Tecnicas de Facilitação para Times Ágeis (Scrum / Kanban)

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Uma das características mais importantes do ScrumMaster é ser forte em soft skills. No entanto, estas são habilidades frequentemente negligenciadas. Embora conhecer técnicas de facilitação seja um papel primário do ScrumMaster, todos os membros do time de desenvolvimento podem se beneficiar das técnicas e práticas de facilitação. Neste treinamento, você aprenderá técnicas de facilitação para ajudar Product Owners e Times de Desenvolvimento a serem mais eficientes na realização do seu trabalho. Tudo isso ao longo de 16 horas de treinamento dinâmico, recheado de exercícios, discussões e reflexões, divididas em 2 dias.

Além de facilitar o dia a dia de trabalho do Time de Scrum, o ScrumMaster também tem a importante função de atuar como um facilitador nos eventos do Scrum. Ele estimula os envolvidos a participarem ativamente das discussões, os ajuda a manter o foco nos objetivos do evento e a chegarem a suas próprias conclusões.

Tecnicas de Facilitação para Times Ágeis (Scrum / Kanban)

  1. 1. k21.com.br fb.com/K21brasil
  2. 2. TÉCNICAS DE FACILITAÇÃO PARA TIMES ÁGEIS
  3. 3. O QUE FAZ UM FACILITADOR
  4. 4. O PAPEL DO FACILITADOR “Facilitação de um grupo é um processo pelo qual uma pessoa cuja escolha é aceitável para todos os membros do grupo, que é suficientemente neutra e que não possui autoridade considerável no processo decisório do grupo, diagnostica e intervém para ajudar o grupo a melhorar como identifica e resolve problemas e toma decisões, para aumentar a efetividade do grupo, aumentando seu grau de autonomia.” Roger Schwartz
  5. 5. RESPONSABILIDADES DO FACILITADOR • Guiar o processo sem interferir diretamente no conteúdo das discussões; • Guiar o time para que reflitam o necessário e cheguem a um consenso em cada uma de suas decisões; • Identificar disfunções e atuar para que o time não desvie seu foco dos objetivos propostos; • Garantir que todos tenham voz e sejam ouvidos; • Estimular o time a se comunicar com a organização proativamente. O Facilitador nunca atua como intermediário ou representante do time;
  6. 6. SCRUMMASTER É UM FACILITADOR
  7. 7. SCRUMMASTER É UM FACILITADOR SCRUMMASTER FACILITADOR Estimula a autonomia do time Estimula a efetividade do time Cria visibilidade sobre disfunções Guia o time em seus processos de trabalho Não toma decisões pelo time Não é representante do time ScrumMaster é um facilitador para o TIME DE SCRUM, e não apenas para o time de desenvolvimento;
  8. 8. O SCRUMMASTER... • ...palpita nas decisões técnicas do Time? • ...serve de ponte entre Time e Product Owner? • ...representa o Time em reuniões com a diretoria da empresa? • ...decide quem está certo e quem está errado? • ...dá uma de chefe quando as coisas não vão bem? • ...assume tarefas de desenvolvimento quando a coisa aperta? • ...participa do Planning Poker, estimando o trabalho do Time? • ...monitora e cobra se o Time está seguindo o plano direitinho?
  9. 9. ACORDOS DE TIME
  10. 10. ACORDOS DE TIME • São mecanismos contra desvios de rumo que o próprio Time utiliza; • Ajudam a evitar as disfunções mais conhecidas do Time em questão; • Reforçam o comportamento que cada membro do Time espera, de si e dos outros membros do Time; • Distribuem a todos os envolvidos a responsabilidade de manter o Time focado; • Vamos experimentar?
  11. 11. P E R G U N TA S COM CONTEXTO
