Umgang mit Wissen im Unternehmen

INTELLIACTUMGANG MIT WISSEN IM UNTERNEHMENVon der Kaffee-Ecke zum verbindlichen Dokument (im PLM)Marco Egli [@marcoegli], 05.05.2011Version 5, Freigegeben

WISSEN_ AUSGANGSLAGEEinleitende FragenIst ein Wiki das beste System zur Aufbewahrung von Wissen? INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 2

WISSEN_ AUSGANGSLAGEEinleitende Fragen Wie werden Mitarbeiter motiviert, Erkenntnisse zu beschreiben? INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 3

WISSEN_ AUSGANGSLAGEEinleitende Fragen Wie kann erfasstes Wissen zugänglich gemacht werden? INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 4

EINIGE HERAUSFORDERUNGEN Quelle: Stefan Wendel, iX 05/2011, BrainsharingINTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 5

WISSEN_ AUSGANGSLAGEHerausforderungen Zeit INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 6

WISSEN_ AUSGANGSLAGEHerausforderungen Mobilität INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 7

WISSEN_ AUSGANGSLAGEHerausforderungen Struktur und Detaillierung INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 8

WISSEN_ AUSGANGSLAGEHerausforderungen Speicherungsort und Silos INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 9

WISSEN_ AUSGANGSLAGEHerausforderungen Suchen und Finden INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 10

WISSEN_ AUSGANGSLAGEHerausforderungen Gültigkeit INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 11

FUNKTIONEN IMWISSENSKREISLAUFINTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 12

WISSEN_ ÜBERSICHTFunktionen im Wissenskreislauf Strukturierung Aufwertung Erfassung Erkenntnis Speicherung in Applikationen/Medien Verteilung/Suche Review/Reflexion Quelle: Stefan Wendel, iX 05/2011, Brainsharing INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 13

SPEICHERN INAPPLIKATIONEN/MEDIENINTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 14

WISSEN_ SPEICHERNZitat «Data is across organization and cannot be stored in a single database.» Oleg Shilovitsky, PLM Think Tank, 2011 INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 15

WISSEN_ SPEICHERNHäufige Funktionscluster Formell Unternehmens- Dokumente applikationen ERP, Editing CRM Social PDM, Wiki E-Mail Dokument- oder Forum Content Management Inhalte Archivsysteme Blogging Social Network Social Media Microblogging Chat Gespräch in der Persönlich Kaffeeecke Spontan Nutzung Geplant INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 16

WISSEN_ SPEICHERNWissen in verschiedenen Medien Formell Dokumente Social Editing Wiki E-Mail Forum Inhalte Blogging Social Network Microblogging Chat Gespräch in der Persönlich Kaffeeecke Spontan Nutzung Geplant/Auftrag INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 17

ERFASSENINTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 18

WISSEN_ ERFASSENZitat «Give people just enough to solve their own problems their own way.» Getting Real, 37signals, 2010 http://gettingreal.37signals.com/ INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 19

WISSEN_ ERFASSENFreiheit Die Applikation muss so einladend sein, dass sie gerne für den Eigenbedarf verwendet wird  Bsp. statt Notizzettel  Bsp. statt E-Mail-Ablage Art der Nutzung zu einem gewissen Grad offen lassen  Bsp. Excel  Bsp. Kalender INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 20

WISSEN_ ERFASSENMöglichst kleine Hürden Wenig Zeitaufwand  Nicht mehr Zeit als für ein kurzes Gespräche an der Kaffeeecke aufwenden  Kleine Einheiten erfassen - kurze informelle Texte statt Dokumente: Beste Practice; Lessons Learned; Antworten auf Fragen; Neue Fakten mit interessanten Verweisen Immer verfügbar  E-Mail oder SMS an die «Wissensdatenbank»  Applikation für mobile Geräte Erfassung in der Muttersprache INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 21

WISSEN_ ERFASSENZeitaufwand für das Erfassen einer Erkenntnis Formell Dokumente > 30 Minuten Social Editing > 30 Minuten Wiki E-Mail 10 Minuten Forum 15 Minuten Inhalte Blogging 30 Minuten Social 15 Minuten Network Microblogging 1 Minute Chat 5 Minuten Gespräch in der Kaffeeecke 5 Minuten Persönlich Spontan Nutzung Geplant INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 22

WISSEN_ ERFASSENThemenstruktur Themenstruktur als Baum: Gut strukturierte und gepflegte Themengliederung. Eine einfache Klassifizierung von Erkenntnissen ist möglich  Microblog: Hashtags  Blog, Wiki-Artikel: Tags  Dokument: Klassifizierung Klare Zuordnung von Themen zu Experten (Knowledge Champions) INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 23

