Maria S. V. Costa. Inserindo a disseminação seletiva da informação na era eletrônica. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 11, 2000. Florianópolis. LONGO, Rose Mary Juliano. Disseminação seletiva da informação (SDI): “estado da arte” e tendências futuras. Revista de Biblioteconomia de Brasília, Brasília, v.6, n.2, p.101-20, jul./dez., 1978. ________________________. Sistemas de recuperação da informação: disseminação seletiva da informação e bases de dados. Brasília: Thesaurus, 1979. OLIVEIRA, Alaíde Moura de et al. Proposta de implementação de disseminação seletiva da informação (DSI). In: TRABALHO APRESENTADO AO II PROGRAMA DE ADMINISTRAÇÃO DA INOVAÇÃO CIENTÍFICA E TECNOLÓGICA NOS SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO SIBI/USP. Universidade de São Paulo; Sistema Integrado de Bibliotecas. São Paulo, 2002. SANTOS, Luciano Costa; FACHIN, Gleisy Regina Bóries; VARVAKIS, Gregório. Gerenciando processos de serviços em bibliotecas. Ciência da Informação, Brasília, v. 32, n. 2, p. 85-94, maio/ago., 2003.