  12. 12. PERGUNTAS COM CONTEXTO • O Facilitador, em geral, interfere nos processos do Time utilizando perguntas; • Perguntas que oferecem um contexto são mais eficientes; Sem contexto: Como podemos melhorar o processo de passagem de conhecimento do time? Com contexto: Lembrem-se de todas as vezes em que vocês tiveram dificuldade para completar uma tarefa por não terem todo o conhecimento necessário, ou quantas vezes alguém ficou sobrecarregado por ser o único que sabe fazer um certo tipo de tarefa. Lembrem-se do impacto que isso trouxe para as entregas do Time. Quais medidas vocês podem sugerir para que seja possível melhorar processo de passagem de conhecimento do time?
  13. 13. COMPORTAMENTOS DISFUNCIONAIS
  14. 14. COMPORTAMENTO DISFUNCIONAL
  15. 15. COMPORTAMENTO DISFUNCIONAL Comportamento disfuncional é qualquer atividade que representa, de forma consciente ou inconsciente, o descontentamento com: - o conteúdo da discussão; - o andamento da sessão; - fatores externos. Exemplo: Ao invés de dizer: “Não estou satisfeito com o rumo da reunião porque ___________”, a pessoa se isola do grupo e deixa de participar das decisões - às vezes até de maneira agressiva!
  16. 16. GRAU DE DISFUNÇÃO agressão física a alguém abandonar a sessão ataque verbal a um participante Conforme o grau de disfunção aumenta, a gravidade da disrupção causada pela disfunção aumenta também comentários negativos sobre outra pessoa sons de descontentamento reação física negativa nas discussões trabalhar em outra coisa durante a sessão conversas paralelas braços cruzados, olhando para a porta ou janela silêncio, falta de participação chegar tarde, sair cedo
  17. 17. TIPOS MAIS COMUNS DE DISFUNÇÃO
  18. 18. TIPOS MAIS COMUNS DE DISFUNÇÃO O tagarela Pode ser alguém bem informado e ansioso por participar ou apenas alguém querendo se destacar na sessão. Que abordagens podemos utilizar neste caso? Não o deixe sem graça ou seja sarcástico. A opinião dele ainda pode ser muito útil na sessão (principalmente se ele for bem informado). Diga “Interessante seu ponto de vista, vamos agora ver o que o grupo tem a dizer sobre isso”. A participação dos outros naturalmente ajuda a reduzir o problema.
  19. 19. TIPOS MAIS COMUNS DE DISFUNÇÃO O gerador de discussão Pode ser alguém que gosta de confrontar, está estressado por fator externo, ou chateado por estar na sessão. Sempre arruma um jeito de dizer: “Isso nunca vai funcionar aqui” Que abordagens podemos utilizar neste caso? Não deixe que as provocações dele esquente os ânimos dos outros participantes ou a situação sai do controle. Caso a situação se agrave, parta para um próximo tópico, prometendo voltar depois ou sugira uma pausa. Converse separadamente com o gerador de discussão e peça para que ele seja mais complacente.
  20. 20. TIPOS MAIS COMUNS DE DISFUNÇÃO O brincalhão Fala sobre tudo, menos sobre o assunto em questão. Acaba tirando a atenção dos outros participantes. Que abordagens podemos utilizar neste caso? Se aproxime do brincalhão. Normalmente as pessoas ficam sem graça por conta da proximidade e deixam de interromper a sessão. Se a situação ocorrer novamente, diga “acho que estamos nos afastando do assunto principal” e agradeça quando ele deixar de falar. Revise os pontos principais e continue a sessão daí.
  21. 21. TIPOS MAIS COMUNS DE DISFUNÇÃO O invisível Entra e sai da reunião e ninguém percebe. Pode ser alguém realmente tímido ou se sentir inseguro. O oposto também pode ser verdade: pode se achar mais que o grupo e por isso não quer participar. Que abordagens podemos utilizar neste caso? Se aproxime dele e peça a sua opinião (de preferência em tópicos pouco polêmicos). Faça com que ele responda inicialmente para você e não para todo o grupo. Assim ele se sentirá melhor. Agradeça a opinião e veja como ele passa a se comportar desse momento em diante.