STRUKTURIEREN UND AUFWERTENINTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 24

WISSEN_ STRUKTURIERENZitat «Wissensmanagement als integraler Bestandteil vorhandener Geschäftsprozesse implementieren.» Josef Ettlin, Sulzer Mixpac, 2011 INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 25

WISSEN_ STRUKTURIERENStrukturieren und Aufwerten Welches Medium oder welche Applikation für was, muss in der Unternehmenskultur geklärt werden  Key-User und Evangelists  Regelmässiges Überprüfen Ordnung in Themenbereichen  Experten automatisch einbeziehen und über Neues informieren  Zugriffsberechtigungen (nicht auf Applikationen und nur für höherwertiges Wissen) INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 26

WISSEN_ STRUKTURIERUNG UND SPEICHERUNGReview und Reifegrad Formell Dokumente Social Editing Wiki E-Mail Forum Inhalte Blogging Reifegrad Social Network Microblogging Immer mit Review Chat Zum Teil Einbezug von Experten Gespräch in der Persönlich Kaffeeecke Ohne Review Spontan Nutzung Geplant/Auftrag INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 27

WISSEN_ STRUKTURIERENAufwerten (als Bestandteil der Geschäftsprozesse) Durch Reviews gewinnt eine Wissenseinheit an Reifegrad Durch Referenzen gewinnt eine Wissenseinheit an Qualität Klare Gültigkeiten sind gute Voraussetzung für die Nutzung INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 28

WISSEN_ STRUKTURIERUNG UND SPEICHERUNGGültigkeit Formell Dokumente Social Editing Wiki E-Mail Forum Inhalte Blogging Social Network Microblogging Versionierung mit Datum | Verwendung Chat Über Aktualität des Kommentars Gespräch in der Persönlich Kaffeeecke Über Aktualität der Erstellung Spontan Nutzung Geplant/Auftrag INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 29

SUCHEN UND VERTEILENINTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 30

WISSEN_ SUCHENZitat «Dont make people find data. Make data find the people.» Tim OReilly, 2011 INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 31

WISSEN_ SUCHENÖffentliche und private Medien Formell Dokumente Social Editing Wiki E-Mail Forum Inhalte Blogging Social Network Microblogging Privat (nur für Sender und Empfänger) Chat Öffentlich (für alle) Gespräch in der Persönlich Kaffeeecke Zugriff für geschlossene Gruppe Spontan Nutzung Geplant INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 32

WISSEN_ SUCHENEinfacher Zugang für alle Suche über mehrere Applikationen Gut strukturierte Ergebnisaufbereitung Pull Mechanismen fördern  Abodienste  Gespeicherte Suchen  Experten automatisch involvieren INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 33

WISSEN_ SUCHENSuche über mehrere Systeme ermöglichen Schnittstellenfähigkeit erhöhen Einfachste Semantikmöglichkeiten nutzen Suche über mehrere Systeme ermöglichenFunktionsumfang ERP PDM Wiki Blog ELSTR _ 08.03.2010 34

WISSEN_ SUCHENWichtige Inhalte des Suchergebnisses Autor (und Reviewer, falls vorhanden)  Wer weiss was? Datum der Erstellung/Änderung des Dokuments bzw. des Inhalts  Aktualität und Gültigkeit Quelle des Ergebnisses  Beziehungen innerhalb des Quellsystems (z.B. Artikelzuordnung)  Qualität (persönlich oder formell, spontan oder geplant) Einordnung in die Themenstruktur  Weitere Ergebnisse zu einem Thema  Benachbarte Themen INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 35

FAZITINTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 36

WISSEN_ FAZITAuseinandersetzung mitMedien istUnternehmenskultur Bildquelle: http://www.selfhelpdaily.com/are-you-trying-to-put-a-square-peg-in-a-round-hole/ INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 37

WISSEN_ FAZITGute Suchergebnissebringen eine grosseNutzerbasis und folgendeine hohe Qualität Bildquelle: http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:Platinum-nugget.jpg INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 38

WISSEN_ FAZITNiedere Hürden undpersönlicheNutzungsmöglichkeit sindentscheidend für dieMotivation Bildquelle: http://en.wikipedia.org/wiki/File:Notepad.png INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 39

WISSEN_ FRAGERUNDEWeisse Flecken in der Nutzung von Medien in Unternehmen Formell Dokumente Social Editing Wiki E-Mail Forum Inhalte Fragen & Antworten Blogging Social Network Microblogging Häufig Chat Mässig Gespräch in der Persönlich Kaffeeecke Selten Spontan Nutzung Geplant INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 40

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