  22. 22. TIPOS MAIS COMUNS DE DISFUNÇÃO O desinteressado Olha para a janela, para o chão, verifica se tem mensagem no Facebook, mas de forma alguma participa. Que abordagens podemos utilizar neste caso? Peça a sua opinião em alguns tópicos e observe como ela reage. Tente descobrir a causa raiz do desinteresse: se a pessoa acha que não deveria estar ali, aproveite um intervalo para conversar com ela. Se ele estiver no computador ou no smartphone, relembre ao grupo o acordo de time que foi criado no início da sessão.
  23. 23. TIPOS MAIS COMUNS DE DISFUNÇÃO O dominador Só a sua opinião tem valor. Se acha o mais experiente e competente. Não ouve os outros. Começa as frases sendo enfático: “a única forma que existe...” Que abordagens podemos utilizar neste caso? Peça sempre a opinião dos outros: “Fulano acha isso. Alguém mais tem alguma sugestão?” Peça para que as pessoas listem as vantagens de cada opção listada (use o quadro). Assim a discussão fica mais equilibrada ao invés de ser um “tudo ou nada”.
  24. 24. TIPOS MAIS COMUNS DE DISFUNÇÃO O desviador de foco No meio da discussão acaba iniciando outra e o foco vai por água abaixo. Começa no assunto X e quando você percebe já estamos no Y. Que abordagens podemos utilizar neste caso? Atente para o desvio de foco e peça para que o grupo volta a discutir o tema proposto. Revise os pontos principais discutidos até então e deixe-os seguir daí. Ideias ou assuntos relevantes devem ser colocadas no Parking Lot.
  25. 25. TIPOS MAIS COMUNS DE DISFUNÇÃO Que outros tipos vocês encontram no dia a dia de trabalho?
  26. 26. ALGUMAS TÉCNICAS • • • • • • • • • Cartão amarelo para encurtar discussões intermináveis; Token para que somente uma pessoa fale por vez; Timebox das discussões ou da fala de cada um; Hands up! Parking Lot; Relembre os Acordos de Time sempre que necessário; Reforce verbalmente o comportamento desejado; Em casos extremos, aborde a pessoa de forma privada; E vocês, quais técnicas vocês utilizam no dia a dia?
  27. 27. CONSTRUÇÃO DE CONSENSO
  28. 28. O QUE É CONSENSO Todos acreditam que essa decisão é a melhor decisão
  29. 29. O QUE REALMENTE É CONSENSO Ok, eu posso viver com essa decisão e a apoio daqui em diante
  30. 30. NÍVEIS DE DISCORDÂNCIA NÍVEL 3 Discordância por questões de personalidade ou histórico anterior, sem relação com as opções avaliadas NÍVEL 2 Valores e diferentes experiências afetam o julgamento dos envolvidos NÍVEL 1 Discordância ocorre por problemas de comunicação: um não ouve o outro.
  31. 31. DISCORDÂNCIA DE NÍVEL 3 • A discordância de nível 3 envolve fatores externos e por isso é a mais difícil de ser resolvida; • Sugira uma pausa na sessão e converse com os envolvidos; • Discordâncias de nível 3 são desgastantes e tomam mais tempo do que o previsto. Se houver mais assuntos a tratar na sessão, deixe o tópico com problemas para discutir numa proxima sessão; • A melhor forma de endereçar o problema é buscar a decisão em uma instância superior na organização, com as partes envolvidas presentes.
  32. 32. > discussão TÉCNICAS - Decisão pela maioria / Dot voting; - Buy a decision; - Planning Poker / Five Fingers; - Strengths and Weaknesses; Quanto mais rica for a discussão, melhor a solução e maior o apoio a ela
  33. 33. FIVE FINGERS a- Propor a solução; b- Votação com os dedos indicando seu nível de apoio - 5: concordo fortemente; - 4: concordo; - 3: vejo positivos e negativos, mas vou com o grupo; - 2: discordo; - 1: discordo fortemente e não apoiarei; ! Votos em 2 e 1 devem propor alternativas que serão discutidas e votadas. ! Exemplo: Churrascão lá em casa depois do Agile in Rio. R$ 100 por pessoa.
  34. 34. OBRIGADO! • Facebook: fb.com/K21brasil • Twitter: @k21brasil • Email: mgarrido@knowledge21.com.br Saiba mais em http://www.k21.com.br/treinamentos/curso/tecnicas-facilitacao-times/

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